Möten som ger resultat Sammanställning av resultat från utbildningsdag för Kulturparken Småland och Jönköpings länsmuseum inom ramen för projektet Kultur, strategi och framtid. Vrigstad 27 november 2012
Utbildning Möten som ger resultat '' 27 november 2012 9.20-16.00 Introduktion av Möteslabbet Formell uppstart Möten En bred ansats 10.50 11.00 Paus Vad gör era möten meningsfulla? Professionell mötesledning med en facilitativ approach 12.00 13.00 Lunch Exempel på metoder, verktyg och teknik Levande mötescase 14.30 14.45 Energigivare Forts. levande mötescase Genomgång & samtal kring casen Avslutning och feedback!!! Dagens'agenda'' 2012 Möteslabbet AB Roller' -!Mötesansvarig!(a)! -!Mötesledare! -!Parkeringsvakter! -!Gruppledare! -!Teknikansvarig! - Dokumentatör! - Rapportör! Regler' -!Inga!mobiltelefoner! -!Alla!deltar! -!Ingen!dominerar! -!Respekt!för!allas!inlägg! -!Parkera!idéer!och!inlägg!som!!!!inte!hör!hemma!här!idag! C!Ha!roligt!!! C!Det!finns!inga!räG!eller!fel! Förväntat' resultat' ' '' ' -'Exempel'på'konkreta'' mötesmetoder'och'verktyg' ' -'Kunskap'om'vad'en' facilita>v'mötesledar-' approach'är' ' -'Tid'för'samtal'med'kollegor' ' -'Mötesplaner'>ll'verkliga' möten' Utbildningsdagen ägde rum på Vrigstad värdshus den 27 november 2012 mellan 9.20-16.00 och 21 personer deltog. Caroline Dunne från Möteslabbet var utbildningsledare. Agenda och förväntat resultat för dagen återges ovan. Nedan följer resultatet från de övningar som deltagarna aktivt deltog i och som dokumenterades. Sid 2 (11)
Meningsfulla möten på Kulturparken Småland och Länsmuseet i Jönköping Efter en genomgång av resultatet från webbenkäten fick deltagarna själva berättar om vad som gör deras möten meningsfulla. Nedan följer samtliga inlägg som gjordes med hjälp av det elektroniska mötesverktyget Zing. Vad gör era möten meningsfulla? 1. Att man uppnår syftet med mötet. 2. Deltagare är motiverade 3. Konstruktiv ton. 4. Många gånger målbild 5. Har bra uppföljning 6. Högt i tak 7. Dialogen är viktig. 8. Alla kommer till tals. 9. Grundat i nyfikenhet. 10. Syftet med mötet. Gemensam bild. Information/diskussion/beslut. 11. Tydligt syfte 12. Sociala kontakten, att sälja in verksamheten, Hålla igång en process och även ha lyckats knyta ihop säcken ibland, Mötet är viktigt för feedback, utvärdering och återkoppling 13. Hur mötet följ upp 14. Anpassade mötesformer 15. Sammanfattar mötet på slutet. 16. Kunskapsutbyte 17. Nätverksbyggande 18. Lösa utmaningar. Engagemang hos mötesdeltagarna. Bjuder in till engagemang. 19. Bra samtalsklimat 20. Ömsesidigt utbyte 21. Lika värde. 22. Rätt person på rätt möte 23. Följer upp tidigare beslut. 24. Förtydliga resultatet av mötet 25. Uppföljning av mötet 26. Hur: Bra planering, respekt, öppen dialog 27. Spelregler för mötet 28. Stämmer av under mötet om man pratar om rätt saker. 29. Bra förberedelse 30. Tydlig mötesledare. 31. Öppenhet kring mötet/resultatet 32. Förberedelser. 33. Att komma till någon form av beslut 34. Bra fika 35. Att kunna komma väl förberedd 36. Att hålla fokus - använd parkering. 37. Fika/paus/annan plats. Tydlig dagordning. Passa tiden. Miljön. Sid 3 (11)
Efterföljande diskussion i den stora gruppen: Struktur är viktigt, förberedelser, uppföljning, samtalsklimat, dialogen är central, man blir hörd ju mer förberedd och saklig man är. Det finns olika typer av möten, vissa för att ge information andra för att föra dialog. Kan givetvis föra dialog även om det är information. Tydligt syfte är viktigt. Det är stor skillnad på externa och interna möten. Externa möten är ofta mer "pratiga" och informella. Sällan konkreta. Förstärka återkopplingen. Möteskulturer krockar när olika organisationer möts. Olika språk. Kräver anpassning. Externa möten, när det är ett samspel mellan olika aktörer. Hur är VÅR möteskultur? Villka är de signifikanta tecknen? Med hjälp av wordle.com har jag gjort ett ordmoln vilket ger en indikation om vad som nämndes flest gånger: Sid 4 (11)
