TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Kristina Appert 2015-02-11 SN 2013/0666.11.01 0480-45 09 50 Socialnämnden Utförd intern- och egenkontroll 2014 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar godkänna redovisningen av utförd egen- och internkontroll för 2014. Bakgrund Socialnämnden har fastställt egen- och internkontrollplan för 2014 enligt kommunens reglemente. I bilaga finns sammanfattning av kontrollerna. Kristina Appert Avdelningschef, ekonomi Cecilia Frid Socialchef Bilaga Sammanfattning av utförd egen- och internkontroll 2014 Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel 0480-45 00 00 vx Kristina.Appert@kalmar.se
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum 2014-02-09 1 (4) Sammanfattning av utförd egen- och internkontroll 2014 Uppföljning 2014 Kontrollmoment Aktivitet Rapportering Chefer Aktgranskning Journalgranskning Utbetalningar från verksamhetssystemet Kompetensutvecklingsplaner Ekonomiavdelningen Granskning av myndighetsdokumentation Granskning av verkställighetsdokumentation Kontroll av utbetalningar från Procapita. Kontroll av att samtliga månadsavlönade som varit anställda minst ett år har en skriftlig kompetensutvecklingsplan Ansvariga enhetschefer inom verksamhetsområdet för myndighet och handläggning gör kontinuerligt aktgranskningar enligt rutinen. Det finns vissa brister i dokumentationen men arbetet har förbättrats jämfört med 2013. Fortsatt utbildning kommer att ske under 2015. Ansvariga enhetschefer inom verksamhetsområdena för insatser gör kontinuerligt journalgranskningar enligt rutinen. Det finns vissa brister i dokumentationen dock inte av allvarligare slag. Arbetet har förbättrats jämfört med 2013. Fortsatt utbildning kommer att ske under 2015. Enhetschefer inom verksamhetsområdet för myndighet och handläggning gör dagligen kontroll av attestlistor över beviljade utbetalningar ur Procapita i samband med att betalningsfil skickas till plusgiro och bankgiro. Inga avvikelser har rapporterats. Enhetschef, avdelningschef, verksamhetschef, förvaltningschef. I blankett för medarbetarsamtal finns punkt angående kompetensutvecklingsplan. Kompetensutvecklingsplan finns med få undantag hos samtliga månadsavlönade men någon dokumenterad kontroll för samtliga anställa inte utförts under året.
2 (4) Attestrutiner Utbetalningar från verksamhetssystemet Handkassor Boendes tillgångar Inköpskort Kontroll av att befintlig attestförteckning är aktuell Kontroll av att utbetalningar från Procapita skett redovisningsmässigt korrekt. Kontroll att rutinen kring rättning av stoppade betalningar i Girovisionen följts. Kassakontroll av handkassor samt kontroll av förvaring av handkassan Kontroll att utkvitterade kassor är aktuella. Om inte ska de återredovisas. Kontroll av kassaböcker, kvittounderlag, förvaring av tillgångar Kontroll av att koden och kort förvaras inlåsta och åtskilda. Kontroll av att rutinen kring inköpskort följts. Ekonom har uppdaterat attestlistan när det skett någon förändring i verksamheten och detta har skett 15 gånger under 2014. Ekonom har gjort stickprov på 10 st utbetalningar vid tre tillfällen under året. Resultatet blev att det inte fanns någon avvikelse att rapportera. Ekonom har kontrollerat 10 rättningar av stoppade betalningar. Vanligaste anledning till att rättning måste ske är p g a felaktigt angivet OCR-nummer. Stickprovet visar att rutinen följs men att aktanteckning saknas till några rättningar. Kvitton kontrolleras alltid i samband med utbetalningar till handkassor. Ekonomiadministratörer har dessutom kontrollerat sex handkassor som finns ute i verksamheterna. I två av handkassorna konstaterades att det fanns för mycket pengar i kassan, den ena 317 kr och den andra 2307 kr. Avvikelserna har utretts och är åtgärdade. I samband med kontroll av handkassa upptäcktes att ett bränslekort förvarades tillsammans med kod. Detta åtgärdades omedelbart. I övriga fanns inga avvikelser. En