PROTOKOLL 25.3.2002 kl. 13.15-15.50 Föredragande Broo: 1 Konstaterande av mötets laglighet och beslutförhet 2 Meddelanden 3 Besättande av en deltidsprofessur 2003-2007 4 Återbesättande av en professur i reglerteknik 5 Besättande av en professur i datateknik, företrädesvis programvara för telekommunikation 6 Utnämning av en byråchef vid förvaltningsämbetet. Bordlagt ärende 7 Ramarna för rumsprogrammet Åbohögskolornas gemensamma IT-hus 8 Antagningen av en allmän strategi för Åbo Akademi. Remitterat ärende Föredragandena Lindberg och Sandell: 1 Godkännande och undertecknande av bokslutsakten (verksamhetsberättelse och bokslutskalkyler) för år 2001
ÅBO AKADEMI PROTOKOLL STYRELSEN R. Broo, tel. 4101 Möte 3/216 Konsistoriesalen månd. 25.3.2001 kl. 13.15-15.50 Närv. Björkstrand Lönnroth Anckar Mattinen Fagervik Suksi Djupsund Ahlström Björkqvist Grönlund Lassus Finne Huvila Alanen Engblom Forsman Honka Blomqvist Dahlbacka Uddström Hansén Hagelstam Wikman Lindqvist Granfors Alm Heikkilä Zilliacus A-M Ringwall-Moberg, protokollförare ---------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------- 1 Konstaterande av mötets laglighet och beslutförhet Enligt punkt 2.2. Instruktion för behandling av ärenden vid Åbo Akademi (fastställd 27.3.1992) skall kallelse till styrelsens möten utsändas minst tre vardagar före mötet. Kallelsen utsändes 18.3.2002. Enligt punkt 2.6. Instruktion för behandling av ärenden vid Åbo Akademi är sty- relsen beslutför, när mötets ordförande och minst hälften av styrelsens övriga medlemmar är närvarande. Beslutsförslag Mötet torde konstateras lagligt och beslutfört. 18.3.2002 R. Broo Beslut Mötet konstaterades lagligt och beslutfört. Ordförande Gustav Björkstrand
ÅBO AKADEMI Förvaltningsdirektör Roger Broo FÖREDRAGNINGSLISTA STYRELSEN R. Broo, tel. 4101 Möte 3/216 Konsistoriesalen månd. 25.3.2001 kl. 13.15- Närv. Björkstrand Lönnroth Anckar Mattinen Fagervik Suksi Djupsund Ahlström Björkqvist Grönlund Lassus Finne Huvila Alanen Engblom Forsman Honka Blomqvist Dahlbacka Uddström Hansén Hagelstam Wikman Lindqvist Granfors Alm Heikkilä Zilliacus A-M Ringwall-Moberg, protokollförare ---------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------- 2 Meddelanden Inga meddelanden antecknades.
ÅBO AKADEMI PROTOKOLL STYRELSEN R. Broo, tel. 4101 Möte 3/216 Konsistoriesalen månd. 25.3.2001 kl. 13.15-15.50 Närv. Björkstrand Lönnroth Anckar Mattinen Fagervik Suksi Djupsund Ahlström Björkqvist Grönlund Lassus Finne Huvila Alanen Engblom Forsman Honka Blomqvist Dahlbacka Uddström Hansén Hagelstam Wikman Lindqvist Granfors Alm Heikkilä Zilliacus A-M Ringwall-Moberg, protokollförare ---------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------- 3. Besättande av en deltidsprofessur 2003-2007 Åbo Akademi har två deltidsprofessurer med rörligt område. Den ena är besatt tills vidare och placerad i KTF (prof. Andrzej Lewenstam, kemisk sensorteknologi). Den andra innehas för perioden 1998-2002 av prof. Marit Korkman, barnneuropsykologi, HF. Professuren har före det besatts likaså för femårsperioder inom processelektronik resp. teatervetenskap. Då prof. Korkmans femårsperiod utlöper 31.12.2002 och styrelsen skall fatta beslut om ämnesområdet och placeringen därefter, har getts fakulteterna möjlighet att inkomma med framställningar. Avsikten med deltidsprofessurerna är att öka kon-takterna mellan universiteten och det övriga samhället, särskilt näringslivet. Den som utnämns bör därför ha en huvudtjänst utanför universitetsvärlden. För utnämning krävs givetvis normal professorskompetens. Tjänstens löneklass är A 17.
