Vetenskapsrådet 20120203 Enheten för uppföljning Lucas Pettersson Indirekta kostnader uppföljning av projektbidrag beviljade 2010, utbetalade 2011. Syftet med detta PM är att få en bild av hur stor andel av VR:s projektbidrag som har gått till indirekta kostnader under 2011 och att jämföra denna andel med den tidigare schablonen med ett påslag om 35 % för indirekta kostnader och lokalkostnader. Syftet är även att visa i vad mån det finns tydliga skillnader i hur stor andel indirekta kostnader VR har finansierat sett till ämnesområde och lärosäte. Bakgrund Fram till 2010 betalade VR ut ett schablonmässigt påslag på beviljade medel för indirekta kostnader och lokalkostnader. Detta gjordes i enlighet med en överenskommelse mellan VR och merparten av landets universitet och högskolor från 2003 efter förslag från en arbetsgrupp ledd av Ingemar Mundebo. I överenskommelsen slogs det bl a fast följande: Parterna är ense om att ett påslag skall utgå för indirekta kostnader om 18 procent och för lokalkostnader om 17 procent, sammanlagt 35 procent. 1 Diskussionen om detta påslag kom dock att fortsätta och inför 2010 års utlysning fick VR nya riktlinjer för hur de indirekta kostnaderna skulle hanteras i samband med finansiering av forskningsbidrag. Enligt Vetenskapsrådets regleringsbrev för budgetår 2010: ska bidrag till forskningsprojekt vid universitet och högskolor omfatta medel för de direkta och de indirekta kostnaderna i samma proportioner som beräknats för projektet i sin helhet. Avsikten är därvid inte att åstadkomma en generell höjning av statliga myndigheters finansiering av de indirekta kostnaderna utan att den ska anpassas till den faktiska situationen i det enskilda fallet. 2 Från och med 2010 års bidragsbeslut betalas följaktligen inget generellt schablonmässigt påslag ut från VR utan bidraget inkluderar såväl indirekta som direkta kostnader. Beräkningen av andelen indirekta kostnader görs istället på universitet och högskolor, där i stort sett alla följer en redovisningsmodell utarbetad av SUHF, den s.k. SUHF modellen. Därmed anger forskarna också den totala kostnaden redan i ansökan till VR och inte som tidigare projektkostnader exklusive indirekta kostnader och lokalkostnader. 1 Se Bo Sundqvist, Full kostnadstäckning för externt finansierade projekt vid svenska universitet och högskolor, SUHF, 2005, s 16. 2 VR:s regleringsbrev för 2010, sid 6, 7, 8 och 9. 1
Uppföljningen: Utgångspunkter och underlag Vetenskapsrådet begärde aldrig in uppgifter om indirekta kostnader i ansökningshandlingarna 2010 utan istället har lärosätena uppmanats att redovisa uppgifterna i efterhand, via en webbaserad enkät (se bilaga). I enkäten, som har skickats till förvaltare av samtliga projekt som beviljades projektstöd av VR 2010, har vi begärt in uppgifter om de medel som har betalats ut från januari 2011 fram till sista september 2011 (de tre första kvartalen). Vi har fått in uppgifter från totalt 857 projekt, vilket är nästan samtliga 3. Mot bakgrund av att i stort sett alla lärosäten utgår från i princip samma redovisningsmodell 4 är det även möjligt att göra jämförelser mellan ämnesområden och lärosäten, även om det finns skäl att tro att en viss del av variationen kan förklaras av varierande praxis i implementeringen. Dels kan det i olika grad ha förekommit en direktifiering av kostnader 5, dels har det skett vissa transfereringar mellan lärosäten i olika projekt 6, dels använder flera universitet med medicinsk fakultet en annan fördelningsbas vid framräknandet av indirekta kostnader. 