Handlingar till Utbildningsnämndens sammanträde den 20 november

Handlingar till Utbildningsnämndens sammanträde den 20 november

Ärende 2

Utbildningskontoret Peter Ottosson TJÄNSTESKRIVELSE 2012-11-07 Dnr 2012-6064 1(3) Utbildningsnämnden Extra engångsbelopp av barn- och elevpeng 2012 Förslag till beslut Utbildningsnämnden beslutar Ett extra engångsbelopp per Upplands-Bro barn/elev i fristående förskolor och grundskolor fastställs och utbetalas enligt kontorets förslag. Ärendebeskrivning Kommunen har tillskjutit extra engångsanslag till förskolor och grundskolor, de s.k. AFA-pengarna. Enligt skollagen ska bidragen till fristående verksamheter grundas på kommunens budget. Detta innebär att bidragen till de fristående förskolorna och grundskolorna också ska höjas med en engångssumma per barn/elev för 2012. Bakgrund Styrelsen för AFA Försäkring fattade i juni 2012 beslut om att återbetala inbetalda premier för AGS-KL samt avgiftsbefrielseförsäkringen avseende år 2007 och 2008. Upplands-Bro kommun fick tillbaka 17 117 tkr. Fullmäktige, kf 78, beslutade att göra ekonomiska satsningar på bland annat områden som i 2012 års budgetarbete inte kunde prioriteras och på andra satsningar som har aktualiserats under året. Medlen utgör ett särskilt anslag för 2012 och ingår inte i nämndernas budgetramar inför 2013. Utbildningsnämnden erhöll 6 750 tkr för punktinsatser. G:\Bildningsförvaltningen\Gemensamt\Alla nämndskrivelser\2012\bin\un 2012-11-20\Engångsbelopp barn och elevpeng.doc

Sida 2 Beslut på verksamheter och områden för punktinsatser under hösten/vintern 2012 med anledning av återbetalningen av AFApremierna: Område Belopp, kr Utbildningsnämnden *) Drift av restaurangprogrammet på Upplands-Bro gymnasiet under ht 2012 Resursteamet, punktinsatsen omfattar även genomlysning av verksamheten och översyn av nuvarande arbetsmetoder 750 000 3 000 000 AV-utrustning till skolsalar och läsplattor till förskolan 1 000 000 Reinvestering av inventarier i förskole- och skolverksamheterna 500 000 Reinvestering av utrustning i köken 1 000 000 Upprustning av utemiljöer vid förskolor och F5-skolor 500 000 Totalt till Utbildningsnämnden 6 750 000 Enligt skollagen ska bidragen till fristående verksamheter grundas på kommunens budget. Detta innebär att bidragen till de fristående förskolorna och grundskolorna också ska höjas med en engångssumma per barn/elev för 2012. För gymnasieverksamheten gäller den länsgemensamma prislistan för skolpengen till friskolor. Justeringar i Upplands-Bro kommuns budget för gymnasieverksamheten påverkar inte länsprislistan och därför ska inte något extra engångsbelopp betalas ut för gymnasieelever. Anslaget till resursteamets punktinsatser avser individuella tilläggsbelopp för barn och elever med omfattande behov av särskilt stöd. Fristående verksamheter får ansöka om individuella tilläggsbelopp på lika villkor som kommunens egna verksamheter. G:\Bildningsförvaltningen\Gemensamt\Alla nämndskrivelser\2012\bin\un 2012-11-20\Engångsbelopp barn och elevpeng.doc / 1999-05-11

Sida 3 Utbildningskontorets förslag Utbildningskontoret föreslår att anslagen fördelas enligt följande: ANSLAG AV-utr och läsplattor, tkr Inventarier, tkr Utrustning i köken, tkr Förskol a Grundskol a UBG TOTALT 500 340 160 1 000 160 340 0 500 0 750 250 1 000 Utemiljöer, 250 250 0 500 tkr Totalt 910 1680 410 3 000 Antal barn/elever 1 564 3 019 Summa barn/elev 582 kr 557 kr För Upplands-Bro barn/elever som går i fristående förskolor och skolor utbetalas ett engångsbelopp baserat på det genomsnittliga elevantalet per 15 april och 15 oktober. Per förskolebarn utbetalas 582 kr och per grundskoleelev utbetalas 557 kr. UTBILDNINGSKONTORET Henrik Hedqvist Utbildningschef Ulla Ekestam Stabschef G:\Bildningsförvaltningen\Gemensamt\Alla nämndskrivelser\2012\bin\un 2012-11-20\Engångsbelopp barn och elevpeng.doc / 1999-05-11

