Svenska Brukshundklubbens Utskott för organisation Protokoll 3/2014 Datum: 2014-09-09 Tid: 19:00-20:16 Plats: Telefon Närvarande: Ordförande Ragnar Bergståhl Christer Lundberg Dag Brück LET Andersson John Sjöberg Ange ev. nedan Anmält förhinder: Rolf-Göran Asplund Från kansliet: - Övriga deltagare: - Ange ev. nedan Justerare: Vid protokollet: LET Andersson Christer Lundberg Postadress: Box 4, 123 21 Farsta Besöksadress: Frykdalsbacken 20, Farsta Telefon: 08-505 875 00 Fax: 08-505 875 99 Organisationsnummer: Svenska Brukshundklubben: 802000-4605 Brukshundservice Sverige AB: 556448-6453 info@brukshundklubben.se www.brukshundklubben.se
26 Sammanträdets öppnande Sammankallande Ragnar Bergståhl hälsade de närvarande välkomna och förklarade sammanträdet öppnat 19:04. 27 Val av sekreterare Christer Lundberg valdes till mötessekreterare. 28 Val av protokollsjusterare LET Andersson valdes att jämte mötesordföranden justera dagens protokoll. 29 Ekonomi Det är svårt att få en övergripande översikt av utskottets ekonomiska situation gentemot budget då omfördelning av medel för UG kommunikation och UG värdegrund behöver göras. Trots denna osäkerhet kan man utläsa att utskottets ekonomiska situation ligger inom budget. 30 Rapport från utskottsgrupperna Inga officiella uppdrag har utförts under perioden. UG kommunikation UG föreningssupport UG ledarutveckling UG etik och policy UG värdegrund UG stadgar 31 Stadgarna med tolkningar UG stadgar fortsätter att hantera och besvara stadgetekniska frågor från organisationen. Många frågor är återkommande och man kan gissa sig till att det i flertalet fall beror på omsättning av förtroendevalda i styrelser med mera. En FAQ har påbörjats som täcker de flesta frågeställningarna men är inte redo för officiell publicering ännu. Denna FAQ finns i gruppens arbetsrum. Katarina Swahn har hjälpt UG stadgar att sätta upp ett arbetsrum på hemsidan. Arbetet med översyn av stadgarna fortskrider men är inte klart. Gruppen lider av att det är svårt att hitta tidpunkter då man kan arbeta gemensamt. Detta påverkar naturligtvis tempot i arbetet. Justeras: Ordförande Justerare Sidan 2 av 5
Uppdraget från kongressen om att utreda och förbereda förslag om kongress vartannat år har påbörjats. 32 Föreningssupport & coacherna De första föreningscoacherna utnämndes officiellt vid kongressen 2014. När arbetet med stadgar och tolkningsstöd är klart kommer föreningscoacherna att behöva ett utbildningstillfälle för detta. Ett utbildningstillfälle för detta planeras till 25-26 oktober i Göteborg. Lärare behöver bytas till detta tillfälle. Trycket på föreningscoacherna är relativt lågt än så länge. Katarina Swahn har satt upp ett arbetsrum på hemsidan för föreningscoacherna. Det återstår att skapa en struktur på detta. Föreningscoacherna har fått officiella e-postadresser på Brukshundklubben. En uppdragslogg behöver skapas som förslagsvis läggs på arbetsrummet. Ragnar Bergståhl, Tommy Blomquist och John Sjöberg har ett uppdrag i Småland 20-21 september. Christer Lundberg har ett uppdrag i Norrköping 11 oktober 2014. (föreningscoachens roll i organisationen, målstyrning och om tid medger, orientering runt värdegrund) 33 Värdegrundsarbetet John Sjöberg tackar för alla kommentarer på värdegrundsrapporten. Den utgör slutet på fas ett och ska ses som en kartläggning av nuläget. De frågeställningar som kommer fram ur rapporten spänner från lokal till central nivå. Just nu pågår flera parallella arbeten i organisationen och John ser en utmaning i hur man ska knyta ihop nätverket för att kunna fortsätta på bästa sätt. Det finns ett behov av arbetsmaterial som organisationen kan samla sig runt för att diskutera och föra processen framåt. Ett förslag till arbetsmaterial och plan ska presenteras för förbundsstyrelsen vid oktobermötet i Nora. Det är viktigt att identifiera vilka frågor som ska drivas vidare och hur man kan involvera föreningscoacherna på bästa sätt. Den träff som genomförs i Smålandsdistriktet 20 21 september kommer bland annat att fungera som en pilot för hur man kan arbeta med värdegrundsfrågorna på regional nivå. Man behöver hitta en modell och verktyg för hur organisationen ska kunna arbeta vidare. En viss styrning kommer att behövas för att få arbetet att flyta. Ett stöd i form av översiktlig plan med milstolpar på hur arbetet kan rullas ut kan vara ett bra stöd för organisationen. Föreningscoachernas arbete med värdegrund är viktigt och för att de ska få det stöd de behöver bjuds John in till utbildningshelgen i Göteborg 25 26 oktober. Även Dag Brück inbjuds till detta tillfälle. Det är viktigt att stötta de delar av organisationen som verkligen vill arbeta med frågorna. Arbetet bör starta på regional nivå för att inspirera vidare till lokal nivå. Ett behov av både utbildning och ledning i värdegrundsarbetet har identifierats. Vad gäller utbildning handlar det mest om vikten av engagera sig och aktivt delta i processen, det vill säga en coachning framåt för att behålla arbetsglädjen. Justeras: Ordförande Justerare Sidan 3 av 5
