1(19) Plats och tid Djursholms slott, onsdag 8 december 2010 kl 19.25 21.25 Paragrafer 79-93 Beslutande Ersättare Boris von Uexküll (M) Gunilla Wästlund (M) Inger Strömbom (KD) Hans Hedin (M) Jan Björkman (M) Richard Jansson (M) Anders Norlander (M) Ulrika Bergqvist (M), ej 83-93 Gunilla Friis (M) Sten Lindquist (M) Bigitta Sundman (M) Lilian Grassman (FP) Eva Regårdh (M) Owe Svantegård (KD) Carl-Ivar Öhman (C) Patrik Nimmerstam (C) Lars-Gunnar Wallin (FP) Robert Cloarec (S) Övriga deltagare Tommy Fabricius Produktionsdirektör Katarina Wästlund Nämndsekreterare/verksamhetsplan. Eva Edholm Ekonom/controller Johan Österberg Utvecklare skolan Helena Resele Tidén Utvecklare IT Pia Åkerman, 80-81 Utvecklare ÄoF Birgitta Fresk Ekonom/controller Anneli Jalonen, 82 VFU-samordnare Margareta Fläckman, 80 Resultatenhetschef Stocksundsgården Camilla Ernst, 80-81 Resultatenhetschef Annbergsgården/Storkalmar Britt Dahlstedt, 80 Resultatenhetschef Klingsta Utses att justera Inger Strömbom (KD) Justeringens plats och tid Produktionskontoret, onsdag 15 december 2010 kl 16.00 Underskrifter Sekreterare Katarina Wästlund Ordförande Justerande Boris von Uexküll (M) Inger Strömbom (KD) Nämnd/Styrelse ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande 2010-12-16 Datum för anslags nedtagande 2011-01-10 Förvaringsplats för protokollet Underskrift Marie Karlsson Utdragsbestyrkande...
2(19) 79 Val av justerare och tid för justering Inger Strömbom (KD) utses att jämte ordföranden justera dagens protokoll. Protokollet justeras 2010-12-15, kl 16.00
3(19) 80 PS 2010/0092 Analys och handlingsplan avseende Qualis kundenkät för Äldre och funktionshindrade i Danderyd - informationsärende Vid produktionsstyrelsens sammanträde den 8 september 2010 presenterades resultat utifrån Qualis kundenkät för Äldre och funktionshindrade i Danderyd. Information lämnas om verksamheternas analyser och handlingsplaner utifrån enkätresultaten. Handlingar Tjänsteutlåtande produktionskontoret 2010-10-28 Analyser och handlingsplaner från Annebergsgården, Storkalmar. Klingsta, Stocksundsgården, Hemtjänsten och LSS Personstöd. Informationen föranleder diskussion men inget beslut.
4(19) 81 PS 2010/0002 Utvärdering ändrad enhetsorganisation - Storkalmar beslutade i januari 2010 att flytta Storkalmars demensboende från resultatenhet 56 (Stocksundsgården) till resultatenhet 58 (Annebergsgården). En kortare utvärdering lämnades vid produktionsstyrelsen sammanträde i oktober och, framför allt på grund av personalförändringar vid Storkalmar, bestämde styrelsen att en fördjupad utvärdering skulle lämnas vid sammanträdet i december 2010. Utvärdering Resultatenhet 58 (Annebergsgården/Storkalmar) Resultatenhetschef: Ett delat ledarskap har medfört en större och förändrad arbetsbelastning för resultatenhetschefen. Rekrytering av ny verksamhetsledare till Storkalmars äldreboende har dock successivt medfört en viss avlastning, framför allt vad gäller rent konkreta dagliga uppgifter. Annebergsgårdens äldreboende: Den ändrade enhetsorganisationen har för Annebergsgårdens räkning främst visat sig i minskad chefsnärvaro för personalen. Vissa arbetsuppgifter har delegerats till samordnare t.ex. rekrytering av personal. Medarbetarsamtal ligger dock fortfarande kvar hos resultatenhetschef. Verksamhetsassistent vid Annebergsgården har fått utökat ansvar att även vara assistent (25%) på Storkalmar. Storkalmars äldreboende: Ny verksamhetsledare för Storkalmars äldreboende tillträdde sin tjänst i slutet av april 2010. Omorganisationen börjar nu komma på plats och bedömningen är att den varit positiv för personalen med tydligare regler och rutiner. Ekonomiskt räknar såväl Annebergsgården som Storkalmar med ett att klara resultatkravet i år.