HF föreslår att professuren även för femårsperioden 2003-07 besätts med prof. Marit Korkman i barnneuropsykologi. Andra förslag har inte inkommit. I den motiveringspromemoria som utgör underlag för HF förslag undertryks att professuren i barnneuropsykologi är viktig för psykologutbildningen. Ungefär hälften av yrkespsykologerna är inriktade på barn. I sin hittillsvarande verksamhet har prof. Korkman bl a genomfört ett projekt som gäller läs- och skrivsvårigheter hos finlandssvenska barn. Hon har även varit med om att planera och starta ett centrum för barn med dyslexi i Åboland. Utses hon till en ny femårsperiod avser hon att tillsammans med andra neuropsykologer vid psykologiska institutionen inleda neuropsykologisk utrednings- och rehabiliteringsverksamhet vid institutionen. Korkman har publicerat flitigt i internationella tidskrifter. Hennes huvudsakliga tjänstgöring är vid det Akademiska sjukhuset i Mahstricht och vid Helsingfors och Nylands sjukvårdsdistrikt Föredragandens bedömning Det finns bara ett förslag, professor Marit Korkman, neuropsykologi. Förslaget är väl grundat. Korkman stärker den neuropsykologiska kompetensen vid psykologiska institutionen som kan bli en relativt stark forskningsenhet på området. Hennes undervisning är central för psykologutbildningen och hon medverkar i finlandssvenskt relevanta utvecklingsprojekt. Hennes vetenskapliga kompetens för professuren konstaterades i samband med utnämningen till föregående femårsperiod och hon har ett stort antal ytterligare publikationer efter det. Det finns enligt min mening goda skäl till en ny femårsperiod för Marit Korkman. BILAGOR: 1. PM av prof. Matti Laine 2. Marit Korkmans CV för perioden 1998-2001 Beslutsförslag Hänvisande till motiveringarna i ovanstående föredragning besluter styrelsen att området för den vakantblivande deltidsprofessuren (tjänst 1056) löneklass A 17 skall vara neuropsykologi och att professuren skall placeras vid psykologiska institutionen vid humanistiska fakulteten under femårsperioden 1.1.2003-31.12.2007. 14.3.2002 R. Broo Beslut Föredragandens förslag godkändes.
Ordförande Gustav Björkstrand Förvaltningsdirektör Roger Broo ÅBO AKADEMI PROTOKOLL STYRELSEN R. Broo, tel. 4101 Möte 3/216 Konsistoriesalen månd. 25.3.2001 kl. 13.15-15.50 Närv. Björkstrand Lönnroth Anckar Mattinen Fagervik Suksi Djupsund Ahlström Björkqvist Grönlund Lassus Finne Huvila Alanen Engblom Forsman Honka Blomqvist Dahlbacka Uddström Hansén Hagelstam Wikman Lindqvist Granfors Alm Heikkilä Zilliacus A-M Ringwall-Moberg, protokollförare ---------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------- 4. Återbesättande av en professur i reglerteknik Professuren i reglerteknik (tjänst 7008) vid KTF blir vakant 1.8.2003 då prof. Kurt Waller avgår med pension. KTF anhåller om att professuren måtte få återbesättas med oförändrat område. Inom laboratoriet för reglerteknik finns två professurer, den nu aktuella och en i automation och datateknik, tre lektorat (varav två i matematik) en överassistentur, en assistentur och en laboratorieingenjörstjänst.
Antalet utexaminerade är följande: 1997: 2 DI, 1 dr, 1998: 3 DI, 1 dr, 1999: 1 DI, n dr, 00: 3 DI, n dr, 01: 1 DI, 2 dr. Antalet examina är litet. Antalet studieveckor är däremot relativt stort (obligatoriska kurser bl a inom datateknikutbildningen). KTF framhåller som ett viktigt argument för återbesättande att ämnet är en förenande länk mellan fakultetens två utbildningsprogram, dvs. processteknik och datateknik. Fakulteten konstaterar att den har ekonomiska förutsättningar för återbesättande och att potentiella kompetenta sökande finns. Föredragandens bedömning Reglertekniken är utan tvivel viktig för diplomingenjörsutbildningen. Den spelar även en betydelsefull roll som en förenande länk mellan fakultetens två utbildningsprogram. Antalet examina är emellertid litet. Jämfört med KTF:s övriga laboratorier är den externt finansierade forskningsverksamheten likaså liten. Frågan blir huruvida inte en professur bättre skulle svara mot resultat och efterfrågan än de nuvarande av fakulteten föreslagna två. KTF har ämnen med en professur som har betydligt flere examina och mera omfattande forskningsverksamhet än reglertekniken. Ämnet är relativt sett överresurserat. Det behov av undervisningskapacitet som framhålls av KTF gäller inte fördjupad nivå eller forskarutbildning varför den inte kräver en professur. Jag kan därför inte finna att tillräckliga skäl framförts för återbesättande. BILAGA: KTF framställning Beslutsförslag Med de motiveringar som framgår av ovanstående föredragning avstår styrelsen från att återbesätta den vakantblivande professuren i reglerteknik (tjänst 7008) vid KTF. 14.3.2002 R. Broo Beslut En skrivelse från Kemistklubben utdelades. Fagervik, understödd av Mattinen, föreslog att professuren i reglerteknik skall återbesättas. Eftersom föredraganden vidhöll sitt beslutsförslag skreds till omröstning. Vid omröstningen erhöll Fagerviks förslag samtliga 23 röster. Styrelsen hade sålunda beslutat att professuren i reglerteknik skall återbesättas.
