1 Företagspresentation 2 Allmänt om auktorisationen 3 Krav på kundfokus 4 Krav på ansvarsförsäkring 5 Krav på ledning, org. och dokumenterade rutiner Kvalitetsmanualen är upprättad av: Företag: KV Företagen - DEMO Adress: Box 1234 12345 : 2012-02-01 : Stockholm 6 7 8 Krav på personal Krav på lokaler och utrustning Krav på kontroll- och arbetsmetoder 9 Krav på dokument och intyg 10 Krav på journalföring av köldmedieanvändning 11 Ackreditering trycksättning med gas
1 1998-11-16 0 2 1/2 Innehållsförteckning 1 Företagspresentation 1.1 Om företaget 1.2 Affärsidé 1.3 Policy - allmänt 1.3.1 Kvalitetspolicy 1.3.2 Energi- och miljöpolicy 2 Allmänt om auktorisationen 2.1 Kvalitetssystem 2.2 Omfattning 3 Krav på kundfokus 3.1 Kunden i centrum 3.2 Klagomål och omprövning 3.2.1 Handhavande av klagomål 3.2.2 Omprövning 4 Krav på ansvarsförsäkring 4.1 Allmänt 5 Krav på ledning, org. och dokumenterade rutiner 5.1 Allmänt 5.1.1 Ledningens åtagande 5.2 Organisation 5.2.1 Organisationsschema 5.2.1 Organisationsschema exempel 5.3 Interna kvalitetsrevisioner 5.4 Externa kvalitetsrevisioner 6 Krav på personal 6.1 Personal, allmänt 6.1.1 Ansvarsområden - exempelmall 6.1.2 Befattningsbeskrivning - exempelmall 6.1.3 Meritförteckning - exemplemall 6.2 Utbildningsplan 6.2.1 Utbildningsplan exempelmall 6.3 Riktlinjer för personalens uppträdande 6.4 Ersättning till personalen 7 Krav på lokaler och utrustning 7.1 Allmänt 7.2 Utrustningsförteckning 7.2.1 Utrustningsförteckning exempelmall 7.3 Underhållsrutiner med journaler 7.4 Kontrollrutiner med journaler 7.4.1 Kontroll av tryckmätare - exempelmall 7.5 Defekt kontrollutrustning
1 1998-11-16 0 2 2/2 Innehållsförteckning 8 Krav på kontroll- och arbetsmetoder 8.1 Allmänt 8.2 Kontrollmetoder 8.3 Hanteringsrutin för köldmedier - endast köldmediekontroll 8.A Bilaga A - Program för provning med gas 8.B Bilaga B Kopplingsschema tryckprovning 9 Krav på dokument och intyg 9.1 Allmänt 9.2 Kontrollrapporter för Köldmediekontroll 9.3 Riskbedömningar trycksättning med gas 10 Krav på journalföring av köldmedieanvändning 10.1 Allmänt 11 Ackreditering trycksättning med gas 11.1 Ackrediteringens omfattning 11.2 Oberoende, opartiskhet och integritet 11.2.1 Försäkran om oberoende, opartiskhet och integritet 11.3 Sekretess 11.3.1 Sekretessförsäkran 11.4 Behörig personal 11.5 SWEDAC:s gällande föreskrifter
1 1 Företagspresentation 1:1.1 Om företaget 1:1.2 Affärsidé 1:1.3 Policy - allmänt 1:1.3.1 Kvalitetspolicy 1:1.3.2 Energi- och miljöpolicy
7 2012-03-15 Johan Landé 1 1.1 Om företaget En företagspresentation ska helst vara kort och tydlig, beskriva företaget, dess verksamhet och dess visioner så att det väcker intresse hos den som läser. Nedan finns en enkel "mall" som kan vara bra att hålla sig till. Inledning Liksom vilken inledning som helst bör inledningen av en företagspresentation väcka intresse hos läsaren. Här förklaras kortfattat vad det rör sig om för företag. Intressant här kan alltså vara: Företagets namn, vad det sysslar med och något speciellt eller unikt för företaget. Något för första intrycket, helt enkelt. Historia Ett kortfattat genomdrag av företagets historia kan skapa en bättre känsla av helheten för den det presenteras för. Det kan räcka med när det startades, av vem och med vilket syfte, men även milstolpar, om sådana finns, är sådant som kan tas med. Nutid Därefter finns utrymme för en mer ingående förklaring av vad som presenteras av företaget, dvs. vilka produkter eller tjänster som säljs, med mer ingående information än den första anblicken som gavs i inledningen. Exempel på information: lokalisering, eventuella policys, vilka som jobbar i företaget eller annat relevant. Vad som även kan vara intressant är information om kunderna. Vilka de är, vad de tycker om företaget, och givetvis - är de nöjda eller inte? Statistik kan också presenteras i denna del. Framtid Denna sektion kan handla om företagets visioner, eller kort och gott planer om framtiden. Avslut Liksom inledningen vill man att avslutet ska vara tydligt, och självklart är det bra om det lämnar läsaren med en positiv känsla av företaget. Avslutet kan alltså anpassas väldigt mycket efter i vilket sammanhang presentationen görs, och är alltid till bästa nytta då det är väl genomtänkt. Mallen kommer från: Gratis mallar: www.startaegetinfo.se
6 2012-03-15 1 1.2 1/2 Affärsidé Affärsidén är ju själva grunden till att ett företag startas. Att med få ord formulera företagets affärsidé så att den blir tydlig är ofta en utmaning. Det kan vara värt att fundera över en bra formulering. Det är också viktigt att anställda i företaget är inbegripna med företagets affärsidé. Nedan finns funderingar, tips och råd för vad det handlar om. De är hämtade från http://www.affarside-se.se/ Företagande handlar i hög grad om att organisera resurser och kompetens för att tillfredställa kundernas behov. Det handlar om att bättre än konkurrenterna erbjuda varor och tjänster med högt kundvärde och helst överträffa kundens förväntningar. Detta ska helst göras snabbt, flexibelt och med liten resursförbrukning. För att lyckas med allt detta måste företaget ha en verkningsfull affärsidé. Ett företags affärsidé brukar indelas i tre delar: 1. Övergripande affärsidé (övergripande mån, inriktning och filosofi) 2. Yttre affärsidé (precisering av kunder och produkter, vad företaget ska erbjuda) 3. Inre affärsidé (hur företaget ska genomföra den yttre affärsidén) Övergripande affärsidé Exempelvis Tetra Paks övergripande affärsidé är "att förpacka världens produktion av flytande livsmedel". Dessa få ord preciserar såväl verksamhetens inriktning som syfte. Inre och yttre affärsidé En konkret affärsidé brukar bestå av en kombination av en yttre och en inre affärsidé. Den yttre affärsidén anger vilka företaget är till för, vad företaget har att erbjuda och vilket behov hos kunderna som företaget ska uppfylla. Den inre affärsidén anger hur företaget ska uppfylla dessa behov och hur man ska erbjuda kunderna det som anges i den yttre affärsidén. Vad är egentligen en bra affärsidé? Din affärsidé är det du har bestämt att ditt företag ska syssla med. Det är ganska vanligt att man börjar med en specifik affärsidé och låter den förändras över tiden eftersom man snart märker vad man kan bidra med bäst och vad marknaden vill ha. En affärsidé kan kännas jättekul, smart och bra från början, men om marknaden inte vill betala för den så blir den värdelös som affärsidé - så enkelt är det. Om du skulle be mig att analysera om din affärsidé skulle bli lönsam så skulle jag ställa de här tio frågorna till dig: 1. Älskar du det du tänker göra så mycket att du tänker på det ofta? 2. Vet du allt som är värt att veta om området för din affärsidé? 