7 I enlighet med SUHF modellen 8 har lärosätena specificerat kostnaderna i: Direkta kostnader, vilka omfattar (i) Lönekostnader (inkl lkp), (ii) Driftskostnader (inkl material, resor, konferenser, litteratur, konsulttjänster), (iii) Utrustning/avskrivningar och (iv) Lokaler (inkl kontorsrum, laborationslokaler, andel av biytor på institutionen); Indirekta kostnader (inkl ledning, utbildnings och forskningsadministration, ekonomi och personaladministration, infrastruktur och service, bibliotek) samt; Totalkostnad, vilket är summan av direkta och indirekta kostnader. Eftersom den tidigare överenskommelsen om 35 % inkluderade såväl indirekta kostnader som lokalkostnader bör dessa två poster slås ihop i jämförelsen nedan. 9 Indelningen i ämnesområde följer VR:s uppdelning i ämnesråd och kommittéer, dvs HS, KFoU, MH, NT och U. För lärosäte redovisas de tio största (flest projekt) separat, medan övriga redovisas tillsammans under rubriken övriga. 3 Vi har försökt, och i de flesta fall lyckats, klara ut oklarheter med kontaktpersoner på lärosätena. 7 projekt (under 1 %) har dock utelämnats ur analysen p.g.a. otillförlitliga eller saknade uppgifter. 4 För 96 % av projekten anges att SUHF modellen har använts. 5 Se Ann Kristin Mattsson SUHF modellen i verkligheten, SUHF, januari 2011, s 29 30. T ex kan telefonkostnader mätas och bokföras per anknytning och därmed bli en direkt kostnad istället för att bokföras som en institutionsgemensam kostnad, och bli en indirekt kostnad 6 Transfereringar nämns i vissa kommentarer i enkäten, men de är svåra att överblicka i relation till andel indirekta kostnader. Vi har i de fall som det rått oklarhet över vad som har varit de faktiska kostnaderna inom ett projekt utgått från de inrapporterade uppgifterna om totalkostnad, vilken inte alltid blir densamma som beräknad totalkostnad. 7 Sex universitet med medicinsk fakultet, LU, UU, GU, UMU, LiU och KI, har utgått från en alternativ modell där indirekta kostnader räknas fram på basis av direkta löner och driftskostnader istället för på enbart lönekostnader som i grundmodellen (se Mattsson SUHF modellen i verkligheten, s 21 22). 8 För detaljer se Redovisningsmodell för indirekta kostnader vid universitet och högskolor Handledning, SUHF 2007. 9 I vissa fall har man redan i enkäten uppgivit att lokalkostnader ingår i indirekta kostnader. 2
Resultat Uppgifterna från alla de projekt som redovisats (bortsett från de som ännu inte hade förbrukat några medel) visar att indirekta kostnader och lokalkostnader i genomsnitt har utgjort 27 % av totalkostnaden. Jämfört med den tidigare schablonen, där ett påslag om 35 % för indirekta kostnader och lokalkostnader motsvarar 26 % av totalkostnaden, blir andelen nästan exakt lika stor (+ 1 %). I figur 1 visas de separata direkta och indirekta kostnadernas andel totalt och uppdelat på olika ämnesområden. Som framgår av figuren finns det tydliga skillnader mellan ämnesområdena. Inom U (29 %), NT (30 %)och KFoU (37 %) 10 ligger de redovisade kostnaderna för indirekta kostnader och lokalkostnader högre än genomsnittet medan de ligger precis på genomsnittet inom HS (27 %) 11 och lägre inom MH (22 %). Figur 1: Andel direkta och indirekta kostnader av totalkostnaden, totalt och uppdelat på ämnesområde (alla projekt utom de som ej förbrukat några medel, n = 751). 