OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 1 (1) KALLELSE Medlemmarna i Ouvertyrens Samfällighetsförening kallas till ordinarie föreningsstämma 2014. Tid: Söndagen den 30 mars 2014, kl. 12.00 14.00 Plats: Mörtviksskolans matsal Deltagarförteckning upprättas från kl. 11.40. KOM I GOD TID! Om du inte kan komma personligen kan du deltaga genom ombud. Ett ombud får företräda en fastighet via fullmakt. OBS! Är Ni fler ägare till fastigheten? Glöm ej fullmakt för de ej närvarande, för att kunna registrera hushållets hela röst vid eventuell omröstning. Fullmaktsblankett finns som sista blad i denna kallelse. Samtliga boende har yttranderätt vid stämman medan rösträtt endast tillkommer fastighetsägare. VÄLKOMNA! Styrelsen
OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 1 (1) DAGORDNING, STÄMMA 2014-03-30 1. Stämmans öppnande Bilaga Upprättande av förteckning över närvarande medlemmar 2. Val av ordförande för stämman 3. Godkännande av dagordning 4. Val av sekreterare för stämman 5. Val av två justeringsmän, tillika rösträknare 6. Fastställande av röstlängd 7. Styrelsens årsredovisning./1 8. Revisionsberättelse./2 9. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen 10. Framställningar från styrelsen och/eller motioner från medlemmarna./3 11. Ersättning till styrelsen och revisorerna 12. Styrelsens förslag till program för anläggnings- och underhållsarbeten./4 13. Styrelsens budgetförslag samt debiteringslängd för 2014../5 14. Val av styrelseledamöter och suppleanter 15. Val av styrelseordförande 16. Val av revisorer och suppleant 17. Val av valberedning och sammankallande i denna 18. Övriga frågor 19. Meddelande om plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt 20. Stämmans avslutande
1 (8) OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Bilaga 1 ÅRSREDOVISNING Styrelsen för Ouvertyrens Samfällighetsförening överlämnar härmed årsredovisning för verksamheten 2013. Styrelsen vill tacka alla medlemmar för utförda insatser under året som gått. VERKSAMHETSBERÄTTELSE 1 STYRELSE, REVISORER OCH VALBEREDNING Ordförande Johan Holm R 254 Sekreterare Susanne Nilsson R 272 Kassör Stefan Buhr R 134 Övriga ledamöter Mats Brihage R 104 Håkan Granlund R 86 Dan Axelsson R 114 Bengt Tolvers R 34 Suppleanter Jan-Erik Lejerkrans R 268 Stefan Helmersson R 186, Brf Ouvertyren Revisorer Kristina Lejerkrans R 268 Sven-Göran Holmberg R 276 Valberedning Viktoria Bystedt R 74, sammankallande Fredrik Heurlin R 258 2 SAMMANTRÄDEN Styrelsen har under 2013 hållit 12 (tolv) protokollförda sammanträden. 3 ORDINARIE FÖRENINGSSTÄMMA Ordinarie föreningsstämma hölls den 24 mars 2013 i Mörtviksskolans matsal. På stämman deltog medlemmar som representerade 19 fastigheter. Dessutom två boenden ifrån Brf:en, varav en med fullmakt och då rösträtt för Brf Ouvertyrens räkning. Protokollet från föreningsstämman anslogs i föreningslokalen samt på hemsidan www.ouvertyren.se
