Chalmers verksamhetsstyrning; att arbeta för gemensamma mål och arbetssätt Helene Bergsten, Katarina Ekman, Anna Winckler Chalmers tekniska högskola, Göteborg 18 augusti 2015
Lite fakta om Chalmers Teknik-naturvetenskap Antal helårsstudenter: ca 9000 Antal anställda ca 3000 årsarb. (varav doktorandtjänster ca 850 pers) Omsättning: 3,3 miljarder (gru ca 30%, FoFu ca 70% varav majoriteten externa anslag) Utbildning: högskoleingenjörer, civilingenjörer, arkitekter, sjöfartsutbildning i 3+2 år. Masterutbildning på engelska endast. Två campus i Göteborg + nationell anl. Onsala
Chalmers resa - gemensamma mål och arbetssätt Målstyrning Chalmers gemensamma mål; kollektiv vs individ Processarbete Ledning Hur vi jobbar praktiskt Erfarenheter över 6 år Utmaningar framåt
Vems mål? Individens mål Chalmersgemensamma mål Mål-styrning Varför gemensamma mål? Med gemensamma krafter kan vi nå längre inom prioriterade områden, viktiga för Chalmers som helhet och för de vi finns till för. Fokus på kvalitet och relevans. Alla vill relatera till det gemensamma på någon nivå (Chalmers, inst., forskargrupp) och då behöver alla bidra till det också. Vi pratar om gemensamma framtidsbilder samt aktiviteter för att nå dessa.
Gemensamma mål Gemensamma ekonomiska och andra administrativa mål X Gemensamma verksamhetsmål
Chalmers gemensamma verksamhetsmål Utbildning i världsklass Excellent forskning Effektivt nyttiggörande vilka stöttas av ett mål om Utmärkt intern miljö Under varje mål finns 2-3 delmål
Målstyrning och ledning Gemensamma mål kan bara fungera om någon leder; styrningen och processen är viktiga. Målstyrning kan lätt gå överstyr i detaljstyrning. VARFÖR är den viktigaste frågan. Ett bra svar på den så klarar man vilket vad, hur och vem som helst. Vi har kopplat målen till vårt processarbete.
Vicererektor styrkeområden 8 Styrkeområden Gemensamt verksamhetsstöd Gemensamt verksamhetsstöd Rektor VD Organisation Prorektor Vice VD CPO; Processchef Institutioner (18 st) och bibliotek Att utbilda Vicerektor grundutbildning Att forska o forskarutbilda Att nyttiggöra Vicerektor forskning och forskarutbildning Vicerektor nyttiggörande
Pendeln slår acceptans för gemensamma mål, eller inte? Vi behöver inga gemensamma mål. Vi vet själva. Vad vill ledningen med Chalmers?
Målstyrning och ledning Dialogen om verksamhetens mål och innehåll behöver pågå kontinuerligt och en bra process är nödvändig. Vad betyder målen för mig? Hur kan jag bidra? Det ser ganska olika ut hos oss. Flera inst. involverar all personal medan andra har en mer chefstung diskussion.
HUR vi jobbar med mål och verksamhetsutveckling Processorienterad verksamhet i tre huvudprocesser (samt stöd- och ledningsprocesser) utgör grunden Prioriterad verksamhetsutveckling (PVU); Rektors/CLG dokument för målstyrning av verksamheten (årlig revidering) Planering och uppföljning genom verksamhetsstyrningsprocess (kallad Vp-process), med dialoger och genom nyckeltal (KPI) i ett beslutsstödsystem.
Rektors/ledningsgruppens styrdokument
PVU Omvärldsbild och Chalmers förutsättningar. Chalmers gemensamma mål och delmål (1-5 år) beskrivs + nyckeltal för uppföljning. OBS Inte allt vad inst. och medarbetarna gör i sin vardag.
Målhierarki Vision C HA L ME R S Handlings plan 2016-2020 Bilaga 1.3 Handlingsplan fastställd av; B efattning; Version PVU Mål - delmål P lanen är upprättad i samverkan med; U1 U2 F1 F2 N1 N2 N3 I1 I2 V ad skall genomföras - vilken åtgärd Arbetsmiljöombud Hur skall det genomföras J ämställdhetsombud Verks amhets - ris k J ämlikhet & arbets miljö Datum Diarienummer: C 2015- Hållbarhet & miljö Miljöcertifieringsrepresentant ÖK A ns v arig för VP måluppfyllelse R es urs åtg ång kr och/eller tid Öns kat res ultat (Nyckeltal målv ärde) Ins titution: G enom förd s enas t Uppföljning T ertialv is uppföljning R es ultat/k om m entar Strategisk karta och handlingsplan (institutioner + AoS) 0 Medarbetarsamtal Mål, utvecklingsplan och anteckningar Medarbetarens namn Chefens namn Datum för medarbetarsamtalet Mål för kommande året Definiera 3-5 mål som beskriver medarbetarens bidrag till att uppnå avdelningens mål det kommande året. Specificera vad som ska åstadkommas, vilka resurser som kommer krävas och hur framsteg ska följas upp. Mål 1 Mål 2 Mål 3 Mål 4 Individ; medarbetarsamtal
