Verktygslådan SMART Aktivitet Årlig utredning RAPPORT Datum Årlig utredning 20140131 Den årliga utredningen syftar till att skapa en bild över de viktigaste riskerna som finns i verksamheten och därmed lägga grunden för att vi arbetar med rätt frågor. En årlig utredning genomförs i syfte att: 1. Bedöma riskerna i verksamheten (inom områdena säkerhet, arbetsmiljö, miljö och/eller kvalitet). 2. Identifiera de rutiner som kan hjälpa verksamheten att arbeta förebyggande. 3. Sammanställa er i årsplanen så att det klart framgår vad som ska göras, när det ska göras samt vem som ska göra det. De allvarligaste riskerna ska också målsättas. Den årliga utredningen ska genomföras av dig som enhetschef tillsammans med en eller flera representanter från medarbetarna (t.ex. skyddsombud eller arbetsmiljöombud när arbetsmiljörisker ska bedömas eller kvalitetsråd när kvalitetsrisker ska bedömas). Utredningen ska skapa engagemang och delaktighet hos alla chefer och medarbetare när det gäller att hantera riskerna i den egna verksamheten och i kommunen som helhet. Så här gör vi Nedanstående kan skrivas ut och användas som underlag vid genomförande av den årliga utredningen. Utredningen görs en gång per år, förslagsvis i anslutning till att en arbetsplan upprättas för enheten. Arbeta gärna i grupp med arbetsledare/chef och medarbetarrepresentanter/skyddsombud/arbetsmiljöombud/kvalitetsråd. Se till att ni har tillgång till relevant statistiskt underlag såsom resultatet från den senaste personalenkäten, statistik över sjukfrånvaro, skador och tillbud, avvikelser, synpunkter/klagomål etc. Steg 1: Identifiera och värdera risker. Detta steg är en grovscanning av riskerna i den egna verksamheten. Använd verksamhetens samlade kompetens och erfarenhet för ett så bra resultat som möjligt. Riskerna som identifieras bedöms med utgångspunkt från deras sannolikhet och konsekvens för att få ett underlag för hur de sedan ska hanteras. Sannolikhet Beskrivning Värde Bedömningsgrund Mycket låg sannolikhet 1 Inträffar troligen inte inom 10 år Låg sannolikhet 2 Kan inträffa inom 510 år Måttlig sannolikhet 3 Kan inträffa inom 25 år Hög sannolikhet 4 Kan inträffa under året Mycket hög sannolikhet 5 Kan inträffa flera gånger per år Konsekvens Beskrivning Värde Bedömningsgrund Försumbar 1 Saknar betydelse (för verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Måttlig 2 Liten betydelse (för verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Betydande 3 Påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Allvarlig 4 Stor påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Katastrofal 5 Mycket stor påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet)
Steg 2: Identifiera rutiner. Gå igenom och identifiera de rutiner som enheten berörs av och som vi behöver tillämpa i förebyggande syfte, inom områden där riskerna har bedömts som låga. Steg 3: Årsplanering. Målsätt de risker från steg 1 som har bedömts som höga, identifiera behovet av resurser, tidsbestäm och fördela aktiviteter (fördjupade riskbedömningar) som systemet har valt ut utifrån de risker från steg 1 som har bedömts som höga eller medel, samt tidsbestäm och fördela uppgifterna att gå igenom de rutiner som identifierats i steg 2.
