Bilaga till PU 2005-08-29 33 1(1) Uppdaterad handlingsplan för minskad frånvaro på grund av sjukdom eller dålig hälsa ( Positiv hälsoutveckling ) Personalutskottet beslutar: Tyresö kommuns mål är att frånvaron på grund av sjukdom eller dålig hälsa inte skall överstiga 8 % vid utgången av år 2006. För att uppnå detta är det viktigt att sätta fokus på hälsofrågor i alla sammanhang. Frågor om personal och hälsa skall ha en framträdande plats på dagordningen vid alla möten i nämnder och styrelser. Kommunens ledningsgrupp skall regelbundet följa upp frånvarostatistiken och lämna förslag till åtgärder där det bedöms erfoderligt. Personalkontoret redovisar återkommande i Central Samverkan aktuell sjukfrånvarostatistik och de fackliga organisationerna uppmanas lämna en hälsorapport utifrån sitt perspektiv. Alla chefer i Tyresö kommun har i uppdrag att ta upp frågor som berör arbetsmiljö, medbestämmande och verksamhetsinriktning på arbetsplatsträffar och i lokala samverkansgrupper. Varje förvaltning skall, enligt tidigare beslut, upprätta en egen plan för positiv hälsoutveckling. Planen skall innehålla mål och konkreta åtgärder och resultaten skall redovisas återkommande. Det är lämpligt att detta arbete integreras i förvaltningarnas arbete med verksamhetsplanering VEP och att enheterna redovisar detta i sin enhetsplan. Personalkontoret kan vid behov erbjuda stöd till enheternas arbete med att förbättra sin arbetsmiljö och organisera sin friskvård. Tyresö kommun marknadsförs som en rök och drogfri arbetsplats. I budgetdirektiven skrivs in att möjligheten att förbättra den fysiska arbetsmiljön skall beaktas vid all nyanskaffning. I samband med behandling av investeringsbudget skall arbetsmiljöinsatser markeras och beaktas. För att varje chef skall ha möjlighet att aktivt följa sina medarbetares arbete och utveckling skall enheter inte vara för stora. Möjligheten att skapa mindre enheter skall beaktas vid varje omorganisation eller annan förändring av verksamhet. Ett riktmärke är att ingen chef skall ha fler än 40 direkt underställda.
Bilaga till PU 2005-08-29 33 2(2) Det är viktigt att personalkontoret och facklig/a organisation/er involveras så tidigt som möjligt i processen. Varje förvaltning skall genom aktiv budgetprioritering tillse att det finns utrymme för personalen att delta i kompetenshöjande aktiviteter, planering eller särskilda utvecklingsinsatser med inriktning på att anpassa organisation och arbetssätt i önskad riktning. Kompetensutveckling i form av arbetsrotation skall underlättas genom ökad öppenhet mellan enheter och över förvaltningsgränser. Formerna fastställs i kommunens ledningsgrupp. AFA Sunt liv.nu Inom ramen för Positiv hälsoutveckling initierades ett samarbete med AFA sunt liv. Fas två i programmet suntliv.nu startar hösten 2005 enligt följande: För att få ett grepp om orsakerna till kommunens sjukfrånvaro samt för att förebygga frånvaro på grund av dålig hälsa och främja ökad hälsa engageras hela personalen genom en omfattande enkätundersökning våren 2006. Resultaten återförs dels på individnivå, dels till arbetsgruppen och dels till organisationen senvår 2006. Nästa steg är att skapa möjlighet och tid för enheten att finna förändrings- och förbättringsområden samt utforma handlingsplaner hösten 2006. Därefter skall handlingsplanerna genomföras för att sedan följas upp och utvärderas. Personalkontoret är tillsammans med personal från AFA projektledning samt bidrar till utbildning av handledare på resp