100% 90% 80% 70% 60% Utrustning Drift Lön Lokaler indirekta 50% 40% 30% 20% 10% 26 % (motsvarar 35 % påslag) 0% I figur 2 nedan visas motsvarande kostnader uppdelat på lärosäte och här framgår framförallt att de tekniska högskolorna ligger över genomsnittet (KTH och Chalmers) medan KI ligger lägre, vilket ligger 10 Siffran för KFoU baseras på få projekt där enstaka projekt med höga indirekta kostnader får stort genomslag. Medianen för andelen indirekta kostnader och lokalkostnader sammantaget är 28 % inom KFoU. 11 I figuren ingår både vanliga projektbidrag och andra bidragsformer (t ex rambidrag och planeringsbidrag). Begränsas underlaget till att omfatta enbart projektbidrag blir dock resultaten desamma för alla ämnesområden utom HS som då får en lägre andel indirekta kostnader och lokalkostnader (25 % istället för 27 %). 3
helt i linje med bilden i figur 1. Skillnaderna mellan t ex GU och UMU är i det sammanhanget mer anmärkningsvärda. Figur 2: Andel indirekta kostnader samt lokalkostnader av totalkostnaden (alla projekt utom de som ej förbrukat några medel) 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% Utrustn. Drift Lön lokaler indirekta 26 % (motsvarar 35 % påslag) 0% Resultatet i ljuset av andra sammanställningar SUHF har genomfört en liknande analys men med ett resultat som pekar mot betydligt högre indirekta kostnader. 12 I SUHF studien jämfördes budgeterade indirekta kostnader för 2010 med totala verksamhetskostnaden för 2009. 13 Ser man till resultaten som gäller forskning (exkl undervisning) hamnade de indirekta kostnader i SUHF studien på ca 20 % och lokalkostnaderna på 11 13 %, vilket totalt blir 31 33 % av totalkostnaden (mot 27 % i vår analys). KI låg även där betydligt lägre än övriga, på ca 15 % indirekta kostnader, vilket delvis förklarades av att vissa stödverksamhetskostnader (vanligen indirekta kostnader) i högre grad hade bokförts som direkta kostnader (bl a i definitionen av lkp), en direktifiering av IT kostnader och att KI är det lärosäte som har störst ALF kostnader. 14 12 Se Mattsson SUHF modellen i verkligheten, s. 33 40. 13 I likhet med denna analys kom uppgifterna i SUHF:s studie från lärosätena själva. 14 ALF kostnader hanteras som direkta kostnader vilket tenderar att sänka andelen indirekta kostnader totalt sett. 4
Att SUHF:s analys indikerar att de indirekta kostnaderna och lokalkostnader ligger 4 6 % högre än vad våra resultat visar bör delvis tolkas mot bakgrund av att man i SUHF:s analys utgått från budgeterade indirekta kostnader, medan vår analys baseras på redovisade faktiska kostnader (för de tre första kvartalen 2011). Men, skillnaden kan till viss del antagligen även förklaras av brister i det inrapporterade underlaget. Som framgår av tabellerna 1 och 2 nedan hade hela 12 % av projekten inte förbrukat några medel alls under de tre första kvartalen, en femtedel hade förbrukat mindre än 20 tkr och totalt sett hade bara ca hälften av alla utbetalda medel förbrukats. Störst andel förbrukade medel fanns inom Medicin och Hälsa (56 %), lägst inom Utbildningsvetenskap (41%). En analys där en betydligt större andel av de utbetalda medlen har förbrukats kan komma att påverka fördelningen mellan direkta och indirekta kostnader. 15 Tabell 1 och 2: Antal projekt, andel projekt som ej förbrukat medel, och andel av utbetalda medel som förbrukats de tre första kvartalen 2011, uppdelat på ämnesområde respektive värdhögskola. Ämnesområde Antal projekt Andel projekt som förbrukat 0 kr Andel projekt som förbrukat max 20 tkr Andel förbrukade medel t.o.m. sep 2011 MH 290 16% 25% 56% NT 380 11% 18% 54% KFoU 12 8% 8% 52% HS 126 10% 13% 44% U 39 10% 18% 41% Ämnesövergripande 10 10% 30% 36% Totalt 857 12% 19% 52% Värdhögskola Antal projekt Andel projekt som förbrukat 0 kr Andel projekt som förbrukat max 20 tkr Andel förbrukade medel t.o.m. sep 2011 Karolinska Institutet 130 12% 22% 62% Göteborgs universitet 81 11% 15% 57% Kungliga tekniska högskolan 61 10% 18% 55% Linköpings universitet 45 11% 16% 54% Umeå universitet 50 10% 16% 53% Chalmers tekniska högskola 44 16% 23% 52% Uppsala universitet 133 12% 20% 48% Lunds universitet 156 11% 19% 47% Stockholms universitet 85 18% 25% 44% Sveriges Lantbruksuniversitet 11 9% 27% 40% Övriga 61 15% 16% 53% Totalsumma 857 12% 19% 52% Resultaten kan även ställas mot lärosätenas egna beräkningar av indirekta kostnader, så som de kom till uttryck i storleken på sökta projektbidrag. Som framgår av figur 3 ökade storleken på de sökta beloppen (medelbelopp) inom alla ämnesområden mellan sökomgången 2009 och 2010 i samband 15 I figur 2 kan man även notera relativt stora skillnader i framförallt lokalkostnader (jämför t ex SU och LU) vilket kan tyda på oklarheter i det inrapporterade underlaget. 5
med att påslaget om 35 % togs bort. Inom NT var ökningen 32 %, vilket närapå motsvarar det tidigare påslaget, medan medelbeloppen ökade betydligt mer inom U och HS och betydligt mindre inom MH. Figur 3. Median, sökta medel år 1, per ämnesområde och år samt ökning i procent 2009 2010. 1600000 U 51% 1400000 Sökt medelbelopp år 1 1200000 1000000 800000 MH 19% NT 32% HS 49% 600000 400000 Sökte utan OH Sökte utan OH Sökte med OH 2008 2009 2010 Omräknat till andel (indirekta kostnader och lokalkostnader) av totalkostnaden motsvaras siffrorna i figur 3 av 34 % för U, 33 % för HS, 24 % för NT respektive 16 % för MH, att jämföra med resultaten i figur 1 ovan som pekar på en redovisad andel om 29 % (U), 27 % (HS), 30 % (NT) och 22 % (MH). För att få en mer fullständig bild kan även utvecklingen av hur stor andel av det sökta beloppet som har beviljas lyftas fram. Det visar sig då att andelen beviljat belopp av sökt belopp har ökat med ca 10 % mellan 2009 och 2010 inom alla ämnesområden utom inom U. 16 Sammanfattningsvis kan vi till sist, med utgångspunkt i analysen av förbrukade medel 2011, visa hur utvecklingen av beviljat medelbelopp, exklusive indirekta kostnader och lokalkostnader, har sett ut. Som framgår av figur 4 har de direkta bidragen ökat inom alla ämnesområden, om vi jämför med 2008, och inom alla utom U om vi jämför med 2009. 16 U hade dock en drastisk ökning av genomsnittligt beviljat belopp mellan 2008 och 2009, vilket framgår av figur 4 nedan. 6
Figur 4. Beviljat medelbelopp 2008 2010, beviljade projektbidrag, exklusive indirekta kostnader och lokalkostnader. 1400 1200 1000 800 600 400 HS MH NT U 200 0 2008 2009 2010 Sammanfattning av de viktigaste resultaten: Totalt sett ligger uttaget av indirekta kostnader och lokalkostnader på samma nivå som ett påslag motsvarande 35 % (dvs samma påslagsnivå som i den tidigare överenskommelsen med SUHF); Det varierar dock mellan ämnesområden och lärosäten; Bidraget som går direkt till forskning har inte minskat 2010 (sett till medelbidragets storlek); Bara hälften av de utbetalda medlen har förbrukats (de första tre kvartalen) och nästan en femtedel av projekten har förbrukat mindre än 20Tkr. 7
Bilaga Uppföljningsenkäten. 8