Styrelsen för forskarutbildning 1 (9) Protokoll 2013:3 Sammanträde 2013-04-09 NÄRVARANDE Lärarrepresentanter (med rösträtt) Doktorandrepresentanter (med rösträtt) Fackliga representanter (med närvaro- och yttranderätt) Centrala studierektorer Tjänstemän FRÅNVARANDE Adjungerade Anders Gustafsson, dekanus, ordf. Marianne Schultzberg, prodekanus, vice ordf. Lars Alfredsson Kristina Broliden Robert Harris Lena von Koch Lennart Nilsson Arash Hellysaz Håkan Nero Arnika Wagner Linda Barman Nasrin Bavand-Chobot, OFR Biborka Bereczky-Veress, SACO Michael Fored, central studierektor Johanna Zilliacus, central studierektor Ingeborg van der Ploeg, koordinator för forskarutbildning Reet Joandi, avdelningschef SIR Henrik Lundström, controller SIR Marie-Louice Isaksson, avdelningschef UFS Maya Petrén, handläggare SIR (t.o.m. 11 + 20) John Steen, doktorandombudsman Karin Vågstrand, handläggare i styrelsen, SIR Jesper Lagergren, Styrelsen för forskning Jan Ygge, prodekanus Styrelsen för utbildning Förkortningar CSTP FS FUS KID-medel NFV QUAFUS SIR UFS US VR Clinical Scientist Training Programme (fakultetsmedel för doktorande i grundutbildning) Styrelsen för forskning Styrelsen för forskarutbildning Styrelsens fakultetsmedel för delfinansiering av ny doktorand Nationella forskarskolan i vårdvetenskap Arbetsgrupp för kvalitet och utvärdering inom forskarutbildningen Avdelningen för styrelsestöd och internationella relationer, Universitetsförvaltningen Avdelningen för utbildnings- och forskarutbildningsstöd, Universitetsförvaltningen Styrelsen för utbildning Vetenskapsrådet
KAROLINSKA INSTITUTET Protokoll 2013:3 2 (9) 1 Justeringsperson Förslag: Lennart Nilsson Lennart Nilsson utsågs att tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll. 2 Godkännande av föredragningslistan Föredragningslistan godkändes. 3 Välkommen till FUS Marie-Louice Isaksson, chef för Avdelningen för utbildnings- och forskarutbildningsstöd (UFS), presenteras. Anders Gustafsson välkomnade Marie-Louice till styrelsen. 4 Föregående protokoll Protokoll 2013:2 från styrelsemöte 2013-03-07 Till handlingarna 5 Anmälningsärenden Till handlingarna A. Rapport resultat Exit poll 2008-2012, (dnr 3-276/2013) B. Protokoll från Styrelsen för utbildning, 2013-03-14: http://internwebben.ki.se/sv/protokoll-us C. Protokoll från Styrelsen för forskning, 2013-03-06: http://internwebben.ki.se/sv/protokoll-fs 6 Anmälan av dekanusbeslut Till handlingarna 2013:13 Medel till fo.skolan i odontologi 2013:14 Medel till administration för NFV 2013:15 Institutionskompensation för aktivitet i studentorganisation 2013:16 Ny sammansättning av Styrgruppen för fo.skolan i epidemiologi
KAROLINSKA INSTITUTET Protokoll 2013:3 3 (9) 7 Ny utlysning Nationella Forskarskolan i Vårdvetenskap (NFV) (Dnr 3-1045/2013) Beslut ska tas angående ny utlysning för NFV med start höstterminen 2014. Detaljerna presenteras i bilagt underlag. Handlingar: Förslag till beslut inklusive bilagor från styrgruppen. Föredragande: Lena von Koch, studierektor Lena von Koch hänvisade till presentationen av forskarskolan vid förra mötet, och underströk vikten av att vi forskarutbildar blivande lärare till KIs utbildningar. Håkan Nero och Lena von Koch anmälde jäv och lämnade rummet. Diskussion fördes om det ska göras en förnyad satsning på NFV och också i så fall hur många platser som ska finansieras. I beslutsunderlaget föreslås att 20 doktorander antas till forskarskolan. Detta skulle innebära en ökning med fem platser sedan förra utlysningen. Beslutas -att utlysa 15 studieplatser inom ramen för nuvarande forskarskola i vårdvetenskap med planerad start den 1 september 2014 och med ersättning motsvarande KID-medel i 4 år, - att ersättning till forskarskolan för kurser och andra doktorandaktiviteter samt administration blir densamma som för tidigare forskarskolor, - att bedömningskriterier från utlysning av forskarskola 2012 skall användas vid kommande utlysning, - att rekrytering av presumtiva doktorander skall ske i öppen konkurrens, - att utlysningen i övrigt skall ske i enlighet med bifogade dokument Förslag till utformning av ny utlysning av studieplatser inom ramen för nuvarande Nationell forskarskola i vårdvetenskap NFV. Omedelbar justering. Delges: NFV 8 Återrapportering Kurskommittén Årlig återrapportering från Kurskommittén Handlingar: -Rapport från Kurskommittén Ingeborg van der Ploeg, avgående ordförande i Kurskommittén rapporterade från kommittén arbete. Kurskommittén har beviljat 9.7 miljoner till forskarutbildningskurser (utanför programmen). Det är 0.7 miljoner mer än budgeterat men då alla kurser inte förväntas genomföras bedöms att budget och
