Sammanställning av remissvar delprojektdirektiv Synpunkter på generella skrivningar i delprojektdirektiven Överlag mycket ambitiösa planer, men vi behöver nog ha ett pragmatiskt förhållningssätt till detta. Tidsaspekten måste beaktas i alla delar så att den övergripande processen ges rimliga förutsättningar och inte hindras av alla delprojekt. Vi har också en verksamhet som måste fungera under detta arbete. Svårt att bedöma om något saknas eftersom det är lätt att missa skogen för alla träden. GF I direktiven står det Delprojektet ska under arbetet kontinuerligt identifiera eventuella arbetsmiljörisker för individ, grupp och organisatorisk nivå. Dessa ska redovisas som en del av delprojektets resultat. Har förtydligat i delprojektdirektiven. Utifrån AFS 2001:1 8 ska arbetsgivaren regelbundet undersöka arbetsförhållandena och bedöma riskerna för att någon kan komma att drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet (något som inte har med implementeringsprojekt att göra utan ska ske i den dagliga verksamheten inom ramen för det systematiska arbetsmiljöarbetet). När ändringar i verksamheten planeras ska arbetsgivaren bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas. Riskbedömning ska vara skriftlig. Det är alltså bara när delprojektens arbete innebär konkreta förändringar som en riskbedömning, enligt ovanstående AFS, behöver göras innan formellt beslut behöver fattas. Det kanske är viktigare att betona att samtliga delprojekt identifierar risker med projektet i ett inledande skede istället. Kan ju även ta med en skrivning om vad som gäller vid förändringar utifrån arbetsmiljöperspektivet också.
Det måste framgå att det är delprojektledaren som äger aktivitetsplanen och dess ändringar så länge målen för projektet uppnås. Det måste finnas en viss flexibilitet i delprojektens uppdrag för att kunna hantera frågan om tydlighet om vad som sker i delprojekt och vad som sker i "linjen". Studentkåren Det lyfts fram medarbetardelaktighet och transparens, men saknas en transparens och uppmuntran till delaktighet för studenterna. THS Här finns en avsaknad av att ta utgångspunkt i eller kommunicera vikten av den erfarenhet och forskning som pågår vid lärosätet gällande organisation/utbildning för att på ett optimalt sätt utveckla den nya organisationen. Konsolidering av den kompetens som finns bör kommuniceras tydligare och inte enkom läggas på individnivå genom urval av deltagare i delprojekten. Målen och resultat framgår. Har förtydligat i delprojektdirektiven. Har lagt till studentmedverkan i skrivningen om detta. Specifika synpunkter på delprojektdirektivet för Arbetsmiljö Tveksamma till behovsinventering genom enkät pga tidsaspekt. GF Vi önskar att punkterna för delprojektet resultat ska vara följande: Revidera/anpassa rutinerna för systematiskt arbetsmiljöarbete. Behovsinventering av utbildnings- och stödinsatser inom arbetsmiljöområdet i Enkät är ett exempel på hur behov kan fångas in. Arbetsgruppen får avgöra vilka sätt att fånga behov som är lämpliga att använda sig av och då ska hänsyn tas till tidsaspekten. Har ändrat i delprojektdirektivet.
samverkan med delprojektet för utbildnings- och stödinsatser för chefer. Plan för utbildnings- och stödinsatser utifrån behovsinventering. Presentera genomförda utbildnings- och stödinsatser Genomföra psykosocial skyddsrond i nuvarande organisation. I samverkan med hälsoinspiratörerna ta fram förslag och genomföra hälsofrämjande aktiviteter under 2014. PED Rutiner för både fysiskt- och psykosocialt systematiskt arbetsmiljöarbete. Jag anser att vi på HB ofta tappar de psykosociala aspekterna till förmån för de fysiska. Dessa är minst lika viktiga och måste därför lyftas fram tydligare. Chefer måste även få verktyg i hur man identifierar/mäter (t.ex. genom sk. "psykosocial mätsticka")/hanterar brister i den psykosociala arbetsmiljön. Man bör på HB även bygga upp information och rutiner kring det systematiska arbetsmiljöarbetet där det löpande finns både ett informationsmaterial och en handlingsplan inom varje delområde. T.ex.: Information ang. Hot och våld (på hemsidan) + Handlingsplan Hot och våld (på samma hemsida), Information vid nyanställning/introduktion (på hemsidan) + Handlingsplan vid nyanställning/introduktion (på samma hemsida), Information ang. Sjukfrånvaro/rehabilitering (--) + Handlingsplan vid sjukfrånvaro/rehabilitering (--), Information ang. Kränkande särbehandling /trakasserier (--) + Handlingsplan...(--). Fler områden att beakta kan vara t.ex. Alkohol/droger, Olycka i arbetet, Krishantering, I händelse av brand osv. Den information och de handlingsplaner som finns idag är inte samlade, är alldeles för spretiga och det finns inte alltid direkta kopplingar (dvs. ibland finns det info men ingen handlingsplan, alternativt handlingsplan men ingen info)! Systematiskt arbetsmiljöarbete är en vedertagen term som omfattar både det fysiska och psykosociala arbetsmiljöarbetet. Detta regleraras av Arbetsmiljöverket. Denna fråga hanteras inte inom ramen för implementeringsprojektet utan är del av kommande verksamhetsutveckling i den nya organisationen. Se över och renodla befintliga rutiner/handlingsplaner inom arbetsmiljöområdet och göra dessa "användarvänliga". Dvs. enligt principen "Enkelt att hitta - enkelt att använda".
