PM Simrishamns kommun Granskning av underhållsplaner Datum 30 mars 2016 Till Förtroendevalda revisorer i Simrishamn kommun Från Linus Aldefors Inledning Bakgrund Samhällsbyggnadsnämnden har under ett antal år haft som mål att upprätta underhållsplaner för områdena fastigheter, vägar, hamnar och det s.k. offentliga rummet. Senast 2014 redovisade nämnden att målet finte uppnåtts. Samtidigt finns delvis motstridiga uppgifter om att ändamålsenliga underhållsplaner finns. Nämnden har under 2015 fått en utökad investeringsram på 119 mnkr för underhåll. För revisorevna är det obekant vilka områden som investeringarna avser. Syfte och revisionsfrågor Det övergripande syftet med granskningen är att bedöma om det via underhållsplaner finns ett tillräckligt tydligt underlag för de reinvesteringar som skall göras utöver normal investeringstakt. granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Finns det ändamålsenliga underhållsplaner för fastigheter, vägar, hamnar och det offentliga rummet? Finns det underlag i underhållsplanerna för investeringsramen på 119 mnkr? Revisionskriterier denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Budget och investeringsplan med flerårsplaner Underhållsplaner Fullmäktiges beslut (KF 88) om utökad investeringsbudget 2015-2018 auseende gator, GC-vägar, parker, lekpaltser, grönytor, gatubelysning samt energianvändning samt fullmäktiges beslut om överföring av investeringsmedel från 2014 till 2015 (KF 80). Ansvarig nämnd Granskningen avser samhällsbyggnadsnämnden. Medlem I Ernst 8 Young Global Limiletl
Genomförande Granskningen sker genom dokumentstudier samt genom intervjuer med ansvariga enhetschefer, förvaltningschef samt nämndens presidium. Iakttagelser Enligt reglemente ansvarar samhällsbyggnadskontoret för kommunens Bator och vägar. Nämnden ansvarar vidare för kommunens offentlige platser samt gatubelysning, fastighetsförvaltning, park- och grönytor, energiplaneringen och hamnverksamhet. Det framgår av kommunens budget för 2015 att en målsättning för samhällsbyggnadsnämnden är att: Kommunens anläggningar är underhållna så att kapitalförstöringar undviks. Oppdrag Bes till samhäilsbyggnadsförvaltningen att ta fram underhållsplaner. Målsättningen mäts genom nedlagde underhållskostnader i förhållande tili planer. Syftet med målsättningen är att upprätthålla värdet på kommunens anläggningstillgångar och att minska kommande investeringsbehov. Kommunens årsredovisning för 2014 visar att nämndens målsättning var densamma under 2014. Måluppföljningen i årsredovisningen visar att nämnden finte uppfyllde målet. Enligt årsredovisningen beräknas arbetet med färdigställande av underhållsplaner vara klart under 2015 och i vissa fall därefter. Tidplanen utgår från att kommunens anläggningar kräver en grundlig genomgång. Flertalet anläggningar kräver också efterföljande ombyggnation. Underhållsplaner Det planerade underhållet av anläggningstillgångar omfattar främst Bator och vägar, park, hamnar och fastigheter. VA-anläggningar och ledninger innefattas också i nämndens verksamhetsområde. Detta är däremot taxefinansierad verksamhet. Respektive enhetschef ansvarar för planeringen av underhåll inom sitt arbetsområde. Av intervju framgår att det än finte finns underhållsplaner iden utsträckning som anses ha varit önskvärt. Det framgår vidare att kommunen finte tillämpar något enhetligt system eller ITverktyg för planeringen av underhållsåtgärder. Hamnverksamheten inom kommunen omfattar sju hamnar. Det framgår av dokumentstudier att det för verksamheten finns framtegna underhållsplaner. Dessa är baserede på ett exceldokument som kontinuerligt uppdateras. Verje hamn har varsin underhållsplan. Underhållsplanen innefatter såväl statusbedömning som underhållsåtgärder samt tidsram inom vilket åtgärden ska genomföras. Den uppskattade kostnaden för samtlige åtgärder framgår som anteckning i samtlige hamnars underhållsplan. Kostnadsbedömningen är finte specificerad för respektive åtgärd. Av intervju framgår att underhållsplanen är utformad utifrån skadeinventeringar genomförda 2012 av en extern konsult. Inventeringsrapporterna innefatter de nödvändiga åtgärder samt bedömningsgrad av skadorna. 2 (6)