Ordförande Gustav Björkstrand Förvaltningsdirektör Roger Broo ÅBO AKADEMI PROTOKOLL STYRELSEN R. Broo, tel. 4101 Möte 3/216 Konsistoriesalen månd. 25.3.2001 kl. 13.15-15.50 Närv. Björkstrand Lönnroth Anckar Mattinen Fagervik Suksi Djupsund Ahlström Björkqvist Grönlund Lassus Finne Huvila Alanen Engblom Forsman Honka Blomqvist Dahlbacka Uddström Hansén Hagelstam Wikman Lindqvist Granfors Alm Heikkilä Zilliacus A-M Ringwall-Moberg, protokollförare ---------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------- 5. Besättande av en professur i datateknik, företrädesvis programvara för telekommunikation Sedan 1.8.1999 finns vid KTF en professur i datateknik, företrädesvis programvara för telekommunikation (tjänst 7055). Den har varit lediganslagen en gång men utnämningsärendet förföll då den enda sökanden återtog sin ansökan. KTF anhåller ånyo om tillstånd att besätta professuren och med oförändrat område. Tjänsten an-ses viktig för datateknikutbildningen, den inrättades 1999 av styrelsen som en del av den utvidgade utbildningen i datateknik, som även skall betjäna dipl.ing. stude-randena vid Turun
yliopisto. KTF tolkar institutionsrådets i informationsbehandling framställning som att presumtiva sökande nu torde finnas och att ekonomiska förutsättningar likaså föreligger. Några examina med professurens inriktning har med tanke på tjänstens korta historia inte avlagts. Föredragandens bedömning Professuren är utan tvivel viktig för datateknikutbildningen. Styrelsen inrättade tjänsten enhälligt så sent som 1999. Dess besättande är därför angeläget. Problemet är bristen på potentiella, kompetenta sökande. Möjligen kan internationell rekrytering bli en lösning. BILAGA: KTF framställning Beslutsförslag Hänvisande till fakultetens framställning och föredragandens motiveringar besluter styrelsen besätta den vakanta professuren i datateknik, företrädesvis programvara för telekommunikation (tjänst 7055), löneklass A 28, med oförändrat område och med placering i institutionen för informationsbehandling och fakulteten KTF. 14.3.2002 R. Broo Beslut Föredragandens förslag godkändes. Ordförande Gustav Björkstrand Förvaltningsdirektör Roger Broo
ÅBO AKADEMI PROTOKOLL STYRELSEN R. Broo, tel. 4101 Möte 3/216 Konsistoriesalen månd. 25.3.2001 kl. 13.15-15.50 Närv. Björkstrand Lönnroth Anckar Mattinen Fagervik Suksi Djupsund Ahlström Björkqvist Grönlund Lassus Finne Huvila Alanen Engblom Forsman Honka Blomqvist Dahlbacka Uddström Hansén Hagelstam Wikman Lindqvist Granfors Alm Heikkilä Zilliacus A-M Ringwall-Moberg, protokollförare ---------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------- 6 Utnämning av en byråchef vid förvaltningsämbetet. Bordlagt ärende En byråchefstjänst vid FÄ blir vakant genom att byråchef Carl-Erik Kniivilä avgår 1.7. 2002 på grund av uppnådd pensionsålder. Tjänsten är närmast förenad med ansvar för personalfrågor och allmän förvaltning. Byråchef Kniivilä har därtill till-sammans med
rektor och förvaltningsdirektören fungerat som arbetsgivarrepresentant vid akademin. Tack vare vissa obesatta tjänster vid FÄ kan byråchefstjänsten tillsättas redan före Kniiviläs avgång, vilket är till fördel för inskolningen i arbetet. Tjänsten lediganslogs 7.12. 2001 och söktes inom utsatt tid av följande personer: pol.mag. Tove Ahlskog, fil.mag. Timo Bäckman, pol.mag. Jan Jylhä, pol. mag. Greger Lind, fil.mag. Annika Loman, pol.stud. Malin Nyström, ekon. mag. Jean-Eric Rönkönharju, pol.mag. Anne Solvin, pol. och fil. mag. Åke Söderlund och pol.mag., socionom Margita Vainio. Ansökningshandlingarna finns till påseende hos föredraganden. En kort samman-fattning ges i bilaga. För byråchefstjänsten finns enligt förordningen om behörighetsvillkoren och upp-gifterna för högskolornas personal (309/1993) inga specificerade krav. I annonsen för tjänsten framförde FÄ dock önskemål om juridisk sakkunskap. För kunskaperna i svenska och finska gäller språkkunskapslagen (149/1922) och förordningen (312/1922), dvs i detta fall (endast) god förmåga att i tal och skrift använda svenska samt att förstå finska. På basen av ansökningshandlingarna har rektor, prorektor Anckar och förvaltningsdirektören intervjuat sökandena Ahlskog, Bäckman, Loman och Vainio. Föredragandens bedömning Samtliga sökande är formellt kompetenta för tjänsten. Tjänstens tyngdpunkt ligger på personalförvaltningen inklusive uppgiften som arbetsgivarrepresentant. Större erfarenhet av personalförvaltning och särskilt inom staten och universitetsväsendet har endast Bäckman och Vainio, den förre sköter personalchefsuppgifterna vid Vasa universitet och är även arbetsgivarrepresentant medan Vainio leder den stora fristående institutionen FC vid akademin. Ingen sökande har juridisk examen. Sökandena Ahlskog, Jylhä och Lind har dock juridiska ämnen i sina pol.mag.examina. Då de beträffande personalförvaltning och erfarenhet av allmän förvaltning klart ligger efter särskilt Bäckman och Vainio lämnar jag dem utanför den fortsatta kompareringen. Sökande Loman har gedigen erfarenhet av fakultetsförvaltning såsom fakultetssekreterare och -direktör vid MNF och ESF. Då hon emellertid saknar erfarenhet inom den egentliga personalförvaltningen anser jag henne stå efter Bäckman och Vainio. Sökandena Nyström, Rönkönharju, Solvin och Söderlund placerar jag såväl vad gäller personalförvaltning som allmän förvaltning klart efter Bäckman och Vainio. Återstår att jämför meriterna hos Bäckman och Vainio. Vardera har högre högskoleexamen och har deltagit i fortbildningskurser rörande personaladministration, Va-nio flere än Bäckman, därtill har hon anlitats som föreläsare och konsult rörande utvecklingssamtal, ledarskap och organisationsutveckling. Vardera har god kän-nedom
