Vägledning Tryckeritjänster Vägledning för tryckeritjänster 2 1 (27)
Förord Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet har tecknat ramavtal med sammanlagt tolv (12) leverantörer avseende Tryckeritjänster. Ramavtalets innehåll och omfattning framgår dels generellt i denna vägledning, dels specifikt i respektive leverantörs ramavtal. Omfattning och innehåll i ramavtalet kommer att tillgodose behovet av såväl traditionella tryckeriproduktioner som ett antal moderna tjänster för att effektivisera och underlätta kommunikatörers/informatörers och närliggande funktioners arbete både internt och externt. Läs därför igenom den här vägledningen noggrant så att du kan ta ställning till på vilket sätt du/ni kan/bör utnyttja ramavtalets möjligheter! Aktuell ramavtalsinformation och kontaktuppgifter finns på www.avropa.se Frågor om avtalen kan ställas till Inköpscentralens kundstöd ramavtalsservice@kammarkollegiet.se Information om Inköpscentralen finns på www.kammarkollegiet.se Lycka till med avropen! Vägledning för tryckeritjänster 2 2 (27)
Innehållsförteckning 1 INLEDNING...4 1.1 VILLKOR OCH DOKUMENT FÖR RAMAVTALET...4 1.2 VÄGLEDNINGEN...4 2 UPPHANDLINGEN...4 2.1 KAMMARKOLLEGIETS UPPDRAG...4 2.2 SYFTET MED UPPHANDLINGEN...5 2.3 2.3 UPPHANDLING ENLIGT LOU 2007:1091...5 2.4 KVALITETSKRAV I UPPHANDLINGEN...5 2.5 MILJÖKRAV I UPPHANDLINGEN...6 3 RAMAVTALETS GILTIGHETSTID...6 4 RAMAVTALSLEVERANTÖRER, AVROPSFORM...7 4.1 4.1 RAMAVTALETS AVROPSFORM...7 5 BESKRIVNING AV RAMAVTALSOMRÅDET...7 5.1 TRADITIONELLA TRYCKERITJÄNSTER...8 5.2 MILJÖMÄRKTA TRYCKNINGAR...10 5.2.1 Miljömärkta produkter...10 5.3 TJÄNSTEUTBUD TILLKOMMANDE TJÄNSTER OCH PRODUKTER:...11 5.3.2 Exempel på tillkommande tjänster...11 5.4 ÖVRIGA WEBBLÖSNINGAR...16 5.5 UNDERLEVERANTÖRER...16 6 PRISER...16 6.1 PRISJUSTERING...17 6.2 START- OCH STÄLLKOSTNADER...17 7 MARKNADSFÖRING...17 8 AVROPSPROCESSEN...18 8.1 HUR MAN AVROPAR FRÅN RAMAVTALET (FÖRNYAD KONKURRENSUTSÄTTNING)...18 8.2 8.2 ENSTAKA AVROP...19 8.3 8.3 ÅRSBASERAT LEVERANSAVTAL...20 8.4 AVROPSBLANKETT OCH AVROPSUPPGIFTER...21 8.4.1 Avropsblankett...21 8.4.2 Avropsuppgifter...21 8.5 UTVÄRDERING...22 8.5.1 Enkelt avrop...22 8.5.2 Avrop med provtryck...23 8.5.3 Avrop med viktade priskorgar och eventuella börkrav...24 8.5.4 Utvärdering av tillkommande tjänster...25 9 TILLDELNINGSBESLUT...26 10 AVTALSVILLKOR - LEVERANSAVTAL...27 Vägledning för tryckeritjänster 2 3 (27)
1 Inledning Denna Vägledning är avsedd att ge en samlad överblick av ramavtalens innehåll inom avtalsområdet Tryckeritjänster. Vägledningen är tänkt att användas som referensmaterial i samband med genomförande av avrop och i förvaltningssituationer. 1.1 Villkor och dokument för ramavtalet Ramavtalet presenteras på www.avropa.se under kategorin Kontorsvaror - Tryckeritjänster. På ramavtalets ingångssida presenteras samtliga antagna leverantörer med klickbara länkar och det finns också länkar som visar samtliga leverantörers e-postlådor för att ta emot avropsförfrågningar. På respektive ramavtalsleverantörs sida anges sedan avtalsnummer, kontaktpersoner, adresser m m. Dessutom finns ett antal dokument som visar vad respektive leverantör har blivit antagen för att tillhandahålla (ramavtalet) och leverantörens lämnade priser (priskorgar) och övrig relevant dokumentation. De stöddokument som behövs för att genomföra en avropsförfrågan finns samlade som bilagor till Vägledningen. 1.2 Vägledningen Alla statliga myndigheter och verk får avropa från ramavtalen. Vissa övriga organisationer har möjlighet att avropa från ramavtalet genom den fullmakt som de i samband med upphandlingen har lämnat in till Statens inköpscentral. De som är avropsberättigade på detta ramavtal finns listade på www.avropa.se. 2 Upphandlingen 2.1 Kammarkollegiets uppdrag Kammarkollegiet genom Statens inköpscentral har regeringens uppdrag att ansvara för samordnad upphandling för offentlig förvaltning. Kammarkollegiet ska genom upphandling främja användningen av ändamålsenliga varor och tjänster samt verka för bästa möjliga villkor för anskaffning och användning av varor och tjänster inom offentlig förvaltning. Med stöd av tecknade ramavtal kan offentlig förvaltning göra avrop utan att behöva genomföra en egen upphandling. Vägledning för tryckeritjänster 2 4 (27)
2.2 Syftet med upphandlingen Syftet med upphandlingen har varit att kunna erbjuda offentlig förvaltning ramavtal som tillgodoser behov av såväl traditionella tjänster för tryckning av bl.a. böcker, foldrar, broschyrer m.m., samt vid behov kunna tillhandahålla nya moderna tjänster. Dessa tjänster ska t.ex. kunna möjliggöra mer effektiva och tidsbesparande arbetssätt för kommunikatörer/informatörer och handläggare i närliggande funktioner, samt utgöra mer kostnadseffektiva lösningar än de mer traditionella. De traditionella tryckeritjänsterna inkluderar även bl.a. prepressarbeten, ateljétjänster såsom layout- och formgivningsarbeten, bildbehandling m.m. Se vidare under punkt 5, Beskrivning av ramavtalsområdet, för en närmare presentation av ramavtalets möjligheter. 2.3 Upphandling enligt LOU 2007:1091 Upphandlingen genomfördes som en öppen upphandling, enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU), 4 kap. varu- och tjänsteupphandling. Genom ändringar i LOU, bl.a. gällande avtalsspärr, har giltiga ramavtal inte kunnat tecknas med leverantörerna förrän i tilldelningsbeslutet angiven tidsfrist har löpt ut. Även vid avrop på detta ramavtal bör den frivilliga avtalsspärren tillämpas, se vidare under punkt 9 i denna vägledning. 2.4 Kvalitetskrav i upphandlingen Kvalitetskrav i upphandlingen har ställts avseende bl.a.: att leverantörerna ska tillämpa någon form av miljöledningssystem, antingen ett eget miljöledningssystem baserat på ISO 9001, eller att man ska inneha ett ISO 9001-certifikat. Samtliga antagna leverantörer uppfyller kravet. att leverantörerna bör ha ett certifierat kvalitetssystem för tryckkvalitet enligt standarden ISO 12647-2. Samtliga antagna leverantörer kan tillgodose kravet på en kvalitetsstandard som följer ISO 12647-2 eller motsvarande. att det i samband med avrop på ramavtalet är möjligt att använda sig av provtryck för att avgöra vilken leverantör som ska anlitas för en mer krävande produktion. Förutsättningarna för att tillämpa provtryck beskrivs närmare under punkt 8.5.2, samt i bilaga 1 Provtryck. att det i upphandlingen har ställts krav på papperskvalitet. Vägledning för tryckeritjänster 2 5 (27)
