HÖGSKOLAN I BORÅS STYRDOKUMENT Sida 1 (7) Representationsregler vid Högskolan i Borås Fastställda av rektor 2012-03-27 att gälla tillsvidare från och med 2012-04-01, reviderade 2013-12-01. Allmänna bestämmelser och rekommendationer Allmänt om representation Representation ingår som ett naturligt led i högskolans kontakter med omvärlden, t.ex. andra högskolor och universitet, enskilda forskare, företag eller liknande. All representation ska emellertid utövas återhållsamt, med omdöme och den ska alltid ha ett omedelbart samband med högskolans verksamhet. Detta gäller både tidpunkten och platsen för representationen samt deltagande personer. Extern representation riktar sig utåt och syftar till att inleda eller utveckla förbindelser som är viktiga för verksamheten eller som ett led i högskolans marknadsföring och PR-verksamhet. Intern representation riktar sig inåt mot högskolans personal och har mer karaktär av personalfrämjande åtgärder, t.ex. personalfester eller informationsmöten. Högskolans representation med alkohol ska alltid präglas av måttlighet. Alkoholhaltiga drycker får inte överskrida 25 % av måltidsutgiften. Alkoholfria alternativ ska alltid erbjudas. Endast i undantagsfall, vid besök av utländska gäster, kan starksprit få ingå i representationskostnaderna. Se vidare reglering i högskolans alkohol och drogpolicy, dnr 627-13. Alkoholhaltiga drycker får inte lämnas utan tillsyn i högskolans allmänna utrymmen vid arrangemang där alkohol serveras. Högskolans regler för representation gäller övergripande för samtliga medel, oavsett finansiär. Avvikelser från dessa regler medför personligt betalningsansvar. Bakgrund De allmänna reglerna om representation utgår från skattelagstiftningen och bestämmelser om vad som är avdragsgill kostnad i näringsverksamhet. Det finns ett direkt samband mellan dessa regler och mervärdesskattelagens regler om rätt till avdrag för ingående moms på utgifter för representation. Regler för redovisning av moms återfinns i bilaga Lathund för redovisning av kostnader avseende representation, gåvor, m.m.
HÖGSKOLAN I BORÅS STYRDOKUMENT Sida 2 (7) Beslut om representation Rektor beslutar om sin egen samt styrelsens representation. På nämnd- och institutionsnivå beslutar respektive ordförande/prefekt. Enhetschefen beslutar om Gemensamma förvaltningens representation och chefen för biblioteks- och läranderesurser beslutar om Bibliotek och läranderesursers representation. Beslut om representation kan delegeras vidare. Dnr 633-07-10. Representation i hemmet skall endast i undantagsvis medges och då med särskild motivering. Beslut tas av ovan nämnda personer. Beslut om representation i hemmet får inte delegeras vidare. Dispens från beloppsgränser I särskilda fall kan rektor fatta beslut om avsteg från gällande beloppsgränser. Tillstånd ska begäras i förväg för varje enskilt tillfälle. Överskridande av beloppen utan rektors medgivande kan innebära att den som fungerat som värd blir personligt betalningsansvarig för det överskridande beloppet. Begäran om avsteg sker genom rektorsbeslut. Efter föredragning på rektors beslutmöte, lämnas det underskrivna beslutet till registraturet för diarieföring. Kopia på beslutet skickas till ekonomiavdelningen. Extern representation Kostnaden vid extern representation får enligt högskolans interna regler uppgå till högst 400 kr exklusive moms per person och representationstillfälle. Representation får inte vara lyxbetonad. Ofta återkommande extern representation riktad till en och samma person eller grupp av personer ska inte förekomma. Vid extern representation ska antalet deltagare från högskolan vara väl avvägt i förhållande till antalet gäster. Detta innebär att antalet deltagare från högskolan endast i undantagsfall får överstiga antalet externa gäster. Ersättning för deltagande av högskolerepresentants eller gästs make/maka medges endast undantagsvis och med särskild motivering. Beslut fattas av prefekt/enhetschef. Inom kostnadstaken för extern representation ska per representationstillfälle rymmas samtliga kostnader för lunch/middag/supé inklusive drycker, serveringsavgift och liknande kostnader. Dricks kan i undantagsfall lämnas vid restaurangbesök. Beloppet får inte överstiga 5 % av representationskostnaden. Dricks ska rymmas inom beloppsgränsen. Beloppsgränsen på 400 kr för representation gäller för ett representationstillfälle, om tillfället täcker både lunch och middag under en dag ska kostnaderna för båda rymmas inom taket. Högsta underlag för momsavdrag är 90 kr/person för varje enskild måltid. Förutom lunch, middag eller supé kan extern representation även avse andra måltidsutgifter t.ex. enklare förtäring i samband med invigningar, informations- eller marknadsföringsaktiviteter. Kostnaden för enklare förtäring får uppgå till högst 100 kr exklusive moms per person och representationstillfälle. Högsta underlag för momsavdrag är 60 kr/person.
