Södertörns brandförsvarsförbund Verksamhetsplan 2017 & Budget 2017-2019 Nr: Datum: 2016-09-01 Södertörns brandförsvarsförbund Mogårdsvägen 2 Tfn: 08-721 22 00 www.sbff.se Org.nr.: 222000-0737 143 43 Vårby Fax: 08-721 22 23 brandforsvaret@sbff.se
INNEHÅLLSFÖRTECKNING Förord... 4 Vår verksamhetsidé... 5 Vår organisation... 5 Styrdokument... 6 Handlingsprogram... 6 Verksamhetsplan... 7 Arbetsplan... 7 Utveckling av verksamhetsplan... 7 Sammanställning av statistik vid bostadsbränder... 7 Mål & prioriteringar... 8 Fokusområde... 9 Inriktning 1... 10 Inriktning 2... 12 Inriktning 3... 13 Inriktning 4... 14 Inrikning 5... 15 Inriktning 6... 16 Interna processer... 17 Uppföljning... 17 Internkontrollplan... 18 Budget... 20 Mål för god ekonomisk hushållning... 20 Budget 2017-2019... 20 Total... 21 Ledning och stöd... 21 Produktion... 22 Driftbudget 2017-2019... 23 Investeringar 2017-2019 (tsk)... 24 Dokumentinformation... 25 Södertörns brandförsvarsförbund Sid 2
Södertörns brandförsvarsförbund Sid 3
FÖRORD Vi är glada och stolta över våra medarbetare, vår organisation och det arbete som genomförs, både när det gäller förebyggande och i samband med insatser. Under 2017 fortsätter vi arbeta med fortsatt fokus på brand i bostad och ansluter till kampanjen Aktiv mot brand. Den utgår från framgångar hos andra räddningstjänster där man genomfört hembesök i en större skala i de mest prioriterade områdena. Vi är övertygade om att det kommer påverka, såväl antalet som konsekvenserna av, bränder som inträffar på ett positivt sätt. Verksamhetsplanen visar först och främst de större satsningarna och prioriteringarna, men självklart kan och ska vi även genomföra andra aktiviteter som inte nämns i verksamhetsplanen. Vi uppmuntrar lokala initiativ och tankar, det är ute på stationerna man bäst känner till sina lokala förutsättningar! Tack alla medarbetare för era bidrag till 2017 års verksamhetsplan. Lars-Göran Uddholm, brandchef Södertörns brandförsvarsförbund Sid 4
VÅR VERKSAMHETSIDÉ Södertörns brandförsvarsförbund är en del av samhället och vi finns till för de som bor och verkar inom vårt område. Att ha en professionell organisation för skadeavhjälpande verksamhet är en självklarhet, men lika självklart är också vårt förebyggande arbete mot olyckor och engagemang i andra frågor som är viktiga för samhället och våra kommuner. Vår organisation är i stort dimensionerad för att klara de olyckor som inträffar i vårt område, och en snabb och effektiv räddningsinsats när den inträffar är mycket viktig. Likväl ger kravet på en god beredskap möjlighet till andra arbetsuppgifter då antalet insatser tack och lov är relativt begränsat. Genom att vår personal engagerar sig i förebyggande arbete och andra arbetsuppgifter får vi en väsentligt mer kraftfull och effektiv organisation till samhällets bästa. Vår organisation Södertörns brandförsvarsförbund styrs av en förbundsdirektion. Direktionen fastslår våra inriktningar och mål, och brandchefen är genom delegation utsedd att leda vårt dagliga arbete. I den löpande verksamheten har brandchefen funktionen ledning och stöd samt produktionsledningen med produktionsgrupperna; brandgrupper, brandingenjörer/ insatsledare/ brandskyddskontrollanter, deltid/ räddningsvärn, drift samt räddningscentralen till sitt förfogande. I produktionsleden utförs det dagliga arbetet där vi integrerar det förebyggande och skadeavhjälpande arbete vilket gör oss till en flexibel och kostnadseffektiv organisation. Räddningscentralen är den enhet som vid en insats har den övergripande lägesbilden av händelsen eller de olika händelser som samtidigt kan pågå i förbundet och kan fördela resurser därefter. En stor del av verksamheten på Räddningscentralen består av kommunala säkerhetstjänster som inbrottslarm, brandlarm och kameraövervakning. Till sin hjälp har organisationen funktionen ledning och stöd, i den finns specialister inom administration, ekonomi, kommunikation, juridik, miljö, personal, projektledning, teknik, utveckling och säkerhet. Södertörns brandförsvarsförbund Sid 5