Statligt tryck ska tryckas på åldringsbeständigt papper om det ska lämnas pliktexemplar 1, enligt förordning SFS 1991:1736. Gäller inte för riksdagen och dess myndigheter, eller om Riksarkivet medger undantag. Standarden för åldringsbeständigt papper skall uppfyllas enligt SS-EN ISO 9706. Möjlighet att begära tryckning på Svensk Arkivpapper ska finnas. Standard enligt SS ISO 11108 ska då uppfyllas. 2.5 Miljökrav i upphandlingen Miljökrav i upphandlingen har ställts avseende bl.a.: att leverantörerna ska tillämpa någon form av miljöledningssystem, antingen ett eget baserat på ISO 14001, eller att man ska inneha ett ISO14001-certifikat. Samtliga leverantörer uppfyller kravet. att samtliga leverantörer, har möjlighet att ta emot avrop för miljömärkta produktioner. Varje ramavtalsleverantör kan antingen i egen regi eller via en/flera godkänd (-a) underleverantör (-er) genomföra tryckningar som är baserade på miljökraven enligt Nordisk Miljömärkning, Svanen 4.4. Giltiga licenser har redovisats. Krav finns också på att den nya versionen 5.0 ska uppfyllas så snart denna har trätt i kraft. att det är möjligt att i samband med avrop ställa krav på hållbar utveckling genom leverantörs anslutning till t.ex. FSC/PEFC. Se mer utförlig information under punkt 8.5.3. 3 Ramavtalets giltighetstid Tecknade ramavtal gäller 24 månader fr.o.m. avtalstecknandet. Ramavtalen kan förlängas med maximalt tjugofyra (24) månader uppdelat på två perioder. Förlängning regleras genom tilläggsavtal. 1 Enligt Lagen om pliktexemplar Lag (1993:1392) om pliktexemplar av dokument har Kungliga biblioteket, och sex av landets universitetsbibliotek, rätt att utan kostnad erhålla ett exemplar vardera av varje tryckt skrift eller dokument som ges ut för spridning i Sverige. Plikten gäller när avsikten med publikationen är att sprida den till allmänheten, eller vid framförande inför en större sluten krets. För att en skrift ska anses vara utgiven och spridd ska den finnas i ett större antal exemplar. Med detta menas en upplaga på cirka 30 exemplar och mer. Sedan 1994 omfattar lagen också elektroniska dokument (exempelvis på cd-rom) som framställs i minst 50 exemplar. Vägledning för tryckeritjänster 2 6 (27)
Om/när ett ramavtal skulle upphöra att gälla i förtid påverkar det inte giltigheten av de enskilda leveransavtal som har ingåtts mellan myndighet och leverantör. Undantag från detta är givetvis om ett enskilt ramavtal med en leverantör skulle upphöra att gälla p.g.a. leverantörs konkurs, eller hävning från Statens inköpscentrals sida. Det är dock fortfarande varje enskild myndighet som ska ta ställning till exakt vid vilken tidpunkt det egna enskilda leveransavtalet då upphör att gälla. 4 Ramavtalsleverantörer, avropsform De tolv (12) ramavtalsleverantörer som har antagits för att tillhandahålla tryckeritjänster och andra tillkommande tjänster är följande: AJ E-Print AB Arkitektkopia Aktiebolag DanagårdLITHO AB Edita Västra Aros AB Elanders Sverige AB Imprima Visuell Kommunikation AB Ineko AB, JMS Mediasystem AB Lenanders Grafiska AB Taberg Media Group AB Wikströms Tryckeri AB Åtta45 Tryckeri AB 4.1 Ramavtalets avropsform Ramavtalet är upphandlat för avropsformen förnyad konkurrensutsättning. Detta ramavtal är det enda statliga ramavtal som har haft denna avropsform under så lång tid den tredje avtalsomgången (om fyra år vardera). Erfarenheterna från tidigare upphandlingar och avtalsförvaltning har visat att både leverantörer och kunder har önskat bibehålla denna möjlighet. Närmare beskrivning av hur man avropar på detta ramavtal finns under punkt 8. 5 Beskrivning av ramavtalsområdet Genom den förstudie som genomfördes innan upphandlingen av Tryckeritjänster startades under våren 2011 blev det uppenbart att en del förändringar och tillägg behövde göras för att det nya ramavtalet skulle motsvara kommande behov. Det nya ramavtalet har därför inneburit att det separata ramavtalet för Tidningsoffset har slopats och istället finns tjänsten för tryckning av tabloider/broadsheet i det nya ramavtalet. Andra nyheter är att det har tillkommit ett antal Tillkommande tjänster som innebär att flera av de antagna tryckerierna kan tillhandahålla tjänster som innebär Vägledning för tryckeritjänster 2 7 (27)
besparingar både i tid och kostnader för myndigheter samtidigt som kommunikatörer/informatörers arbete underlättas och ger en bättre överblick i produktionsflödet. Nedan presenteras ramavtalet och dess omfattning/innehåll: 5.1 Traditionella tryckeritjänster Ramavtalsområdet Tryckeritjänster har i allt väsentligt bibehållit innehåll och omfattning för att kunna tillgodose behovet av att avropa och erhålla leveranser av dels mer traditionell tryckning av böcker (hård- och mjukbundna); broschyrer (inkl magasin); foldrar; statligt tryck ; informations- presentations- och displaymaterial; rapporter; kataloger (lim- och metallhäftade); kuverttryck; kopiering/printning; prepress-, skanning och ateljétjänster; samt att trycka visitkort brevpapper/ korrespondenskort affischer m.m. Mer tydliggjort på ramavtalet, genom en tydligare prisbild, är dock att även följande kan avropas och beställas: o Tryckning och ibladning av tidningar/magasin (tabloider/broadsheet) - det tidigare separata ramavtalet för tidningsoffset har utgått o Variabeltryck (variabeldata med personifierat tryck som riktar sig direkt till den det berör) o Tryckning av självhäftande etiketter och dekaler o Vid kuverttryckning kan även beställas adressering och matchning o Möjlighet att avropa lagringsutrymme o Tryckning av storformat o Tryckning av kompletta pärmar (se även tillkommande tjänster) o CD-bränning/USB-lagring, tryckning av logotype på USB-minne o Tryckning av roll-ups (se även tillkommande tjänster) Samtliga här uppräknade tryckssaksproduktioner har varit möjliga att beställa även från det tidigare ramavtalet, men i takt med att efterfrågan på dessa tjänster utvecklades under den tidigare ramavtalsperioden har de således nu även lagts in i den mer traditionella trycksaksproduktion som efterfrågas. Vägledning för tryckeritjänster 2 8 (27)