CHALMERS Institution Mikroteknologi och nanovetenskap - MC2 Bilaga 1.3 Strategisk karta 2015-2019 Diarienummer: C2014-0660 Vår vision Chalmers för en hållbar framtid. Övergripande mål Utbildning i världsklass Excellent Forskning Effektivt nyttiggörande Utveckla pedagogik Ökad Ökat antalet Internationell Tillgängliggöra samverkansavtal Chalmers gemensamma attraktionskraft mål och delmål och kvalitet intellektuella Delmål Ökat genomslag tillgångar Utveckla Kommunicera för Chalmers studentrekryteringen nyttiggörande publikationer -aktiviteter Institutionsperspektiv /prioriteringar Förbättra förutsättningarna för att alla lärare deltar i grundutbildningen Fortsätta arbetet med att säkra hög kvalitet på MC2s kurser Höja kvaliteten i ledarskapet Fortsätta arbetet med tjänsteförslagsnämnd, samt med gemensamma modeller och krav för rekryteringar och befordringar Öka publiceringarna Informera om rutiner kring kris och olycka Inventera intellektuella tillgångar Skapa kontakt mellan forskare och organisationer inom innovation och entreprenörskap Institutionens egna mål på 1-5 år. Beskrivs i handlingsplan Synliggöra verksamhetens nyttiggörande Information och diskussion om vägen från härskarteknik till bekräftarteknik Effektivare verksamhetsstöd Utveckla ledarskapet Utmärkt intern miljö
Målhierarki Vision C HA L ME R S Handlings plan 2016-2020 Bilaga 1.3 Handlingsplan fastställd av; B efattning; Version PVU Mål - delmål P lanen är upprättad i samverkan med; U1 U2 F1 F2 N1 N2 N3 I1 I2 V ad skall genomföras - vilken åtgärd Arbetsmiljöombud Hur skall det genomföras J ämställdhetsombud Verks amhets - ris k J ämlikhet & arbets miljö Datum Diarienummer: C 2015- Hållbarhet & miljö Miljöcertifieringsrepresentant ÖK A ns v arig för VP måluppfyllelse R es urs åtg ång kr och/eller tid Öns kat res ultat (Nyckeltal målv ärde) Ins titution: G enom förd s enas t Uppföljning T ertialv is uppföljning R es ultat/k om m entar Strategisk karta och handlingsplan (institutioner) 0 Medarbetarsamtal Mål, utvecklingsplan och anteckningar Medarbetarens namn Chefens namn Datum för medarbetarsamtalet Mål för kommande året Definiera 3-5 mål som beskriver medarbetarens bidrag till att uppnå avdelningens mål det kommande året. Specificera vad som ska åstadkommas, vilka resurser som kommer krävas och hur framsteg ska följas upp. Mål 1 Mål 2 Mål 3 Mål 4 Individ; medarbetarsamtal
I praktiken Sätta mål Följa upp och justera kurs Planera Genomföra Ge förutsättningar
Verksamhets-styrnings-processen Viktiga faktorer för ökad kvalitet i processen: Struktur och tydlighet i arbetet vilket ökar kvalitén och ger förutsättningar för att det man planerat skall genomföras och att det kan följas upp. Gemensamma mallar för hur underlag skall se ut. Mål, planer och dialoger handlar nu om verksamheten ur ett helhetsperspektiv. De ekonomiska förutsättningarna dominerade tidigare. Bättre balans mellan mål och aktiviteter inom forskning, utbildning och nyttiggörande samt adm./ekonomiska mål. En ökad dialog mellan institution och Chalmers ledning om strategiska val och långsiktiga planer.
Årscykel; gränssnittet institution och Chalmers ledning Analysera och sammanställa inlämnade handlingsplaner och budget Beslut resultatmål för Chalmers Beslut handlingsplaner & resultatmål inst. Återkoppling Återkoppling (VP2 dialog) med prorektor ge återkoppling på inlämnat material få en fördjupad förståelse för institutionens prioriteringar med fokus på 2015 att föra en gemensam dialog kring frågor institutionen lyft som viktiga i VP-materialet. Konkretisera gemensamma mål i handlingsplaner och finansiell plan Institutionerna lämnar handlingsplan och finansiell plan Beslut om planeringsförutsättningar Förbereda ramvillkor och förutsättningar Beslut om Chalmersgemensamma mål Genomföra strategisk dialog Analysera och dra slutsatser från strategiska dialoger Strategisk dialog (VP1-dialog) med rektor Diskutera strategisk karta och handlingsplaner ur ett framtidsinriktat perspektiv (5 år) kopplat till Chalmers vision och övergripande mål.
Erfarenheter; viktiga förutsättningar/faktorer Uthållig ledning. Alla med ansvar måste inkluderas, och ha befogenheter att agera. En känsla av sammanhang. Meningsfullt begripligt hanterbart. Mål, handlingsplaner och dialoger om verksamheten förs i ett helhetsperspektiv. De ekonomiska förutsättningarna dominerade tidigare. Bra dialog mellan institution och Chalmers ledning om strategiska val och långsiktiga planer. Följ upp snarare än att kontrollera planeringen. Struktur, tydlighet och enkelhet i arbetet, ökar kvalitén och ger förutsättningar för att det man planerat skall genomföras kan följas upp. Vardagen äger varje medarbetare. Målen (på alla nivåer) är en ledstång att hålla sig i, och ett sätt för institutionen och centrala adm. att samlas kring gemensamma frågor och framtidsbilder. Processorientering som arbetssätt => gemensamma arbetssätt och ständiga förbättringar. Tid + energi = resultat.
Utmaningar framåt Att vara uthållig i gemensamma mål, delmål och arbetssätt. Förenkla, förenkla, förenkla! Svårt. Lätt att lägga till och höja ambitionen. Alla medarbetare är inte delaktiga och har inte accepterat modellen fullt ut förändring och förankring tar tid. Dialogen mellan både organisatoriska nivåer och funktioner/individer behöver utvecklas. Uppföljning av målen i sig, samt effekterna av målen såväl inom Chalmers som i samhället i stort här finns det mycket kvar att göra. Kontinuerlig anpassning - Chalmers finns i en ständigt förändrad omvärld.