Ouvertyrens Samfällighetsförening 2 (9) Årsredovisning 2013 4 MEDDELANDEN Styrelsen har gått ut med informationslappar vid ett flertal tillfällen. Dessa har innehållit information om bland annat vår- och höststädning, information kring fibernätsinstallationen och kabel-tv mm. Utöver detta så återfinns aktuella händelser samt allmän information på vår hemsida www.ouvertyren.se. 5 GARAGE OCH PARKERING För närvarande köar drygt 16 hushåll för att erhålla/byta garageplats. Så gott som samtliga p-platser är uthyrda, stundtals har vi haft brist på lediga p-platser. Eventuell olovlig uthyrning/utlåning av p-ytor till personer ej boende inom Ouvertyren, som kommer styrelsen till kännedom, kommer förlora denna p-yta till styrelsens förfogande. Ett renoveringsprojekt av dubbelgaraget påbörjades i oktober. Betonggolvet var i mycket dåligt skick, vilket medförde att vi fick vattenbila, armera om och gjuta nytt golv. Detta är nu gjort. Garaget kommer färdigställas under våren 2014 med byte grusbädd, omläggning el och ny armatur, tätskikt polyuretan på betonggolvet samt målas om invändigt. Avstängning av elementen i garagen har medfört avsevärt lägre elförbrukning inom föreningen. 6 LOKALEN Används numer som förråd av div. verktyg/material, samt möteslokal i mindre format. I lokalen har vi även ett brandsäkert dokumentskåp till föreningens räkenskaper (skall sparas i 10 år) samt ritningar och avtal. Styrelsens samtliga möten är förlagda till lokalen. 7 TVÄTTSTUGAN Fortsatt nedgång i användandet av tvättstugan kan noteras. Dessutom har vi konstaterat viss form av förstörelse, då någon har stulit (!?) en vattenblandare från tvättstugan.
Ouvertyrens Samfällighetsförening 3 (9) Årsredovisning 2013 Ständigt återkommande klagomål om dålig avstädning efter tvättpass inkommer till styrelsen, t.ex tvättmedelsrester, hund-/katthår i fintvättmaskin, ludd i torktumlarens filter. Vid avslutat tvättpass ingår att man städar av efter sig. Du som använder tvättstugan ansvarar för att det är fräscht efter dig. 8 LEK & PARK, VÄGAR, ÖVRIGT Snöröjningen var hårt belastad i början av 2013, då mycket snöfall på kort tid skapade stora mängder att ta hand om. Under senare delen av 2013 var det tvärtom väldigt begränsat med snö. Sommarunderhållet har fungerat utan större problem under 2013. Under året har vi tagit ner några träd i området. Dessutom har det tagits bort en massa sly och buskar. Eventuella önskemål om fällning av träd skall gå via styrelsen, oavsett det önskas inom Ouvertyren eller allmänning. Styrelsen tar kontakten med kommunen vid behov. Sker trädfällning på kommunal mark utan tillåtelse och det kommer kommunen till kännedom, skadar det vårt samarbete med kommunen framöver. Vi har haft två stycken städdagar under året, en på våren samt en på hösten. Städdagarna är bra i flera syften. Dels så får vi det rent och fint runt omkring oss där vi bor, dels får vi möjlighet att träffa flera av våra grannar samt att vi som deltar sparar föreningen en bra slant. 9 VVS-ANLÄGGNINGEN Under maj lyckades vi tillsammans med Peter på R74 spåra vattenläckan som dragit iväg vår förbrukning och kostnad sedan 2010. I samband med att vi anmälde trolig vattenläcka till Stockholm Vatten under 2010, så ingicks överenskommelse om att återfå en 50% av överskjutande kostnad av överförbrukningen. Föreningen fick under sommaren tillbaka denna del. Byte av läckande värmeväxlare skedde strax innan jul i UC. Översyn av effektiviteten kring värmeuttaget av fjärrvärmen, samt andra kostnadsbesparingar, har aktiverats i större utsträckning för att få högre värde i våra underavtal samt utgifter.
