Dagordning: Ordinarie årsmöte 2014 TID: 2013-09-11 (torsdag) kl 19.00 21.00 PLATS: Vallda Församlingshem 1. Öppnande 2. Val av ordförande för årsmötet 3. Val av sekreterare för årsmötet 4. Val av två justerare tillika rösträknare att jämte ordförande justera protokollet 5. Fråga om mötet blivit stadgeenligt utlyst 6. Fastställande av dagordning 7. Fastställande av röstlängd, fullmakter 8. Verksamhetsberättelse och resultaträkning, balansräkning 9. Revisionsberättelse 10. Ansvarsfrihet för styrelsen 11. Inkomna motioner 12. Arvodering 13. Fastställande av verksamhetsplan, utgifts- och inkomststat, utdebitering och betalningsdag 14. Val av styrelseledamöter och suppleanter 15. Val av revisorer och suppleanten 16. Val av valberedning 17. Övriga frågor 18. Plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt 19. Avslutning Kallelsen: - har publicerats på RBVFs hemsida den 13 juli 2014 - har anslagits på samfällighetens anslagstavlor den 16 juli 2014 - har delats ut i brevlådorna den 11 augusti 2014 1
Mötesunderlag pkt 8: Verksamhetsberättelse 2013/2014 Styrelsen har haft tre ordinarie sammanträden samt budgetmöte. Styrelsen har varit komplett under verksamhetsåret. Suppleanterna har kallats men har inte behövt närvara. Ordföranden och v.ordförande har i sedvanlig ordning haft möte med sidoföreningarna i april månad. Nästa år skall vi ha mötet här i området (inte församlingshemmet), uppslutningen är lite dålig. Vägsyn har genomförts av styrelsen den 5:e april, där konstaterade brister antecknades och åtgärdas av Christells Handelsträdgård. Entreprenören GZ-ENTREPRENAD har utfört sopning samt klippning av vägkanter. Christells Handelsträdgård har ombesörjt snörenhållningen och övriga akuta drift- och underhållsarbeten. Fem fastigheter har under verksamhetsåret debiterats slitageavgift för nybyggnad/större ombyggnad. Underhålls- och förnyelseplanen har i sedvanlig ordning uppdaterats, och innehåller numera en avsättningsplan för RBVF samt Timmerbyvägen. En post oförutsett o diverse har också inrättats. Denna post är 10 tkr/år för RBVF och 2 tkr/år för Timmerbyvägen. Med dessa justeringar höjs den årliga avsättningen till 154.6 tkr för RBVF och 13.2 tkr för Timmerbyvägen Snörenhållningen kostade i år för RBVF:s del ca 24 tkr, totalt för alla föreningarna ca 86 tkr. Inbetalningar av fakturor avseende sidoföreningar har fungerat väl. Förutom RBVF har två sidoföreningar (Bäckadalsvägen och Sofies och Göta Nords vägförening) upphandlat sopning av vägen efter vintern. Bråtåsvägen (vid nr 49) har ca 20 lpm dagvattenrör bytts ut och ny rännstensbrunn har satts in. I samband med detta har vägen breddats för att fordon lättare kan mötas. En ny vägbula har anlagts utanför Råhagsv 32, allt enligt motion till årsmötet om fartsänkande åtgärder på nämnda avsnitt. Kommunens trafikavdelning har godkänt åtgärden. Samtidigt reparerades befintlig bula vid Råhagsv 30. 2
Mötesunderlag pkt 8: Verksamhetsberättelse 2013/2014 Budget 2013-2014 samt utfall Råhagens & Bråtåsvägens Samfällighet - BUDGET Räkenskapsår: 20130701-20140630 konto Intäkter Budget 2013-14 Utfall 2013-14 3110 Medlemsavgifter Råhagsvägen-/Bråtåsvägen 249500 244933 3111 Slitageavgifter 20000 13500 3112 Snöröjningsintäkter 65000 64113 3145 Medlemsavgifter Timmerbyvägen Uttag förnyelsefond RBVF 50000 49461 Uttag förnyelsefond Timmerbyvägen 0 3985 Statliga bidrag 11200 11359 3987 Kommunala bidrag 13500 19029 Summa Intäkter 409200 402395 Kostnader 2110 Avsättning förnyelsefond RBVF 149000 120000 2145 Avsättning Timmerbyvägen 6000 9253 4010 Inköp materiel och varor 2500 0 Nyanläggning - vägbula 49461 4610 Drift Råhags-/Båtåsvägen 10000 22195 4612 Snöröjning RBVF 100000 85906 4645 Drift Timmerbyvägen 500 0 4622 Snöröjning Timmerbyvägen 3500 3500 5010 Lokalhyra 300 400 6110 Kontorsmateriel 500 2079 6150 Trycksaker 500 0 6230 Datakostnader 1600 1625 6570 Bankkostnader 1300 1091 6750 Konsultarvoden 23000 22553 6751 Konsultarvoden Timmerbyvägen 2500 2500 6981 Föreningsavgifter 1000 1095 7010 Års-och timarvoden 35000 36150 7510 Sociala avgifter 9000 5074 Summa kostnader 346200 362882 3
Förvaltningsberättelse (upprättad av BIG Ekonomitjänst AB, Auktoriserad Redovisningskonsult) 4
5
6
Mötesunderlag pkt 12: Arvodering ARVODERING 2014-2015 Ordf, sekr, kassör 4000 kr/år oförändrad Övriga ord. ledamöter 1800 kr/år oförändrad Styrelsesuppleanter --------- oförändrad Revisor 1, revisor 2 1800 kr/år oförändrad Revisorsuppleant --------- oförändrad Valberedning 1 och 2 1800 kr/år oförändrad Webbmaster 1800 kr/år oförändrad MÖTESERSÄTTNING 1:a timman 275 kr/tim oförändrad per ytterliggare påbörjad timma 165 kr/tim oförändrad (vid max 6 möten per år) Mötesunderlag pkt 13: Verksamhetsplan 2014/2015 Förutom hänskjutna frågor från årsmötet skall underhålls- och förnyelseplanen uppdateras. Underhållsarbete kommer att utföras i enlighet med underhålls- och förnyelseplanen. För verksamhetsåret 2014-2015 planeras Underhåll av stödkanter till en kostnad av 20 tkr Medlemsinformation ang. respekt för fastighetsgränser mm delas ut i samband med kallelsen till årsmöte 2014 Informationen på vår hemsida kommer att förbättras så att det tydligt framgår att alla fastigheter är medel i RBVF samt eventuellt även i en sidoförening. Vi kommer också att ha fortsatt kontakt med fastighetsmäklarna (vid ägarbyte) och informera om vår hemsida. Fibernätsutbyggnaden fortsätter, RBVF har fortsatt kontakt med dess projektör Vägsyn sker som vanligt under april månad. Kallelse till möte med sidoföreningarna kommer som vanligt att ske i vår. 7
Mötesunderlag pkt 13: Budget 2014/2015 8