Granskning av kommunens mark- och planberedskap för företagande Kalmar kommun December 2007 Elisabeth Rye Andersson Stefan Wik *connectedthinking
Innehållsförteckning 1 Bakgrund...1 2 Tillvägagångssätt...1 3 Ansvar för mark för företagande...1 3.1 Kontakterna med näringslivet...2 3.2 Företagslotsens roll...3 3.3 Tillgänglig mark för företag och mark som håller på att färdigställas för industri och handel...3 3.4 Planprocessen...4 3.5 Företagarnas uppfattning...6 4 Revisionell bedömning...6
1 Bakgrund Ett av kommunens långsiktiga mål är att öka invånarantalet till 70 000 år 2014 och att öka antalet jobb med 500 om året. För att dessa mål ska kunna uppnås är det nödvändigt att kommunen har tillgång till mark för företag och industrier och att det finns planlagda områden, som svarar mot de behov av expansion, som de företag har som redan finns och för dem som ska nyetablera sig. Kommunens revisorer har därför besluta att granska kommunens mark- och planberedskap för företagande. I granskningen behandlas följande områden: Om kommunen har anpassat inköp av exploateringsmark avsedd för industrilokalisering eller annat företagande till det långsiktiga målet om ökat invånarantal. Hur planarbetet bedrivs vid företagsetableringar? Hur samarbetet mellan kommunledningskontorets mark- och planeringsenhet och samhällsbyggnadskontoret fungerar i detta avseende? Hur lång tid tar det i genomsnitt för ett företag att få tillgång till mark efter det att företaget har anmält behov till kommunen? 2 Tillvägagångssätt Vi har intervjuat chefen för mark- och planeringsenheten, näringslivschefen och en assistent på näringslivsenheten, företagslotsen och samhällsbyggnadschefen. Vi har också intervjuat regionchefen för Företagarna i Kalmar län. Vi har tagit del av dokument som näringslivsenheten, mark- och planeringsenheten samt företagslotsen har tillhandahållit. Sakinnehållet i rapporten har stämts av med berörda chefer. 3 Ansvar för mark för företagande Av kommunstyrelsens reglemente framgår det att i kommunstyrelsen uppgifter ingår bl.a. att: Arbeta för att främja näringsliv och sysselsättning i kommunen. Planera för hur mark och vatten ska användas på lång sikt. Se till att det upprätthålls en markberedskap och främja bostadsförsörjningen och samhällsbyggandet. Ansvara för utbyggnaden av exploateringsområden. 1
Kommunstyrelsen har också rätt att besluta i vissa grupper av ärenden som att: Försälja och med tomträtt upplåta mark för kontor handel och industri. I den nu gällande översiktsplanen, som kommunfullmäktige antog i december 1999, uttalas att kommunen ska erbjuda väl belägna och attraktiva verksamhetsområden. 3.1 Kontakterna med näringslivet Näringslivsenheten svarar för kommunens kontakter med såväl de företagare som redan är etablerade i kommunen som med dem som önskar etablera sig. Näringslivschefen understryker att kommunen måste bli mycket bättre på att vara serviceinriktad mot dem som kommer i kontakt med den kommunala förvaltningen. Att medverka till att finna lokaler eller mark som kan användas för företagande är ett viktigt arbete. För att skapa nya och ändamålsenliga markområden gäller det att ha en vision om vilka etableringar som ska lokaliseras till det ena eller andra geografiska området. Det finns över 4 000 företag i Kalmar kommun. Merparten är företag med 1-10 anställda. Kan dessa synliggöras, tro på framtiden och anställa 0,25 tjänst mer per företag skulle det få stora positiva konsekvenser. Invandrare som driver företag är också en stor tillväxtpotential. Näringslivschefen, tillsammans med kommunstyrelsens ordförande och kommunalråd i opposition gör fyra företagsbesök i veckan. Bland dem ska ett företag som drivs av en invandrare besökas. För att skapa bättre och mer naturliga mötespunkter mellan företagen och kommunens förtroendevalda och tjänstemän anordnas företagarträffar. Den 17 november genomfördes en