Sociala nämndernas förvaltning Dnr: 2016/43-NF-700 Ylva Florin Holmsten - ar508 E-post:

Relevanta dokument
Rutiner för tillämpningen av lex Sarah SOSFS 2011:5

Redovisning av avvikelser i form av lex Sarah inom individ- och familjenämndens myndighetsutövning och öppenvård/boende - halvår

Redovisning av avvikelser i form av lex Sarah inom individ- och familjenämndens myndighetsutövning och öppenvård/boende - halvår

Redovisning av systematiskt kvalitetsarbete inom nämndens för personer med funktionsnedsättning verksamhetsområde - halvår , lex Sarah

Sociala nämndernas förvaltning Dnr: 2015/163-NF-751 Ylva Florin Holmsten - ar508 E-post:

Redovisning av systematiskt kvalitetsarbete inom äldrenämndens verksamhetsområde - halvår , lex Sarah

BESLUT. Ärendet Tillsyn av myndighetsutövning i samband med beslut om insatser enligt LSS i Lidköpings kommun.

Lex Sarah-rapport: är en rapport om ett missförhållande eller en påtaglig risk för ett missförhållande enligt 14 kap. 3 SoL respektive 24 b LSS.

Rutin för hantering och handläggning av klagomål och synpunkter

Redovisning lex Sarah Förslag till beslut. Sammanfattning

Redovisning av systematiskt kvalitetsarbete inom nämnden för personer med funktionsnedsättnings verksamhetsområde 2016

1(8) Avvikelse- och riskhantering inom SoL, LSS och HSL. Styrdokument

Föreskrifter och allmänna råd om dokumentation inom socialtjänsten. Ylva Ehn

Redovisning av systematiskt kvalitetsarbete 2018 inom individ och familjenämndens verksamhetsområde

RIKTLINJE. Lex Sarah. Vård- och omsorgsnämnden. Antaget Tills vidare, dock längst fyra år

Bestämmelserna om lex Sarah (SOSFS 2011:5) hittar du på Socialstyrelsens hemsida.

Stöd och lärande. Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom Stöd och Lärande Tomelilla Kommun.

Nationella bedömningskriterier. ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. socialtjänsten

1, Fax Org nr BESLUT Dnr /20141(6)

Övergripande ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom vård och omsorg i Malmö stad

Inspektionen för vård och omsorg (IVO)

Lex Sarah rapport och anmälan av missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande

Lex Sarah rapport och anmälan av missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande

Lokala rutiner för Lex Sarah Mars 2014

Avvikelser och Lex Sarah. Monika Jonasson Robotycka SAS (socialt ansvarig samordnare)

Lokal lex Sarah-rutin Norrmalms stadsdelsförvaltning

Rapport enligt lex Sarah görs normalt på blanketten Blankett för rapport enligt lex Sarah.

Rutiner för tillämpning av lex Sarah

Redovisning systematiskt kvalitetsarbete IFN Förslag till beslut Individ- och familjenämnden godkänner rapport om systematiskt kvalitetsarbete.

Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete

Riktlinje för ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Förslag till beslut Individ- och familjenämnden beslutar att godkänna lag på riktlinje.

Avvikelsehantering inom socialtjänsten

Ändring i äldrenämndens delegationsordning och fastställande av rutiner för 14 kap 3-7 socialtjänstlagen, lex Sarah

Kvalitetsberättelse för 2017

Lagstiftning Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd; SOSFS 2011:5

1(8) Avvikelse- och riskhantering inom SoL, LSS och HSL. Styrdokument

Förslag till beslut Nämnden för personer med funktionsnedsättning godkänner redovisningen av avvikelser i form av klagomål och synpunkter.

Riktlinje för rapportering, utredning och anmälan enligt lex Sarah

Lokala rutiner vid hantering av rapporter och anmälningar enligt lex Sarah. En del av kvalitetsarbetet

Riktlinjer för missförhållanden enligt Lex Sarah. Antagen av socialnämnden Dnr: SN 2015/0132

BESLUT. Inspektionen för vård och omsorg, IVO, har i tillsynen funnit brister i nämndens hantering av förhandsbedömningar. Nämnden ska säkerställa att

Riktlinjer för lex Sarah

Rutin hantering av Lex Sarah

Rutin för avvikelsehantering

Lex Sarah, anmälningsskyldighet

Lex Sarah. Malmö den 9 oktober 2013 och Växjö den 10 oktober 2013 Helena Axestam

SOCIALFÖRVALTNINGEN Lillemor Johansson

Avvikelsehantering inom äldreomsorgen Yttrande till Stadsrevisionen

Lokala lex Sarahrutiner

Lokal lex Sarah-rutin

I rutinen används begreppet missförhållande genomgående i texten men avser både missförhållande och risk för missförhållande.