Se över brandskyddsarbetet vid HB och skapa gemensamma rutiner på området. Vad ska göras och vad ska inte göras på HB (skyldigheter/lagkrav osv)? Är t.ex. samtliga HBs utrymningsplaner uppdaterade och uppsatta? Finns det rutiner även för ett systematiskt brandskyddsarbete, som bevakas och hanteras löpande? THS Behovsinventeringen av stödinsatser bör utvecklas med intervjuer då det är svårt att exemplifiera stödet i formen/metod enkät och relationen till medarbetares arbetsmiljö vid HB. Kultur och erkännande till olika grupper bör identifieras. Utbildningsinsatser för att öka medarbetares komptenser i att arbeta vid Högskolan i Borås inom den nya organisationen bör tydliggöras. En karta och kompass för att kunna navigera sig i den nya terräng som beskrivs och du som medarbetare förväntas utveckla. Frågan blir vilka behov/strategier som kommer att styra denna inventering. Denna fråga hanteras inte inom ramen för implementeringsprojektet utan är del av kommande verksamhetsutveckling i den nya organisationen. Lämnar synpunkterna som input till delprojektledaren. Specifika synpunkter på delprojektdirektivet för Arkivering Specifika synpunkter på delprojektdirektivet för Avtal
Specifika synpunkter på delprojektdirektivet för Bemanning Bör inte starta innan akademichefer är tillsatta. GF Vi vill komplettera med två punkter till levererat resultat: 1. Förslag till nya innehållsmässiga uppdrag. Det innebär att parentesen på punkten Förslag till nya innehållsmässiga gemensamma titlar kan tas bort. 2. Förslag till kompetensinventering av befintligt Verksamhetsstöd. Vi tror i övrigt att det kommer många synpunkter varför vi väljer att inte kommenterar det övriga resultat som delprojektet ska leverera. Vi föreslår att stycket inleds med: Delprojektet ska i nära samverkan med linjen (akademichefer och förvaltningschef) leverera följande resultat: PED Övervaka/lämna direktiv kring formerna för sammanslagning av de lokalt placerade verksamhetsstöden (fysiska personer/bemanningen) som skall ingå i respektive akademi. Då det idag finns totalt olika åsikter om lämpligast vägar att välja för att nå målet kan detta, utan särskild styrning eller särskilda direktiv, riskera att leda till att det lokalt placerade akademistödet formeras med mycket olika resultat, olika kvalitet, utan samsyn samt utan hänsyn till de enskilda individer som där idag ingår och dessas väl och ve. Planering av delprojektet kommer att påbörjas innan akademicheferna är tillsatta. Arbetet i delprojektet kommer sedan att bedrivas i nära samverkan med berörda chefer. Har ändrat i delprojektdirektivet. Har lagt till detta i delprojektdirektivet. Detta omfattas av delprojektet för bemanning som ska samordna bemanningsprocessen och ta fram en plan för bemanning. Lämnar synpunkterna som input till delprojektledaren. Dvs. gruppen bör utforma särskilda direktiv kring hur bemanningen/sammanslagningen av befintliga lokala verksamhetsstöd inom de
kommande akademiområdena ska utföras. Detta för att garantera att det ej uppstår en huggsexa om enskilda individer och kompetenser som riskerar att leda till mycket stor oro och ev. arbetsmiljöproblematik med sjukskrivning som följd för flera medarbetare inom det lokalt placerade stödet. Specifika synpunkter på delprojektdirektivet för Ekonomistyrning och redovisning Reviderad resursfördelningsmodell anser vi behöver prioriteras. Specifika synpunkter på delprojektdirektivet för Ledamöter i beslutande och rådgivande organ Studentkåren Det finns risk att den tredje punkten inkräktar på direktivet för delprojektet för Åsa Dryselius är delprojektledare för både delprojektet Styrdokument, om inte någon av grupperna får en tydligare definition vilka dokument Ledamöter i beslutande och rådgivande organ och de ska arbeta med. delprojektet Styrdokument. Åsa bevakar att delprojekten inte dubbelarbetar med samma frågor. Specifika synpunkter på delprojektdirektivet för Lokaler