Årsarbetare Ledning och stöd Budget Årsarbetare Produktion Budget 2016 2017 2016 2017 Brandchef 1 1 Produktionschef 1 1 Administrativ chef 1 1 Brandingenjörer/Stabsbefäl/ Insatsledare 38 38 Analyschef 1 Styrkeledare heltid 40 40 Ekonomichef 1 1 Brandmän heltid 246 246 Kommunikatör 1 1 Styrkeledare deltid 12 12 Jurist/miljö 1 1 Brandmän deltid 52 52 Personalchef 1 1 Verkmästare 1 1 Projektledare 1 1 Driftstöd 7 7 Teknisk chef 1 1 Larmoperatörer 17,5 19,5 Utvecklingschef 1 Brandskyddskontrollant 3 4 Handläggare 1 2 Assistenter 4 4 Säkerhetssamordnare 1 0,5 Summa 15 15,5 Summa 417,5 420,5 Tabell 1. För budget se avsnitt: Budget 2017-2019. Tabell Ledning och stöd samt Produktion. STYRDOKUMENT Handlingsprogram Enligt lag (2003:778) om skydd mot olyckor ska kommunen anta två handlingsprogram, ett avseende det förebyggande arbetet och ett för räddningstjänst. Direktionen för Södertörns brandförsvarsförbund beslutar enligt förbundsordningen om handlingsprogrammet för medlemskommunerna och förbundet har ett gemensamt dokument för de två handlingsprogrammen. Handlingsprogrammet har en relativt lång livslängd (en mandatperiod) och innehåller övergripande inriktningar och verksamhetsbeskrivningar. Avsikten är att de kommunala förvaltningarna och Södertörns brandförsvarsförbund ska verka för att även andra organisationer och myndigheter ska sträva mot de inriktningar som anges i handlingsprogrammet. Inriktningarna är baserade på Södertörns brandförsvarsförbunds vision där trygghet och säkerhet prioriteras. Södertörns brandförsvarsförbund Sid 6
Verksamhetsplan Verksamhetsplanen är ett styrdokument för kontinuerlig utveckling och förbättring av verksamheten. Verksamhetsplanen kopplar den mer kortsiktiga verksamhetsstyrningen, som sträcker sig över ett år, till handlingsprogrammets långsiktiga inriktningar och förbundets vision. I verksamhetsplanen beskrivs det fokusområde som gäller under året samt årets mål och prioriterade nyckelaktiviteter. Verksamhetsplanen fastställs av direktionen som också beslutar om årets fokusområde. Arbetsplan Arbetsplanen är baserad på de inriktningar som finns beskrivna i handlingsprogrammet och de mål och aktiviteter som finns i verksamhetsplanen. Arbetsplanen är anpassad efter kommunens lokala behov och beskriver de direkta aktiviteter varje brandstation ska utföra under året. Arbetsplanerna kvalitetssäkras av produktionsledningen. UTVECKLING AV VERKSAMHETSPLAN Verksamhetsplanen för 2017 är den andra verksamhetsplanen som är kopplad till nu gällande handlingsprogram. Både handlingsprogrammet och verksamhetsplanerna samt arbetsplanerna har under denna mandatperiod tagits fram på nya sätt. Fokus har varit att förankra och skapa förståelse för dokumenten hos våra medarbetare. Arbetet under 2016 har gett resultat. Förbundet är i ständig utveckling för att anpassa sig till ett föränderligt samhälle och därför ser vi det som en naturlig del att även verksamhetsplanen utvecklas från år till år. Inspiration och idéer till utveckling av verksamhetsplanen har bland annat kommit från våra medarbetare i form av workshops och uppföljning av 2016 års verksamhetsplan, men även vid tillsyn från Länsstyrelsen och genom inspiration från andra räddningstjänster. Den största nyheten för i år är tydligare målformuleringar och ansvarsfördelning, både när det gäller utförandet och uppföljning av verksamhetsplanen. Sammanställning av statistik vid bostadsbränder Till årets verksamhetsplan har det tagits fram en ämnesspecifik riskanalys i form av en statistiksammanställning av bostadsbränder. Sammanställningen är en grund för att kunna skapa välanpassade och riktade åtgärder. Antalet bostadsbränder inom Södertörns brandförsvarsförbunds område skiljer sig åt mellan åren, se figur 1. Södertörns brandförsvarsförbund Sid 7