3. Har du undersökt om det finns ett behov av din affärsidé? 4. som någon vill betala för att få tillfredsställt? 5. Vet du redan vilken målgrupp du ska vända dig till med din affärsidé? 6. Är det lätt att nå din målgrupp? 7. Blir det lätt för kunderna att se fördelarna med det du erbjuder? 8. Blir det lätt för kunderna att skilja det du erbjuder från andra som erbjuder samma sak, liknande eller en ersättning för det du erbjuder? 9. Kommer du att kunna sälja fler gånger till varje kund i framtiden? 10. Är du beredd att jobba aktivt med marknadsföringen av din affärsidé? Jag tjatar som en galning varje dag om att den som ska starta ett företag måste göra det för kundernas skull, inte sin egen. Det är helt avgörande för din framgång att det finns tillräckligt många som vill betala för det du säljer. Glöm aldrig aldrig aldrig det. Var hård mot dig själv och gasa inte iväg på ren entusiasm eller
6 2012-03-15 1 1.2 2/2 Affärsidé önsketänkande. Men det är inte hela sanningen (lyckligtvis). Sanningen är att det bästa företaget för dig att starta är ett som inte bara tillfredsställer kunderna, utan också ligger nära ditt eget hjärta. Affärsidé = Vad du ska tjäna pengar på En oroväckande sak med affärsidéer Jag har upptäckta att de flesta jag känner som är anställda inte kan säga vilken affärsidé företaget de jobbar på har. Det är sant. Fråga några runt dig får du se själv. Jättekonstigt - om man inte vet vilken affärsidé ett företag har - hur vet man då vad man ska göra? Och hur ska kunderna veta varför de ska handla av det företaget? Några exemple på kända företags affärsidéer: Skanska - (år 2002) Skanskas affärsidé är att utveckla, bygga och underhålla den fysiska miljön för att bo, resa och arbeta. Billerud (år 2002) Billerud ska förse kunderna med innovativa förpackningspapper av hög kvalitet. Verksamheten ska ge en god och stabil lönsamhet, baserat på kostnads- effektiva och miljöriktiga processer. Clas Ohlson (år 2002) Vår affärsidé är att sälja gör-det-själv-artiklar till konkurrenskraftiga priser i butiker och via postorder/internet. Vi ska arbeta med god varukvalitet och hög servicenivå.
11 2012-03-13 1 1.3 1/2 Policy - allmänt En policy är en avsiktsförklaring och ska ge riktlinjer för att styra beslut och uppnå önskade mål. En policy vägleder mot de handlingar som troligast ger önskat resultat. En policy kan även syfta på processen att fatta viktiga beslut i en organisation, exempelvis utarbetande av olika program, inriktningsmål, ekonomiska prioriteringar och beslut fattade beroende på vad de får för konsekvens för organisationen. Huvudpolicy Beskriv här företagets övergripande policy.
4 2012-03-13 1 1.3.1 Kvalitetspolicy Kvalitetspolicy Beskriv den av företagets ledning fastställda kvalitetspolicyn. Kontrollorganet skall definiera och dokumentera sin policy, sin målsättning och sina utfästelser vad gäller kvalitet i den ackrediterade verksamheten och skall säkerställa att denna policy förstås, tillämpas och upprätthålls på varje nivå i organisationen. Ett av målen ska vara att varken personal eller utrustning tar skada. Kvalitetspolicy skall upprättas. Kvalitetspolicyn bör lägga fast de övergripande långsiktiga kvalitetsmålen. Dessa ligger sedan till grund för ledningens mer detaljerade och kvantifierbara kvalitetsmål som används för att styra verksamheten. Skapa en kvalitetspolicy som: Är lämplig för företaget och kundernas behov. Beskriver vilka krav som skall uppfyllas Talar om att företaget ständigt förbättrar sig. Hur kvalitetsmål skall sättas. Beskriv och förklara kvalitetspolicyn för företagets personal med hjälp av t.ex. utbildning, anslagstavlor, informationskampanjer. Kvalitetstänkandet, som är betydligt mer än policyn, skall genomsyra företaget och vara en naturlig del av företagets kultur. Kolla kvalitetspolicyn med jämna mellanrum och förändra denna om det behövs. Exempel Vår kvalitetspolicy är: Alt.1: Vi ska genom lyhörda och kompetenta medarbetare erbjuda miljöanpassade kyl- och värmepumpanläggningar till X-industrin/våra kunder inom X. Alt.2: Vår kvalitetspolicy är att erbjuda våra kunder funktionella kyl- och värmepumplösningar genom lyhördhet, noggrann dimensionering och väl utförda installationer. Alt.3: Vi skall aktivt medverka till att minimera risken för skada på personal, miljö och utrustning genom att: använda tillförlitlig utrustning följa myndigheternas krav och betämmelser fortlöpande utveckla och utbilda medarbetare vara lyhörd för marknadens krav ständigt förbättra vårt arbete
3 2012-03-13 1 1.3.2 Energi- och miljöpolicy Energi- och miljöpolicy Det är företagsledningen som ansvarar för att fastställa en energi- och miljöpolicy. Energi- och miljöpolicyn anger den ambitionsnivån och de riktlinjer som företaget har när det gäller miljöarbete och energieffektivitet. Det är värt att lägga ner tid på att göra policyn lättförståelig. Det skapar både trovärdighet och underlättar för medarbetarna att förstå innehållet. En lättförståelig policy är kort och tydlig samt enkel att följa upp. Huvudkrav på energi- och miljöpolicy: Energi- och miljöpolicyn ska ta fasta på företagets omfattning och inriktning, så att den verkligen täcker den aktuella verksamheten. Energi- och miljöpolicyn ska innehålla ett åtagande om ständig förbättring om att företaget ska arbeta i förebyggande syfte, dvs förebygga föroreningar. Energi- och miljöpolicyn ska innehålla ett åtagande om att företaget kommer att följa gällande miljölagstiftning och andra aktuella normer och regelverk. Innehållet och innebörden i energi- och miljöpolicyn ska kunna följas upp och jämföras med vad som verkligen görs. Exempel Vi ska leverera energieffektiva anläggningar som tar hänsyn till inre och yttre miljö. Material, utrustning och metoder ska vara kretsloppsanpassade. Genom kontinuerlig utbildning och information har våra medarbetare hög kompetens inom teknik och miljö. För att tillfredsställa detta har vi inarbetade rutiner för utformning av anläggningar som tar hänsyn till de totala miljöproblemen och anläggningarnas energieffektivitet. Vi eftersträvar att, i vårt dagliga arbete, använda material och metoder som är skonsamma mot miljön. Miljöfarligt avfall hanteras med största försiktighet för att undanröja risker för människa och miljö. Vår personal informeras och utbildas i miljöfrågor så att ett miljömedvetet beteende möjliggörs och uppmuntras. Vi strävar efter att utforma enkla och lättskötta tekniska kyl- och värmepumpanläggningar, varudeklarera material samt bedöma anläggningarnas energieffektivitet.
