2016 Svenska Motorcykel- och Snöskoterförbundet Box 2314 600 02 NORRKÖPING Tel. 011-23 10 80 www.svemo.se Administrera tävling Steg 2 Komplettering av tävlingsinformation [Här kan du läsa en enkel guide hur du som arrangör använder SVEMO TA.]
Innehåll [Här kan du läsa en enkel guide hur du som arrangör använder SVEMO TA.]... 1 Förberedelse... 3 Ansökan... 5 Vad händer med din ansökan?... 6 Granskning av ansökan... 6 Komplettering av tävlingsinformation... 7 Ladda upp tilläggsregler... 7 Funktionärer... 9 Redigera tävlingsklasser... 11 Gruppera tävlingsklasser... 13 Heat/Tidsschema... 14 Ekonomi... 15 Rutiner för utbetalning till arrangör... 16 Produkter... 17 Anmälningsdatum... 19 Max antal förare... 19 Max antal reserver... 19 Förarmeddelande... 21 Ansök om godkännande av tävlingsinställningar och tilläggsregler... 22 Domaren granskar tävlingen (inkl. TR)... 22 Tävlingen arrangeras... 22 Tävlingen genomförd... 23 Reviderad: 2016-04-04 2
Förberedelse För att en klubb ska kunna använda SVEMO TA måste klubben vara ansluten till IdrottOnline Klubb. Den person som klubben utser som IdrottOnline Klubb-ansvarig ansluter klubben och får de första inloggningsuppgifterna. Det är IdrottOnline Klubb-ansvarige som sedan kan tilldela olika behörigheter/rättigheter till sina klubbmedlemmar. För att en klubbmedlem ska få behörighet att söka och arrangera tävlingar måste han/hon få rollen 'Administratör TA' tilldelad av den egna klubbens IdrottOnline Klubb-ansvarige. Det är möjligt för en och samma person att ha flera roller tilldelad sig. Alla som ska arbeta med att arrangera en tävling och ha tillgång till systemet måste få rollen 'Administratör TA'. Det finns ingen begränsning i hur många som kan ha den här rollen i klubben. Rollerna styr du i IdrottOnline. Personregister > Förfina Sökning > Avancerad Sökning > Skriv in Förnamn och Efternamn på personen som ska få rollen 'Administratör TA'. Finns inte personen i registret måste den läggas till. Klicka på rätt namn i Sökresultatet. En ny ruta kommer fram med personens uppgifter. Klicka på fliken Roller > Lägg till roll. En ny ruta kommer fram där du väljer Kategori och därefter Roller > 'Administratör TA'. När rollen som Administratör TA är tillsatt måste klubben även tillsätta rättigheter till den som nu är Administratör TA. Detta gör man via klubbens hemsida i IdrottOnline. Reviderad: 2016-04-04 3
Klubben loggar in på sin IdrottOnline-hemsida. Klickar sen på Öppna Åtgärdsfönster uppe till vänster Till höger öppnas nu åtgärdsfönster upp. Klicka där på Tilldela medlems- /skribent- /redaktörs- /administratörsrättigheter Där kan klubben söka fram rätt person och tilldela rättigheterna personen ska ha. I det här fallet ska det vara en grön prick på Interna sidor. När rättigheten här är tilldelad ska personen få inloggningsuppgifter skickade till den e-postadress som är registrerad i klubbens register. Från 1 januari 2011 har varje förare ett unikt Id SVEMO TA-nummer som står på varje förares licensbricka. Detta unika nummer ska följa föraren under säsongen och är en förutsättning för t ex korrekt resultatrapportering. Som arrangör kan du behöva anpassa tidtagningssystemet så att varje förares ID-nummer finns med. (För de tävlingar som genomförs innan systemet är fullt integrerat med verksamheten gäller det att varje arrangör loggar in och manuellt laddar upp resultatlistor för att domaren ska kunna skriva rapport och godkänna resultatet.) Reviderad: 2016-04-04 4
Ansökan Efter att klubbens IdrottOnline Klubb-ansvarige delat ut roller kan sedan dessa personer logga in till SVEMO TA via klubbens egna IdrottOnline Klubb-hemsida. Klicka på knappen 'Ansök om tävling' för att komma i gång. Fyll därefter i den information som efterfrågas. Kom ihåg att Spara under tiden du lägger in information så att inget går förlorat. När du är klar, skicka iväg ansökan genom att klicka på knappen Spara och ansök om tävling Reviderad: 2016-04-04 5
