Gemensam nämnd för samverkan kring socialtjänst och vård Förslag H A N D L Ä G G A R E D A T U M D I A R I E N R 2016-02-18 1 Verksamhetsberättelse 2015 för Hjälpmedelscentralen Förslag till Nämndens för socialtjänst och vård beslut 1. Godkänna verksamhetsberättelse 2015 för Hjälpmedelscentralen Sammanfattning Verksamhetsberättelsen redogör för Hjälpmedelscentralens verksamhet under 2015 och är framtagen enligt gällande mall i planeringsprocessen. Fokusområden för 2015 har varit förbättra servicenivåerna, förbättra leveranskvalitet och sänk kapital bindet i lager. Hjälpmedelscentralen har på samtliga parametrar man mätt förbättrat sitt resultat under året. Beslutsunderlag 1. Verksamhetsberättelse 2015 för Hjälpmedelscentralen Protokollsutdrag Landstingsstyrelsen Samtliga kommunstyrelser Ekonomienheten Akten Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tfn 0155-24 50 00 E-post landstinget.sormland@dll.se ORG NR 232100-0032 Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\nsv\nsv nämnd\2016\3-4 mars\nämnden\vb hjälpmedel\tjut Verksamhetsberättelse 2015 för SID 1(1) Hjälpmedslcentralen.docx Utskriftsdatum: 2016-02-19 09:06
Diarienummer: Verksamhetsberättelse 2015 Hjälpmedelscentralen Helår 2015 Ett öppet och hållbart landsting för jämlik hälsa, mångfald och valfrihet
Hjälpmedelscentralen, Verksamhetsberättelse 2015 2(10)
Inledning Sammanfattande analys Anvisning Gör en övergripande sammanfattning av läget inom förvaltningen som bygger på redovisningen under respektive perspektiv. Försök om möjligt att bedöma balansen mellan perspektiven. Har t ex kraftfulla insatser inom något perspektiv inneburit negativa/positiva konsekvenser för ett annat. Under denna rubrik ska även en framtidsanalys/omvärdsanalys skrivas på förvaltningsnivå. Analysera väsentliga trender, nya lagar och regler för ert verksamhetsområde, samt andra saker av betydelse som påverkar framåt 2015 har varit ett år då målsättning av, och regelbunden månadsuppföljning av viktiga parametrar, införts. Utifrån fokusområdena "förbättra servicenivåerna", "förbättra leveranskvalitet" och "sänk kapital bundet i lager" har ett antal nya parametrar på sektionsnivå tagits fram och från april 2015 också målsatts. På samtliga målsatta parametrar har förbättringar skett under året. Både brukar- och förskrivarnöjdheten med våra tjänster är fortfarande väldigt hög och sjukfrånvaron låg. Resultatet i 2015 års medarbetarundersökning har just anlänt, men behöver analyseras innan det kan kommenteras. Antalet förskrivningar och därmed också antalet hjälpmedel i vårt sortiment fortsätter att öka. Sett till värdet av våra inköp har störst värdeökning,+ 53%, skett i sektorn "Behandling och träning". Exempel är hjälpmedel inom arm- och benträning. Störst ökning i värde har skett inom sektorn "Medicinska behandlingshjälpmedel". Här har inköpen ökat från 14,8 mkr 2014 till 19,6 mkr 2015. Ett exempel inom denna sektor är boll- och kedjetäcken. Medborgarperspektivet Medborgarperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget bidrar till god livskvalitet, en jämlik hälsa samt en livskraftig och levande region genom verksamheter med god kvalitet, tillgänglighet, öppenhet, respektfullhet och delaktighet Åtagande: Vi är medvetna om människors olikheter och förutsättningar och arbetar aktivt för att främja jämlik hälsa och god livskvalitet. Våra produktutbildningar för förskrivare genomförs oftast både i Katrineholm, Nyköping och Eskilstuna för att minimera restider för deltagarna och ge så många förskrivare som möjligt möjlighet att deltaga. Efter utbildningarna får eleverna fylla i en utvärderingsenkät. Nöjdheten med utbildningarna är generellt väldigt hög och drygt 97% av de 285 förskrivare som genomgått utbildning under 2015 anger att dom är nöjda eller mycket nöjda med Hjälpmedelscentralen, Verksamhetsberättelse 2015 3(10)