Ouvertyrens Samfällighetsförening 4 (9) Årsredovisning 2013 10 Triple-Play Vi har under året installerat fibernät med tillhörande Triple-Play tjänst (bredband, kabel-tv och IP-telefoni) inom föreningen med Ownit och Canal Digital som leverantör. Installationen drogs i början med en hel del problem gällande kvalité på TV-bild och nedkoppling av bredband. Installatören TMK och Canal Digital har utfört felsökning kring detta och åtgärdat där man funnit fel i installationen. Vi lyckades därtill omförhandla avtalen att innefatta digital-tv av basutbudet istället för analoga utbudet (ingår också). Digitalboxar har kvitterats ut av de boende och dessa ingår i föreningens TV-utbud och skall ej medföras vid flytt. Avtalet med ComHem avlutades under oktober månad efter en månads förlängning av dåvarande avtal. 11 SOPHANTERING Föreningen har sammanlagt 13 st sopkärl för hushållssopor. Tyvärr har vi återkommande problem med att boende ställer allehanda sopor bredvid/ovanpå behållarna. SRV tar ej hand om detta självmant, utan detta sker mot en extra avgift som i förlängningen påverkar föreningsavgiften. Sopkärlen töms två gånger i veckan, måndagar och torsdagar. Sopkärl för ej brännbart avfall har avlägsnats från området, då SRV i överenskommelse med Huddinge Kommun beslutat att ej hantera sopkärl för ej brännbart avfall längre. Vi hänvisas till återvinningscentralen i Trångsund för detta avfall. 12 ANLÄGGNINGS- OCH UNDERHÅLLSPLAN Underhållsplanen, med en allmän beskrivande del och en mer specifik och kostnadsbedömd del, sträcker sig fram till 2028. Prioriterat underhållsarbete under 2014 är fortsatt upprustning av garagelängorna samt lekplatserna.
Ouvertyrens Samfällighetsförening 5 (9) Årsredovisning 2013 13 NYA MEDLEMMAR 2013 Nikki Nik Ravesh Rondovägen 32 Ouvertyren 17 Björn Hagberg och Karin Lundgren Rondovägen 108 Ouvertyren 55 Cecilia Hansen och Rickard Rigolet Rondovägen 258 Symfonin 11 Vi vill dessutom hälsa Skogåshem AB välkomna som medlem i samfälligheten. Skogåshem AB har under 2013 förvärvat återstående radhus av Huge Fastigheter AB. Vi hälsar våra nya medlemmar varmt välkomna!
Ouvertyrens Samfällighetsförening 6 (9) Årsredovisning 2013 RESULTATRÄKNING 2013-01-01 2012-01-01 Belopp i kr Not 2013-12-31 2012-12-31 Rörelsens intäkter Samfällighetsavgifter inkl parkering/garage 4 132 897 3 956 589 Övriga intäkter 1 233 847 92 018 Summa rörelsens intäkter 4 366 744 4 048 607 Rörelsens kostnader Reparationer och underhåll 2-1 303 323-235 382 Driftskostnader 3-3 501 228-3 205 568 Arvode styrelse/revisorer -159 999-159 999 Avskrivning markanläggningar 4-45 108-45 108 Övriga kostnader -33 655-28 486 Summa rörelsens kostnader -5 043 313-3 674 542 RÖRELSERESULTAT -676 569 374 064 Resultat från finansiella poster Ränteintäkter och liknande intäkter 6 309 6 240 Räntekostnader och liknande kostnader -73 498-8 804 Summa finansiella poster -67 189-2 564 Resultat efter finansiella poster -743 758 371 500 ÅRETS RESULTAT -743 758 371 500 Förändring av underhållsfond Årets resultat enligt resultaträkningen ovan -743 758 371 500 Ianspråkstagande av underhållsfond 982 711 0 Stadgeenlig reservering -50 000-50 000 Reservering av medel, utöver stadgeenlig reservering -450 000-350 000 Årets resultat efter förändring av underhållsfond -261 047-28 500