Majoriteten av bostadsbränder sker i flerbostadshus och i ungefär två tredjedelar av fallen begränsas branden till startföremålet. Det absolut vanligaste startutrymmet är köket och huvudorsaken till att det börjar brinna är oftast mänskliga handlingar. I områden med låg medelinkomst är det generellt sett fler bostadsbränder per invånarantal. I de fall där människor omkommer är äldre personer överrepresenterade och då sker det oftast under kvälls- och nattetid. Vid dödsbränder är det vanligaste startutrymmen vardagsrummet och sovrummet. 1 Antal bostadsbostränder 450 400 350 300 250 200 150 100 50 0 Antal bostadsbränder hos SBFF 1999-2014 427 376 336 333 325 320 319 333 301 303 304 284 272 273 246 257 259 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Årtal Figur 1. Antal bostadsbränder hos SBFF 1999-2014 (MSB, 2016). MÅL & PRIORITERINGAR Målen i verksamhetsplanen är direkt kopplade till inriktningarna i handlingsprogrammet. Varje inriktning har ett antal effektmål, till varje effektmål finns ett antal produktionsmål. Med effektmål menas att vi under detta år vill se en viss förändring inom specifika områden. Produktionsmålen beskriver de aktiviteter som har prioriteras som nyckelaktiviteter så att förbundet under året ska kunna nå upp till effektmålen. Målen i verksamhetsplanen beskriver VAD som ska göras under året men inte HUR det ska gå till. Kommunerna i förbundet varierar stort och för att få ett likvärdigt skydd till våra medborgare måste vi ta hänsyn till lokala förhållanden, så som demografi och geografi. Hur man väljer att arbeta för att uppnå målen i verksamhetsplanen beskrivs därför av stationerna i de olika arbetsplanerna. I vissa av produktionsmålen kommer vi dock arbeta på samma sätt i 1 Se bilaga Sammanställning av statistik gällande bostadsbränder inför Verksamhetsplan 2017. Södertörns brandförsvarsförbund Sid 8
hela förbundet. Förbundsövergripande information kommer därför att produceras och spridas till stationerna. Alla mål i verksamhetsplanen är framtagna med metoden SMART-mål. SMART står för specifikt, mätbart, accepterat, realistiskt och tidsatt. I framtagandet av målen har vi arbetat med att begränsa formuleringarna, så att de är så tydliga som möjligt (S). Alla målen ska kunna mätas och följas upp för att se om de åtgärder vi har gjort faktiskt har gett effekt (M). Genom att arbeta med öppna workshop där alla medarbetare har möjligheten att delta förankrar vi målen i organisationen på ett tidigt stadie (A). Målen är satta så att de är en utmaning men ändå inte omöjliga att uppnå. Då det är svårt att se effekt på så pass kort tid som ett år, har vi valt att följa upp effektmålen med indikatorerna ökning eller minskning (R). Verksamhetsplanen är giltig under en bestämd tidsperiod, 2017 (T). Fokusområde Varje år beslutar direktionen om en inriktning eller del av en inriktning från handlingsprogrammet som förbundet ska fokusera något extra på. Förra årets fokusområde var brand i bostad, detta fokusområde kvarstår även under 2017. Verksamhetsplanen för 2016 innehöll en rad nya aktiviteter för vilka vi under året börjat få funktion men ännu inte produktion i önskvärd utsträckning, därför behåller vi samma fokusområde även i år. Södertörns brandförsvarsförbund Sid 9
INRIKTNING 1 Alla inom vårt område ska leva i en trygg och säker hemmiljö med avseende på brand och andra olyckor Vi ska stärka individens förmåga att förebygga och agera om det börjar brinna i hemmet/bostaden. Information är en av de viktigaste faktorerna i detta arbete. Räddningstjänstens personal är utmärkta kommunikatörer som har högt förtroende och kunskap, men arbetet bör också ske i samarbete med andra viktiga aktörer i samhället. Effektmål Öka individens kunskap om att förebygga brand i bostaden Mäts genom: Minskat antal bränder i bostad. Öka individens förmåga att agera vid brand i hemmiljön Mäts genom: Öka antalet skadebegränsande åtgärder som är gjord av annan innan räddningstjänsten är på plats. Produktionsmål 1.1 Vi ska genomföra hembesök utifrån geografiskt prioriterade områden. Mäts genom: Antalet utförda hembesök. Ansvarig: Brandstyrkorna. Uppföljningsansvarig: Samordnare hembesök. Övrigt: Vägledning om hur besöken ska genomföras kommer att tas fram. 1.2 Vid brand eller förmodad brand i bostadshus ska vi i samband med avslutad insats informera boenden i området om hur de kan öka sitt brandskydd i hemmet. Mäts genom: Antalet händelserapporter (brand i bostad) där det finns kommentar om återkoppling och jämförs med det totala antalet händelserapporter (brand i bostad). Ansvarig: Insatschef. Uppföljningsansvarig: Samordnare hembesök. Övrigt: Se PM 708 för vidare instruktioner. 1.3 Tydliggöra för medborgarna brandskyddskontrollernas funktion för en säker och trygg hemmiljö, med avseende på brand. Mäts genom: Antal samtal till brandskyddskontrollfunktionen. Ansvarig: Brandskyddskontrollanterna. Uppföljningsansvarig: Samordnare brandskyddskontroll och sotning. 1.4 Vi ska identifiera viktiga aktörer i våra medlemskommuner som kan vara med att sprida förbundets budskap om en säker och trygg hemmiljö, med avseende på brand. Mäts genom: Antalet identifierade aktörer i utbildningsplanen. Ansvarig: Kommunrepresentant samt styrkeledare. Uppföljningsansvarig: Samordnare kommunsamverkan. Södertörns brandförsvarsförbund Sid 10
