Datum: 2015-04-21 Tid: 17-19 Plats: Bakgrund Styrelsen sammanträder för 16 gången under versamhetsåret 14/15 för att diskutera och besluta kring den löpande verksamheten. Dagordning 1 Mötets öppnande (Beslutspunkt) Martina öppnar mötet 17.16 2 Närvaro och anmälda förhinder (Informationspunkt) Anmälda förhinder: Elie har anmält sig sjuk och Adam kommer sent. 3 Val av mötesfunktionärer & formalia (Beslutsspunkt) Mötet behöver en protokolljusterare tillika rösträknare. Utöver detta fattas beslut om formaliapunkter. att välja Philip till justerare tillika rösträknare Att välja David till Sekreterare till punkt fem. att fastställa tidpunkten för justering till senast 5/5 att godkänna kallelseförfarandet att godkänna föreslagen dagordning Styrelse godkände. 4 Beslut från föregående protokoll (Informationspunkt) Inga beslut togs utöver formaliapunkter. 5 Meddelanden (Informationspunkt) Ordförande Martina informerar om att vi har fått Mejl om Kalasmottagningen om att delta på deras event. En
Anmälan innebär, ett bord, två stolar och pass. Möjlighet att köpa till extra så som internet. Vill ha standard grej, men 4 extra mässpass. Martina fixar anmälan. 28 Maj fyller Liu år- delta 17:30 18:15. Får 500kr per 10pers. Fråga styrelse om deltagande. Styrelse är negativt inställda. Martina och Hana är positiva. Liu vill ha svar 24/4. Frågar aktiva i utskotten. David Skickar ut Utpost till systerföreningarna i UF. Vice ordförande Inget att rapportera Kassör Maria informera om vem som inte har betalt till UF-jubileums sittning. Räknade igenom kassorna. Ska finnas 2000kr i medlemskassan. Medlemssekreterare Inget att rapportera. Programansvariga Inget att rapportera. Aktivitetsansvarig Inte här. Kommunikatör Inget att rapportera. Martina tog upp frågor gällande marknadsföringen och tätare samarbete mellan program och marknadsföringsutskottet. Reseansvarig Sofie informerar om resan och gällande betalning i Israel. UFS David B informerar om att 15-17 Maj är det valårsmöte för UFS kommer vara i Växjö samt om konventet som var Göteborg.
6 Nolle-P (Diskussionspunkt) I fredags var Philip och Martina på möte med FBI inför Nolle-P. De vill ha ersättning för UF:s deltagande under Nolle-P och styrelsen måste fatta ett principiellt beslut kring hur vi hanterar alla liknande situationer. Martina har även kontaktat ett tiotal fadderier med förfrågan om vi kan få presentera UF under Nolle-P. FBI vill ha betalt för att UF ska deltaga under deras nolle-p. Styrelsen anser att UF inte ska behöva betala för det så länge inte det uppkommer några kostnader för FBI i samband med detta som direkt kan kopplas till UF. Welcome fair och Kalas är de event som är bokade för nolle-p. Martina fortsätter kontakta faderigeneraler. Till detta nolle-p vill vi ha kontakt och tilgänglighet. Det kommer också behövas riktlinjer för vad som ska kommuniceras under nolle-p, Magnus och Philip fixar detta. 7 Policydokument för mottagning av betalning (Beslutspunkt) För att få ordning och rutiner kring mottagning av betalningar föreslås styrelsen upprätta och anta ett policydokument kring detta. att ge Maria i uppdrag att ta fram ett förslag på uppdaterat policydokument att presentera vid nästa styrelsemöte. Styrelsen beslutar om att godkänna ovanstående punkt 8 Gratis medlemskap (Diskussionspunkt) Ett gratis medlemskap skulle kunna innebära högre intäkter för föreningen då ett högre medlemsantal genererar mer bidragspengar. Styrelsen måste diskutera för- och nackdelar med ett gratis medlemskap och komma fram till ett beslut innan vårstämman. Styrelsen ser mest fördelar med detta. Bortfallet i intäkter skulle i år motsvara 40 000 SEK men eftersom vi får bidrag för varje medlem (som i år motsvarade ca 300 SEK) skulle det under detta år räckt med att antalet medlemmar skulle ökat med 16 % till följd av detta vilket de flesta i styrelsen ser som högst sannolikt. Styrelsen avser därför att föreslå gratis medlemskap till valårsmöte. 9 Verksamhetsplan (Diskussionspunkt)
Styrelsen diskuterar det förslag på verksamhetsplan som utkom med handlingarna. Verksamhetsplanens olika punkter diskuteras av styrelsen. Verksamhetsplanen finns bifogad med detta protokoll. Bland annat diskuteras hur tydligt definierat vi ska formulera verksamhetsplanens mål vägt mot att möjligöra en mer öppen tolkning av verksamhetsplanen.förändringar som sker är en ytterligare punkt gällande resan. En social överlämningsaktivitet från gamla styrelse till nästkommande styrelse föreslås också tas med. 10 Inköp till föreningen (Beslutspunkt) Enligt kassörens prognos har UF ca 5000kr att göra inköp eller aktiviteter för. Förslag på inköp är bland annat en ny skrivare och ett nytt kassaskrin. Även subvention av sittning och en ny kamera har förekommit i diskussionen. att uppdra åt Maria att göra inköp av en ny skrivare och ett nytt kassaskrin. 11 Övriga frågor Här lämnas utrymme för nya frågor som aktualiserats under mötet. Martina undrade om vem som vann lunchtävlingar under jubileums veckan inte har skrivit in sig i medlemsregistret. 12 Nästa möte och fikaansvarig (Beslutspunkt) att David blir nästa fikaansvarig att nästa möte hålls 29/4 kl:15:00 Styrelse beslutade på ovanstående punkter 13 Mötets avslutande (Beslutspunkt) Martina avslutar mötet.
Sekreterare: Adam Öhrman, David Schönfelder Justerare: Philip Hedberg Ordförande: Martina Johansson