Ouvertyrens Samfällighetsförening 7 (9) Årsredovisning 2013 BALANSRÄKNING Belopp i kr Not 2013-12-31 2012-12-31 TILLGÅNGAR ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR Byggnader och mark Markanläggningar 4 687 849 732 957 Pågående nyanläggning, fiberinstallation 2 376 575 0 Summa anläggningstillgångar 3 064 424 732 957 OMSÄTTNINGSTILLGÅNGAR Kortfristiga fordringar Förutbetalda kostnader 272 185 180 401 Summa kortfristiga fordringar 272 185 180 401 Kassa och bank 1 122 761 1 166 488 Summa omsättningstillgångar 1 394 946 1 346 889 SUMMA TILLGÅNGAR 4 459 370 2 079 846 EGET KAPITAL OCH SKULDER EGET KAPITAL Bundet eget kapital Underhållsfond 760 014 1 242 725 Fritt eget kapital Balanserat resultat 461 047 489 547 Årets resultat efter förändring av underhållsfond -261 047-28 500 Summa eget kapital 960 014 1 703 772 SKULDER Långfristiga skulder Byggnadskreditiv 2 370 300 0 Summa långfristiga skulder 2 370 300 0 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder 524 809 0 Upplupna kostnader 219 937 230 856 Förutbetalda samfällighetsavgifter 346 855 145 218 Övriga kortfristiga skulder 37 455 Summa kortfristiga skulder 1 129 056 376 074 SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER 4 459 370 2 079 846
Ouvertyrens Samfällighetsförening 8 (9) Årsredovisning 2013 NOTER 2013-01-01 2012-01-01 Not 1 Övriga intäkter 2013-12-31 2012-12-31 Avgift triple-play, Ownit 124 002 Avgift tvättstugan 59 439 67 261 Gästparkering 50 406 24 757 233 847 92 018 2013-01-01 2012-01-01 Not 2 Reparationer och underhåll 2013-12-31 2012-12-31 Renovering av dubbelgaraget 883 188 Byte hänrännor och stuprör 111 489 Underhåll undercentralen 88 750 38 125 Läckage 83 386 59 220 Fartgupp på innergårdar 43 750 Byte av belysningsarmaturer 38 625 Diverse underhåll 54 135 29 657 Upprustning lekplatser 61 250 Underhåll p-platser 34 630 Konsultering underhållsplan 12 500 1 303 323 235 382 Not 3 Driftskostnader 2013-12-31 2012-12-31 Fjärrvärme 1 885 410 1 537 908 Kallvatten 291 140 513 234 Snöröjning 542 901 346 556 Sophämtning 214 538 223 684 Triple-play, Ownit 113 774 Kabel-TV 113 081 131 768 El 105 689 170 179 Övriga driftskostnader 234 695 282 239 3 501 228 3 205 568 Not 4 Byggnader och mark 2013-12-31 2012-12-31 Ingående anskaffningsvärden 902 112 902 112 Inköp 0 0 Utgående ackumulerade anskaffningsvärden 902 112 902 112 Ingående avskrivningar -169 155-124 047 Årets avskrivningar -45 108-45 108 Utgående ackumulerade avskrivningar -214 263-169 155 Utgående restvärde enligt plan 687 849 732 957
1 (1) OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Bilaga 2
1 (1) OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Bilaga 3 FRAMSTÄLLNINGAR FRÅN STYRELSEN OCH MOTIONER FRÅN MEDLEMMARNA Framställningar från styrelsen Höjning av arvodet till styrelse och revisorer Sedan bildandet av Ouvertyrens samfällighetsförening 2003 har vi valt att låta styrelsen ta ansvar för planeringen av vad som ska göras, men också aktivt ta på sig omfattande arbetsuppgifter i den verkställande delen. Syftet har varit att hålla nere föreningens kostnader. Styrelsen föreslår en höjning av arvodet till styrelse och revisorer till motsvarande 4 x inkomstbasbeloppet. För 2014 innebär det (4 x 56 900 kr) totalt 227 600 kr. Motivering till detta är Uppgifterna tar mer tid då vår anläggning blir allt äldre och större renoveringar kommer att krävas Det är svårt att rekrytera drivna personer till styrelse- och revisorsarbetet Arvodet har legat stilla sedan 2008 Motioner från medlemmar 1. Vill ha bort bommen på R2-R52 (mot parkering), ersätt den gärna med gupp eller liknande farthinder. Bommens bäst-före-datum har gått ut, den krånglar i låset mm. Man kan få stå upp till 5 minuter innan man får upp den. Detta drabbar även taxi, ambulans, färdtjänst mm. Samt att någon stänger den när man är inne och lastar i eller ur bilen. Tror att de flesta är ense om detta här nere. Janet Östlin och Patrik Thörnberg, R42 Styrelsens svar: Vägbommarnas uppgift är främst att hålla nere trafiken på innegårdarna, samt hålla obehörig trafik borta i bästa möjliga mån. Detta gäller främst personsäkerheten inom gårdarna. Gällande utryckningsfordon så har de tillgång till generella bomnycklar, det fungerade även så på Tomtberga-Huge s tid. Upplever man problem/svårigheter med bommarna får man rapportera detta till styrelsen, så vi kan åtgärda problemet. Styrelsen avser inte ta bort vägbommar, utan dessa kommer underhållas i närtid.