5(19) Resultatenhet 56 (Stocksundsgården) För Stocksundsgården har förändringen fått både positiva och negativa effekter. Rent budgetmässigt räknar resultatchefen med en budget i balans år 2010. Dock har förlusten av tidigare möjlighet till fördelning av kostnader på två boenden, för t.ex. verksamhetschef och assistent, medfört att assistentjänsten vid Stocksundsgården idag inte är tillsatt. 40% av dessa kostnader belastade tidigare Storkalmar. Dock sker fortfarande samutnyttjande av resurser med både Storkalmar och Annebergsgården, för t.ex. arbetsterapeut, sjukgymnast, sjuksköterska och vaktmästare. Den omständigheten att Stocksundsgårdens resultatenhetschef nu endast ansvarar för en enhet anses positivt för både boende och personal. De boende och personalen har fått en mer närvarande chef, något som även känns positivt för resultatenhetschefen själv. Handling Tjänsteutlåtande produktionskontoret 2010-11-17 s beslut tar del av utvärdering avseende ändrad enhetsorganisation Storkalmar och lägger densamma till handlingarna.
6(19) 82 PS 2010/0074 VFU-studenter i Danderyds partnerområde fram till 2010 informationsärende Danderyds kommun har sedan ett antal år ett uppdrag att genomföra verksamhetsförlagd utbildning inom lärarutbildningen (VFU) i kommunen. Information lämnas om Danderyds åtaganden under åren 2001 2010. Handlingar Rapport 2010-11-21 Informationen föranleder inget beslut.
7(19) 83 PS 2010/0056 s budgetarbete inför år 2011 Enligt ekonomistyrningsreglerna ska årligen fastställa budget för resultatenheterna. Vidare skall svara för att verksamheten inom produktionen bedrivs så att nödvändiga resurser finns för att utveckla och bibehålla en effektiv verksamhet och organisation. Detta ska ske genom att resultatenheterna lämnar bidrag dels till de löpande kostnaderna för produktionsstyrelsen och produktionskontoret dels till produktionens gemensamma utveckling och arbetsvårdskostnader. Styrelsen ska årligen fastställa vilka belopp som krävs för detta och det ska uttryckas i procent av resultatenheternas huvudintäkter. Innevarande år är uttaget sammantaget 1,5 % av enheternas huvudintäkter varav 1,1 % avser ledning och styrning och 0,4 % avser utvecklingsprojekt och arbetsvårdsinsatser. Uttag år 2011 Det sammantagna uttaget föreslås vara oförändrat 1,5 % även under år 2011. Kostnaderna för produktionsstyrelsen och produktionskontoret beräknas uppgå till 7,3 mkr, vilket motsvarar ett uttag från enheterna om 1,1 %. Resterande 3,0 mkr (0,4 % ) kommer att användas för gemensamma utvecklingsprojekt och arbetsvårdsinsatser inom produktionen. Det innebär ett procentuellt oförändrat uttag för ledning och styrning, och gemensamma utvecklingsprojekt och arbetsvårdsinsatser. Budget Budget tkr 2010 2011 Summa uttag (intäkter) 1,5 procent 10 500 10 300 Kostnader för styrning och ledning : Arvoden produktionsstyrelsen, 9 ord + 9 suppl from 2011 670 400 Löner Produktionskontoret 5 000 4 900 Administrativa tjänster ( kommunledn.kontoret) 1 400 1 300 Hyra produktionskontoret 245 200 Övriga kostnader 385 450 Total kostnad för styrning och ledning 7 700 7 250 Kostnad för utvecklingsprojekt /arbetsvård 2 800 3 050 Summa kostnader 10 500 10 300
8(19) Resultatkrav Sedan år 2004 har fastställt resultatkrav (utjämningsbuffert) motsvarande 0,5 % av enheternas huvudintäkter. Detta i syfte att säkerställa ett för produktionen resultat i balans med budget. Resultatkravet föreslås även år 2011 uppgå till 0,5 % av enheternas omslutning. Arbetsmiljö och jämställdhetsplan Varje arbetsplats med mer än 10 anställda ska årligen upprätta en arbetsmiljö- och jämställdhetsplan. Planen skall innehålla mätbara mål och konkreta åtgärder. En handlingsplan för det systematiska arbetsmiljöarbetet ska upprättas årligen inom varje resultatenhet. Enligt beslut i 2007-01-10 ska enheterna i samband med budget även redovisa uppföljning av samt plan för åtgärder kommande år avseende arbetsmiljö och jämställdhet. Eventuella kostnader för enhetens arbete med arbetsmiljön och jämställdheten ska framgå. Lärarlyftet, Förskolelyftet