1.5 Identifierade aktörer ska erbjudas utbildning och verktyg så att de kan förmedla brandförsvarets budskap om en trygg och säker hemmiljö, med avseende på brand. Mäts genom: Antalet identifierade aktörer jämfört med antalet som har blivit erbjuden utbildning. Samt genomgått utbildning. Ansvarig: Utbildningsansvariga och kommunrepresentant. Uppföljningsansvarig: Samordnare utbildningsansvarig. Övrigt: Förbundsgemensam utbildning kommer tas fram. 1.6 Varje kommun ska ha en utbildningsplan. Mäts genom: Antal kommuner (stationer) med utbildningsplan. Ansvarig: Kommunrepresentant. Uppföljningsansvarig: Samordnare utbildningsansvarig. 1.7 Vi ska informera om brandskydd till privatpersoner. Mäts genom: Antalet genomförda informationstillfällen. Ansvarig: Styrkeledare. Uppföljningsansvarig: Stationsansvarig. Södertörns brandförsvarsförbund Sid 11
INRIKTNING 2 En oönskad händelse kan få stora konsekvenser för både individer och samhällsfunktioner. Tillgänglighet, samverkan och förståelse för händelsen utifrån ett individ- och samhällsperspektiv kan bidra till att minska störningar i vardagen. Effektmål Vid olycka eller kris ska räddningstjänsten verka för att minska störningarna i ordinarie verksamheter Mäts genom: Antal samhällsstörningar där vi har varit en aktiv aktör. Vid brand i bostad ska räddningstjänsten verka för att drabbad individ på ett effektivt sätt ska kunna återgå till en fungerande vardag Mäts genom: Antalet händelserapporter (brand i bostad) där det finns kommentar om information om ytterligare hjälp vid avslutad insats och jämförs med det totala antalet händelserapporter (brand i bostad). Produktionsmål Vi ska minimera samhällsstörningen vid olyckor och kriser 2.1 Öka samverkan med medlemskommunernas krisorganisationer. Mäts genom: Antalet kommuner där vi har god kontakt med krisorganisationen. Ansvarig: Kommunrepresentant. Uppföljningsansvarig: Samordnare kommunsamverkan. 2.2 Kunskap om funktionen Samverkan Stockholmsregionen och brandförsvarets roll i den ska spridas i hela förbundet. Mäts genom: Antal personal som har fått utbildning. Ansvarig: Samordnare OC. Uppföljningsansvarig: Vice brandchef. Övrigt: Förbundsövergripande mål. 2.3 Vi lämnar ej en brand i bostad utan att säkerställa att drabbade personer vet var de ska vända sig för att få ytterligare hjälp. Mäts genom: Antalet händelserapporter (brand i bostad) där det finns kommentar om information om ytterligare hjälp vid avslutad insats och jämförs med det totala antalet händelserapporter (brand i bostad). Ansvarig: Insatschef. Uppföljningsansvarig: Samordnare OC. Övrigt: Gemensam informationsbroschyr kommer tas fram. Södertörns brandförsvarsförbund Sid 12
INRIKTNING 3 Räddningstjänstens verksamhet påverkar miljön i stor utsträckning. Miljön kan påverkas av olyckorna i sig, men även genom själva räddningsarbetet. För att bidra till ett bättre klimat måste vi ha kännedom om våra miljörisker. Effektmål Medarbetarnas kunskap om förbundets miljöpåverkan ska öka Mäts genom. Ett skriftligt kunskapstest. Produktionsmål Vi ska minimera miljöpåverkan inom vår verksamhet 3.1 All personal ska informeras om förbundets miljöpåverkan och få utbildning i vad det innebär att miljöcertifiera Södertörns brandförsvarsförbund. Mäts genom: Antal personal som har fått utbildning. Ansvarig: Miljöstrateg. Uppföljningsansvarig: Utvecklingschef. Övrigt: Förbundsövergripande mål. 3.2 En resepolicy med hänsyn till miljön ska upprättas. Mäts genom: Fastställd resepolicy. Ansvarig: Miljöstrateg. Uppföljningsansvarig: Utvecklingschef. Övrigt: Förbundsövergripande mål. 3.3 Sårbarhetskartor ska vara ett aktivt och reellt hjälpmedel vid räddningsinsats. Mäts genom: Implementering av ett fungerande system som vid larm automatiskt informerar om sårbara miljöer. Ansvarig: Samordnare OC. Uppföljningsansvarig: Miljöstrateg. Södertörns brandförsvarsförbund Sid 13