sådan träff i brandkårens lokaler. Träffen riktade sig främst till företag med färre än 10 anställda. Drygt hundra företagare kom till träffen. Näringslivschefen ansåg vid intervjun att arbetet med att ta fram planer för bostäder och företagsmark behöver gå snabbare än idag om målet ska nås. En förutsättning för det är att översiktsplanen är aktuell och att samverkan mellan kommunens olika förvaltningar och bolag sker effektivt i hela processen från detaljplaner till genomförande. Kommunens hemsida har nyligen reviderats och informationen till näringslivet har väsentligt förbättrats. Bland annat finns kartor över lediga tomter. 2
3.2 Företagslotsens roll Företagslotsen är stationerad på kommunledningskontorets näringslivsenhet. Företagslotsen är kommunens service till blivande eller befintliga företagare i Kalmar och är behjälplig med att hitta rätt i det kommunala systemet. Företagslotsen ska se till att företagaren kommer i kontakt med rätt handläggare i den kommunala organisationen på en gång. Företagslotsen hjälper också företagare att hitta lokaler eller markområden. När det gäller anskaffning av lokaler eller mark för industri eller handel behandlas företagares önskemål i den så kallade lotsgruppen. Medlemmarna i gruppen är företrädare för samhällsbyggnadskontorets olika enheter, kommunledningskontorets mark- planeringsenhet, KIFAB och Industriparken. Efter beredning av ärendet fattar kommunstyrelsen beslut om försäljning av tomtmark. En förändring av gruppens sammansättning håller på att genomföras. 3.3 Tillgänglig mark för företag och mark som håller på att färdigställas för industri och handel Efter det att marken i kvarteret Bilen togs i anspråk för IKEA:s etablering och etableringar av andra handelsföretag samt Fanerduns etablering i Snurrom, har tillgänglig mark för industri och handel minskat väsentligt. Nedan redovisas ledig kommunalägd tomtmark, som är byggklar 1. Marken är detaljplanelagd med byggrätt för industri, handel eller kontor och har ett utbyggt gatu- och Va-nät. Område Kvarter Yta Smedby Kv. Dokumentet 120 000 m 2 Kv. Kartongen 5 600 m 2 Flygplatsområdet Kv. Goblin 10 000 m 2 Kv. Fallskärmen 6 700 m 2 Kv. Lansen 6 000 m2 Kv. Divisionen 2 000 m 2 Tvärskog 3 000 m 2 Påryd 14 000 m 2 Summa 167 300 m 2 1 Källa: Kommunens företagslots 3
Totalt finns det således 167 300 m 2 byggklar tomtmark för företagande. Fanderdun AB har en informell (muntlig) reservation i kvarteret Dokumentet som omfattar 120 000 m 2. Bolaget har uttryckt en avsikt att starta en byggnation på detta område under första halvåret 2009. För närvarande finns det 47 300 m 2 tomtmark klar för andra etableringar. Kommunen har beviljat nio reservationer. Förutom dessa finns fjorton intresseanmälningar med önskemål om att få del av industrimark motsvarande 200 000-215 000 m 2. Tidigare fanns det detaljplanelagd industrimark i Fjölebro på cirka 240 000 m 2. Efter en planändring kommer området även att användas för bostäder och endast ca 25 000 m 2 av marken kommer att bli tillgänglig för företagande under år 2008. Vid Dokumentvägen (Flygplatsområdet-Smedby) pågår en detaljplaneprocess på 500 000 m 2. Detaljplanen beräknas bli färdig under år 2008. 3.4 Planprocessen Kommunstyrelsen har organiserat arbetet med mark- och planberedskap så att kommunledningskontorets mark- och planeringsenhet ansvarar för att bereda frågor rörande kommunens markberedskap och att det finns tillräckligt med mark för både företagande och bostäder. I formell mening är det kommunstyrelsen som bestämmer om en detaljplan ska tas fram för industriella ändamål eller verksamheter. En beställningen skickas efter beslut till samhällsbyggnadsnämnden som arbetar fram en detaljplan. I samband med att en mer omfattande detaljplan beställs träffas en tjänstemannagrupp bestående av företrädare för: Mark- och planeringsenheten Samhällsbyggnadskontoret Näringslivsenheten