Ärende 3

Utbildningskontoret TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare, telefon Datum Vår beteckning 2012-11-07 Dnr 2011-6060 1 Utbildningsnämnden Överenskommelse mellan kommunerna i Stockholms län om samverkan kring svenska för invandrare med gemensam yrkesbakgrund, sfx Förslag till beslut Upplands-Bro kommun kommer att delta i överenskommelsen om sfx, inklusive inrättandet av en gemensam samordnare där kostnaden fördelas mellan deltagande kommuner. Sammanfattning Kommunförbundet Stockholms län (KSL) har genomfört en utvärdering av ett samarbete mellan länets kommuner kring svenska för invandrare med gemensam yrkesbakgrund, och därefter tagit fram förslag till en ny överenskommelse med olika förtydliganden. KSL:s styrelse beslutade den 10 oktober 2012 att rekommendera kommunerna att delta i den nya överenskommelsen. Beslutsunderlag Utbildningskontorets tjänsteskrivelse den 7 november 2012 KSL:s rekommendation den 12 oktober 2012 Ärendet Sfx är en samlingsbeteckning för svenskundervisning med yrkesinriktning för invandrade som redan har en färdig utbildning och / eller erfarenhet från ett specifikt yrkesområde från sitt hemland. Inom Stockholms län pågår sedan 2001 ett samarbete med grundtanken att studerande med samma yrkesbakgrund samlas hos en anordnare. Det gör att undervisningsgrupperna blir tillräckligt stora så att verksamheten blir stabil och kan utvecklas. Med utgångspunkt i KSL:s utvärdering av hittillsvarande samarbete innehåller den nya överenskommelsen Tydligare skrivningar vad sfx är Tydligare kriterier för att bevilja sfx Tydligare skrivningar om återrapportering Nya skrivningar om uppföljning och utvärdering av överenskommelsen Nya skrivningar kring prislista samt indexuppräkning Ett förtydligande vad som medan med privat anordnare Förändrad beslutsprocess Gemensam samordnare där kostnaden fördelas mellan de kommuner som ingår i överenskommelsen.

2(2) Utbildningskontoret föreslår att Upplands-Bro ansluter sig till överenskommelsen, som innebär ett effektivt utnyttjande av resurser som kommer både de studerande och anordnarna till godo. Barnperspektiv Ärendet har inget uttalat barnperspektiv, eftersom det handlar om utbildning för vuxna. UTBILDNINGSKONTORET Henrik Hedqvist Utbildningschef Ulla Ekestam Stabschef

Ärende 4

Utbildningskontoret TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare, telefon Datum Vår beteckning 2012-11-07 Dnr 2011-6061 1 Utbildningsnämnden Revisionsrapport om efterlevnaden av lagen om offentlig upphandling, LOU Förslag till beslut Utbildningsnämnden överlämnar utbildningskontorets förslag till yttrande över revisionsrapporten som sitt eget. Sammanfattning KPMG har på uppdrag av kommunens revisorer genomfört en granskning av efterlevnaden av LOU; lagen om offentlig upphandling. Vid granskningen har två fall av otillåtna direktupphandlingar konstaterats, varav den ena inom utbildningsnämndens verksamhetsområde. Revisionen önskar ett yttrande över granskningsrapporten senast den 31 december 2012 från samtliga nämnder. Beslutsunderlag Utbildningskontorets tjänsteskrivelse den 7 november 2012 Revisionsrapport den 9 oktober 2012 Ärendet Den aktuella granskningen har avgränsats till att omfatta i huvudsak beloppsmässigt större inköp under 2012. Man har tittat på inköpen ur två perspektiv: 1. Analys av större leverantörer mot avtalsregistret, dvs finns efter LOUupphandling tecknade avtal med dessa leverantörer 2. Stickprovskontroll av ett antal beloppsmässigt stora fakturor med avseende på belopp, godkännande, rimlighetskontroll samt om inköpet grundar sig på ett efter LOU-upphandling tecknat avtal Vid stickprovskontrollen hittades två fall av otillåten direktupphandling, dvs där avtalsvärdet översteg den gräns på 284 tkr som finns. För inköp som överstiger detta belopp ska konkurrensutsättning ske. Den ena fakturan, som berörde utbildningsnämndens verksamhetsområde, avsåg en beställning med ett totalt värde på 1,2 mkr och borde alltså har föregåtts av en upphandling enl LOU. Med anledning av granskningen har kommunens revisorer lämnat följande rekommendationer Att nämnder och styrelser säkerställer en tillräcklig styrning och intern kontroll av rutiner kring upphandling för att undvika otillåtna direktupphandlingar och bättre utnyttja konkurrensen.