Det finns, liksom tidigare en möjlighet att begära pris för tryckning av en angiven volym av föjandeupplaga, men det är nu också möjligt att efterfråga en s.k. PODlösning. Förkortningen POD (Print-On-Demand) innebär en mer kostnadseffektiv lösning för de myndigheter som önskar trycka nya upplagor av böcker, broschyrer m.m. i takt med den efterfrågan som finns. Lösningen innebär att också att tryckeri och kund kan samarbeta och utveckla internetbaserade lösningar för tryckning, lagerhantering och distribution förutsatt att en konkret avropsförfrågan för tjänsten görs. Det är viktigt att i samband med avropsförfrågan vara medveten om att följande tjänster, i olika omfattning, kan ingå i en tryckprocess. Den avropsförfrågan som görs bör därför inkludera de tjänster som behövs för att helhetsresultatet ska bli som förväntat. Om ett original skickas till tryckeriet som inte är tryckanpassat måste tryckeriet inkludera sådana kostnader i sin prisuppgift. Skickas en tryckanpassad PDF-fil som tryckeriet kan godkänna brukar inga kostnader för prepresskostnader tillkomma. Prepress: repro-/prepressarbete Skanning, provtryck, bildbehandling, retusch, färghantering, bildanpassning till tryck och andra publiceringformer, CD-bränning, USB-lagring Ateljé -tjänster Layout- och formgivningsarbete, bildbehandling, retusch, originalframtagning med grafisk profil som grund (utan koppling till om tryckning sker eller ej) Efterbehandling Bigning, skärning, falsning, bindning och häftning. Även laminering, lackning, specialhäftning och stansning. Packning, lagerhållning och distribution Plock- och packtjänster, adressering, lagring och distribution av tryckt och annat marknads- och informationsmaterial. Se närmare om priser och prisvariabler i Priskorg 1 för efterfrågade traditionella huvudproduktioner. Vägledning för tryckeritjänster 2 9 (27)
5.2 Miljömärkta tryckningar Möjligheten att beställa miljömärkta trycksaker har funnits även på det tidigare ramavtalet, men det fanns då inga tydliga krav på att det tryckeri som fick uppdraget att genomföra en tryckning också var godkänt enligt t ex Nordisk Miljömärkning (d.v.s. hade en giltigt Svanenlicens), eller någon annan motsvarande likvärdig standard för miljömärkning. I detta ramavtal har det ställts tydliga krav på att tryckeriet måste vara godkänt i alla led för en sådan tryckning. Det innebär att även antagna digitaltryckerier ska ha tillgång till underleverantör med giltigt bevis för att kunna ta emot och utföra en miljömärkt tryckning. Krav på anslutning till REPA-registret (producentansvar för förpackningar) har ställts i upphandlingen, liksom att kravet på konstruktion av förpackningar uppfyller standarderna EN 13428 134 32 eller likvärdigt. Samtliga antagna ramavtalsleverantörer uppfyller dessa krav. Flertalet antagna ramavtalsleverantörer har också möjlighet att komplettera en miljömärkning med också en FSC/PEFC-märkning som visar att det valda tryckeriet stödjer organisationer som verkar för en hållbar utveckling genom sitt medlemskap och att trycksaken får en tydlig miljöprofil. Ett antal tryckeriproduktioner har valts ut i upphandlingen som exempel på vad som kan avropas och beställas som miljömärkt. 5.2.1 Miljömärkta produkter I Priskorg 2 finns ett antal exempel på miljömärkta trycksaker som kan användas som utgångspunkt för eget avrop. Naturligtvis kan ytterligare trycksaksprodukter miljömärkas än de som anges i dessa exempel. Böcker, mjukband Broschyrer (inklusive magasin) Foldrar Informations-, display- och presentationsmaterial Rapporter Kataloger (limhäftade) Vägledning för tryckeritjänster 2 10 (27)
5.3 Tjänsteutbud tillkommande tjänster och produkter: Tanken med att tillföra ett antal tjänster i tryckeriupphandlingen har varit att möjliggöra för såväl små- och medelstora myndigheter/organisationer som stora organisationer att kunna avropa också sådana tjänster som kan effektivisera och underlätta det egna arbetet. Möjlighet att genomföra tryckningar på begäran Print-on-demand kan medföra stora besparingar både i tid och pengar. Att lagra på rätt sätt och att avropa tryckningar med fokus på POD-lösningar och osynliga beställningsfunktioner för beställningar av broschyrer, kataloger, visitkort m m är en investering i framtiden. Det finns också möjlighet att avropa grafiska konsulttjänster. Dessa konsulter arbetar uppdragsbaserat för att t.ex. vara stöd i formgivning/layout av ett tryckunderlag, ge förslag på pappersval, slutfinish m.m. till att förbättra arbetsprocesser, kvalitetsfrågor m.m. Det handlar således inte om att ta fram en grafisk profil, inte heller om det grafiska arbete som genomförs i den löpande produktionen på tryckeriet, d v s när ett original skickas till tryckeriet och grafikerna där ev. ska tryckanpassa originalet, retuschera m.m. Den typen av arbete liksom efterbehandlingsarbete ska alltid inkluderas i avropsförfrågan för tryckningen. Att avropa grafiska konsulttjänster är en fristående tjänst och behöver inte vara förenat med att man samtidigt avropar tryckning av materialet. 5.3.2 Exempel på tillkommande tjänster Följande tjänster finns tillgängliga: 5.3.2.1 Expo/utställningssystem, inkl roll-up och vepor Produkter och tjänster som behövs när en beställande myndighet ska skapa någon form av utställning/monter för till exempel en mässa. Det kan vara allt från enklare diskar och roll-up-system till mer avancerade montrar och storformatutskrifter. Både produkter och tjänster ryms inom detta område. Här ingår även vepor i olika format för till exempel fasader och ställningar. Vägledning för tryckeritjänster 2 11 (27)