HÖGSKOLAN I BORÅS STYRDOKUMENT Sida 3 (7) Beträffande kringkostnader för lokalhyra, utgifter för musikunderhållning m.m. eller teaterbesök och liknande arrangemang får kostnaden uppgå till högst 180 kr exklusive moms per person och representationstillfälle. Högsta underlag för momsavdrag är 180 kr/person. Intern representation Vid intern representation, till exempel personalfest, informationsmöte eller liknande, får kostnaden för måltidsutgifter uppgå till högst 400 kr exklusive moms per person och representationstillfälle. Kostnaden för måltidsutgifter för enklare förtäring får uppgå till högst 100 kr exklusive moms per person och representationstillfälle. Se bilaga. Enligt Skatteverket är informationsmöten och dylikt riktade mot studenter att ses som intern representation. Kostnaden får uppgå till 150 kr exklusive moms per person och representationstillfälle. Skatteverket har utfärdat riktlinjer som innebär att personalfester (inkluderar julbord), där arbetsgivaren bjuder, inte bör överstiga 2 gånger/år. Med informationsmöte avses ett internt möte där arbetsgivaren samlar personalen, projektgrupp eller liknande och delger viktig information eller uppstart/planering av ett nytt projekt. Här ska finnas en agenda med program eller dagordning där syftet och innehåll framgår, samt uppgift om deltagare och eventuell inbjudan. Informationsmöten, där representation ingår, får inte hållas regelbundet med kortare mellanrum (var eller varannan vecka). Inom kostnadstaken för intern representation, måltid, ska per representationstillfälle rymmas samtliga kostnader för lunch/middag/supé inklusive drycker, serveringsavgift och liknande kostnader. Dricks kan i undantagsfall lämnas vid restaurangbesök. Beloppet får inte överstiga 5 % av representationskostnaden. Dricks ska rymmas inom beloppsgränsen. Beträffande kringkostnader vid personalfest, t.ex. lokalhyra, utgifter för musikunderhållning m.m. eller teaterbesök och liknande arrangemang får kostnaden uppgå till högst 180 kr exklusive moms per person och representationstillfälle. Särskilda regler gäller angående momsavdrag, se bilaga. Förfriskningar och annan enklare förtäring, t.ex. kaffe och te i högskolans automater och bulle vid möten betraktas inte som intern representation i bokföringshänseende utan klassas som skattefria förmåner till de anställda. Läs vidare under personalvårdsförmåner.