1 (1) OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Bilaga 4 STYRELSENS FÖRSLAG TILL PROGRAM FÖR ANLÄGGNINGS- OCH UNDERHÅLLSARBETEN Underhålls- och förnyelseplan 2014-2028 Av föreningens stadgar framgår att det årligen skall avsättas minst 50 000 kronor i en underhålls- och förnyelsefond. Vad dessa pengar skall användas till framgår av denna underhålls- och förnyelseplan. Enligt den fastighetsrättsliga beskrivningen i anläggningsbeslutet är föreningen skyldig att tillse att följande delar finns och underhålls: Garage Tvättstuga Gångvägs- och parkeringsbelysning med tillhörande ledningar Parkeringsplatser och asfalterade körytor. Asfalterade gångvägar Lekplatser samt övriga friytor Uppsamlingsledningar för spill- och dagvatten med tillhörande brunnar. Fjärrvärmeanläggning bestående av undercentral med tillhörande värmeväxlare, pumpar, styrutrustning samt övrig utrustning. Ledningar för värme, tappvarmvatten och kallvatten från anslutningspunkten till de enskilda radhusens avstängningsventiler. Lokalt nät för TV och dataöverföring. Hängrännor och stuprör. Underhåll av träd och buskar. Ouvertyrens samfällighetsförening tog över anläggningen i samband med Huge Fastigheters försäljning av radhusen till de boende. Vid övertagandet den 1 juli 2003 fanns inga pengar i underhålls- och förnyelsefonden. Ovanstående byggnader och anläggningar är nu över 30 år gamla, vilket innebär att framtida underhåll kommer att vara relativt omfattande och därmed kostsamt. Med hänsyn till detta beslutade stämman att avsätta ett större belopp än det som enligt stadgarna måste avsättas. 2013 avsattes 500 000 Kronor.
