NOVA Universitetet KUF Möte nr. 11 2004-09-07 Den 7 september 2004 hålls KUF-möte, kl. 10.00-17.00 (skandinavisk tid) på KVL, Konsistoriums mødesal i hovedbygningen, Bülowsvej 17. Agenda Pkt Innehåll 1 Mötets öppnande 2 Godkännande av agenda 3 Föregående mötes protokoll Uppföljning av beslut. 4 Ny arbetsordning för KUF a. Förslag b. Mötestider för 2005 5 Evalueringar a. Halftime evaluation of the NOVA project "Coordinated Plant Pathology Education - CPPE". (Paul Jensén) b. NOVAs PhD kurser (Sune Linder, evaluator) 6 Kriterier och "Performance indicators" a. Kriterier för NOVA nätverk och projekt. b. Standard för CV till NOVAs ansökningar - förslag. c. Performance indicators and evaluation of NOVA projects - Förslag till projektplan. 7 Ansökningar och förslag till nysatsningar 8 NOVA garanti för studentmobilitet 9 Behov och redovisning av statistiska data inom NOVA Diskussionsunderlag och projektplan. 10 Övriga punkter 11 Mötets avslutande 1
NOVA University Network KUF Möte nr. 11 2004-09-07 Ordinarie KUF-möte NLH-Ås Närvarande: Flemming Frandsen Yngvild Wasteson Kristina Glimelius Marketta Sipi Reeta Pösö Ríkharð Brynjólfsson Kristín Pétursdóttir Anssi Vuorinen KVL, ordf NVH SLU HU-AF HU-V LBH LBH, MSc-studentrepr, HU-AF, PhD-studerande repr. Övriga: Paul Jensén NOVA rektor Knut Wålstedt NOVA koord, sekr Christina Hove Odgaard KVL, koord Haavard Reksten NLH, koord Sune Linder 5-6 Thomas Randrup 7 (föredragning) Frånvarande: Anne Marte Tronsmo NLH 1. Mötets öppnande. Ordförande önskar välkomna, särskilt till Kristín som är ny studeranderepresentant i KUF. 2. Agendan godkändes Beslut: att godkänna föreslagen agenda, med tillägg för en muntlig redogörelse från respektive Local NOVA Team ledare för sammansättning och hittillsvarande aktiviteter under punkt 10. 2
3. Föregående mötes protokoll Anmälan av ordförandebeslut. Redogörelse för uppföljning av beslut från föregående möte 4. KUFs nya arbetsordning Sak: Underlag: a) Diskussion om KUFs nya arbetsordning b) Mötestider Förslag till arbetsordning Förslag till mötestider (delades ut under mötet) Beslut: att godta den föreslagna arbetsordningen, att alltid överväga möjligheten att hålla telefonmöte och att även komplettera med en strukturerad plan. att kommande möten hålls enligt följande: extra telefonmöte den 7 oktober 2004, 9-11 (skandinavisk tid) den 19 april 2005, Alnarp den 1 juni 2005 (prel), i samband med årets arbetsseminarium (datum fastställs av styrelsen den 6 september 2005, Arlanda den 15 november 2005, NVH 5. Evalueringar Sak: Evaluering, a) halvtids evaluering av Coordinated Plant Pathology Education (CPPE) project b) evaluering av 2003 års PhD kurser Underlag: a) Rapport från evaluering av CPPE samt förslag till rekommendationer från KUF b) Rapport från evaluering av 2003 års PhD kurser Beslut: CPPE att uppdra åt NOVA rektor att inhämta mer information från de deltagande parterna angående deras kommande engagemang i projektet, och att återkomma till frågan när vi vet mer om deras planer. 3
PhD-kurser att uppdra åt ordförande och NOVA rektor att under beaktande av de värdefulla synpunkterna från evalueringen fortsätta arbetet med att utveckla kriterier, ansöknings- och evalueringsprocedurer m.m. till nästa KUF möte, och att därefter ta ställning till ett eventuellt seminarium med kursledare, NOVA sekretariat m.fl. i Alnarp före årets slut 6. Kriterier och Performance Indicators Sak: Underlag: Utformning av kriterier och indikatorer för beslut om och evaluering av NOVAs nätverk och projekt. Saksdokument a) Kriterier för NOVA nätverk och projekt b) Standrad för CV till NOVAs ansökningar förslag c) Performance indicators and evaluation of NOVA projects, förslag till projektplan. Beslut: att gå igenom formuleringarna, för att göre dem enklare och tydligare att ta fram en reviderad version av Kriterier. samt att arbeta vidare med steg 2, kriterier för olika typer av NOVA projekt, till nästa möte i oktober. att förenkla standarddokumentet för CV ytterligare och begränsa omfattningen. att godta den föreslagna projektplanen gällande Performance indicators och evaluering av NOVA projekt. 7. Ansökningar och förslag till nysatsningar Sak: Underlag: Genomgång av prognos (2004) och budget (2005), samt ansökningar och förslag till nysatsningar. Saksdokument 7.1 Budgetprognos 2004 7.2 Beslut och nysatsningar 4