KAROLINSKA INSTITUTET Protokoll 2013:3 4 (9) -Sökandestatistik för kurser VT 2013 (kurser med central antagning) -Sökandestatistik för kurser VT 2013 (övriga kurser) Föredragande: Ingeborg van der Ploeg, Kurskommittén utfall kommer att balansera. Trenden går mot allt fler kurstillfällen, framför allt de kurser som beviljas av kurskommittén. Alltfler kursgivare lägger nu upp en länk i kurskatalogen till resultat från tidigare kursutvärderingar, vilket innebär att KI nu bättre följer högskoleförordningen. I höstens katalog har 70% av de kurser som getts tidigare en länk. Tidigare har styrelsen uppdragit åt kurskommittén att utreda möjligheter att införa sammanhängande block för allmänvetenskapliga kurser. Ingeborg rapporterade att de administrativa svårigheterna skulle bli alltför stora, men Styrelsen underströk att detta är så pass viktigt att man vill att kurskommittén fortsätter att utreda möjligheterna för blockkurser. 9 Riktlinjer för medel till kurser (Dnr 3-1060/2013) Kurskommittén har utarbetat riktlinjer kring vilka kriterier som ska gälla vid beviljande av medel då detta tidigare har saknats. Förslag på beslut: att riktlinjerna fastställs. Handlingar: Förslag från Kurskommittén på riktlinjer för beviljande av kursmedel Föredragande: Ingeborg van der Ploeg, Kurskommittén Det finns en tendens att allt fler beviljas medel av kurskommittén trots en önskan från FUS att de icke allmänvetensakliga kurserna ska ges inom programmens ramar. Kurskommittén har arbetat fram riktlinjer för att fördelning av kursmedel ska bli mer genomtänkt och tydligt. Förslaget diskuterades, framför allt kriterium 4 som gäller tilldelning av medel till övriga kurser (dvs. ej allmänvetenskapliga, obligatoriska eller rör statistikmetodik). Styrelsen förordade följande skrivning: 4. Kurser som inte kan ingå i ett eller flera av KIs program på forskarnivå men som uppfyller följande kriterier: a) Det finns ett doktorandunderlag på KI för kursen. b) Kursen är av betydelse för doktorander från ett flertal forskargrupper. Att kriterierna 4 a-b uppfylls ska kunna styrkas/motiveras. Beslutas enligt förslag med ovanstående ändring. Delges: Kurskommittén genom handläggare Anna Gustafsson
KAROLINSKA INSTITUTET Protokoll 2013:3 5 (9) 10 Ny ordförande i Kurskommittén Förslag på beslut: Att utse Lena von Koch till ordförande i Kurskommittén fr.o.m. 2013-04-15 fram till Kurskommitténs nuvarande mandatperiods slut (2015-06- 30). Beslutas enligt förslag. Delges: Kurskommittén genom handläggare Anna Gustafsson 11 Rapportering Doktorandombudsmannen Doktorandombudsmannen gör sin terminsrapportering samt presenterar en större sammanställning över ärendena från flera år. Handlingar: - Doktorandombudsmannens rapport gällande HT 2012 -Sammanställning av statistik (ej färdigställd då kallelsen gick ut) Föredragande: John Steen, doktorandombudsman John Steen berättade att de flesta ärenden rör handledarproblematik (70-75% av ärendena). Oftast handlar det om handledare som inte finns tillgängliga eller generella samarbetsproblem. Några få enstaka fall handlar om regelrätta trakasserier. Sedan 2009, då John påbörjade sitt uppdrag, har ett tydligt skifte skett vad gäller skuggdoktorander. De väldigt allvarliga fallen av utnyttjande och dåliga förhållande syns inte längre hos doktorandombudsmannen. Ärenden som har ökar de senaste åren rör finansiering. Generellt verkar doktorandombudsmannen få alltfler ärenden, något som förhoppningsvis inte beror på att fler doktorander far illa utan att anmälningstendensen ökat. Dekanus tackade John för att han gör ett viktigt och angeläget arbete. 12 Uppdragsbeskrivning projektgrupp för institutionsbesök Beslut om institutionsbesök togs av FUS 2012-11-07, men något formellt uppdrag har inte fastställts. Handlingar: Förslag på uppdragsbeskrivning, dnr 1-238/2013 Föredragande: Marianne Schultzberg Uppdraget till projektgruppen är att planera och genomföra institutionsbesök, att ge återkoppling till institutionerna samt att ta fram förslag till förebyggande åtgärder. Planering och genomförande kommer att ske under april-juni, och augusti, 2013. Återrapportering i FUS planeras till september. Uppföljning av besöken genomförs utanför detta projekt. Beslutas att fastställa uppdragsbeskrivning enligt förslag. Delges: projektgruppen genom handläggare Silja Marit Zetterqvist