Riktlinje för rapportering och handläggning av missförhållanden enligt Lex Sarah

Avvikelser, klagomål. och synpunkter inom. Vård- och omsorgsnämnden. verksamheter. Antaget

Avvikande händelser och risker kopplat till verksamhetens kvalitet Riktlinjer

Äldrenämndens rutiner för hantering av lex Sarah

Myndighetsutövning samt dokumentation inom äldreomsorgen

Riktlinjer för Lex Sarah

Avvikelsehantering inom socialtjänsten rapport från Stadsrevisionen

Rutin. Dokumentnamn: Rapportering/utredning av missförhållande

Omedelbara åtgärder När en rapport kommit in ska den som är ansvarig för verksamheten omedelbart vidta de åtgärder som situationen kräver.

Beslutsunderlag Socialstyrelsens beslut den 20 december 2011 Individ- och omsorgsförvaltningens skrivelse den 28 mars 2012

Sammanställning av statliga myndigheters anmärkningar på socialnämndens verksamheter fr.o.m

Övergripande rutin för lex Sarah Omsorg- och välfärdssektorn

Tertialrapport 3 om anmälan från enskild och lex Sarah inom Socialtjänsten 2017

Uppföljning Mångkulturell Hemtjänst i Stockholm AB

Kvalitetsrapport 2018 från socialt ansvarig samordnare, SAS KS2019/49/10

L f} Riktlinje för ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete för socialförvaltningen i I<arlsborg KARLSBORGS KOMMUN

Tertialrapport 2 om anmälan från enskild och lex Sarah inom socialtjänsten 2017

Åtgärder gällande särskilda avgifter

Rutin för rapportering och anmälan gällande lex Sarah Antagen av Barn- och familjenämden 2015-xx-xx

Ledningssystem för god kvalitet

2. lagen (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga, nedan förkortad till LVU,

Ks 352 Dnr Kommunstyrelsen beslutar

RIKTLINJE FÖR RAPPORTERING AV AVVIKELSE inom vård- och omsorgsförvaltningen

Information om Socialstyrelsens nya föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9)

Rutiner. för tillämpningen av Lex Sarah. Social- och fritidsförvaltningen

Rutiner för lex Sarah Arbetsmarknadsnämnden

Varje medarbetare har ansvar för att inom sin enhet aktivt delta i verksamhetens utvärdering

Riktlinjer vid missförhållanden eller påtagliga risker för missförhållanden lex Sarah

Riktlinje gällande klagomål och synpunkter

Rutiner för lex Sarah

Tertialrapport 1 om enskilda klagomål och lex Sarah-anmälningar inom socialtjänsten 2017

Avvikelser inom socialnämnden, andra tertialen 2018

SVANEN HEMTJÄNST AB KVALITETSBERÄTTELSE 2015/2016

Rutin för lex Sarah

Tjänsteskrivelse. Tillsynsärende hemlösa barn

Veroma Omsorgs kvalitetsberättelse

Patientsäkerhetsberättelse för. Daglig Verksamhet, Nytida AB. År Ewa Sjögren

Rutiner för avvikelsehantering och riskhantering

Verksamhetstillsyn avseende korttidsvistelse och myndighetsutövning

Tillgänglighet och bemötande inom individ- och familjeomsorg

3 I enlighet med 7 kap. 3 SoL och 23 a LSS gäller fjärde och sjätte kapitlen i dessa föreskrifter i tillämpliga delar även för enskild verksamhet.

Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Socialnämnden

Resultat från kvalitetsuppföljning i Attendos verksamheter på Baldersvägen, Utmarksvägen och Vesslevägen.

Ärendet. Beslut BESLUT Dnr /20141(7) +nspektionen forvårdochomsorg. Katrineholms kommun Socialnämnden Katrineholm

Återföringsdialog. Tillsyn av förhandsbedömningar gällande barn och unga

Avvikelsehantering, hälso- och sjukvård rutin

Denna patientsäkerhetsberättelse utgör en bilaga till vårdgivarens Patientsäkerhetsberättelse.