Beslut: att avsätta 33.900 euro till UFUG, i enlighet med ansökan och i enlighet med NOVAs strategi. Beslutet förutsätter att SLU tar ett positivt beslut om programmet i sin styrelse. att avsätta föreslagna 8.250 euro till finansiering av nätverksmöten i NOVA Food under 2004 att för tillfället inte avsätta några medel till Hortikulturområdet att avsätta 5.500 euro för administrativa projekt, enligt förslag att avsätta 16.500 euro till workshop/seminarium för PhD-kursledare, men att avvakta med inbjudan till dess vi har fattat beslut om kriterier enligt punkt 5b och 6a. att erbjuda planeringsbidrag till 2-3 nätverk, som pilotprojekt, men att noggrant precisera vad vi önskar se som resultat att uppmuntra nätverket Biosystems engineering att arrangera en workshop med en utökad grupp från alla berörda miljöer att avvakta mer information från Veterinärområdet, möte den 20 september på NVH att avvakta fortsatta samtal mellan NOVA rektor och representanter för Mjölkproduktionsområdet innan frågan om ytterligare medel tas upp på nytt. 8. NOVA garanti för studentmobilitet Sak: Underlag: Förutsättningar och förslag till beslut om NOVA garanti för studentmobilitet Saksdokument 8.1 NOVAs student- och lärarmobilitet en behovsanalys och förslag till lösning Beslut: att införa en NOVA garanti för student- och lärarmobilitet under två år, 2005/06 och 2006/07 och att därefter utvärdera försöket, att uppdra år NOVAs Nordplusnätverk att, i samarbete med NOVA sekretariatet, snarast ta fram ett förslag till tillämpning av och rutiner för nämnda garanti. 5
9. Behov och redovisning av statistiska data inom NOVA Sak: Underlag: Beslut om projektplan Saksdokument 9.1 Förslag till projektplan. Beslut: att godta projektplanen för att ta fram behov av och förslag till statistiska data inom NOVAs verksamhet, men att sekretariatet först tar fram förslag till lämplig statistik och diskuterar detta med representanter för respektive medlemsuniversitet, innan vi ber de tekniskt ansvariga svara på om det är tekniskt möjligt. 10. Övriga frågor Redogjordes i korthet för arbetet inom respektive Local NOVA Team. 11. Avslutning Mötet avslutades. KVL den 7 september 2004 Flemming Frandsen Paul Jensén Knut Wålstedt KVL, ordförande NOVA rektor Central NOVA koordinator 6
NOVA University Network KUF Möte nr. 11 2004-09-07 Minnesanteckningar 2. Agendan Vi bör lämna en kort redogörelse för arbetet i NOVA Teams under punkt 10. 3. Protokoll Kort redogörelse för ordförandebesluten, inga kommentarer. Kort redogörelse för uppföljningen av besluten vid föregående möte. 4. Arbetsordning a) Kort redogörelse för förslaget till arbetsordning, för KUF och styrelsen Kan några av de ordinarie mötena hållas som telefonmöte? Måste övervägas inför varje möte. Vi bör försöka ta fram en tydligare handlingsplan som lätt kan följas upp, diskuteras av ordf och NOVA rektor. b) Kort redogörelse för förslaget till mötesdagar och platser. Telefonmöte inför nästa ordinarie möte: 7 oktober, 9-11 Möte 1, den 19 april 2005, på KVL/Alnarp Möte 2, den 1 juni 2005, i samband med årets seminarium Möte 3, den 6 september, på SLU/Arlanda Möte 4, den 15 november, NVH/Gardemoen 5. Evalueringar a) Kort redogörelse för bakgrunden till och resultatet av CPPE-evalueringen. Huvudslutsatser: se Palles bild 7