Vad händer med din ansökan? Granskning av ansökan När klubben skickat in sin ansökan går ett automatiskt meddelande till någon av: Kansliet Sektionen Distriktet En av ovanstående instanser ska nu granska och godkänna din ansökan. Gäller din ansökan VM, EM, NM, SM eller annan högstatustävling är det bara kansliet som kan godkänna din ansökan. Sektionen kan godkänna alla tävlingar i respektive gren förutom VM, EM, NM, SM eller annan högstatustävling. Distriktet kan godkänna övriga tävlingar som avgörs inom respektive distrikt. Ansökan icke godkänd Ifall ansökan av någon anledning inte blir godkänd skickas ett meddelande tillbaka till klubben med information om vad som ska kompletteras/ändras för att ansökan ska godkännas. Ansökan godkänd Ifall ansökan blir godkänd publiceras den i SVEMO TA och i tävlingskalendern på www.svemo.se. Det går dock inte att anmäla sig till tävlingen än. Information som går att se i det här läget är tävlingsnamn, gren, klasser, datum och arrangör. En domare utses också till tävlingen som får ett automatiskt meddelande om detta. Du kan följa förloppet på den tidsaxel som visas högst upp i fönstret Redigera tävling. Reviderad: 2016-04-04 6
Komplettering av tävlingsinformation När du har fått ett meddelande om att ansökt tävling blivit godkänd loggar du in via hänglåset på klubbens hemsida och klickar på fliken Svemo TA. Mitt på startsidan i SVEMO TA klickar du på Jag vill administrera tävlingar. En tävlingskalender kommer upp där du kan söka fram tävlingen med hjälp av de olika filtreringsmöjligheter som finns (1). I kolumnen Tillstånd (2) syns klart och tydligt hur långt tävlingen är arrangerad med hjälp av tre prickar med olika färger. Senare i detta dokument finns en förklaring över ikonernas betydelse. Klicka nu på Redigera i kolumnen Redigera (3) vid den tävling som tilläggsreglerna ska laddas upp på. 1 2 3 Grundinformation om tävlingen kommer upp med olika flikar. Ladda upp tilläggsregler Klicka på fliken Kompletterande av tilläggsregler. Ett nytt fönster kommer upp där du klickar på Ladda upp fil. Ännu en ny ruta kommer upp. Genom att klicka på knappen Välj fil (4) letar du fram den fil på din dator som ska laddas upp. Tänk på att det måste vara en pdf-fil. Markera filen och klicka på Öppna. Klicka på Ladda upp fil för tilläggsregler (5) för att ladda upp filen i SVEMO TA. När filen har laddats upp får du ett meddelande om detta. Klicka på Avsluta (6). 4 5 6 Nu finns tilläggsreglerna upplagda. Reviderad: 2016-04-04 7
På raderna nedan kan du under rubriken Inställningar för anmälan styra om förare ska få nyttja depå eller ta med funktionärer genom att kryssa för rutorna. Här kommer flera val att tillkomma löpande. Reviderad: 2016-04-04 8
Funktionärer Klicka på fliken Funktionärer (5). För att lägga till en funktionär, Klicka på knappen Lägg till funktionär och välj vilken typ av funktionär du vill lägga till. Sedan kan du söka efter den person som du vill lägga till som funktionär genom att klicka på välj person (7). 4 5 6 7 Reviderad: 2016-04-04 9
En sökruta kommer upp där du kan söka fram den person som ska ha funktionärsuppdraget. Skriv in delar av Förnamn, Efternamn eller Personnummer och sök fram personen. Varje person som har en profil i SVEMO TA har ett ID-nummer som man kan skriva i rutan IDSvemoTA (8) för att få fram rätt person direkt. Klicka på personen som ska läggas till (9). Har personen lagt in mobiltelefonnummer och e-postadress i sin profil kommer det att synas i Funktionärsfliken. 8 9 Kom ihåg att klicka på knappen Spara efter att du har valt en funktionär! Roller som ger behörigheter- Tävlingsledare- Rollen tävlingsledare kommer ge den tillagda personen behörighet att Godkänna tilläggsregler och liknande på enklare tävlingar. Tidtagningschef- Tidtagningschefen får behörighet till arrangera läget och där med tävlingens resultathantering. Registrator- Samma behörighet som tidtagningschefen. Reviderad: 2016-04-04 10