Kvalitetsledningssystem för Socialnämnden i Timrå kommun Utgångspunkter, ansvar och processer

Riktlinje. Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete

Transkript:

TJÄNSTESKRIVELSE 1 (2) Sociala nämndernas förvaltning 2016-02-03 Dnr: 2016/43-NF-700 Ylva Florin Holmsten - ar508 E-post: ylva.florin.holmsten@vasteras.se Kopia till Nämnden för personer med funktionsnedsättning Sammanställning av det systematiska kvalitetsarbetet enligt SOSFS 2011:9 gällande myndighetsutövningen Nämnden för personer med funktionsnedsättning Förslag till beslut Nämnden för personer med funktionsnedsättning godkänner redovisningen om sammanställning av det systematiska kvalitetsarbetet. Ärendebeskrivning All verksamhet som bedriver socialtjänst är skyldiga att ha ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete i enlighet med SOSFS 2011:9. Ledningssystemet ska bl a innehålla processer och rutiner som beskriver hur olika arbetsuppgifter ska genomföras och hur avvikelser i form av klagomål/synpunkter respektive lex Sarah ska hanteras. Som en del i det systematiska kvalitetsarbetet ska socialtjänstens verksamheter också genomföra egenkontroller samt ta tillvara, sammanställa och analysera vad som framkommit vid klagomålshantering, hantering av lex Sarah, egenkontroll samt riskanalyser i verksamheten. Förvaltningen har under 2015 hanterat klagomål och synpunkter, genomfört lex Sarah-utredningar och egenkontroller av verksamhetens kvalitet. Förvaltningen har även genomfört ett fortsatt arbete med uppbyggnaden av processer och rutiner för förvaltningens myndighetsutövning. Tillsyn har också genomförts av Inspektionen för vård och omsorg under 2015. Riskanalyser har inte genomförts i den mening som avses i SOSFS 2011:9. Förvaltningen har sammanställt och analyserat det som framkommit av det genomförda systematiska kvalitetsarbetet. Av sammanställning och analys framgår att det finns brister i verksamhetens kvalitet vilka föranleder åtgärder under nästkommande år. En del åtgärder föreslås avslutningsvis i redovisningen. Respektive enhet har också ett eget ansvar för att vidta ytterligare åtgärder för att komma tillrätta med brister i verksamhetens kvalitet. Sociala nämndernas förvaltning har i skrivelse den 3 februari 2016 lagt fram förslag till beslut. Skickad av: Ylva Florin Holmsten - ar508

VÄSTERÅS STAD TJÄNSTESKRIVELSE 2 (2) 2016-02-03 Dnr: 2016/43-NF-700 Bilagor Sammanställning av det systematiska kvalitetsarbetet enligt SOSFS 2011:9 gällande myndighetsutövningen 2015

TJÄNSTESKRIVELSE 1 Diarienr 2016-02-03 2016/43-NF-700 Sociala nämndernas förvaltning Handläggare Ylva Florin-Holmsten Handläggare Ritwa Frang ylva.florin-holmsten@vasteras.se ritwa.frang @vasteras.se Till Nämnden för personer med funktionsnedsättning Sammanställning av det systematiska kvalitetsarbetet enligt SOSFS 2011:9 gällande myndighetsutövningen Nämnden för personer med funktionsnedsättning (NF) 2015 Bakgrund All verksamhet som bedriver socialtjänst är skyldiga att ha har ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete i enlighet med SOSFS 2011:9. Ledningssystemet ska bl a innehålla processer och rutiner som beskriver hur olika arbetsuppgifter ska genomföras och hur avvikelser i form av klagomål/synpunkter respektive lex Sarah ska hanteras. Som en del i det systematiska kvalitetsarbetet ska socialtjänstens verksamheter också genomföra egenkontroller samt ta tillvara, sammanställa och analysera vad som framkommit vid klagomålshantering, hantering av lex Sarah, egenkontroll samt riskanalyser i verksamheten. Verksamheten ska också se till att personalen arbetar i enlighet med processer och rutiner i ledningssystemet, att de deltar i kvalitetsarbetet samt att processer och rutiner uppdateras för ett mer ändamålsenligt arbetssätt när analyserna visar att så behövs. Sociala nämndernas förvaltnings (SNF) kärnverksamheter är myndighetsutövningen inom nämnden för personer med funktionsnedsättning, individ- och familjenämndens samt äldrenämndens verksamhetsområden. Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete för dessa verksamheter byggs upp och publiceras elektroniskt via stadens intranät Insidan Så Jobbar vi. Sammanställningens disposition Sammanställningen är indelad i avsnitten; Uppbyggnad av ledningssystem, Riskanalys, Egenkontroll, Lex Sarah, Klagomål och synpunkter, Tillsyn av IVO, Kommentar/analys samt Planerat systematiskt förbättringsarbete 2016. Under respektive rubriker återfinns fakta för varje delområde inom det systematiska kvalitetsarbetet. I kommentar/analys görs en sammanvägning av vad som framkommit under respektive delområde. Uppbyggnad av ledningssystem Under 2015 har ett fortsatt arbetet bedrivits med att bygga upp ledningssystemets processer och rutiner för biståndsenheten. Biståndsenheten har vid flera tillfällen påbörjat arbetet med att utveckla ledningssystemet, men av olika anledningar har arbetet avstannat. Enhetens huvudprocess samt en hel del rutiner, checklistor och stödmaterial finns publicerat i ledningssystemet, men ett större arbete kvarstår alltjämt. Kontaktpersons- och stödfamiljsverksamheten samt koordinator för daglig verksamhet har tagit fram processer, rutiner, checklistor och stödmaterial för sitt arbete och materialet är publicerat. Ett arbete har gjorts för att ta fram några fler av enhetens stödprocesser så som t ex ersättningsprocessen för personlig assistans.