5.3.2.2 Systemstöd/webbtjänster/Print-on-demand Med print on demand menas att olika typer av material lagras digitalt och trycks först när det efterfrågas av kunden. Det finns många olika varianter men de vanligaste innebär att till exempel visitkort, korrespondenskort och andra kontorstrycksaker beställs av Beställaren i ett webbgränssnitt. Vinsten är sänkta kostnader på grund av mindre manuell hantering, färre fel/misstag samt snabbare leveranser. Dessutom undviker man att gamla trycksaker ligger på lager och aldrig används innehållet uppdateras istället inför varje enskild tryckning. Systemstöds-, webbtjänsterna kommer mestadels att avropas av de myndigheter/organisationer som har ett mer långsiktigt leveransavtal med någon av leverantörerna på ramavtalet. Leverantören ska på begäran kunna beskriva vad man erbjuder, på vilket sätt och med vilken kompetens man tillhandahåller det som de redan vid avtalsstarten är eller vid en senare tidpunkt kommer att kunna bli antagna för. Vid avtalsstarten saknas en del sådana beskrivningar varför en del tjänster är strukna initialt beroende på detta, men vartefter kompletteringar från leverantörernas sida görs kommer alla de som är i stånd att leverera få tillägg till sina ramavtal. En översikt över vilka som redan idag är antagna kommer att publiceras på www.avropa.se, se bilaga 4. Mediabank med beställningsfunktion för alla typer av bilder, dokument, trycksaker och annat lagerfört material. Mediabanken är en central plats för lagring av digitala bilder, dokument och marknadsoch informationsmaterial. Det huvudsakliga syftet är att förenkla hanteringen av material att lagra, söka, beställa och distribuera bilder, dokument och annat material mellan användare. Tjänsten kan i huvudsak innehålla följande funktioner: Administration och åtkomst via webbaserat gränssnitt som kan anpassas till Beställarens grafiska profil. Dokument och bilder ska indexeras automatiskt samt kunna tilldelas egna informationsblock, s.k. metadata. Exempelvis information om bildrättigheter och fotograf för bilder. Det ska också vara möjligt att skapa en mappstruktur för att underlätta sökning. Sökresultatet ska kunna visas som en lista eller med så kallade tumnagelbilder. - Mediabanken ska vara sökbar. - Enkelt att direkt ladda ner olika versioner av bilder och dokument. - Enkelt att göra beställningar av dokument och material. - I det fall när material beställs från lager ska funktion för lagersaldo och lagerbevakning (varna när material är på väg att ta slut på hyllan) finnas. - Adresser för eventuell distribution ska hanteras vid beställning/avrop. Vägledning för tryckeritjänster 2 12 (27)
- Vid beställning ska det finnas möjlighet till separat leveransadress och faktureringsadress. - Alla typer av dokumentformat ska kunna lagras, t.ex. PDF, JPG, TIF, EPS, PNG, XLS, DOC, PPT etc. - Olika användare ska kunna ha olika rättigheter i Mediabanken. Varje dokument ska kunna tilldelas en nivå som gör det tillgängligt till olika användare. - Tillfälliga användare ska t.ex. kunna tilldelas åtkomst endast till vissa delar av Mediabanken. - Arkivering av dokument som inte längre är aktiva tillgängliga endast för administratörer. - Mallproduktion (t.ex. visitkort, produktblad, annonser o.s.v.) Mallproduktion Standardiserade trycksaker kan idag produceras direkt av Beställaren utifrån färdiga mallar. Visitkort, korrespondenskort, produktblad, broschyrer och annonser är exempel på sådana produkter. Mallarna är ofta lagrade i Mediabanken med tillhörande funktioner för hantering, beställning och leverans. Huvudsakliga funktioner: - Enkelt skapa mallar för nya trycksaker - Varje mall kan ha ett eller flera fält som kan fyllas i av Beställaren. - Möjlighet att skicka beställning via ett godkännandeförfarande hos Beställaren innan det skickas till tryckeriet. - Relevanta uppgifter före beställning ska anges av Beställaren (t.ex. antal, leveransadress etc.) Projekt- och planeringsverktyg För att hantera större produktioner krävs strikt projektledning för att hålla ordning och reda i projektet. Det är många inblandade parter både internt hos Beställaren (informatörer, projektledare, uppdragsgivare m.m.) och hos Beställarens leverantörer (som tryckeri, reklambyrå, fotograf, skribenter, konsulter m.m.) För att ha kontroll på alla resurser och uppgifter finns det speciella projekt- och planeringsverktyg för informations- och marknadsaktiviteter. Huvudsakliga funktioner: - Skapa och följa upp projekt- och tidsplaner och uppgifter till deltagare - Dela och redigera projekt med alla inblandade. - Dela och redigera dokument i grupp (som lagras och hanteras av mediabanken). Vägledning för tryckeritjänster 2 13 (27)
Systemimplementering med Beställarens webbgränssnitt Samtliga verktyg som beskrivs ovan ska kunna implementeras med Beställarens system som till exempel intranät och öppna webbplatser. Det grafiska gränssnittet ska kunna anpassas till Beställarens grafiska profil. Digital arkivering av projekt och dokument Arkivering av digitalt material kan ske på olika sätt och på olika nivåer. Beroende på Beställarens behov kan en arkiveringstjänst avtalas för att lagra dokument och projektinformation på både kort och lång sikt. Pärmproduktion Digitalt verktyg där Beställare kan skapa, administrera och beställa pärmar med flikar och innehåll. Pärmen plockas ihop i ett digitalt verktyg där användaren kan lägga till egna PDF-filer och flikar samt andra funktioner som behövs för att skapa färdiga pärmar med innehåll. Detta kräver att allt innehåll finns i digital form. Vid beställning produceras pärmar i rätt antal och dessa kan innehållsmässigt anpassas till varje mottagare med variabelt tryck. 5.3.2.3 Beräkning av trycksakers miljöpåverkan och verktyg för klimatkompensation Om Beställaren vill ska en specifik trycksaks miljöpåverkan kunna räknas ut med syfte att kunna dokumentera en trycksaks miljöpåverkan. En idag vanlig enhet är att detta anges som utsläpp av koldioxid men klimatpåverkan kan också mätas på andra sätt. Om Beställaren önskar ska också så kallad klimatkompensation kunna göras för den specifika produkten. 5.3.2.4 Grafiska konsulttjänster Konsulttjänster kan levereras inom alla områden som berör grafisk produktion och publicering av information. Det kan till exempel handla om: - Framtagning och/eller effektivisering av arbetsflöden. - Projekt inom färghantering för säkerställning av bildkvalitet. - Framtagning av publiceringsflöden. Gemensamt för tjänsterna är att det är ett arbete som syftar till att förbättra och/eller effektivisera Beställarens arbete med publicering av information eller samarbetet mellan Beställaren och leverantören. En eller flera kombinationer av olika kompetenser och erfarenheter behöver samverka beroende på Beställarens behov. OBS! Det ska inte vara löpande produktioner. Vägledning för tryckeritjänster 2 14 (27)