Tävlingsklasser I den här fliken finns de tävlingsklasser som klubben skrev in vid ansökan om tävlingen. Här kan man t.ex. gruppera två eller flera tävlingsklasser om de ska köras i ett och samma tävlingsheat. Resultatlistan kan man sen få ut separat per tävlingsklass om man vill. Redigera tävlingsklasser Om tävlingsklassen ska ingå i en serie lägger du till den genom att redigera tävlingsklassen. Klicka på Redigera (1) och i den nya rutan väljer du sedan serie i drop-down -menyn(2). Aktuella serier läggs in av kansliet så att de går att välja in. Vid rutan Namn kan du fylla i ett eget namn för tävlingsklassen som visas vid föraranmälan (3). Du kan sedan ställa in om tävlingsklassen endast ska tillåta laganmälan genom att checka för rutan Tillåt endast laganmälan. Du kan också stänga tävlingsklassen så att den ej går att anmäla sig till genom att checka ur rutan Valbar vid föraranmälan (4). 1 2 4 3 Reviderad: 2016-04-04 11
Egna startnummer är startnummer som bara existerar på den aktuella tävlingsklassen i den aktuella tävlingen. Dessa är inte knutna till några fasta startnummer och du kan ange ett eget intervall med nummer som ska användas på tävlingsklassen. Om rutan är bockad så kommer du att kunna ange ett intervall med startnummer som du vill ska vara tillgängliga. Om rutan är inte är bockad så kommer startnummer från grundklassen att användas. Reviderad: 2016-04-04 12
Gruppera tävlingsklasser För att gruppera en tävlingsklass går du till kolumnen Grupp (1) som finns till höger om varje tävlingsklass. Klicka på rullistan där det står Grupp saknas och välj Skapa ny grupp (2). Längst ned på sidan finns nu tävlingsklassen med det nya gruppnamnet 1. Övriga tävlingsklasser har gruppnamnet Ogrupperad. Grupp 1 (3) finns nu valbar för de andra tävlingsklasserna som du vill koppla ihop den med. Välj en ny tävlingsklass som du vill koppla till Grupp 1, klicka på Grupp saknas och välj siffran 1 (3). Väljer du istället Skapa ny grupp så skapas en ny grupp med namnet Grupp 2 osv. När tävlingsklasserna är helt klara, klicka på Skapa Heat/Tidsschema (4) så flyttas tävlingsklasserna automatiskt över till fliken Heat/Tidsschema. Då kommer alla tävlingsklasser som ligger i samma grupp att hamna i samma heat. Genom att bocka i rutan Tillåt endast unika startnummer vid anmälan för denna gruppering så kommer förare i de olika tävlingsklasserna i den gruppen inte kunna välja samma startnummer. Om den inte är bockad så kommer till exempel en förare i varje tävlingsklass ha nummer 1 trots att de kör i samma heat. Om du varit inne och gjort någon ändring, kom ihåg att klicka på Skapa heat/tidsschema! 4 1 5 2 6 3 OBS! Om två olika serier körs i samma deltävling måste man lägga upp en tävlingsklass även för den serien. T.ex SM 125 GP och SO 125 GP. De här kan man sedan gruppera. Reviderad: 2016-04-04 13
Heat/Tidsschema På fliken Heat/Tidsschema visas tävlingens heat. Om du på fliken Tävlingsklass klickade på Skapa Heat/Tidsschema finns heaten till tävlingsklasserna redan upplagda. Om du klickat på knappen men inget syns, klicka en gång på Uppdatera. Du kan lägga till ytterligare heat via knappen Lägg till tävlingsklass/heat. Här får du ange namn, eventuellt kortnamn, heatnummer, start- och slutdatum samt vilka klasser och serier som ska ingå i heatet. Funktionen Kopiera tävlingsklass/heat hjälper dig att snabbt kopiera ett heat. I rullistan Heat att kopiera* väljer du det heat som ska kopieras. Fyll i det nya heatets namn och eventuella kortnamn samt heatnummer. Reviderad: 2016-04-04 14