om akademin och dess förvaltning. Bäckman arbetade 1987-1993 som byrå-sekreterare, amanuens, assistent vid flera institutioner vid HF och TF och slutligen som fakultetssekreterare vid TF. Vainio har arbetat vid akademin sedan 1975 som timlärare och assistent, planerare, forskare och verkat som först föreståndare (1985-87) och sedan 1990 som direktör för Fortbildningscentralen. Hon har suttit som medlem i akademistyrelsen 1994-99 och i många arbetsgrupper och kommittéer. I fråga om den utåtriktade verksamheten har Vainio därtill ett stort antal förtroende-uppdrag. Enligt akademins personalpolitiska program skall eftersträvas en jämn könsfördelning. De två besatta byråchefstjänsterna inom FÄ (ekonomi, studier) innehas av en kvinna och en man. Betraktar man samtliga anställningar på den nu aktuella nivån inom förvaltningen (FÄ områdeschefer, fakultetsdirektörerna) är könsfördelningen i balans. Sökandenas kön är sålunda inte någon urvalsgrund. I personalpolitiken är vidare en åldersdifferentiering önskvärd för att trygga kontinuiteten i verksamheten. Inom förvaltningen är nästan alla högre tjänstemän födda på 1940-talet. Det är också Vainio (född 1949) medan Bäckman är född 1960. Både Bäckman och Vainio gav i intervjun klara svar på frågorna kring personalut-veckling, konfliktlösning m.m. Sammanfattningsvis kan konstateras att både Bäckman och Vainio har utmärkta meriter och förutsättningar för byårchefstjänsten. Vainio har framgångsrikt byggt upp Fortbildningscentralen och genom chefsskap, fortbildning och egen undervisning skaffat sig stor erfarenhet av konkret personalförvaltning. Som direktör för en stor fristående institution och medlemskap i akademins styrelse och olika arbetsgrupper har hon skaffat sig en god kännedom om den allmänna förvaltningen. Bäckman har å sin sida som personalchef och arbetsgivarrepresentant vid Vasa uni-versitet konkret erfarenhet av just de uppgifter som byråchefen skall handha. Ge-nom sin verksamhet på institutionsoch fakultetsnivån både inom akademin och Vasa universitet har han god och mångsidig erfarenhet av den allmänna förvaltningen. Hänvisande till Bäckmans mera relevanta meriter vad gäller centralförvaltningens personaladministration, hans erfarenheter från förvaltningen i två universi-tet samt ett övertygande intryck i intervjun vill jag ge Bäc kman ett försteg. Denna bedömning delas av rektor och prorektor Ancka r, vilka deltog i intervjun med sö-kandena. BILAGA: 1. Sammanställning av de sökandes meriter 2. Annonsen Beslutsförslag Hänvisande till motiveringarna i ovanstående föredragning utnämner styrelsen FM Timo Bäckman till byråchef vid FÄ räknat från 1.4.2002. 11.2.2002 R. Broo
Ärendet bordlades på mötet 21.2.2002. Kompletterad och ändrad föredragning I ett mejl 14.3.2002 återtog Bäckman sin ansökan, hänvisande bl.a. till familjeskäl. I diskussionen på styrelsemötet 21.2.2002 framfördes att styrelsemedlemmarna borde tillsändas de fullständiga ansökningshandlingarna för sökandena Ahlskog, Bäckman, Loman och Vainio, som i föredragningen hade konstaterats vara de starkaste kandidaterna och som också intervjuats av föredraganden och rektor och prorektor Anckar. Handlingarna bifogas (utom givetvis Bäckmans). I föredragningen för föregående möte motiverade jag varför Bäckman och Vainio var de mest meriterade och lämpligaste kandidaterna för byråchefstjänsten. Efter att Bäckman sedermera återtagit sin ansökan anser jag följaktligen att Vainio bör utnämnas. BILAGA: 3. Ansökningshandlingarna av Ahlskog, Loman och Vainio. Beslutsförslag Styrelsen utser med de motiveringar som framgår av föredragningen direktör, PM, socionom Margita Vainio till byråchef vid förvaltningsämbetet räknat fr.o.m. 1.5. 2002. 17.3.2002 R. Broo Beslut Föredraganden ändrade sitt beslutsförslag så att Vainio skulle utnämnas räknat fr.o.m. 1.6.2002. Eftersom olika åsitker yppade sig angående vem av de sökande som skulle utnämnas till byråchef skreds till votering. V o t e r i n g. Lindqvist yttrade: Enligt min uppfattning är sökande Ahlskog ytterst kompetent för tjänsten. Ahlskog innehar stor kunskap som kan ses till hennes fördel och jag tycker att Åbo Akademis styrelse kunde passa på att utnämna en yngre person för tjänsten. Jag lägger alltså min röst på Ahlskog. Hagelstam förenade sig med Lindqvist. Uddström förenade sig med Lindqvist.
