STADSREVISIONEN www.stockholm.se/revision Nr 9 Februari 2008 DNR 369-10/08 Granskningspromemoria 2007 STOCKHOLM VATTEN AB
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret www.stockholm.se/revision Besöksadress: Hantverkargatan 3 A, 1 tr Postadress: 105 35 Stockholm Telefon: 08-508 29 000 Fax: 08-508 29 399
STADSREVISIONEN 1(1) INNEHÅLL Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande... 1 2 Redogörelse för granskningsresultatet... 1 2.1 Särskild granskning...1 2.1.1 Granskning av bolagets hantering av e-post utifrån stadens regler... 1 2.1.2 Underhållsbehov i bolagets fastigheter och anläggningar... 2 2.2 Basgranskning...3 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll... 3 2.2.2 Bolagets resultatkrav och ekonomiska prognoser... 4 2.2.3 Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag... 6 2.2.4 Uppföljning av föregående års granskning... 7
STADSREVISIONEN 1(7) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 15 maj 2007. Vid planeringsmöte den 11 juni 2007 avseende Stockholm Vatten informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin Granskningsplanerings-PM. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per 2007-08-31 rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 16 oktober 2007, där bolagets ledning deltog. Även representanter från Stockholms Stadshus AB närvarade vid mötet. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med bolagets ledning i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 18 februari 2008. Årets granskning har enligt fastställd granskningsplaneringspromemoria omfattat bl a följande: Granskning av bolagets hantering av e-post utifrån stadens regler Underhållsbehov i bolagets anläggningar och fastigheter Denna granskningspromemoria har faktakontrollerats av bolaget. 2 Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Särskild granskning 2.1.1 Granskning av bolagets hantering av e-post utifrån stadens regler Fullmäktige har i mars 2007 antagit nya e-postregler. Koncernstyrelsen har 2007-04-23 beslutat att uppmana bolagen inom koncernen Stockholms Stadshus AB att anta de nya reglerna. Granskningen ska ge svar på om bolagen har antagit och följer dessa nya regler. Styrelsen i SVAB har antagit de nya reglerna för elektronisk post vid sammanträde 2007-12-06.
STADSREVISIONEN 2(7) Ett internt styrdokument utifrån dessa regler kommer att tas fram under början av 2008 då också informationsmöten med personalen kommer att hållas. Revisionskontoret vill framhålla vikten av att även styrelseledamöterna är informerade om att regelverket också gäller dem och att de får en särskild genomgång av reglerna. Bolaget har handlat upp ett nytt diariesystem som kommer att införas under våren 2008. Vid införandet av detta ska hänsyn tas till hur e-post ska hanteras. Bolaget har två officiella e-postadresser (kund och info). Merparten av e-posten kommer till dessa. För dessa adresser finns ständig bevakning med back-up. E-post som kommer direkt till den anställde förekommer i begränsad omfattning. Vid planerad frånvaro finns ännu inga rutiner fastställda. Detta kommer att göras då det interna styrdokumentet fastställs. Vid oplanerad frånvaro som sjukdom är rutinen att kontakt tas med närmaste chef som gör bedömningen om den anställdes e-post ska läsas. Kontakt tas då med ITavdelningen som ordnar så att posten kan läsas. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Bolaget har under 2007 påbörjat åtgärder för att säkerställa att stadens e-postregler följs. Revisionskontoret kommer under 2008 att göra en uppföljning av dessa rutiner. 2.1.2 Underhållsbehov i bolagets fastigheter och anläggningar Revisionskontoret har med hjälp av konsult genomfört en granskning av hur stadens fastighets- och anläggningsförvaltande nämnder och bolag arbetar med planering, genomförande och uppföljning av underhåll. En viktig utgångspunkt för granskningen har varit kommunfullmäktiges ägardirektiv att bolagen ska se till att bibehålla tillgångarna i reala termer. En revisionsrapport har upprättats och överlämnats 2007-12-18 till bolagets styrelse för yttrande till 2008-02-15. Bolaget har fått anstånd med att lämna sitt yttrande under mars månad 2008. Revisionskontorets bedömning och kommentarer till resultatet från granskningen redovisas på ett sammanfattande sätt nedan.