2 2 Allmänt om auktorisationen 2:2.1 Kvalitetssystem 2:2.2 Omfattning
8 2012-03-13 2 2.1 Kvalitetssystem Kvalitetssystemet är ett hjälpmedel för att säkerställa att företagets åtaganden och uppdrag utförs enligt fastställda krav för auktoriserat kyl- och värmepumpföretag och för att möta kundens krav och förväntningar. Samla huvuddelarna i en "manual" och hänvisa från den till annan information inom företaget. Komplettera gärna med en korsreferens mot ISO 9001:2000 för att underlätta för en eventuell certifieringsrevisor. Kvalitetssystemet ansluter till ISO 9001 samt ISO 14001, där kvalitets och -miljömanualen är huvuddokument. I kvalitets- och miljömanualen finns hänvisningar till andra dokument, pärmar. Anpassa systemet efter det egna företagets storlek, arbetsområden, de metoder företaget använder och efter personalens kunnande och utbildning. Bygg upp ett system som känns naturligt och användbart för just ert företag. I kvalitetssystemet ska rutiner och arbetssätt beskrivas samt förklaring ske hur företaget säkerställer att dessa efterlevs. Faktabaserade beslut Processer och dokumentation för stöd och huvudprocesser - Dokumenterade rutiner - Mallar - Checklistor - Kvalitetsplan - Miljöplan Kunden i centrum Fokusering på ständiga förbättringar (rutiner, teknik och kompetens) Engagemang (engagerad ledning och engagerad personal)
4 2012-03-13 2 2.2 Omfattning Omfattningen av kvalitets- och miljöledningssystemet gäller för: Företag, Org nr: med säte Företaget är certifierat av Incert enligt F-gasförordningen EG 303/2008, certifikat nr: Manualen innefattar även rutiner i ackreditering för trycksättning med gas. Företaget är ackrediterat av SWEDAC enligt ISO/IEC 17020(C), ackrediteringsnr: Företaget är auktoriserat kyl- och värmepumpföretag, auktorisationsnr:
3 3 Krav på kundfokus 3:3.1 Kunden i centrum 3:3.2 Klagomål och omprövning 3:3.2.1 Handhavande av klagomål 3:3.2.2 Omprövning
7 2012-03-14 3 3.1 Kunden i centrum Beskriv hur företaget arbetar med fokus på kunderna. Styr företaget mot väl identifierade kundönskemål. Glöm inte konkurrentperspektivet! Företagets ledning skall se till att man känner kundernas behov och förväntningar och använda dem för att kunna bestämma vilka krav som måste uppfyllas för att kunden skall bli nöjd. Beskriv hur kundtillfredställelsen utvärderas och dokumenteras. Kan exempelvis utgöras av kundenkäter. Utveckla rutiner för att tillvarata och återföra resultatet från denna dokumentation så att kundtillfredställelsen ökas. Skapa en rutin så att företaget alltid vet vilka rättsliga krav företaget måste uppfylla. Exempel Vårt mål är nöjda kunder. Det når vi genom genom att: Hålla tidplaner Leverans i enlighet med ingångna avtal Uppföljning av gjorda åtaganden Vid avvikelser - åtgärda, återkoppla, justera bristande rutiner etc Hela tiden vara uppdaterad när det gäller myndighetskrav som vi och kunden är skyldiga att följa genom abonnemang av KV företagens Regelförteckning och Svensk Kylnorm Genom att säkra medarbetarnas kompetens och deras vidare utveckling Hög servicenivå
3 2012-03-14 3 3.2 Klagomål och omprövning Samtliga avvikelser, erfarenheter och klagomål sammanställs (antal) gånger om året. Då analyseras orsaker och trender och hur vi kan förhindra eventuella framtida problem. Sammanställningen är underlag vid ledningens genomgång. Där fattas, efter att förslagen bedömts med hänsyn till ekonomi, kundkrav, myndighetskrav med mera, beslut om åtgärd. Om åtgärd har vidtagits, dokumenteras det och följs upp på nästa genomgång med ledningen för att se om åtgärden fick avsedd effekt.
4 2012-03-14 3 3.2.1 Handhavande av klagomål Beskriv rutin för handhavande av klagomål. Ange vem som handlägger inkomna klagomål samt var förteckning över dessa finns att tillgå. Av rutinen bör även framgå hur orsaken till eventuellt funna brister analyseras och dokumenteras, samt hur/när effektiviteten av vidtagna åtgärder följs upp i efterhand. Exempel Företaget har en förteckning över inkomna klagomål som innehåller följande uppgifter: Datum Anledning Åtgärd Handlagt av Förteckningen förvaras i/på ( ).
1 2012-03-13 3 3.2.2 Omprövning Då ett klagomål avser kontrollresultatet och kunden anser att kontrollorganets beslut om kontrollobjektets status är felaktigt skall kontrollorganet ompröva beslutet. Med beslut i dessa avseenden avses kontrollorganets ställningstagande till huruvida kontrollobjektet vid kontrollens utförande uppfyller gällande krav eller inte. Beskriv hur omprövning hanteras och vem som fattar beslut i omprövningsärenden.
4 4 Krav på ansvarsförsäkring 4:4.1 Allmänt
4 2012-03-14 4 4.1 Allmänt Ange försäkringsbolag och försäkringsnummer för företagets ansvarsförsäkring samt var försäkringsbrevet förvaras. (OBS! Försäkringen bör omfatta skydd mot ekonomiskt skadestånd.) Bolag Försäkringsnummer Försäkringsbrev finns hos (xx) i pärm (xx)
5 1/2 5 Krav på ledning, org. och dokumenterade rutiner 5:5.1 Allmänt 5:5.1.1 Ledningens åtagande 5:5.2 Organisation 5:5.2.1 Organisationsschema 5:5.2.1 Organisationsschema exempel 5:5.3 Interna kvalitetsrevisioner 5:5.4 Externa kvalitetsrevisioner
15 2012-03-16 5 5.1 1/2 Allmänt Ange vem som är tekniskt ansvarig. Om företaget har utsett flera tekniskt ansvariga (för olika ackrediteringseller certifieringsområden) skall detta anges. Observera att den tekniskt ansvarige har det övergripande ansvaret för den ackrediterade respektive certifierade kontrollverksamheten. Denna måste därför ha lämpliga befogenheter och kompetens för uppgiften. Ange eventuell ersättare för den tekniskt ansvarige. Ersättare skall även anges för alla chefer som ansvarar för ackrediterade kontrolltjänster. Inför varje nytt uppdrag eller åtagande upprättas en projektplan och utses en ansvarig projektledare som också ansvarar för framtagning av projektdokument. Distribution, utbyte, information och gallring När en ändring genomförts, skall registrerade mottagare erhålla information på den nya versionen. I samband med avveckling av dokument skall alltid information om detta lämnas skriftligen till de registrerade mottagarna. Ersatta versioner eller avvecklade dokument skall omgående avlägsnas från alla platser där de använts. Ogiltigt dokuments original arkiveras i särskild ändringspärm, kopior förstörs. Ändringspärmen förvaras på kontoret. All dokumentation ska sparas i minst fem år. Kopiering av instruktioner skall godkännas av Kvalitets- och miljöansvarig. Förteckning över redovisande dokument finns i dokumentförteckning.
