Ekonommöten information och kommunikation Välkomna! s organisation, roller och ansvar Redovisnings- och uppföljningsfrågor FIKA Inköpsfrågor Planerings- och budgetförutsättningar inför 2014-2016 Övriga frågor
Vi ser till att verksamheten har ekonomiska medel på ett hållbart och balanserat sätt
s uppdrag i den nya organisationen Planerings- och uppföljningssektionen Samordna planerings- och uppföljningsarbetet Redovisningssektionen Samordna ekonomiadministration Samordna redovisningsfrågor Ansvara för de ekonomiadministrativa systemen Ansvara för stiftelse- och donationsförvaltningen inom GU Upphandlingssektionen Samordna upphandlingar Samordna inköpsfrågor
Planering- och uppföljningssektionen Kajsa Salenius Sektionsledare Frida Wiklander Ekonomicontroller Helene Gustafsson Verksamhetscontroller Tommy Hillman Verksamhetscontroller Elisabet Hollner Systemförvaltare
Redovisningssektionen Gunilla Annerstedt Jeanette Arnesson Hans-Göran Gustafsson Per Mattsson Paul Hansson Per Sjöberg Marie Hagberg Mårtensson Christer Lorentzon Annika Liljeros Anette Engsevi Liselott Lind Jane Bohlin Sektionsledare bitr sektionsledare Controller Systemförvaltare Ekonom Ekonom Ekonom Ekonom Systemförvaltare Ekonom Ekonom Ekonom
Redovisningssektionen forts. Pernilla Björling-Persson Emilia Runge Annika Hult Tommy Wallhult Karl-Anders Tjellander Michael Ingebro Therese Palmer Ekonom Ekonom Ekonom Avdelningsdirektör (stiftelser mm) Avdelningsdirektör (stiftelser) Ekonom (stiftelser mm) Ekonom (stipendier)
Upphandlingssektionen Ulrica Carlsson Johan Pettersson Allem Tensaye Sussanne Hulthen Staffan Sjöholm Elin Alm Ebba Melchior Sektionsledare Upphandlingsjurist Upphandlingsjurist Upphandlare Upphandlare Upphandlare Upphandlare
Några siffror 34 mnkr = ekonomienhetens budgeterade omslutning för 2013 (21 mnkr = lönekostn, 13 mnkr = lokaler, IT o systemkostn) 32 anställda på enheten Många användare av EA-systemen Totalt stiftelse- och donationskapital på ca 1 miljard Inköpsvolym för hela universitetet 2012 var ca 1 miljard
Vision 2020 aktivitetslista för ekonomiavdelningen/ekonomienheten för 2013 Aktiviteter kopplade till Vision 2020 och handlingsplanen för GF Formering av ekonomienhetens del av den områdesgemensamma supporten Etablera kontaktvägar till institutioner och fakulteter Erbjuda nya ekonomikompetensutbildningar Uppdatering av ekonomiwebb - internkommunikation Stödja upphandlingar av kvalificerad infrastruktur för forskning Stödja planerings- och uppföljningsinsatser inom ramen för Vision 2020 Stödja utvecklade av anslagsmodeller kopplat till universitetsgemensam handlingsplan
Mål och kvalitetsutveckling en god och tydlig servicenivå o Upphandlingssektionen Hög servicenivå (nöjda kunder ) Upphandla nya avtalsområden Ökad avtalstrohet, skärpt kontroll Inköpssystemet Nätverk för inköpskoordinatorer o Planering- och uppföljningssektionen kvalitetssäkring av anslagsfördelning, kostnadsdebiteringar och andra budgetförutsättningar Tydliga anvisningar för budget- och uppföljningsarbetet kvalitetssäkring av arbetet med årsredovisning, intern uppföljning Tid- och aktivitetsplaner som samverkar mellan verksamhetsplanering och budgetplanering Investeringsplanering och investeringsuppföljning
Mål och kvalitetsutveckling en god och tydlig servicenivå o Redovisningssektionen utökad intern kontroll för kvalitetssäkrad redovisning högsta betyg i EA-värderingen utveckla arbetsformerna för stöd och support ändamålsenliga stödverktyg till verksamheten utveckla och förbättra arbetsformer och arbetsrutiner översyn av placeringspolicy och nytt stipendiesystem o Gemensamt för enheten tydlig och begriplig kommunikation med verksamheten Utveckla ekonomiwebben ompröva och ifrågasätta befintliga rutiner och arbetssätt
Utvecklingsinsatser för ekonomienheten för 2013 Utvecklingsinsatser under 2013 Uppgradering av Agresso till ny version Nytt inköpssystem fortsatt utrullning och etablering av förvaltningsorganisation Funktionalitet för periodiska fakturor Nya versioner av EKO Gemensamma rutiner för användarhantering inom GF Nytt stipendieansökningssystem Effektivare betalningsströmmar
Ekonomiinformation på webben - mål Förbättra internkommunikationen Knyta ihop de olika dokumenten till en webbplats Rikta oss till målgrupperna Utan organisatoriska bindningar Förenkla
Syfte projekt Ekonomiwebb Identifiera och tydliggöra målgrupper Bättre tillgänglighet även för sällan-användare Enklare språk och struktur för alla Lättare att hålla uppdaterat
Nya ekonomiwebben två målgrupper Målgrupp CHEFER (motsv) Övergripande information på vanligt språk Känna igen Ekonomispelet Riktad information för identifierade behov Målgrupp EXPERTER Fyra huvudprocesser: Planera & kalkylera Redovisa Följa upp Hantera resurser Ekonomiska fakta Riktad information för identifierade behov
Ekonomiinformation på webben Organisation Information Ekonomiinformation till målgrupperna Planerings- & uppföljningssektionen Redovisingssektionen Upphandlingssektionen Beskriver enhetens och sektionernas uppgifter och organisation samt vilka medarbetare som ingår i vilken gruppering. Ekonomi och ekonomiadministration för chefer Medarbetarportalen Chefer Administratörer Planering och uppföljning av verksamhet och ekonomi Planera & kalkylera Redovisa Följa upp Hantera resurser Ekonomi och ekonomiadministration för experter Löpande hantering av processerna Planera & kalkylera Redovisa Följa upp Hantera resurser Beskriver ekonomi vid Göteborgs universitet utan organisatorisk indelning. Processerna eller rummen leder vägen.