STADSREVISIONEN 3(7) Stockholm Vatten saknar en samlad dokumentation om underhållsprocessen, hur stor underhållsbudgeten är och hur utfallet har varit för bolagets underhållsinsatser. Bolagets styrelse ägnar liten uppmärksamhet åt underhållsfrågorna. Inom ramen för denna granskning har det inte gått att få en klar uppfattning om underhållssituationen i ledningsnätet. Bolaget saknar interna riktlinjer till stöd för gränsdragningen mellan investeringar och underhåll. Vikten av att styrelsen och koncernstyrelsen engagerar sig mera i underhållsfrågorna har särskilt framhållits avseende Stockholm Vatten. Mot bakgrund av att det har varit omöjligt att få en klar uppfattning om underhållssituationen föreslås att koncernstyrelsen svarar för en extern oberoende analys av bolagets underhållssituation avseende i första hand ledningsnätet. 2.2 Basgranskning 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll Styrelsen beslutade godkänna internkontrollplanen för åren 2006-2008 vid sammanträde i december 2005. En riskanalys genomfördes då med stöd av konsult. Bolaget har identifierat och prioriterat risker i förhållande till bolagets mål. Enligt planen för år 2007, som behandlats av ledningsgruppen i juni 2007, ska följande granskningsprogram upprättas för 2007: Finansverksamhet Leverantörer Verksamhetsstyrning Styrning av dokument Kommunikation Skatter och avgifter IT Kunder Interna transaktioner Rutinen för arbetet med internkontrollplanen är dokumenterad i bolagets Miljö & Kvalitetshandbok. Enligt rutinbeskrivningen ska VD rapportera genomförd granskning och slutsatser av granskningen till styrelsen i mars månad.
STADSREVISIONEN 4(7) Revisionskontorets bedömning och kommentarer Bolaget har genomfört en väsentlighets- och riskanalys som är väl dokumenterad. Den översiktliga internkontrollplanen för 2006-2008 är strukturerad och upptar områden som enligt revisionskontorets bedömning är väsentliga och riskfyllda. Arbetet med kontroller enligt planen pågår enligt uppgift från bolaget. Styrelsen kommer att få en rapport över resultatet vid sitt sammanträde i mars 2008. 2.2.2 Bolagets resultatkrav och ekonomiska prognoser Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående tabeller framgår bl a kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2007 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Resultat efter finansnetto (mnkr) S-hus ABs Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget budget T1 T2-72 (+8) -70 (+10) -76-88 -83 Kommunfullmäktiges ursprungliga budget var +8 mnkr och bolagets ursprungliga budget redovisar ett resultat på +10 mnkr. Därutöver beräknas resultatet belastas med omstruktureringskostnader på 80 mnkr vilka täcks av en motsvarande upplösning av obeskattade reserver. Den 1 april 2007 bildades en koncern med Stockholm Vatten AB som moderbolag. Budgeten för första kvartalet beräknas ge ett underskott på 3 mnkr, för de övriga tre kvartalen beräknas ett överskott på 13 mnkr. Styrelsen har i ett särskilt direktiv, i samband med beslutet om budget, lyft fram ett antal uppdrag vilka ska prövas och realiseras av bolagsledningen. De uppdrag som påverkar det ekonomiska resultatet för 2007 års verksamhet är inarbetade i budgeten för 2007. Dessa uppdrag är: Avveckling av Sjöstadsverket samt enheten Industri och samhälle. Översyn och minskning av interna utvecklingsresurser Samordning och rationalisering av administrativa resurser anpassad för den nya bolagsstrukturen, med en inriktning att minska kostnaderna med 30 % Reducering av investeringar på ledningsnätet med 100 mnkr.
