jo VÄGLEDNING Kommunkontoret Personal- och löneenheten 2004-04-19 Vägledning vid systematiskt arbetsmiljöarbete Inledning Ett förebyggande systematiskt arbetsmiljöarbete leder till en bra arbetsmiljö som gynnar alla. Det är en angelägenhet för både arbetsgivare och anställda. För att minska riskerna för ohälsa och olycksfall i arbetet måste alla medverka. Den lagstiftning som reglerar vår arbetsmiljö är Arbetsmiljölagen, AML, som trädde i kraft 1978. Lagens ändamål är att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet samt att även i övrigt uppnå en god arbetsmiljö. För mer information hänvisar vi till arbetsmiljöverkets hemsida, www.av.se Arbetsgivaren ansvarar för arbetsmiljön och ska se till att arbetsmiljöarbetet ingår naturligt i verksamheten. Det mesta som görs på arbetsplatsen har betydelse för arbetsmiljön. Den här vägledningen ska vara en hjälp i arbetsmiljöarbetet. Ett systematiskt arbetsmiljöarbete behöver inte vara krångligt. Det handlar om att låta alla komma till tals och bli överens om vad som ska gälla, att undersöka riskerna i arbetet och vidta åtgärder. Gör man det har man ett arbetssätt som hjälper till att förebygga sjukdomar och skador. Den här vägledningen bygger på Arbetsmiljöverkets regler, föreskrifter och allmänna råd, om systematiskt arbetsmiljöarbete som gäller från 1 juli 2001 samt komplettering från 1 juli 2003, AFS 2001:1 och AFS 2003:4. De ersätter tidigare regler om internkontroll av arbetsmiljön, AFS 1996:6. Denna vägledning är ett verktyg vid riskbedömning i det löpande vardagsarbetet. När det gäller planerade förändringar i verksamheten ska arbetsgivaren alltid bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas, det vill säga en riskbedömning inför förändringar ska göras. Både riskbedömning i det löpande vardagsarbetet och riskbedömning inför förändringar ska dokumenteras skriftligt. I bedömningarna ska anges vilka risker som finns och om de är allvarliga eller inte. I:/Handbokdoc/Systenatiskt arbetsmiljoarbete - handlingsplan - kk 1(7)
Vem gör vad? Arbetsgivaren har huvudansvaret. Kommunens chefer ska ha kunskap om arbetsmiljölagen och de arbetsmiljöregler som gäller för kommunen samt kompetens att bedriva ett väl fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete. Arbetstagarna deltar i arbetsmiljöarbetet genom att till exempel rapportera risker, sjukdom, olycksfall och tillbud samt ge förslag till åtgärder och lämna synpunkter på det som åtgärdats. Det är viktigt att arbetsgivaren kommer överens med de anställda hur man ska samverka i arbetsmiljöarbetet. Det kan till exempel ske genom arbetsplatsträffar och gemensamma undersökningar av arbetsmiljön. Arbetstagaren är skyldig att följa instruktioner och att använda den skyddsutrustning och de hjälpmedel som finns att tillgå. Skyddsombudet är med vid planering och genomförande av arbetet, till exempel vid undersökning av arbetsförhållandena, planering av åtgärder och årliga uppföljningar. Enligt kap 6, 4 AML ska arbetsgivaren underrätta skyddsombudet om förändringar av betydelse för arbetsmiljöförhållandena inom ombudets område. Som stöd i arbetet för de lokala skyddsombuden finns huvudskyddsombud. Företagshälsovården är en expertresurs i arbetsmiljöarbetet. Den kan till exempel behöva anlitas vid undersökningar, riskbedömningar och när det gäller att föreslå åtgärder och utbilda personal. 1. Undersök arbetsförhållandena Det gäller att upptäcka riskerna i arbetet så att åtgärder kan genomföras så snart som möjligt. Då kan ni förebygga att arbetstagarna skadas, blir sjuka eller far illa på annat sätt. Arbetsförhållandena ska tas upp i dialog på arbetsplatsen och på arbetsplatsträffar. Exempel på faktorer som kan påverka arbetsmiljön: Arbetsledning Arbetsställningar och arbetsrörelser Arbetsmängd Belysning Arbetsorganisation Höga ljudnivåer Arbetstempo Möjlighet till inflytande Arbetstid Samarbete Arbetsuppgifternas innehåll I:/Handbokdoc/Systenatiskt arbetsmiljoarbete - handlingsplan - kk 2(7)