Ekonomiinformation på webben - nuläge Gamla webbplatsen är delvis kvar Medarbetarportalen Dela upp mellan organisation och information
Redovisnings- och uppföljningsfrågor o Utökad Intern kontroll o Administrativa supporten 4040
Ökade krav på intern styrning och kontroll inom universitetet Ökat fokus från styrelse, ledning och revision (intern och extern) på att myndigheten har en god intern styrning och kontroll i verksamheten Styrelsen ska intyga detta varje år i årsredovisningen Rektor ska årligen intyga att det inte finns oegentligheter eller andra brister inom universitetet och i förekommande fall lämna en s.k. fellista Från och med årsredovisningen för 2013 ska alla i linjen rektor dekan prefekt lämna underlag till rektor inför detta intygande (återkommer om detaljer kring detta i höst) Rapport från Riksrevisionen om brister i semesterrapporteringen! Konstaterade fortsatta brister i upphandling och inköpsfrågor
Intern kontroll i redovisningen Arbeta med checklistor och åtgärda skicka samlat till från institution Av Riksrevisionen påtalade brister Externa medel inget upplupet/förskotterat utan avtal, fullkostnadskalkyler Personalkostnader ledigheter i egenrapporteringen, redovisning av övertid Representation - momssatser och underlag Övrigt noterat i bokslutet
Utökade kontrollinsatser från Fyra gånger per år (maj, augusti, december och januari) Dokumenteras och kommuniceras per nämnd och institution Åtgärder återrapporteras i ordinarie checklista Normerande beslut och riktlinjer Attestplaner med namnteckningsprover skickas till före den 30 juni Ev med tillägg av inventarieförrättare och inköpskoordinator
Support inom område Administrativt stöd administrativa supporten Frågor avseende personaladministration, ekonomiadministration, samt arkiv och registratur Hjälp till självhjälp - dock ökat stöd under en övergångsperiod En väg in - telefonnummer med förval, funktionsmailadress samt information på web Samordnare för information, uppföljning och utvärdering av verksamheten Öppet kl 08.00-16.30 (sommartid 08.00-16.00, 08.00-12.00 v28-32) Start 7 januari 2013
Statistik för administrativa supporten T1 2013 Jan Feb Mar Apr Besvar ade Tappa de Andel besvarade Besvar ade Tappa de Andel besvarade Besvar ade Tappa de Andel besvarade Besvar ade Tappa de Andel besvarade Totalt till ankn 4040 603 538 69 89% 534 493 41 92% 516 479 37 93% 606 573 32 95% varav till Personal- och lönefrågor 103 97 5 94% 86 79 7 92% 81 72 9 89% 94 89 4 95% varav till Ekonomiadministration 315 288 27 91% 287 264 23 92% 270 257 13 95% 332 323 9 97% varav till Arkiv och registratur 190 153 37 81% 161 150 11 93% 165 150 15 91% 180 161 19 89% Mail till brevlådan: 100 200 300 370
Fikapaus
Inköpsfrågor Införande av inköpssystem Inköpsutbildning Inköp vägledning Inköp utanför avtal
Breddinförande av inköpssystem Pilotenheter Information till prefekter och administrativa chefer Utbildning i egna lokaler.
Breddinförandet av inköpssystemet Humanistiska fakulteten Utbildningsvetenskapliga fakulteten Naturvetenskapliga fakulteten Sahlgrenska Akademin Samhällsvetenskapliga fakulteten Handelshögskolan Konstnärliga fakulteten IT-fakulteten Gemensamma förvaltningen UB
Inköpssystemet Visma Proceedo Webbaserat system Tillgängligt via Medarbetarportalen Single Sign On Förvaltas av Driftas och uppgraderas av Visma Proceedo
Statistik hittills.. 1000 beställningar Varje order innehåller i snitt 5 rader Beställningar har skickats till 19 leverantörer Totalt kvitterat värde 4 MSEK
Processflöde e-handel Leverantör 4. Läs Order 5. Leverera 7. Skapa faktura Göteborgs universitet 1. Skapa beställning 2. Godkänn beställning 3. Order skapas 6. Leveranskvittens (utförs av beställare) 8. Matchning Info om godkänd, ändrad eller nekad Påminnelse om ei kvitterad Automatiskt steg Manuellt steg
Inom följande produktområden finns anslutna leverantörer Böcker Kontorsmaterial Kopieringspapper Datortillbehör Toner och bläckpatroner Laboratoriematerial Laboratoriekemikalier Lokalerprodukter och mjukpapper Kaffe, te, mjölk mm Blommor Datorer är på gång.