5 2012-03-14 5 5.1.1 Ledningens åtagande Ledningen skall aktivt leda kvalitets- och miljöarbetet. Det finns ingen möjlighet att få en väl fungerande organisation om inte ledningen på ett tydligt sätt visar vilken väg företaget skall ta. Se organisationschema 5.2.1, attestplan finns hos, samt affärsidé 1.2 Kommunikation är avgörande för ett lyckat resultat. Ledningen skall regelbundet se över uppsatta mål och mäta uppfyllelsen mot målen. Ledningen skall även initiera och leda kvalitets- och miljösystemgenom-gångarna samt utveckla de interna kvalitets- och miljörevisionerna. Ledningen ansvarar för att kvalitets- och miljöledningssystemet utvecklas genom ett kontinuerligt förbättringsarbete. Kvalitets- och miljömålen finns dokumenterade under bilaga Kundkrav klargörs via skriftlig beställning/arbetsorder, avvikelserapport samt via kundenkät. Skapa en kvalitetsoch miljöpolicy. Ledningens genomgång genomförs 1 ggr/år för att säkerställa att ledningssystemet fungerar. Ledningen säkerställer att tillgängliga resurser finns beroende på beläggningsläget som styr behovet av personal för att utföra det som företaget åtagit sig. Bestäm hur företagets ledning skall göra för att vara medvetna om vikten att uppfylla kundernas krav. Skapa en kvalitetspolicy. Bestäm hur ledningen skall genomföra genomgångar av systemet för att se att det fungerar som tänkt. Bestäm hur ledningen skall göra för att se till att rätt resurser finns för att utföra det som företaget åtagit sig. Exempel Kvalitets- och miljömanualen är tillgänglig för alla medarbetare. Endast kvalitetsansvarig kan ändra i manualen. På varje dokumentsida finns företagsnamn, rubrik och kapitelnummer. Dessutom finns information om vem som framställt dokumentet, utgåvenummer, datum samt sidnummer. För framtagning/upprättande av dokument i kvalitets- och miljömanualen ansvarar kvalitets och miljöansvarig. Godkända dokument har en handskriven signatur av kvalitets och miljöansvarig om dessa är utskrivna i pappersform. Externa dokument t ex lagar, myndighetsföreskrifter, standarder som berör verksamheten förvaras i (xx) år. Ansvarig för att externa dokument hålls aktuella är:. Nedan angivna dokument förvaras hos i pärm på kontoret: Service avtal Säkerhetsklassade ritningar/handlingar för projekt Entreprenad kontrakt Leverantörsavtal Anställningsavtal Leasing avtal Hyresavtal lokalen Nyckelförteckning till externa nycklar Inför varje nytt uppdrag/åtagande upprättas en projektplan och utses en ansvarig projektledare som också ansvarar för framtagning av projektdokument.
8 2012-03-14 5 5.2 Organisation Visa med schema eller beskriv företagets ordinarie organisation. Samtliga ledande befattningar som kan påverka kontrollverksamheten skall anges. Visa på ett tydligt sätt i ett schema eller beskrivning, kontrollorganets organisation för köldmediekontroll och för trycksättning med gas. Observera att organisationen för köldmediekontroll och för trycksättning av gas kan vara olika. Visa med schema eller beskriv kontrollverksamheten för köldmediekontroll beskriv på samma sätt (kontrollorganets) organisation samt var i den ordinarie organisationen kontrollverksamheten bedrivs. Upprätta befattningsbeskrivningar för alla funktioner som förekommer inom kontrollorganet (tekniskt ansvarig, kvalitetsansvarig, kontrollanter för olika ackrediteringsområden). Beskrivningarna skall innefatta krav på utbildning, upplärning/introduktion, teknisk kunskap och erfarenhet. Moment som kan ingå i en sådan kravspecifikation är: Grundutbildning och relevant erfarenhet Introduktionsperiod Specialutbildning inom området Arbetsperiod tillsammans med erfaren och ansvarig person Befogenheter Skyldigheter Kraven kan behöva kompletteras med företagets egna krav och andra särskilda behov.
2 2012-02-03 5 5.2.1 Organisationsschema Av organisationsschemat ska framgå varje persons befattning och ansvarsområde
Organisationsschema exempel Ledning Administration Service Installation Kontroll Vägledning auktorisation utgåva 1 Datum 2012-03-16
10 2012-03-15 5 5.3 Interna kvalitetsrevisioner Revision skall granska hur arbetssätt, arbetsmiljö, externmiljö, och miljölagar styrs via systemet. Systemet granskas avseende uppbyggnad, effektivitet samt efterlevnad. Revision utförs minst en gång per år. Med kvalitetsrevision avses en granskning av de rutiner som finns angivna i manualen, att dessa tillämpas och är kända av personalen och tillämpas på alla nivåer i verksamheten. Eventuella avvikelser från det i manualen angivna noteras och dokumenteras i en avvikelserapport som senare behandlas vid ledningens genomgång (se avsnitt 5.1.1). Revisionen skall även kontrollera att alla standarder och föreskrifter som är angivna i manualen är de faktiskt gällande. Detta upprätthålls enklast genom abonnemang på Regelförteckning (utges av KV Företagen) Beskriv omfattning och frekvens av revisioner. Upprätta plan för revisioner samt ange var planen finns att tillgå. En fullständig revision av kvalitetssystemet skall utföras årligen men kan delas upp i mindre delar. Beskriv vilka moment man har tittat på, vad som har upptäckts och vilka korrigerande åtgärder som har utförts. Beskriv hur revisioner dokumenteras och var dokumenten arkiveras. Dokumentation från revisioner bör lämpligen arkiveras tillsammans med SWEDAC:s bedömningsrapport. Exempel Ansvarig för initiering av revision: Kvalitetsansvarig, miljöansvarig och ledningsgruppen Utförare av revision: Kvalitetsansvarig Revisionsavvikelser: Noteras på revisionsavvikelserapport. Sammanställs på sammanställning revisionsavvikelser. Ansvar för beslut kring revisionsavvikelser: Ledningsgruppen Ansvarig för fastställande av slutdatum för korrigerande åtgärder: Ledningsgruppen Uppföljning av avvikelser: På revisionsavvikelserapporten noteras att korrigerande åtgärd är utförd. Kvalitetsansvarig rapporterar om utvecklingen.