Simrishamns kommun äger ett drygt hundratal fastigheter. Fastighetsenheten ansvarar för förvaltningen av dessa samt ytterligere inhyrda fastigheter för den kommunale verksamheten. Förvaltningen använder sedan 2012 sig av verksamhetssystemet Incit Xpand för ärendehantering, felanmälan, energiuppföljning och underhållsplanering. Dokumentstudier visar att verksamhetssystemet har implementerats och att det går att göra utdrag från systemet. Av intervju framgår däremot att verksamhetssystemet finte är helt uppdaterat. Det framgår vidare att ej heller samtlige fastigheter är upptagna i verksamhetssystemet. Av intervju framgår att detta beror på att detta beror på att inventeringar av fastigheterna krävs i syfte att fastställa underhållsplaneringen. Det framkommer av intervju att det för parkmiljöerna finte finns framtegna underhållsplaner. Det framkommer likeså att det finte finns underhållsplaner för gator och vägar i sådan utsträckning som för hamnar och fastigheter. Dokumentstudier visar att kommunen med hjälp av konsultinsatser har genomfört inventering av gatunätet. Detta genomfördes senest 2014. Inventeringen är grundlig och omfattar samtlige gator och vägar inom den kommunale förvaltningen. Vägarnas skick är statusbedömda utifrån flere kriterier, vidare ingår föreslagna åtgärder samt en bedömning av dess livslängd efter genomförda åtgärder. Utöver detta finns ytterligere dokumentation i form av Excel-tabeller över gator och vägars skick vilka inkluderer de nödvändiga åtgärderna. Dessa är däremot finte kostnadsbedömda. Av intervju framkommer att kostnadsbedömningen görs löpande genom nyckeltal för specifika åtgärder. Avseende park framkommer att det saknes en systematisk och dokumenterad underhållplanering som avser planerade åtgärder, tidsram och kostnadsbedömning. Av intervju framgår att underhållsplanerna finte ligger till grund för budgeteringen inom förvaltningen. Det framgår att förvaltningen i budgetprocessen har påvisat att underhållet bör öka i syfte att undvika kapitalförstöring. Vidare framkommer att underhållsbudgeten främst grundar sig på tidigare års budgeter. Av samhällsbyggnadsnämndens skrivelse till budgetberedningen framgår att budget för underhåll av fastigheter succesivt har ökat från 85 kr/kvm 2011 till 106 kr/kvm 2014, däremot bedöms att underhållsbehoven är så omfattande att dessa skulle behöva öka till 140 kr/kvm för att undvika kapitalförstöring. Äskande för Bator och hamnar inkluderes också i skrivelsen vilka bedömdes kräva en ökad budget med 3,1 mnkr och 1,4 mnkr årligen för att motsvara normalt underhåll. Det framgår finte av äskandet mot vilken bakgrund bedömningen är gjord. Det framgår av intervju att anledningen till att underhållsplanerna är eftersatta till stor del beror på en hög personalomsättning inom förvaltningen. Detta har inneburit att förvaltningen finte har kunnat arbeta kontinuerligt med att ta fram och uppdatera underhållsplanerna. Den chef som inom förvaltningen haft sin position längst har haft denne i 2,5 år. Av intervjuer med nämndens ordförande framkommer att det finns ett stort förtroende för den nuvarande organisationen samt att arbetet med underhållsplanerna är prioriterat. Investeringsbeslut Kommunfullmäktige tog i juni 2015 beslut om utökad investeringsbudget till samhällsbyggnadsnämnden. 119 mnkr ska reinvesteras i kommunens vägar, fastigheter och parker i syfte att förhindra kapitalförstöring och minska underhållskostnaderna. 3 (6)