Forsman förenade sig med föredraganden. Alanen förenade sig med Lindqvist. Heikkilä förenade sig med Lindqvist. Ahlström förenade sig med föredraganden. Mattinen förenade sig med föredraganden. Zilliacus förenade sig med föredraganden. Granfors förenade sig med föredraganden. Wikman förenade sig med föredraganden. Hansén förenade sig med föredraganden. Dahlbacka förenade sig med föredraganden. Honka förenade sig med föredraganden. Engblom förenade sig med föredraganden. Huvila förenade sig med föredraganden. Lassus förenade sig med föredraganden. Björkqvist förenade sig med föredraganden. Djupsund förenade sig med föredraganden. Fagervik förenade sig med föredraganden. Anckar förenade sig med föredraganden. Rektor Björkstrand förenade sig med föredraganden. Genom den företagna voteringen hade styrelsen sålunda med rösterna 17 5 be-slutat utnämna direktör, PM, socionom Margita Vainio till byråchef vid förvalt-ningsämbetet räkna från 1.6.2002.
Ordförande Gustav Björkstrand Förvaltningsdirektör Roger Broo ÅBO AKADEMI PROTOKOLL STYRELSEN R. Broo, tel. 4101 Möte 3/216 Konsistoriesalen månd. 25.3.2001 kl. 13.15-15.50 Närv. Björkstrand Lönnroth Anckar Mattinen Fagervik Suksi Djupsund Ahlström Björkqvist Grönlund Lassus Finne Huvila Alanen Engblom Forsman Honka Blomqvist Dahlbacka Uddström Hansén Hagelstam Wikman Lindqvist Granfors Alm Heikkilä Zilliacus A-M Ringwall-Moberg, protokollförare
---------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------- 7 Ramarna för rumsprogrammet i Åbohögskolornas gemensamma IT-hus Den snabba utvidgningen av utbildningen på IT-området ställer krav på större, samlade och ändamålsenliga utrymmen. I de av styrelsen godkända ekonomi- och verksamhetsplanerna för 2002-05 resp. 2003-06 framhålls att man strävar till att finna en gemensam lösning för samtliga Åbohögskolor, dvs. utöver de tre universiteten även Åbo yrkeshögskola. Också i det gällande resultatavtalet mellan Åbo Akademi och undervisningsministeriet för 2001-03 omnämns projektet. Styrelsen har dock inte tagit ställning till projektets omfattning och kostnader. I likhet med förfarandet beträffande Arken (7.9.2000) och Kvarnen (27.4.2000), vilka visserligen har större omfattning, finns anledning att ge styrelsen möjlighet att ta ställning till det planerade nya IT-huset. Åbo Akademis IT-utbildning sker inom ramen för tre utbildningsprogram och tre fakulteter, nämligen datateknik (dipl. ing. KTF), informationsbehandling (fil.mag., MNF) och informationssystem (ekonom, ESF). För koordineringen av verksamheten mellan utbildningsprogrammen och de tre Åbouniversiteten svarar den gemensamma fristående institutionen TUCS (Åbo datatekniska forsknings- och utbild-ningscentrum ), vars direktör är prof. Timo Järvi (tidigare prof. Ralph Back). Då utbildningarna blir fullt utbyggda i enlighet med statsrådets utvecklingsplan kommer antalet huvudämnesstuderande vid ÅA att vara 720, varav 210 i informations-behandling, 300 i datateknik (därtill kommer de 50 studerande per år som före för- djupade studierna flyttar över från Turun yliopisto för DI-examen) och 150 informationssystem. För Turun yliopistos del blir studerandeantalet 870 och för Turun kauppakorkeakoulu 180. Lärartjänsterna blir för akademins del 12 professorer och 23 lektorer, överassistenter och assistenter. Därtill kommer 8 tekniskt- och admi-nistrativa tjänster och 29 anställda doktorander. Personalstyrkan för TY beräknas till 88 och för TuKKK till 21. Fråga är alltså om en stor enhet, särskilt som Åbo yrkeshögskolas datalinjer också avses inrymmas i helheten. Utbildningen är f.n. placerad i DataCity. Den är splittrad på många olika våningar och ingångar i fastigheten. Det finns inget samlande utrymme för studerandena och lärarna och bristen på tillräckligt stora och ändamålsenliga undervisningsutrymmen är bekymmnersam. DataCity saknar ett effektivt ventilations- och avkylningssystem, varför utrymmena under sommarhalvåret uppvisar temperaturer som avsevärt försvårar undervisning och forskning. Utexamineringen för högre högskoleexamen har tills vidare varit relativt svag (2001:14 ekonomer, 8 fil.mag. och 6 dipl. ing.), medan antalet doktorer bättre motsvarar de uppställda målen. Forskningen är fram-gångsrik. Prof. Ralph Back har utnämnts till akademiprofessor vid Finlands Akademi och en av honom ledd forskargrupp har utnämnts till spetsenhet inom forskningen. En stor forskarskola visar även på kvalitet och aktivitet. ÅA hyr f.n. utrymmen i DataCity av Stiftelsen för Åbo Akademi, Veritas m.fl., sammanlagt ca 5 000 m² till en årshyra om ca 3.7 milj.mk. Ett rumsprogram har uppgjorts inom ramen för TUCS. Det bygger på ovan nämnda studerande- och personalstorlekar. År 2005 och framåt skulle akademin behöva ca 4 600 m² nytto-yta. Räknar man med
