Bilaga 1. Begrepp I denna bilaga har samlats de i kriteriet använda centralaste begreppen närmast gällande kvalitetsledning vid yrkesutbildning. En del begrepp har definierats med den av Finlands Standardiseringsförbund publicerade SFS SFS-EN ISO 9000:2005 standard (Ledningssystem för kvalitet - Principer och terminologi). De termer som definierats med hjälp av ISOstandarden har en *-markering. Bra praxis är uttrycksformen för en särdeles kvalitativ verksamhet, som principiellt också kan identifieras i andra organisationer. Bra praxis är en fungerande praxis som baseras sig på kunskap eller på långvariga belägg på verkliga framgångsrika resultat. Bra praxis vitt accepterad och förstådd. Den är genuint fungerande i praktiken och den kan beskrivas och överföras till liknande förhållanden. Evidens är av utbildningsanordnaren presenterade bevis på att utbildningsanordnarens verksamhet uppfylleren kriterierna på den nivå som uppskattats. Exempelvis kan man med hjälp av ett dokument eller ett direktiv visa att ett kriterium inom kvalitetsledningssystemet uppfylls. Det är utbildningsanordnaren som är ansvarig för systemets funktion och effektivitet. Detta krav måste utbildningsanordnaren kunna påvisa att det valda systemet uppfyller. Systemets funktion och effektivitet kan exempelvis visas med hjälp av resultatuppgifter. Extern auditering avser systematisk och opartisk tolkning genom vilken en utomstående part reder ut om organisationens verksamhet stämmer överens med målen samt om den är effektiv och ändamålsenligt. Extern utvärdering avser deskriptiv analys av organisationens tillstånd och verksamhet utförd av utomstående part. Den externa utvärderingen kan gälla en del av verksamheten, en process eller hela organisationen. Förutsättningar för anordnande av utbildning att kunna ordna utbildningen på ett ändamålsenligt sätt (Lag om yrkesutbildning 9 ) är en förutsättning för att kunna beviljas tillstånd att ordna utbildning. Det bör finnas ett behov av utbildningen och sökande bör ha yrkeskompetens och ekonomiska förutsättningar att ordna utbildningen. Undervisnings- och kulturministeriet kan även utan ansökan ändra på ett tillstånd att anordna utbildning om den utbildning som offereras märkbart skiljer sig från utbildningsbehovet. Ministeriet kan också annullera tillstånd att anordna utbildning om utbildningen inte längre uppfyller de krav som angivits när tillståndet beviljades.
Informationshantering innebär att man bestämmer vilka principer och aktiviteter som hör till information, beskrivning av information, organisation, lagring, sökning, editering och användning av information. Kund organisation eller person som mottar produkten.* Inom yrkesutbildningen anses kunden vara en aktiv deltagare, inte enbart en tjänstemottagare. De viktigaste kunderna för en utbildningsorganisation kan vara de som använder utbildningstjänsterna (studerande och organisationerna i arbetslivet) samt de som beställer och betalar för utbildningen. Varje utbildningsanordnare definierar vilka som är deras viktigaste kunder. Kundorientering/Service som utgår från kundernas behov betyder att man känner till kundernas behov och kan förutse dessa samt att verksamheten hela tiden utvecklas så att kundernas behov, förväntningar, respons och förbättringsförslag beaktas. Vid utvecklingen av funktionerna uppmärksammas förutom de externa kunderna också de interna kunderna. Kvalitet avser i vilken mån de naturliga egenskaperna uppfyller kraven.* Med utbildningens kvalitet avses i första hand utbildningens förmåga att uppfylla de mål som ställts upp för utbildningen och möta kundernas behov. Kvalitetsarbete inrymmer all den verksamhet genom vilken kvaliteten i organisationens funktioner utvecklas och säkerställs. Kvalitetshandbok är ett dokument som beskriver organisationens kvalitetssystem.* Kvalitetshandboken kan bestå av flera dokumenterade handlingar och dess avsikt är att underlätta det dagliga arbetet vid utbildningsorganisationen. Numera används också termen verksamhetshandbok för samma sak. Kvalitetskriterium är utgångspunkten för den utvärderande slutsatsen om kvaliteten. Inom yrkesutbildningen kan t.ex. frågan om hur studerandena får arbete användas som ett kvalitetskriterium. Kvalitetsledning koordinerade åtgärder för att rikta in och styra organisationen i frågor som ansluter sig till kvaliteten.* Kvalitetsledningssystem är ett ledningssystem för att rikta in och styra organisationen i frågor som gäller kvaliteten. Detta är ett centralt verktyg för ledning. Inom ISO-standarden används det som en synonym för ledningssystemet. Kvalitetssystem är en struktur, genom vilken ledningens kvalitetspolicy och kvalitetsmål systematiskt genomförs i hela organisationen. Ett kvalitetssystem är specifikt för en viss organisation och det består
bland annat av de spelregler och verksamhetssätt som man i organisationens verksamhet systematiskt vill efterfölja. De kan dokumenteras i form av en kvalitetshandbok, men viktigare än formen är att systemet är praktiskt och sporrar till systematisk verksamhet. Numera används också termen verksamhetssystem när man vill betona att kvalitetsledningen är en fast del av verksamheten. Kvalitetssäkring är en del av kvalitetsledningen som koncentrerar sig på att ge en tillräcklig tillförsikt till att kvalitetskraven kommer att uppfyllas.* Exempel på kvalitetssäkring inom yrkesutbildningen är yrkesproven i den grundläggande yrkesutbildningen och de fristående examina i den yrkesinriktade vuxenutbildningen. Kvalitetsutveckling är en verksamhet som syftar till att effektivera funktionerna och processerna så att både den egna nyttan och nyttan för kunderna blir större. Kvalitetsutvärdering är verksamhet där man gör en beskrivande analys av hur väl det under utvärdering varande objektet motsvarar de kvalitetskrav som ställs på det. Inom yrkesutbildningen kan man exempelvis utvärdera, resultatet för planen för anordnande av fristående examen, inlärningsresultat, undervisningsarrangemang och undervisningens kvalitet, resultatet från samarbetet med arbetslivet, sambandet mellan utbildningens efterfrågan och utbud eller hela organisationens verksamhet. Kännetecken på utmärkthet är sådana egenskaper hos organisationen som allmänt kan anses utgöra förutsättningar för en utmärkt verksamhet. Exempelvis i Business Excellence-modellen så ingår dessa kvaliteter och med hjälp av dem så skiljer sig utbildningsorganisationen från övriga. Mission beskriver varför organisationen finns till Peer review är extern utvärdering som syftar till att stödja kvalitetssäkringen och -utvecklingen i en organisation som är föremål för utvärdering. Utvärderingen görs av en grupp likar. Dessa kritiska vänner är personer utanför utbildningsorganisationen som arbetar i motsvarande miljö och som är sakkunniga och professionella inom det ämnesområde som utvärderingen gäller. Process avser en serie till varandra kopplade eller interaktiva funktioner genom vilka insatser omvandlas till avkastning.* Processerna kan ytterligare delas in i kärnprocesser, stödprocesser för dessa samt samarbets- och leverantörsprocesser beroende på deras funktion.
Kärnprocess avser en serie åtgärder och användning av resurser och metoder som hänför sig till dem, med vilkas hjälp önskade produkter och tjänster tillhandahålls kunderna. Kärnprocessen inleds med kundernas behov och avslutas med de tjänster eller produkter som levereras till kunderna. Inom yrkesutbildningen hänför sig kärnprocesserna till undervisningen och stödet för inlärningen. Leverantörs- och samarbetsprocesser är en funktionskedja som beskriver de tjänster och produkter som leverantörerna och samarbetsparterna producerar för organisationen. Exempel på yrkesläroanstalternas leverantörs- och samarbetsprocesser är tjänsterna i anslutning till skötsel av fastigheter och hälsovården, samarbetet med arbetslivet och samarbetet med övriga läroanstalter t.ex. i anordnandet av studierna. Stödprocess verksamhetskedja eller förfarande som stöder ett smidigt genomförande av organisationens kärnprocesser. Stödprocessen betjänar i första hand interna kunder. Elevvårds-, kansli- och bibliotekstjänster är exempel på stödprocesserna vid en läroanstalt. Processbeskrivning är en grafisk eller verbal framställning som innehåller olika skeden i verksamheten som en kronologisk funktionskedja. Av beskrivningen framgår de ansvar, insatser och de resultat som anknyter sig till arbetsskedena. Processägare är den person som tilldelats totalansvaret för utvecklingen av processen. Processägaren bistås oftast av ett team, vars medlemmar tillsammans med processägaren är ansvariga för de uppgifter som getts åt teamet. Produkt är resultatet av processerna.* Ett exempel på en yrkesläroanstalts produkt är en utbildningstjänst som erbjuds den studerande. Resurser innehåller fysiska, psykiska och ekonomiska resurser. Självvärdering avser en av organisationen och de som är verksamma där gjord deskriptiv analys av verksamheten. Vid en självvärdering granskar man och målsättningarna med verksamheten uppnåddes och om detta skedde på bästa möjliga sätt. I enlighet med principerna för en utvecklande utvärdering sker självvärderingen av kvalitetsledningssystemet för yrkesutbildningen i första hand för att ge ett arbetsredskap till utvecklandet av verksamheten, även om resultatet också används till att evaluera kvalitetsledningssystemets helhetssituation.