Ärendehanteringen av beslutet inleddes genom skrivelse från samhällsbyggnadsnämndens samverkansgrupp till nämnden gällande en utökad investeringsbudget. Skrivelsen daterad 31 mars ställer begäran mot bakgrund av nämndens målsättning att kommunens anläggningar ska underhållas i syfte att motverka kapitalförstöring. Enligt skrivelsen är underhållsplanerna vid skriveisens tidpunkt så pass bra att åtgärder kan vidtas. Mot bakgrund av det låga ränteläget anses kapitalkostnader som uppstår vid upptagna lån vara lägre än ökningen av underhållskostnader. Ibilaga till skrivelsen ligger förslag till investeringsplan med tidplan för den kommande 4 årsperioden (2015-19). Den utökade investeringsbudgeten är uppdelad i reinvesteringar för gator och GC-vägar, gatubelysning, energisparåtgärder samt reinvesteringar i parkmiljöer. Bilagt förslaget är också en grovskiss för de fyra investeringsområdena. Vid samhällsbyggnadsnämndens sammanträde 2015-04-16 beslutades att godkänna förslaget för vidare behandling av kommunfullmäktige. I överläggningarna till beslutet går det av protokoll att utläsa att förvaltningen finte deltagit i framtagandet av den grovskiss som bilagts samverkansgruppens förslag. I syfte att finte fördröja den politiska beslutsprocessen bestäms att ärendet finte ska återremitteras för senare beslut. Inför ärendehanteringen i kommunstyrelsen utarbetades en tjänsteskrivelse av samhällsbyggnadsförvaltningen. Kompletteringen av beslutsunderlag till kommunstyrelsen är taget genom delegation av samhällsbyggnadsnämndens ordförande. Tjänsteskrivelsen beskriver bakgrunden till behovet av utökad investeringsbudget samt hur förvaltningen planerar att fördela dessa medel. Till beslutet i kommunstyrelsen föreligger också en skrivelse från kommunledningskontoret. (skrivelsen konstaterar kommunledningskontoret att det är svårt att beräkna konsekvenserna för driftskostnaderna mot bakgrund att reinvesteringsprojekten finte är specificerade. Det konstateres att kapitalkostnaderna kommer att öka med ca 7 mnkr när hela satsningen genomförts. Kommunstyrelsen beslutade vid sammanträde den 13 maj att godkänna förslaget om utökad investeringsbudget till samhällsbyggnadsnämnden med tillägget att samhällsbyggnadsnämnden till kommunfullmäktigemötet ijuni utarbetar en prioriterad objektslista. Fyra ledamöter reserverede sig mot beslutet. Vid sammanträde den 25 maj beslutade kommunfullmäktige att bifalla samhällsbyggnadsnämndens begäran om utökad investeringsbudget i enlighet med kommunstyrelsens förslag. Elva ledamöter reserverede sig mot detta beslut. Ärendet lyftes därefter återigen av samhällsbyggnadsnämnden, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige auseende prioriterade objekt. Samtlige biföll den utökade investeringsbudgeten mot bakgrund av den tillkomna objektslisten. Av intervju framkommer att samhällsbyggnadsförvaltningen finte involverades i samverkansgruppens beräkningar av den utökade investeringsbudgetens omfattning. Det framgår vidare att samverkansgruppens beräkning av omfattningen grundade sig på äskande i 2014 års budgetprocess, energieffektiviseringsuträkning, uträkning av entalet gatlampor i behov att bytes från kvicksilver till LED enligt ny standard och dylikt. Det framgår vidare att underhållsplaner finte utgjort en aktiv del av underlaget för beslutet. Av intervju framgår att en viss del av den utökade investeringsbudgeten utgörs av medel som skjutits över från tidigare år. En närmare specificering av hur den utökade investeringsbudgeten skulle spenderas utarbeta- 4 (6)
des av förvaltningen först efter att samhäilsbyggnadsnämnden beslutat om begäran till kommunfullmäktige. Av intervju framgår att vissa åtgärder var lättare att bedöma än andra mot det befintliga underlaget inom förvaltningen. Exempelvis förlitade sig förvaltningen på konsultrapporten gällande vägnätet, bedömningen av antalet gatulampor i behov av att ersättas samt den energieffektiviseringsrapport som sedan tidigare utarbetats. Auseende park framgår det att uträkningen är en grov uppskattning. Det framkommer vidare att nämnden efter beslutet om utökad investeringsbudget har finlett samtal med pensionärsorganisationer och byföreningar om deras önskemål och förslag. Förvaltningens inställning är att den utökade investeringsbudgeten är nödvändig mot bakgrund av anläggningstillgångarnas skick. Vidare framgår att nämnden finte har för aysikt att utnyttja medlen om åtgärder skulle visa sig onödiga. Samtliga åtgärder ska utvärderas kontinuerligt för att finte låna upp mer medel än nödvändigt. Åtgärder kommer i möjligaste mån att