INRIKTNING 4 En olycka i vattnet får ofta förödande konsekvenser. Det senaste året har antalet barn, unga och vuxna som har bristande simkunskaper och erfarenheter av vatten och is ökat. Effektmål Antalet drunkningsolyckor i våra medlemskommuner ska minska Mäts genom: Antalet drunkningstillbud. Produktionsmål Vi ska aktivt påverka arbetet mot andra olyckor än brand 4.1 I samarbete med medlemskommunerna och andra aktörer öka medvetenheten om riskerna i, på och kring sjöar och hav. Mäts genom: Antal samarbeten och genomförda uppdrag. Ansvarig: Styrkeledare samt kommunrepresentant. Uppföljningsansvarig: Samordnare kommunsamverkan. 4.2 Vi ska verka för att medlemskommunerna certifierar sig enligt Svenska Livräddningssällskapets koncept En vattensäker kommun. Mäts genom: Antalet certifierade kommuner. Ansvarig: Kommunrepresentant. Uppföljningsansvarig: Samordnare kommunsamverkan. 4.3 Vi ska verka för ökat flytvästanvändande. Mäts genom: Antal uthyrda flytvästar i egen regi. Ansvarig: Stationsansvarig. Uppföljningsansvarig: Förbundsjurist. 4.4 Erbjuda kommunerna att vi kan kontrollera kommunala badplatser. Mäts genom: Antal kontrollerade badplatser. Ansvarig: Brandstyrkorna. Uppföljningsansvarig: Stationsansvarig. Södertörns brandförsvarsförbund Sid 14
INRIKNING 5 Genom goda livsvillkor skapas tillit, trygghet och stolthet för det egna bostadsområdet och för samhället i övrigt. Vi vill bidra och verka för ett samhälle där alla människor känner sig trygga, inkluderade och blir bemötta på ett likvärdigt sätt. Effektmål Tryggheten i våra medlemskommuner ska öka Mäts genom: Bättre placeringar för våra medlemskommuner i SKL:s Öppna jämförelser, trygghet och säkerhet. Minska antalet anlagda bränder i offentliga miljöer Mäts genom: Antalet anlagda bränder (ej brand i bostad). Produktionsmål Vi ska bidra till ett socialt hållbart samhälle 5.1 Vi ska vara en aktiv part i medlemskommunernas trygghetsskapande arbete. Mäts genom: Antalet forum där vi är ordinarie medlem samt antalet genomförda trygghetsskapande aktiviteter i kommunerna. Ansvarig: Styrkeledare samt kommunrepresentant. Uppföljningsansvarig: Samordnare kommunsamverkan. 5.2 Under planprocessen där räddningstjänsten erhåller remisser ska även trygghetsskapande faktorer beaktas. Mäts genom: Antalet planprocesser där trygghetsfrågan har beaktats. Ansvarig: Kommunrepresentant. Uppföljningsansvarig: Samordnare plan- och bygg. Övrigt: Rutiner för hur remissvaren ska skrivas kommer tas fram. Södertörns brandförsvarsförbund Sid 15
INRIKTNING 6 Genom att tydliggöra vad som förväntas av vår organisation och medlemskommuner ökar vi vår förmåga att genomföra kvalitativa och effektiva insatser vid olika händelser. Effektmål Vi ska förbättra förutsättningarna för effektiva räddningsinsatser Ökad tydlighet för organisationen vad man kan förvänta sig av en medarbetare i förhållande till vilka utbildningsnivåer hen genomgått. Mäts genom: Tydlighet i placeringar utifrån utbildningsnivå. Ökat förtroende bland våra medlemskommuner med avseende på Räddningscentralen Stockholm län. Mäts genom: Färre avvikelserapporter. Öka brandsäkerheten i verksamheter och byggnader. Mäts genom: Minskat antal föreläggande vid tillsyn. Produktionsmål 6.1 Implementering av utbildningsprogram skadeavhjälpande 1. Mäts genom: Genomförd utbildning med det nya utbildningsprogrammet. Ansvarig: Samordnare internutbildning. Uppföljningsansvarig: Produktionsledare brandmän/styrkeledare. Övrigt: Förbundsövergripande mål. 6.2 Revidering av skadeavhjälpande 2 och 3. Mäts genom: Fastställd utbildningsprogram av skadeavhjälpande 2 och 3. Ansvarig: Samordnare internutbildning. Uppföljningsansvarig: Produktionsledare brandmän/styrkeledare. Övrigt: Förbundsövergripande mål. 6.3 Alla kommuner ska ha avtal gällande de olika tjänsterna som finns inom kommunal säkerhet. Mäts genom: Antalet kompletta avtal. Ansvarig: Funktionsansvarig; tjänster och service på RC. Uppföljningsansvarig: Produktionsledare RCSL. 6.4 Alla befintliga avtal angående kommunal säkerhet ska revideras och uppdateras. Mäts genom: Antal kompletta avtal samt minskning av avvikelser. Ansvarig: Funktionsansvarig; tjänster och service på RC. Uppföljningsansvarig: Produktionsledare RCSL. Södertörns brandförsvarsförbund Sid 16