2 (8) Strateg har tillsammans med arbetsledningen på enheten gjort en planering för omstart av arbetet med ledningssystemet under 2016. Riskanalys Inga riskanalyser avseende verksamhetens kvalitet så som avses i SOSFS 2011:9 är genomförda inom biståndsenheten under 2015. De riskanalyser som genomförts under året har genomförts med fokus på personalfrågor och arbetsmiljö. Det har t ex handlat om att skapa bättre förutsättningar för verksamheten genom att möta upp personalens behov av tillgång till närmare arbetsledningsstöd eller omstrukturering av arbetet utifrån belastning eller ny funktionsindelning. Under slutet av 2015 har förvaltningen tagit del av stadens nyframtagna instrument för riskhantering, så väl bedömning av risker som analys och uppföljning. Ett arbete med att börja använda riskinstrumentet kommer att ske under 2016 inom förvaltningens samtliga myndighetsutövande delar. En nämndsekreterare har fått ett särskilt uppdrag att vara behjälplig vid registrering av de riskanalyser som genomförs i det IT-stöd som framtagits för ändamålet. Egenkontroll Egenkontroll av handläggning och dokumentation har utförts på biståndsenheten vid tre tillfällen under året i samband med tertial 1, tertial 2 och tertial 3. Granskningarna genomfördes i maj, september och december. De ärenden som slumpmässigt togs ut för granskning var de inom tertialet senast avslutade utredningarna på enheten. Egenkontrollen har utgått från på förhand specifika granskningsområden som varit gemensamma för alla myndighetsutövande delar inom SNF och har genomförts av strateger. Vid egenkontrollen har elektroniska akten, med initiering/aktualisering, journal och beslutsunderlag granskats. Granskningen har fokuserat på utredningstider, enskildas delaktighet vid utredning samt på kommunicering enl. 17 Förvaltningslagen (FL). Bifynd har också fångasts upp vid egenkontrollen. Det kan t ex handla om saklighet och opartiskhet, om handläggning och dokumentation följer lag och föreskrift och om faktiska omständigheter och händelser av betydelse för beslutet framgår. Resultatet från egenkontroll vid tertial 1 och 2 återkopplades till enhetschef på biståndsenheten under hösten 2015. Under februari 2016 kommer en återkoppling för helåret att ske till biståndsenheten. Egenkontroller handläggning och dokumentation Egenkontrollsunderlag: Urvalet har bestått i 60 utredningar avseende biståndsärenden SoL eller LSS gällande personer med funktionsnedsättning, avslutade under 2015. Ett obundet slumpmässigt urval har använts för att dra urvalet testpersoner från målpopulationen. Det finns sex bortfall i urvalet. Populationen består av 25 kvinnor och 29 män. Totalt har 54 ärenden varit föremål för egenkontroll på biståndsenheten under 2015. Utredningstid: Av de 54 ärenden som har varit föremål för egenkontroll har 33 utredningar avslutats inom 1 månad. 13 utredningar pågick mellan 1 och 4 månader, 8 utredningar pågick mellan 4 och 6 månader. Kommunicering: Av de 54 utredningar som varit föremål för egenkontroll har kommunicering skett i 3 ärenden. I 25 ärenden gäller undantag från huvudregeln och i dessa ärenden är kommunicering inte nödvändig då ingen information utöver den enskildes uppgifter har tillförts utredningen. I 26 ärenden har ingen kommunicering genomförts trots att detta borde skett. Delaktighet: Av de 54 utredningar som varit föremål för egenkontroll framkommer det i 46 ärenden att den enskilda varit delaktig. I 8 ärenden har den enskilde inte varit delaktig.