effektiviteskoefficenten 1.4 (för korridorer, trappor m.m.) blir den areal som skall hyras ca 6 450 m², vilket alltså är ca 1 500 m² mera än för närvarande. De nya utrymmena blir dyrare än de nuvarande, enligt föreliggande uppskattningar skulle hyresnivån bli ca 75 mk/m². Årshyran blir då 5.8 milj. mk och kostnadsökningen jämfört med nuläget ca 2 milj. mk (330 000 i). Ökningen är stor, men de nödvändiga grundförbättringar av ventilationen som planeras i DataCity kommer att höja hyresnivån där till samma nivå som i det tilltänkta nybygget. Arealerna för de övriga samarbetsparterna är TY 5 750 nyttom², TuKKK 190 nyttom² och Åbo yrkeshögskola 6 030 nyttom². Det planerade nya IT-huset är alltså ett gemensamt projekt för ÅA, TY, TuKKK och Åbo yrkeshögskola (Åbo stad). Avsikten är att därigenom kunna samutnyttja de stora auditorierna, biblioteket, grupparbetsrummen, att skapa gemensamma utymmen för forskarskolan och att åstadkomma en gemensam aula för information och samlingar. Därigenom görs inbesparingar och främjas en positiv identitet hos studenter och anställda. Utrymmena för de olika högskolornas grundundervisning skall dock klart åtskiljas från varandra (skilda huskroppar). Det har varit ett centralt krav för att garantera en svensk miljö för akademins studerande och lärare. Sammanfattningsvis konstaterar jag att den beslutande utvidgningen av IT-utbild-ningen kräver tillläggsutrymmen. Tack vare samanvändningen av stora auditorier mm. kan tilläggsbehovet hållas jämförelsevis lågt, dvs. ca 1 500 m² våningsyta. Hy-resnivån beräknas dock bli klart högre än för de nuvarande utrymmena i DataCity, kanske 330 000 i per år. De nuvarande låga hyrorna i DataCity kommer emellertid att höjas då fastigheten renoveras. Ändamålsenligheten hos de nya utrymmena kan dock anses uppväga kostnadsökningen. Enligt det beslut om interna hyror som styrelsen fattat skall kostnaderna bäras av användarna, dvs. KTF, MNF, ESF och TUCS. BILAGA: Resursplan för ÅA i IT-huset Beslutsförslag Hänvisande till föredragningen ovan godkänner styrelsen en ram för rumsprogrammet i Åbohögskolornas gemensamma IT-hus om ca 4 600 m² nyttoyta för Åbo Akademis del. 17.3.2002 R. Broo Beslut Föredragandens förslag godkändes.
Ordförande Gustav Björkstrand Förvaltningsdirektör Roger Broo ÅBO AKADEMI PROTOKOLL STYRELSEN R. Broo, tel. 4101 Möte 3/216 Konsistoriesalen månd. 25.3.2001 kl. 13.15-15.50 Närv. Björkstrand Lönnroth Anckar Mattinen Fagervik Suksi Djupsund Ahlström Björkqvist Grönlund Lassus Finne Huvila Alanen Engblom Forsman Honka Blomqvist Dahlbacka Uddström Hansén Hagelstam
Wikman Lindqvist Granfors Alm Heikkilä Zilliacus A-M Ringwall-Moberg, protokollförare ---------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------- 8 Antagande av en allmän strategi för Åbo Akademi. Remitterat ärende Rektor tillsatte i maj 2001 en arbetsgrupp under prorektor Olle Anckars ledning för att framlägga ett förslag till en allmän strategi för akademin. Härvid skulle aka-demins vision och mål fram till 2010 konkretiseras och preciseras. Arbetsgruppen har utgått från universitetslagens definition av akademins uppgift, från tidigare styrelsebeslut och den s.k. SWOT-analys som gjordes i samband med Europeiska rektorsrådets utvärdering av akademin 1997 och 2001. Arbetsgruppen skisserar vilka generella utvecklingstrender som kommer att påverka akademin, samt framlägger nya skrivningar för akademins visioner och mål. Slutligen gör gruppen ett stort antal (48 st) förslag till strategier och åtgärder för att realisera nämnda mål. Arbetsgruppens betänkande har kommenterats av fakulteterna, ett par fristående institutioner och av studentkåren. Grundtonen i utlåtandena är positiv. Dock framförs också kritik och önskemål om kompletteringar. Flera remissinstanser konstaterar att arbetsgruppen avstått från att ta ställning till finansieringsfrågorna, dvs. hur de i och för sig positiva reformförslagen skall bekostas. Även framhålls att life-long learning och den allt mera heterogena studerandepopulationen borde upp-märksammas mera. Akademins insatser för den regionala utvecklingen borde även framhållas. Behovet av tvärvetenskaplighet efterlyses. En särskild problematik är hur det allmänna strategidokumentet skall anpassas till de många delstrategier som är aktuella, t.ex. strategierna för lärarutbildningen, vuxenutbildningen och den extern