6.5 Genomförande av tillsyner enligt tillsynsplan. Mäts genom: Antalet genomförda tillsyner. Ansvarig: Tillsynsförättare. Uppföljningsansvarig: Samordnare tillsyn. Övrigt: Mer information kommer att finnas i tillsynsplan 2017. INTERNA PROCESSER För att på sikt kunna ge en bättre tjänst till våra medborgare och medlemskommuner måste vi se till att vår egen organisation fungerar och att våra egna medarbetare mår bra och trivs på arbetsplatsen. Därför att det viktigt att den egna organisationen utvecklas och kvalitetssäkrar sina inre processer. 2016 startades projektet LOK, ledarskap och kommunikation, som grundade sig i ett stort fokusgruppsarbete som skedde i förbundet 2015. Syftet med projektet är att skapa medarbetare som känner sig delaktiga, uppskattade och vet vart förbundet är på väg. Vi kommer under 2017 arbeta med projektet enligt fastställd projektplan. Uppföljning Södertörns brandförsvarsförbund är finansierat av offentliga medel och har ett samhällsuppdrag som påverkar trygghet och säkerhet i medlemskommunerna. Därmed är det viktigt att förbundet lever upp till de krav som lagar och interna målsättningar ger, både avseende kvantitet och kvalitet i genomförande. Syftet med detta avsnitt är att beskriva hur Södertörns brandförsvarsförbunds interna uppföljningsrutiner fungerar. Uppföljningen består i huvudsak av två områden: 1. En löpande verksamhetsuppföljning där uppföljning av effekt- och produktionsmål sker. Den löpande verksamhetsuppföljningen sker varje tertial, och rapporteras till direktionen. Effektmålen mäts genom att det har skett en ökning eller minskning i statistiken, utifrån uppsatta mättningspunkter. Produktionsmålens kvantitativa del rapporteras tillsammans med effektmålen medan den kvalitativa delen endast följs upp via arbetsplanerna. 2. Kvalitetskontroll i form av stickprov inom ett antal delområden både avseende administrativa rutiner och vår kärnverksamhet. Under rubriken internkontrollplan hittar ni vilka delområden som är utvalda för stickprov. Stickproven följs upp årsvis, förutom de två sista punkterna gällande fakturering av tillsyner, RVR och sanering av vägbana samt granskning av händelserapporter som följs upp tertialvis. För att tydliggöra vem eller vilka som bär huvudansvaret för genomförande och uppföljning av målen står det vem som är ansvarig och uppföljningsansvarig under varje produktionsmål. Södertörns brandförsvarsförbund Sid 17
Dock är det alla medarbetares ansvar att bidra till att både effektmålen och produktionsmålen uppnås under året. Tertial 1 1 januari till 30 april. Uppföljningsperiod av arbetsplanerna: 1 till 15 maj 2017. Uppföljningsperiod av verksamhetsplanen inkl. internkontrollplanen: 16 till 29 maj. Rapporteras till direktionen i juni. Tertial 2 1 maj till 31 augusti. Uppföljningsperiod av arbetsplanerna: 1 till 18 september 2017. Uppföljningsperiod av verksamhetsplanen inkl. internkontrollplanen: 19 september till 2 oktober. Rapporteras till direktionen i oktober. Tertial 3 1 september till 31 december. Uppföljningsperiod av arbetsplanerna: 1 till 15 januari 2017. Uppföljningsperiod av verksamhetsplanen inkl. internkontrollplanen: 16 till 23 januari. Rapporteras till direktionen i februari 2018. Internkontrollplan Södertörns brandförsvarsförbund är finansierat av offentliga medel och har ett samhällsuppdrag som påverkar trygghet och säkerhet i medlemskommunerna. Därmed är det viktigt att förbundet lever upp till de krav som lagar och interna målsättningar ger, både avseende kvantitet och kvalitet i genomförande. Detta avsnitt beskriver den kvalitetskontroll som sker i from av stickprov i ett antal delområden både avseende administrativa rutiner och vår kärnverksamhet. Södertörns brandförsvarsförbund Sid 18