Aktuellt Projektet kommer att avslutas Leverantörsanslutningar Delegering inför ledigheter
Innehåll i inköpsutbildningen Bakgrund Regler och normer Vad behöver du som inköpare/attestant veta? Konsekvenser av felaktiga inköp Om inköpssystemet Demonstration av inköpssystemet
Inköpsutbildning antal tillfällen Inköpsutbildning Öppet hus i datasal 2012 8 8 2013 27 15 Totalt 35 23
Inköp - vägledning Som medarbetare vid GU är det vanligt att man på ett eller annat sätt kommer att vara delaktig i olika former av inköp till verksamheten. Det är därför viktigt att alla känner till vilka speciella lagar och regler som styr offentlig verksamhet såsom Göteborgs universitet. På s hemsida Regelverk Beloppsgränser för inköp Upphandlingsprocessen Inköpspolicy
Ska du köpa varor eller tjänster? Sök i Avtalsdatabasen Finns avtal? Ja Köp från avtalsleverantör Nej Belopp under 285 000 kr Ja Gör en direktupphandling Nej Upphandling ska genomföras. Kontakta upphandlingssektionen
Avtalstrohet 2012 2011 Upphandlat 498 850 470 48% 530 684 922 51% Icke upphandlat 281 697 062 27% 253 476 557 24% Icke upphandlingsbart 254 772 155 25% 258 081 409 25% Totalt 1 035 319 688 100% 1 042 242 889 100%
Upphandling och inköp 2011 och 2012
2011 Summa Upphandlat % Icke upphandlingsbart % Ej upphandlat % Humfak 26 358 765 16 259 245 62% 3 839 709 15% 6 259 811 24% Samfak 46 262 774 27 587 843 60% 5 594 505 12% 13 080 426 28% Handels 37 620 130 19 501 534 52% 5 214 479 14% 12 904 116 34% Utbildningsvetenskap 30 662 201 18 519 039 60% 3 300 852 11% 8 842 310 29% Natfak 143 073 388 53 905 883 38% 31 780 686 22% 57 386 819 40% SA 287 137 926 129 731 582 45% 81 792 782 28% 75 613 562 26% Konst 48 900 208 25 141 353 51% 1 292 080 3% 22 466 775 46% LUN 28 622 671 2 264 593 8% 25 316 004 88% 1 042 074 4% Itfak 5 419 655 2 469 741 46% 975 455 18% 1 974 459 36% UB 49 824 644 16 215 268 33% 26 870 700 54% 6 738 676 14% GF 318 914 214 210 380 517 66% 66 106 688 21% 42 427 009 13% GF_övriga 19 446 312 8 708 321 45% 5 997 470 31% 4 740 521 24% Totalt hela GU 1 042 242 887 530 684 920 51% 258 081 409 25% 253 476 557 24% 2012 Summa Upphandlat % Icke upphand-lingsbart % Ej upphandlat % Humfak 28 553 993 16 981 254 59% 4 047 156 14% 7 525 584 26% Samfak 47 840 527 27 263 630 57% 6 424 857 13% 14 152 040 30% Handels 37 741 735 19 106 554 51% 5 218 461 14% 13 416 720 36% Utbildningsvetenskap 24 221 929 13 174 052 54% 4 038 438 17% 7 009 439 29% Natfak 145 565 596 52 194 079 36% 27 762 862 19% 65 608 655 45% SA 311 928 151 127 579 496 41% 90 190 946 29% 94 157 710 30% Konst 37 111 835 17 188 505 46% 1 222 504 3% 18 700 826 50% LUN 27 034 428 1 681 773 6% 23 890 537 88% 1 462 118 5% Itfak 3 990 822 2 133 523 53% 559 173 14% 1 298 125 33% UB 38 718 448 14 265 035 37% 11 754 348 30% 12 699 065 33% GF 307 500 254 198 387 169 65% 68 690 936 22% 40 422 149 13% GF_övriga 25 111 969 8 895 400 35% 10 971 937 44% 5 244 632 21% Totalt hela GU 1 035 319 688 498 850 470 48% 254 772 155 25% 281 697 062 27%
H I K N R S Totalsumma 100 Resor 342 721 2 935 113 21 563 13 434 312 61 496 908 4 308 403 82 539 020 120 Post 26 462 212 707 3 147 5 273 400 11 642 200 425 031 17 582 946 140 IT-tjänster 17 158 28 440 826 7 835 803 12 376 999 45 688 925 20 692 316 115 052 027 150 IT-hårdvara 58 526 68 729 1 678 495 8 795 794 1 351 903 11 953 447 160 Tele 3 808 8 893 949 568 768 5 250 484 1 063 145 15 780 154 170 El, vatten o värme 26 316 596 2 330 141 19 300 395 151 2 407 706 1 387 31 470 280 200 Lokaler 26 669 608 5 058 577 365 552 5 194 658 5 204 046 2 999 897 45 492 337 210 Bevakning 64 627 7 768 163 830 1 552 142 5 812 832 70 146 7 671 345 220 Avfall 303 034 2 595 001 897 552 4 035 797 7 831 384 250 Kontor 233 604 2 259 466 765 679 8 992 515 14 343 945 2 724 643 29 319 854 260 Konsulttjänster 1 659 245 126 513 387 7 375 530 