Webbstöd till leverantörer för Arbetsmarknadsutbildningar, Förberedande utbildningar och Insatser Skapa Gemensam Utbildningsplan (GUP) Skapa periodisk rapport, Närvarorapportering Avvikelserapport (Uppdaterat )
Sida: 2 av 22 Innehåll WEBBSTÖD FÖR ARBETSMARKNADSUTBILDNINGAR... 3 ALLMÄNT... 3 OM ARBETSFÖRMEDLINGENS WEBBSTÖD... 3 WEBBSTÖD FÖR LEVERANTÖR... 3 FRÅGOR OM ARBETSFÖRMEDLINGENS WEBBSTÖD FÖR LEVERANTÖRER?... 4 ARBETSMARKNADSUTBILDNING... 5 GEMENSAM UTBILDNINGSPLAN (GUP)... 5 PERIODISK RAPPORT... 6 AVVIKELSERAPPORT... 6 UTBILDNINGSSTART... 6 BEHÖRIGHETER... 6 INLOGGNING... 6 GEMENSAM UTBILDNINGSPLAN (GUP)... 8 PERIODISK RAPPORT... 13 NÄRVARORAPPORTERING DAG FÖR DAG... 14 AVVIKELSERAPPORT... 17 UNDERKÄND PERIODISK RAPPORT... 19 BEGÄR PERIODISK ERSÄTTNING... 20 REVISIONSHISTORIA... 22
Sida: 3 av 22 Webbstöd för arbetsmarknadsutbildningar Allmänt Det här dokumentet beskriver de handlingar som du som utbildningsleverantör vid en arbetsmarknadsutbildning ska hantera. Du skickar in alla handlingar via vårt webbstöd. Om du inte är registrerad som utbildningsleverantör kan du hitta information på vår hemsida. http://www.arbetsformedlingen.se/om-oss/for-leverantorer/forkompletterande-aktorer-/om-webbstodet.html Klicka på länken Om webbstödet för att komma till sidan nedan. Där finns ett PDF-dokument som beskriver behörigheter samt hur man som leverantör går till väga för att få behörighet i webbstödet. Bild 1 Information om webbstödet och behörigheter. Om Arbetsförmedlingens webbstöd Vårt webbstöd för leverantörer är till för utbyte av information mellan dig som leverantörer och oss på Arbetsförmedlingen. Informationen till dig som leverantör är uppdelad i en gemensam del för samtliga tjänster och separata informationsstöd för varje avtalad tjänst. Webbstöd för leverantör Webbstödet för leverantörer nås via vår hemsida under rubriken Om oss och sedan För dig som är kompletterande leverantör. Där finns en länk till
Sida: 4 av 22 inloggning i webbstödet för leverantörer. Webbstödet är tillgängligt alla dagar från klockan 06.00-23.59. Frågor om Arbetsförmedlingens webbstöd för leverantörer? Om du har problem med webbstödet gällande inloggning, teknik, behörighet mm, kontakta vår support på 0771-62 20 00 (vardagar 07.00-18.00) eller via e-post support@arbetsformedlingen.se
Sida: 5 av 22 Arbetsmarknadsutbildning Nedan visas en generell process över de handlingar som är aktuella för arbetsmarknadsutbildningar, förberedande utbildningar och insatser. Processen beskriver gången från det att arbetsförmedlaren tar ett beslut om en arbetsmarknadsutbildning för en utbildningsdeltagare till att ersättning betalas ut. Inom arbetsmarknadsutbildningar finns tre olika handlingar Gemensam utbildningsplan (GUP) Periodiskrapport Avvikelserapport Bild 2 Översikt av processen för arbetsmarknadsutbildningar. Gemensam utbildningsplan (GUP) I samband med kursstart görs en gemensam utbildningsplan (GUP). Gemensam utbildningsplan är den planering som görs tillsammans mellan utbildningsanordnaren och kursdeltagaren. Den beskriver vad som ska göras under utbildningsperioden, samt om något eventuellt behöver ändras i den utbildning som deltagaren anvisats till. Exempelvis om kursdeltagaren behöver extra stöd eller redan har kunskaper inom ett område, och därför inte behöver gå alla de anvisade modulerna.