2(2) Att kunskapen och erfarenheten som finns hos upphandlingsfunktionen utnyttjas i större utsträckning än vad som görs idag. Att tillämpningsanvisningar upprättas till kommunens upphandlingspolicy. Förslag till yttrande Utbildningskontoret föreslår att följande synpunkter lämnas till revisionen Utbildningsnämnden delar uppfattningen att det är angeläget med styrning och intern kontroll av rutiner kring upphandling för att undvika otillåtna direktupphandlingar och bättre utnyttja konkurrensen, och beklagar därför att det förekommit en otillåten direktupphandling inom nämndens verksamhetsområde. Exempel på redan genomförda insatser Under 2011 var ett av områdena i nämndens internkontrollplan att undersöka Kontroll av rutiner kring upphandling av varor och tjänster Kontrollen avsåg hur budgetansvariga vid köp av varor och tjänster följer regler om att använda ramavtalen. Kontrollen genomfördes inom förskolan och grundskolan på fyra slumpmässigt valda förskolor respektive grundskolor. Kontrollen bestod i att se hur trogna verksamhetsenheterna varit gentemot de ramavtal som träffats för varugrupperna läromedel och livsmedel. För varje enhet valdes slumpmässigt 4-5 inköp under året ut inom respektive varugrupp. Kontrollen visade att för valda varugrupper och kontrollerade verksamhetsenheter finns en mycket god efterlevelse av ingångna ramavtal. Som en punkt under utbildningsdagar för utbildningskontorets chefer under 2010, informerade kommunens upphandlare om aktuella regler och möjligheter att få hjälp med upphandlingar. Fortsatta insatser Sådan information behöver upprepas, och ytterligare insatser kommer därför att göras för att förbättra kännedomen om upphandlingsreglerna och utnyttjandet av upphandlingsfunktionen, genom förnyad information vid ett av utbildningskontorets chefsmöten. Ett led i detta kan också vara de föreslagna tillämpningsföreskrifterna till kommunens upphandlingspolicy, som underlättar för dem som inte har upphandling som sin huvudsakliga uppgift att bättre orientera sig. Utbildningsnämnden ser det därför som angeläget att sådana tillämpningsföreskrifter upprättas. Utbildningsnämndens internkontrollplan för 2013 kommer att innehålla moment som avser rutinerna kring upphandling av varor och tjänster. Barnperspektiv Väl fungerande rutiner för upphandling ger i förlängningen lägre kostnader, vilket kan vara ett av bidragen till högre kvalitet i verksamheten för barnen. UTBILDNINGSKONTORET Henrik Hedqvist Utbildningschef Ulla Ekestam Stabschef

Ärende 5

TJÄNSTESKRIVELSE Utbildningskontoret Handläggare, telefon Datum Vår beteckning 2012-11-07 Dnr 2011-6061 Rev 2012-11-27 Utbildningsnämnden Pedagogisk omsorg, familjedaghem Förslag till beslut 1. Dagbarnvårdarna erbjuds att bli fristående utövare av pedagogisk omsorg. 2. Starta-eget-utbildning kommer att erbjudas via kommunens tillväxtkontor. 3. Kvarvarande kommunal organisation anpassas till efterfrågan Sammanfattning Efterfrågan på platser i familjedaghem (pedagogisk omsorg) har under en rad av år minskat och en successiv anpassning av organisationen har skett. Barnpengen för familjedaghem är beräknad efter att dagbarnvårdarna i snitt ska ta emot 5 barn. För närvarande är det genomsnittliga antalet barn per dagbarnvårdare 4, vilket innebär ett prognostiserat underskott på ca 800 000 kronor för enheten för familjedaghem. Beslutsunderlag Utbildningskontorets tjänsteskrivelse den 7 november 2012 Ärendet Efterfrågan på platser i familjedaghem har under en lång period minskat och organisationen har successivt anpassats. Antal barn 1-5 år i familjedaghem den 15 okt resp år 250 200 150 100 50 0-98 -99-00 -01-02 -03-04 -05-06 -07-08 -09-10 -11-12 De fristående utövarna av pedagogisk omsorg ( fn 5 ) får en peng per barn som ska motsvara den budgeterade genomsnittskostnaden per barn i den kommunala verksamheten. I den kommunala organisationen är dagbarnvårdarna sedan ett antal år tillbaka anställda med månadslön och om antalet barn inte är det förväntade, så är ändå kostnaden densamma i