HÖGSKOLAN I BORÅS STYRDOKUMENT Sida 4 (7) Arbetsmåltid Begreppet arbetsmåltid återfinns inte i skattelagstiftningen. Med arbetsmåltid menas här sådana måltider som intages då och då med olika kollegor på arbetsplatsen under eller i anslutning till arbetet, ofta för att spara tid. Om en mindre grupp anställda träffas för ett arbetsmöte och därefter går på lunch och låter arbetsgivaren betala så ses även det som ett typiskt exempel på en skattepliktig arbetsmåltid. Se bilaga. Huvudregeln är att sådana måltider är skattepliktiga. Tids- och effektivitetsvinster utgör ingen grund för annan bedömning. Det innebär att måltider, bekostade av högskolan och som intas i samband med exempelvis lunchmöten, ska rapporteras till lönehandläggare och förmånsbeskattas. Personen som intagit måltiden ansvarar själv för att meddela lönehandläggaren om kostförmån. Särskild blankett för ändamålet finns. För aktuella belopp och kontering, se bilaga. Kurser och konferenser Kostnader för måltider i samband med utbildning av anställda är inte att betrakta som representation och kan därför bli föremål för förmånsbeskattning hos den anställde. Förmånsbeskattningen gäller inte om följande villkor är uppfyllda: Att det är fråga om interna möten för myndigheten Att sammankomsten har en varaktighet om högst en vecka Att det inte är fråga om regelbundet återkommande möten med korta mellanrum (varje eller varannan vecka) Att måltidsarrangemangen är gemensamma Att den omfattar minst sex timmars effektivt arbete per dag eller är jämt fördelade på 30 timmar under en vecka (högst två timmar nöje/rekreation per dag). Om högskolan håller en konferens en förmiddag på 4 timmar och att sedan de anställda går tillbaka till jobbet blir det ingen förmånsbeskattning. Högskolans beloppsgräns vid lunch till lunch konferens är 2500 kr/person exklusive moms. Vid endagskurser/konferenser är beloppsgränsen 1000 kr/person exklusive moms. Ev. förmånsbeskattning regleras genom Skatteverkets bestämmelser om vissa förmåner vid beräkning av skatteavdrag och arbetsgivaravgifter mm. För aktuella belopp, se tabell Kostförmån. När det gäller avdragsrätten för moms, får momsen dras av på de kostnader som håller sig inom avdragsbegränsningarna avseende mat och underhållning. För utgifter för lunch, middag eller supé är avdragsbegränsningen 90 kr/person och för kringkostnader som underhållning 180 kr/person. Vid lättare förtäring är gränsen 60 kr/person.
HÖGSKOLAN I BORÅS STYRDOKUMENT Sida 5 (7) Gåvor och uppvaktning Gåvor kan indelas i tre kategorier: reklamgåvor, representationsgåvor samt gåvor till anställda. Reklamgåvor Här avses artiklar av förhållandevis obetydligt värde (högst 200 kr exklusive moms) ofta med högskolans logo. Representationsgåvor För representationsgåvor finns krav på omedelbart samband med verksamheten (på samma sätt som för representation). Representationsgåva kan vara t.ex. en blomsteruppsats, fruktkorg eller bokgåva som, istället för måltid, överlämnas i samband med att viktiga avtal undertecknas, samarbeten inleds eller avslutas, invigningar eller jubileer. Vid representationsgåvor måste även reglerna om muta och bestickning beaktas. Gåvor till externa kontakter i samband med helger, personliga högtidsdagar och dödsfall klassificeras också som representationsgåvor men anses inte ha tillräckligt samband med verksamheten. Därmed medges inget momsavdrag, se bilaga. Vid representationsgåva får kostnaden uppgå till högst 400 kr exklusive moms. Gåva till anställd Huvudregeln är att gåvor från arbetsgivaren är skattepliktiga. Uppvaktning av enklare art med blommor vid disputation, anställningens upphörande får uppgå till maximalt 400 kr inklusive moms. Sådan uppvaktning klassificeras som personalvård och är skattefri för den anställde. Det finns vissa typer av gåvor från arbetsgivaren som är särskilt undantagna från skatteplikt. Skattefriheten gäller i de fall som räknas upp nedan när gåvans värde inte överstiger respektive belopp. Överskrids beloppet blir hela gåvan skattepliktig. Julgåva värdet får inte överstiga 400 kr inklusive