67 012 184 28 625 598 178 421 231 364 365 280 Böcker o tidskrifter 7 213 11 517 713 118 124 12 993 993 11 006 955 184 776 35 828 773 290 Tryck, reklam o annons 42 779 2 179 539 153 685 12 285 355 13 942 713 1 531 143 30 135 214 300 Laboratoriematerial 13 324 4 351 762 5 932 666 36 287 822 38 418 876 116 332 85 120 781 350 Personalkostnader 141 385 5 646 388 107 416 17 997 949 13 103 684 2 377 281 39 374 103 Anläggningar 2 895 676 2 018 849 44 244 451 62 110 662 46 394 113 7 108 239 164 771 988 450 Utbildningskostnad 42 239 805 862 054 43 101 859 500 Övrigt 1 318 378 7 512 640 442 032 21 783 054 7 581 256 2 292 452 40 929 812 Totalsumma 60 055 618 254 772 155 67 617 505 281 697 062 323 751 832 47 425 516 1 035 319 688
Öka avtalstroheten Lättillgängliga avtal Avtal på alla ramavtalsområden som efterfrågas Tillhandahålla utbildning Regelbunden återkoppling till prefekter och administrativa chefer Uppföljning av utbetalningar över 100 000 kronor till leverantörer som saknar avtal Inköpskoordinatorer
Cykeln har ett planeringshjul Budgetberedning och planeringsförutsättningar för (2013) 2014-2016 Underlag till Ledningsrådet 2013-05-13 BUDGET BESLUT VERKSAMHETS- UPPDRAG VERKSAMHETS- PLANER P OMVÄRLDSANALYS HANDLINGPLANER BUDGET- FÖRUTSÄTTNINGAR
Noteringar inför budget 2014-2016 - utbildningsanslaget Fortsatt anpassning av utbildningsplatser med -430 (mot -641), ger lägre reduktion för HFS, SFS och HHFS. Viss nivåhöjning av lokala prislappar visavi statens prislappar * Omfördelningskrav from 2015 sjuksköterskeutbildningar (ca 100 hst) Utbyggnad av läkar- och tandläkarutbildningar enligt regeringsbeslut Särskild satsning för lärarutbildningar pga. ny modell och parallella lärarutbildningar fram till 2018 Internationella utbildningsprojekt med EU som finansiär - gemensam samfinansiering 5+5 Utvecklingsmedel till Utbildningsnämnden Pris- och löneomräkningen (ca 2%) Vårproppen 15/4 2013 fler i jobb och utbildning (ökning av sjuksköterskeplatser 6,3 mnkr för 2013 och 2014) Önskemål enligt budgetunderlaget, om vi får detta av regeringen. (hantverk, kulturvård mm samt konstnärliga prislappar inom lärarutbildningar)
Viss nivåhöjning av lokala prislappar visavi statens prislappar * Interna prislappar enligt beslutad Förslag modell inför 2012 2012 2013 2014 Andel i % av statens prislapp Hum, teol, jur, samhäll 96,5 94,4 95,5 Natur, tekn, faramaci 93,8 94,4 95,5 Vård 93,8 94,4 95,5 Odont 93,8 94,4 95,5 Medicin 93,8 94,4 95,5 Undervisning (vägd VFU/utbildning) 97,8 97,8 98,1 Övrigt 93,8 94,4 95,5 Design 92,1 92,9 95,5 Konst 92,1 92,9 95,5 Musik 92,1 92,9 95,5 Opera 92,1 92,9 95,5 Teater 92,1 92,9 95,5 Media 92,1 92,9 95,5 Idrott 93,8 94,4 95,5 Språk 106,1 99,1 102,3
Förslag utbildningsanslag 2014-2016 2013 2014 2015 2016 Tillgängligt anslag 1 826 949 1 864 923 1 895 019 1 942 021 Ber PLO 2,02% 1,70% 2,02% Kvalitetsbaserad fördelning 13 538 13 538 13 538 13 538 Särskilt åtagande (NCM) 3 768 3 768 3 768 3 768 Summa disponibelt 1 844 255 1 882 229 1 912 325 1 959 327 Fördelas till fakulteter Utbildningsuppdrag/takbelopp 1 761 244 1 800 712 1 836 158 1 890 649 Kvalitetsbaserad fördelning (nuläge)
Förslag utbildningsanslag 2014-2016 2013 2014 2015 2016 Avsättningar Lärarutbildning - ny modell/ny lärarutb. 15 000 15 000 15 000 15 000 Lärarutbildningens organisation 13 000 10 000 Pedag utvecklingsarbete - PIL 12 000 14 000 14 000 14 000 Utvecklingsmedel UN inkl NFS 6 000 10 000 10 000 Språkcentrum 1 000 3 800 3 800 3 800 Hammarkulleprojektet 2 800 0 0 0 Globala universitetet 2 000 0 0 0 Da Capo - särskild satsning 3 000 2 000 1 000 0 Vision 2020 2 500 0 0 0 Internationella utbildningsprojekt EU 2 500 5 000 5 000 5 000 Personalmobilitet 550 550 550 550 Grundtvig 1 472 1 472 1 472 UGSO 2 000 1 000 Studentkårer/studentinflytande 8 666 8 750 8 750 8 750 Funktionshinder 6 303 6 434 6 538 6 700 NCM 3 768 3 768 3 768 3 768 Universeum 2 170 2 170 2 170 2 170 Disponibelt för ytterligare satsningar mm 7 754 573 3 119 0 Summa avsättningar 83 011 81 517 76 167 71 210