Diskussion av förslag till beslut och av projektet i sin helhet. Verkar finnas vissa ekonomiska problem, dyrare än en vanlig kurs. Som förebild kan det ses som en investering. 12 studenter är för få för att ge full finansiering. Bra som förebild för andra liknande samarbeten. Kan utvecklas, t.ex. i frågan om undervisningsmetoder (kan göras billigare). Starkt stöd från deltagande studenter (Anssi deltog i kursen). NOVA bör undersöka vilka möjligheter SLU har att fullfölja samarbetet. Kursen kan ses som en NOVA PhD-kurs, men kräver då ett bredare nätverk. Vi bör undersöka förutsättningarna vid både deltagande parter innan vi tar slutlig ställning till hur projektet skall fortsätta (kursen i nov-dec 2004 går som planerat). b) Redogörelse av utredare Sune Linder för PhD kurs evalueringen Ser ansökan som det viktigaste instrumentet för kvalitetsevaluering. Bra kurser med bra ansökningar skall godtas. Har haft diskussioner med sekr. om ansökningsprocedurerna. Bara relevant information skall begäras in. Besviken över hur få studenter som deltar, jämfört med hur många som uppgetts i ansökan. Synligheten är för svag. Bra fördelning mellan olika kategorier, men för få studenter. För många studenter kommer från den organiserande institutionen, ett tecken på dåligt fungerande nätverk. Bör finnas gränser för hur stor andelen får vara. Vissa kurser hade fler lärare än studenter. Leder till höga kostnader per ECTS eller per deltagare. Vissa kurser har mycket höga ECTS. Rapportformulären ger inte underlag för evaluering. Vissa använde egna formulär. Stort utrymme för beskrivande självevaluering. Kan samlas på ett dokument. Formulär 4 (ekonomi) är lätt att använda. Studenternas evaluering har stor betydelse för den slutliga evalueringen. Besök på kursen från NOVA representant, kan ge information om NOVA. Manualen täcker alla NOVAs aktiviteter, svårt hålla isär PhD. Svårt hitta infrastrukturen i NOVA, särskilt nätverksbegreppet. Dels gamla etablerade nätverk med PhD kurser som inriktning, dels de prioriterade områdena. 8
En väl fungerande PhD kurs bör räcka som ett nätverk. Kan vissa nätverk få löfte om en flerårig finansiering, med förenklade årliga ansökningsprocedurer. Engelska bör vara det officiella språket. Extra arbetsamt att få finansiering för Baltiska studenter från NorFA. Många lärare klagar över att det inte finns pengar till de egna lönerna. Det gamla avtalet håller inte längre. Kan inte hanteras på institutionsnivå. Allt större arbetsbörda att arrangera en kurs, även praktiska göromål. Vad finns det för morötter att ordna NOVA kurser? Kan det finnas centrala pengar på de enskilda universiteten? Vissa studenter har saknat tid för sociala aktiviteter. Genom ökat samarbete med andra nätverk (nationellt och inter-) bör vi kunna öka underlaget för allas kurser. Bättre annonsering. De isländska studenterna bör visas även om de studerar vid annat universitet. Sune förespråkar att Juensuu bli medlem av NOVA. Vi bör ägna tid åt att göra ansökningsproceduren enklare. Vi bör efterlikna NorFA så väl som möjligt. Kommentarer: Tack till Sune, många viktiga synpunkter, stämmer väl med våra egna observationer. Varför har vi en skillnad mellan NorFA och NOVA kurser? Troligen den bristande synligheten. För få ansökningar ger lägre kvalitet. Sätter vi för mycket NOVA pengar i detta? NOVA inte i första hand en finansierings-institution (se NorFA). Många nationella forskarskolor. Svårt finna områden med gemensamt nordiskt intresse? NorFA ger bidrag till 2-3 kurser per år inom våra områden. Bra samarbete med NorFA ger bästa möjliga utfall. Varför organiseras det inte fler PhD kurser? Finns inte när studenterna skall göra sina planer, ges ad-hoc. NOVA har en viktig roll. Krävs bättre marknadsföring, vi kan använda NorFAs sökmotor. Nationella adresslistor till alla PhD studenter. 9
Oklart hur Joenssu ser på medlemskap just nu. Hur skall vi utveckla PhD kurserna inom NOVA? Skall vi öka intresset för att etablera forskarskolor? Skulle göra oss mer synliga. Skall vi etablera en mindre grupp inom NOVA som arbetar med de föreslagna åtgärderna? Arvoden till icke-nova lärare? NOVA sekr föreslår ett seminarium med kursledare, där vi diskuterar utvärderingen och det nya web-systemet. Viktigt att vi är klara med våra kriterier innan vi bjuder in PhD ledare. 