utbildningen. Andel nöjda kursdeltagare vid kunskapshöjande aktiviteter riktade till medarbetare inom andra verksamheter. 97,2% 95 % 16 utbildningar med totalt 285 förskrivare har genomförts under året Åtagande: Våra brukare och kunder är nöjda med de tjänster som ges. Den mätning av Brukarnas nöjdhet med hjälpmedelcentralens tjänster, servicenivå och bemötande, som genomfördes under senvåren 2015 visar på fortsatt hög nöjdhet. Nöjdheten med vårt bemötande har ökat med 0,3% jämfört med ifjol och nöjdheten med den service som erhållits minskat med 0,9%. Då antalet svar uppgår till drygt 280 (vi har bara räknat med de som angivit att dom haft en kontakt med HMC de sista tre åren) är det dock tveksamt om förändringarna kan betraktas som statistiskt säkerställda. Vad vi kan se är dock att en större andel (nästan 1/3-del) av de som svarat haft en kontakt i frågor rörande reparationer och service jämfört med i fjol då ungefär 1/4-del av kontakterna rörde reparationer. I 2015 års resultat betraktas de som givit betyget 7 eller högre på en tiogradig skala som nöjda. Inför 2015 beslutade vi också att skärpa kraven i Förskrivarundersökningen. På en tiogradig skala betraktades tidigare de som givit lägst betyget 6 som nöjda. Från 2015 gäller lägst betyget 7. Historiska siffror är därför ej jämförbara med 2015 års utfall. Under hela 2015 har fokus legat på att "förbättra leveranskvalitet", "förbättra servicenivå" och "minska kapital bundet i lager" (våra fokusområden). Ett antal nyckeltal har tagits fram på sektionsnivå och följts upp varje månad. På samtliga uppmätta parametrar har förbättringar skett. I mars sattes också månadsmål och från april har utfallet jämförts med målen. I verksamhetsplanen för 2016 finns dessa parametrar även med i den övergripande rapporteringen och kommer att redovisas i ordinarie rapporter. Andel brukare som är nöjda med erhållen service. Andel brukare som är nöjda med HMC:s bemötande. Andel förskrivare som är nöjda med de insatser och tjänster som ges. 91,1% 92 % 94% 94 % 84,9% 90 % Ett genomsnitt av betygen från "tillgänglighet", "service" och "bemötande". Andelen är de som angett betyget 7 eller högre. I 2014 års undersökning är det de som angett betyget 6 eller högre. Hjälpmedelscentralen, Verksamhetsberättelse 2015 4(10)
Personalperspektivet Personalperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget är en attraktiv arbetsgivare med kompetenta och engagerade medarbetare som deltar aktivt i utvecklingen av verksamheten. Åtagande: Vi arbetar systematiskt för att säkerställa verksamheternas kompetensförsörjning. Varje medarbetare har individuella kompetensutvecklingsplaner som dokumenteras. Dessa överenskoms i samband med medarbetarsamtalet. Generellt finns stor frihet så länge kompetensutecklingen ligger i linje med verksamhetens uppdrag och den bedöms bidra till en förbättring av densamma. Mycket kompetensutveckling sker också inom ramen för 7- klöversamarbetet, i samband med upphandlingar, med landstingen i Uppland, Gästrikland, Dalarna, Värmland, Örebro och Västmanland. Under andra kvartalet 2015 infördes en modell med månadsmål där måluppfyllnad lett till att vi ackumulerat pengar till gemensam kompetensutveckling 2016. Kompetensutvecklingsdagar kommer genomföras i april. Inför varje nyrekrytering görs en bedömning på kompetensbehov och eventuell förändring av arbetsinnehåll kopplat till verksamhetens behov. Under 2015 har endast en rekrytering skett på grund av att medarbetaren bytt arbete samt två rekryteringar för att ersätta pensionsavgångar. Åtagande: Vi tar initiativ till och arbetar aktivt för att skapa förutsättningar för god arbetsmiljö och god hälsa. Förutom en central aktiv