5.3.2.5 Säkerhetstryck Säkerhetstryck kan innebära två saker: 1. Produktion av sekretessbelagt material vilket bland annat innefattar att det finns processer och verktyg för säker överföring av digitalt material samt rutiner som förhindrar otillåten spridning av information under den tid Leverantören utför arbetet. 2. Trycktekniker som tillför specifika egenskaper till produkten som gör den svårare att förfalska. 5.3.2.6 Digital publicering Digital publicering av material innefattar all typ av hantering och bearbetning av text, bild, rörlig bild och ljud som ska publiceras digitalt på till exempel webbsidor, i programvaror (Appar) eller andra digitala alternativ. Det kan vara helhetsprojekt där Leverantören utför allt arbete eller bara vissa delar av större projekt (till exempel anpassning av bilder för publicering på skärm). Bläddringsbara PDF-filer är ett enklare alternativ för den Beställare som snabbt vill få ut sitt informationsmaterial på en webbsida. Även produktion av informations-appar för så kallade läs- och surfplattor ryms inom Digital publicering. 5.3.2.7 Cross media Verktyg och tjänster som gör det möjligt att kommunicera synkroniserat i olika medier som tryck, webb, e-post och sms. Samma information kan skickas i olika medier till olika mottagare enligt önskemål från mottagaren eller beroende på de kontaktuppgifter som finns. (Med Cross media avses synkroniserad kommunikation via tryck, webb, e-post och sms). 5.3.2.8 E-handel System och tjänster för e-handel. T ex orderhantering, fakturering, transaktioner, kundreskontra, kundtjänst, lagerhållning, packning, distribution och returhantering. Vägledning för tryckeritjänster 2 15 (27)
5.4 Övriga webblösningar Med övriga webblösningar menas att avropare kan ha andra funktioner inlagda såsom: Funktioner innan, under och efter beställning Funktioner för support och statistik I webblösningen kan avroparen även få information om sina beställningar och leveranser. Kundanpassning kan göras så t.ex. att enbart avropande myndighets/enhets urval av produkter/tjänster visas. 5.5 Underleverantörer Underleverantör har inte rätt att ta emot avrop eller teckna avtal med kund. Leverantören ansvarar fullt ut för sina underleverantörers arbete under ramavtalstiden Under punkt 11.6 i ramavtalet beskrivs förhållandet mellan leverantör och underleverantör. På ramavtalsleverantörens webbsida på, www.avropa.se listas de underleverantörer som har blivit godkända i samband med upphandlingen. Under avtalsperioden ansvarar ramavtalsleverantören för anlitade underleverantörers arbete såsom för eget utfört arbete. Under avtalsperioden får tillägg eller byte av underleverantör endast ske om det inte väsentligt förändrar ramavtalsleverantörens leveranskapacitet eller om befintlig underleverantörs leveranskapacitet utgår eller kraftigt försämras. Tillägg eller byte av underleverantör för endast ske efter godkännande av Kammarkollegiet. 6 Priser Ramavtalets priser är s.k. takpriser vilket innebär att de ska vara giltiga som de maximala priser som får tas ut om avropet omfattar en produktion som liknar den som har utvärderats i samband med upphandlingen. Om egna variationer har blivit tillagda eller något tas bort i det exempel som redovisas per flik i respektive utvärderingspriskorg så påverkas givetvis denna prisbild. Man kan enkelt uttrycka det så att de utvärderade priserna ger ett estimat för vad olika typer av produktioner kan komma att kosta om man väljer samma utformning, omfattning, omslag, inlaga och för-, efterarbete m. m. som anges i respektive prisflik. Vägledning för tryckeritjänster 2 16 (27)
6.1 Prisjustering I ramavtalsvillkoren punkt 13 anges hur och vid vilka tidpunkter ramavtalet prisjusteras. Det är Statens inköpscentral som meddelar när prisändring sker. De tidsmässigt längre leveransavtal som sluts prisjusteras med utgångspunkt från de priser som har erhållits i det egna avropet och påverkas också när prisjustering sker på ramavtalet 6.2 Start- och ställkostnader Eventuella start- och ställkostnader ska ingå i offererade avropssvar. Om avropande myndighet önskar att dessa kostnader redovisas separat, ska detta göras, och då i samband med avropssvar. Vid utvärdering av avropssvar ska alla kostnader inkluderas och utvärderas. 7 Marknadsföring Marknadsföring av ramavtalet ska alltid föregås av samråd mellan Statens inköpscentral och Leverantören. Material som avser ramavtalet och som på något sätt ska distribueras till avropsberättigade myndigheter, ska alltid godkännas av Statens inköpscentral innan materialet används. Leverantören ska i marknadsföring riktad mot avropsberättigade myndigheter, alltid iaktta särskild noggrannhet och tydlighet i frågor om ramavtalens omfattning, hur korrekta avrop ska gå till och andra frågor där intressenter kan komma att påverkas. Leverantören äger inte rätt att med hänvisning till detta ramavtal, marknadsföra eller sälja produktioner och tjänster som inte omfattas av ramavtalet. Hänvisning till Statens inköpscentral i reklam eller i marknadsföring får inte göras av Leverantören eller av denne anlitad underleverantör utan att Kammarkollegiet genom Statens inköpscentral givit ett skriftligt godkännande. Detta gäller även efter det att ramavtalet upphört att gälla. Kammarkollegiets/Statens inköpscentrals logotyp eller sigill får endast användas efter skriftligt godkännande. Vägledning för tryckeritjänster 2 17 (27)