Självvärderingen hjälper utbildningsanordnarna att känna till sitt tillstånd, ställa upp nya mål och inleda den utvecklingsverksamhet som krävs för att nå dessa. Standardsystemet ISO 9000 består av en standardserie i många delar som ställer upp krav för kvalitetssystem. Standardsystemets syfte är att hjälpa organisationer att producera sådan kvalitet, som kunderna förväntar av dem.* Strategi uttrycker de medel med vilka målen eftersträvas och ger i och med det också riktlinjer för organisationens verksamhet för att nå målen. Varje organisation gör upp sin verksamhetsplan och beslutar om de konkreta metoderna för genomförandet utgående från strategin. Säkerhetsledning Säkerhetsledning innefattar både lagstadgad och frivillig behärskande av säkerhet. Den är övergripande och sammankopplar ledning av metoder och förfaringssätt samt människor. Ständig förbättring av säkerhet och befrämjande av hälsa är den centrala principen och den innehåller planering av verksamheten och bedömning samt förbättring. Ledning av arbetssäkerhet innefattar ett systematiskt arbete för att förbättra arbetssäkerheten och arbetshälsan inom organisationen så att detta utvecklas till en äkta förebyggande arbetssäkerhetskultur. Utbildningsanordnare kan vara en kommun, samkommun, registrerat samfund eller stiftelse som av undervisningsoch kulturministeriet fått tillstånd att anordna utbildning (yrkesutbildning). Yrkesutbildning kan också anordnas vid de statliga läroanstalterna. Utvecklande utvärdering är en form av utvärdering där målsättningen är att hjälpa utbildningsanordnaren att känna igen sina styrkor, bra praxis och utvecklingsbehov. Avsikten är att stöda utbildningsanordnaren så att det är lättare att uppnå de strategiska målen och ständigt förbättra av verksamheten. Utvärdering är en deskriptiv analys av det objekt eller den verksamhet som granskas. Utvärdering av utbildningens resultat är en beskrivande analys av hur målen för utbildningen har uppnåtts. Resultatet kan utvärderas enligt dimensionerna funktionsduglighet, effekter och ekonomi. Verksamhetsenhet hos en utbildningsanordnare en enhet som anordnar utbildning, t.ex. en läroanstalt eller läroanstaltens verksamhetsställe.
Verksamhetsmiljö syftar på alla de omständigheter som kan påverka organisationens verksamhet. En analys av dessa omständigheter ska gälla som utgångspunkt när organisationens verksamhet utvecklas. Till verksamhetsmiljön hör såväl organisationens inre som yttre verksamhetsmiljö. Till en yrkesläroanstalts verksamhetsmiljö hör t.ex. utbildnings- och samhällspolitiken, arbetslivet och dess utveckling samt interna faktorer vid läroanstalten. Verksamhetsplan är ett dokument som ställts samman för att genomföra organisationens strategi och förbättra organisationens kvalitet. Verksamhetsplanen omfattar resultatmålen, tillvägagångssätten, tidsplaneringen och resurserna. Vision är en motiverad beskrivning av organisationen på basen av dess existens och värden sådan som man önskar se organisationen i framtiden. Värden visar vad som i organisationen är viktigt och vad verksamheten grundar sig på. Värden inom yrkesutbildningen kan exempelvis vara arbetslivsmotsvarighet och att verksamhet som utgår från de studerande.