Ekonomi Under fliken Ekonomi kan du ställa in olika avgifter för din tävling. Dessa kan ställas in generellt för hela tävlingen men även separat för olika tävlingsklasser. Det finns också fyra val för hur återbetalning av anmälningsavgiften ska ske. Antingen hela avgiften, en procentsumma, en fast summa eller ingen återbetalning alls. Tänk på reglerna kring återbetalning. Om tävlingsklasserna har olika kostnader så kan återbetalningssumman behöva justeras för varje tävlingsklass. Rutan Krav på betalning för anmälan bockar du i om anmälan måste vara betald innan den är giltig. Skillnaden med att ha rutan bockad är att obetalda anmälningar inte kommer att synas på de publika sidorna, inte räknas in till antalet anmälda och en betald anmälan alltid går före en obetald. Det vill säga, om det finns en gräns på 10 anmälningar och det finns 9 betalda och en obetald, så kommer en elfte betalad anmälan ta den tiondes plats och den föraren som hade den obetalda anmälan har inte längre kvar sin plats i tävlingsklassen. Reviderad: 2016-04-04 15
Rutiner för utbetalning till arrangör Utbetalningar av inbetalda anmälningsavgifter genom Svemo TA kommer att göras till arrangör vanligtvis en gång per vecka genom en preliminär utbetalning. Preliminär utbetalning innebär att förbundet kommer att betala ut 80 % av inbetalda anmälningsavgifter veckovis innan tävlingen. Varje utbetalning har ett unikt referensnummer, med hjälp av referensnumret kan arrangören se exakt vad som är utbetalt från förbundet. 20 % av anmälningsavgifterna kommer förbundet tillfälligt att behålla för att täcka eventuella återbetalningar av anmälningsavgifter vid avanmälan. Återbetalningar av anmälningsavgifter kommer att skötas av Svemo TA. Vid genomförd/avslutad tävling ska domaren/supervisor godkänna tävlingen i Svemo TA genom att aktivera funktionen Ansök om godkännande av tävling/resultat. Nästkommande vecka kommer förbundet att göra en slutavräkning på tävlingen där eventuella sena anmälningsavgifter samt de 20 % av anmälningsavgiften förbundet behåller, efter avdrag av eventuella återbetalningar, att betalas ut till arrangören. När tävlingen därmed är godkänd och avslutad kan inga återbetalningar göras genom Svemo TA, eventuella återbetalningar till förare får då ske av arrangören. Reviderad: 2016-04-04 16
Produkter I Svemo-TA finns ett antal produkter som du kan sälja i samband med anmälan till tävling. Exempel på dessa produkter är depåutrymme, el, entrébiljetter och så vidare. Du väljer enkelt de produkter som du vill sälja i samband med anmälan genom att bocka för dem, skriv sedan en beskrivning om produkten och sätt ett pris. Produkterna kommer att presenteras vid anmälan till tävling likt bilden nedan. Produkterna betalas sedan tillsammans med anmälan. Reviderad: 2016-04-04 17
Som arrangör kan du sedan se produkterna som förare beställt genom att gå till arrangera läge och fliken Tillval. Här sorteras tillvalen per produkt för att du lätt ska kunna se det totala antalet av en viss produkt som förare beställt. Depåstorleken och de övriga önskemålen för depån visas när du exporterar en anmälningslista. I bilden nedan kan du se ett exempel från en anmälnmingslista som exporterats till PDF format. De gula markeringarna visar vart informationen hamnar. Reviderad: 2016-04-04 18
Anmälningsdatum Under anmälningsdatum kan du ställa in när tävlingen samt olika klasser ska öppnas för anmälan(1). De olika tävlingsklasserna kan också ställas in separat för när de ska öppnas för anmälan(2). Det går också att ställa in från när efteranmälan ska gälla. Det är från och med den tidpunkten som efteranmälningsavgiften kommer att behöva betalas. För att sätta datum kan du antingen mata in datumet manuellt i rutan eller klicka på kalendern till höger om rutan och välja datumet i kalendern som dyker upp. För varje tävlingsklass kan också ett max antal förare och reserver sättas. 