8 Avropsprocessen 8.1 Hur man avropar från ramavtalet (förnyad konkurrensutsättning) Inköp/beställningar från ramavtalen sker alltid genom att ett s.k. avrop genomförs. Avropsformen för detta ramavtal är en s.k. förnyad konkurrensutsättning. En förnyad konkurrensutsättning innebär att avrop ska föregås av att en skriftlig inbjudan (avropsförfrågan) iordningställs och skickas. Denna förfrågan ska alltid skickas till samtliga leverantörer som Kammarkollegiet genom Statens inköpscentral har tecknat ramavtal med och som har en möjlighet att leverera efterfrågade funktioner, produkter eller tjänster. Tanken med detta förfarande är att den förnyade konkurrensutsättning som uppstår vid avropet ska leda till att en myndighet ska kunna teckna ett tidsmässigt längre leveransavtal (baserat på ett årsbehov av olika produktioner och tjänster) och med den/de leverantör er) som erbjuder det bästa alternativet. Alternativt används ramavtalet för att löpande under året genomföra avrop (s.k. enstaka avrop) för att därmed konkurrensutsätta leverantörerna inför varje enskild produktion. I det detta fall utvärderas avropsförfrågan oftast enbart på pris, men det är också möjligt att utvärdera med tillägg av börkrav. Det finns i samband med avropet inget som hindrar att man sluter leveransavtal med flera olika leverantörer för olika behov. Denna möjlighet måste dock anges redan i samband med avropsförfrågan. Nackdelen är då att det kan vara svårt att också ta del av de tillkommande tjänster som leverantörerna erbjuder och som förenklar beställningsförfarandet och uppföljning, lagring av dokument m m. Tänk på att villkoren i Leveransavtalet reglerar de grundläggande förhållandena mellan avtalsparterna såsom t.ex. betalningsvillkor, reklamationer, vitesbelopp, skadestånd och force majeure. Ställ därför inga sådana krav på leverantörerna. De krav som kan ställas i samband med avropet är krav som är avgörande för om myndigheten ska kunna anlita leverantören eller inte. Det kan handla om att en myndighet har fasta utgivnings-, publiceringsdagar och måste följa en tidplan; att det är viktigt att hela produktionskedjan är miljömärkt; att myndigheten har specifika ITlösningar som leverantören måste känna till; att omfattningen av avropet och dess innehåll ställer vissa krav (t.ex. för säkerhetstryck). Alla villkor som är förenliga med leverans, leveranstid, förseningar m.m. är reglerade i leveransavtalet och dess villkor. Egna krav som ställs i samband med avropet måste dock särskilt regleras i det egna leveransavtalet där så anges genom kursiveringar. Vägledning för tryckeritjänster 2 18 (27)
8.2 Enstaka avrop Avrop baserat på ramavtalet genomförs ofta som enstaka avrop för att snabbt kunna få en leverantör att genomföra en eller flera tryckningar där originalfiler eller redan tryckanpassade PDF:er redan finns tillgängliga. Utvärdering sker som ekonomiskt mest fördelaktiga anbud där alla relevanta och godkända utvärderingskriterier förutom pris kan viktas till noll (0). Ett snabbt och effektivt sätt att få en tryckning genomförd till rätt pris och i rätt tid. I praktiken ett lägsta pris om priset utgör 100 %. En nyhet i ramavtalet är dock att t ex provtryck kan utgöra ett separat utvärderingskriterie, som kan ingå i prisbilden beroende på vald provtrycksnivå, eller utgöra en separat möjlighet att bedöma tryckresultat (tryckkvalitet) från 2-3 leverantörer som har lämnat den bästa prisbilden. Se mer information om provtryck under punkten 8.5 Utvärdering. Vägledning för tryckeritjänster 2 19 (27)
8.3 Årsbaserat leveransavtal För att kunna genomföra beställningar kontinuerligt gentemot ett och samma tryckeri under ett eller flera år måste avropande myndigheter genomföra sitt avrop för en beräknad årsvolym (estimat) för produktioner och tjänster. Baserat på tidigare års volymer och kostnader är det då möjligt att basera sitt avrop på s.k. viktade priskorgar, se exempel från upphandlingen, bilaga 3. Avropet ställs till samtliga ramavtalsleverantörer som är i stånd att leverera. Utvärdering sker som ekonomiskt mest fördelaktiga anbud där alla relevanta och godkända utvärderingskriterier förutom pris kan viktas till noll (0). I en förnyad konkurrensutsättning kan myndigheten precisera sina behov och utvärdera, förutom på pris även på tillkommande miljökrav (FSC/PEFC); kvalitetskrav (provtryckning) och på tillkommande tjänster enligt den modell som har använts i upphandlingen (se under punkt 8.5.4 utvärdering). Utformningen av avropsförfrågan får inte syfta till att endast en leverantör kan svara och uppfylla behovet, eller kan dra fördel av detsamma. Nya tillkommande skall-krav får heller inte tillföras Efter utvärdering skrivs ett leveransavtal, för vilket det finns en mall på www.avropa.se. De faktiska beställningarna sker därefter utifrån det utvärderade avropsresultatet och med de förutsättningar och villkor som vinnande leverantör och myndighet har kommit överens om inom ramen för leveransavtalets villkor. Ett leveransavtal undertecknas därefter av båda parter, dock efter det att tilldelningsbeslut har fattats. Se vidare under punkt 10 i denna vägledning. I leveransavtalet ska det klart framgå under hur lång tid leveransavtalet är giltigt, under vilka betingelser leveransavtalet har tillkommit (egna önskemål/krav i samband med avropet) och om det finns option på förlängning. Fördelen med ett längre (ev. årsbaserat) leveransavtal är att en myndighet och ett tryckeri kan utveckla ett bra samarbete som gör att de produktioner och tjänster som ska genomföras under året enklare kan planeras in och att det kan möjliggöra både högre kvalitet och även t.ex. ett aktivt miljötänkande i hela tryckprocessen som gagnar båda parter. Framtagen avropsblankett med angivande av diarie-, beställningsnummer ska användas. Blanketten kompletteras vid behov med myndighetens egna dokument i word- eller excelformat. Se mer information nedan. Vägledning för tryckeritjänster 2 20 (27)
8.4 Avropsblankett och avropsuppgifter 8.4.1 Avropsblankett I samband med ramavtalsstarten har den tidigare avropsblanketten reviderats. Statens inköpscentral har dock utvecklat en helt ny bankett som först efter en testperiod kommer att publiceras för användning. Det kommer att vara varje avropares eget val vilken blankett man vill använda sig av. Vid enstaka avrop fungerar Avropsblanketten, se bilaga 2, efter undertecknandet, som ett leveransavtal för detta enstaka avrop. Det fysiska dokumentet Leveransavtal behöver således inte tecknas som ett separat avtal om inte särskilda förutsättningar har ställts i samband med avropet. Villkoren i leveransavtalet gäller alltid om inte annat har avtalats mellan Beställare och Leverantör på de punkter som anges i leveransavtalet, se mallen på www.avropa.se. Förklaringar för blanketten finns på sidan 3 i bilagan. Om samma produktioner och tjänster önskas vid ett senare tillfälle ska ett nytt enstaka avrop genomföras och utvärderas. Om man dock redan vid första avropstillfället vet om att man kan behöva genomföra en tilltryckning (följandeupplaga) 2 eller en POD-tryckning, vilket innebär ytterligare exemplar av samma trycksak, bör man helst begära tilltryckningspris eller POD-pris vid samma tillfälle som när man genomför det enstaka avropet. Samtidigt skriver man en längre giltighetstid på anbudet och leveransavtalets längd som medför att tilläggsbeställning kan göras hos samma leverantör om behov skulle finnas. 