förvaltning Hela personalen engageras genom en omfattande enkätundersökning våren 2006 för att få ett grepp om orsakerna till kommunens sjukfrånvaro samt för att förebygga frånvaro på grund av dålig hälsa och främja ökad hälsa. Övergripande kostnader för projektet föreslås belasta personalkontorets gemensamma medel Friskvård Friskvård på betald arbetstid Heltidsanställd personal har möjlighet till 30 minuters hälso- och friskvård/vecka på arbetstid. Utnyttjade av dessa 30 minuter förutsätter dock att verksamheten så tillåter vilket avgörs av ansvarig chef. En individuell överenskommelse skall träffas med närmaste chef. Aktiviteten skall vara regelbunden och kan med fördel schemaläggas. För att inspirera till ökad aktivitet planeras att det vid varje arbetsplats i kommunen ska finnas anslag med promenadförslag om 5, 15 resp 30 minuter samt en uppmaning att när det är lämpligt byta ut sammanträdesrummet mot samtalspromenad. Förslag utarbetas i
Bilaga till PU 2005-08-29 33 3(3) samarbete mellan personalkontoret, folkhälsoplaneraren och miljöoch stadsbyggnadskontoret. Uppdrag till Personalkontoret Ett försök med utökad schemalagd friskvård på arbetstid införs på en eller två särskilt belastade arbetsplatser under 2006. Merkostnad i form av utökad bemanning gör att frågan skall tas upp i samband med budget 2006. Utvärdering inför budget 2007. Friskvårdspeng En försöksverksamhet genomförs hösten 2005 innebärande att alla med ytterligare minst 6 månaders anställning i Tyresö kommun får möjlighet att mot uppvisande av kvitto få ersättning för förebyggande friskvård (s k friskvårdspeng) om högst 500 kr/termin. Friskvårdspengen kan utnyttjas på valfri anläggning förutsatt att ifrågavarande aktivitet ryms inom vad som i gällande skattelagstiftning definieras som enklare slag av motion och annan friskvård 1. Friskvårdspeng kan inte utgå som bidrag till utrustning eller lokalhyra. Kulturaktiviteter ingår inte heller i begreppet enklare motion enligt riksskatteverkets regler. En individuell överenskommelse träffas med närmaste chef. Den anställde erhåller därefter ersättning för utgiften i efterskott mot uppvisande av kvitto. Försöksverksamheten hösten 2005 bekostas genom omfördelning av medel inom personalkontoret. Beslut om ev fortsättning (högst 2 x 500 kr/år/anställd) tas upp i budget 2006. Anställda i Tyresö kommun har förmånliga rabatter hos ett flertal motions- och friskvårdsaktörer - i kommunen via centrala överenskommelser, genom personalföreningen och via pausklubben. Uppdrag till Personalkontoret Medel föreslås avsättas centralt (personalkontoret) för att enheter som arbetar aktivt med förebyggande friskvård skall kunna ansöka om aktivitetsbidrag. Personalkontoret får i uppdrag att utarbeta förslag till riktlinjer/regler att beslutas av PU. Stöd till aktiviteter för förebyggande friskvård Uppdrag till personalkontoret För att aktiviteter för förebyggande friskvård ska få önskad effekt är det angeläget att chefen är aktivt involverad. Inte minst gäller det frågan om vilka aktiviteter som kan få ske inom ramen för ordinarie arbetstid. Personalkontoret får i uppdrag att utarbeta 1 Skatteverkets regler: RSVs regler för personalförmåner ger möjlighet för arbetsgivare att ge anställda bidrag till deltagaravgift för enklare motion. Hit räknas: simning, motionsgymnastik, styrketräning, racketsporter, lagidrotter, massage förlagd i anknytning till arbetsplatsen. Till enklare motion räknas INTE golf, ridsport, utförsåkning, segling mm.