finansieringen. Styrelsen förde på mötet 13.12.2001 en remissdebatt om den allmänna strategin och beslöt ordna ett öppet seminarium för att få ytterligare vägkost för sitt beslut. Detta seminarium hölls 24.1.2002 och väckte livlig diskussion. Från Studentkårens sida förordade man arbetsgruppens förslag och underströk handledningens betydelse för utbildningens effektivitet och kvalitet. Flere talare underströk att strategidokumentet är abstrakt och därför saknar styrande effekt. Ett alternativ vore att mins-ka eller slopa de långa åtgärdslistorna och i stället övergå till en klar resultatstyrning med operationaliserbara mål. Det låga antalet examina 2000 och 2001 riskerar att väsentligt minska akademins statsanslag framdeles. I diskussionen uttalades kraftigt stöd för att
flaskhalsarna i utbildningen måste identifieras och åtgärder vidtas för att avlägsna dem. Föredragandens bedömning Arbetsgruppens förslag ger en god översikt över akademins uppgifter och aktuella problem och utmaningar. Det lider av att vara långt, samtidigt som de ganska abstrakta målen i missionen och visionen (hög kvalitet, brett utbildningsutbud m.m.) inte konkretiserats i åtgärdsförslagen. En central del i dokumentet är formuleringen av Åbo Akademis verksamhetsidé, uttryckt såsom svenskt universitet med högklassig forskning och utbildning (punkt 2 a, sid. 3). Avsnittet har fått stöd i remissbehandlingen, dock bör tillfogas det livslånga lärandet och den regionala utvecklingen. Önskar styrelsen ett kortare och mera koncentretrat strategidokument kan avsnitten 2 b (sid. 4-6) och 3 (SWOT-analysen sid. 6-8) samt 4 (utvecklingstrender, sid. 8-9) utelämnas. De utgör dels upprepningar av ansnitt 2 a och avsnitten 3 och 4 kan ses som bakgrundsmaterial för de visioner och mål och strategier som avslutar dokumentet. På basen av remissinstansernas utlåtanden och diskussionerna på styrelsens seminarium bör tillägg göras som gäller den allt mera differentierade studerandegruppen (äldre studerande, förvärvsarbetande) alumniverksamheten, det livslånga lärandet, tvärvetenskapligheten och finansieringen. Arbetsgruppens ordförande har i styrelsens remissdebatt och på seminariet framfört att de föreslagna reformerna måste skötas genom interna omfördelningar. Dock finns även möjligheter att utöka den externa finansieringen detta berörs i åtgärdsförslag 6. MNF har även framfört att förmågan att leda forskningsprojekt och rekrytera extern finansiering borde införas som en urvalsgrund vid professorsutnämningar (tillsättningsplanen) detta gäller åtgärdsförslag 8. Med hänvisning till styrelseseminariet har styrelsen anledning att betona sambandet mellan resultat och resurser, så att den nuvarande styrnings- och resursmodellen överses för att nå en större utexamination. Tilläggsföredragning På styrelsemötet 21.2.2002 remitterades ärendet ånyo. En arbetsgrupp bestående av prorektor Anckar och stud. Maria Valtonen och förvaltningsdirektören gavs i uppdrag att komma med konkreta ändringsförslag till nästa styrelsemöte. Arbets-gruppen har sammanträtt. Föredraganden har på basen av gruppens överväganden framlagt ett reviderat förslag till strategi (Bilaga 3). Ändringsförslagen jämfört med den ursprungliga arbetsgruppens förslag (Bilaga 1) framgår med fet stil resp. uteslutningsmarkering. BILAGOR: 1. Arbetsgruppens betänkande (utsänt tidigare) 2. Remissinstansernas utlåtanden (utsända tidigare) 3. Föredragandens förslag till strategidokument
Beslutsförslag Hänvisande till ovanstående föredragning antar styrelsen en allmän strategi för Åbo Akademi i enlighet med bilaga 3. 19.3.2002 R. Broo Beslut Föredragandens förslag godkändes med vissa smärre stilistiska ändringar. Ordförande Gustav Björkstrand Förvaltningsningsdirektör Roger Broo ÅBO AKADEMI PROTOKOLL STYRELSEN G-B Lindberg, tel. 4121 B. Sandell, tel. 4166 Möte 3/216 Konsistoriesalen månd. 25.3.2001 kl. 13.15-15.50 Närv. Björkstrand Lönnroth Anckar Mattinen Fagervik Suksi Djupsund Ahlström Björkqvist Grönlund Lassus Finne Huvila Alanen Engblom Forsman Honka Blomqvist Dahlbacka Uddström