Förslag utbildningsanslag 2014-2016 2013 2014 2015 2016 Summa disponibelt 1 844 255 1 882 229 1 912 325 1 959 327 Till fakulteter 1 761 244 1 800 712 1 836 158 1 890 649 Avsättningar 83 011 81 517 76 167 71 210 Kvar att disponera 0 0 0-2 532 Särskilda årsvisa anslag inom utbildningsområdet Utbetalas av Kammarkollegiet (redovisas som bidrag) 2013 2014 2015 2016 Spetsutbildning- Entreprenörsutb. 3 663 Integrationssatsningar - jurister (max 15 hst) 886 - lärare (ca 12 hst) 1 065 - läkare (ca 15 hst) 3 571 - tandläkare (ca 12 hst) 3 650 - sjuksköterskor (20 hst) 2 644 Vidareutbildning - obehöriga lärare (12 hst) 2 011 NCM 1 050 Summa 18540
Förslag utbildningsanslag 2014 4% Fakulteter Strategiska avsättningar 96%
Noteringar inför 2014-2016 - forskningsanslaget Utökat basanslag till forskning och utbildning på forskarnivå med 57 mnkr 2014 som ökar till 88 mnkr för 2016 enligt Prop. Forskning och innovation. Ökad prestationsfördelad andel från 15% till 20% from 2014. Staten förändrar från 10% till 20%. * Ytterligare förstärkt basanslag med 3 mnkr (totalt 6) till konstnärlig forskning Förstärkt basanslag till SFS, HHFS och UFS (från 2014) samt ITS (från 2015) bättre möjliggöra kompletta miljöer Ökad samfinansiering till EU (rektor-dekan) Ökad strategisk samfinansiering av forskningsbidrag enligt beslut Strategiska forskningsområdena (SFO.erna) efter 2014 Pilotutbildningar i innovation och entreprenörskap Klusterbildningar/centrumbildningar Publicerings/konferensplattform KFS, satsning under 4 år Finansiering av MAX IV. Tas av redan avsatta belopp för nationell infrastruktur Ytterligare satsningar from 2015-2016. HUGU Hållbar utveckling (får diskuteras inom ramen för ytterligare satsningar from 2015)
Ökad prestationsfördelat anslag* Ökad prestationsfördelning och minskat basanslag - prel effekt Fakultet Basanslag Andel Minskat Prestations Ökning Netto 2013 % basanslag fördelat effekt HFS 162,2 16,8% 11,8 21,2 8,4-3,4 SFS 103,2 10,7% 7,5 33,5 14,9 7,4 HHFS 72,9 7,5% 5,3 29,0 11,1 5,8 UFS 35,9 3,7% 2,6 12,0 4,4 1,8 SA 300,2 31,0% 21,8 71,2 28,4 6,6 NFS 243,8 25,2% 17,7 33,0 12,8-4,9 KFS 32,1 3,3% 2,3 4,3 0,9-1,4 ITFS 17,5 1,8% 1,3 2,3 1,1-0,2 967,8 100% 70,3 206,5 82 11,7
Förslag forskningsanslag 2014-2016 2013 2014 2015 2016 Tillgängligt anslag 1 376 929 1 405 892 1 419 563 1 448 668 Ber PLO 2,02% 1,70% 2,02% Nya medel från 2014 57 000 57 000 88 000 Nordicom 2 190 2 190 2 190 2 190 Summa disponibelt 1 379 119 1 465 082 1 478 753 1 538 858 Fördelas till fakulteter Basanslag 983 880 931 343 948 322 974 440 Förstärkn konstnärligt 3 000 6 000 6 000 6 000 Förstärkning SFS, HHFS, UFS + ITS 12 000 14 000 14 000 Prestationsfördelat 206 539 293 016 295 749 307 772 Summa 1 193 419 1 242 359 1 264 071 1 302 212
Förslag forskningsanslag 2014-2016 2013 2014 2015 2016 Avsättningar Samfinansiering EU och NIH 15 000 18 000 20 000 20 000 SFO Vårdforskning och övriga 41 340 41 340 30 000 30 000 MISTRA Urban futures 3 000 3 000 3 000 0 RJ-QoG 2 000 2 000 0 0 RJ-FLOV 3 500 3 500 3 500 3 500 RJ-ev ny SFS 3 500 3 500 3 500 VR-SND 7 000 7 000 7 000 7 000 Linnéstöd 1 500 1 500 1 500 1 500 Nationell infrastruktur 5 500 12 500 12 500 12 500 Finansiering av MAX IV Se ovan ERC starting/consolidator 1 500 3 000 4 500 6 000 RJ Pro futura 750 750 Wallenberg Academy Fellows 1 500 2 250 3 000 Wallenberg Scholars 3 750 3 750 2 250 2 250 Stora externa bidrag 3 300 6 600 8 800 13 200