1 4 2 3 Max antal förare I fliken anmälningsdatum kan du också sätta gränser på hur många som ska kunna anmäla sig till en tävlingsklass. Det går att sätta en gräns på varje tävlingsklass(3) men också en gräns på en hel grupp(4). Om max antal förare sätts på gruppen så blir alla klasser inom gruppen stängda när totala antalet anmälda förare i gruppen uppnår max (oavsett vilken klass de är anmälda till). Klasser inom en grupp kan ha särskilda maxantal, t.ex. om en specifik klass bara tillåter ett visst antal förare. Om klassen uppnår maxantalet stängs den för anmälan, men andra klasser inom gruppen är öppna tills gruppens maxantal uppnås. Man måste dock inte ange max antal förare i både grupp och klass. Det går bra att ange endast i gruppen, endast i klassen eller en kombination av båda. Anges inte max antal förare varken i gruppen eller i klassen så kommer obegränsat antal förare att kunna anmäla sig. Max antal reserver Även max antal reserver kan anges för en grupp och/eller en klass, precis som för max antal förare. Om en ogrupperad klass inte har reserver angivet tillåts inga reservplatser. Om en grupp har reservplatser så gäller detta för alla klasser inom gruppen, förutom om en klass har ett specifikt antal angivet. Reviderad: 2016-04-04 19
SvemoTA hanterar per automatik hanteringen av reserver. Varje gång en förare anmäler sig, avanmäler sig eller inställningar för max antal förare/reserver ändras så kommer systemet att gå igenom alla anmälningar för att se om någon förare bör flyttas upp till ordinarie plats eller flyttas ned till reservplats. När detta sker skickas ett e-postmeddelande till föraren för att informera om händelsen. Turordningen för reserver baseras på inställningen Krav på betalning för anmälan. Om det är krav på betalning sätts turordningen enligt det datum som anmälan betalades. I annat fall sätts turordningen efter anmälningsdatumet. Reviderad: 2016-04-04 20
Förarmeddelande I fliken Förarmeddelande, den övre kolumnen, skriver du den information som du vill att föraren ska få i sitt bekräftelsemail vid anmälan till tävlingen. Detta kan du göra först när du har ansökt om tävlingen. Om tävlingen blir inställd eller om man vill delge förarna annan viktig information innan tävling skriver man det i den nedre rutan, fyller i avsändaradress och sedan Skicka meddelande. I bilden nedan kan du se ett exempel på vart texten från Bekräftelsemail vid anmälan kommer att visas (se gul markering). Reviderad: 2016-04-04 21
Ansök om godkännande av tävlingsinställningar och tilläggsregler Men för att tävlingens supervisor ska kunna godkänna behöver du göra ett sista klick. Gå till fliken Grundinformation (7) och klicka på Ansök om godkännande av tilläggsregler (8). 7 8 Ett e-postmeddelande går nu ut till tävlingens supervisor där denne ombeds gå in på tävlingen för att granska tilläggsreglerna. Klubben kan inte redigera något på tävlingen förrän supervisorn har godkänt tävlingens tilläggsregler. När tävlingens supervisor har godkänt tilläggsreglerna får klubben ett e-postmeddelande att de är godkända. Klubben kommer nu åt och kan arrangera och redigera tävlingen igen. Domaren granskar tävlingen (inkl. TR) Icke godkänd ansökan skickas tillbaka till arrangörsklubben med information om vad som ska kompletteras/ändras Godkänd ansökan innebär att tävlingen därmed är anmälningsbar för förare och att TR är tillgängligt Tävlingen arrangeras Klubben kan nu genom systemet hantera: Anmälningslistor Startlistor Automatisk avprickning av anmälningsavgifter Efteranmälningar Incheckning av förare Besiktning av fordon Resultatrapportering Exportering av startlista till tidtagningssystem Reviderad: 2016-04-04 22
För att arrangera en tävling: Gå till startsidan, klicka på jag vill administrera tävlingar, sök efter den tävling som du vill arrangera och klicka på Arrangera i kolumnen Arrangera. För information om hur du arrangerar en tävling, se manual Administrera tävling Steg 3 Arrangera tävling. Tävlingen genomförd Efter tävlingen skriver domaren sin rapport i systemet och när resultatlistan är godkänd blir det officiellt. Officiella resultat presenteras på www.svemo.se och i SVEMO TA. Reviderad: 2016-04-04 23