fritidsförening som arrangerar olika kulturella, såväl som fysiska aktiviteter, finns sedan 2014 fyra stycken utsedda hälsoinspiratörer med uppdraget att föreslå och initiera olika hälsoaktiviteter. Under året har bland annat lunchpromenader och "hälsokryss" under rubriken "Hälsokampen" i samarbete med Hjälpmedelscentrum i Västerås genomförts. Gymet på Fraktgatan är också välbesökt och under perioden september - december 2015 genomfördes 434 träningspass av 31 olika medarbetare, vilket är i snitt drygt 5 pass per vardag under perioden. Under hösten investerdes också drygt 70 000 kr i ny träningsutrustning. Sjukfrånvaron under 2015 låg på 3,7% (antalet sjuktimmar delat med ordinarie timmar). Ökningen av sjukfrånvaron jämfört med föregående år beror främst på att flera medarbetare i under året genomfört operationer (bland annat 3 ryggoperationer) med heltidssjukskrivningar på mellan 4 veckor och 3 månader som följd. Frisknärvaron (andelen medarbetare med högst 5 sjukdagar under året) uppgick till 65%. Andelen utannonserade tillsvidaretjänster som avser heltid 100 % 100 % Sjukfrånvarotid i relation till 3,7 % Max 3 % Hjälpmedelscentralen, Verksamhetsberättelse 2015 5(10)
ordinarie arbetstid. Andel anställda som haft färre än sex sjukdagar under de senaste 12 månaderna. 65% Minst 60 % Åtagande: Delaktighet, Respekt och Ansvar genomsyrar chefers och medarbetares förhållningssätt Det finns olika möjligheter för medarbetarna att framföra synpunkter och förslag på förändringar. På den individuella nivån genomförs medarbetarsamtal med samtliga medarbetare som önskar det. Varje sektion har regelbundna arbetsplatsträffar och på verksamhetsnivå finns basenhetsråd, där medarbetarna representeras av sina fackliga företrädare. På fredagmorgnar har fredagsmöten hållits där filialerna deltar via video. Agenda för mötet distribueras via e-post innan mötet. Minnesanteckningar skrivs så att även frånvarande kan ta till sig informationen. Årligen genomförs en medarbetarenkät som sedan ligger till grund för förändringsaktiviteter. 2015 års medarbetarenkät har precis, när detta skrivs, ankommit, analys av resultatet och utarbetande av ett åtgärdsprogram återstår. Andelen engagerade medarbetare (HME index) Andelen medarbetare som skulle rekommendera andra att söka till arbetsplatsen 73,3 % 85 % Utfallet erhållet av Ann-Sofie Karlsson via mail 79,4% Minst 85 % Index för målkvalitet index61,2 index 70 Process- och förnyelseperspektivet Process- och förnyelseperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål:landstinget levererar effektiva och säkra tjänster genom tydliga processer, ständiga förbättringar och samverkan Åtagande: Vi arbetar aktivt med ständig förbättring utifrån evidens och beprövad erfarenhet med syfte att ha kundorienterade, standardiserade och enkla processer. I syfte att fånga upp en större andel av de faktiska avvikelserna uppmanas personal och förskrivare att notera fler avvikelser. Från januari 2016 använder vi nu också Sesam för avvikelserapportering. Både kommun och landsting kan nu rapportera i samma system vilket förbättrar möjligheterna till en bättre överblick av ärenden, genomförande av åtgärder, uppföljningar och återkopplingar. I HMCs uppdrag ingår leverans och hämtning av skrymmande hjälpmedel. Ett förslag att utöka uppdraget till även andra hjälpmedel förkastades pga de tillkommande kostnaderna av Beredningsgruppen under våren. Flera kommuner har dock engagerat olika grupper som, i samråd med HMC, hämtar och lämnar dessa hjälpmedel hos brukaren. En mycket Hjälpmedelscentralen, Verksamhetsberättelse 2015 6(10)