Förslag forskningsanslag 2014-2016 Avsättningar forts 2013 2014 2015 2016 Styrkeområden 37 500 37 500 37 500 Innovation och samhällsförändring 5 276 5 276 5 276 Pilotutb. Innovation/entreprenör 2 000 2 000 Globala universitetet år 3 av 3 2 000 500 500 0 CUL tillfällig utökning (LUN) 3 234 1 618 1 618 0 Marint centrum år 3 av 3 3 000 0 0 0 Centrumbildningar år 3 av 3 3 000 3 000 0 0 Havsforskning 3 000 3 000 3 000 Övr. klusterbildningar/centrumb 5 000 8 000 8 000 Centrum för finansforskning 1 250 1 250 1 250 1 250 Centrum för hälsoekonomi 2 500 2 500 2 500 2 500 Lab. Hälsa och presationsutveckl. 1 300 1 300 1 300 HUGU - Hållbar utveckling 0 se nedan Forskarskola Havsmiljö år 4 av 4 7 000 7 000 0 0 Vision2020 2 500 0 0 0 Publicerings- konferensplattform KFS 787 2 100 2100 2100 Strategiska satsningar/stärkt anslag 7 419 30 405 45 483 Gemensamma doktorandkurser 1 000 0 0 SSKKII 3 480 3 000 0 0 Ospecificerat 0 0 50 000 Havsmiljöinstitutet 10 511 10 804 0 0 Regionalt - Havsmiljö 1 608 1 608 0 0 Sekr för Genusforskning 8 125 8 141 8 155 8 272 Botaniska trädgården 6 586 6 600 6 611 6 624 Nordicom 2 190 2 190 2 190 2 190 Nordicom (SFS) 2 727 2 727 2 727 2 727 Summa 103 274 115 533 115 132 133 446
Förslag forskningsanslag 2014-2016 2013 2014 2015 2016 Summa disponibelt 1 379 119 1 465 082 1 478 753 1 538 858 Till fakulteter 1 193 419 1 242 359 1 264 071 1 302 212 Avsättningar 190 664 222 723 214 682 236 646 Kvar att disponera -4 964 0 0 0 Särskilda årsvisa anslag inom forskning/innovationsområdet Utbetalas av Kammarkollegiet (redovisas som bidrag) 2013 2014 2015 2016 Innovationskontor 5 000
Förslag forskningsanslag 2014 15% Fakulteter Strategiska avsättningar Strategiska avsättningar fördelas i särskild ordning till fakulteter/motsvarande 85%
Förslag nya modeller för kostnadsdebiteringar inför 2014 (se tidigare utlämnad slutrapport) Utredningsuppdrag beslutat av rektor 2012-11-05 Arbetsgrupp med fakultetsföreträdare och referensgrupp med prefekter Modeller och förslag till förändringar för o Universitetsbibliotekets verksamhet o Universitetsgemensamma verksamheter o IT-tjänster o Lokalkostnader o Campusservice
Förslag till nya modeller Generella utgångspunkter Fördelning på ett enkelt och rättvist sätt och helst stabilt över tiden Arbetsinsatsen med att fördela kostnader och val och modeller för detta ska inte leda till höga transaktionskostnader De verksamheter utbildning respektive forskning som driver kostnaderna ska också betala Ge ökad tydlighet för verksamheten om vad man betalar för och ge incitament till kvalitet och leveranssäkerhet Acceptera att det finns kostnader av generell karaktär som vi har därför att vi är ett universitet ( obligatorisk medlemsavgift ) Modellerna följa nationella krav och rekommendationer t ex SUHF Möjliggöra jämförelser Beakta gällande Arbetsordning Den sammanlagda kostnaden för det administrativa stödet ska utgöra en minskad andel av universitetets totala resursförbrukning
Gemensamma kostnader per fakultet 2013 - nya metoder beräknade effekter Fakultet Universitetsbiblioteket*) Universitetsgemensamma kostnader IT-kostnader Lokaler Campus Jfr 2013 Utbildning Forskning Delsumma Utbildning Forskning Delsumma (ej justerat) (ej justerat) Summa HFS 19 108 8 741 27 849 18 315 17 166 35 481 11 307 37 470 6 437 118 544 120 798 SFS 23 702 10 579 34 281 28 987 21 654 50 641 15 238 67 308 7 589 175 057 173 433 UFS 10 410 5 491 15 901 24 471 10 711 35 182 9 042 53 977 7 781 121 883 116 182 HHFS 17 204 7 827 25 031 18 495 18 054 36 549 9 661 49 255 8 978 129 474 131 396 SA 17 320 36 538 53 858 43 889 72 193 116 082 34 768 127 057 10 282 342 047 348 149 NFS 10 737 18 172 28 909 19 697 39 556 59 253 15 077 120 604 0 223 843 229 355 KFS 6 139 2 930 9 069 26 362 5 573 31 935 6 888 68 881 0 116 773 110 219 IT-fak 3 308 1 818 5 126 5 242 3 369 8 611 1 827 9 239 0 24 803 22 914 107 910 92 090 200 000 185 458 188 276 373 734 103 808 533 791 41 067 1 252 424 1 252 424 *) Allm del fördelad mellan utbildning och forskning enl kostnadsomslutning.
