Innovationer för hållbar växtodling

Innovationer för hållbar växtodling

Ekonomi Ekonomistyrning och löpande redovisning Stödberättigade kostnader Rapportering & Utbetalning Nationell kontroll / Revision (First Level Control) och uppföljning Upphandling Vanliga förekommande frågor

Ekonomistyrning och löpande redovisning

Ekonomistyrning och löpande redovisning Redovisning var sjätte månad samt en lägesrapport vad som gjort under perioden. Varje projektpartner ska ha rutiner och kontroll, ekonomistyrning av löpande redovisning av projektets transaktioner så att de kan leva upp till de krav som ställs av programmet. (EU o Nationellt)

Ekonomistyrning och löpande redovisning Var och en ansvarar för sena och eventuella oriktigheter i sina redovisade utgifter. Viktigt att ekonomen löpande kopierar och sammanställer de dokument som behövs som underlag och jagar de som inte lämnar in underlag med blåslampa. Man kan inte göra detta halvårsvis!

Var uppmärksam på att: Det skall vara möjligt att få en projektspecifik rapport ut projektpartens ekonomisystem. Avstämning mellan utgifter i ansökan utbetalning och det belopp som projektbokförts i ekonomisystemet, eventuell avvikelse skall skriftligen förklaras. Till varje utgift som redovisas ska det finnas ett underliggande verifikat i form av faktura, lönespecifikation mm som styrker utgiften och visar att den tillhör projektet. Verifikat ska arkiveras och vara försedda med löpnummer motsvande kolumnen verifikationsnummer i ansökan om utbetalning. (Ansökan om utbetalning excelfil är ej klar hos Interreg)

Var uppmärksam på att: Dokumentation som styrker att utgiften är betald i form av ett kontoutdrag från banken. De tidsfrister som anges i beslutet om stöd för att lämna ansökan om utbetalning till programsekretariatet måste följas. Uppföljning av utfall och budget skall göras löpande och eventuella avvikelser ska förklaras i lägesrapporten.

Krav på fakturor Det bör framgå tydligt av fakturan att den är projektrelaterad Fakturor från konsulter ska vara specificerade så att det tydligt framgår vilken typ av arbete som har utförts, nedlagd tid och timavgifter. Skriftligt avtal som ligger till grund för arbetet ska kunna visas upp på begäran. Om ett fast pris är angivet i fakturan ska avtalet bifogas

Kostnader är stödberättigande om de: är relaterade till projektets aktiviteter är tillkomande utöver partnerns ordinarie verksamhet. följer beslut om stöd avseende budget och verksamhet. är ställda till projektpartner är uppkomna och bokförda hos projektpartner under den tidsperiod som anges i beslutet om stöd och kan dokumenteras (i Norge är det tillräckligt att utgiften är bokförd under perioden) är betalda är projektbokförda

Timkostnadsberäkning (SE o DK) Månadslön inklusive lönebikostnader x 12 månader / 1720 timmar = timkostnad (Norge) Faktisk årslön inklusive sociala kostnader / 1720 timmar (Norge) Fast timkostnad på 500 NOK / timme (kräver enbart timelister som dokumentation

Indirekta kostnader 15 % Kräver ingen dokumentation utöver stödberättigande personalkostnader. Avser ersättning för Hyra för kontorslokaler Försäkringsavgifter och skatter för de byggnader där personal är inhyst och för kontorsutrustning, t.ex. försäkring mot brand och stöld Allmänna nyttigheter som t.ex. el, värme och vatten Kontorsmateriel Allmänna räkenskaper som tillhandahålls inom stödmottagarens organisation Arkiv Underhåll, städning och reparationer Säkerhet It-system Kommunikation som t.ex. telefon, fax, internet, post och visitkort) Bankavgifter för att öppna och förvalta ett konto om genomförandet av en insats kräver att det öppnas ett separat konto Avgifter för ekonomiska transaktioner över gränserna

Inte stödberättigande kostnader

Exempel på utgifter som inte är stöberättigande Utgifter som uppstått före startdatum respektive efter slutdatum. Utgifter som överstiger projektets totala budget. Schablonberäkningar med undantag för indirekta kostnader. Ränteutgifter på lån, växelkursförluster, dröjsmålränta. Böter, straffavgifter eller rättegångsutgifter.

Exempel på utgifter som inte är stöberättigande Individuella tjänstepensionsförsäkringar utöver kollektivtal. Utgifter som har ingått som underlag i ett annat EU-projekt. Mervärdeskatt som inte utgör en slutlig utgift. Ideellt arbete (oavlönat) Utgifter för aktiviteter som inte nämns i ansökan och som därmed inte ligger som underlag för beslutet.

Exempel på utgifter som inte är stöberättigande Utgifter för att ställa/infria ansvarsförbindelser, garanti- och andra åtagande för projektets räkning (inklusive bonus till projektpartners. Underentreprenörskontrakt, eller konsultavtal, där utgiften utgör en procentuell andel av projektets budget. Köp av vara eller tjänst från leverantör med sammanfallande ekonomiskt intresse.

Exempel på utgifter som inte är stöberättigande Kostnader för gåvor, om inte värdet är högst 50 euro per gåva och de hör samman med marknadsföring, kommunikation, reklam eller information.

Ansökan utbetalning med helt nytt upplägg All information inte tillgänglig ännu

Vad skall skickas in till Nationell kontroll / Revison En projektspecifik huvudbok Avstämning som visar eventuella differenser mellan bokföring i huvudboken och redovisade utgifter i ansökan om utbetalning. Alla fakturor eller övriga verifikat som redovisas för perioden. Betalningsbevis från bank, Norge bokföring Attesterad tidsredovisning för deltidsanställda som arbetar varierande antal timmar i projektet. Frågeformulär för svenska projektpartners vid första ansökan om utbetalning.

Vad skall skickas in till Nationell kontroll / Revison Erklaering på forretningsgange för danska projektpartners Intyg projektredovisning (svenska projektpartners vid varje ansökan om utbetalning) För de anställda som arbetar full tid för projektet ska det finnas ett anställningsavtal eller tillägg till anställningsavtal, i vilket framgår arbetsuppgifter i projektet, period som anställningen avser och lön. För dansk partners gäller att utgifter för lön först kan tas med från det datum som avtalet eller tillägget till avtalet är undertecknat.

Vad skall skickas in till Nationell kontroll / Revison För deltidsanställda som arbetar en fast procentsats i projektet ska det finnas ett intyg för varje anställd. Uträkning av timutgift enligt programmetets anvisningar, samt lönespecifikation eller anställningsavtal som styrker den lön som ligger till grund för uträkningen. Partnerskapsavtal Dokumentation för att ni har beaktat lagarna kring upphandling. Underlag i samband med resor och representation såsom deltagarlistor, syfte, inbjudan, program och biljetter.

Ansökan om utbetalning Alla partner sammanställer sina kostnader i en Excelfil och skickar till leadpartner Alla partner i Danmark och Sverige scannar in sin dokumentation och skickar till leadpartner. Finns en storleksgräns för hur stor fil som går att läsa in. Leadpartner laddar upp alla inkomna Excelfiler i.csv format och dokumentfiler på www.minansokan.se När allt detta är klart så kommer den Nationella kontrollen / Revisionen börja i Norge, Danmark och Sverige.

Innlästa uppgifter från.csv fil

Ansökan om utbetalning Vi är alltså alla beroende av varandra så det gäller att vi alla kan snabbt sammanställa kostnader i Excel och dokumentationen, ju snabbare kan vi få finansiering. Allt underlag till ekonomiansvarig hos leadpartner senast den 15 i månaden efter sista månaden i perioden?

Nationell kontroll / Revison

Nationell kontroll / Revison (First Level Control) Kontrollen är ett nationellt ansvar och består dels av en administrativ kontroll (skrivbordskontroll) som utförs på alla projektpartners vid varje redovisningstillfälle och dels av kontroll på plats. I Danmark utförs kontrollen av revisionsfirma PwC I Norge utförs kontrollen av Östfold Fylkeskommune I Sverige utförs kontrollen av Tillväxtverket

Dokumentation för revision Underlag måste finnas i form av fakturor, övriga verifikat och annan dokumentation för att utgifterna är stödberättigande och är nödvändiga för projektets genomförande. Fakturor och annan dokumentation ska sparas hos den organisation där utgiften bokförs och betalats.

Varför godkänns inte utgifterna? Vanliga orsaker. Utgifterna är inte redovisade i projektspecifik bokföring. Utgifter har uppkommit innan/efter projektperioden, tjänster/varor måste vara levererade under projektperioden. Programmets logo med Europeiska unionens emblem saknas eller uppfyller inte storlekskraven Tjänster/varor är inte korrekt upphandlade eller dokumentation saknas för hur upphandlingen gjorts. Utgifterna är inte projektrelaterade. Dokumentation saknas för hur utgifterna är kopplade till projektet. Ofullständig tidredovisning för arbetad tid inom projektet.

Dokumentation och arkivering Alla partner ska hålla handlingar och uppgifter som kan ge upplysningar om projektet inklusive räkenskapsinformation tillgängliga fram till årsskiftet 3 år efter att Lead Partner erhållit beslut om slututbetalning om inget annat står i beslutet. Alla partner som rör statsstöd eller innehåller investeringar ska hålla handlingar tillgängliga fram till årsskiftet 10 år efter att Lead Partner erhållit beslut om slututbetalning om inget annat står i beslutet. Partnerna ska bevara dokument i form av original, bestyrkta kopior eller på allmänt godkända databärare. Projektets partner har ansvaret för att regler om dokumentation och arkivering följs.