3 2012-03-14 5 5.4 Externa kvalitetsrevisioner För att säkerställa kvalitetssystemets effektivitet måste det periodiskt och systematiskt gås igenom och vid behov utvecklas och förbättras. Det är viktigt att bedöma om kvalitetsresultatet överensstämmer med uppställda mål och vid behov utveckla och effektivisera arbetsformer. För att få underlag för detta genomförs så kallade externa kvalitetsrevisioner. Externa kvalitetsrevisioner utförs av speciellt utbildad person som är oberoende av den verksamhet som ska revideras. Revisioner ska göras regelbundet enligt uppsatta regler för autoriserat kyl- och värmepumpföretag. Resultatet av dessa externa kvalitetsrevisioner ska spridas till företagsledningen, de ansvariga och övriga berörda inom de funktioner som undersökts. Resultatet ska dokumenteras i protokoll eller rapporter. I dessa beskrivs de brister som påträffats samt åtgärder för att rätta till bristerna. Man bör även ange vem som är ansvarig för åtgärderna och när de ska vara genomförda. Uppföljning av att föreslagna åtgärder vidtagits ska också genomföras och dokumenteras.
6 6 Krav på personal 6:6.1 Personal, allmänt 6:6.1.1 Ansvarsområden - exempelmall 6:6.1.2 Befattningsbeskrivning - exempelmall 6:6.1.3 Meritförteckning - exemplemall 6:6.2 Utbildningsplan 6:6.2.1 Utbildningsplan exempelmall 6:6.3 Riktlinjer för personalens uppträdande 6:6.4 Ersättning till personalen
10 2012-03-14 6 6.1 Personal, allmänt Företaget har tillräckligt med fast anställd personal med nödvändiga kunskaper för att kunna bedriva sin normala verksamhet. I dokumentationen ska framgå vem som har ansvaret för att all berörd personal hålls uppdaterad gällande regler och utförande av bedömning. Allt kontrollarbete som genomförs ersätts med fast tim- eller månadslön. Exempel All personal har lämplig kvalifikation, utbildning, erfarenhet och kunskap, för det arbete som personen utför. Företaget dokumenterar varje anställds grundutbildning, vidareutbildning och genomgångna kurser i pärm märkt hos personalansvarig. Företaget dokumenterar varje anställds ansvars- och befattningsbeskrivning samt meritförteckning i pärm märkt hos personalansvarig. Plan för varje persons framtida utveckling för ökad kompetens och erfarenhet förvaras i pärm märkt hos personalansvarig. Varje ny medarbetare får en introduktion på företaget som omfattar ( t ex checklista för "Riskbedömning inför tryckprovning").
1 6 6.1.1 Ansvarsområden Med ansvar följer därtill hörande befogenheter. Ansvarsom råde Ansvarig Ställföreträdande Övrigt Administration Personal Ekonomi Kontakt med försäkringsbolag Kundkontakt Planering installation Planering service Inköp förbrukning Inköp maskiner Inköp köldmedia Inköp verktyg Inköp material service Inköp material till installationer Hantering av kundreklamationer Befogenhet att gå in i MAKCI Personalutvecklingssamtal Uppdatering kompetensprofil Investeringar Introduktion nyanställda Back-up av nätverket Externmiljöansvar Arbetsmiljöansvar Kvalitetsansvarig Bedömning av yrkeskunskap Verkstad All verksamhet Installation Projektledare Service All verksamhet Övrigt Initiering av interna revisioner Uppföljning av avvikelserapporter Leverantörsbed./värdering, godk. av lev. Leverantörsregister
1 6 6.1.2 1/2 Befattningsbeskrivning Befattning / funktion Montör Ansvars- och arbetsområde Befogenheter Arbetsuppgifter Befattningsinnehavare
1 6 6.1.2 2/2 Befattningsbeskrivning Befattning / funktion VD / Företagsledare Ansvars- och arbetsområde Befogenheter Arbetsuppgifter Befattningsinnehavare
1 6 6.1.3 Meritförteckning Namn Johan Landé Yrkeserfarenhet Verkstadsarbete - 3 år Försäljning - 2 år Etc - 5 år Utbildning / Kurs Grundskola Utbildning / Kurs Gymnasium Utbildning / Kurs Högskola Examination / Prov ABC 123 Funktion Assistent Funktion Ansvarig
8 2012-03-14 6 6.2 Utbildningsplan Plan för varje persons framtida utveckling för ökad kompetens och erfarenhet förvaras hos personalansvarig. Företaget skall dokumentera rutiner för hur dess personal introduceras i verksamheten. Beskrivningen skall även innehålla rutiner för hur upplärning och fort- och vidareutbildning avses att bedrivas för ingående personal för att säkerställa att kompetensen hålls aktuell. Exempel på information som kan behöva fångas upp och föras vidare till berörd personal kan vara ändrade föreskrifter eller branschnormer, ändrade kontrollmetoder, meddelanden från SWEDAC eller Arbetsmiljöverket. Av beskrivningen skall även framgå hur man dokumenterar genomförd utbildning eller information, samt var uppgifterna arkiveras. En alltför stor del av olyckorna drabbar nyanställda. En genomgång av arbetsmiljön, risker och skyddsåtgärder är därför speciellt viktig för dem. Exempel Behovet av utbildning styrs av (t ex verksamhetens utveckling, den tekniska utvecklingen, marknadens krav, föreskrifter från myndigheter, personliga önskemål). Varje medarbetares behov av utbildning gås igenom vid årliga (medarbetare-/utvecklingssamtal) och planläggs för att bibehålla och utveckla kompetensen. Information om förändringar som berör det ackrediterade respektive certifierade arbetet delges medarbetarna vid företagets schemalagda möten/träffar. Dessa informationsmöten dokumenteras och de närvarande signerar en närvarolista som säkerställer att de mottagit informationen. Ansvarig för att utbildning genomförs och/eller att information delges är Varje ny medarbetare får en introduktion av
1 6 6.2.1 1 Utbildningsplan Anst.nummer Nam n Johan Landé Utbildning Tidplan Genomf. datum Ant. timmar Kos tnad Introduktionskurs i Pow erpoint 8 3000
Riktlinjer för personalens uppträdande 6 2012-03-15 6 6.3 Beskriv företagets anvisningar till personalen angående personlig säkerhet och andra erforderliga rutiner. (Kan även ingå i kontrollorganets kvalitetspolicy.) Exempel Personalen följer gällande regler från myndigheter och sunt förnuft, samt företagets policy. Följer lagar och förordningar Använder avsedd skyddsutrustning Följer företagets policy om droger och alkohol Håller utsatta tider Ärligt och vänligt bemötande mot både arbetskamrater och kunder
3 2012-03-14 6 6.4 Ersättning till personalen Allt kontrollarbete som genomförs ersätts med fast tim- eller månadslön.