1. Riskbedömning Huvudkategori: Säkerhet BROTTSLIGHET, BRAND OCH VATTENSKADOR Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Hur stor är risken för att hot mot personal förekommer? Viss risk för hot kan inte uteslutas. Det pga. befintliga brister bland personals säkerhetstänkande. Nonchalans råder i attityder gällande säkerhetstänkande 2. Hur stor är risken för att brandskador förekommer? 3. Hur stor är risken för att våld mot personal förekommer? Viss risk för våld kan inte uteslutas. Det pga. befintliga brister bland personals säkerhetstänkande. Nonchalans råder i attityder gällande säkerhetstänkande 4. Hur stor är risken för att bedrägeri/förfalskning förekommer? 5. Hur stor är risken för att stöld av fysisk egendom förekommer, t.ex. material, utrustning, datorer, mobiltelefoner etc.? 6. Hur stor är risken för att stöld av information förekommer? 7. Hur stor är risken för att skadegörelse förekommer? INTERNA OEGENTLIGHETER 8. Hur stor är risken för att interna bedrägerier och/eller stölder förekommer? 9. Hur stor är risken för att otillåtet utnyttjande av annans identitet/konto förekommer? 10. Hur stor är risken för att vi inte följer bestämmelser i lagar, förordningar, föreskrifter eller kollektivavtal? Behöver upprättas tydliga rutiner för serviceinriktade insatser utifrån aktuella riktlinjer och lagstiftning. Det förekommer individinriktade behandlingsinsatser utan 11. Hur stor är risken för att mutor och bestickning förekommer?
1. Riskbedömning Huvudkategori: Arbetsmiljö PSYKOSOCIAL ARBETSMILJÖ Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Hur stor är risken för att vi saknar rätt kompetens eller tillgång till det stöd vi behöver för att utföra vårt arbete? På en högspecialiserad beroendemottagning som MiniMaria nu uppgår i, saknar medarbetarna enligt enhetschef rätt kompetensnivå och framför allt förståelse och ett 2. Hur stor är risken för att det sker upprepat monotont arbete genom att vi gör samma sak hela tiden? 3. Hur stor är risken för att socialt ensamarbete förekommer (t.ex. beslutsfattande i betydande ärenden utan tillgång till stöd)? 4. Hur stor är risken för att mobbning, trakasserier eller annan kränkande särbehandling förekommer? Enhetschef har till högre chefer anmält utsatthet och betydande svår och påfrestande arbetsmiljö för egen del, utifrån att sedan oktober 2013 vara utsatt för en 5. Hur stor är risken för att vi har alltför mycket att göra? (t.ex många "deadlines", övertidsarbete etc.) 6. Hur stor är risken för att det förekommer små eller inga möjligheter att påverka den egna arbetssituationen (t.ex. hur arbetet ska genomföras)? Betydande starkt motstånd bland medarbetarna mot verksamhetsförändringar utifrån uppdraget från beställarna vid myndighet. Detta har föranlett att 7. Har föregående års personalenkät, skade och olycksstatistik eller andra händelser visat på några andra psykosociala problem? Om ja, markera "hög risk". Vilka? Omöjligt att besvara, då MiniMariagruppen föregående år uppgick i en större grupp om 18 medarbetare, där specifikt MiniMarias svar ej kan urskiljas från FYSISK ARBETSMILJÖ 8. Hur stor är risken för att felaktiga arbetsställningar, ensidiga rörelser eller tunga lyft förekommer? 9. Hur stor är risken för att t.ex. fall, fallande föremål, snubbling/halkning eller bränn, stick och skärskador förekommer? 10. Hur stor är risken för att problem med luftkvalitet/ventilation förekommer? Fukt och vattenskador har under året förkommit på våningsplanet. Förekomst av klagomål på ventilation i beroendemottagningens väntrum och tillhörig korridor. 11. Hur stor är risken för att problem med bländning eller dålig allmän och platsbelysning förekommer?
12. Hur stor är risken för att ljud eller bullerproblem förekommer? Noterbart att en enskild medarbetare framfört klagomål på högt ljud från ventilation i sitt arbetsrum. Kommer att analyseras och vid behov as i samband med 13. Hur stor är risken för att problem med elsäkerheten förekommer (t.ex. trasiga eluttag/sladdar)? 14. Hur stor är risken för att riskfylld hantering av kemikalier förekommer (t.ex. hantering utan korrekt skyddsutrustning, avsaknad av säkerhetsdatablad etc.)? 15. Hur stor är risken för att ensamarbete som kan innebära risk för skada eller hotfull situation förekommer (t.ex. fysisk isolering, svårt att kontakta hjälp)? Risk finns pga. befintliga brister bland personals säkerhetstänkande. Nonchalans råder i attityder gällande säkerhetstänkande avseende att ta emot klienter ensam i 16. Har föregående års personalenkät, skade och olycksstatistik eller andra händelser visar på några andra fysiska risker? Om ja, markera "hög risk". Vilka? Omöjligt att besvara, då MiniMariagruppen föregående år uppgick i en större grupp om 18 medarbetare, där specifikt MiniMarias svar ej kan urskiljas från ÖVRIGT 17. Hur stor är risken för att olyckor eller utanförskap förekommer för personer med funktionsnedsättning p.g.a. bristande tillgänglighet?
1. Riskbedömning Huvudkategori: Kvalitet ANSVAR Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Hur stor är risken för att ansvarsfördelningen för kvalitetsarbetet inte är tydlig? Enhetschef tillåts inte, utan avsevärt motstånd från medarbetarna, leda och fördela arbetet och/eller ges insyn i arbetsprocesserna vid verksamheten. Utifrån det KVALITETSSÄKRING 2. Hur stor är risken för att arbetsprocesserna inte är tydligt beskrivna för medarbetarna? Medarbetarna försvårar återkommande för enhetschef att få insyn i arbetsprocesserna. I övrigt, se ovan fråga 1. 3. Hur stor är risken för att verksamhetens inriktning och metoder saknar anpassning till gällande lagkrav, riktlinjer och forskning? Behöver upprättas tydliga rutiner för serviceinriktade insatser utifrån aktuella riktlinjer och lagstiftning. Det förekommer individinriktade behandlingsinsatser utan 4. Hur stor är risken för att kunden inte vet vad man kan förvänta sig av insatsen? Pga. att enhetschefen haft svårt att få insyn i gruppens arbetsprocesser, råder oklarheter kring huruvida obligatorisk genomförandeplan/behandlingsplan upprättas 5. Hur stor är risken för att någon medarbetare inte har tillräcklig kännedom om de krav som lagstiftningen ställer avseende sekretess? Då enhetschefen inte, utan stora svårigheter, ges mandat av medarbetarna att leda och fördela arbetet eller ges insyn i arbetsprocesserna vid verksamheten, kan BEMÖTANDE 6. Hur stor är risken för att det finns brister i vårt bemötande av våra kunder? Har inkommit återkommande indikationer från personalen vid MiniMarias landstingssida, Maria Ungdomspersonalen Hanna Alevad/mentalskötare och Ulrika 7. Hur stor är risken för att kunden inte görs delaktig i de insatser som erbjuds? Pga. att enhetschefen inte, utan stora svårigheter, ges insyn i gruppens arbetsprocesser, råder oklarheter kring om kund görs delaktig, exempelvis huruvida obligatorisk SAMVERKAN 8. Hur stor är risken för att brister i verksamhetens interna samverkan medför att den enskilde inte får det stöd som motsvarar hennes eller hans behov? Personalen vid MiniMarias landstingssida, Maria Ungdomspersonalen Hanna Alevad/mentalskötare och Ulrika Dahl/sjuksköterska, har vid flera tillfällen informerat 9. Hur stor är risken för att brister i vår externa samverkan medför att den enskilde inte får det stöd som motsvarar hennes eller hans behov? Pga. att enhetschefen inte, utan stora svårigheter, ges insyn i gruppens arbetsprocesser, råder oklarheter kring extern amverkan. KOMPETENSFÖRSÖRJNING OCH MEDVERKAN 10. Hur stor är risken för att nyanställd personal, personal
som varit borta från arbetet under en längre tid eller tillfällig personal (t.ex. vikarier och inhyrd personal) inte får relevant och individanpassad introduktion/information (kännedom om rutiner, krav, verksamhetens mål, roller, ansvar och befogenheter)? Finns introduktionsplaner i kommunen att följa. 11. Hur stor är risken för att medarbetarnas kompetens inte svarar mot uppdraget? Utifrån det uppdrag MiniMarias kommunsida tidigare haft, före sammanslagningen med behandlingsgruppen, var det tillräckligt med den grundkompetens personalen har. På 12. Hur stor är risken för att medarbetarna inte är delaktiga i kvalitetsarbetet? Enhetschefen ges av medarbetarna inte, utan stora svårigheter, mandat att leda verksamheten och få insyn i arbetsprocesserna. Styrning uppifrån samt beställares 13. Hur stor är risken att medarbetarna inte känner till innehållet i verksamhetens styrkort? Enligt uppgifter från företrädande chefer, har samtliga medarbetare varit delaktiga i framtagandet av 2013 års balanserade styrkort. UPPFÖLJNING 14. Hur stor är risken för att uppföljning av kvalitetsresultat inte görs i tillräcklig omfattning (organisation, arbetsprocesser, resultat och mål)? Stora brister vad gäller resultat och insatsuppföljning finns, men då enhetschefen inte, utan stora svårigheter, ges mandat av medarbetarna att leda ett utvecklande 15. Hur stor är risken för att uppföljning av kvalitetsresultat inte leder till analys och er som förbättrar verksamheten? Se ovan, svar 14. TILLGÄNGLIGHET 16. Hur stor är risken för att verksamhetens lokaler saknar tillgänglighet och anpassning för verksamhetens kunder och andra intressenter? risk. 17. Hur stor är risken att de som är i behov av information från, eller behöver komma i kontakt med, verksamheten inte får detta behov tillgodosett? Gruppens hemsida bedöms vara tillfredsställande informativ utifrån kunds behov av information och kontaktmöjligheter. AVVIKELSER, FEL OCH BRISTER 18. Hur stor är risken för att man i verksamheten inte genomför/fullföljer samtliga steg i hanteringen av avvikelser, fel och brister (identifiering, rapportering, enskild och samlad analys, samt uppföljning)? Pga. att enhetschefen inte, utan stora svårigheter, ges insyn av medarbetarna råder oklarheter huruvida all information framkommer till chef. SYNPUNKTER OCH KLAGOMÅL 19. Hur stor är risken för att det finns synpunkter och klagomål som inte når verksamheten? Pga. att enhetschefen inte, utan stora svårigheter, ges insyn av medarbetarna råder oklarheter huruvida all information framkommer till chef. Risk för att 20. Hur stor är risken för att man i verksamheten inte genomför/fullföljer samtliga steg i hanteringen av
synpunkter och klagomål (registrering, enskild och samlad analys, samt uppföljning)? Pga. att enhetschefen inte, utan stora svårigheter, ges insyn av medarbetarna råder oklarheter huruvida all information framkommer till chef. Risk för att DOKUMENTATION 21. Hur stor är risken för att insatser inte dokumenteras fullständigt? Pga. att enhetschefen inte, utan avsevärt motstånd från medarbetarna, tillåts leda och fördela arbetet och/eller ges insyn i arbetsprocesserna, har det inte varit 22. Hur stor är risken för att dokumentationen inte hanteras enligt lagar och föreskrifter? Pga. att enhetschefen inte, utan avsevärt motstånd från medarbetarna, tillåts leda och fördela arbetet och/eller ges insyn i arbetsprocesserna, har det inte varit RISKHANTERING 23. Hur stor är risken för att förändringar sker i verksamheten utan att de föregås av en riskbedömning avseende kund? (Exempel på förändring kan vara organisationsförändringar, införande av ny teknik eller nya metoder) Pga. att enhetschefen inte, utan avsevärt motstånd från medarbetarna, tillåts leda och fördela arbetet och/eller ges insyn i arbetsprocesserna, råder oklarheter huruvida 24. Hur stor är risken för att insatser bedrivs utan att en individuell riskbedömning har genomförts kring kunden? Pga. att enhetschefen inte, utan avsevärt motstånd från medarbetarna, tillåts leda och fördela arbetet och/eller ges insyn i arbetsprocesserna, råder oklarheter huruvida 25. Hur stor är risken för att det inträffar händelser som drabbar kunden, trots de riskbedömningar som har genomförts? Pga. att enhetschefen inte, utan avsevärt motstånd från medarbetarna, tillåts leda och fördela arbetet och/eller ges insyn i arbetsprocesserna, råder oklarheter huruvida
