6.5 Styr mot målet! Flik 7 Mål: Att hantera de störningar som uppstår. Indata: Tidsmål, tid- och resursplaner, lägesrapporter. Utdata: Uppdaterade planer, korrigerande åtgärder, kunskap. 1. Avstämningar Få projekt går enligt planerna. För att få en uppfattning om läget och kunna bedöma vilka korrigerande åtgärder som krävs måste planerna regelbundet stämmas av. Det innebär att de jämförs med det verkliga läget, avvikelserna analyseras och korrigerande åtgärder sker så att målen nås. AT-kurvan, den ackumulerad timkurvan, är ett viktigt verktyg vid analysen av läget och vid bedömningen sluttiden. Den avser de planerade arbetstimmarna som jämförs med de verkligt nedlagda. Beträffande AT-kurvan se flik 8 punkt 5 hur denna beräknas innan Du går vidare. Med regelbundna avstämningar får vi en möjlighet att löpande informera medarbetare och andra intressenter om den aktuella arbetssituationen så att även de kan anpassa sig efter situationen. Avstämningar bör göras med regelbundna tidsintervall. Lämpligt tidsintervall är varannan vecka. Den som är ansvarig för produktion som planen avser bör göra avstämningarna. Planering av bygg- och anläggningsprojekt 1.0 1
2. Ändringsarbeten Ändringar, dvs tillkommande eller avgående arbeten, bör mängdberäknas, tidsättas och läggas in i planeringsunderlaget dvs behandlas som det ursprungliga underlaget. I tid- och resursplanerna slår vi samman dem med de befintliga aktiviteterna genom att korrigera deras varaktigheter och resurser. Vissa större ändringsarbeten kan vara motiverade att redovisa särskilt i tidplanen. Ändringsarbeten regleras ekonomiskt med beställaren i en särskild rutin. De kräver mer arbete och kostar mer än vad många är medvetna om. 3. Hur stämmer vi av en tidplan? Den lodräta linjen genom tidsskalan och planen kallar vi lämpligen för datumlinje. Sicksacklinjen som går genom de pågående aktiviteterna skall visa andelen av arbetet som är utfört och vad som återstår att göra. Vi kallar den avstämningslinje eller arbetsfront. Om vi anser att 25% av arbetet av en aktivitet är utfört visar vi detta genom att dra avstämningslinjen genom aktiviteten 25% från aktivitetens början. Figuren ovan visar att vi borde utfört 50% av aktiviteten. Dock ligger vi en ruta (t ex vecka) efter. Varför? Planering av bygg- och anläggningsprojekt 1.0 2
Om vi kom igång en vecka för sent innebär det att vi med samma personal kommer att hålla på en vecka längre än aktiviteten visar. Ligger aktiviteten på den kritiska linjen får vi se upp. Vad kan vi göra för att ej bli försenade med aktiviteten? Avvikelser i tidplanen får vi visa på lämpligt sätt med färger, dubbla aktivitetsrader o dyl. Här finns ingen standard utan det gäller att vara tydlig så att läsarna förstår. 4. Avstämning av arbetstimmar Avstämningslinjen säger ingenting om hur vi totalt sett ligger till förrän vi räknat igenom de planerade timmarna. Sick-sack-linjen kan se bra ut men läget vara dåligt ändå. En aktivitet kan ha mycket personal och en annan någon enstaka. I tidplanen ovan kan vi läsa av på AT-kurvan att vi planerat förbruka 400 timmar vid avstämningstillfället. Aktiviteten är försenad en vecka av fyra. Varje vecka är planerad till 100 timmer. Planering av bygg- och anläggningsprojekt 1.0 3
Alltså drar vi bort 100 timmar och konstaterar att de planerade timmarna är 300. De verkligt nedlagda timmarna är i detta fallet 500 timmar. 5. Övning avstämning 1 och 2 Planering av bygg- och anläggningsprojekt 1.0 4