I det dagliga arbetet och i medarbetarsamtalen kommer det ofta fram hur personalen mår. Stor korttidsfrånvaro, vantrivsel och relationsproblem är varningssignaler om risker i arbetet. Ett hjälpmedel när det gäller att undersöka förhållandena på arbetsplatsen kan vara att använda bifogad Piltavla Min arbetsplats (bilaga 1). Det finns olika underlag som kan vara till hjälp när man ska genomföra undersökningar, till exempel statistik över sjukskrivningar samt anmälda olycksfall och tillbud. 2. Gör en riskbedömning Skriv ner de risker som kommit fram vid undersökningen. Ange om riskerna är allvarliga eller inte. Riskbedömningen är ett viktigt underlag i det fortsatta arbetsmiljöarbetet. I det löpande arbetet med arbetsmiljön ska riskerna dokumenteras i en handlingsplan. Dokumentationen görs lämpligen på blanketten Systematiskt arbetsmiljöarbete, som finns på LinNet under Blanketter/Personal- och löneenheten. 3. Bestäm vem som ska åtgärda och vem som ska följa upp När ni undersökt vilka risker som finns i verksamheten och hur allvarliga de är, behöver ni bestämma vem som ska se till att riskerna blir åtgärdade och vem som ska följa upp. 4. Åtgärda risker som kommit fram Åtgärda alltid de allvarligaste riskerna först. Försök få bort dem vid källan. Alla risker kan kanske inte undvikas helt, de måste då hanteras på annat sätt, till exempel genom att arbetstagarna får särskilda instruktioner, stöd och handledning eller använder skyddsutrustning och andra hjälpmedel som finns. 5. Gör en handlingsplan Det som inte går att göra omedelbart skriver ni ner i en handlingsplan. Skriv även ner när åtgärderna ska genomföras och vem som ska se till att de blir genomförda. (Se punkt 2, blankett Systematiskt arbetsmiljöarbete). 6. Gör en uppgiftsfördelning När en minneslista för uppgiftsfördelning görs upp ska varje uppgift läggas på en enda person. Låt inga uppgifter falla mellan stolarna eller glömmas bort. Se till att den som får uppgiften uppfattat den rätt och har de kunskaper som behövs. Informera övrig personal om uppgiftsfördelningen. L:\personal\handbok\doc\Systematisk arbetsmiljöarbete - vägledning - kk.doc 3(7)
7. Följ upp genomförda åtgärder När åtgärder genomförts kontrollerar ni så snart som möjligt att det blev som ni tänkt. 8. Arbetsmiljöriktlinjer Lindesbergs kommun har tagit fram övergripande riktlinjer för arbetsmiljöarbetet, vilka ska vidareutvecklas inom respektive förvaltning. 9. Kunskaper för arbetsmiljöarbete I Lindesbergs kommun genomförs kontinuerlig arbetsmiljöutbildning för chefer och skyddsombud. Kontakta personal- och löneenheten för mer information. * ansvar * samverkan * företagshälsovård * arbetsmiljöriktlinjer * rutiner * uppgifter * kunskaper I:/Handbokdoc/Systenatiskt arbetsmiljoarbete - handlingsplan - kk 4(7)
Bilaga 1 till Handlingsplan vid riskbedömning i det löpande vardagsarbetet Min arbetsplats (Piltavla) I:/Handbokdoc/Systenatiskt arbetsmiljoarbete - handlingsplan - kk 5(7)
Min arbetsplats (Metod) Min arbetsplats Piltavlan består av tre moment. Här följer en kort beskrivning av hur man kan använda den. 1. Sätta 8 kryss Låt var och en i arbetsgruppen få sin egen tavla (A4) + manualen. Sätt upp en större tavla (A3-format), rita upp på blädderblock eller tryck upp i större format. Låt tavlan sitta uppe några dagar på en plats ni kommer överens om. Låt var och en med en lite tjockare penna sätta sina 8 kryss - allt för att de ska synas på avstånd. Om man använder A3 går den lätt att kopiera till alla deltagarna. Sätt datum på tavlan och spara den till uppföljningen. Om att sätta kryss Det är din upplevelse av din arbetsmiljö nu som du beskriver! Tycker du att någon faktor är perfekt, sätter du ditt kryss på 100%, anser du att någon faktor är totalt i botten sätter du krysset på 0%. Dessutom kan alla procenttal däremellan användas. - Tydliga och gemensamma mål finns sådana i din arbetsgrupp? - Arbetet leds effektivt vad anser du om ledarskapet? - Lagom arbetsmängd om man i arbetsgruppen vill använda begreppen för lite (l) eller för mycket (m) kan man sätta ett l eller ett m vid sitt kryss. - Möjligheter att påverka arbetsförhållandena det vill säga, är ditt arbete helt styrt (0%) eller har du möjlighet att påverka delar av det eller allt? - Får hjälp och stöd i arbetet kan ges av vem som helst. - God anda har ni det bra eller mindre bra tillsammans i din arbetsgrupp? (Om det finns flera grupperingar på arbetsplatsen bestäm i förväg vilken eller vilka ni ska procentsätta). - Det går rättvist till sätt krysset för din egen upplevelse av rättvisa. - Engagerad i arbetet hur stort engagemang har du för ditt arbete? 2. Dialog/samtal Dialogen är den viktigaste delen. Den förutsätter att ni i arbetsgruppen träffas tillsammans med arbetsledaren. Orden vid de 8 tårtbitarna är valda med avsikten att vara värdeladdade. De ska ge människor i en arbetsgrupp möjlighet att förklara för varandra vad man menar med ett visst ord. Vi utgår ofta från att ett ord betyder samma sak för alla, men så är det inte alls. Ta därför tid till att förklara till exempel det går rättvist till. Vad menar gruppdeltagarna med rättvisa? Hur ska det se ut på arbetsplatsen om allt är rättvist? Är gruppen stor kan första diskussionen ske i grupper om 3-4 personer. I:/Handbokdoc/Systenatiskt arbetsmiljoarbete - handlingsplan - kk 6(7)
Nu när ni vet hur resultatet blev, det vill säga några tårtbitar kan vara spretiga, några kanske har ett dåligt procenttal medan några har ett högt procenttal, så kan ni bestämma er för vilka delar ni särskilt ska ta er an. Ett bra sätt att få en nyanserad åtgärdsdiskussion är att utgå från: - Vad kan arbetsgivaren göra? - Vad kan jag som individ eller arbetsgruppen tillsammans göra? Summera åtgärdsförslagen och bestäm i vilken ordning ni ska gå vidare, när saker och ting ska göras och vem som är ansvarig. 3. Uppföljning Det är roligt att se vad som har hänt när man har ansträngt sig. Uppföljning är därför en motivationshöjande faktor. Man ser skillnaden när man gör om kryssättningen efter 3 till 6 månader, eller den tid man tror åtgår för att åtgärdsprogrammet ska hinnas med. Denna gång blir det andra frågor som diskuteras och andra åtgärder. Andra användningssätt Tavlan utgår från den muntliga dialogen, den är ett pratredskap. Den kan användas vid medarbetarsamtal. Som ett led i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Låt fantasin flöda! Lycka till! Piltavlan och metoden är framtagen av Kerstin Johansson, Motala kommun, år 2001. I:/Handbokdoc/Systenatiskt arbetsmiljoarbete - handlingsplan - kk 7(7)