Bilaga till PU 2005-08-29 33 4(4) förslag till riktlinjer/regler i enlighet med nedanstående punkter 1-5 att beslutas av PU. 1. Vikt och motion: Efter remiss från företagshälsan erbjuds överviktiga anställda möjlighet att på arbetsgivarens bekostnad få stöd till viktminskning. Stödet kan ha olika utformning beroende på individuella förutsättningar, men sker som regel i grupp. Medarbetare som vill komma igång (t ex överviktiga eller personer med dålig kondition och som vill förbättra sin hälsa) erbjuds att kostnadsfritt få pröva på lättare lunchgympa. Kostnaderna föreslås belasta personalkontorets gemensamma medel. 2. Styrketräning: Medarbetare som i arbetet utför tunga eller svåra lyft erbjuds möjlighet till kostnadsfri styrketräning i grupp under ledning av sjukgymnast. Styrketräningen arrangeras av företagshälsovården. Medarbetare som genom företagshälsovården rekommenderas stöd mot värk i rygg/nacke/axlar skall erbjudas stöd i form av ryggympa eller styrketräning. Kostnaderna föreslås belasta personalkontorets gemensamma medel. 3. Massage Genom central upphandling (s k ramavtal) finns möjlighet för enheter att inom ramen för tilldelade budgetramar besluta att anordna massage i anslutning till arbetsplatsen. Kommunens subvention bör utgöras av enhetligt belopp och en egenavgift skall tas ut av dem som utnyttjar detta. Beslutet skall fattas i enlighet med samverkansavtalet. Friskvårdspeng kan användas till sådan massage som är förlagd i anknytning till arbetsplatsen enligt skatteverkets regler. 4. Stress Medarbetare som genom företagshälsovården rekommenderas stöd för negativa stressymptom erbjuds stöd genom t ex individuell stressprofil, deltagande i stresshantering i grupp eller liknande. Arbetsgrupper där behov finns erbjuds stöd i form av t ex SMC-profiler. Kostnaderna föreslås belasta personalkontorets gemensamma medel. 5. Psykiska besvär Förutom de stödsamtal som erbjuds genom samverkan med Visavi (se nedan) kan i vissa fall, efter remiss från företagshälsovården och efter samråd med personalkonsulent, andra former av stödsamtal erbjudas. Personalkontorets gemensamma medel står för del av kostnaden vid maximalt 20 tillfällen enligt följande trappa: Högst 75% av kostnaden vid högst 10 tillfällen Högst 50% av kostnaden vid högst 5 tillfällen Högst 25% av kostnaden vid högst 5 tillfällen
Bilaga till PU 2005-08-29 33 5(5) Hälsoinspiratörer Kommunens mål är att det skall finnas en hälsoinspiratör på varje enhet med uppgift är att i nära samarbete med respektive chef inspirera och informera sina arbetskamrater till att ta ansvar för sin egen hälsa och livsstil. För att stärka hälsoinspiratörernas roll kommer en utbildning av chef hälsoinspiratör att påbörjas hösten 2005. Personalkontoret skall ombesörja att möjlighet till kompetenshöjande aktiviteter för hälsoinspiratörer erbjuds enheterna vid ett par tillfällen per år samt vid behov även kvalificerat stöd till dessa. Hälsoinspiratörerna har möjlighet att bland sig utse en referensgrupp att fungera som bollplank till personalkontoret. I hälsoinspiratörernas uppgifter ingår även att i förekommande fall vara en kontakt mellan arbetsplatsen och kommunens personalförening. Uppdrag som hälsoinspiratör skall ingå som en del i ordinarie anställning och tidsberäknas i samråd med respektive chef. Personalförening En aktiv personalförening som bygger på medarbetarnas engagemang och intresse är en god och uppskattad tillgång för kommunen. Tyresö kommuns personalförening TYKOM har till uppgift att bidra till ökade sociala och kulturella kontakter mellan anställda i olika förvaltningar så att samhörighet och gemenskap skapas. Detta kan åstadkommas genom olika former av meningsfyllda fritidsaktiviteter. Föreningen skall också enligt sina stadgar verka för personalens friskvård genom informations- och motionsaktiviteter. Föreningen får efter ansökan ett årligt bidrag till sin verksamhet. Chefsansvaret Arbetsmiljö Alla chefer i Tyresö kommun har i uppdrag att systematiskt arbeta med arbetsmiljöfrågor vilket bl a innebär att genomföra en allrond minst en gång per år. Alla chefer i Tyresö kommun går igenom en återkommande utbildning, bl a i arbetsmiljöfrågor.