7 7 Krav på lokaler och utrustning 7:7.1 Allmänt 7:7.2 Utrustningsförteckning 7:7.2.1 Utrustningsförteckning exempelmall 7:7.3 Underhållsrutiner med journaler 7:7.4 Kontrollrutiner med journaler 7:7.4.1 Kontroll av tryckmätare - exempelmall 7:7.5 Defekt kontrollutrustning
7 2012-03-14 7 7.1 Allmänt Beskriv hur företaget säkerställer att utrustning underhålls, kontrolleras och dokumenteras så att arbetet sker säkert, med god noggrannhet och möjlighet till uppföljning finns. Beskriv hur dokumentering lagras i datorer och vilka backup-rutiner som finns. Det auktoriserade företagets lokaler ska vara ändamålsenliga för den verksamhet som bedrivs. Utrustning ska vara klart identifierad med varaktig identifikationsmärkning. Kommentar: Utrustningsförteckning finns beskrivet i Faktablad 10. Tillkommande utrustning för energianalys finns beskrivet i Faktablad 12, och då för de två specificerade områdena, Klass 1 och klass 2. Det auktoriserade företaget ska ha instruktioner för hantering av defekt utrustning. Eventuell påverkan av den defekta utrustningens på tidigare utförda arbeten ska undersökas för eventuell åtgärd. Exempel Vi säkerställer att utrustning vi använder är processduglig genom att regelbundet göra utrustningskontroll enligt tillverkarens anvisningar, eller efter föreskrivna krav på utrustningen enligt Svensk Kylnorm. Utrustningförteckningen och journal för kontroll av utrustning förvaras i hos i pärm märkt. Beskrivning av datorer och backup-rutiner: Säkerhetskopiering sker varje arbetsdag. Vi utför kontroll i form av trycksättning med gas, i fält och/eller på vår verkstad. Vid trycksättning med gas definieras provningsplats, riskområde och den skyddade platsen från gång till gång. Kontrollplatsen omfattar hela det påverkade området, provningsplatsen, riskområdet och den skyddade platsen. Krav på provningsplats och riskområde finns i 5 respektive 6 och i kommentarerna till dessa paragrafer i Arbetsmiljöverkets föreskrifter om Provning med över- eller undertryck, AFS 2006:8.
6 2012-03-14 7 7.2 Utrustningsförteckning Ange den utrustning som används vid kontroller. Krav på föreskriven utrustning finns bland annat i Svensk Kylnorm faktablad 10 för köldmediekontroll och i AFS 2006:8 för trycksättning med gas samt för energieffektivisering i Svensk Kylnorm faktablad 12 Utrustning: Fabrikat: Id-nummer: I förekommande fall skall även utrustningens mätområde och mätosäkerhet anges. Ange var hanterings/bruksanvisningar till utrustning förvaras. All utrustning skall vara identitetsmärkt med ett eget id-nummer Exempel All utrustning som vi har tillgång till är upptagen i en utrustningsförteckning där fabrikat, typ och id-nummer klart framgår. Utrustningsförteckningen finns hos i pärm märkt
1 7 7.2.1 Utrustningsförteckning Ansvarig: Johan Landé Utrustning Beteckning Benämning Antal Typ Tillverkare/leverantör Kontrollintervall SGÖ Skyddsglasögon 3 45gf766 Good Eyes Årligen
Underhållsrutiner med journaler Vägledning auktorisation 5 2012-03-14 Beskriv detaljerat vad som ingår i underhållet och hur ofta det skall utföras. Beskriv företagets rutiner för att följa tillverkarens (respektive Svensk Kylnorm) på drift- och underhållsinstruktioner. 7 7.3 Ange hur underhåll och kalibrering dokumenteras samt upprätta journaler som är anpassade efter respektive utrustning och ange var dessa finns att tillgå. Ange var instruktioner/användarmanualer för utrustning finns att tillgå. Underhållet för tryckprovningsutrustningen skal följa kraven 2006:8 samt kraven i AFS 2002:1, Användning av trycksatta anordningar. Exempel Kontroll och underhåll av utrustningen sker med jämna intervaller enligt underhållsrutin för utrustning som finns hos i pärm märkt Utfört underhåll och kontroll dokumenteras i underhållsjournal. Journalerna förvaras hos i pärm märkt. Instruktioner för kontroll och underhåll av utrustning förvaras hos i pärm märkt
7 2012-03-14 7 7.4 Kontrollrutiner med journaler Beskriv rutin för kalibrering och kontroll av utrustningen. Se även AFS 2002:1 Användning av trycksatta anordningar. Upprätta kontrolljournaler som är anpassade för respektive utrustning, samt ange var dokumentation från tidigare utförda kalibreringar och egenkontroller finns att tillgå. För mätutrustning skall anges den största mätosäkerhet som kan accepteras vid kalibrering/kontroll av utrustningen i fråga. Ange med vilken periodicitet kalibrering och kontroll skall utföras. Utförd kalibrering och kontroll skall noteras i kontrolljournal. Av journalen skall framgå mot vilken "normal" kontrollen sker. Ange vilken kontroll av utrustningen som ska utföras före trycksättning. (Se 12 och kommentarerna till denna paragraf i Arbetsmiljöverkets föreskrifter om Provning med över- eller undertryck, AFS 2006:8.). Referensnormaler ska vara kalibrerade av ett ackrediterat kalibreringslaboratorium. Kontrolltryckmätare enligt svensk kylnorm, faktablad 10. Redovisa hur spårbarhet hanteras
1 7 7.4.1 Kontroll av tryckmätare KONTROLL Kontrollorganets tryckmätare:, Kontrolldatum: Typ/Fabrikat: Mätområde: 0 - Kontroll utförd av: Skalindelning: Noggrannhetsklass: Kontrollvärden (bar) Inställt värde (bar) Try ckmätare Avläst värde (bar) Ref erenstry ckmätare Avvikelse (bar) Avvikelse i % av skalområde Krav : 1,0% 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 X Tryckmätaren uppfyller krav Tryckmätaren uppfyller ej krav
4 2012-03-14 7 7.5 Defekt kontrollutrustning Beskriv hur man hanterar defekt utrustning, eventuell märkning och dokumentation i underhållsjournal. Exempel Utrustning som är defekt/felaktig tas omedelbart ur bruk. Den märks med texten defekt och läggs undan/låses in i i väntan på skrotning/reparation. Om defekt kontrollutrustning används vid genomförda kontroller och kontrollresultatet kan ha påverkats av den defekta utrustningen, görs kontrollen om. Blir kontrollresultatet förändrat vid den nya kontrollen återkallas den felaktiga kontrollrapporten och en ny kontrollrapport upprättas.
8 8 Krav på kontroll- och arbetsmetoder 8:8.1 Allmänt 8:8.2 Kontrollmetoder 8:8.3 Hanteringsrutin för köldmedier - endast köldmediekontroll 8:8.A Bilaga A - Program för provning med gas 8:8.B Bilaga B Kopplingsschema tryckprovning
8 2012-03-14 8 8.1 Allmänt Exempel Som auktoriserat företaget utför vi kontroll och arbete enligt de metoder och rutiner som anges i Svensk Kylnorm. Föreskrifter, instruktioner, standarder eller skriftliga rutiner, arbetsblanketter, checklistor och referensdata nödvändiga finns lätttillgängliga för personalen (förslag finns i personalpärm). Som auktoriserat företag använder vi systemet för styrning av kontrakt och arbetsorder (t ex Svensk Dataförvaltnings entreprenad- och serviceprogram), vilka tillsammans med arbetsledaren säkerställer: Att de uppdrag som accepteras ligger inom företagets kompetensområde och att företaget har erforderliga resurser för att tillgodose kundens krav. Att krav ställda av kunden är tillfredsställande dokumenterade och att särskilda villkor förståtts, så att entydiga instruktioner kan lämnas till den personal som ska utföra det aktuella arbetet. Att utförda uppdrag regelbundet stickprovskontrolleras och att eventuella korrigerande åtgärder vidtas. Att avslutat arbete granskas för att säkerställa att kundens krav är uppfyllda. Att alla anbud som lämnas uppfyller krav enligt faktablad 6, och att offererad anläggnings TEWI effekt redovisas (beräkningshjälp finns på KV Företagens hemsida www.kvforetagen.se Drift & underhållsinstruktioner skall vara upprättade enligt Faktablad 1. Drifttagning och prestandamätning utförs enligt Faktablad 12 Vid arbeten som medför risk för personskada ska dokumenterad riskbedömning utföras.
7 2012-03-15 8 8.2 Kontrollmetoder Beskriv kontrollmetoder. Då kontrollmetoder finns beskrivna i föreskrifter eller normer t.ex. från Elsäkerhetsverket, Arbetsmiljöverket eller i Svensk Kylnorm, faktablad 10 (köldmediekontroll) får hänvisning till dessa ske. För trycksättning med gas kan hänvisning ske till det tryckprovningsprogram som användes vid det tidigare tillståndet för tryckprovning. Exempel Kontrollmetoder utförs enligt Svensk Kylnorm, faktablad 10, metodbeskrivningar. Kontroller som genomförs är (installation-, återkommande, vid ingrepp). Köldmediekontroll, F-gas Följande kontrollmetoder används vid de olika kontrollerna: Installationskontroll Svensk Kylnorm, faktablad 10 Återkommande kontroll Svensk Kylnorm, faktablad 10, 12 Kontroll vid ingrepp Svensk Kylnorm, faktablad 10 För trycksättning med gas Tryckontroll Svensk Kylnorm, Faktablad 10 Samt i enlighet med tryckprovningsprogrammet i bilaga 8.A och kopplingsschema i bilaga 8.B.
5 2012-03-14 Hanteringsrutin för köldmedier - endast köldmediekontroll 8 8.3 Beskriv hur företaget hanterar köldmedier samt hur inköpt, förbrukat och återtagen mängd köldmedier redovisas och sammanställs i kvartalsrapport. Detta finns beskrivet i Svensk kylnorm faktablad 4, SFS 2007/846 Köldmediejournal förvaras hos i pärm märkt
Bilaga A - Program för provning med gas 2 2012-03-15 Program för provning med gas av kyl- och värmepumpinstallationer 8 8.A 1 Provning med gas med ett tryck över 0,03 bar av stationära och mobila kyl- och värmepumpsinstallationer utförs enligt detta program. Följande allmänna instruktioner skall alltid följas; 1. Riskbedömning görs före varje provning. Denna riskbedömning ligger till grund för de åtgärder som behövs för att säkerheten under provningen skall bli betryggande. Tillämpliga anvisningar i AFS 2006:8, Provning med över- eller undertryck, i AFS 1997:7, Gaser följs. Exempel på riskbedömning finns i Svens Kylnorm, Faktablad 10A. 2. Arbetsmetoder och tillhörande provningsutrustning för tryckprovningen samt rutiner för underhåll och kontroll, är beskrivet i kvalitetssäkringssystemets vars omfattning framgår av SWEDACs kravställning för ackrediterade kontrollorgan typ C och av SS-EN 17020. 3. Provningen leds och ansvaras av sakkunnig person inom företaget. Med sakkunnig person avses att personen dels har kunskap i gällande regler och standarder inom området provning med gas, dels har erfarenhet inom området samt kännedom om de risker som kan uppstå vid sådan provning. 4. Provningen kommer att utföras inom ett särskilt avgränsat område (det s.k. provningsområde). För provningsområdet gäller nedanstående anvisningar. För provningsområdet gäller alltid följande; 5. Provningsområdet avspärras och markeras på ett tydligt sätt (t.ex. genom skyltar och band). Detta gäller även platsen för reglering och avläsning av tryck. Platsen för reglering och avläsning av tryck är avspärrat och väl skyddat. 6. Endast provningspersonal får befinna sig inom området (riskzon). 7. För undvikande av risk för olycksfall får riskzonen under inga förhållanden beträdas så länge provtrycket överstiger beräkningstrycket alternativt högsta tillåtet tryck. Innan riskzonen beträds för kontroll efter en provtryckning (1,43*P s ) skall en tryckreducering med mer än 30 % av den valda provtrycksnivån genomföras, så att trycknivån inte är högre än högsta tillåtna tryck (avsäkringstrycket) när riskzonen beträds. ( Se även punkt 11 ) Provningen med gas skall utföras enligt följande arbetsmetod; 8. Trycket höjs långsamt så att eventuella defekter (t.ex. deformationer och försvagningar i material, packningar eller liknande) kan upptäckas. 9. Tryckupptagning sker först till halva provtrycket sedan i etapper om 0 av provtrycket och med lämplig tid (5-15 minuter) för tryckstabilisering mellan etapperna. 10. Vänta i 15 till 30 minuter. Konstatera att trycket ej sjunker. OBS! Inga arbetsmoment som kan orsaka skador på den trycksatta anordningen får utföras. Exempel på sådana arbetsmoment kan vara vissa typer av efterdragningar, instansningar eller liknande. 11. Efter tryckprovningen utförs en täthetskontroll samt en kontroll om kvarstående formförändringar föreligger. Innan dessa kontroller får utföras och innan riskzonen härmed får beträdas, måste trycknivån
Bilaga A - Program för provning med gas 2 2012-03-15 8 8.A 2 sänkas varvid följande särskilt skall beaktas; Trycket, efter trycksänkning får under inga förhållanden överstiga högsta tillåtna tryck (enligt AFS 1999:4 och AFS 2006:8). För god säkerhetsmarginal skall trycket, efter en provtryckning, sänkas med minst 30 % av den valda provtrycksnivån. 12. Trycken mäts med tillförlitlig tryckmätare från skyddad plats. Krav på tryckmätare och provutrustning framgår av nedanstående anvisningar. Provutrustningen och rutiner för kontroll och underhåll 13. Kopplingsschema finns över hela provningsutrustningen. 14. Kontroll- och underhållsåtgärder journalförs. 15. Säkerhetsanordningar består av en reduceringsventil och två av varandra oberoende tryckavsäkringsanordningar (t.ex. säkerhetsventiler). Öppningstrycket för dessa säkerhetsventiler får inte vara högre än 1,15 ggr aktuellt provtryck. Avsäkringsutrustningens (t. ex. säkerhetsventilernas) öppningstryck kontrolleras med avseende på det tryck som gäller för respektive provning. Före varje provning ska okulärkontroll och funktionskontroll av avsäkringstryck utföras. För säkerhetsventil med fast inställt värde kontrolleras att det tryck som ventilen är märkt med överensstämmer med det tryck ventilen öppnar. Kontrollen dokumenteras i journal för kontroll och underhåll av utrustning. 16. Påfyllningsledningar/-slangar är försedda med anordning som begränsar slangrörelse vid eventuellt slangbrott i form av säkerhetswire (bilaga 3A) eller slangbrottsventil (bilaga 3B). Ingående slangar bör vid konstruktionsprövningar (provtrycknigar) uppfylla kraven i SS-EN 856 (stålarmerade) medan textilarmerade slangar kan används vid lägre trycknivåer vid exempelvis täthetskontroller och läcksökningar. Okulärkontroll av slangar utförs före varje provning och dokumenteras i journal för kontroll och underhåll av utrustning. 17. Ingående tryckmätare har ett erforderligt skalområde med hänsyn till aktuellt provtryck samt minst noggrannhetsklass 1,0. Okulärkontroll och funktionskontroll av ingående tryckmätare i provutrustningen skall ske före varje provning. Kontrollen dokumenteras i journal för kontroll och underhåll av utrustning och i blanketten kontroll av tryckmätare. Denna kontroll följer de anvisningar som finns i Svensk Kylnorm, Faktablad 10A. Dokumentation av provning med gas skall omfatta minst följande; 18. Varje provning dokumenteras genom en dokumenteras riskbedömning. Av dokumentationen skall framgå datum för provning, provningsplats, provningsobjekt, använt provtryck och om någon avvikelse eller störning uppstått under provningen.
utgåva 1 Datum 2012-03-16
9 9 Krav på dokument och intyg 9:9.1 Allmänt 9:9.2 Kontrollrapporter för Köldmediekontroll 9:9.3 Riskbedömningar trycksättning med gas
11 2012-03-14 9 9.1 Allmänt Beskriv hur relevanta dokument för kontroll arkiveras. Ange även vilka dokument som skall arkiveras, arkiveringstiden och var dokumenten arkiveras. Efter utförd kontroll skall kontrollrapport utfärdas. Samtliga kontrollrapporter skall vara försedda med löpnummer som är i en obruten nummerserie. Detta för att säkerställa att inga kontrollrapporter förkommit. Det skall också finnas en rutin för hur man återkallar felaktigt upprättade kontrollrapporter. För trycksättning med gas skall dokumenterad riskbedömning genomföras innan varje trycksättning. Det skall även framgå vem som gjort riskbedömning respektive trycksättning. Företaget är ackrediterat i ISO/IEC 17020(C) med ackrediteringsnummer: för trycksättning med gas. Arbets- och kontrollintyg dokumenteras i därför avsedda blanketter, och ska på begäran kunna uppvisas för: Tillsynsmyndighet Tillsynsman kontrakterad av KV Auktorisation Uppdragsgivare Resultatdokumentation innehåller information för att möjliggöra en tillfredsställande utvärdering av arbetet. All resultatdokumentation förvaras hos i pärm märkt under 5 år. Redovisande dokumentation uppfyller EU-krav, nationella krav från lag, förordning och föreskrift men även genom annan dokumentation i enlighet med Svensk Kylnorm. Företaget säkerställer att man har aktuell information genom abonnemang på: Svensk Kylnorm Regelförteckning Redovisning sker exempelvis med hjälp av de av KV Företagen framtagna blanketter för tryckprovning och riskbedömning.
Kontrollrapporter för Köldmediekontroll Rapporten signeras av certifierad personal. 7 2012-03-14 9 9.2 På kontrollrapporten skall certifikatnummer för både företaget och den certifierade personen anges. Kontrollrapporter skall alltid i original överlämnas till beställare. För rutin om hur kontrollrapporterna skall fyllas i kan hänvisning göras till Svensk Kylnorm Faktablad 10 "Läsanvisningar för kontrollrapporter". Arkiveringstiden för kontrollrapporter är fem år. Exempel Kontrollrapport för köldmediekontroll: Kontrollrapporterna fylls i enligt läsanvisning i Faktablad 10, som förvaras hos i pärm märkt. Den person som genomfört kontrollen signerar kontrollrapporten på avsedd plats och lämnar ett exemplar till beställaren senast i samband med faktureringstillfället. Om en stationär anläggning inte uppfyller krav vid kontroll skickas en kopia till berörd tillsynsmyndighet (oftast kommunens miljö- och hälsoskyddskontor). Följande kontrollrapporter används: Kontrollrapport för stationära kyl-/värmepumpanläggningar/aggregat samt kylanläggningar i fartyg för HCFC/HFC- köldmedier Aggregatförteckning Kontrollrapport för mobil kylanläggning/aggregat med HCFC/HFC-köldmedier För kontroll vid ingrepp används (företagets egen blankett) som innehåller punkterna: Avtappning av olja Tätning av köldmedieläckage Avtappning av köldmedium Påfyllning av köldmedium
Riskbedömningar trycksättning med gas 6 2012-03-14 På resultatredovisningen skall företagets ackrediteringsnummer och typ anges. 9 9.3 Samtliga riskbedömningar / kontrollrapporter skall vara försedda med löpnummerserie. Löpnummer bör åsättas i förväg. Riskbedömningar / kontrollrapport, inklusive eventuella arbetsdokument, skall arkiveras hos kontrollorganet. Riskbedömningen signeras av den person som utfört riskbedömningen samt av den person som genomfört trycksättningen. Signeringen av riskbedömningen innebär ett intygande att trycksättning bedöms kunna utföras säkert. Riskbedömningen är en intern handling och överlämnas normalt inte till extern part men kan överlämnas om kunden specifikt köpt riskbedömningen/trycksättningen. Kopia av riskbedömningen skall i så fall arkiveras internt. Riskområdet, identiteten, datum, typ av trycksättning (läcksökning, täthetskontroll eller tryckproning), ackrediteringsmärke, ackrediteringsnr, ackrediteringstyp (typ C) och aktuellt provtryck skall framgå av riskbedömningen. Arkiveringstiden för riskbedömningar är lämpligen fem år.