Representation Det ska finnas ett direkt samband mellan genomförandet av projektet och representationen. Exempel på sådana tillfällen är: förtäring i samband med arbetsgruppsmöten, styrgruppsmöten eller möte med externa intressenter. Representationen ska präglas av återhållsamhet med avseende på belopp, frekvens och antal deltagare. Endast personer som har koppling till aktiviteten kan medverka. Utgifter ska alltid dokumenteras genom inbjudan, program, deltagarförteckning (namn och organisation på deltagarna) och i förekommande fall mötesanteckningar.

Upphandling

Upphandling När ni köper varor eller tjänster ska ni följa de regler som gäller för upphandling i EU och på nationell nivå. Projektet partner har eget ansvar för att reglerna för upphandling följs. Läs och informera er på Interreg hemsida.

Budget Värden Budget Land PARTNER Kostnad 2016 2017 2018 Total EURO Danmark SEGES 1.1 PERSONAL 94 608 78 108 73 484,00 246 200,00 1.3 EXTERN SAKKUNSKAP OCH EXTERNA TJÄNSTER 10 200 42 050 35 250,00 87 500,00 1.4 RESOR OCH LOGI 10 000 10 000 9 400,00 29 400,00 1.6 SCHABLONKOSTNADER 14 181 11 706 11 012,60 36 900,00 SEGES Summa 128 989 141 864 129 146,60 400 000,00 Danmark Summa 128 989 141 864 129 146,60 400 000,00 Sverige Agroväst Livsmedel AB 1.1 PERSONAL 54 440 54 440 54 440,00 163 320,00 1.3 EXTERN SAKKUNSKAP OCH EXTERNA TJÄNSTER 29 860 3 000 3 000,00 35 860,00 1.4 RESOR OCH LOGI 5 599 4 500 6 800,00 16 899,00 1.6 SCHABLONKOSTNADER 8 166 8 166 8 166,00 24 498,00 1.7 AVGÅR INTÄKTER (NEGATIV KOSTNAD) 4 621 5 471 5 471,00 15 563,00 Agroväst Livsmedel AB Summa 93 444 64 635 66 935,00 225 014,00 JTI Institutet för jordbruks och miljöteknik 1.1 PERSONAL 26 808 22 058 26 017,00 74 883,00 1.3 EXTERN SAKKUNSKAP OCH EXTERNA TJÄNSTER 24 359 28 883 24 925,00 78 167,00 1.4 RESOR OCH LOGI 1 000 1 000 1 000,00 3 000,00 1.6 SCHABLONKOSTNADER 4 021 3 309 3 902,00 11 232,00 JTI Institutet för jordbruks och miljöteknik Summa 56 188 55 250 55 844,00 167 282,00 Sveriges Lantbruksuniversitet 1.1 PERSONAL 46 800 61 400 37 400,00 145 600,00 1.3 EXTERN SAKKUNSKAP OCH EXTERNA TJÄNSTER 18 500 21 500 7 348,00 47 348,00 1.4 RESOR OCH LOGI 2 400 1 000 2 400,00 5 800,00 1.6 SCHABLONKOSTNADER 7 020 9 210 5 610,00 21 840,00 Sveriges Lantbruksuniversitet Summa 74 720 93 110 52 758,00 220 588,00 Västra Götalandsregionens Naturbruksförvaltning 1.1 PERSONAL 13 291 32 165 20 416,00 65 872,00 1.3 EXTERN SAKKUNSKAP OCH EXTERNA TJÄNSTER 26 000 26 000,00 1.4 RESOR OCH LOGI 2 000 4 247 2 000,00 8 247,00 1.6 SCHABLONKOSTNADER 1 994 4 825 3 062,00 9 881,00 Västra Götalandsregionens Naturbruksförvaltning Summa 17 285 67 237 25 478,00 110 000,00 Sverige Summa 241 637 280 232 201 015,00 722 884,00 EURO Summa 370 626 422 096 330 161,60 1 122 884,00 NOK Norge NIBIO 1.1 PERSONAL 71 450 90 900 86 650,00 249 000,00 1.3 EXTERN SAKKUNSKAP OCH EXTERNA TJÄNSTER 14 221 14 621 10 695,00 39 537,00 1.4 RESOR OCH LOGI 1 199 900 1 200,00 3 299,00 1.6 SCHABLONKOSTNADER 10 718 13 636 12 996,00 37 350,00 NIBIO Summa 97 588 120 057 111 541,00 329 186,00 Norge Summa 97 588 120 057 111 541,00 329 186,00 NOK Summa 97 588 120 057 111 541,00 329 186,00 Totalsumma 468 214 542 153 441 702,60 1 452 070,00

Var hittar jag information?

Presentation vid Kick-Off den 4/2-16 Se presentationen som en sammanfattning av den information som finns tillgänglig på http://interregoks.eu/genomfora/genomforprojekt/ekonomi Åke Fridolfsson