Kontrollpunkter Attestrutin för manuellt hanterade fakturor. Följs attesträtt? Mäts genom: Stickprov 10 st. Ansvarig: Ekonomichef. Uppföljningsansvarig: Administrativ chef. Attestrutin för lönerapportering. Är underlag attesterade av rätt person och på rätt sätt? Mäts genom: Stickprov 10 löner. Ansvarig: Personalchef. Uppföljningsansvarig: Administrativ chef. Tillsynsprotokoll, kvalitetskontroll avseende tid till upprättande, behörighet av kontrasignerande, läsbarhet, granskning av bedömning i förhållande till tillsynskoncept. Mäts genom: Stickprov 10 protokoll. Ansvarig: Samordnare tillsyn. Uppföljningsansvarig: Teknisk chef. Kontroll av systematiskt arbetsmiljöarbete enligt instruktion för systematiskt arbetsmiljöarbete. Har lokala skyddsronder genomförts med hjälp av checklista? Har arbetsmiljöfrågor hanterats på arbetsplatsträff? Mäts genom: Kontroll av tre stationer. Ansvarig: Enligt instruktion: Systematiskt arbetsmiljöarbete. Uppföljningsansvarig: Teknisk chef. Upphandling av varor och tjänster. Granskning av upphandlingar med värde större än 500 tkr gentemot upphandlingsreglemente, delegation och avtal. Mäts genom: Kontroll av tre upphandlingar. Ansvarig: Teknisk chef. Uppföljningsansvarig: Förbundsjurist. Överensstämmelse i antal mellan rapporterade och fakturerade tillsyner, restvärdesräddning och sanering av vägbana. Mäts genom: Granskning av alla fakturor. Ansvarig: Insatschef. Uppföljningsansvarig: Ekonomichef. Händelserapporter, kvalitetskontroll avseende läsbarhet, korrekt ifyllt samt att instruktionerna i PM 708 följs. Mäts genom: Granskning av alla händelserapporter gällande brand i byggnad. Ansvarig: Insatschef. Uppföljningsansvarig: Samordnare tillsyn. Södertörns brandförsvarsförbund Sid 19
BUDGET Mål för god ekonomisk hushållning 2005 diskuterades kraven på mål för god ekonomisk hushållning för förbundet. Medlemskommunernas kommunstyrelseordförande och kommundirektörer framförde synpunkten att det för förbundets del räcker med att tillämpa reglerna i kommunallagen om en ekonomi i balans. De mål kommunerna själva upprättar för god ekonomisk hushållning bör också beaktas av Södertörns brandförsvarsförbund. Våra inriktningsmål tillsammans med lagens krav om en ekonomi i balans utgör förbundets mål för god ekonomisk hushållning. Budget 2017-2019 Budget 2017 är upprättad med utgångspunkt från direktionens rambeslut 2016-06-10 38 och de samrådsmöten som förts med medlemskommunernas kommunstyrelseordförande och kommundirektörer samt med ekonomicheferna. Pensionsutbetalningar, förändring av och ränta på pensionsskulden har budgeterats enligt KPA:s beräkningar 2015-05-25. Förbundet har avsatt tidigare års överskott till framtida stora pensionsutbetalningar som når kulmen omkring år 2020. Från 2016 och framåt tas delar av det egna kapitalet i anspråk då utbetalningarna ökar mer än vad som finansieras av kommunbidraget. Räntenettot består av räntan på pensionsskulden som beräknas av KPA och beräknad intäktsränta från banken. Investeringar 2017-2019 Investeringar för 2017-2019 finns att läsa i tabell 6. Nedan är dem största punkterna för investeringar för 2017 uppräknade. I posten periodiskt underhåll av fastigheter ingår ett utbyte av ventilationssystem i en av våra större fastigheter. Två släckbilar som var planerade till 2016 flyttas fram till 2017. Ett höjdfordon som var planerat till 2017 har tidigarelagts till 2016. Nya motorer till brandbåten Mareld af Södertörn är planerat. Den långsiktiga utbytesplanen av transportfordon flyttas fram då investeringsbehovet i övrigt är stort. I posten räddningsmateriel och övriga inventarier ingår bland annat kikarsikten till skytteverksamheten, hoppkuddar, kemdräkter, maskiner till individuell träning m.m. Nytt larmhanteringssystem som ska ersätta Larm 2000 på räddningscentralen är inplanerat 2017. Räddningsrobotens utveckling går verkligen framåt. Posten har flyttats fram under fler år då det är ett pågående utvecklingsarbete under ledning av Relisator AB tillsammans med MSB, KTH, universiteten i Linköping och Örebro samt Södertörns brandförsvarsförbund. Södertörns brandförsvarsförbund Sid 20