34 Drogpolicy m.fl. Dag Brück presenterade sitt förslag till drogpolicy enligt uppdrag från föregående möte. Dag har hämtat inspiration från liknande policies, både inom och utom organisationen. Förslaget diskuterades och mötet föreslog förändringar i formuleringarna så att policyn kan accepteras och efterlevas av organisationen. John konstaterade att polices är värdefulla verktyg i värdegrundsarbetet som exemplifierar olika situationer. Utskottet beslutade att Dag Brück ändrar i policyn enligt de synpunkter som kom fram och lämnar detta förslag till förbundsstyrelsens möte i oktober i Nora. Dag noterade också Svenska Kennelklubben tagit fram egna etiska regler för prov och tävling. Han konstaterar vidare att dessa ej står i konflikt med Svenska Brukshundklubbens etiska policy för prov och tävling. Det är viktigt att vi är medvetna om denna policys existens. Svenska Brukshundklubben har också antagit en ny policy för hundhållning och vår relation till hunden vid uppfostran, utbildning och träning, vilken finns på hemsidan. 35 UG kommunikationsgruppen UG kommunikation lyder numera under det verkställande utskottet. Gruppen har skissat på hur man kan arbeta vidare i olika grupper med kommunikationsfrågor. Sammanhållande är Sanna Ameln. Det är ett nytt grepp att ha en tjänsteman som sammankallande men man har valt den vägen för att kunna hålla tempot uppe i arbetet med kommunikationsfrågorna. Den del av budgeten för Utskottet för organisation som hör till UG kommunikations behöver omfördelas till gruppen. Det framkom även att i framtidsplanerna för UG kommunikation kan det bli så att gruppen blir ett eget utskott i framtiden. 36 Per capsulam beslut om arvodering för Föreningscoacher Förbundsstyrelsen har fattat beslut enligt det per capsulam beslut som utskottet fattade om arvodets storlek vid de tillfällen en föreningscoach tjänstgör på fysisk plats. Däremot återremitterade man till utskottet att återkomma med nytt förslag om vem som ska stå för utbetalning av arvodet. Förbundsstyrelsen menar att det kan finnas en risk att det blir en prisfråga om beställaren står för utbetalningen. Utskottet diskuterade kort förslaget och var eniga med förbundsstyrelsen att det kan finnas flera fördelar med att förbundsstyrelsen står för utbetalningen av ersättningar och arvoden, åtminstone inledningsvis. Utskottet beslutade att Christer Lundberg omarbetar förslaget och lämnar till förbundsstyrelsens möte i november. 37 Brukshunden Ragnar Bergståhl presenterade ett förslag om en artikel i Brukshunden om föreningscoacherna och deras arbete och intentioner. Mötet diskuterade förslaget och kom fram till att Ragnar och Christer tar fram ett förslag till inbjudan till Brukshunden Justeras: Ordförande Justerare Sidan 4 av 5
att delta vid något av tillfällena 20 21 september eller 11 oktober och även ges tillfälle till intervju. Utskottet beslutade att Ragnar Bergståhl och Christer Lundberg tar fram ett förslag till inbjudan till Brukshunden att delta vid någon av föreningscoachernas aktiviteter 20 21 september eller 11 oktober. 38 Årshjulet 2015 planering Ett fysiskt möte kommer att hållas 29 30 november i Stockholmsområdet med samtliga utskott och förbundsstyrelsen. Årshjulet och övrig planering kommer att tas upp vid detta tillfälle varför punkten hoppas över vid detta möte. 39 Övriga frågor Katarina Swahn är mammaledig från och med oktober. Agneta Olsson (Bro-Håbo Brukshundklubb) kommer att ersätta Katarina under hennes mammaledighet. Agneta har redan börjat sitt arbete och går parallellt med Katarina under september. 40 Sammanträdets avslutande Mötesordförande tackade de närvarande och förklarade sammanträdet avslutat 20:16. Justeras: Justeras: Vid protokollet: Ragnar Bergståhl LET Andersson Christer Lundberg Mötesordförande Det justerade protokollet redovisar vad som avhandlats på sammanträdet. Beslut som fattats kan dock bli föremål för ändring av Svenska Brukshundklubbens förbundsstyrelse (FS). Justeras: Ordförande Justerare Sidan 5 av 5