Hansén Hagelstam Wikman Lindqvist Granfors Alm Heikkilä Zilliacus A-M Ringwall-Moberg, protokollförare ---------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------- 1 Godkännande och undertecknande av bokslutsakten (verksamhetsberättelse och bokslutskalkyler) för år 2001 Enligt 1 2 mom. 5 punkten i akademins förvaltningsinstruktion skall styrelsen behandla akademins verksamhetsberättelse och bokslut och fatta de beslut dessa ger anledning till. Skyldigheten för räkenskapsverk att uppgöra bokslut och verksamhetsberättelse regleras i 63 4 mom. förordningen om statsbudgeten: Bokslutet för räkenskapsverk och statliga fonder utanför budgeten skall uppgöras årligen före utgången av februari året efter finansåret. Verksamhetsberättelsen för ett räkenskapsverk kan dock vid behov göras upp före utgången av mars. I 63 1 mom. budgetförordningen stadgas följande om bokslutet: Bokslutet för räkenskapsverk och statliga fonder utanför budgeten skall ge riktiga och tillräckliga uppgifter om verkets eller fondens ekonomi och om de resultat som verksamheten givit. Om innehållet i bokslutet för räkenskapsverk sägs följande i 63 2 mom. budgetförordningen: Räkenskapsverkets bokslut består av verkets 1) bokslutskalkyler, dvs. intäkts- och kostnadskalkylen, balansräkningen och budgetens utfallskalkyl, samt uppgifterna i bilagor till dem, samt 2) verksamhetsberättelse. Om bokslutets undertecknande sägs i 63 5 mom. budgetförordningen: Bokslutet undertecknas av chefen för det ämbetsverk eller den inrättning som ut-gör räkenskapsverk. Om det ämbetsverk eller inrättning som utgör räkenskapsverk har en direktion eller något annat ledande organ, godkänner och undertecknar det-ta bokslutet. Undertecknandet ankommer alltså vid Åbo Akademi på styrelsen. Syftet med undertecknandet av verksamhetsberättelsen och bokslutskalkylerna är att verifiera att undertecknarna godkänner bokslutsakten.
I och med att staten räknat från år 1998 tog i bruk ett nytt bokföringssystem har även bokslutsförfarandet reformerats så att räkenskapsverken själva godkänner och undertecknar sitt bokslut. Räkenskapsverkets bokslut är dock en del av statens bokslut och det här medför att bokslutet är ganska svårt att läsa. Trots att akademin har ett betydande överskott i form av restanslag, som överförs till år 2002, vi-sar intäkts- och kostnadskalkylen 301,7 Mmk. Det här igen beror på att stats-budgetens anslag inte upptas bland intäkterna i räkenskapsverkets intäkts- och kostnadskalkyl. Revisionsberättelsen finns inte heller att tillgå då bokslutet godkänns utan Statens revisionsverk gör den slutliga revisionen först efter styrelsemötet, i år 26-27.3. 2002. I 65 2 mom. 1 punkten budgetförordningen föreskrivs följande om verksamhetsberättelsen för ett räkenskapsverk: Räkenskapsverkets verksamhetsberättelser skall innehålla en översikt över ämbetsverkets, inrättningens eller fondens verksamhet och framför allt de förändringar som skett i den under finansåret. Samma förordnings 65 2 mom. 2 och 3 punkt innehåller följande bestämmelser om beskrivingen av resultaten av verksamheten vid ett räkenskapsverk: Räkenskapsverkets verksamhetsberättelser skall innehålla en beskrivning av verksamhetens resultat jämte nyckeltal och jämförelser med resultatmålen. Räkenskapsverkets verksamhetsberättelser skall innehålla uppgifter om den avgiftsbelagda verksamhetens lönsamhet och jämförelser med de uppställda målen. Undervisningsministeriet har 7.9.2000 samt 11.6.2001 givit direktiv om rapporteringen med närmare specifikation av de önskemål man ställer på universitetens verksamhetsberättelser. Enligt direktiven skall berättelsen innehålla en beskrivning av verksamhetens resultat med nyckeltal samt jämförelser med resultatmålen. Direktiven innehåller en förteckning över de nyckeltal som resultatområdesvis bör användas för att beskriva verksamhetens lönsamhet, produktivitet och verkningsfullhet. Jämförbra uppgifter anges förutom för bokslutsåret även för de två närmast föregående åren. Bokslutsakten, som innehåller en verksamhetsöversikt (med bilagor), beskrivning av resultatet (med bilagor), bokslutskalkyler och uppgifter i bilagor till dem samt en granskning av kalkylerna i bokslutet och ett avsnitt om intern kontroll bifogas (bilaga 1).
Utöver detta ger följande bilagor, som inte ingår i bokslutsakten, en överblick av budgetanslagens användning: 1. Användningen av moment 29.10.21.111 per enhet 2001 (bilaga 2) 2. Budgetgens förverkligande 2000 och 2001 (bilaga 3) 3. Överskott av kundtjänst och samfinansierad forskning 2001 (bilaga 4). Beslutsförslag Styrelsen godkänner samt undertecknar bokslutsakten för år 2001 i den form som framgår av bilaga 1. Styrelsen befullmäktigar dessutom rektor att godkänna och underteckna bokslutet ifall tekniska korrigeringar måste göras i detta i enlighet med Statskontorets före-skrifter. 18.3.2002 G-B Lindberg B. Sandell Beslut Föredragandens förslag godkändes med vissa smärre stilistiska ändringar och korrigeringar. Ordförande Gustav Björkstrand Föredragande Gun-Britt Lindberg Föredragande Bengt Sandell