moms. Jubileumsgåva med jubileumsgåva menas gåva till anställd när myndigheten firar 25-, 50-, 75- eller 100-årsjubileum. Värdet av gåvan får inte överstiga 1200 kr inklusive moms. Vid bedömningen av gåvans värde tas inte hänsyn till om det är försedd med inskription eller ej. Minnesgåva gåva av minneskaraktär som lämnas till varaktigt anställd (minst 6 år) i samband med att den anställde uppnår en viss ålder (t.ex. den anställdes 50- årsdag), efter viss anställningstid (25 år eller mer). Enligt högskolans regler får värdet inte överstiga 1200 kr inklusive moms Skattefriheten gäller inte för kontanta medel (presentkort som går att byta mot kontanter likställs med kontanta medel). Överstiger gåvans värde beloppsgränserna ovan kan den anställde bli skatteskyldig från första kronan. Gåvor till anställda regleras genom Skatteverkets bestämmelser om vissa förmåner vid beräkning av skatteavdrag och arbetsgivaravgifter m.m. Reglerna framgår av SKV M 2011:25, i övrigt hänvisas till Personalavdelningen
HÖGSKOLAN I BORÅS STYRDOKUMENT Sida 6 (7) Välgörenhet Myndigheter bör inte lämna bidrag till välgörande ändamål, välgörenhetsfonder, ideella organisationer oh liknande, om det inte är en del av myndighetens verksamhet och framgår av regleringsbrev eller annat beslut. Underlag Utgifterna ska verifieras med kvitto/restaurangnota som ska kompletteras med anteckningar som utvisar följande: Datum för representationen Syfte med representationen Namn, yrke eller funktion på samtliga personer som har deltagit samt vilken organisation de representerar. Skriftligt godkännande om representationen avviker från gällande regler avseende representation i hemmet, beloppsgränser och representation gentemot make/maka. Alla underlag, inklusive uppgifterna ovan, ska bifogas reseräkning eller faktura. S.k. kontokortsslip godkänns inte som underlag för att verifiera utgifter för representation. Vid enklare förtäring i samband med t.ex. öppet hus, invigningar och liknande, där antalet deltagare är fler än 15 personer, är det godtagbart att endast antal och gruppen anges. Personalvårdsförmåner Utöver de gåvor som faller inom ramen för högskolans regler för representation kan arbetsgivaren lämna vissa enklare s k personalvårdsförmåner skattefritt till sina anställda. Personalvårdsförmåner klassas inte som representation utan anses som en kostnad för verksamheten. Som exempel på förmåner av detta slag kan nämnas förfriskningar på arbetsplatsen ex bullar på möte, personalutflykter och enklare blomsterbuketter vid födelsedagar, sjukdomar osv. Kostnader för personalvårdsförmåner ska konteras på konto 4981. Mutor och bestickning Inom den offentliga förvaltningen arbetar vi på medborgarnas uppdrag och i deras intresse. Medborgarnas förtroende för den offentliga förvaltningen fordrar att de anställda inom förvaltningen inte låter sig påverkas av ovidkommande önskemål eller hänsyn i arbetet. En anställd inom en offentlig förvaltning får aldrig missbruka sin ställning. Lagregler om mutor och bestickning finns i brottsbalken och misstanke om dessa brott utreds av åklagare. I det fall domstol finner att brott begåtts riskerar man böter eller fängelse.. Mutbrott begås när en arbetstagare, eller uppdragstagare, tar emot en muta för sin egen eller för någon annans räkning för att utöva sitt arbete. Lagen om mutbrott gäller även om en arbetstagare begär en muta eller låter sig bli utlovad en muta. (20 kap 2 brottsbalken)
HÖGSKOLAN I BORÅS STYRDOKUMENT Sida 7 (7) Anställda vid högskolan ska tänka sig noga för inför erbjudanden om gåvor, testamentsförordnanden, rabatter, provisioner, måltider, resor, konferenser, fritidserbjudanden, tjänster eller krediter, men också mer dolda erbjudanden såsom exempelvis inköp till självkostnadspris. Vid osäkerhet om hur ett erbjudande om en gåva eller förmån ska hanteras, tillfrågas närmsta chef. En otillbörlig gåva kan dock inte bli tillbörlig genom att en chef godkänner den. För mer information, gå in på högskolans webbplats under personal/anvisningar och regler/anställningsinformation/mutor och jäv.