KAROLINSKA INSTITUTET Protokoll 2013:3 6 (9) 13 Tilldelning av medel inom CSTP (Dnr 7065/12-225) Handlingar: Beslutsunderlag från CSTP styrgrupp Denna termin har 22 studenter sökt till CSTP; 18 läkare, 2 tandläkare och 2 psykologer; 14 män och 8 kvinnor. Styrgruppen föreslår tilldelning av medel till de åtta med högst bedömningspoäng samt att utse de två därefter till reserver. Av dessa är sju läkare och en tandläkare, 37.5% är kvinnor. Styrelsen rekommenderar styrgruppen att i fortsättningen dels inte ha telefonmöten då beslut om tilldelning fattas, speciellt inte om inte alla ledamöter kan delta, och dels att det i beslutsunderlaget inte bör framgå vilken bedömare som gett vilken poäng. Marianne Schultzberg anmälde jäv och lämnade rummet under beslutet. Beslutas enligt förslag. (Omedelbar justering) Delges: Styrgruppen för CSTP genom handläggare Maria Schale Sjöström 14 Utlysning CSTP Handlingar: Förslag på annons En omfattande diskussion fördes kring CSTP och framför allt om det istället för att det är studenten som söker finansiering borde vara handledaren med sitt projekt som söker och bedöms. Därefter rekryteras den blivande doktoranden i öppen konkurrens. Fördelen skulle vara att styrelsens strävan och tilldelade uppgift från Konsistoriet att samtliga doktorande på KI rekryteras i konkurrens bättre skulle mötas. Vilka konsekvenser en sådan förändring skulle få behöver ses över innan beslut tas. En annan aspekt är att ansökan om CSTP även bör innehålla ett godkännande från institutionen, för att styrka att det finns förutsättningar för en god forskarutbildning. Detta är ett krav för att söka KIDmedel och det är rimligt att det omfattar alla ansökningar om fakultetsmedel. Beslut om utlysning av CSTP inför HT 2013 bordlades till nästa sammanträde. Delges: Styrgruppen för CSTP
KAROLINSKA INSTITUTET Protokoll 2013:3 7 (9) 15 Uppföljning Verksamhetsplan Diskussionspunkt Genomgång av verksamhetsplanen för 2013. Vad är gjort och vad är kvar att genomföra? Handlingar -VP 2013 -Aktivitetsplan 2013 Styrelsens aktivitetsplan för 2013 gicks igenom. Det konstateras att flera åtgärdspunkter redan var avklarade, men att det var bra att få en påminnelse om åtgärder som ännu inte har påbörjats. Två nya åtgärder identifierades som borde ingå i verksamhetsplanen för 2013, nämligen: -att under mål 6 (hållbar utveckling) lägga till att utveckla fler webb-kurser. -att under mål 7 (förbättra doktorandernas arbetsmiljö) lägga till att genomföra en studie av de som hoppat av forskarutbildning. 16 Återrapportering - Styrelsen för utbildning och Styrelsen för forskning Lägesrapport från det pågående arbetet i de andra två verksamhetsstyrelserna. a) Styrelsen för utbildning Föredragande: Marianne Schultzberg / Reet Joandi b) Styrelsen för forskning Föredragande: Anders Gustafsson / Reet Joandi a) US: Deadline för nominering till det pedagogiska priset (som nu även inkluderar forskarutbildning) är den 15 maj. En Code of Conduct för studenter har tagits fram och ska skickas på remiss. b) FS beslutade att även fortsatt finansiera KIs medlemskap i open access-företaget BMC. Därutöver presenterades ett förslag att utöka satsningen genom att stödja publicering i andra open access-tidskrifter, vilket styrelsen i dagsläget inte gick vidare med. Vid sammanträdet diskuterades också försöksdjursorganisationen och inrättandet av ett Lokalt djurskyddsorgan (LDO). Styrelsen diskuterade även ett förslag till att bilda en arbetsgrupp för långtidsbudget och principer för strategiska prioriteringar 17 Presentation från doktorandsektionen Föredragande: FUS doktorandrepresentanter Arash Hellysaz presenterade doktorandsektionen och de frågor som sektionen vill arbeta för. Bland det som räknades upp fanns: -Maxgräns för antal doktorander per handledare. -Mer fokus på forskning (doktorand är ej en labb-ass) -Den akademiska miljön bör förbättras, t.ex. med posterväggar där aktuell forskning syns. -Forskarutbildningen bör harmoniseras mellan institutionerna, t.ex. med avseende på praxis kring assistenttjänst och tillgodoräknande av kurser. -Klarare regler kring traktamenten för doktorander. Dessutom framförde man att post-docs inte ska betraktas som studenter.