Metod för prioritering verkligt case, externa samverkanspartners Genom att återge alla de förslag om externa samverkanspartners som genererades vid kick offen den 5 november fick varje deltagare prioritera tre av förslagen. Utifrån denna prioritetsövning delades sedan den stora gruppen in i fyra mindre grupper för att påbörja planeringen av verkliga möten med dessa potentiella samverkanspartners. Vi måste inte sit tiden R ta i möte hela örelse är bra! Sid 5 (11)
Resultatet av gruppövningen sammanställdes i form av en digital tankekarta, men texten från kartan återges även i skriftligt format nedan. 1 Grupp högskolor och universitet 1.1 Syfte 1.1.1 Inleda samarbeta.. 1.2 Förväntat resultat 1.2.1 Ny kunskap, oförväntad kunskap Sid 6 (11)
1.3 Annat? 1.3.1 Planera i god tid 1.3.1.1 Januari 2013 1.3.2 Migrationsområdet 1.3.3 Sociologi etc 1.3.4 Win win 1.3.5 Uppfylla den tredje uppgiften 1.3.6 Jobba praktiskt med de frågor man teoretiskt studerar 1.4 Öppen fråga eller tema i bagaget 2 Subkulturgrupper 2.1 Syfte 2.1.1 Hitta nya perspektiv på våra samlingar 2.1.2 Undersöka museets gränser 2.1.3 Debatt 2.2 Förväntat resultat 2.2.1 Helt nya utställningar med andra perspektiv 2.3 Annat? 2.3.1 Pröva gränser för museets samlingar och verksamhet 2.3.2 Helt nya målgrupper 2.3.3 Medverkar i utställningar och programverksamhet Sid 7 (11)
2.4 Inleda med fältarbete, socialen och polisen, hitta otraditonella samarbetspartners 2.5 Behandlingshem i skogarna, kraftfulla ungdomar, stort perspektiv, fantastiska livsberättelser 2.6 Mötesledare 2.6.1 Präst eller begravningsentreprenör 3 Grupp invandrarföreningar 3.1 Syfte 3.1.1 Bredda samlingarna och öka delaktigheten och få nya besökare 3.1.1.1 En plats för alla 3.2 Förväntat resultat 3.2.1 Insamling av både materiellt och imateriellt 3.2.2 Öka kontaktytorna 3.2.3 Ämnen till publika aktiviteter 3.2.4 Hitta ambassadörer 3.3 Annat? 3.3.1 Komma "blanka" till mötet 3.3.2 Samlas kring ett allmänmänskligt möte 3.3.3 Kan vi komma till dem? 3.4 Det här är mitt museum! Sid 8 (11)
3.5 Deltagare 3.5.1 Skapa kontaktytor genom föreningar, kyrkan och SFI 3.5.2 Intressant utifrån var och ens länsmuseum 3.5.3 Tolkar 3.5.4 Personal från samlingar och publika aktiviteter 3.6 Planeringsteam 3.6.1 Inte planera så mycket? 3.6.2 Någon ansvarig från museet 3.6.2.1 Vem är någon? 3.6.2.2 Alla eller ingen? 3.7 Mötesledare 3.7.1 Kaisar Mohamod 4 Grupp medmänniskor 4.1 Syfte 4.1.1 Skapa ett annat tilltal och få en bredare kontaktyta för verksamheten 4.1.2 Tilltal, människor i samhället 4.2 Förväntat resultat 4.2.1 Intresseklubb som har en blogg eller skriver på hemsidan om förslag på verksamheten ur deras perspektiv 4.2.2 Input till museet Sid 9 (11)
4.3 Annat? 4.4 Ett möte för historiedetektiver 4.4.1 Fortsatta dialogmöten 4.4.2 Skapar en grupp av människor 4.4.3 Intresse av vad museet har att erbjuda 4.5 Tid 4.5.1 Dag eller kväll 4.6 Plats 4.6.1 Museets magasin, platser och miljöer i länet 4.7 Nyckelord 4.7.1 Dialog och delaktighet 4.7.1.1 Alla är betydelsefulla 4.8 Deltagare 4.8.1 Alla Feedback Avslutningsvis fick deltagarna lämna en enkel feedback genom att skriva ned vad som varit det bästa respektive sämsta med den aktuella dagen. Bästa med dagen Bra konkreta metoder och arbetssätt BRA, avslutningen med ett konkret exempel att arbeta vidare med Grupparbetet Syftet med mötet! Varför! Sämsta med dagen Gärna mer Mötesrummet, ventilation m m Otydliga verktyg och metoder Kunde gå snabbare! Sid 10 (11)
Ta del av metoder och verktyg Få tips på metoder och verktyg Inspirerande Bra grupp och mötesledare Caroline och engagemanget hos deltagarna Kan svara imorgon när dagen satt sig Trevlig samtalston och givande dialog Bra tankar och reflektioner om hur man använder möten Övningen tillsammans med övriga samt metod- och verktygsdelen Bra tips på mötesformer Saknar problematiken: Organisation Möte Verksamhet Sista övningen kändes inte så relevant eller var helt enkelt för svår Passar mindre bra på operativa möten Dålig luft i lokalen Inget Kan svara imorgon när dagen satt sig Mycket av teknik och metod. Svårt att applicera på de interna mötena. Vissa saker känns påklistrade Vet ej Inget Sid 11 (11)