och en dator per elev och lärare 2010 beslöt kommunfullmäktige att produktionen fick redovisa ett underskott med 1,9 mkr för Lärarlyftet, Förskolelyftet och utbildning av barnskötare till förskollärare. Bakgrunden var att kostnaderna för dels Lärarlyftet och Förskolelyftet, dels fullföljandet av den pågående vidareutbildningen av barnskötare till förskollärare inte kunde finansieras i den löpande verksamheten. Den omgång av vidareutbildning av barnskötare till förskollärare som startade höstterminen 2008 avslutades efter vårterminen 2010. Fr o m 2011 har barnoch utbildningsnämnden ansökt om medel hos kommunfullmäktige för vikariekostnader när barnskötare med full lön studerar på distans till förskollärare. Såväl Lärarlyftet som Förskolelyftet kommer att fortgå under år 2011. Kommunens kostnader för Lärarlyftet och Förskolelyftet, efter att statsbidraget avräknats, beräknas uppgå till 0,9 mkr. Enheternas förutsättningar att finansiera de olika Lyften kommer inte förändras det kommande året, utan produktionsstyrelsen har den 20 oktober 2010 hemställt hos kommunfullmäktige att produktionen under år 2011 får redovisa negativt resultat om högst -0,9 mkr. har vidare ansökt hos kommunfullmäktige om att 2011 få redovisa ett underskott med 0,7 mkr för delfinansiering av kostnader i samband med planerat framtida införande av en till en dvs en dator per elev och lärare. Handlingar
9(19) Tjänsteutlåtande produktionskontoret 2010-11-23 s beslut 1. fastställer uttaget för ledning och styrning år 2011 till 1,1 % av resultatenheternas huvudintäkter 2. fastställer uttaget för produktionens gemensamma utvecklingsprojekt och arbetsvård år 2011 till 0,4 % av resultatenheternas huvudintäkter 3. fastställer resultatkrav (utjämningsbuffert) för år 2011 till 0,5 procent av resultatenheternas huvudintäkter. 4. ger enheterna i uppdrag att i samband med budget år 2011 lämna redovisning och plan samt ange kostnader för enhetens arbete med arbetsmiljö och jämställdhet. Exp: Kommunstyrelsen Verksamhetschefer
10(19) 84 PS 2010/0128 Beslutsattestanter inom produktionen år 2011 Enligt kommunens attestreglemente är varje nämnd ansvarig för internkontrollen inom sitt verksamhetsområde. Det ankommer därför på produktionsstyrelsen att utse beslutsattestanter (ordinarie och ersättare). Enligt anvisningarna till attestreglementet får styrelsen delegera beslutanderätten att utse mottagningsattestanter och granskningsattestanter till produktionsdirektören eller resultatenhetschef. Handlingar Tjänsteutlåtande produktionskontoret inkl förslag beslutsattestanter 2010-11-22 s beslut 1. utser för år 2011 beslutsattestanter för Produktionen enligt bilaga 1. 2. bemyndigar produktionsdirektören och resultatenhetscheferna att utse mottagningsattestanter inom sin respektive enhet. 3. bemyndigar produktionsdirektören att under år 2011 vid behov revidera attestförteckningen utom avseende ordförande Exp: Ekonomiavdelningen Verksamhetschefer
11(19) 85 PS 2010/0123 Sammanträdestider för år 2011 Produktionskontoret föreslår följande sammanträdestider för : (onsdagar kl. 19.00) 26 januari 31 augusti 16 mars 19 oktober 27 april 14 december 15 juni Handlingar Tjänstutlåtande produktionskontoret 2010-11-17 s beslut godkänner föreliggande förslag till sammanträdestider år 2011 för. Exp: Verksamhetschefer Insyn Övriga förvaltningar för kännedom
12(19) 86 PS 2010/0125 Ansvarsfördelning Barn-och Utbildningsnämnden skollagstiftningen Idag gällande ansvarsfördelning mellan Barn- och Utbildningsnämnden och antogs av produktionsstyrelsen 2001-03-05, 34. I Skollagen (1985:1100), Grundskoleförordningen (1994:1194), Gymnasieförordningen (1992:394) m.fl. stadgas att kommunen eller styrelsen har att fatta olika beslut. Ansvarsfördelningen avser därmed att förtydliga vilka beslut som fattas i respektive nämnd. Rent generellt fördelas ansvaret genom att de övergripande besluten och beslut avseende enskilda utövare fattas av Barn och Utbildningsnämnden medan besluten med mer direkt verksamhetsanknytning till produktionsorganisationen