TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning 2012-11-03 SFN 2012/0766 0480-450 431 Servicenämnden Internkontroll 2012 Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att lägga informationen om den genomförda interna kontrollen till handlingarna samt att anta upprättad kontrollplan för 2013. Bakgrund Enligt kommunfullmäktiges beslut den 18 december 2000 om reglemente för intern kontroll har nämnden skyldighet att följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhets. Nämnden skall anta en särskild kontrollplan och resultatet av uppföljningen skall rapporteras till servicenämnden. Rapport Internkontroll enligt intern kontrollplan har genomförts. De rutiner som granskats är: Attestrutiner Leverantörsfakturor Bokföringsorder Kundfakturor/interfakturor/debiteringsrapporter Avstämningsrutiner Kontanthantering Delegationer Arkivering Sjuk- och friskrapportering Kravrutiner Reglering av hyreskontrakt Serviceförvaltningen Avdelningschefer Adress, Besök Tel 0480-45 00 00 vx Fax Klicka här för att ange text. Ulrick.Hultman@kalmar.se
SFN 2012/0766 2 (2) Utöver ovanstående har även en stickprovskontroll genomförts fysiskt på respektive enhet av inventarieinköp under 2011 och 2012. I huvudsak fungerar rutinerna bra och de anmärkningar som gjorts beror på bristande information och mänskliga faktorn. Det elektroniska systemet för att hantera leverantörsfakturor har medfört att allt mindre hanteras manuellt när det gäller attester. Dock har antalet felkonteringar ökat och åtgärden för att avhjälpa detta är satsningar på konteringsinformationer/utbildningar framöver. Kontanthanteringen har begränsats genom att kommunledningskontoret övertagit ansvaret för kassan i växeln (båtnycklar, p-tillstånd för miljöbilar mm) samt att kontantförsäljningen vid växthuset avvecklats fr.o.m. 31 mars 2011. Även avvecklingen av handkassor på förvaltningen har fortgått och nu finns enbart en handkassa kvar på förvaltningen. Tillkommande kontanthantering i samband med övertagandet av kostverksamheten har inte kontrollerats. Detta kommer att genomföras under första kvartalet 2013. Årets uppföljning av kontrollplanen har medfört nedanstående anmärkningar med efterföljande förslag på åtgärd: En allt för stor andel fakturor har konterats på fel koder. Utbildning och information kommer att ske med berörda. Upplåtelser av mark, byggnader, torgplatser samt flytt av fordon har inte delgivits i kännedomspärmen. Utbildning och information kommer att ske med berörda. Rutinen för sjuk- och friskanmälan behöver ses över. Detta arbete pågår inom den nybildade enheten Personal. Bevakningsrutinen för hyreskontrakt behöver ses över och förtydligas. Berörda kommer att samlas för att gå igenom rutinen. Administrativ chef Yvonne Norman Förvaltningsekonom Bilagor: Intern kontrollplan för 2013
Sida 1(4) Attestrutiner Kontroll av att attestantförteckning är aktuell Adm.chef En gång per år Komplett Förv.chef Kontroll av att beslutsattest skett av rätt Förv.ek En gång per år Stickprov på Förv.chef person. Kostnader som berör beslutsattestanten kundfakturaunderlag själv ska beslutattesteras av överordnad och bokföringsorder Kontroll av kontering/hantering av representation Förv.ek En gång per år Stickprov Förv.chef och resor Leverantörs- Kontroll av kontering av fakturor Förv.ek/ En gång per år Stickprov Förv.chef fakturor Ek.assistent Fakturabet Att betalning sker enligt arbetsplan, mot utfört Förv.ek/ En gång per år Stickprov Förv.chef byggprojekt arbete och enl betalningsplan där sådan finns Ek.assistent upprättad
Sida 2(4) Bokförings- Kontroll av att orsak och innehåll tilll omföringen Adm.chef En gång per år Stickprov Förv.chef order framgår på bokföringsordern Kontroll av kontering Adm.chef En gång per år Stickprov Förv.chef Kundfakturor/ Kontroll av att fakturering sker snabbt efter det Förv.ek/ En gång per år Stickprov Förv.chef Internfakturor/ att tjänsten/varan levererats Ek.assistent Debiteringsrapporter Kontroll av kontering av fakturor Förv.ek/ En gång per år Stickprov Förv.chef Ek.assistent Avstämnings- Kontroll av att balanskonton löpande stäms av Förv.ek En gång per år Komplett Förv.chef rutiner redovisning
Sida 3(4) Kontant- Redovisningskontroll av kassor Förv.ek En gång per år Komplett Förv.chef hantering Delegationer Kontroll av att delegationsbestämmelserna följs Förv.ek En gång per år Komplett Förv.chef Arkivering Kontroll av att räkenskapsmaterial arkiveras Arkiv En gång per år Komplett Förv.chef enligt arkiveringsplanen Sjukfrånvaro- Kontroll av att anmälningen fungerar Förv.ek En gång per år Stickprov Förv.chef och friskrapportering
Sida 4(4) Kravrutinen Kontroll av att kravrutinen i REPAB Förv.ek En gång per år Stickprov Förv.chef Reglering av Kontroll av att bevakningsrutinen fungerar Förv.ek En gång per år Stickprov Förv.chef hyreskontrakt