uppskattad service. Arbetet med att söka erbjuda alla brukare en första tid för utprovning av hjälpmedel inom 2 månader fortsätter. Att hjälpmedelskonsulenten kan erbjuda en tid inom denna tidsram betyder dock inte att utprovningen kan genomföras då det också måste passa både förskrivare och brukare. Andel brukare som erbjuds utprovning inom två månader. 89,5 % 100 % Åtagande: Vi initierar och deltar i samverkan för ökad brukarnytta. Samarbetet, främst kopplat till upphandlingar, inom sjuklövern fortsätter. I sjuklövern ingår hjälpmedelsverksamheterna i Gävleborg, Dalarna, Värmland, Uppsala, Örebro, Västmanland och Sörmland. Ett närmare samarbete finns också med Västmanland där separata samarbetsmöten hålls 3-4 gånger per år. Möte med brukarorganisationerna genomförs en gång per termin. Vi marknadsför våra tjänster såväl internt som externt. Genom förskrivare och genom kontakter med vår personal får brukaren och anhöriga en god uppfattning om verksamheten och vad hon/han kan förvänta sig. Medarbetare har god kännedom om verksamhetens uppdrag och har möjlighet att förmedla det. Någon riktad intern eller extern marknadsföring bedrivs dock inte utan relevant information finns främst att tillgå via vår hemsida och via 1177. Information till förskrivare förmedlas via förstasidan i websesam (systemet i vilket hjälpmedel beställs) samt oftast också under "aktuellt" på hemsidan. I syfte att öka möjligheten för förskrivare att tillgodogöra sig information från hjälpmedelscentralen införs också från 2016 Nyhetsbrev som mailas ut då viktig information finns att ge. Miljöperspektivet Miljöperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget bedriver ett hållbart och effektivt miljöarbete fokuserat på att minimera miljöbelastning och förebygga föroreningar genom arbete med de betydande miljöaspekterna Åtagande: Våra prioriterade miljöaspekter för 2015 är energianvändning och transporter. Genom utökad användning av videomöten och Lync har resandet i länet kunnat minska. Två av Fraktgatans poolbilar har på detta sätt också kunnat återlämnas under året utan att ersättas av nya. Fokus på att få ned energianvändningen, med målet att elanvändningen på Fraktgatan under 2015 skulle bli lägre än 2014, har också givit resultat. Under året har elanvändningen på Fraktgatan minskat med nästan 10% jämfört med 2014. Under december installerades också elektroniska körjournaler i samtliga företagsbilar som Hjälpmedelscentralen, Verksamhetsberättelse 2015 7(10)
nyttjas inom HMC. Förutom en korrekt redovisning mot Skatteverket kommer dessa också att användas för logistikplanering i syfte att bland annat behovsanpassa antalet bilar och minimera körsträckorna per stopp. Energianvändandet på Fraktgatan ska minska. 90,7 % En minskning med nästan 63 700 kwh eller 9,3% av elförbrukningen Ekonomiperspektivet Ekonomiperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget har en stark ekonomi i balans Åtagande: Nämnden har en stabil ekonomi med en ändamålsenlig användning av resurser. Avvikelse mot budgeterat resultat i tkr Soliditeten ska ligga på angiven målnivå. -4 271 tkr 0 Se nedan 13% 19 % Resultatmarginal 35 % 40 % Inventeringsdifferenser i egna lager i förhållande till lagervärdet 3,5 % Mindre än 5 % Ekonomiskt utfall Anvisning Kommentera det ekonomiska årsutfallet och eventuell budgetavvikelse. Bokförs investeringar på enheten ska även dessa kommenteras. Bilaga: Resultaträkning Resultatanalys Resultaträkning - tabell Resultat och budgetavvikelse 2015 resulterade i ett negativt resultat på -4,3 mnkr. Såväl intäkter som kostnader överstiger budget relativt mycket, men det är hjälpmedelskostnaderna som är den huvudsakliga förklaringen till underskottet. Resultatet förklaras närmare nedan. Verksamhetens intäkter Hjälpmedelscentralen, Verksamhetsberättelse 2015 8(10)
