Rapport Dnr: BN2016/6 1 (6) 2016-11-22 Byggnadsnämnden Rapport intern kontroll 2016 Beslutsförslag Byggnadsnämnden beslutar: Att godkänna av förvaltningen upprättad skrivelse, daterad 2016-11-22, avseende granskning år 2016 i enlighet med reglementet för intern kontroll samt överlämna rapporten till kommunstyrelsen och kommunens revisorer för kännedom. Bakgrund och sammanfattning Kommunfullmäktige antog 2011-11-23 ( 147) ett nytt reglemente för intern kontroll. Förändringen innebär att reglementet inte bara omfattar ekonomiska rutiner utan även övergripande system för styrning av verksamheten. Enligt reglementet ( 8) ska nämnderna varje år anta en plan för granskning samt uppföljning av den interna kontrollen. Så har också skett inom byggnadsförvaltningen som vid sitt sammanträde 2016-03-01 ( 22) antog planen för 2016 års granskning. Varje nämnd ansvarar för att den egna interna kontrollen i verksamheten är tillräcklig. Syftet är att säkerställa att kravet på rättvisande och fullständig redovisning uppfylls, att inga allvarliga fel begås, att lagar och förordningar efterlevs samt att skydda personal och förtroendevalda från oberättigade misstankar. En viktig del i arbetet för en god intern kontroll blir därmed att skapa tillförlitliga system och rutiner. Årets granskning har genomförts enligt planen och innehåller följande: Kommungemensamma granskningsområden 1. Direktupphandling 2. Jäv 3. Timlön 4. Uppföljning av 2015 års granskning Nämndspecifika granskningsområden 5. Införande av nytt ärendehanteringssystem 6. Uppföljning av rehabiliteringsutredning 7. Jäv, mutor och gåvor

2 Granskningen visar att system och rutiner för kontrollerade områden fungerar i allt väsentligt. Förslag till åtgärder för årets granskningspunkter är att sammankalla personalen för bygglovsenheten för att dela erfarenheter och tips för ärendehanteringssystemet Castor. Vidare bör även information om jäv, mutor och gåvor ges till all personal inom förvaltningen samt vid introduktion av nyanställda. Föregående års förslag till åtgärder har inte varit aktuella att påbörja eller kommer att följas upp längre fram. Kommungemensamma granskningsområden 1. Direktupphandling Syftet med granskningen är att säkerställa att riktlinjerna följs för direktupphandlingar över 100 000 kronor. Aktuella kontrollmål: Att direktupphandlingar sker enligt kommunens riktlinjer. Att direktupphandlingar görs i avsett IT-system. Metod och avgränsning Granskningen har skett med rapportuttag i ekonomisystemet på inköp från leverantörer på belopp mellan 100 Tkr och 500 Tkr under 2015. Resultat och analys Totalt kom sju leverantörer upp i belopp mellan 100 Tkr och 500 Tkr. Av dessa sju var fyra leverantörer av programvaror där verksamheten hade löpande kostnader för licenser och underhåll från sedan tidigare upphandlade leverantörer. Övriga leverantörer var en myndighet, en tidningskoncern (annonser) och en centralt upphandlad leverantör för resor. Med hjälp från upphandlingsavdelningen kunde det konstateras att ingen direktupphandling gjorts under 2015. Förslag till åtgärd Inget förslag till åtgärd. Granskningen har utförts av ekonom på byggnadsförvaltningen. 2. Jäv Granskningen har genomförts som ett nämndspecifikt kontrollområde. 3. Timlön Ovanstående granskningspunkt har inte varit relevant för byggnadsnämnden då det inte förekommit att några timlöner betalats ut.