Gatu- och parkkontoret samt Kalmar Vatten AB Enligt plan- och bygglagen ska, innan ett detaljplanearbete påbörjas, ett planprogram tas fram för att klargöra förutsättningar och visioner för området. Programmet visar vilka övergripande strukturer som planeras för området och som ska ligga till grund för det kommande detaljplanearbetet. I planarbetet, ska olika utredningar tas fram exempelvis markförhållanden, arkeologi, naturförutsättningar etc. Gatu- och parkkontoret och Kalmar Vatten AB måste även ta ställning till vilken tid det tar för att dra fram vatten och avlopp samt vägar till och i det nya området. I samband med att förslaget till detaljplan arbetas fram måste också genomförandefrågorna mellan berörda kommunala parter initieras för att effektivisera planprocessen. 4
Hittills har samhällsbyggnadskontoret utöver detaljplanearbetet även till stor del svarat för översiktliga utvecklingsplaner/program. Efter resursförstärkningar kommer fördjupade översiktsplaner att göras av mark- och planeringsenheten. Program för detaljplaner är en del av detaljplaneprocessen och kommer även fortsättningsvis att handläggas av samhällsbyggnadskontoret. En av de frågor som chefen för mark- och planeringsenheten ställer är: Vem är det som ska prioritera planarbetet? Samhällsbyggnadskontoret får beställning ar på planändringar från kommunen och privata aktörer med fördelning 50/50. De beställningar om detaljplaner som samhällsbyggnadskontoret får från mark- och planeringsenheten, uppfattas som otydliga och oprioriterade. En principskiss har tagits fram som ska användas vid beställningar av nya detaljplaner. Den omfattar bland annat hur organisationen för arbetet ska ordnas. Även om det är samhällsbyggnadskontoret som svarar för detaljplaneprocessen har andra parter, som gatuoch parkkontoret, Kalmar Energi AB och Kalmar Vatten AB, ansvar för att frågor om vägar, energi, fjärrvärme samt vatten och avlopp utreds inom ramen för detaljplanearbetet. Vid beställningen av detaljplaner beskrivs vilket underlagsmaterial som behövs t.ex. syftet med planen, tidsplan och projektekonomi samt erforderligt underlagsmaterial. En viktig del är att samordna genomförandet mellan de inblandade kommunala enheterna och att ha en projektansvarig utsedd. Enhetschefen för mark- och planeringsenheten ser att ett ökat samarbete mellan kommunens berörda enheter är en av förutsättningarna för att det interna planarbetet ska fungera bättre. En annan förutsättning är att tydligheten om vad kommunens olika delar ska ansvara för ökar. Enhetschefen fortsätter vidare att när det gäller prioriteringar och beställningar finns det en klar otydlighet vem som lägger ordningen. Mark- och planeringsenheten arbetar med att ta fram tydliga prioriteringar och beställningar. Även om beställningar har gjorts och fortfarande görs av mark- och planeringsenheten lägger samhällsbyggnadskontoret in sin prioritering oavsett vilka beställningar som görs. Ibland är samhällsbyggnadskontoret mycket noga med att beställningar görs. Ibland drar kontoret igång detaljplanen utan beställning och utan att återkoppla med kommunen som markägare. Prioriteringsordningen läggs idag efter samhällsbyggsnämndens/-kontorets interna prioritering. Samhällsbyggnadsnämnden gör egna begränsningar utan återkoppling. Enhetschefens uppfattning är att underlag för detaljplaneordning och beställning ska vara kommunens budget och mål, inte samhällsbyggnadsnämndens prioriteringar. 5