6. Kriterier och Performance indicators 6a. Kort redogörelse för bakgrunden till uppgiften Tillägg till PM är att vi kanske bör se på PdH-kurserna som egna typer av nätverk (enklare). Definitionerna måste vara enkla och samtidigt klara. Så flexibla regler som möjligt. Se som exempel NOVA Food, som även har undernätverk. Vi försöker få områden som är svaga hemma att bli konkurrenskraftiga i ett nordiskt samarbete. Är det möjligt? Hur skall vi evaluera de olika begreppen? Förvirrande med begreppen network member och project partner. Projektledaren skall vara approved i stället för selected av KUF. Support i stället för supervice. NOVAs satsning på forskarskolor, t.ex. i form av en flerårig plan med en avsättning från NOVA. 6b. Formuläret måste begränsas, måste maximeras till ett antal relevanta. Current possition. Ta bort memberships, teaching och research merits. Viktiga publikationer, 3-5 år, max 5 (viktigaste). Signatur från alla anmälda nätverksmedlemmarna. 10
6c. Performance indicators and. Hur kan vi använda erfarenheterna från våra egna medarbetare? OK till det föreslagna projektet. 7. Ansökningar och förslag till nysatsningar Redogörelse för det ekonomiska läget och förutsättningarna inför 2005. Ca 70.000 Euro till specificerade aktiviteter, ca 47.000 Euro till nya aktiviteter. Inledning till ansökan från UGUF av Thomas Randrup, KVL. Viktigt att involvera de normala kanalerna för marknadsföring av kurser och programmet. Viktigt gå de rätta vägarna, t.ex. via de nationella NOVA koordinatorerna. Ännu ej helt klart med beslut vid SLU angående etablering av programmet. Kan bli ett problem med benämningen på SLU, p.g.a. oklarheten med innebörden av begreppet Forestry i namnet. Möjlighet för HU och NLH att skicka studenter inom ramen för sina program, och att delta med egna kurser inom ramen för ett utbyggt program (2 år). NOVA Food nätverk, medel för nätverksmöten, beslut enligt förslag. Horticulture network. Viktiga beslut skall tas inom detta område den närmaste tiden. Beslut att bordlägga aktiviteter inom detta område. Återkommer till förslaget om PhD seminarium efter nästa KUF-möte. Bologna-projektet, kan behövas att avslutande möte innan vi ha ett slut-dokument. SLU/Sverige kan bara vänta och se vad som händer. Kristina avgår ur gruppen och ordf/sekr tar fram en ny ordförande. Förslag från NOVA rektor: Planeringsmedel till några utvalda nätverk (PhD-). Kan vi få våra Local NOVA Teams att identifiera intressanta områden. Vi kan välja ut ett par pilot-projekt, men be dem om konkreta uppgifter vid sina möten. Hur kan vi få ett tydligare fokus för NORBE, med beslut vid de olika medlemsuniv om fortsatt arbete. Veterinär-projektet, möte den 20 sept för att klara ut situationen. 11
8. Studentmobilitet Efter diskussion beslöts att anta förslaget, och att det krävs förtydliganden beträffande regler för hur studenterna skall söka bidrag. 9. Statistiska data inom NOVA. Vi måste utgå ifrån de nationella systemen för att få fram statistik på MSc-området. På PhD området kommer vi att kunna använda oss av det nya web-systemet. Vi måste få veta vilka kontaktpersoner vi har för att diskutera behovet av data på nationell nivå. Det går inte att få fram ur datasystemen varifrån studenterna kommer (KVL). Med en lista med önskemål kan vi gå vidare till systemen för att se om det är möjligt. Fråga ställs till koordinatorerna. 10. Övriga frågor Local NOVA Teams: SLU: vill inkludera GRU i nätverket, men kärngruppen består av KUF-medlem (ledare), koord och en student. Ännu inget möte. HU-V: KUF, Dekanus deltar, Head of International och koord. Har haft ett möte och diskuterat viktiga frågor, inkl prioriteringar och synlighet. Har Även diskuterat differentieringen av sista året. HU-AF: 2 vice decaner (KUF), två studenter, koord.., har haft 2-3 möten och diskuterat hur man skall initiera aktiviteter. Inviterar en nätverksmedlem till varje möte, för att lära känna de aktiva. LBH: KUF, koord, student. Inga formella möten. Planerar NOVA-dag. NVH: KUF, koord, rekt, 2 studenter, 3 lärare. Viktigt få samarbetet att komma igång, med kurser och windows. NLH: KUF, koord, NOVA studievägledare, studenter, nätverksledare. Försökt få fart på godkännandeprocessen. Formuläret, många små tekniska problem. KVL: KUF, koord, studenter, model area representanter. Uppgiften och synligheten Viktiga frågor som diskuterats. Handlingsplan för att öka synligheten. 11. Mötet avslutas. 12