Guide för effektiv regional e- utveckling

Guide för effektiv regional e- utveckling Andreas Käll, Knowit, E-utvecklingsrådet i Jönköpings län. andreas.kall@knowit.se

Bakgrund E-utvecklingsrådet i Jönköpings län. Regionalt samarbete kring e-utveckling med samtliga kommuner och landstinget i Jönköpings län. Start under 2012. I samband med uppstarten av samarbetet söktes anslag från Vinnova för att ta fram en guide för regionalt samarbete kring e-utveckling. Guiden togs fram av E-utvecklingsrådet i Jönköpings län tillsammans med Högskolan Jönköping.

Resultatet Guide för effektiv regional E- utveckling Effektiv Regional e-utveckling - en forskningsutblick

Resultatet Guide för effektiv regional E- utveckling Effektiv Regional e-utveckling - en forskningsutblick En guide för kommunal e-utveckling - en bilaga till Guide för effektiv regional e-utveckling Finns att ladda ner på www.eutveckling.org eller via SKL Cesam

Guide för effektiv regional e-utveckling Syfte och målgrupp Guiden ska ge vägledning i viktiga frågor inför eller i samband med samverkan kring regional e-utveckling. Guiden inriktar sig i första hand mot kommuners kärnverksamhet, men många av de metoder och modeller som presenteras är tillämpbara även på andra områden.

Guiden bygger bl a på intervjuer med följande organisationer Landstinget i Jönköpings län Sambruk Cehis VästKom SKL CeSam Regionbildningskommittén i Region Jönköping Värmland CeSam Blekinge evästerbotten Höglandets IT Östsam e-delegationen Regionförbundet Kalmar CeSam Skåne IT-forum i Stockholms län e-utvecklingsrådet i Jönköpings län

Guide för effektiv regional e-utveckling består av fyra delar: 1. Referensram Olika perspektiv på e-utveckling i samverkan Överblick över pågående nationella och regionala initiativ Forskningsutblick 2. Hur kommer man igång med regional samverkan? 3. Fördjupning Juridiska former för samverkan Styrformer, organisering Finansiering 4. Framtidsblick på e-utveckling och framgångsfaktorer På nationell nivå På regional nivå På lokal nivå Framtida forskning

1. Referensram Olika perspektiv på e-utveckling i samverkan Överblick över pågående nationella och regionala initiativ

Med e-utveckling avses: e-utveckling (e-förvaltning) är verksamhetsutveckling i offentlig förvaltning som drar nytta av informationsoch kommunikationsteknik kombinerad med organisatoriska förändringar och nya kompetenser.* * Regeringskanliet e-utveckling = Verksamhetsutveckling med stöd av IT

Vem skall arbeta med e-utveckling? Kultur och fritid Alla verksamheter Arbetsmarknad E-utveckling Samhälls byggnad Kräver stöd Kräver samordning Utbildning Vård och omsorg

Vård & Omsorg Samhällsbyggnad Kultur & Fritid Skola & Lärande Näringsliv & Arbete Demokrati och delaktighet Stödfunktioner Vilka områden bör man arbeta med? Kärn- och stödverksamhet Verksamhetsgemensamma tjänster, informationskanaler, system och plattformar (e-arkiv, e-tjänsteplattformar, Mina Sidor, Kontaktcenters) Stöd & Förutsättningar (Projektmodeller, Stödresurser, IT-infrastruktur etc.) Gemensamma lösningar ligger till grund för utveckling av kärnverksamheten Stöd och förutsättningar för e-utveckling

Exempel på frågor? Skola och Lärande Bättre pedagogik med nya pedagogiska program Elevdatorer Utnyttja nya möjligheter, ex. distansutbildningar Effektivare skoladministration E-tjänster riktade till anhöriga Stödfunktioner (IT-Drift, Lön, Inköp etc.) Kostnadseffektiv drift & förvaltning Delade servicecenters Bra intern service med hjälp av digital teknik