Bilaga till PU 2005-08-29 33 6(6) Alla chefer skall aktivt följa upp orsaker till varför personal har upprepad korttidsfrånvaro, dvs 6 tillfällen per år. Chefen ansvarar för att rehabiliteringsutredning påbörjas så snart som möjligt och allra senast inom 4 veckor i enlighet med fastställda riktlinjer. Medarbetare som begär det har alltid rätt att få en rehabiliteringsutredning genomförd tillsammans med chefen. Arbetsledning De grupper som av olika skäl har svårigheter att tillämpa flexibel arbetstid, t ex inom vård och omsorg, behöver andra möjligheter att påverka sitt arbetsschema. Chefen får i uppgift att tillsammans med de anställda föreslå lösningar och pröva nya vägar. Samråd ska ske med personalkontoret och facklig/a organisation/er. Personalkontorets chefsstöd Rekrytering och kompetensutveckling Personalkontoret får i uppdrag att se över rutinerna för identifiering av chefsämnen, rekrytering av chefer och rekrytering av medarbetare. Syftet är att öka förutsättningarna för att hitta rätt person till rätt plats. Förslag till PU januari 2006. Förslaget skall även innefatta översyn av chefskriterier, förslag till chefskontrakt/medarbetarkontrakt och förslag till tidsbegränsade chefsavtal. Som underlag skall en genomgång av rekryteringshjälpmedel/tester redovisas. I uppdraget ingår också att pröva nyanställningsundersökning för vissa grupper. Personalkontoret får i uppdrag att lämna förslag på inom vilka verksamheter och i vilken omfattning vikariepooler skulle kunna underlätta vikarieförsörjningen så att inte erfaren personal drabbas av att bära en tyngre börda vid återkommande sjukfrånvaro i arbetsgruppen. Förslag till PU senast december 2005. Personalkontoret får i uppdrag att starta ett mentor/adept-program för de chefer/nyckelpersoner som så önskar. Personalkontoret får i uppdrag att i samråd med facken utarbeta gemensamma rutiner för fadderskap för nyanställda utarbetas att införas fr o m 2006.
Bilaga till PU 2005-08-29 33 7(7) o En särskild satsning kommer att göras på kompetensutveckling av personal inom äldreomsorgen ( Kompetensstegen ) i syfte att stärka deras yrkesidentitet och ge möjlighet till ökad delaktighet i verksamheten. Samarbete Soc, C3L och personalkontoret. (Medel söks från regeringskansliet.) Arbetsmiljö Personalkontoret får i uppdrag att i samarbete med personalorganisationerna föreslå åtgärder som kan underlätta för äldre medarbetare att vara kvar i aktuellt arbete med bibehållen god hälsa. Uppdraget skall redovisas i sådan tid att det kan behandlas i samband med budget för 2007. Personalkontoret sammanställer årligen rapporterade arbetsskador och följer upp att relevanta förebyggande åtgärder vidtas. Personalkontoret ansvarar för att via en årlig personalenkät bl a mäta graden av upplevd hälsa och att informationen återförs till chefer och medarbetare. Rehabilitering och företagshälsovård Arbetet med rehabilitering av långtidssjukskrivna fortsätter enligt tidigare riktlinjer och beslut. Personal- och hälsostatistik anpassas fortlöpande till verksamheternas behov och önskemål. Personalkontoret får i uppdrag att se över behovet av och formerna för samarbetet med företagshälsovården och i samråd med ekonomikontoret göra en upphandling enligt LOU. Tyresö deltar i ett utvecklingsarbete betr upphandling av företagshälsovård som drivs av Sveriges Kommuner och Landsting (klart okt 2005). Uppdrag till Personalkontoret För närvarande erbjuds anställda hälsoundersökning vid företagshälsovården vid fyllda 50, 55 resp 60 år. Det har emellertid visat sig att personalens sjukfrånvaro inte är åldersbunden. Därför får personalkontoret i uppdrag att lämna förslag med innebörd att de åldersanknutna hälsoundersökningarna successivt ersätts med erbjudande om hälsoprofiler till alla anställda vart 3e år enligt ett rullande schema. Personer som i hälsoprofilen bedöms riskera ohälsa erbjuds fördjupad hälsorådgivning vid företagshälsovården. Personalkontoret får i uppdrag att se över möjligheterna att knyta kontakt med externa rehabiliteringsproducenter för att uppnå en högre effekt av och större bredd i rehabiliteringsarbetet.
Bilaga till PU 2005-08-29 33 8(8) Ett samarbete med Visavi avseende kostnadsfri rådgivning för och samtal med psykolog för all personalen även på icke kontorstid har inletts som en försöksverksamhet under ett år. Utvärdering i januari 2006 och beslut om fortsättning under våren 2006. Under hösten 2005 fortsätter i chefsutbildningen med bl a fokus riktat mot missbruksfrågor ett dolt problem som ofta upptäcks/åtgärdas för sent. Personalkontoret får i uppdrag att tillsammans med ekonomikontoret se över möjligheten att via central upphandling erbjuda alla anställda att teckna gruppsjukvårdsförsäkring. Övrigt Personalmedverkan som instruktör eller motsvarande Ifall chefen bedömer att en medarbetares uppdrag som ledare av t ex ett gymnastikpass kan ligga inom ramen för dennes egen kompetensutveckling kan uppdraget utföras på arbetstid och inom ramen för aktuell anställning.