Förslag till nya modeller Modeller och förslag till förändringar för o Universitetsbibliotekets verksamhet o Universitetsgemensamma verksamheter o IT-tjänster o Lokalkostnader o Campusservice Jämförelser görs med 2013 i rapporten Dessa nya modeller föreslås användas fullt ut from budgetåret 2014 Resursanspråk för 2014 redovisas nedan inför möte i ledningsrådet (13/5)
Gemensamma stödfunktioner 2009-2013 2009 2010 2011 2012 2013 Universitetsgemensam stödkostnad i mnkr 283,7 304,8 350,9 369,0 384 2013 inkl. övergångs medel Utgångsläge inför 2014-2016 UB:s stödkostnad i mnkr 171,8 176,2 183,3 192,0 200,0 Fakultetsgemensamma stödkostnader i mnkr 297,1 234,4 241,7 237,3 177,8 Institutionsgemensam stödkostnader i mnkr 403,9 464,1 394,6 427,1 547,3 Totala stödkostnader i mnkr 1156,5 1179,5 1170,5 1225,4 1298,9 Totala verksamhetskostnader i mnkr 4 642,7 4 784,6 4 933,2 5 272,4 5 378,6 Andelstal univ. gem 6,1% 6,4% 7,1% 7,0% 7,1% Andelstal för UB 3,7% 3,7% 3,7% 3,6% 3,7% Andelstal för fak. gem 6,4% 4,9% 4,9% 4,5% 3,3% Andelstal för inst. gem 8,7% 9,7% 8,0% 8,3% 10,2% Totalt andelstal 24,9% 24,7% 23,7% 23,5% 24,2% Utbildning 32,6% 33,3% 30,3% 30,9% 32,1% Forskning 19,2% 18,8% 19,2% 18,6% 18,8% 2013-05-15
Universitetsbiblioteket inför 2014-2016 Budgetram för 2013 på 200 mnkr Belopp i mnkr 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Budgetram för UB 171,8 176,2 183,3 192 200 208 212 212 Totala verksamhetskostnader 4 642,7 4 784,6 4 933,2 5 272,4 5 378,6 5 621,0 5 717,0 5 734,0 Kostnadsandel i % 3,7% 3,7% 3,7% 3,7% 3,7% 3,7% 3,7% 3,7% Förslag till budgetram för 2014 = 208 mnkr Fördelas till verksamheten utifrån föreslagen ny modell inför 2014
Universitetsgemensamma verksamheter inför 2014 2016 Del I Budgetram för 2013 på 384 mnkr. (inkl. 10 mnkr i övergångskostnader) Fördelar sig på: - Ledning och myndighetsfunktioner om 118 mnkr (+ 10 mnkr) - Universitetsgemensamma ändamål om 247 mnkr - Vissa enheter och funktioner om 9 mnkr Belopp i mnkr 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Budgetram för Univ. Gemensamt 283,7 304,8 350,9 369 384 392 395 396 Förslag - utökade resurser 8 8 8 400 403 404 Totala verksamhetskostnader 4 642,7 4 784,6 4 933,2 5 272,4 5 378,6 5 621,0 5 717,0 5 734,0 Ladok/NyA 3,5 LIS förvaltning 1 Gästforskarbost äder mm 3,5 Kostnadsandel i % 6,1% 6,4% 7,1% 7,0% 7,1% 7,1% 7,0% 7,0% Inriktning - besparingar/omställning -12-24 -35 283,7 304,8 350,9 369 384 388 379 369 Kostnadsandel i % efter besparing 6,1% 6,4% 7,1% 7,0% 7,1% 6,9% 6,6% 6,4% Till detta kommer justeringar av budgetbelopp som flyttas till andra debiteringsmodeller (campusservice mm) Omfattar 21 mnkr.