STADSREVISIONEN 5(7) Bolaget avser därutöver att under året avyttra verksamheterna inom Ledningsnät och byggprojekt och Laboratoriet. Den ekonomiska effekten av dessa förändringar har inte inarbetats i budgeten för 2007. Prognos 1 I prognos 1 redovisar koncernen ett resultat efter finansnetto på -76 mnkr. Verksamhetens intäkter och kostnader redovisas och kommenteras. SIWIs verksamhet ingår inte i detta resultat. Prognosen för SIWI beräknas till -8,5 mnkr, vilket täcks av Stockholms Stadshus AB. Prognos 2 I prognos 2 visar koncernen ett resultat efter finansiella poster på -88 mnkr. Verksamhetens intäkter och kostnader redovisas och kommenteras. Avvikelsen beror främst på att resultatet inkluderar den tillkommande kostnaden om 32,2 mnkr för försäkran av pensionsåtagande i S:t Erik Liv, lägre intäkter avseende dricksvatten samt ökade räntekostnader. Omstruktureringskostnaderna beräknas uppgå till 50,1 mnkr, vilket är lägre än budgeten på 80 mnkr. I prognosen redovisas även en avstämning av de särskilda uppdrag bolagets styrelse har lämnat till bolagsledningen. Av denna redovisning framgår att bolaget beräknar att kunna genomföra dessa uppdrag. Bokslut Resultat efter finansnetto, exkl realisationsvinst, uppgår till -82 mnkr, vilket ska jämföras med budgeterat resultat efter finansnetto om -70 mnkr. Tillkommande kostnad för att försäkra pensionsåtagandet uppgår till 53,4 mnkr, denna kostnad var ej budgeterad 2007. Omstruktureringskostnaderna uppgår till 58,3 mnkr, vilket är lägre än budgeten på 80 mnkr. Försäljning av de två dotterbolagen till Stockholm Vatten VA AB, Stockholms Vatten Byggprojekt AB samt Stockholm Vatten Laboratorieservice AB, har genomförts i januari 2008. Intäkten från dessa försäljningar bokförs på år 2008. Investeringar Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T2 660 669 667 676
STADSREVISIONEN 6(7) Prognos 1 och 2 Investeringarna beräknas marginellt överskrida budgeten. Av förteckningen över de olika investeringsprojekten i verksamhetsrapporten framgår vilka investeringar som prognostiseras bli dyrare alternativt billigare än budgeterat. Bokslut Bokförda investeringar vid årets slut är något högre jämfört med budget och prognos. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Enligt revisionskontorets bedömning får styrelsen bra information om bolagets ekonomi och verksamhet i de rapporter som lämnas i samband med tertialrapporter och bokslut. Fullmäktiges resultatkrav har dock inte uppnåtts. Nöjaktiga förklaringar till avvikelsen finns. 2.2.3 Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag Enligt kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens budget för år 2007 ska bolagsstyrelsen arbeta med ett antal bolagsspecifika ägardirektiv: fortsätta arbetet med sjörestaureringar enligt vattenprogrammet tillsammans med andra myndigheter utveckla arbetet så att stadens mål om lokalt omhändertagande av dagvatten uppnås enligt dagvattenstrategin Stockholm Vatten förutsätts inrikta arbetet på att genomföra taxesänkningar bolaget ska rationaliseras kraftigt och fokusera på kärnverksamheten Revisionskontorets bedömning och kommentar Enligt revisionskontorets sammanfattande bedömning arbetar bolaget aktivt med kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens mål och ägardirektiv. Bolaget har arbetat fram en ny taxestruktur som gäller från januari 2008. Denna är intäktsneutral jämfört med tidigare taxa, dock kan det för den enskilda kunden innebära förändringar. Ägardirektivet om framtida taxesänkningar finns inte med i fullmäktiges budget för 2008.
STADSREVISIONEN 7(7) 2.2.4 Uppföljning av föregående års granskning Revisionskontoret genomförde under år 2006 en granskning av bolagets avtalshantering. Av denna granskning framgick att det vid granskningstillfället var oklart om rutinen fungerar tillräckligt säkert. På revisionskontorets rekommendation skickade registrator ut en förfrågan till samtliga handläggare och avdelningschefer med uppmaning att skicka in eventuella originalavtal. Förfrågan resulterade i att 5-7 originalavtal skickades in till registrator. Med anledning av detta rekommenderade revisionskontoret att denna uppföljningsrutin förs in i rutinbeskrivningen och genomförs minst två gånger per år. Bolaget har under 2007 skickat ut en ny förfrågan och fick då in några originalavtal till. Under 2008 kommer ett nytt diariesystem att införas som innehåller en avtalsmodul. Med stöd av denna beräknas en bättre kontroll av avtalshanteringen kunna införas. Lars-Erik Örsing enhetschef Stefan Rydberg revisor