Total (tkr) Utfall Budget Budget Prognos Prognos 2015 2016 2017 2018 2019 Intäkter Kommunbidrag 294 371 301 653 308 193 314 772 322 110 Kapital avsatt till pensioner 1 515 5 637 5 867 13 118 Övriga intäkter 33 545 36 416 40 128 42 500 43 600 Summa intäkter 327 916 339 584 353 958 363 139 378 828 Kostnader Utbetalda pensioner -25 884-31 058-34 747-37 026-40 096 Förändring pensionsskuld -7 921-8 258-7 129-8 144-9 454 Övriga personalkostnader -211 243-227 411-234 214-241 240-247 994 Lokalhyra -6 057-6 156-6 240-6 334-6 429 Övrigt -46 250-46 563-48 356-46 070-48 343 Räntenetto -3 786-3 106-7 487-7 245-10 452 Avskrivningar -15 562-16 832-15 585-16 880-15 860 Summa kostnader -316 703-339 384-353 758-362 939-378 628 Nettoresultat 11 213 200 200 200 200 Tabell 2. Ledning och stöd (tkr) Intäkter Utfall Budget Budget Prognos Prognos 2015 2016 2017 2018 2019 Kommunbidrag 294 371 301 653 301 653 314 772 322 110 Kapital avsatt till pensioner 1 515 5 867 13 118 Övriga intäkter 830 880 880 800 800 Summa intäkter 295 201 302 533 304 048 321 439 336 028 Kostnader Utbetalda pensioner -26 093-31 058-34 747-37 026-40 096 Förändring pensionsskuld -9 461-8 258-7 129-8 144-9 457 Övriga personalkostnader -15 959-16 225-16 413-16 908-17 378 Räntenetto -4 554-3 106-7 129-7 245-10 452 Övriga kostnader -5 902-6 261-5 082-4 500-4 500 Summa kostnader -61 969-64 908-70 500-73 823-81 883 Nettoresultat 233 232 237 625 233 548 247 616 254 145 Tabell 3. Södertörns brandförsvarsförbund Sid 21
Produktion (tkr) Utfall Budget Produktion Fastighet Summa Prognos Prognos 2015 2016 2017 2017 2017 2018 2019 Intäkter 32 816 35 536 36 071 3 501 39 572 40 700 41 300 Personalkostnader -195 980-211 186-217 801-217 801-224 355-230 616 Övriga kostnader -59 936-57 134-45 608-11 251-56 859-57450 -58 200 Nettoresultat -223 100-232 784-227 338-7 750-235 088-229 148-233 813 Tabell 4. Södertörns brandförsvarsförbund Sid 22
Driftbudget 2017-2019 (tkr) Utfall Budget Budget Prognos Prognos 2015 2016 2017 2018 2019 Ledning och stöd Intäkter 729 880 610 800 800 Personalkostnader -15 263-16 225-16 413-16 905-17 378 Övriga kostnader -4 606-6 261-5 082-4 500-4 500 Nettoresultat -19 140-21 606-20 885-20 605-21 078 Produktion Intäkter 29 350 31 887 36 071 37 000 37 500 Personalkostnader -195 980-211 186-217 801-224 335-230 616 Övriga kostnader -49 298-45 787-47 608-45 900-46 200 Nettoresultat -215 928-225 086-229 338-233 235-239 316 Fastigheter Intäkter 3 466 3 649 3 501 3 700 3 800 Lokalhyra -6 057-6 156-6 240-6 334-6 429 Övriga kostnader -10 638-11 347-11 251-11 550-12 000 Nettoresultat -13 229-13 854-13 990-14 184-14 629 Finansiering Kommunbidrag 294 371 301 653 308 139 314 772 322 110 Jämförelsestörande intäkter 2 730 Eget kapital avsatt till pensioner 1 515 5 637 5 867 13 118 Utbetalda pensioner -25 884-31 058-34 747-37 026-40 096 Förändring pensionsskuld -7 921-8 258-7 129-8 144-9 457 Räntenetto -3 786-3 106-7 487-7 245-10 452 Nettoresultat 259 510 260 746 264 413 268 224 275 223 Summa intäkter 330 646 339 584 353 958 362 139 377 328 Summa personalkostnader -245 048-266 727-276 090-286 410-297 547 Summa övriga kostnader -74 385-72 657-77 668-75 529-79 581 Nettoresultat 11 213 200 200 200 200 Ackumulerat eget kapital 85 368 85 568 85 768 85 968 86 168 Tabell 5. Södertörns brandförsvarsförbund Sid 23
Investeringar 2017 2019 (tsk) Tabell 6. Budget Budget(2) Utfall Budget Budget(2) Prognos Budget Prognos Prognos 2015 2015 2015 2016 2016 2016 2017 2018 2019 Fastigheter Utbyggnad av Lindvreten* 1 939 Periodiskt underhåll fastigheter 1 000 1 000 436 700 700 700 Ventilation Haninge* 0 0 0 0 Summa fastigheter 1 000 1 000 2 375 0 0 0 700 700 700 Maskiner o inventarier brand Släckbilar 3 900 3 900 410 3 800 7 300 7 300 7 600 4 200 Lastväxlare/tankbil 2 500 2 000 Höjdfordon 6 000 6 000 6 000 6 500 Räddningsbåtar 2 000 Transportfordon 2 500 2 500 2 180 2 600 3 000 3 000 1 000 2 700 2 700 Räddningsmateriel och övriga inventarier 3 400 3 400 2 423 3 500 3 500 3 500 3 600 3 600 3 700 Modernisering larmhantering 2 000 Räddningsrobot 1 500 1 500 0 1 500 1 500 1 500 1 500 Lastbil för interna transporter 2 000 Verksamhetssystem 2 200 2 200 474 Rakel 18 2 200 Summa maskiner o inventarier brand 13 500 13 500 5 505 17 400 21 300 21 300 19 900 15 300 14 600 Total 14 500 14 500 7 880 17 400 21 300 21 300 20 600 16 000 15 300 *Investeringar vilka behandlas som särskilt ärende i direktionen Södertörns brandförsvarsförbund Sid 24
DOKUMENTINFORMATION Dokumentets historia Upprättad/ reviderad: 2016-09-01 Upprättad/ reviderad av: VIS Kontrollerad av 1: Kontrollerad av 2: Godkänd av: Ersätter: