Uppföljning av genomförda granskningar KPMG AB 8 februari 2011 Antal sidor: 7
Innehåll 1. Sammanfattning 1 1.1 Bedömning 1 1.1.1 Bisysslor 1 1.1.2 Driftkostnader och investeringar 1 1.1.3 Moms 1 2. Uppdrag 2 3. Bakgrund 2 4. Syfte och inriktning 2 4.1 Syfte 2 4.2 Inriktning 2 5. Genomförande 3 6. Avgränsning 3 7. Resultat av granskningen 3 7.1 Granskning av bisysslor 3 7.1.1 Uppföljning 4 7.2 Granskning av styrning och rutiner för redovisning av driftskostnader och investeringar 5 7.2.1 Uppföljning 5 7.3 Mervärdesskatt 6 7.3.1 Uppföljning 7
1. Sammanfattning De förtroendevalda revisorerna i har beslutat att genomföra en uppföljning av utförda granskningar. Uppföljningen omfattar revisionsrapporter avseende granskningar av bisysslor (rapport år 2005 och uppföljning 2007), driftkostnader och investeringar (rapport år 2006 och uppföljning 2007) och moms (rapport år 2008). 1.1 Bedömning 1.1.1 Bisysslor Kommunen har sen år 2006 en policy för bisysslor. Den reglerar hanteringen av anställda som innehar bisysslor. Enligt policyn ska en uppföljning ske årligen. Hur denna uppföljning ska göras är upp till respektive nämnd som i sin väsentlighets- och riskbedömning beslutar om uppföljning av bisysslor i den årliga uppföljningen av internkontrollplanen. Detta innebär att uppföljningen ser olika ut mellan nämnderna. Det innebär också att kommunstyrelsen inte har någon förvaltningsövergripande kontroll över förekomsten av bisysslor. Revisionens uppfattning är att kommunstyrelsen bör upprätta rutiner för en årlig förvaltningsövergripande kontroll över förekomsten av bisysslor. Eftersom kommunen inte har en tillfredsställande kontroll av anställdas bisysslor finns det risk för att kommunen genomför inköp från företag (associationer) där anställd har en bisyssla, funktionärspost eller annat personligt intresse. 1.1.2 Driftkostnader och investeringar Granskningen av styrning och rutiner för redovisning av driftskostnader och investeringar har utförts 2006 och 2008. Syftet med granskningarna har varit att bedöma om kommunen hade en ändamålsenlig styrning av vad som avser investering eller driftskostnad, att det finns rutiner för kontering och kontroller så att interna riktlinjer och externa krav uppfylls. Revisionen har tidigare år noterat brister vad avsåg klassificeringen av vad som avser en investering då det noterats att driftskostnader felaktigt redovisats som en investering. erna som avlämnats till kommunstyrelsen i samband med dessa granskningar för yttrande innehöll rekommendationer. Sammanfattningsvis kan vi konstatera att förbättringar skett för de flesta områden där synpunkter framförts. Fortfarande finns förbättringsutrymme. 1.1.3 Moms en som avlämnades till kommunstyrelsen i samband med denna granskning innehöll rekommendationer. Sammanfattningsvis kan vi konstatera att förbättringar skett för de flesta områden där synpunkter framförts. Enligt vår bedömning har kommunen nu en större medvetenhet om de frågeställningar som rör mervärdesskatt samt att ytterligare personer är insatta i rutinerna. Förbättringar kan fortfarande ske avseende att upprätta en komplett rutinbeskrivning för momshanteringen samt att upprätta rutiner för intern kontroll i momshanteringen. 1
2. Uppdrag De förtroendevalda revisorerna i har beslutat att genomföra en uppföljning av utförda granskningar. Uppföljningen omfattar revisionsrapporter avseende granskningar av bisysslor (rapport år 2005 och uppföljning 2007), driftkostnader och investeringar (rapport år 2006 och uppföljning 2007) och moms (rapport år 2008). 3. Bakgrund Kommunallagen och god revisionssed förutsätter att all verksamhet granskas årligen. Med all verksamhet avses enligt god revisionssed styrelsens och nämndernas verksamheter som utförs inom deras verksamhetsområden och på ett övergripande plan. Revisorerna genomför årligen en övergripande granskning av den styrning som styrelsen, nämnder och förvaltningar utövar för att uppfylla den uppgift och nå de mål som givits av fullmäktige. Under 2010 inriktas denna granskning mot intern kontroll. För att kommunrevisionens uppgift ska få avsedd effekt är det angeläget att kommunen själv har en egen kontroll över att åtgärder vidtas och rapporteras i den omfattning och inom den tidsram som utlovas i kommunens yttrande. Av detta följer att kommunens förtroendevalda revisorer med automatik bör få en återkoppling från kommunens sida över resultatet av vidtagna åtgärder. Information om resultatet är en del av underlaget för revisorernas bedömning om styrelsens och nämndernas verksamhet: Bedrivs enligt kommunfullmäktiges mål och riktlinjer samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Omfattas av en intern kontroll som är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. 4. Syfte och inriktning 4.1 Syfte Syftet med granskningen var att bedöma om styrelsen och nämnderna har vidtagit rimliga åtgärder i förhållande till revisionens rekommendationer och kommunens lämnade yttrande. 4.2 Inriktning I granskningen ingick att översiktligt dokumentera och bedöma: 2
Om kommunens yttrande i rimlig grad beaktat de i revisionsrapporterna framförda bristerna och rekommendationerna. Vilka förändringar har skett efter det att revisionsrapporten lämnades och fram till i dag. Om vidtagna åtgärder och/eller resultatet av genomförda förändringar har rapporterats till ansvarig nämnd. 5. Genomförande Genomförandet av granskningen har bl.a. att omfattat: Insamling och genomläsning av revisionsrapporter, missiv, yttranden och rapport över vidtagna åtgärder. Intervjuer med ansvariga tjänstemän. Verifiering genom stickprov av kvalitén i planer, vidtagna åtgärder och intern rapportering. Analys och bedömning av resultat av insamlade regler, planer, rapporter och intervjuer. Arbetet från KPMG har genomförts av Per Wiklander och Lena Forssell. en har saklighetskontrollerats av Mona Persson, personalstrateg, och Magnus Haraldsson, ekonom. 6. Avgränsning Uppföljningen kommer att genomföras utifrån rekommendationer i revisionsrapporter, missiv och kommunens yttrande om utlovade åtgärder. Verifiering av kommunens egen uppföljning, utvärdering och rapportering av vidtagna åtgärder kommer att ske genom stickprov. 7. Resultat av granskningen Granskningens resultat beskrivs under punkt 7.1-7.3 varvid framförda synpunkter i revisionsrapporterna kommenteras. Avstämning har skett mot erhållna svar från kommunstyrelsen och en bedömning har gjorts om rimliga åtgärder vidtagits i förhållande till revisionens synpunkter. 7.1 Granskning av bisysslor En revisionsrapport angående bisysslor gjordes under 2005. Rapporten konstaterade sammanfattningsvis att det saknades fungerande regler och rutiner för hur bisysslor skall hanteras och att det saknades rutiner för att kartlägga omfattningen av bisysslor. Det konstaterades också att det fanns ett behov av intern kontroll beträffande bisysslor i relation till upphandling och inköp mellan företagen och kommunen. 3
Kommunstyrelsen lämnade yttrande över revisionsrapporten i dec 2005 och i enlighet med de synpunkter som framförts av revisorerna så har en bisysslepolicy utarbetats. I policyn ingår rutiner och regler för hantering av bisysslor i. Policyn är fastställd av kommunstyrelsen och gäller fr.o.m. 2006. Till policyn hör bilagor där det tydligt framgår vilka moment som ingår i rutinen, vem som är ansvarig samt hur arbetet skall utföras och dokumenteras. En uppföljningsgranskning gjordes år 2007. Granskningen konstaterade att rutinen om att regelbundet fråga de anställda om de innehar bisysslor samt dokumentation av svar ej sker i enlighet med policyn för bisysslor. Inom Socialnämndens verksamhet fanns en sammanställning av svar men för övriga nämnder fanns brister. Uppföljning av efterlevnaden av policyn bör enligt revisorerna ingå som ett led i den interna kontrollen. Nämnderna bör också i enlighet med policyn begära in sammanställning av bisysslor årligen. Kommunstyrelsens säger i sitt yttrande, 2008-03-06, att det finns brister i uppföljningen men att problemet inte är stort. I och med att kommunens arbetsplatser är små anser man att det kommer fram om bisysslor inverkar på verksamheten. Kommunstyrelsens ståndpunkt är att den årliga sammanställningen, enligt policy, som rapporteras till respektive nämnd ska göras och huruvida kontroll av bisysslor ska utgöra en del av den internkontrollplanen eller ej ska avgöras av den väsentlighets- och riskbedömning som ligger till grund för denna. 7.1.1 Uppföljning Den policy för bisysslor som gäller fr.o.m. 2006 gäller fortfarande. Varje förvaltning jobbar utifrån policyn men har sina egna rutiner för uppföljning. Bisysslor och uppföljningen av dessa ligger som en del i internkontrollen och i respektive nämnds uppföljningsplaner. Enligt kommunstyrelsens yttrande på 2007 års uppföljningsgranskning av bisysslor så är det upp till varje nämnds väsentlighets- och riskbedömning om och hur uppföljningen ska ske. Socialnämnden arbetar utifrån policyn för bisysslor. I den årliga uppföljningen av internkontrollplanen ingår bisysslor som en del. Kontrollen innebär att en sammanställning finns för bisysslor och att bisyssleförteckning uppdaterats. Inom socialnämndens område är arbetsrutinen angående bisysslor att nyanställda i samband med introduktion informeras om reglerna för bisysslor och att den anställde där har skyldighet att informera om eventuella bisysslor. Rutinen är sedan att man under årliga utvecklingssamtal, som alla chefer ska ha med sina anställda, gör en uppföljning om anställda innehar bisysslor. All dokumentation angående anställdas bisysslor samlas på socialförvaltningen som sedan rapporterar till socialnämnden i samband med uppföljning av internkontrollplanen. Socialförvaltningen har en egen mall för utvecklingssamtal. Ingen kommungemensam finns, det är upp till varje förvaltning att ha rutiner för utvecklingssamtalen men frågan om bisysslor ska alltid tas upp enligt policy för bisysslor. Barn- och skolnämnden samt gymnasie- och utbildningsnämnden har upprättat en egen rutinbeskrivning utifrån bisysslepolicyn. Uppföljning görs årligen i utvecklingssamtal och resultatet sammanställs på barn- och utbildningskontoret. Vid uppföljningen av intern- 4
kontrollplanen redovisas sammanställningen. Enligt nämndens delegationsordning ska godkännande av bisyssla anmälas till nämnden. Kommunstyrelseförvaltningen arbetar utifrån policyn d v s att vid introduktion informera om bisysslor och vid årliga utvecklingssamtal följa upp. Miljö- och byggnämnden arbetar utifrån policyn för bisysslor och följer årligen upp eventuella bisysslor i uppföljningen av internkontrollplanen. Kommentar: Det finns rutiner för hantering av bisysslor i och med den policy för bisysslor som är antagen. Svårigheten är uppföljning d v s hur man årligen följer upp vilka bisysslor anställda innehar. Idag är det upp till varje nämnd att besluta om uppföljning, detta innebär att det ser olika ut på förvaltningarna. De stora förvaltningarna har många anställda och många chefer. Ett stort ansvar för uppföljningen ligger hos cheferna som i uppföljningssamtal åläggs att följa upp huruvida bisysslor förekommer eller ej. Det finns också en administrativ svårighet att följa upp förekomsten/förändringen av bisysslor utifrån utvecklingssamtal. Kommunövergripande finns ingen sammanställning eller uppföljning av hur nämnderna arbetar och följer upp förekomsten av bisysslor. Vår uppfattning är att nämnderna i de flesta fall har rutiner kring arbetet med bisysslor men att man arbetar på delvis olika sätt. Det finns ingen sammanställning på kommunövergripande nivå och vår uppfattning är att Kommunstyrelsen bör ta ett samlat grepp om förekomsten av bisysslor. Detta kan göras genom t ex skriftliga förfrågningar varje år till samtliga anställda. 7.2 Granskning av styrning och rutiner för redovisning av driftskostnader och investeringar Granskningen av styrning och rutiner för redovisning av driftskostnader och investeringar har utförts 2006 och 2008. Syftet med granskningarna har varit att bedöma om kommunen hade en ändamålsenlig styrning av vad som avser investering eller driftskostnad, att det finns rutiner för kontering och kontroller så att interna riktlinjer och externa krav uppfylls. Revisionen har tidigare år noterat brister vad avsåg klassificeringen av vad som avser en investering då det noterats att driftskostnader felaktigt redovisats som en investering. erna som avlämnats till kommunstyrelsen i samband med dessa granskningar för yttrande innehöll rekommendationer som vi kommenterar nedan. Sammanfattningsvis kan vi konstatera att förbättringar skett för de flesta områden där synpunkter framförts. 7.2.1 Uppföljning Det är viktigt att kommunen skriftligen tydliggör vilka riktlinjer som skall gälla för klassificeringen mellan investering (anläggningstillgångar) och driftskostnad. Detta bör framgå av reglemente med tillhörande anvisningar. Samtliga ansvariga för denna redovisning på nämnder och förvaltningar bör få nödvändig utbildning i tillämpningen av detta. Kommunen bör ta fram en rutin för att säkerställa att interna riktlinjer och gällande lagstiftning och rekommendationer för investeringar efterlevs. Kommentar: Reglemente för investeringar antogs i april 2007. Reglementet innehåller enligt vår bedömning en tydlig definition av vad som är investering respektive driftskostnad. 5
Kommunens internkontrollplaner innehåller ett moment där det skall ske stickprov för att säkerställa efterlevnaden av reglementet för investeringar. I samband med vår granskning i december 2010 konstateras att några stickprov för 2010 ej utförts. I samband med vår granskning av investeringsobjekt inom Tekniska nämnden samt Barn- och utbildningsnämnden har vi noterat brister i specifikationer och underlag som på ett överskådligt sätt beskriver de bedömningar samt motiverar varför en utgift redovisats som investering i stället för som en underhållskostnad. Kommentar: Hur detta skall behandlas framgår i reglementet för investeringar. Vi noterar också att kommunstyrelsen i samband med behandlingen av investeringsplanen för 2011-2015 lyfter fram och definierar vad som är tillgång respektive driftskostnad Kommunens anläggningsregister har vissa brister då varje enskilt inventarium inte specificeras. Kontrollrutiner i samband med överföringen från bokföring till anläggningsredovisning bör införas. Kommentar: Från och med 2006 specificeras varje enskilt inventarium på ett tydligare sätt i kommunens anläggningsregister varför så kallade samlingsobjekt inte längre förekommer i så stor utsträckning bland nya investeringsobjekt. Då man i vissa fall fortfarande väljer att använda samlingsobjekt bör det finns underlag som visar vilka olika delar investeringen består av. Kommunen genomförde under 2005 en genomgång av substansen i anläggningsregistret varvid ett antal utrangeringar och korrigeringar bokfördes. Vi föreslår att en rutin för återkommande kontrollinventeringar upprättas. Kommentar: Det finns nu en årlig rutin för kontrollinventeringar. Ekonomikontoret tar fram underlag till respektive förvaltning för denna inventering. Kommunen bör upprätta en rutin som säkerställer kontrollen över stöldbegärlig egendom varvid menas tillgångar med väsentligt värde men som ej aktiverats som anläggningstillgång i anläggningsregistret. Kommentar: Reglementet för investeringar innehåller ett avsnitt på hur stöldbegärlig egendom skall hanteras. Förslaget innebär att varje enskild förvaltning själva ansvarar för kontrollen av stöldbegärlig egendom. Förslagsvis bör det ingå i den interna kontrollen att verifiera att så sker. 7.3 Mervärdesskatt Granskning av kommunens hantering av mervärdesskatt skedde under 2008. Syftet med granskningen var att belysa hur kommunens rutiner fungerar mot bakgrund av att mervärdesskattesystemen i kommuner är av komplex natur. Två parallella system skall hanteras, konventionell skattepliktig verksamhet och så kallad Ludvikamoms. Därtill kommer rekvisitioner av särskilda ersättningar i samband med Ludvikamomsen. Risk finns för felaktig hantering av mervärdesskatten i bokföringen, deklarationer och rekvisitioner. en som avlämnades till kommunstyrelsen i samband med denna granskning innehöll rekommendationer som vi kommenterar nedan. Sammanfattningsvis kan vi konstatera att förbättringar skett för de flesta områden där synpunkter framförts. Enligt vår bedömning har kommunen nu en större medvetenhet om de frågeställningar som rör mervärdesskatt samt att ytterligare personer är insatta i rutinerna. Förbättringar kan fortfarande ske avseende att upprätta 6
en komplett rutinbeskrivning för momshanteringen samt att upprätta rutiner för intern kontroll i momshanteringen. 7.3.1 Uppföljning Det bör upprättas en rutinbeskrivning för kommunens momshantering. I rutinbeskrivningen bör avstämningsrutiner och internkontroll för moms beskrivas. Vi föreslår att kontroller avseende momshanteringen dokumenteras och utförs löpande under året för att säkerställa redovisningens tillförlitlighet samt att gällande lagar och regler på området efterlevs. Kommentar: Kommunstyrelsen konstaterar i sitt svar att de synpunkter som revisionen har framfört avseende rutiner och intern kontroll kommer ekonomiavdelningen att ta hänsyn till i det fortsatta utvecklingsarbetet av redovisningen framöver. Någon komplett rutinbeskrivning finns ej framtagen vid vår granskning i december 2010 varför vi föreslår att en sådan upprättas. Dessutom bör rutiner för intern kontroll av momshanteringen införas. En rutin bör införas som ökar säkerheten att samtliga kostnader som berättigar ersättning kommer med i ansökan om återbetalning. Kommentar: Enligt vår bedömning sker detta nu manuellt via uppgifter från leverantörsreskontran. Rutinen kring detta bör förtydliga hur leverantörer och tjänster som berättigar ersättning skall identifieras. Vi föreslår att kommunen ser över hur fördelningen av ingående moms vid förvärv i så kallad blandad verksamhet hanteras. Kommentar: Omfattningen av förvärv i blandad verksamhet bör dokumenteras och vilka fördelningsgrunder som används bör framgå av rutinbeskrivning. Årlig avstämning av tillämpade schabloner mot verkligt utfall bör ske. Vi förslår att kommunen ser över möjligheterna till en avstämningsrutin som säkerställer att utgående moms redovisas för all skattepliktig verksamhet samt att den utgående momsen redovisas på rätt sätt. Kommentar: I vår granskning i december 2010 noteras att kommunen jobbar med att hitta en modell för denna avstämning. Genomgång bör ske så att de fastigheter som är frivilligt momsregistrerade hos skatteverket hanteras korrekt vad avser momsavdrag och momsredovisning. Kommentar: För närvarande är det ingen stor omfattning på det antal fastigheter som är frivilligt momsregistrerade men bör enligt vår bedömning ingå i rutinbeskrivning. KPMG AB, dag som ovan Lena Forssell Certifierad kommunal yrkesrevisor Per Wiklander Revisor 7