3 (8) Bifynd: Vid egenkontrollerna har det framgått att det förhållandevis ofta saknas journalanteckningar utöver de som systemet upprättar automatiskt. Detta gör att det blir svårt att följa ärendet och förstå handläggningsprocessen. I en del ärenden är dokumentationen så rörig att det inte går att förstå handläggningen. Det händer att bistånd beviljas till en enskild utifrån anhörig eller utförares ansökan utan att några kontakter sker med den enskilde och därmed utan kännedom gällande den enskildes inställning till att ta emot biståndet. Utifrån dokumentation i akterna gällande kommunicering framgår att begreppet inte är helt känt för tjänstemännen. Ofta handlar det om att handläggaren anser att undantagsregel gäller då den enskilde beviljats ansökt bistånd, trots att det finns uppgifter som tillförts utredningen av annan än den enskilde. I 12 ärenden är det en oskäligt lång initieringsfas (tid från ansökan/begäran till inledd utredning) det kan röra sig om ett intervall från 3 dagar till 5 månader. I 7 av 54 ärenden var beslutsunderlaget välskrivet och innehöll adekvat information. I dessa ärenden uppfyller handläggningen kraven i lag och föreskrift. Det framgår att handläggaren haft kontakt med den enskilde, vid vilka tillfällen och med vilket syfte, det framgår vad kontakten med den enskilde mynnat ut i och vad den enskildes uppfattning är om olika saker som sker i kontakten med myndigheten. Fakta och handläggarens bedömning är också skilda åt på ett sakligt sätt. Egenkontroll av kunskapen om avvikelsehanteringen Under året har egenkontroll genomförts avseende hur väl handläggarna inom förvaltningens myndighetsutövning känner till på vilket sätt avvikelser i form av klagomål och synpunkter samt lex Sarah ska hanteras. Egenkontroll har också skett gällande i vilken utsträckning det webbaserade utbildningsmaterialet om lex Sarah används på enheterna. Dessa egenkontroller har genomförts med enkäter. Enkäten gällande kännedom om avvikelsehanteringen skickades via mail till 362 tjänstemän inom SNFs myndighetsutövning. Enkäten besvarades av 93 tjänstemän, dvs 26% av handläggare, konsulenter och enhetschefer inom SNFs myndighetsutövning. Det går inte att göra uttag per enhet i materialet därför redovisas hela underlaget. 86 % svarade att de vet var rutinerna för klagomål och synpunkter återfinns och 28 % att de använt rutinerna för klagomålshantering vid något tillfälle. 88 % svarade att de vet var rutiner och blanketter för lex Sarah-rapportering återfinns och 12 % att de använt dem någon gång. Enhetschefer inom myndighetsutövningen fick svara på en webbenkät gällande om enheten använt förvaltningens webbaserade utbildningsmaterial för verksamhetsutveckling i grupp samt i vilken utsträckning medarbetarnas genomgått lex Sarah-utbildningen i Competenz. Biståndsenheten svarade att ungefär hälften av personalen genomgått lex Sarah-utbildningen i Competenz och att enheten har använt utbildningsmaterialet verksamhetsutveckling i grupp vid APT eller enhetsträff. Lex Sarah Syftet med att utreda lex Sarah-rapporter är att identifiera och åtgärda missförhållanden i den egna verksamheten samt att tillse att de missförhållanden som identifierats inte inträffar igen. Samtliga lex Sarah-rapporter leder till en utredning som innehåller t ex aktgranskning, intervjuer med berörda tjänstemän och genomgång av lagstiftning på området. En analys görs också i varje ärende av vad som orsakat missförhållandet och vad som behöver förändras i rutiner, arbetssätt eller styrning för