Specifika synpunkter på delprojektdirektivet för Studenternas rättssäkerhet Specifika synpunkter på delprojektdirektivet för Styrdokument Specifika synpunkter på delprojektdirektivet för Systemanpassningar Svårt att bedöma men här behöver nog prioriteringar göras mellan systemen utifrån vilken vikt de har för verksamheten. PED Se över och behovsanpassa befintliga och ev. kommande IT-system. Hur/vad/vilka blir effekterna ute i verksamheten vid ev. förändringar i eller utveckling av IT-systemen eller inköp av nya? Verksamheternas behov måste vara styrande och inte t.ex. IT-avdelningens! Användarvänlighet måste vara a och o. System som inte är användarvänliga stjäl både onödig tid och resurser. Det ingår i delprojektet att prioritera genomförandet av förändringar i systemen. Delprojektet Systemanpassningar syftar till att anpassa högskolans befintliga system utifrån ny organisation. Utveckling av system ingår i den verksamhetsutveckling som sker kontinuerligt på högskolan.
Specifika synpunkter på delprojektdirektivet för Utbildnings- och stödinsatser för chefer OK men delar av detta borde redan påbörjats! GF Ta bort punkten Tydlig och dokumenterad ansvarsfördelning mellan nuvarande och nya chefer. Förslagsvis flyttas den punkten till delprojektet bemanning. Ta bort exemplet på behovsinventering av utbildnings- och stödinsatser (t.ex. avseende behov av interna chefsnätverk). Ta bort punkten Program för chefsavveckling och ersätt med: Plan för avgående chefer på olika nivåer PED Program för chefsutveckling! Hur hanterar vi olämpliga/dåliga chefer och hur fångar vi upp och behåller de som är bra? Kan man t.ex. avbryta uppdrag för olämpliga chefer/studierektorer och anställa (dvs. ej uppdrag) chefer/studierektorer som har bevisat sig vara goda chefer? Hur utvecklar vi i så fall dessa goda chefer? Hur göra chefsarbetet attraktivt och hur få även akademiker att se detta som en lämplig karriärväg? Kan man införa prövotid i uppdrag på samma sätt som inför vissa anställningar (dvs. provanställningar)? Har flyttat denna punkt till delprojektet Bemanning. Har ändrat i delprojektdirektivet. Har ändrat i delprojektdirektivet. Att ta fram en plan för chefsutveckling ligger inte inom ramen för implementeringsprojektet eftersom det inte är en aktivitet som behöver genomföras med anledning av organisationsförändringen. Synpunkterna vidareförmedlas till personalavdelningen för framtida hantering.
Specifika synpunkter på delprojektdirektivet för Värdegrund och organisationskultur Av erfarenhet vet vi att ett värdegrundsarbete för att få genomslag behöver mycket tid och Delprojektet ska planera för ett gemensamt enträget arbete. Vi anser att det inte är rätt tillfälle att starta upp denna process nu utan saker värdegrundsarbete och ta fram ett förslag till och ting behöver landa först för att medarbetare ska få rätt förutsättningar att kunna vara handlingsplan för detta värdegrundsarbete. Själva delaktiga i denna process och för att processen ska bli lyckosam. Starta detta arbete under värdegrundsarbetet kommer inte att påbörjas inom senare delen av 2014 istället. ramen för implementeringsprojektet utan ske längre fram när den nya organisationen är på plats. THS Det är av största vikt att man tar hänsyn till normer, formella och informella strukturer tillika hierarkier och skapar förutsättningar för en modern och jämlik akademi. Har avstått från att lämna synpunkter BHS - Från BHS har vi i detta läge inte några synpunkter på de direktiv som formulerats. BLR IH HIT SACO OFR Huvudskyddsombud