Du ser resultatet av avstämning nr 1 på ett projekt. På AT-kurvan har vi läst av ca 680 timmar. Vi korrigerar för avvikelserna med 1/3 av 376 timmar = -125 timmar. Budget timmar efter justering = 555. Nedlagda timmar = 660 timmar. Vi har förbrukat 105 timmar mera än budgeterat. 6. Övning: Utför motsvarande avstämning nr 2 där Du fått uppgiften att det är nedlagt totalt 1400 timmar. Rita in värdena Du får i kurvan. Planering av bygg- och anläggningsprojekt 1.0 5
7. Lösning avstämning nr 2 Hoppas Du fick samma resultat som visas nedan. Uppgift: Om du analyserar detta vad vill Du göra för åtgärder? Planering av bygg- och anläggningsprojekt 1.0 6
8. Analys På projekt där ett underskott uppstår så här tidigt kommer de vanliga frågorna: Har vi glömt att lägga till inkörningstimmar som vi skall dra av i slutet på tidplanen? Har vi lagt ner tid på etableringsarbeten som vi ej tagit hänsyn till i tidplanen? Har vi utfört extraarbeten som vi ej har kontroll på? Hur många personer har vi haft på de olika aktiviteterna? Följer vi upp detta? Presterar de som vi planerat? Bör vi mäta tidsåtgången - kapaciteterna? Har vi rent av räknat fel? Vid dessa frågor och analyser skänker man varma tankar till de dokumenterade aktivitetsberäkningarna! Observera den horisontella avvikelsen som visar prissatt avvikelse i tiden. Här = två veckor och kurvorna går isär! Planering av bygg- och anläggningsprojekt 1.0 7
9. Åtgärder Ligger de försenade aktiviteterna på den kritisk linjen? Vad kan vi i så fall göra för att ta igen förseningen? Forceringar? Dubblera vissa aktiviteter? Flera arbetsfronter? Ändra metod Ändra i strukturplanen. Mera resurser? Annan utrustning Markera personalstyrkan! För att kunna göra rätt analyser skall antalet personer markeras på aktiviteterna. Lämpligen över aktiviteterna minst varje vecka. Då kan vi beräkna om vi räknat rätt, saknar folk etc. Följ upp tidsåtgången! Samlar Du in tidsåtgången för intressanta aktiviteter så glöm inte att ta med alla moment som hör till jobbet. 10. Rullande planering Med rullande planer styr vi aktiviteterna inom tidsramarna som finns i planerna på högre nivå. Med rullande planering kan vi få alla medarbetare på arbetsplatsen att samverka och irritationer kan undvikas Rullande tidplaner avser den mest detaljerade planeringsnivån och alla pågående arbeten med sina resurser. Planerna avser att ge information om vilka personer som arbetar med en viss aktivitet, vilka svårigheter som är aktuella och hur de skall lösas mm. Begreppet "rullande planering" innebär att planer upprättas för tre till fyra veckor. Efter två veckor upprättas nya planer med en veckas överlapp. På så sätt rullar planeringen... Planering av bygg- och anläggningsprojekt 1.0 8
Med den metod som beskrivs nedan kan vi samordna våra arbeten med sido- och/eller underentreprenörernas arbeten. Rullande tre- eller fyraveckorsplaner Treveckorsplaner som upprättas varannan vecka och överlappar varandra med en vecka är det vanligaste exemplet på rullande planering. Aktivitetsindelningen skall vara så detaljerad på de rullande planerna att enskilda personer kan namnges. På så sätt uppnås bästa informationseffekten där alla medverkande vet vad de skall göra, vad de övriga arbetar med, vilka material som är på gång etc. Genom att planerna förnyas så ofta, sker inga avstämningar utan planerna utnyttjas huvudsakligen som ett samordningsverktyg. Rullande tremånadersplaner Rullande planering kan också genomföras med längre tidsintervall. Rullande tremånadersplaner är ett bra hjälpmedel för arbeten som varar en längre tid. Principen är densamma som för treveckorsplaner. Större vikt läggs dock vid kontinuerlig avstämning och styrning mot planens intentioner. Tremånadersplaner upprättas med en månads överlapp, dvs varannan månad. Rullande tremånadersplaner bör kombineras med rullande treveckorsplaner. Planering av bygg- och anläggningsprojekt 1.0 9