4 (8) att det inte ska hända igen. Samtliga genomförda lex Sarah-utredningar leder till beslut om åtgärder och en återkoppling sker till berörd chef och dess personal. Syftet med återkopplingen är att det ska ske ett lärande i organisationen och att samma missförhållanden inte ska upprepas igen. Under 2015 inkom det tre lex Sarah-rapporter från biståndsenheten. Ett ärende handlade om oskäligt lång handläggningstid gällande insatser till ett 12-årigt barn. Lex Sarah-utredningen visade på missförhållande enligt lex Sarah. Under andra halvåret inkom det två lex Sarah-rapporter från biståndsenheten. Lex Sarah-utredningarna visade i båda fallen på allvarliga missförhållanden av likartad karaktär och anmälan gjordes till IVO. Det ena ärendet handlade om en ansökan om insatser som registreras i verksamhetssystemet först två månader efter att den inkom. Ett gynnande beslut fattas och efter 15 månader upptäcks att beslutet inte är verkställt genom att en anhörig kontaktar biståndsenheten och påtalar detta. Bristerna i dokumentationen är av en sådan art att ärendets handläggning är svår att följa. Även det andra ärendet handlar om en ansökan som registreras först två månader efter ansökan. Ett gynnande beslut fattas och efter 10 månader upptäcker tjänstemannen att beslutet inte verkställts. Bristerna i dokumentationen är av en sådan art att ärendets handläggning är svår att följa. Klagomål och synpunkter Det har under flera år funnits möjlighet för enskilda som kommer i kontakt med stadens verksamheter att framföra klagomål och synpunkter till verksamheten via telefon, brev, mail och besök. Staden har också under 2015 möjliggjort för enskilda att via webben framföra sina klagomål. Sociala nämndernas förvaltning (SNF) har utöver detta en särskild tjänsteman till vilken enskilda kan vända sig med klagomål avseende verksamheten. Rutinerna för att hantering av klagomål och synpunkter är väl etablerade inom förvaltningen. Varje enhet ansvarar självständigt för att hantera de klagomål som avser den egna enheten. Antalet klagomålspunkter överstiger antal klagande personer eftersom en person i sitt klagomål kan framför flera klagomålspunkter. Under 2015 har det inkommit åtta klagomål och synpunkter avseende biståndsenheten. De klagomål som inkommit under tidsperioden handlar till övervägande del om tidsaspekter vid handläggning. Ett par klagomål handlar om de konsekvenser det fått för den enskilde att dennes anhörig inte längre får utföra ledsagning. Något enstaka handlar om bemötande, tillgänglighet, information och insatser. Tillsyn av IVO Under 2015 har Inspektionen för vård och omsorg (IVO) inlett två tillsyner avseende biståndshandläggningen. IVO har avslutat tillsynerna med ett beslut. Ett ärende handlar om icke verkställt beslut avseende kortidsvistelse LSS. Nämnden anser att beslutet är verkställt och IVO har inget att invända mot nämndens yttrande. Det handlar om att den enskilde och nämnden inte har samma åsikt om att det verkställda korttidsboendet tillgodoser den enskildes behov. Det andra ärendet handlar om att den enskilde gjort ett flertal ansökningar om personlig assistans och att denne anser att handläggningen förhalats, ansökningar kommit bort och avslagsbeslut har fattats utifrån otillräckligt underlag. Nämndens handläggare har uteblivit från vårdplanering. Beviljade hemtjänstinsatser har inte fungerat tillfredsställande. Beviljat avlastningsboende har inte verkställts inom rimlig tid. IVO riktar kritik mot nämnden gällande den oskäligt långa tiden (sju månader) från beslut till verkställighet avseende korttidsboendet. Resterande innehåll i klagomålet konstaterar IVO vara ett missförstånd mellan den enskilde och nämnden. Under 2015 har IVO genomfört en tillsyn avseende egenkontroll hos Nämnden för personer med funktionsnedsättning, Individ och familjenämnden och Äldrenämnden. IVO har avslutat tillsynen och konstaterat att de granskade nämnderna genomför egenkontroll inom ramen för ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete.