Sida: 6 av 22 Den gemensamma utbildningsplanen är också grunden för att det ska vara möjligt att som utbildningsleverantör begära ersättning via de periodiska rapporterna, under utbildningstillfället. Periodisk rapport I den periodiska rapporten anges utbildningsdeltagarens närvaro för varje dag och utbildningsmodul, samt eventuell frånvaro under den innevarande månaden. Både planerad och oplanerad frånvaro skall anges. All oplanerad frånvaro skall dock rapporteras omgående till ansvarig arbetsförmedlare, via en avvikelserapport. D.v.s. oplanerad frånvaro ska rapporteras samma dag som det sker. Efter att ansvarig handläggare fått den periodiska rapporten och godkänt denna, är det möjligt att begära periodisk ersättning som utbildningsleverantör. Avvikelserapport Om den sökande inte deltagit enligt överenskommelse, ska en avvikelserapport skickas till ansvarig handläggare samma dag som avvikelsen sker. Detta markeras sen också som frånvaro i den periodiska rapporten. Om handläggaren underkänner en periodiskrapport efter granskning, skickas handläggarens kommentarer tillbaks via webbstödet till leverantören. Leverantör gör då en ny periodiskrapport som skickas in för godkännande. Utbildningsstart När arbetsförmedlaren fattat ett beslut om en arbetsmarknadsutbildning, skickas ett e-brev ut till berörd leverantör. Vid successiv kursstart ska arbetsförmedlaren ta kontakt med utbildningsleverantören, för att förvissa sig om att det är möjligt att ta emot kursdeltagaren nästkommande arbetsdag. Behörigheter För att ha möjlighet att hantera de handlingar som finns inom ramen för arbetsmarknadsutbildningar, samt registrera lärare och utbildningstillfällen krävs någon av följande behörigheter Behörighetsadministratör Registrerare Tjänsteadministratör Lärare Alla behörigheter skapas i webbstödet av den person som har rollen behörighetsadministratör. Se mer information på vår hemsida. Inloggning För att kunna skapa en gemensam utbildningsplan eller skicka periodiska rapporter, logga in via arbetsformedlingen.se och din e-legitimation.
Sida: 7 av 22 Bild 3 Inloggning via arbetsformedlingen.se.
Sida: 8 av 22 Gemensam utbildningsplan (GUP) Efter inloggning är det möjligt att i meny Översikt se de aktuella ärendena. Alternativt under fliken Statusöversikt. Bild 4 Översikt och Statusöversikt av alla pågående ärenden. För att komma vidare och göra en gemensam utbildningsplan, klicka på ärendenumret. Alternativt är det möjligt att gå från fliken Mina utbildningstillfällen. Klicka sedan på länken registrera för att göra en gemensam utbildningsplan. Bild 5 Startsidan för att göra en Gemensam utbildningsplan.
Sida: 9 av 22 Under fliken Leverantör, anges för-och efternamn samt telefonnummer till aktuell kontaktperson. Bild 6 Flik Leverantör. Under fliken Person, uppdatera telefonnumret till den arbetssökande. Bild 7 Fliken Person, telefonnummer till utbildningsdeltagaren. Under fliken Innehåll visas de utbildningsmoduler som ingår i utbildningen. Om det under planeringen av den gemensamma utbildningsplanen mellan kursdeltagaren och utbildningsleverantören, framkommer att utbildningsleverantör exempelvis inte behöver en viss utbildningsmodul går denna att ta bort i denna vy. Genom att klicka ur modulen. Detta gäller endast för utbildningstillfällen upplagda efter november 2013. Om alla moduler ska vara kvar, klicka Nästa för att gå vidare.
Sida: 10 av 22 Bild 8 Innehåll, visar alla moduler i utbildningsplanen. Om du tar bort en modul ur utbildningsplanen, anges ett nytt beräknat slutdatum. Bild 9 Innehåll, visar borttagen modul i utbildningsplanen. Om en eller flera moduler tas bort i utbildningsplanen, kommer en motiveringsruta automatiskt upp. Där ges motivet på max 80 tecken till
Sida: 11 av 22 varför modulen tas bort och utbildningen förkortas. Ytterligare motivering kan skrivas i rutan Övrigt under sista fliken. Bild 10 Motiveringsruta vid förkortning av gemensam utbildningsplan. Under Övrigt anges exempelvis om det behövs några extra insatser för att kursdeltagaren ska klara utbildningen. Samt övrig information som kan vara av vikt för den ansvariga handläggaren. Exempelvis varför en modul tagits bort. Planen ska upprättas tillsammans med den arbetssökande. Om det inte är möjligt, ange i så fall varför. Tryck sedan på Skapa. Bild 11 Fliken Övrigt, information om extra insatser.
Sida: 12 av 22 För att kunna skicka in den gemensamma utbildningsplanen behöver den signeras. Du kommer då till signeringssidan för e-legitimation. Fyll i dina uppgifter och den gemensamma utbildningsplanen har skickats till ansvarig arbetsförmedlare för godkännande. Efter att ansvarig handläggare mottagit och godkänt den gemensamma utbildningsplanen, ändras statusen till Bekräftad. Bild 12 Statusöversikt med bekräftad gemensam utbildningsplan Efter att den gemensamma utbildningsplanen blivit bekräftad är det möjligt att börja skicka in de periodiska rapporterna efter varje månadsskifte, som i sin tur genererar möjlighet att begära periodisk ersättning.