1 (3) OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Bilaga 5 STYRELSENS FÖRSLAG TILL BUDGET OCH DEBITERINGSLÄNGD FÖR 2014 KOSTNADER Resultat 2013 BUDGET 2014 Skötsel Allmän 120 326 kr 150 000 kr Skötsel Tvättstuga 67 613 kr 70 000 kr Gårdarna 17 699 kr 25 000 kr Kallvatten 291 140 kr 360 000 kr Sophämtning 214 538 kr 240 000 kr Snöröjning 542 900 kr 515 000 kr Kabel TV / Triple-play 226 856 kr 496 008 kr El 105 689 kr 112 000 kr Fjärrvärme 1 885 410 kr 1 680 000 kr Administration 29 057 kr 30 000 kr Arvode Styrelse/Revisorer 159 999 kr 227 600 kr Försäkringar 33 655 kr 34 000 kr Avsättning till underhållsfond 500 000 kr 500 000 kr Bankkostnader samt ränta 73 498 kr 140 000 kr Avskrivningar 45 108 kr 270 412 kr SUMMA KOSTNADER 4 313 488 kr 4 850 020 kr INTÄKTER Intäkter Samfällighet 3 623 077 kr 3 720 792 kr Intäkter Parkering/Garage 509 820 kr 518 220 kr Intäkter Triple-play Ownit 124 002 kr 496 008 kr Intäkter Gästparkering 50 406 kr 50 000 kr Intäkter Tvättstuga 59 439 kr 60 000 kr Ränteintäkter 6 309 kr 5 000 kr Övriga intäkter SUMMA INTÄKTER 4 373 053 kr 4 850 020 kr RESULTAT 59 565 kr 0 kr
Ouvertyrens Samfällighetsförening 2 (3) Föreningsstämma 2014 Bilaga 5 Styrelsens budgetförslag samt debiteringslängd för 2014 Adress Månadsavgift / fastighet och Årsavgift / per fastighet och (Fastighet på adress månad år nedan) Rondov. 2-18 1920 23040 Rondov. 20-44 2091 25092 Rondov. 46-52 1920 23040 Rondov. 54-74 1920 23040 Rondov. 76-80 2101 25213 Rondov. 82-102 2091 25092 Rondov. 104-126 2091 25092 Rondov. 128-134 2101 25213 Rondov. 136-138 1593 19116 Rondov. 140-142 1837 22050 Rondov. 144-146 1593 19116 Rondov. 148-150 1837 22050 Rondov. 154-156 1593 19116 Rondov. 158-160 1834 22013 Rondov. 162-164 1593 19116 Rondov. 166-172 1707 20480 Rondov. 174-180 1593 19116 Rondov. 182-188 1707 20480 Rondov. 190-196 1593 19116 Rondov. 198-200 1837 22050 Rondov. 202-204 1593 19116 Rondov. 206-212 1707 20480 Rondov. 214-220 1593 19116 Rondov. 222-224 1837 22050 Rondov. 226-228 1593 19116 Rondov. 230-236 1707 20480 Rondov. 238-240 1593 19116 Rondov. 242-278 2101 25213 Rondov. 280-282 1593 19116 Rondov. 284-286 1837 22050 Rondov. 288-290 1598 19176 Rondov. 292-294 1837 22050 Rondov. 296-298 1593 19116 Rondov. 300-302 1837 22050 Rondov. 304-306 1593 19116 Rondov. 308-314 1707 20480 Rondov. 316-322 1593 19116 Rondov. 324-330 1707 20480 Rondov. 332-334 1593 19116
Ouvertyrens Samfällighetsförening 3 (3) Föreningsstämma 2014 Bilaga 5 Styrelsens budgetförslag samt debiteringslängd för 2014 UTDEBITERING AV SAMFÄLLDA KOSTNADER Betalning sker månadsvis i förskott. Vid betalning används de månadsvis utdelade inbetalningskorten. Betalningen skall finnas på föreningens bankgirokonto senast på fakturan angivet datum varje månad. HANTERING AV PÅMINNELSER Vid ej betalda avgifter utgår maximalt två (2) betalningspåminnelser. Påminnelseavgift är för närvarande 45 kronor. Vid utebliven betalning trots påminnelse kontaktas inkassobolag för indrivning av skulden. Detta sker 30 dagar efter ordinarie fakturas förfallodatum.
OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 1 (1) FULLMAKT för... på Rondovägen... att föra min talan och i händelse av val avge min röst under Ouvertyrens samfällighetsförenings ordinarie föreningsstämma 2014. Skogås den../. 2014.. Namnteckning.. Namnförtydligande Rondovägen. Egenhändig namnteckning bevittnas Namnteckning.. Namnteckning Namnförtydligande.. Namnförtydligande OBS! Enligt 49 i lag om förvaltning av samfälligheter kan medlems rösträtt utövas genom ombud. Ombud får ej företräda mer än en medlem (fastighet).