genomgång har gjorts av samtliga handkassor. Ekonom har uppdaterat förteckningen över handkassor så att den innehåller rätt innehavare och rätt belopp Kontroll har skett vid ett tillfälle i samband med granskning av handkassa. Det fanns ingen avvikelse att rapportera. Uppdatering av rutinen har påbörjats och kommer att slutföras under 2015. Ekonomiadministratörer. Alla kortinnehavare får information om att kort och kod ska förvaras inlåsta och åtskilda. Särskilda kontroller har inte gjorts under 2013. Ekonomiadministratörer. Kvitton kontrolleras alltid i samband med att fakturor betalas från inköpen med kort. Kontinuerlig dialog sker med kortinnehavare som t ex inte lämnat in kvitton i tid. I några fall har kvitton saknats. Efter dialog med berörda enhetschefer har konstaterats att det funnits godtagbara anledningar till att kvitto har saknats. Innan en kortinnehavare kvitterar ut ett inköpskort läser denne igenom rutinerna kring inköpskort samt får information från kommunens redovisningschef. Under 2015 kommer ytterligare genomgångar att ske med enhetschefer för att påminna om vikten av att kvitton lämnas in i
3 (4) tid. Kontroll av att inköp med inköpskorten ej görs hos leverantörer som det finns ramavtal med. Behörigheter i Procapita Kontroll av att användaren har rätt behörighet och skall finnas i behörighetsregistret Ekonom. Av totalt 174 inköp är 13 st gjorda hos 4 leverantörer där avtal finns. Dessa leverantörer skulle därmed ha fakturerat förvaltningen istället. Inköpen uppgår sammanlagt till 3 tkr. Vi ska under 2015 arbeta med att förtydliga och påminna om vad som gäller för användning av inköpskorten. IT-ansvarig. Under 2014 har IT-ansvarig gjort kontroller vid två tillfällen. Behörighetsrollerna har granskats och ej aktuella användare har stängts. Loggning sker i Procapita enligt rutin. Personalavdelningen Långvarig sjukfrånvaro/ rehabilitering Lön Rekrytering Arbetsmiljö Kontroll av ärendehantering i Adato. Kontroll av utbetald lön mot korrekt lön. Genomförd lagstadgad registerkontroll vid rekrytering till barnverksamhet. Uppföljning av att tillbudsoch arbetsskadeanmälningar hanteras i lokal samverkan. Personalutvecklare. Kontroll sker av långvarig sjukfrånvaro i systemet Adato och samarbete sker med berörd chef. Kontroll visar att några ärenden som avslutats fortfarande ligger öppna i Adato. Fortsatt utbildning och information till chefer kommer att ske under 2015. Löneadministratör. I samband med löneläsning inför varje löneutbetalning sker kontroll av de löner som ska betalas ut. Vid felaktigheter rättas detta till. Personalutvecklare. Registerkontroll har skett vid vissa rekryteringar. Rutiner kommer dock att utvecklas vidare under 2015. Personalutvecklare. Sammanställning görs centralt av tillbud och arbetsskadeanmälningar. Anmälningarna hanteras i lokal samverkan. Kontrollen av hur dessa har hanterats lokalt kommer fortsätta att utvecklas under 2015. Avdelningen för verksamhetsutveckling Kontroll av Uppföljning av att åtgärdsplaner Lex Sarah åtgärdsplaner slutförts Processmätetal Utredning och beslut - process Enligt process Ledningsgruppen har upprättat en förteckning över samtliga Lex Sarah-utredningar. Varje verksamhetschef ska kontinuerligt göra uppdateringar men arbetet är inte helt färdigställt för 2014. Därför har en total uppföljning av åtgärdsplanerna inte kunnat slutföras. Verksamhetsutvecklare. Parametrarna för att följa upp mätetalen saknas i verksamhetssystemet och därför har kontrollen inte kunnat utföras under 2014. Processmätetal Tillsyn Enligt process Verksamhetsutvecklare Parametrarna för att följa upp mätetalen saknas i
4 (4) generell process verksamhetssystemet och därför har kontrollen inte kunnat utföras under 2014. Processmätetal Överklagan/omprövning av beslut - process Enligt process Verksamhetsutvecklare Parametrarna för att följa upp mätetalen saknas i verksamhetssystemet och därför har kontrollen inte kunnat utföras under 2014.