3 4. Uppföljning av föregående års granskning Förra året granskades ansökan av bidrag, införande av nytt ärendehanteringssystem, verkställighet av beslut samt flextidssaldon. Av granskningen framkom att samtliga verksamheter saknade rutiner för att söka bidrag. Som förslag till åtgärd rekommenderades att en nedskriven rutin borde tas fram för att underlätta framtida sökande. Det har inte gjorts pga. att den person som var insatt i bidragssökande avslutat sin tjänst. En checklista håller på att tas fram centralt. När det gäller införande av nytt ärendehanteringssystem kunde det konstateras att upphandlingsprocessen hade följt de rutiner som finns kring upphandling och inga förslag till åtgärd behövde ges. Ingen uppföljning har gjorts. Vidare granskades hur det säkerställs att beslut verkställs samt om det finns någon rutin för återrapportering/uppföljning av beslut/uppdrag. Här kunde det konstateras att där lov och tillstånd sökts har inarbetade rutiner fungerat i allt väsentligt. I de fall åtgärder gjorts utan lov och tillstånd behöver mer resurser läggas för att kunna följa upp det. Ett arbete med tillsynsplaner har inletts och en ny tjänst inrättats. Någon uppföljning av tillsynsplaner har därför inte gjorts i 2016 års granskning. För att det ska vara givande behöver arbetet ha kommit längre än vad det nu har gjort. Uppföljning av detta kommer längre fram. För området flextidssaldon undersöktes i vilken omfattning höga flextidssaldon förekom samt om det fanns någon orsak till varför de uppkommit. Som förslag till åtgärd föreslogs att en översyn av arbetsfördelningen borde inledas. Efter uppföljning under hösten kan det konstateras att det sammanlagda flextidssaldot för bygglovspersonalen har minskat med nästan 100 timmar. En ny tjänst har tillkommit, vilket kan ha bidragit till minskningen. Någon översyn av arbetsfördelningen har därför inte varit aktuell att påbörja. Uppföljningen av föregående års granskning har utförts av ekonom på byggnadsförvaltningen. Nämndspecifika granskningsområden 5. Införande av nytt ärendehanteringssystem Syftet med granskningen är att undersöka hur införandet av Castor skett. Aktuella kontrollmål är: Att framtagna rutiner är ändamålsenliga. Att de som använder systemet fått tillräcklig utbildning. Metod och avgränsning Granskningen har skett genom att personal inom bygglovsenheten fått svara på en enkät.

4 Resultat och analys Enkäten skickades ut till nio personer. Åtta stycken svarade. Av enkäten framkom att trots att införandet gick fort fungerade det på det stora hela bra. Dock ökade arbetsbelastningen för en del när kollegor var upptagna med införandet av Castor. Övervägande delen tyckte att de rutiner som finns var lätta att följa samt att de har fått tillräckligt med utbildning för att använda systemet. På frågan om Castor underlättat hanteringen av bygglovsärenden svarade samtliga ja. Upplevelsen av Castor är att det är effektivt och ger en bra överblick, då allt är samlat på ett ställe. Önskemål finns om att utveckla systemet vidare och komplettera med OVK-modul samt samla personalen för att dela erfarenheter och tips. Förslag till åtgärd Sammankalla till möte med berörd personal för att dela erfarenheter och tips. Granskningen har utförts av ekonom på byggnadsförvaltningen. 6. Uppföljning av rehabiliteringsutredning Avsikten med granskningen är att säkerställa att de rutiner som finns för dokumentation av rehabiliteringsarbetet efterföljs. Aktuella kontrollmål är: Att framtagna rutiner är ändamålsenliga. Att dokumentation sker enligt gällande rutin. Metod och avgränsning Vid sjukfrånvaro på 28 dagar eller längre samt vid korttidsfrånvaro, dvs. fyra gånger inom en sexmånadersperiod, ska chefen göra en rehabutredning med planering för återgång i arbete. Granskning har undersökt om sådan utredning har utförts eller inte. Kvaliteten på utredningen har det dock inte tagits hänsyn till. Kontrollen har skett genom granskning i Adato (kommunens IT-system för dokumentation av rehabiliteringsärenden) av samtliga chefers sjukfrånvaroärenden under de senaste sex månaderna. Resultat och analys Arbetsgivaren har en skyldighet att dokumentera alla samtal som rör medarbetarens sjukfrånvaro och rehabilitering samt de beslut eller överenskommelser som görs i samband med dessa. I Adato följer dokumentationen det enskilda ärendet. Syftet med dokumentationen är dels att följa upp beslutade åtgärder men också att det ska kunna påvisas vad som gjorts i enskilt ärende om det blir aktuellt med en omplaceringsutredning eller andra arbetsrättsliga åtgärder. Rätt använt ger Adato en bra överblick över förvaltningens samtliga rehabiliteringsärenden. Dokumentationen är sekretessbelagd och systemet fungerar som diarium för den dokumentation som sker i varje ärende.