8.4.2 Avropsuppgifter I avropsförfrågan ska det vara angivet vilken dag avropssvaret (anbudet) ska vara myndigheten tillhanda. Beroende på avropsförfrågans omfattning bör leverantören ges skälig tid för att kunna lämna ett bra avropssvar. För enkla avrop kan det räcka med fem (5) arbetsdagar. För mer komplicerade avropsförfrågningar kan det behövas från tio (10) till femton (15) arbetsdagar. Tag hänsyn till storhelger och semestertider. Svaren på avropsförfrågan ska vara skriftliga och anbudssvaren får inte öppnas förrän svarstiden gått ut, eftersom de omfattas av anbudssekretessen. 2 Tilltryckning (följandeupplaga) innebär att inga ändringar genomförs. För Print-on-Demand medges ändringar. Vägledning för tryckeritjänster 2 21 (27)
Ju tydligare behovet är preciserat och under vilka förutsättningar avropade tjänster ska tillhandahållas i avropsförfrågan desto lättare blir det för leverantörerna att lämna ett optimalt svar. Myndigheten ska tillfråga alla leverantörer inom ramavtalsområdet som är i stånd att leverera. Leverantören ska alltid svara på en avropsförfrågan vare sig man kan lämna anbud eller inte. Kan man av något skäl inte lämna anbud ska man ange att man avstår denna gång. Det är av mycket stor vikt att samtliga leverantörer likabehandlas. På så sätt säkerställs leverantörernas förmåga att leverera och som avropare inhämtas värdefull information om vilka möjligheter som finns att uppfylla era behov. Under svarstiden kan förtydliganden och svar på frågor ges. Observera då att alla ramavtalsleverantörerna skall delges samtliga förtydliganden och frågor/svar. I anbudsförfrågan bör det framgå när frågor senast får inkomma och när de senast kommer att besvaras. Vid komplexa avrop kan detta vara avgörande för om någon av leverantörerna väljer att avstå från att lämna anbud vid ett visst givet tillfälle. 8.5 Utvärdering Utvärdering av avropssvaren sker enligt det som myndigheten angivit i avropsförfrågan. Under utvärderingsperioden kan förtydliganden begäras in från leverantörerna. Observera då att leverantörerna inte får lägga till nya prisuppgifter eller genom andra tillägg väsentligt förändra sitt avropssvar. Val av leverantör ska ske utifrån utvärderingsresultatet och att man i sin avropsförfrågan tydligt har angivit hur man har tänkt utvärdera leverantörerna. 8.5.1 Enkelt avrop Trycksak enligt förfrågan Broschyr 1 Broschyr 2 Brevpapper Kuvert Totalpris Priser, SEK Utvärdering Pris 100 % Det lägsta totalpriset för angivna trycksaker utgör det vinnande anbudet. Vägledning för tryckeritjänster 2 22 (27)
8.5.2 Avrop med provtryck Trycksak Priser, SEK Viktat betygsvärde Bok enl förfrågan 190 000 70 % Provtryck Ingår i priset ovan, men är separat specificerat för utvärdering 30 % En bok med många mycket avancerade färgfoton kräver kanske att ett eller flera provtryck görs innan den slutgiltiga valet av leverantör kan göras. Priset (i detta exempel) är viktat till 70 % och omräknas till ett betygsvärde enligt den formel som anges i bilaga 5, Utvärdering. Provtrycket är specificerat i avropsförfrågan på den nivå som ska gälla från (D--F). De 2-3 leverantörer som ligger bäst till prismässigt utför provtryck enligt specificerat pris innan den slutgiltiga vinnaren utses. Om provtrycken inte visar några större skillnader antas den leverantör som har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet (kanske enligt lägsta pris men utrymme finns för att utfallet inte blir så). En i avropsförfrågan definierad bedömningsskala för provtryck ska anges som därefter omräknas till ett betygsvärde enligt formeln: Betygsvärdet viktas till 30 % i detta exempel. Summan av betygsvärdena kan inte överstiga betyget 5. Mer information om Provtryck finns i bilaga 1. Tryckanpassade förprovtryck kan certifieras enligt ISO-standarden 12647-7, se kolumn D. Om en nivå på provtryck inte anges i avropsförfrågan kan myndigheten genom att skicka med exempel på tidigare genomförda tryckningar hänvisa till dessa för att ange önskad tryckkvalitet. I annat fall lämnar tryckerierna PDF-filer och laserutskrifter för att visa rätt layout (ej rätt färger). Vägledning för tryckeritjänster 2 23 (27)
8.5.3 Avrop med viktade priskorgar och eventuella börkrav I upphandlingen finns ett exempel på utvärdering när tre olika priskorgar används, se bilaga 3, Exempel på utvärdering. Priskorgar kan man ta fram på detta sätt när det finns statistiska uppgifter i form av myndighetens tidigare volymer och inköpsvärden på årsbasis. Då kan en viktning ske på det sätt som exemplet visar. De procentuella värden som anges mellan de olika produkterna liksom mellan de olika priskorgarna är helt och hållet beroende av de val myndigheten själv gör. Traditionella trycksaksprodukter (Priskorg 1) Trycksaks-/ tjänste-exempel Trycksaks-/tjänsteexempel Exemplets vikt i Viktning 60 % nummer: namn/benämning: priskorgen: 1 Exempel på trycksak: Bok" 25,00 % 2 Exempel på trycksak: Broschyr" 30,00 % 3 Exempel på trycksak "Visitkort" 30,00 % 4 Exempel på trycksak: Rapport 15,00 % Summa: 100,00 % Miljömärkta produktioner (Priskorg 2) Trycksaks-/ tjänste-exempel Trycksaks-/tjänsteexempel Exemplets vikt i Viktning 30 % nummer: namn/benämning: priskorgen: 1 Exempel på trycksak: "Bok" 75,00 % 2 Exempel på trycksak: Broschyr 25,00 % Summa: 100,00 % Tillkommande tjänster (Priskorg 3) Trycksaks-/ tjänste-exempel Trycksaks-/tjänsteexempel Exemplets vikt i Viktning 10 % nummer: namn/benämning: priskorgen: 1 Hyra av tjänst inkl drift 55,00 % 2 Mallproduktion 45,00 % Summa: 100,00 % Utvärderingen är baserad på traditionella trycksaksprodukter, miljömärkta trycksaker och tillkommande tjänster i form av hyra av tjänst för mallproduktion och beskrivning av vilka typer av mallar som ska tas fram. I detta exempel utvärderas endast priser baserat på myndighetens beskrivningar och önskemål. Om man vill utvärdera tjänsten Mallproduktion ytterligare kan man begära beskrivningar från leverantörerna och utvärdera dessa beskrivningar på samma sätt som i upphandlingen. Se bilaga 5, Utvärdering enligt upphandlingen. Viktningen fördelas då mellan pris och bedömning av leverantörernas svar för den aktuella posten. Se också bilaga 6_Exempel_Utvärdering viktade priskorgar. Vägledning för tryckeritjänster 2 24 (27)