Sida: 13 av 22 Periodisk rapport Efter varje månadsskifte är det möjligt att skicka in den periodiska rapporten för varje kursdeltagare. I den periodiska rapporten anges närvaro, samt eventuell frånvaro. Både planerad och oplanerad frånvaro ska anges. Vid oplanerad frånvaro ska även en avvikelserapport ha skickats till ansvarig handläggare, samma dag som den oplanerade frånvaron sker. Efter att den periodiska rapporten skickats in till ansvarig arbetsförmedlare, ska den godkännas av Arbetsförmedlingen för att det ska vara möjligt att begära periodisk ersättning för den aktuella månaden. På sidan Statusöversikt visas alla handlingar som ska hanteras. För att hantera handlingen ska du klicka på ärendenumret och sedan på Registrera på den handling du vill hantera. Bild 13 Registrera periodisk rapport Alla datumboxar per månad måste fyllas i, med aktuell modul. Den tid som redan är rapporterad per dag, flyttas automatiskt över till månadsrapporten och visas när månadsrapporten öppnas. Om kursdeltagaren inte deltagit, markera med både utbildningsmodul och frånvaro. Kontrollera innehållet och klicka sen på Skapa för att signera rapporten med din e-legitimation. Först efter att ansvarig arbetsförmedlare har godkänt den periodiska rapporten, är det möjligt att begära ersättning för aktuell månad.
Sida: 14 av 22 Bild 14 Periodisk rapport Närvarorapportering dag för dag Om du har behörighetsrollerna behörighetsadministratör, registrerare eller tjänsteadministratör kan du under Mina utbildningstillfällen se alla utbildningstillfällen. Om du har rollen lärare kan du se alla de utbildningstillfällen som du är registrerad lärare på. Genom att klicka på länken Närvarorapportera kommer du vidare till det utbildningstillfälle du ska rapportera. Bild 15 Välj utbildningstillfälle att närvarorapportera.
Sida: 15 av 22 Välj vilket datum samt modul du vill rapportera. Bild 16 Välj datum och utbildningsmodul för rapportering. De deltagare som finns på aktuellt datum och modul visas. Det är möjligt att antingen markera alla, eller var och en i lista. När du markerat alla deltagare med aktuell status, klickar du på Rapportera markerade deltagare. Bild 17 Välj datum och utbildningsmodul för rapportering. De deltagare som registrerats för den aktuella dagen, för dem flyttas informationen till högra sidan. Om du behöver ändra i information, klickar du på det röda krysset efter namnet. Så återgår personen i rapportera läge.
Sida: 16 av 22 Bild 18 Utbildningsdeltagare rapporterad. Efter månadsskiftet måste den periodiska rapporten skickas in i sin helhet, för varje deltagare (se bild 13 och 14). Allt som är rapporterat i närvarorapporteringen flyttas automatiskt över till den periodiska rapporten.
Sida: 17 av 22 Avvikelserapport En avvikelserapport ska skickas till ansvarig arbetsförmedlare om utbildningsdeltagaren inte kommer som avtalat till kursen och inte har meddelat detta. Avvikelserapporten ska skickas samma dag som det sker. Klicka på länken Registrera, för att komma till avvikelserapporten. Bild 19 Registrera avvikelserapport. Registrera aktuell kontaktperson hos utbildningsleverantören och telefonnummer till denna. Bild 20 Registrera kontaktuppgifter för utbildningsleverantören.
Sida: 18 av 22 Registrera aktuellt telefonnummer till kursdeltagaren. Bild 21 Registrera telefonnummer till kursdeltagaren. Under fliken Avvikelser anges orsaken till frånvaron. Dels genom att markera aktuell orsak, dels genom att fylla i beskrivning. Ange aktuellt datum eller period för frånvaron. För att fylla i period, klicka i denna så kommer två datumboxar upp. När alla uppgifter är ifyllda, klicka på Skapa, sen Signera via e-legitimation och avvikelserapporten skickas till ansvarig handläggare. Bild 22 Registrera avvikelseorsak.
Sida: 19 av 22 Underkänd periodisk rapport Om en periodisk rapport underkänns av ansvarig arbetsförmedlare, visas detta i webbstödet. Se bild nedan. Bild 23 Underkänd periodisk rapport. De kommentarer som ansvarig arbetsförmedlare skrivit som förklaring till underkännandet syns genom att klicka på länken Underkänd, skicka in en ny (kommentarer). Bild 24 Kommentarsruta för underkänd periodisk rapport. För att skicka in en ny periodisk rapport, klicka på länken Registrera igen.
Sida: 20 av 22 Begär periodisk ersättning Efter godkännande av den periodiska rapporten, är det möjligt för dig som utbildningsleverantör att begära periodisk ersättning. Bild 25 Statusöversikt. Gå till fliken Begär ersättning. De ersättningar som finns osignerade kommer upp i listan, Ersättningar att signera. Om allt stämmer, klicka på Skicka. Bild 26 Begär ersättning.
Sida: 21 av 22 Ett nytt fönster kommer fram, som visar de ersättningsbegäran du är på väg att signera. För att komma vidare klicka på Signera. Bild 27 Begär ersättning, Signera. Ett nytt fönster kommer upp som bekräftar signeringen. Bild 28 Bekräftelse på signering av ersättning.
Sida: 22 av 22 Revisionshistoria Datum Version Beskrivning av förändring Ansvarig 2013-11-22 2014-03-17 1.0 1.1 1.2 Förändring vid uppdatering av systemstöd. Avd. Förmedlingstjänster KA-Systemstöd Avdelningen Förmedling