2. Rutininventering I detta steg identifieras de rutiner som är kopplade till era låga risker och som ni bör gå igenom i förebyggande syfte. I nästa steg (3. Årsplan) planeras vem som ska gå igenom rutinerna samt när detta ska vara gjort. Säkerhet Brottslighet, brand och vattenskador Rutin för systematiskt brandskyddsarbete (SBA) Åtgärdsplan vid brand och utrymning Åtgärdsplan vid hot, våld och pågående skadegörelse samt krisstöd Interna oegentligheter Rutin gällande interna oegentligheter Rutin mot mutor och bestickning Arbetsmiljö Psykosocial arbetsmiljö Rutin för att förebygga psykosociala arbetsmiljörisker Rutin för ensamarbete Fysisk arbetsmiljö Rutin för bildskärmsarbete Rutin för att förebygga fysiska arbetsmiljörisker Rutin för stick och skärskador Rutin för kemiska ämnen och produkter Övrigt Rutin för tillgänglighet Kvalitet Tillgänglighet Rutin för tillgänglighet Servicepolicy
3. Årsplan I detta steg ska de risker som identifierats i steg 1 och 2 målsättas, och aktiviteter ska planeras och fördelas. När du är färdig klickar du på knappen "Skapa rapport", varvid den årliga utredningen stängs och blir låst för redigering. Välj risk: Alla HÖG RISK: SÄKERHET 1. Mål Detaljerat mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för hot mot personal. Riskbedömning hot och våld Avsnitt 1: Riskinventering 2. Mål Detaljerat mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för våld mot personal. Riskbedömning hot och våld Avsnitt 1: Riskinventering 3. Mål Detaljerat mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för brott mot bestämmelser i lagar, förordningar, föreskrifter eller kollektivavtal. Lägg in kontrollaktiviteter i internkontrollplanen och samråd med controller/säkerhetschef. Spara Höga risker HÖG RISK: ARBETSMILJÖ 4. Mål Detaljerat mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för mobbning, trakasserier eller annan kränkande särbehandling. Skyddsrond för psykosocial
arbetsmiljö: sammanställning 5. Mål Detaljerat mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för psykosocial ohälsa på grund av litet inflytande över den egna arbetssituationen. Skyddsrond för psykosocial arbetsmiljö: sammanställning 6. Mål Detaljerat mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för avsaknad av rätt kompetens eller stöd. Skyddsrond för psykosocial arbetsmiljö: sammanställning 7. Mål Detaljerat mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för ensamarbete som kan innebära risk för fysisk skada eller hotfull situation. Riskbedömning vid ensamarbete Riskbedömning vid oplanerat ensamarbete Spara Höga risker HÖG RISK: KVALITET 8. Mål Detaljerat mål Resurser Ansvarig Deadline ansvarsfördelningen för kvalitetsarbetet inte är tydlig. ansvarsfördelning
9. Mål Detaljerat mål Resurser Ansvarig Deadline arbetsprocesserna inte är tydligt beskrivna för medarbetarna. kvalitetssäkring. Del 3: Arbetsprocesser 10. Mål Detaljerat mål Resurser Ansvarig Deadline kunden inte vet vad man kan förvänta sig av insatsen. kvalitetssäkring. Del 2: Förväntningar på insatsen 11. Mål Detaljerat mål Resurser Ansvarig Deadline kunden inte görs delaktig i de insatser som erbjuds. bemötande, Del 3: Delaktighet i insatser 12. Mål Detaljerat mål Resurser Ansvarig Deadline brister i verksamhetens interna samverkan medför att den enskilde inte får det stöd som motsvarar hennes eller hans behov. samverkan, Del 1: Intern samverkan 13. Mål Detaljerat mål Resurser Ansvarig Deadline brister i vår externa samverkan medför