Om man vill tillföra ett utvärderingskrav för den miljömärkta delen kan man utvärdera genom att ge 1 poäng för miljömärkning FSC/PEFC. Även för denna position fördelar man då viktningen mellan pris och miljömärkning. Pris och poäng omvandlas till betyg och viktas. Troligt är att samtliga leverantörer inom kort har möjlighet att förutom Svanenmärkningen även kunna trycka FSC/PEFC-loggan på miljöproduktioner. Kostnad för detta tillkommer. 8.5.4 Utvärdering av tillkommande tjänster I priskorg 3 framkommer hur prissättningen sker för dessa tjänster. För varje tjänst som myndigheten önskar bör en tydlig beskrivning göras om vad det är man önskar, vilken omfattning tjänsten ska ha i tid, vilka utvärderingskriterier förutom pris som myndigheten har tänkt använda sig av. I upphandlingen har varje leverantör utvärderats genom att de har svarat på ett antal frågor som beskriver vad, hur, med vilken kompetens tjänsten erbjuds, samt på vilket sätt tjänsten kan vara till nytta för individ (användare/avropare) och organisation, samt vilka krav tjänsten ställer på dig som avropande myndighet. Det är naturligtvis myndighetens eget val vilka av dessa frågor man vill använda sig av för att särskilja leverantörerna och bedöma vem/vilka som bäst verkar kunna uppfylla myndighetens önskemål. Vid antagning av leverantörerna för dessa tjänster har Statens inköpscentral valt att till att börja med inte anta alla leverantörerna utan SIC har baserat antagningen på resultatet av bedömning av lämnade beskrivningar. Dock kommer samtliga leverantörer att erbjudas möjlighet att successivt kunna ansöka om tillägg av tjänster. Avrop ska dock alltid ställas till samtliga leverantörer och de som idag inte har dessa tjänster inkluderade i sitt avtal ska då avstå från att lämna anbud. I bilaga 4, Översikt tillkommande tjänster anges hur det aktuella läget är vid avtalsstarten. De grafiska konsulttjänster som kan avropas separat på detta ramavtal är inte utvärderade annat än som tjänst. De myndigheter som avropar dessa tjänster kan behöva ställa vissa kompletterande krav/önskemål som är relaterade till konsulttjänsten i sig. T ex be leverantörerna beskriva den tilltänkta konsultens meriter, utförda uppdrag, vem som har varit uppdragsgivare, kontaktuppgifter till uppdragsgivare för referenstagning. Begäran om arbetsprover. Hur omfattande utvärderingen ska vara beror helt och hållet på hur långvarig relation myndigheten har för avsikt att etablera med konsulten ifråga. Statens inköpscentral kommer att lämna mer information om möjligheter att utvärdera konsulttjänsterna och också komplettera med tilläggsavtal för både konsulttjänster och de webb-baserade tjänsterna. Vägledning för tryckeritjänster 2 25 (27)
9 Tilldelningsbeslut Tilldelningsbeslut ska fattas och delges alla leverantörer som tagit del av avropsförfrågan. I tilldelningsbeslutet ska det framgå skäl till val av leverantör för tilldelning av uppdraget. Det räcker dock inte att i tilldelningsbeslutet endast meddela vem som har vunnit avropet utan dokument som översiktligt visar utfallet och förhållandet mellan de olika leverantörernas anbud ska alltid lämnas som bilaga till beslutet. Leverantörerna har alltid rätt att begära ut kompletterande information och även begära att få ta del av övriga leverantörers anbud. Om tilldelningsbeslutet har skickats med e-post, kan ett leveransavtal tecknas när 10 dagar har passerat. Antalet dagar beräknas som kalenderdagar och börjar räknas fr.o.m. dagen efter det att tilldelningsbeslutet har meddelats. Om tilldelningsbeslutet skickas på annat sätt än på elektronisk väg, får kontrakt inte ingås förrän 15 dagar har passerat från utskickandet. Ovanstående gäller om tilldelningsbeslutet inte blir överprövat och det i ett domstolsbeslut förordnas om att inget avtal får skrivas innan frågan är utredd och annat besked har meddelats. Iakttar myndigheten inte avtalsspärren, kan ingånget kontrakt ogiltigförklaras av Förvaltningsrätten i upp till 6 månader efter kontraktsskrivningen. I det här fallet är det Leveransavtalet med bilagor som utgör kontrakt. Avtalsspärrens längd måste alltid anges i underrättelsen om tilldelning. Den så kallade söndagsregeln i, Lag om beräkning av lagstadgad tid, ska tillämpas vid beräkningen av avtalsspärrens längd. Söndagsregeln innebär att tidsfrister som skulle löpa ut på en lördag, söndag eller annan helgdag förlängs till nästkommande vardag. Vägledning för tryckeritjänster 2 26 (27)
10 Avtalsvillkor - Leveransavtal Till denna vägledning finns en bilaga, ett utkast till Leveransavtal, som gäller för detta ramavtal. Leveransavtalet är i huvudsak byggt på villkor angivna i ramavtalet mellan Statens inköpscentral och Leverantör (Ramavtalet). De förutsättningar och villkor som är direkt relaterade till ett specifikt avrop ska definieras i en avropsförfrågan. Ramavtalets villkor ska i oförändrat skick gälla även vid utförandet av leverans. De villkor som regleras i ramavtalet tar sikte på de övergripande frågorna. Frågor som rör det enskilda avropet (årsbaserat eller enstaka) och efter tilldelningsbeslut därpå följande beställningar/leveranser regleras i Leveransavtalet. Vid det enkla avropet fungerar avropsblanketten tillsammans med Leveransavtalet som ett juridiskt kontrakt när det har signerats av båda parter. Bilagor till kontraktet är de dokument som har bifogats avropsförfrågan och övriga dokument som har tagits fram i samband med utvärderingen. Dessa dokument utgör därefter en komplett akt i avropsärendet. För det årsbaserade Leveransavtalet krävs att avroparen skriver in de särskilda villkor som man kommer överens med leverantören om och för de punkter i leveransavtalet som ger möjligheter till detta. Bilagor: Bilaga 1_Provtryck Bilaga 2_Avropsblankett Bilaga 3_Leveransavtalet Bilaga 4_Översikt tillkommande tjänster Bilaga 5_Utvärdering enligt upphandlingen Bilaga 6_Exempel utvärdering viktade priskorgar Vägledning för tryckeritjänster 2 27 (27)