Idag finns en brist inom kommunen på projektledare som kan driva detaljplaner, genomförandeprocesser eller andra utredningar. En avsaknad av projektledare eller styrning i tidplaner kan göra att projekt drar ut onödigt på tiden eller får fel inramning eller begränsning. Förvaltningschefen för samhällsbyggnadskontoret säger att det för närvarnade är ett stort tryck på kontoret att ta fram detaljplaner. För detta ändamål anlitas externa konsulter i stor utsträckning. För närvarande är det beställningar på ett 70-tal planer. Det är inte bara kommunen som är beställare utan även privatpersoner och företag. För att klara arbetsvolymen måste nämnden prioritera vilka planer som ska tas fram först. För närvarande prioriteras de som ligger inom ramen för kommunens mål vilket innebär att andra projekt skjuts framåt i tiden. En grupp bestående av tjänstemän från mark- och planeringsenheten, gatu- och parkkontoret, Kalmar Energi AB, Kalmar Vatten AB och samhällsbyggnadskontoret fungerar som ett beredningsorgan för de planer som har en större omfattning eller betydelse för kommunens utveckling. Utöver denna grupp och lotsgruppen finns också en informationsgrupp där kommunstyrelsens ordförande och vice ordförande ingår tillsammans med tjänstemän. 3.5 Företagarnas uppfattning Organisationen Företagarna i Kalmar läns uppfattning är att kommunen måste prioritera tydligare och kommunicera bättre. Kommunen behöver också införa en garanti för hur lång tid ett normalärende ska ta. Det är viktigt att kommunen behandlar sökande mer kundrelaterat än idag. Det poängteras också vikten av att underlätta för dem som redan är etablerade på orten och att hjälpa företagarna att ta ett steg till i sin utveckling. Medlemmar i Företagarna anser att till viss del har kommunens intresse och service mot dem minskat till förmån för den stora Kinainvesteringen. Trots detta uppfattas kommunen ligga på den övre halvan i jämförelse med länets övriga kommuner när det gäller intresse och service. 4 Revisionell bedömning Anpassning av inköp av exploateringsmark avsedd för industrilokalisering eller annat företagande till det långsiktiga målet om ökat invånarantal Kommunens industrimark upplevs för närvarande som en trång sektor. Kommunen har att planera och balansera behovet i högkonjunktur såväl som lågkonjunktur då företagens investeringsbenägenheter sjunker. Totalt finns 47 300 m 2 tomtmark tillgänglig, men inte alltid på de ställen som det enskilda företaget vill etablera sig på. Om Kalmar kommun ska expandera till 70 000 invånare behövs en ökad andel av både industri-, handels- och bostadstomter samt en infrastruktur som stöder denna utveckling. 6
Planarbetet för företagsetableringar och samarbetet mellan kommunledningskontorets mark- och exploateringsavdelning och samhällsbyggnadskontoret Diskussioner om prioritering av detaljplanarbetet för företagsetableringar bedrivs i samverkan mellan kommunledningskontorets mark- och planeringsenhet, samhällsbyggnadskontoret och näringslivsenheten. För att detta arbete ska bli framgångsrikt behövs en gemensam agenda som sätter denna uppgift främst. Revirtänkande och prestige får inte förekomma. Vi bedömer att en tydlig projektorganisation behövs under hela processen, till leverans. Vi bedömer att samarbetet inte fungerar tillfredsställande mellan enheterna. En gemensam prioriteringsordning är nödvändig för att få effektivitet i processen. Är detta inte möjligt med nuvarande organisation bör kommunen överväga en gemensam organisation för arbetet med planerna. Handläggningstid i kommunen efter det att företaget har anmält behov av mark. Handläggningstiden för enskilda ärenden kan vara kort till att sträcka sig över flera år beroende på hur ärendet prioriteras av kommunen, företagets speciella villkor eller förutsättningar för det aktuella markområdet. Enligt Företagarföreningen uppstår ett förväntningsglapp mellan vad företagaren förväntar sig och vad kommunen levererar. Mycket av missbelåtenheten bör kunna undvikas genom tydligare kommunikation och besked om när företagaren kan förvänta ett svar. Vår bedömning är att kommunen för att lämna bättre service, dels måste prioritera ärenden, dels vara tydlig med besked om när svar kan lämnas till företagaren. Förslaget om en handläggningsgaranti från företagarföreningen finner vi tilltalande. 7