koordineres genom samförläggning med andra projekt, så som utbyggnaden av fibernät och VA-åtgärder. Det framgår av intervju att förvaltningen finte anser att den befintliga organisationen i dagsläget är utrustad för att omsätta den utökade investeringsbudgeten. Organisation är idag utformad utifrån tidigare nivåer på investeringar och drift. Kompetens för projektering finns idag inom förvaltningen, men finte i den utsträckning som krävs för att hentere den utökade budgeten på 119 mkr. Förvaltningen ser därför en utmaning i att genomföra samtlige projekt inom ramen för den befintliga organisationen. Det framkommer däremot att förvaltningen anställt en controller vers uppgifter delvis är att hentere förvaltningens investeringsbudget. Bedömning utifrån revisionsfrågor Finns det ändamålsenliga underhållsplaner för fastigheter, vägar, hamnar och det offentliga rummet? Det är vår bedömning att samhällsbyggnadsnämnden finte har utarbetat och uppdaterat underhållsplaner i tillfredsställande utsträckning för gator, vägar, parkmiljöer och fastigheter. Nämnden har därtill inget enhetligt system för anläggningstillgångarnas underhållplaner. Hamnar Underhållsplaner finns framtegna som excel-dokument. Planerna innefatter åtgärder och tidplan per hamn samt den aggregerade kostnaden för samtlige åtgärder. Vi bedömer att underhållsplanerna är ändamålsenliga däremot anser vi att de enskilda åtgärderna bör kostnadsberäknas isyfte att tydliggöra underhållskostnaderna per år. Fastigheter Underhållsplaner ingår som del av verksamhetssystemet Incit Xpand. Systemet är implementerat men uppdateringen har eftersläpat. Vidare är finte samtlige fastigheter införda i systemet. Underhållsplanerna bör således uppdateras. Gator och vägar Det saknes tydliga underhållplaner för kommunens gat- och vägnät. Det har genomförts inventeringar genom konsulter vilka vi bedömer vara gedigne. Dessa bör ligge till Brund för underhållsplanerna. Parkmiljöer Underhållsplaner saknes. 5 (6)
Finns det underlag i underhållsplanerna för investeringsramen på 119 mnkr? Det är vår bedömning att den utökade investeringsbudgeten på 119 mnkr i utökade medel finte baserats på underlag från underhålisplanerna. Det framgår av granskningen att förslagets omfattning av utökad investeringsbudget uppskattats utifrån tidigare budgetäskanden, energieffektiviseringsrapport, konsultrapport gällande gator och vägar samt bedömning av antalet lampor i behov av utbyte. Det är därtill vår bedömning att det finns brister i handläggningen av beslutet. Denna bedömning baserar vi dels på att förvaltningen finte har involverats i tillfredsställande utsträckning i förarbetet av beslutet, att underlaget till den utökade investeringsbudgetens omfattning av åtgärder finte varit tydligt definierat samt att hänsyn finte tagits till organisationens förmåga att hantera en så pass omfattande utökning av investeringsbudgeten. Våra rekommendationer Vi rekommenderar samhälisbyggnadsnämnden; Att påskynda arbetet med framtagandet av underhållsplaner samt att tilise att dessa kontinuerligt uppdateras. Att i möjligaste mån tillämpa ett enhetligt system för underhållsplaner inom samtliga verksamhetsområde isyfte att underlätta styrning och uppföljning. Att underhållsplanerna ligger till Brund för framtida budgetplaneringen auseende underhållsåtgärder samt reinvesteringar. Att samhällsbyggnadsnämnden tiliser att det finns en ändamålsenlig organisation för projektering till följd av den utökade investeringsbudgeten. Källförteckning Intervjuer har genomförts med; Samhällsbyggnadsnämndens ordförande Carl-Göran Svensson Samhällsbyggnadschef Henrik Olsson Tillträdande samhällsbyggnadschef Bengt Persson Enhetschef, gata och park Sanna Söderberg Revisjonens ledamöter Ann-Mari Louison och Ulf Mårtensson deltog vid intervjuer. Dokumentation innefattar; underhållsplaner, hamn- och gatuinventeringar, budget och årsredovisningar, budgetäskande samt protokoll med beslutsunderlag från samhällsbyggnadsnämnden, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. 1~1` Linus Aldefors Verksamhetsrevisor 6 (6)