KAROLINSKA INSTITUTET Protokoll 2013:3 8 (9) 18 QUAFUS Diskussionspunkt En diskussion kring QUAFUS roll och arbetsuppgifter. Bob Harris, ordförande i QUAFUS, tycker att QUAFUS har en viktig roll som tankesmedja. De andra styrelseledamöterna som sitter med i QUAFUS tyckte också att det är meningsfullt, men under förutsättning att det finns ett tydligt uppdrag. Anders föreslog att QUAFUS kan ta fram diskussionsunderlag till FUS strategidagar, t.ex. till den 20-21/8. 19 Antagning till Nationella kliniska forskarskolan i odontologi (dnr 7821/2012-532) Den nyinrättade nationella kliniska forskarskolan i odontologi har haft sin första utlysning. Beslut ska tas om antagning av doktorander till forskarskolan. Handlingar: Styrgruppens förslag till beslut inklusive bilagor. Föredragande: Álfheiður Ástvaldsdóttir, studierektor samt Lena Lewin, central samordnare för forskarskolorna Álfheiður Ástvaldsdóttir, en av tre studierektorer i den VR-finansierade forskarskolan, presenterade beslutsunderlaget. 45 ansökningar har kommit in, varav 30 kvinnor och 15 män, tre tandhygienister och resten tandläkare. Det finns sökande från Stockholm, Uppsala, Malmö, Umeå, Göteborg och Örebro. Snittåldern är 39 år. Skolan har medel till 20 platser men föreslår att 26 antas för att täcka upp för avhopp. Av dessa 26 är en tandhygienist. Flera av de som föreslås bli antagna är redan antagna till forskarutbildning på något universitet och de övriga anses ha stora chanser att bli antagna inom 6 månader. Många är kliniskt verksamma och projekten är väl spridda över olika ämnesområden. Beslutas enligt förslag. Omedelbar justering. Delges: Nat. kliniska fo.skolan i odontologi 20 Tilläggsbeslut, regelrevidering Några förtydliganden och mindre tillägg behöver göras till det beslut om regelrevidering som togs vid förra mötet. Handlingar: läggs ut senare eller delas ut på mötet Föredragande: Marianne Schultzberg, Maya Petrén Efter diskussioner kring formuleringen av punkt 7.2.2, begränsning av översiktsartiklar i avhandlingar, enades styrelsen om att stödja förslaget. Beslutas enligt förslag. Det uppmärksammades att det inte längre finns en skrivelse i högskoleförordningen om ordförande vid betygsnämndens möte efter disputationen och att ett tillägg därför bör göras i regeldokumentet.
KAROLINSKA INSTITUTET Protokoll 2013:3 9 (9) Beslutas att under sektion 7.2.10 i reglerna lägga till att betygsnämnden vid mötet efter disputation utser ordförande inom sig. 21 Styrelsegemensamt internat 20-21 augusti Föredragande: Karin Vågstrand Karin informerade om ett styrelsegemensamt internat lunch till lunch den 20-21 augusti. Tanken med internatet är både att kunna diskutera frågor som rör alla tre styrelserna, men också att varje styrelse har egna program. Det förslogs att bjuda in en intressant key note speaker som introduktion till FUS diskussioner. 22 Nyinsatt ärende: Begränsning av att kunna söka flera fakultetsmedel samma år Bob Harris tog upp att det bör införas en begränsning så att inte samma handledare kan söka fakultetsmedel från flera olika finansieringsprogram (KID, CSTP, NFV) samma år. Idag finns en karenstid inom respektive program men inte mellan finansieringsformerna. Övriga ledamöter höll med Bob och styrelsen vill gärna se ett förslag på beslut till nästa sammanträde. Vid protokollet Karin Vågstrand Justeras Justeras Anders Gustafsson, ordförande Lennart Nilsson