Verksamhetens intäkter blev 6,6 mnkr högre än budgeterat. Efterfrågan på såväl försäljningshjälpmedel som s k försäljning med retur har ökar kraftigt. Även inkontinenshjälpmedel överstiger budget. En mindre prisjustering gjordes fr o m den 1 maj. Personalkostnader Personalkostnaderna står för ett överskott på 0,8 mnkr. Det beror på att det funnits vakanta tjänster under vissa perioder. Personalstyrkan förstärktes inför året p g a hemtagning av rekonditionering och hjälpmedelsdistribution, men denna förändring var inarbetad i budgeten. Lokalhyror mm Även lokalhyrorna ger ett överskott. Det uppgår till 0,6 mnkr och beror främst på att anslaget för lokalanpassningar inte nyttjades, vilket hänger samman med att den planerade flytten i Nyköping inte blir av förrän under 2016. Köp av verksamhet och tjänster Hjälpmedelskostnaderna redovisar ett underskott på 12,8 mnkr ett underskott som prognostiserats allt högre successivt under året. Den huvudsakliga förklaringen står att finna i den ändrade värderingsprincipen för verksamhetens omsättningstillgångar. Samtliga värderas nu till 100 % av anskaffningsvärdet. Tidigare, då begagnade omsättningstillgångar värderades lägre, behövde lagervärdet justeras uppåt varje månad, då värdet på tillgångarna i praktiken var högre än bokfört. Den nya värderingsprincipen medför att denna månatliga värdeökning inte längre uppstår. Förändringen skedde i slutet av 2014 och hann därför inte beaktas i budget 2015. Denna post ger ett underskott på 2,4 mnkr. Samtidigt har kostnaden för kassationer ökat. Även här är den ändrade värderingsprincipen förklaringen. Om man exkluderar effekten av denna, har kassationskostnaden i själva verket minskat. Sett till antalet kasserade artiklar, kan man konstatera en relativt kraftig minskning, även om den delvis beror på den utrensning av s k hyllvärmare som gjordes 2014. För att få ytterligare kontroll på utvecklingen av kassationerna, har behörigheten att göra kassationer begränsats till ett fåtal personer. Dessutom har rutinen ändrats på följande sätt: När ett hjälpmedel kasserades tidigare, kasserades automatiskt de tillbehör som satt på hjälpmedlet. Man gjorde sedan en s k retur från okänd. Rutinen är nu ändrad så att man endast kasserar de tillbehör som är i så dåligt skick att de ska kasseras. Detta innebär ingen direkt effekt på det ekonomiska resultatet, men skapar en tydlighet i rutinen och ökad kontroll på kostnadsutvecklingen. Denna nya rutin gäller fr o m 1/11. Under årets två sista månader har kassationskostnadsutvecklingen dämpats betydligt. Denna positiva utveckling kommer att fortsätta under 2016 eftersom då värderingsprincipförändringen inte kommer att ge några effekter. Kassationskostnaden överskrider 2015 års budget med 5,8 mnkr. En annan negativ post är övriga hjälpmedel som ger ett underskott på 4,8 mnkr, vilket hänger samman med de ökade intäkterna. Övriga kostnader Övriga kostnader överskred budgeten med 0,4 mnkr. Inom begreppet övriga kostnader finns en mängd olika typer av kostnader som alla avviker från budget åt det ena eller andra hållet. Störst negativ avvikelse står varutransporter för, vilket har ett direkt samband med den ökade volymen av inkontinenshjälpmedel. Investeringar Hjälpmedelscentralen, Verksamhetsberättelse 2015 9(10)
Årets investeringar ser ut som följer: Den budgeterade investeringsramen underskrids således med totalt 625 tkr. Ökningen avseende landstingshjälpmedel gäller främst behandling och träning, madrasser och medicinska behandlingshjälpmedel. Minskningen för kommunala hjälpmedel handlar främst om gånghjälpmedel. Den blygsamma investeringen i maskiner och inventarier beror på att budgetramen innehöll investeringar kopplade till flytten i Nyköping. Dessutom var det budgeterat för energieffektiviseringar på Fraktgatan. Hyresvärden tog dock merparten av dessa kostnader. Hjälpmedelscentralen, Verksamhetsberättelse 2015 10(10)