11. Rullande planering - samordningsmöte För att få bästa styreffekt av planeringen skall de rullande planerna upprättas tillsammans med dem som producerar, det vill säga: Laget, lagbas, montörer hos UE eller installatörer, maskinförare etc. Mötena bör hållas regelbundet var/varannan vecka under 45-60 minuter. Den produktionsansvarige bör ansvara för den rullande planeringen. Varje arbetsledare och yrkesarbetare ansvarar för den rullande planeringen för sitt arbetsområde. Förbered A1-blankett (för att rita den rullande planen på) på väggen så att alla kan se. Produktionstidplan på väggen. Aktuella ritningar, sektioner, etc. på bordet. Genomför Gå en sväng på bygget. Stäm inte av den rullande planen gemensamt (om det blir "förhör" undviker folk att komma till mötena). Planera pågående arbeten i detalj på den uppsatta blanketten. Planera de aktiviteter som startar inom 2-3 veckor. Markera nästa möte. Förminska till A3 och distribuera. Planen är en "färskvara". OBS: Lös inte problem på mötet! Det stoppar upp. Skriv ned och lös senare. Tala inte ekonomi på dessa möten Planering av bygg- och anläggningsprojekt 1.0 10
Nedan ett förslag på dagordningspunkter för ett byggdriftmöte. Välj ut de punkter som passar er arbetsplats. Alla punkterna hinns inte alltid med. Rekommenderad tid: Maximalt 1 timme. 12. Checklista för dagordning vid bygg-/samordningsmöte 1 Mötets innehåll Ansvarig Tid - Syfte... - Deltagare... - Tid till förfogande... 2 Genomgång: Dagsläge + allmänt - Avstämning av produktionstidplan... - Är beslut från förra mötet klara?... 3 Uppföljning - Finns aktiviteter som gått/går dåligt?... - Praktiskt: Störningar, leveranser, väder mm... - Kvalitet: Anmärkningar, bestämmelser etc... - Åtgärder?... 4 Planering - Genomgång av veckoprogram/rullande planer... - Organisation, ansvarsfördelning, ordning... 5 Leveranser - Vilka leveranser väntas? (Leveransplan)... - Organisation, mottagningskontroll... 6 Resurser, behov av fördelning - Personal, egen... - Personal, UE... - Maskiner... - Övriga resurser... 7 Placeringsplan - Väsentliga förändringar av disposition... av utrymmen, ändrade vägar, upplag etc... 8 Ordningsfrågor - Gemensamma ordningsfrågor... 9 Skyddsfrågor, kort sammanfattning - Åtgärder... Planering av bygg- och anläggningsprojekt 1.0 11
10 Arbetsberedningar - Hur skall kommande arbeten genomföras?... - Beredningsgrupper:... 11 Handlingar - Frågor angående ritningsdistribution... - Arkitektritningar... - Konstruktions - -... - VVS - -... - El - -... - Övriga... 12 Hinder och störningar -... 13 Övriga frågor - Nästa möte... 13. Resultat från avsnittet När detta avsnitt är klart har vi: Bestämt en rutin för samordningsmöten med rullande planering. Stämt av tidplanen Stämt av arbetstimmarna och beräknat avvikelsen. Analyserat avvikelserna och bedömt lämpliga åtgärder. Upprättat rullande planer med representanter för alla lag och UE på arbetsplatsen så att alla är samordnade och samarbetar. Planering av bygg- och anläggningsprojekt 1.0 12