5 (8) IVO förutsätter dock att nämnden i sitt fortsatta arbete med egenkontrollen kommer att följa SOSFS 2011:9 i sin helhet dvs. att resultatet av egenkontrollen leder till att generella åtgärder vidtas för att säkra verksamhetens kvalitet samt att processer och rutiner förbättras om resultatet av egenkontrollen visar att de inte är ändamålsenliga. Kommentar/analys Under 2015 har det endast inkommit två lex Sarah-rapporter från biståndsenheten vilket bedöms som lågt i förhållande både till komplexitet och till antal ärenden som handläggs på enheten. Ett ringa antal lex Sarah-rapporter kan ibland förklaras med en låg grad av medvetenhet/kunskap kring rapporteringsskyldigheten enligt lex Sarah. Egenkontrollen visar att ungefär hälften av personalen genomgått lex Sarahutbildningen i Competenz och att enheten använt utbildningsmaterialet om lex Sarah i grupp. En förklaring till det låga antalet lex Sarah-rapporter från enheten kan vara att endast hälften av personalen genomgått utbildningen. Klagomålen som hanterats på enheten är också förhållandevis få. Orsaken till detta går inte att utläsa av materialet. Det kan handla om okunskap om hanteringen av klagomål men det kan också vara så att det är få av de enskilda som är i kontakt med verksamheten som framför klagomål. Även antalet klagomål till IVO är litet. Det kan handla om att få är missnöjda eller att få vet om att det går att framföra klagomål gällande verksamheten till IVO. Det som går att utläsa av lex Sarah, IVO-tillsyner och klagomål sammantaget är att tidsaspekten vid handläggningen är ett återkommande tema. Det kan t ex handla om oskäligt lång tid från beslut till verkställighet. Av lex Sarah-utredningarna har det framkommit att anledningen till den långa tiden från beslut till verkställighet handlat om att ärenden tappas bort i hanteringen. Noteras bör att båda bedömts som så allvarliga att en anmälan gjorts till IVO. Vid egenkontrollen framkom det att i nästan en 1/4-del av de kontrollerade ärendena var initieringsfasen oskäligt lång, dvs. tid från att ansökan/begäran inkommer tills att utredning inleds. Utredning ska enligt lag inledas utan dröjsmål. Vid egenkontrollen framkom att 61 % av de granskade utredningarna avslutats inom en månad. 24 % av utredningarna avslutades inom 4 månader och resterande 15 % inom 6 månader. Utredningar enligt SoL gällande vuxna och LSS gällande vuxna/barn har inga lagstadgade tidsgränser, men generellt ska all handläggning av ärenden gällande enskilda ske skyndsamt. Det ligger i sakens natur att människor i behov av bistånd behöver få sin sak prövad så snabbt som möjligt. Av egenkontrollerna framgår inga anmärkningsvärt långa utredningstider. Att tidsaspekten är ett återkommande tema vid sammanvägningen av lex Sarah, IVO-tillsyner, klagomål och egenkontroll handlar snarare om initieringstider och om tiden från beslut till verkställighet av insats. Vid egenkontrollen framkom i 52 % av fallen att kraven på kommunicering uppfyllts. I denna siffra ingår alltså de ärenden där kommunicering skett och de ärenden där det råder undantag från kommunikationsprincipen. Detta innebär att i nästan hälften av de granskade ärendena brister handläggningen i en av de viktiga grundprinciperna för rättssäkerhet vid myndighetsutövning i förhållande till enskilda. Av dokumentationen i ärendena framgår att de lagstadgade och föreskrivna regler som gäller kommunicering inte är fullt ut kända för handläggarna, vilket kan ses som ett utvecklingsområde. Egenkontrollen visar vidare att i 85 % av de granskade ärendena har den enskilde varit delaktig i utredningen så tillvida att någon form av kontakt för att ta del av den enskildes synpunkter har förekommit under utredningsfasen. Vid granskningen har nivån för vad som räknats som delaktighet varit låg, vilket gör att om man skulle ställa frågan till någon av de enskilda vars ärende varit föremål för granskning så är det inte

6 (8) säkert att de skulle säga att de upplevt sig delaktiga. I 15 % av ärendena har den enskilde överhuvudtaget inte varit delaktig i utredningen. Detta bedöms vara en hög andel då varken utredning kan inledas eller insatser beviljas gentemot den enskildes samtycke vid tillämpning av SoL och LSS. I dessa fall har den enskilde beviljats bistånd utifrån en anhörigs eller utifrån en utförares ansökan för den enskildes räkning. Både vid lex Sarah-utredning och egenkontroll framgår att det förhållandevis ofta saknas journalanteckningar utöver de som systemet upprättar automatiskt, vilket medför att det är svårt att följa och förstå handläggningsprocessen. I en del ärenden är beslutsunderlag och journalanteckningar både röriga och formulerade på ett sätt så att det blir svårt att förstå. Detta i sin tur kan utgöra en allvarlig risk för fel i handläggningen vid t ex handläggarbyten. Påpekas bör dock att i det granskade underlaget också finns välskrivna och väldokumenterade utredningar och journalanteckningar. De brister som framkommit går att sammankoppla med enhetens återkommande avbrott i arbetet med att ta fram för enheten ändamålsenliga rutiner, checklistor och stödmaterial för det dagliga handläggningsarbetet. Det redan framtagna och publicerade materialet har inte heller fått full genomslagskraft och spridning bl a tillföljd av de upprepade avbrotten i arbetet.