5 Byggnadsförvaltningen är en förvaltning med ett fåtal ärenden av denna art. Dessa har granskats. Undertecknad har funnit att dokumentation skett på tillfredsställande sätt, i enlighet med gällande anvisning etc. Förslag till åtgärd Inga åtgärder av justerande slag anses nödvändiga. Granskningen har utförts av personal- och utvecklingsledare på byggnadsförvaltningen. 7. Jäv, mutor och gåvor De lagar och riktlinjer som finns kring jäv, mutor och gåvor avser att skapa förtroende hos de som berörs av ärendena och hos allmänheten. Syftet med granskningen är att kontrollera att personal inom verksamheten har kunskap om lagar och riktlinjer som rör jäv, mutor och gåvor. Aktuellt kontrollmål är: Att säkerställa att lagar och regler om jäv, mutor och gåvor är kända i verksamheten. Metod och avgränsning Granskningen har utförts genom en enkätundersökning till all personal inom byggnadsförvaltningen. Resultat och analys Enkäten gick ut till 31 personer. Svarsfrekvensen var 58 %. Resultatet av enkäten visade att elva personer av de som svarade ansåg sig ha tillräckliga kunskaper om jäv för att avgöra hur de ska agera i egenskap av tjänsteman i en jävsituation. Två stycken uppgav att de varit med om situationer där de haft svårt att avgöra om de varit jäviga eller inte. Fem svarade att de hade kännedom om jävssituationer inom kommunen som lett till att beslut eller myndighetsutövning påverkats. Undersökningen visade att nio stycken hade kännedom om att jävsregler gäller vid fakturahantering och 14 svarade att jävsregler gäller vid ingående av muntliga och skriftliga avtal. För dessa två frågor utgjorde svarsalternativet Vet inte så gott som resten av svaren. Tre personer svarade att man som både tjänsteman och styrelsemedlem i en förening får attestera eller utfärda faktura till föreningen, vilket inte är tillåtet. Som handläggare får du inte handlägga nya ärenden för en motpart du ligger i konflikt med. Det svarade tio stycken, vilket innebär att åtta anser att det är tillåtet. Om du handlägger ett ärende där konflikt finns kan det ses som delikatessjäv och konsekvensen bli att beslutet överklagas och i slutändan upphävs. För delen i enkäten som rör mutor och gåvor uppgav åtta stycken att de ansåg sig ha tillräcklig kunskap för att avgöra hur de ska agera i egenskap av tjänsteman. Lite drygt hälften uppgav att de vet var kommunens policys och anvisningar finns. Vidare kunde det konstateras att ingen hade utsatts för försök till

6 givande av muta eller gåva. En person har varit med om situationer där det varit svårt att avgöra om den hade kunnat ta emot en gåva utan att detta inneburit tagande av muta eller otillbörlig förmån. Som tjänsteman får man tacka ja till enstaka enklare måltid, vilket tio svarade. Om en motpart/kund/leverantör bjuder på julbord ska man tacka nej. Det svaret gav 17 av de 18 som svarade på enkäten. Vid misstanke om någon form av oegentlighet uppgav sex personer att de vet vem de ska vända sig till. Utifrån enkätsvaren kan det konstateras att kännedomen om jäv, mutor och gåvor i det stora hela ser bra ut. Dock finns det brister i kunskapen om framför allt jäv. Förslag till åtgärd Information om jäv, mutor och gåvor ges till all personal på ett arbetsplatsmöte. Information ges också vid introduktion av nyanställda. Granskningen har utförts av ekonom på byggnadsförvaltningen. Övrig internkontroll Utöver beslutad plan för internkontroll genomförs årligen kontroll av attester och behörigheter i ekonomisystemet, stickprov i redovisningen samt genomgång av anläggningsregistret. Uppföljning av ekonomi och mål sker i delårsrapporter och bokslut. Granskningen av årets internkontroll har utförts av ekonom Anna-Karin Ernst och personal- och utvecklingsledare Jeanette Johansson på byggnadsförvaltningen. Anna-Karin Ernst Byggnadsförvaltningen