Vård & Omsorg Samhällsbyggnad Kultur & Fritid Skola & Lärande Näringsliv & Arbete Demokrati och delaktighet Stödfunktioner Vilka områden bör man arbeta med? Kärn- och stödverksamhet Verksamhetsgemensamma tjänster, informationskanaler, system och plattformar (e-arkiv, e-tjänsteplattformar, Mina Sidor, Kontaktcenters) Stöd & Förutsättningar (Projektmodeller, Stödresurser, IT-infrastruktur etc.) Gemensamma lösningar ligger till grund för utveckling av kärnverksamheten Stöd och förutsättningar för e-utveckling

Vård & Omsorg Samhällsbyggnad Kultur & Fritid Skola & Lärande Näringsliv & Arbete Demokrati och delaktighet Stödfunktioner Vilka aktiviteter? Regional, Kommunal och Verksamhetsnivå Styrning och Ledning Samordning Mål och strategier Prioritering av Finansiering initiativ Styrning & Uppföljning Samordning Kärn- och stödverksamhet Teknik- och verksamhetsutvecklingsprojekt Förstudier/analyser Processutveckling Utbildning Kravställning Avrop/Upphandling Installation/anpassning Verksamhetsgemensamma tjänster, Gemensamma lösningar ligger till informationskanaler, system och plattformar grund för utveckling av (e-arkiv, e-tjänsteplattformar, Mina Sidor, Kontaktcenters) kärnverksamheten Kontinuerlig vidareutveckling Förvaltning, drift. Stöd och förutsättningar för e- Stöd & Förutsättningar Lärande utveckling (Projektmodeller, Stödresurser, IT-infrastruktur etc.)

Samarbetet kan ske på olika nivåer Sambruks samtrappa Samverkan Samarbete Samgående Gemensam utveckling Operativt samarbete i en gemensam organisation Samtal Samförstånd Gemensamma mål eller vägledningar Erfarenhetsutbyte

1. Referensram Olika perspektiv på e-utveckling i samverkan Överblick över pågående nationella och regionala initiativ

Hur ser dagens regionala samarbeten kring e-utveckling ut?

Var sker det regionala samarbetet i e-utvecklingsfrågor? Regional nivå Landsting Regionförbund (el. Läns KF) Länsstyrelse Näringsliv Näringsliv Högskola Näringsliv Högskola Organisationer Högskola Organisationer Organisationer Etc. Etc. Etc. Delregional nivå / Kluster

Var sker det regionala samarbetet i e-utvecklingsfrågor? Regional nivå Regionkommun Länsstyrelse Näringsliv Näringsliv Högskola Näringsliv Högskola Organisationer Högskola Organisationer Organisationer Etc. Etc. Etc. KF Delregional nivå / Kluster

Var sker det regionala samarbetet i e-utvecklingsfrågor? Regional nivå Landsting Regionförbund (el. läns KF) Länsstyrelse Näringsliv Näringsliv Högskola Näringsliv Högskola Organisationer Högskola Organisationer Organisationer Etc. Etc. Etc. Bredare samverkan i regionsfrågor Samverkan av kärnverksamhet Delregional nivå / Kluster Få enskilda kommuner i operativ samverkan

Två exempel på samarbeten inom e-utveckling mellan kommuner

Gemensam servicenämnd i Värmland Samtliga kommuner i Värmland, ej landstinget Samarbete kring: Viss inköp och förvaltning av IT-system, ex. bibliotekssystem Utveckling och förvaltning av E-tjänster Infrastrukturfrågor Karlstad är värdkommun Har tre personer anställda (under IT-enheten i Karlstad) som arbetar för samtliga medlemmar.

Västkom är en ideell förening med politisk styrning, vars uppgift är att på regional nivå företräda och samordna kommunernas intressen. Medlemmarna utgörs av de 4 Kommunalförbunden i Västra Götaland som tillsammans representerar 49 kommuner.

Verksamhetsutveckling med stöd av IT i Västkom Samarbete kring ehälsofrågor och ehälsoprojekt där VästKom representerar alla kommuner i frågor med/mot Västra Götalandsregionen. Omvärldsbevakning, kommunikation och samverkan med nationella organisationer där VästKom kan företräda hela regionens kommuner Övriga frågor som är av intresse för samtliga kommuner Västkom har en anställd IT-samordnare

Två exempel på samarbeten inom e-utveckling mellan kommuner

Olika regioner - Olika förutsättningar Antalet kommuner Blekinge 5 kommuner Västra Götaland 49 kommuner Sammansättning av kommuner inom regionen Värmlands län, med 1 stor kommun och 15 små som inte hade kommit igång med e- utveckling. Västerbottens län, med 2 stora kommuner och 3 existerande delregionala samarbeten. Geografiska och demografiska förutsättningar Tätbefolkade storstadsregioner med flera stora kommuner och nationellt sett stora befolkningsmängder. Mycket glesbefolkade norrlänska regioner med stora avstånd Tekniska förutsättningar Samma teknikplattformar och system? Historik och tradition av samarbeten

Påverkan från nationella initiativ

Några initiativ inom digitalisering och e-utveckling Hur hänger allt ihop? Hur påverkas vi regionalt och lokalt?

Samtliga regioner och landsting SKL Socialstyreslen, vårdföretagarna, Vårdföretagarna, famna Famna famna Socialdepartementet Näringsdepartementet Olika Olika departement departement CeSam Strategi för esamhället (2012) Handlingsplan för e-samhället 2013-2015 CeHis CeHis handlingsplan 2013-2018 (2012) Komunal ehälsa Nationell ehälsa (2010) PTS Bredbandsstrategi för Sverige (2009) En digital agenda för Sverige (2011) Strategi för en digitalt samverkande statsförvaltning (2012) Digitaliseringskommissionen Bredbandsforum E-delegationen Vinnova E-leg. nämnden Olika strategier kring Olika strategier kring digitalisering och IT digitalisering och IT för olika områden för olika områden (ex. miljö, kultur) (ex. miljö, kultur) Strategier Vägledningar E-tjänster Ramavtal Mål & Strategier Mjuk infrastruktur Vägledningar Nationella system & tjänster Stimulansmedel Mål & Strategier Vägledningar Stödmedel FFF Mål & Strategier Signatärsskap ReDA Vägledningar E-tjänster mm. Påverkan på det regionala samarbetet Skola Näringsliv och arbete Samhällsbyggnad, Transport och Miljö Kultur och fritid Demokrati och delaktighet Vård och Omsorg Bredband Bl.a. Digitalt Innanförskap, Jämställdhet, Skola och undervisning, Digital kompetens, Entreprenörskap och företagsutveckling Ur kommunalt perspektiv: Öppna data Gemensamma digitala tjänster Informationssäkerhet Fokusområden

EU nivå Europa 2020 Digital Agenda för Europa Strategidokument på Nationell nivå Bredbandsstrategi för Sverige (2009) En digital agenda för Sverige (2011) Strategi för esamhället (2012) Nationell ehälsa (2010) Regionala initiativ till samarbete Regionala forum, ex. Läns-IT-råd Rus Samtal Regionala Digital Agendor Samförstånd Inköpssamverkan Driftssamverkan i bl.a. Driftsförbund Samverkan för gemensam e-utveckling Regionalt E-hälsa Samarbete Samarbete kring infrastrukturfrågor Samverkan Samgående Få enskilda kommuner i operativ samverkan Samverkan av kärnverksamhet (samtliga kommuner & landsting i regionen) Bredare samverkan i regionsfrågor (LS, Högskola, Org, Bolag)

Summering Det finns många olika typer av regional samverkan kring e- utvecklingsfrågor. Olika frågor som står i centrum Olika aktörer deltar i samverkan Olika förutsättningar gör att samverkan inom olika regioner blir på olika nivåer och att samverkan i praktiken sker kring olika saker Det finns flera nationella initiativ som påverkar de regionala initiativen Svårt att få överblick Samordning av olika initiativ är viktigt.

2. Hur kommer man igång med regional samverkan?

Samverkansprocessen Identifiera behov av samverkan Beskriva och Bedöma Etablera samverkan Genomföra samverkan Förändringsledning Generell process Svår att vara konkret så att det passar alla typer av samverkan

Hur formas samverkansidén? Nationella initiativ Regional Digital Agenda Existerade Regional samverkan Hur dra nytta av existerande regional samverkan? Hur skall vi svara upp emot och dra nytta av Nationella initiativ? Samverkansidé Vad finns för lokalt behov av samverkan? Vad finns för alternativ? Hur har andra gjort? Goda Exempel Vägledingar De De olika och parternas behov och förslag

Hur kan det gå till konkret? Det är lättare att samverka om: Nya lösningar/områden Färre inlåsningar Naturligt regionala frågor Områden där det finns stimulansmedel eller nationella initiativ att dra nytta av. Utgå från nationella initiativ och handlingsplaner för att kunna dra nytta av det stöd som ges. SKL presenterade i sin handlingsplan* 32 initiativ inom 6 programområden * Digitala vägen till morgondagens välfärd HANDLINGSPLAN FÖR E-SAMHÄLLET 2013 2015

Initiativen är av typen: Nationella tjänster Kravställning och ramavtalsupphandling av vissa kritiska system Vägledning för olika områden Etc.

Hur skall vi svara upp emot och dra nytta av Nationella initiativ? Vad levererar den nationella nivån och vad behöver vi hantera lokalt och regionalt? När förväntas man agera på regional/lokal nivå?

Identifiera behov av samverkan Nationella initiativ Regional Digital Agenda Existerade Regional samverkan Räcker den existerande regionala samverkan? Hur skall vi svara upp emot och dra nytta av Nationella initiativ? Samverkansidé Vad finns för lokalt behov av samverkan? Vad finns för alternativ? Hur har andra gjort? Goda Exempel Vägledningar De De olika och parternas behov och förslag

Vad finns för lokalt behov av samverkan? Vad sker lokalt (kommunalt) inom de olika fokusområdena? Vem arbetar med dessa frågor lokalt och behöver involveras i samverkansprocessen? Vad finns för behov av samverkan? Som vi inte klarar själva? Där vi kan bli mer kostnadseffektiva tillsammans? Där vi kan snabba på takten om vi är fler? Där det är realistiskt att lyckas?

Existerande Regional Samverkan Kan dagens samverkansinitiativ täcka de behov som finns? Finns behov av förändringar? Finns behov av delregional samverkan för vissa kommuner? Tydlighet om vad den regionala nivån kan genomföra. Och vad det regionala nivån inte genomför.

Nivå Nationell leverans Regional leverans Lokalt eller delregionalt E-arkiv Ramavtal leverantörer, Vägledning, Q3-Q4 2013 Utbildning, Nätverksträffar, Expertresurser Avrop, Införande, Drift och förvaltning.

4. Framtidsblick på e-utveckling och framgångsfaktorer.

Framgångsfaktorer Nationellt Fortsatt ökad nationell kraftsamling Gemensamma initiativ som alla kan dra nytta av. Incitament, ex. finansieringsmodeller Översyn av regelverk för att främja interkommunal samverkan.

Framgångsfaktorer, forts På regional nivå Ökat verksamhetsfokus. E-utveckling bör styras av verksamheten. Synkronisera regionala projekt mot pågående nationella initiativ Börja samverka där det är lättast att skapa resultat Tydligare politisk agenda

Verksamhet inom E-utveckling Vård & Omsorg Samhällsbyggnad Kultur & Fritid Skola & Lärande Näringsliv & Arbete Demokrati och delaktighet Generisk bild över hur olika styr- eller beredningsgrupper skulle kunna vara med och påverka olika områden inom e-utveckling. Politisk Styrning Överordnad Styrgrupp Styrgrupp Vård och omsorg Styrgrupp Samhällsbyggnad Styrgrupp Skola & Lärande Styrgrupp Arbetsmarknad Verksamhetsgemensamma tjänster, system och plattformar Strukturella förutsättningar IT-styrgrupp

Framgångsfaktorer, forts På lokal nivå Ökat verksamhetsutvecklingsengagemang Synkronisera de lokala e-strategierna mot de regionala digitala agendorna Sök möjligheter till samverkan på olika nivåer

Finns att ladda ner på www eutveckling org