Översyn Barn- och utbildningsförvaltningen Återrapportering av uppdrag 12 juni Ängelholm Mats Carlström, Eva Lagbo Bergqvist, Malin Danielsson 1
Fokusområdet och organisatoriska områden för studien Förskoleverksamhet UPPDRAGET Vuxenutbildning Kultur, delaktighet och arbetsformer Kostnadseffektivitet och verksamhetsuppföljning Ledarskap och organisation Utvecklings- och framtidsfrågor Grundskola Översynen har inneburit en genomlysning av buf:s verksamheter med målet att beskriva ett nuläge och ge åtgärdsförslag som på sikt ska leda till ökad tydlighet, effektivitet och budget i balans för varje verksamhetsområde. Gymnasieskola Vi har träffat ett 50-tal personer i intervjuer och vi har tillgodogjort oss styrdokument samt lokal och nationell statistik. 2
Analysmodell för översyn av barn- och utbildningsförvaltningen och dess verksamheter Utvecklings- och framtidsfrågor Kostnadseffektivitet och verksamhetsuppföljning Ledarskap och organisation Kultur, delaktighet och arbetsformer 3
Kultur, delaktighet och arbetsformer Iakttagelser Det har byggts en kärna i ledningsstruktur mellan FC och verksamhetschefer. Här utövas utveckling och här utövas ledning Skolledarna identifierar att en stödjande kultur utvecklats sig emellan Stor tillit till nätverk och självorganisering i organisationen Verksamhetsplanering sker enligt kommunmodellen (Ratten) men man har kommit olika långt att låta det bli ett faktiskt verktyg i lokal utveckling. Fsk och lägre stadier generellt längst. Gymnasiet, komvux samt stöd stabsfunktioner minst eller inte alls. Gymnasieskolan så är konsekvensen att fokus ligger på resurser de man inte har. 4
Kultur, delaktighet och arbetsformer Iakttagelser - forts Utveckling är utgångspunkten för ledning och ledarskap. Styrning är det i mindre grad. Kunskapsstaden 2020 är ännu inte utgångspunkt för planeringen men är på väg att bli det. Det är större fokus på den egna produktionen än på det övergripande medborgarperspektiv Den goda utvecklingen (resultatmässigt inom grundskolan) lyfts fram och bejakas i hög grad externt och internt, det byggs varumärke. Det fungerar - givit högre söktryck och gjort det lättare att rekrytera. Finns stolthet i organisationen över resultatförbättringar finns oro för att den nationella skoldebatten mm ska svärta ned den egna utvecklingen. Det är inte tydligt för oss hur myndighetsutövningen systematiskt följs upp. 5
Kultur, delaktighet och arbetsformer Bedömning Utvecklingsarbetet är centrerat till förvaltningschef och rektorer, pedagogerna är inte fullt ut involverade i sammanhang och avsikt med utvecklingen. Flera av de gemensamma satsningarna som gjorts har varit uthålliga och till stora delar gett genomslag på förskola och grundskola. Verksamhetsplaneringen har på flera håll haft stor betydelse för utveckling, styrning och ledning. Det är dock inte konsekvent genomfört i hela verksamheten. Där det brister märks avsaknaden mest. Marknadsföringen av den goda utvecklingen (resultatmässigt inom grundskolan och söktryck i gymnasium) har varit bra för att bygga stolthet och främja utveckling. Kulturen kännetecknas av att samlas och att leda kring utveckling. Det bör befästas men även kompletteras med dimensionen att styra och analysera. 6
Kostnadseffektivitet och verksamhetsuppföljning Iakttagelser Grundskolan har fått bättre ekonomiska förutsättningar (ligger nu i paritet med sin standardkostnad) och förbättrade resultat Gymnasieskolan har fått lite förbättrade ekonomiska förutsättningar (ligger nära standardkostnad) och försämrade resultat (yrkesförberedande) Förut var uppföljning och analys bara ekonomi, nu är det 50% ekonomi och 50% verksamhet det återstår dock att länka det till varandra Fokus på budgetutfall Fokus på de övergripande resultaten inte på ex elevhälsa, särskola mm. Analyser över effektivitet och verksamhet är inte kända och inte viktiga gäller även de särskilda satsningsområdena. Det är inte tydligt att det är viktigt eller önskvärt att jobba med och visa analysresultat att säga som det är. 7
Kostnadseffektivitet och verksamhetsuppföljning Bedömning På enhetsnivå så finns det mycket goda exempel på hur verksamhetsanalysen givit avtryck i ny planering inom ramen för Ratten. Det finns utrymme för att utveckla än mer och framför allt att sprida det som är bra i hela förvaltningen. Det finns goda förutsättningar att även lyfta in arbetet med Kunskapsstaden 2020 i detta arbete. Det finns utrymme för att jobba med att utveckla strukturer för utvärdering och analys. Lära vad som givit den goda utvecklingen, lära av vad som inte varit framgångsrikt och som bör avvecklas. Det finns nu ett tillräckligt stort förtroendekapital för nämnd och förvaltning i sin helhet för att kunna lyfta fram även det som inte är så bra för ett gemensamt lärande, alla är inte säkra på att så är fallet idag. Strukturer för utvärdering och analys inom såväl verksamhet som ekonomi bör vara en viktig fråga när en ny förvaltningsorganisation utformas. 8
Ledarskap och organisation Iakttagelser Fokus har varit på att utveckla resultat inom grundskolan Ojämna ansvarsomfång och på sina håll finns det osäkerhet kring befogenheter och ansvar Det finns områdesansvariga rektorer med övergripande budget- och arbetsmiljöansvar över kollegor vilket komplicerar möjligheten att ta det ansvar man tilldelas. Öppenhet och förtroendefullt samarbete mellan utvecklingsresurser och verksamheten. (konsultativt förhållningssätt som tas emot) Det pedagogiska ledarskapet (från rektor i verksamheten) är relativt frånvarande. Komvux är frikopplat från övrig styrstruktur (egna värdeord och utanför styrmodellen för övrigt). Hänger fria men upplever utveckling inom Skåne Nordväst. Det finns en etablerad konsensuskultur det finns risker med det. Stödet inom HR-frågor upplevs avlägset och outvecklat 9
Ledarskap och organisation Bedömning Det utvecklingsorienterade ledarskapet mellan verksamhetschefer och förvaltningschef har främjat resultatutveckling inom grundskola. Den energin har inte fullt ut givit avtryck i form av pedagogisk utveckling i undervisningen. Vi bedömer att lärarna inte involveras tillräckligt mycket i utvecklingsarbetet. Det pedagogiska ledarskapet måste ges utrymme i rektorsuppdraget. Utvecklingsarbetet bör bli mer transparent och tydliggjort. Hur förhåller sig olika delar till varandra och vilket ansvar finns hos olika aktörer. Vi hör olika aktörer som inte ser sitt sammahang och som uttrycker frustration över fora de inte befinner sig i. En större öppenhet kring val av inriktning och strategier kommer att innebära större ifrågasättande vilket kan vara en tillgång. Alla verksamhetsområden bör arbeta med samma ramverk och utvecklingsmallar (även gymnasieskolan och komvux). Detta gäller inte minst kansliet där verksamhetsplan saknas, något som leder till bristande struktur och styrning samt lägre effektivitet i arbetet. 10
Utveckling och framtidsfrågor Iakttagelser Det finns många utvecklingsprojekt igång på en gång och på olika nivåer. På väg att integrera kunskapsstaden 2020 i vht-planering Kansliresurser och dess utvecklingsresurser är inte alltid koordinerade och saknar verksamhetsplanering och årshjul. Kommande förändringar i förvaltningsorganisationen är en fråga många ser fram emot den och då att få ihop huvud- och stödprocesser Utifrån ett medborgarperspektiv så är viljan, förhållningssätt och organisation oklar vad gäller alternativa utförare. Det gäller i alla skolformer men främst i de högre. Vad vill kommunen? Hur planera utbyggnad framöver? Vilja och avsikt med komvux är oklar Uthållighet och kontinuitet i ledarskap är viktigt i organisationen. 11
Utveckling och framtidsfrågor Bedömning Värna uthålligheten i ledarskapet avseende att fokusera på resultat kring de skolan är till för. Behåll och värna det nära samarbetet med forskning avseende skolutvecklingen i kommunen. Det är viktigt att klargöra vad kommunen vill kring alternativt utförande och då främst på grundskole- och gymnasienivå. Om viljan är att det ska finnas alternativa utförare så måste förhållningssätt, strukturer och relationer skapas för att främja detta. Finns behov av att samla ihop, prioritera och se helheter. Viljan och förmågan till detta är idag oklar. Starta så snart som möjligt arbetet med att reda i kärnprocesser och stödjande processer för att förbereda inför en ny förvaltningsorganisation. Stärk förmågan till utvärderdering och analys. Att våga säga som det är en kultur som bör utvecklas och vi bedömer den som nyckeln för att ta sig från plats 38 av landet skolkommuner till den absoluta toppen. 12
Våra förslag 1. Värna uthålligheten i ledarskapet avseende att fokusera på resultat kring de skolan är till för. Vidmakthåll den forskningsbaserade ambitionen. 2. Klargör kommunens inriktning kring alternativt utförande. Agera utifrån detta. Om bedömningen är att alternativ till kommunala gymnasiet ska finnas så måste förhållningssätt, struktur och relation skapas för detta. Detta påverkar även synen på processorienteringen och återspegligen i en ny förvaltningsorganisation 3. Tanken om kunskapsstaden 2020 bör omgående fångas i verksamhetsplaneringen, den bör levandegöras och låta göra avtryck 4. Strama upp verksamhetsplaneringen och säkerställ att den blir levande för samtliga verksamheter inom förvaltningen 13
Våra förslag 5. Jobba med att klargöra de utvecklingsprojekt som pågår och sätt dem i ett sammanhang som kommuniceras med all personal 6. Utveckla former för att förankra utvecklingsarbetet i än högre grad hos pedagogerna 7. Utveckla formerna för samlad analys och hitta former för att föra över analysresultat i styrning och ledning för alla verksamhetsformer. Våga i högre grad lyfta fram det som behöver förbättras. 8. Synliggör pedagogerna i högre grad. Det sker genom att rektorer utövar sitt pedagogiska ledarskap och därmed styr verksamheten. 9. Klargör vuxenutbildningens uppdrag och inriktning. Låt det vara grunden för dess organisatoriska tillhörighet 10. Öka ert fokus på gymnasieskolans resultat och utveckling. 14