Universitetsgemensamma verksamheter inför 2014 2016 Del II Budgetram för 2014 efter justeringar = 367 mnkr. Minskar med 17 mnkr! Fördelas till verksamheten utifrån föreslagen ny modell inför 2014 Belopp i mnkr 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Budgetram för Univ. Gemensamt 283,7 304,8 350,9 369 384 392 395 396 Förslag - utökade resurser 8 8 8 400 403 404 Totala verksamhetskostnader 4 642,7 4 784,6 4 933,2 5 272,4 5 378,6 5 621,0 5 717,0 5 734,0 Ladok/NyA 3,5 LIS förvaltning 1 Gästforskarbost äder mm 3,5 Kostnadsandel i % 6,1% 6,4% 7,1% 7,0% 7,1% 7,1% 7,0% 7,0% Inriktning - besparingar/omställning -12-24 -35 283,7 304,8 350,9 369 384 388 379 369 Kostnadsandel i % efter besparing 6,1% 6,4% 7,1% 7,0% 7,1% 6,9% 6,6% 6,4% Justeringar -21-21 -21 367 358 348 6,1% 6,4% 7,1% 7,0% 7,1% 6,5% 6,3% 6,1%
IT-infrastrukturavgift för 2014 = IT-tjänster IT-fakturan uppgår under 2013 till 118 mnkr. IT-fakturan för 2014 föreslås uppgå till 111 mnkr. Minskar med 7 mnkr Bastjänsterna är 8,2 mnkr lägre än för innevarande år, en planerad minskning efter tillfällig ökning under 2013 m a a Dafgu. Förändringar 2014: - Fr o m 2014 delas tjänsterna upp i bas- resp. tillvalstjänster. - Bastjänsterna debiteras efter antal konton (jmf tidigare: konton, telefoner, HTE)
Lokalkostnader inför 2013 och 2014 Lokalhyra debiteras institution from 2013 baserat på: en gemensam hyreshusmodell baserad på marknadshyra Detta får konsekvenser visavi de olika resurstilldelningsmodeller som fakulteterna tidigare har tillämpat. Lokalkostnaden innefattar varmhyra, el-förbrukning, städade och säkra lokaler
Lokalkostnader 2014 Lokalkostnader som debiteras för 2013 uppgår till 660 mnkr (häri ingår tomma lokaler med 9,5 mnkr) För 2014 beräknas nivån på de totala lokalkostnaderna inkl. indexökning ligga på 682 mnkr. Kostnadsökningen om 22 mnkr beror på: indexökningar 14 mnkr ökad hyra med 8 mnkr pga. nya lokalbehov och ombyggnader Nytt för 2014 är att större undervisningslokaler, ungefär 7 600 kvm och 17 mnkr, fördelas i särskild ordning efter nyttjande och debiteras per kvadratmeter. Detta belopp kommer att frånräknas angivna 682 mnkr dvs 665 mnkr
Campusservice 2014 Kostnaden för Campusservice för 2013 är 41 mnkr. - Denna kostnad bygger på inventerade kostnader under 2012. Alla fakulteter är inte inberäknade i kostnaden för 2013 och en dialog har förts med berörda för att inför 2014 inberäkna alla fakulteter i kostnaden. Kostnaden för Campusservice för 2014 är preliminärt 66 mnkr. Kostnadsökningen om 25 mnkr består av: beräknad kostnad för tillkommande enheter 16 mnkr överfört från universitetsgemensam faktura 6,1 mnkr indexuppräkning och justeringar 2,9 mnkr Kostnaderna delas upp på bastjänster, lokala tillvalstjänster och uppdragstjänster inom campusservice - Bastjänsterna debiteras verksamheten efter kvm - Tillvalstjänsterna debiteras verksamheten med faktiskt kostnad - Uppdragstjänster debiteras verksamheten med faktiskt kostnad
Servicecenter inför 2014 Kostnaden för Servicecenter för 2013 är 13,5 mnkr. Ingår i de universitetsgemensamma kostnaderna Fr o m 2014 debiteras kostnaden för Servicecenter efter antal helårsstudenter och heltidsekvivalenter Kostnaden för 2014 är beräknad till 14,3 mnkr. Kostnadsökningen om 0,8 mnkr består av indexuppräkning samt höjda lokalkostnader
Fortsatt beredningen av budgetförutsättningarna o Fortsatt behandling i budgetgruppen den 6/5 (detta möte ställs in och ersätts av detta underlag via e-post) o Ledningsrådet den 13/5 o Ev. fortsatt behandling i budgetgruppen den 20/5 o PM och allt klart 31/5 o Behandlas av universitetsstyrelsen 19/6
Viktiga centrala tidpunkter i det vidare budgetarbetet o Budgetpropositionen kommer 16/9 o Beräkningar av anslagsfördelningar och kostnadsdebiteringar klara 20/9 o Budgetanvisningar till fakultetsstyrelserna publiceras på hemsidan 1/10 o Budgetanvisningar till institutionerna inom resp. fakultet xx/10 o Universitetsstyrelsen beslutar om anslagsfördelning och kostnadsdebiteringar 15/10 o Lärarutbildningsnämnden beslutar om uppdrag och anslagsfördelning, 24/10 o Institutionerna lämnar verksamhetsuppdelad resultatbudget för 2014, xx/12 o Fakulteterna lämnar verksamhetsuppdelad resultatbudget för 2014 samt budgetunderlag för 2015-2017, 16/12 o Universitetsstyrelsen beslutar om universitetets budget och fakulteternas resultatmål samt om universitetets budgetunderlag för 2015-2017, 18/2
Viktiga centrala tidpunkter i det vidare budgetarbetet o Budgetanvisningar ang. investeringskomplettering till fak/motsv. 2/9 o Budgetanvisningar ang. investeringskomplettering till inst/motsv. x/9 o Komplettering av investeringsbehov för 2014 inlämnas av inst/motsv. x/10 o Komplettering av investeringsbehov för 2014 inlämnas av fak/motsv. 7/10 o Rektor beslutar om investeringsramar 2014, prel 28/10
Övriga frågor?