7 (8) Planerat systematiskt förbättringsarbete för SNFs myndighetsutövning 2016 Avvikelser Halvårs sammanställningar och analys av klagomål och synpunkter och lex Sarah för myndighetsutövning så väl som utförd vård och omsorg. Återkopplingar till enheterna av vad som framkommer vid lex Sarah-utredningar. Särskild uppföljning med de enheter som aldrig inkommit med någon lex Sarahrapport. Egenkontroll Verkställa nästa steg i den 3-åriga egenkontrollsplanen, vilket innebär att enheterna med stöd av strateg ska genomföra egenkontroller enligt samma genomförande som under 2015 dvs: Tre gemensamma egenkontrollsområden för området rättssäkerhet bestäms för myndighetsutövningen inom SNF: Delaktighet; framgår det av dokumentation att den enskilde varit delaktig i genomförd behovsutredning. Kommunicering; framgår det av dokumentation att beslutsunderlag kommunicerats med part. Skäliga utredningstider; i de fall det finns lagstadgade tidsgränser så sker kontroll utifrån detta annars i förhållande till skyndsamt genomförande/skälig tidsåtgång. Egenkontrollerna genomförs av strateger utifrån ett enhetligt tillvägagångssätt och under samma tidsperiod, för samtliga enheter. Egenkontrollerna sker genom aktgranskning. Syftet är att skapa enhetliga och mellan enheterna jämförbara egenkontroller. Egenkontroll av effekt av vidtagna åtgärder vid lex Sarah. Webb-enkät till enhetschefer om vilka planerade åtgärder enl. lex Sarah som har genomförts enligt planeringen, och vilka blev effekterna? Har liknande missförhållande uppstått igen efter vidtagna åtgärder? Fortsatt uppbyggnad ledningssystem Enheter som inte färdigställt basarbetet med huvudprocess och/eller stödprocesser med tillhörande rutiner, checklistor och stöddokument arbetar vidare med det tillsammans med strateg. (Biståndsenheten funktionsnedsättning, barn- och ungdom utredning, samhällsvård, familjehemsenheten, flykting, mottagning) Enheter som färdigställt basarbetet med huvudprocess och stödprocesser med tillhörande rutiner, checklistor och stöddokument tar fram revisionsplan för underhållsarbetet med ledningssystemet och enhetschef tar över ägandeskap och ansvar för publicering och uppföljning av de dokument som publicerats i ledningssystemet. (Hälso- och sjukvårdsenheten, vuxen, biståndsenheten äldre, ekonomi). Enheter som färdigställt basarbetet huvudprocess och stödprocesser, upprättat en revisionsplan för underhållsarbetet med ledningssystemet och där enhetschef tagit över ägandeskapet för alla dokument följer den uppgjorda revisionsplanen i samverkan med strateg. (Sociala enheten)

8 (8) Alla berörda enheter samverkar i att påbörja arbetet med att ta fram processer och rutiner för gemensamma ansvarsområden inom förvaltningen. Internutbildning Två gånger per år ges möjlighet för nyanställda att under två dagar utbildas i generell baskunskap gällande myndighetsutövning, förvaltningsrättsliga principer, lagstiftning handläggning och dokumentation relevant för SNFs myndighetskontor. Särskilt riktade internutbildningsinsatser till barn- och ungdomsvården under 2016: Konsulenter kommer att ges en endags utbildning i lagstiftning, handläggning och dokumentation med specifikt fokus på den sociala barnoch ungdomsvården. Nyanställda handläggare inom den sociala barn- och ungdomsvården kommer att ges en tvådagars utbildning i lagstiftning, förvaltningsrättsliga principer handläggning och dokumentation med specifikt fokus på den sociala barn- och ungdomsvården. Myndighetschef och enhetschefer utser deltagare till respektive utbildning. Utbildningsdagarna hålls av strateger.