att den enskilde inte får det stöd som motsvarar hennes eller hans behov. samverkan, Del 3: Extern samverkan 14. Mål Detaljerat mål Resurser Ansvarig Deadline medarbetarna inte är delaktiga i kvalitetsarbetet. personalens medverkan 15. Mål Detaljerat mål Resurser Ansvarig Deadline uppföljning av kvalitetsresultat inte görs i tillräcklig omfattning (organisation, arbetsprocesser, resultat och mål). uppföljning av kvalitetsresultat, Del 1: Genomförande 16. Mål Detaljerat mål Resurser Ansvarig Deadline uppföljning av kvalitetsresultat inte leder till analys och er som förbättrar verksamheten. uppföljning av kvalitetsresultat, Del 2: Analys 17. Mål Detaljerat mål Resurser Ansvarig Deadline man i verksamheten inte
genomför/fullföljer samtliga steg i hanteringen av avvikelser, fel och brister (identifiering, rapportering, enskild och samlad analys, samt uppföljning). hantering av avvikelser, fel och brister. 18. Mål Detaljerat mål Resurser Ansvarig Deadline det finns synpunkter och klagomål som inte når verksamheten. hantering av synpunkter och klagomål, Del 1: Inlämning 19. Mål Detaljerat mål Resurser Ansvarig Deadline man i verksamheten inte genomför/fullföljer samtliga steg i hanteringen av synpunkter och klagomål (registrering, enskild och samlad analys, samt uppföljning). hantering av synpunkter och klagomål, Del 2: Hantering 20. Mål Detaljerat mål Resurser Ansvarig Deadline dokumentationen inte hanteras enligt lagar och föreskrifter. dokumentation, Del 2: Hantering av dokumentation
21. Mål Detaljerat mål Resurser Ansvarig Deadline förändringar sker i verksamheten utan att de föregås av en riskbedömning avseende kund. riskbedömningar, Del 1: Kundorienterad riskbedömning inför förändringar 22. Mål Detaljerat mål Resurser Ansvarig Deadline insatser bedrivs utan att en individuell riskbedömning har genomförts kring kunden. riskbedömningar, Del 2: Kundorienterad individuell riskbedömning 23. Mål Detaljerat mål Resurser Ansvarig Deadline det inträffar händelser som drabbar kunden, trots de riskbedömningar som har genomförts. riskbedömningar, Del 2: Kundorienterad individuell riskbedömning 24. Mål Detaljerat mål Resurser Ansvarig Deadline verksamhetens inriktning och metoder saknar anpassning till gällande lagkrav, riktlinjer och forskning. kvalitetssäkring. Del 1:
Anpassning till gällande lagkrav, riktlinjer och forskning 25. Mål Detaljerat mål Resurser Ansvarig Deadline någon medarbetare inte har tillräcklig kännedom om de krav som lagstiftningen ställer avseende sekretess. kvalitetssäkring. Del 4: Sekretess 26. Mål Detaljerat mål Resurser Ansvarig Deadline det finns brister i vårt bemötande av våra kunder. bemötande, Del 1: Allmänt 27. Mål Detaljerat mål Resurser Ansvarig Deadline insatser inte dokumenteras fullständigt. dokumentation, Del 1: Dokumentation av insatser Spara Höga risker Medel risk: Arbetsmiljö 28. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för problem med luftkvalitet/ventilation. Kontroll av fuktproblem checklista Skyddsrond fysisk allmän Skyddsrond städning
Spara Medel risker Medel risk: Kvalitet 29. Åtgärd Ansvarig Deadline medarbetarnas kompetens inte svarar mot uppdraget. kompetensförsörjning, Del 4: Personalens kompetens Spara Medel risker RUTINER ATT GÅ IGENOM: SÄKERHET Ansvarig Utförare Deadline Åtgärdsplan vid hot, våld och pågående skadegörelse samt krisstöd Ansvarig Utförare Deadline Rutin gällande interna oegentligheter Spara Rutiner RUTINER ATT GÅ IGENOM: ARBETSMILJÖ Ansvarig Utförare Deadline Rutin för att förebygga psykosociala arbetsmiljörisker Ansvarig Utförare Deadline Rutin för ensamarbete Ansvarig Utförare Deadline Rutin för tillgänglighet Spara Rutiner RUTINER ATT GÅ IGENOM: KVALITET Ansvarig Utförare Deadline Rutin för tillgänglighet Ansvarig Utförare Deadline Servicepolicy Spara Rutiner