fattas av. Regler som avser ren verkställighet finns inte med i ansvarsfördelningen. Med anledning av ändringar i bl.a. nuvarande skollag har utbildnings- och kulturkontoret och produktionskontoret tillsammans arbetat fram förslag till revidering av ansvarsfördelningen. Arbetet har även medfört en översyn av respektive nämnds delegationsordning (PS 2010/0124). Med anledning av ny skollag fr.o.m.1 juli 2011 kommer ytterligare revidering av ansvarsfördelningen att ske under våren 2011. Handlingar Tjänsteutlåtande produktionskontoret 2010-11-17 Förslag till ansvarfördelning s beslut godkänner föreliggande förslag till ansvarsfördelning mellan Barn- och utbildningsnämnden och. Exp: Barn- och Utbildningsnämnden f.k. Kommunstyrelsen + ansvarsfördelning f.k Rektorer + ansvarsfördelning
13(19) 87 PS 2010-11-17 Delegationsordning - revidering Idag gällande delegationsordning antogs av produktionsstyrelsen 2005-02-23, 21. Med anledning av reviderad ansvarsfördelning mellan Barn- och Utbildningsnämnden och samt ändringar i Skollagen (1985:1100) föreslår produktionskontoret en revidering av delegationsordningen. Revideringen avser endast beslut gällande skola/förskola. Delegationsordningen i övrigt kommer att ses över under våren 2011. Förslag till reviderad delegationsordning för föreligger. Handlingar Tjänsteutlåtande produktionskontoret 2010-11-17 Förslag reviderad delegationsordning för s beslut godkänner föreliggande förslag till delegationsordning för. Exp: Verksamhetschefer + delegationsordning Kommunstyrelsen + delegationsordning f.k. Barn- och Utbildningsnämnden f.k.
14(19) 88 PS 2009/0187 Återrapportering av åtgärdsplan gällande revisionsrapport - Beslutsunderlagens kvalitet - remissvar Under hösten 2009 granskade Pricewaterhouse Coopers beslutsunderlagens kvalitet i Danderyds kommun. Resultatet av granskningen redovisades i en revisionsrapport i november 2009. tog del av revisionsrapporten 2010-01-27, 7 och välkomnade det arbete som påbörjats med bl.a. enhetliga mallar för tjänsteutlåtanden. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrog 2010-03-08 till kommunledningskontoret att återkomma till utskottet i oktober 2010 med en åtgärdsplan med anledning av revisionsrapporten. Under hösten har kommunledningskontoret följt upp vidtagna åtgärder med respektive förvaltning och bedömde med anledning av uppföljningen att någon åtgärdsplan inte behöver upprättas. Kommunstyrelsens arbetsutskott återremitterade ärendet 2010-10-19, 113 för yttrande från respektive nämnd. tog del av revisionsrapporten i januari 2010 och konstaterade att det framför allt fanns förbättringsmöjligheter avseende den pedagogiska utformningen av produktionskontorets tjänsteutlåtanden. Handlingar Tjänsteutlåtande produktionskontoret 2010-11-16 s beslut överlämnar produktionskontorets överväganden i tjänsteutlåtande 2010-11-16 som styrelsen remissvar avseende återrapportering av åtgärdsplan gällande revisionsrapport Beslutsunderlagens kvalitet. Exp: Kommunstyrelsen + tjänsteutlåtande 2010-11-16
15(19) 89 Anmälan om ordförandebeslut Delegationsbeslut 2010-11-01 Brådskande beslut enligt produktionsstyrelsens delegationsordning p 1.1 Avser remissvar Förslag till gemensamma priser för nuvarande gymnasieprogram i Stockholms län Delegationsbeslut 2010-11-02 Begäran om utlämnade av allmän handling Avser begäran att få ut samtliga handlingar i ärenden PS 2009/0182 Personalfrågor Altorps förskola PS 2010/0083 Anmälan om kränkande särbehandling Begäran har delvis avslagits med hänvisning till Offentlighet och sekretesslag (2009:400) 39 kap 1-2.
16(19) 90 Anmälningsärenden Förteckning föreligger över inkommande och utgående handlingar samt delegationsbeslut för perioden 2010-11-14 2010-12- 02
17(19) 91 Information Ingen information lämnas.
18(19) 92 Övrigt Information lämnas om Produktionskontoret organisation fr.o.m. 2011-01-01
19(19) 93 Ordförandens tack för mandatperioden 2006-2010 Ordföranden tackar ledamöter, ersättare och produktionskontoret för ett gott samarbete under mandatperioden.