organisationen. Med en större andel fristående utövare, uppnås en mer flexibel situation där kostnaden står i proportion till antalet placerade barn. Utbildningskontoret föreslår därför att organisationen med kommunala dagbarnvårdare justeras efter antalet ansökningar samtidigt som alla dagbarnvårdare erbjuds att starta eget. Dagbarnvårdarna omfattas av samma LAS-regler som alla anställda i kommunen, så när organisationen ska anpassas undersöks i första hand möjligheten till omplacering inom kommunen innan ev uppsägning pga arbetsbrist görs. Barnperspektiv Möjligheten att anordna pedagogisk omsorg för de barn vars föräldrar inte ansöker om plats i förskola ökar om verksamheten är mer flexibel. UTBILDNINGSKONTORET Henrik Hedqvist Utbildningschef Ulla Ekestam Stabschef

Ärende 6

Ärende 7

1 Utbildningskontoret Handläggare, telefon Datum Vår beteckning Karin Ternbom 2012-09-14 Dnr 2012-6055 Balanslista över oavslutade uppdrag som givits från utbildningsnämnden till utbildningskontoret Diarienr Datum Uppdrag Kommentar 2010-6013 2011-01-18 8 Resursfördelningsprinciper för förskola, pedagogisk verksamhet, förskoleklass, grundskola och skolbarnomsorg Bildningschefen får i uppdrag att besluta om närmare anvisningar om vilket underlag som ska lämnas för bedömning av rätt till tilläggsbelopp. 2011-6007 2011-09-13 54 Delegationsordning Bildningsnämnden uppdrar till bildningschefen att i sin tur uppdra åt annan anställd att besluta i stället, i de ärendegrupper som delegerats till bildningschefen (vidaredelegation enligt 6 kap. 37 kommunallagen) Bildningsförvaltningen får i uppdrag att utarbeta rutiner för dokumentation och anmälan av delegationsbeslut.

2(3) 2011-6001 2011-12-20 72 Internbudget för bildningsnämndens verksamhet 2012, driftbudgeten Vid förändringar i relationen mellan antalet elever i kommunens gymnasieskola och antalet elever hos andra huvudmän, får bildningschefen mandat att göra ev. omfördelningar inom verksamhetsramen för gymnasieskola. Eventuell omfördelning ska rapporteras till nämnden. Bildningschefen får i uppdrag att fördela investeringsbudgetens gemensamma projekt och omfördela mellan projekt vid behov. Ekonomen får i uppdrag att vidta tekniska justeringar. 2012-6019 2012-03-27 21 Matematiksatsning PISA 2015 Bildningschefen får i uppdrag att anmäla kommunens intresse för att delta i SKL:s matematiksatsning. Pågår 2012-6035 2012-05-15 29 Avtal, verksamhetsförlagd lärarutbildning Bildningsnämnden beslutar: 1. att teckna tilläggsavtal avseende verksamhetsförlagda fältstudier inom specialläraroch specialpedagogutbildningarna; 2. att utbildningschefen har befogenhet att teckna ovan nämnda avtal. Avtal tecknat

3(3) 2012-6044 2012-09-03 42 Avtal för gemensam utvärdering av vuxenutbildningen i Stockholms län Utbildningschefen får i uppdrag att teckna avtal med Botkyrka kommun angående deltagande i gemensam utvärdering av kvaliteten i vuxenutbildningen i Stockholms län. 2012-6052 Se ovan 47 Barnomsorg på obekväm arbetstid helger, kvällar och nätter Under förutsättning att medel beviljas i 2013 års budget får utbildningskontoret i uppdrag att utreda former för barnomsorg på obekväm arbetstid och rutiner för prövning av behovet i det enskilda fallet. 2012-6036 Se ovan 48 Yttrande över förslag till detaljplan för del av Kungsängens Kyrkby 2:1 m fl. (Ringvägen) Utbildningskontoret får i uppdrag att projektera förskolelokaler på den tomt som anges i planförslaget. 2012-6051 Se ovan 49 Finskt förvaltningsområde Utbildningsnämnden uppdrar till utbildningskontoret att anordna förskoleverksamhet delvis på finska vid de förskolor där personalmässiga förutsättningar finns. \\uppfil02\user$\karter\application Data\Sirius IT\Imaging Suite\cache\View\3\72546\Balanslista 2012-09-14.doc / 1999-05-11