Förvaltningsplan för websesam IT-stöd för hjälpmedelsförsörjning år 2016

(1)11 Svensson, Erica 2015-10-19 Ledningsråd för Hjälpmedel 2015-10-29 Förvaltningsplan för websesam IT-stöd för hjälpmedelsförsörjning år 2016

(2)11 Innehåll FÖRVALTNINGSPLAN FÖR WEBSESAM...1 IT-STÖD FÖR HJÄLPMEDELSFÖRSÖRJNING ÅR 2016...1 1 INLEDNING...3 1.1 Bakgrund... 3 1.2 Syfte och målgrupp... 3 1.3 Period... 3 2 SYSTEMFÖRVALTNING WEBSESAM...4 2.1 Uppdrag... 4 2.2 Förvaltningsorganisation... 4 2.2.1 Förvaltningsorganisation för hjälpmedel... 4 2.2.2 Förvaltningsstruktur för websesam... 5 2.2.3 Beslutsform... 6 2.2.4 Arbetsform... 6 3 FÖRVALTNINGSAKTIVITETER...7 3.1.1 Förvaltningsstyrning... 7 3.1.2 Användarstöd och support... 7 3.1.3 Ändringshantering, utveckling... 7 3.2 Problem och behov... 8 3.2.1 Projektpåverkan under perioden... 9 3.3 Mål... 10 3.3.1 Övergripande mål för år 2016... 10 3.4 Budget, websesam... 10 3.5 Finansiering... 11 2

(3)11 1 Inledning I detta dokument används följande förkortningar: GITS Gemensam IT Samordningsfunktion mellan de 49 kommunerna i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen. VGR Västra Götalandsregionen VGK de 49 kommunerna i Västra Götalands län SITIV Styrgrupp IT I Väst SRO Politiska Samrådsorganet mellan Västkom och Västra Götalandsregionen LISA Ledningsgrupp i samverkan VGR/VGK 1.1 Bakgrund Förvaltningsplanen är framtagen av funktionskoordinator för IT-stöd Hjälpmedel i samverkan med GITS funktionsledare. Förvaltningsplanen godkänns av ledningsrådet. Funktionskoordinator har ansvar för att förvalta och utveckla förvaltningsplanen. 1.2 Syfte och målgrupp Syftet med förvaltningsplanen är att klargöra vad som ska göras i förvaltningsarbetet samt hur förvaltningen ska utföras och styras. Målgrupp för dokumentet är de som ansvarar för och de som bedriver förvaltningen av WebSESAM. 1.3 Period Förvaltningsplanen gäller för perioden 2016-01-01 2016-12-31. 3

(4)11 2 Systemförvaltning WebSESAM 2.1 Uppdrag Systemförvaltningen förvaltar vårdgivarnas (VGR/VGK) beställningssystem för hjälpmedel som stöder nuvarande samarbetsavtal för hjälpmedel i Västra Götaland. Systemet används av förskrivare och beställare i de olika förvaltningarna inom VGR/VGK, oavsett driftsform. Yrkesgrupper som använder websesam är exempelvis arbetsterapeuter, sjuksköterskor, läkare och fysioterapeuter. Systemet hanterar beställning av hjälpmedel och de tjänster som ingår i avtalet mellan vårdgivarna (VGK/VGR) och Hjälpmedelscentralen. Exempel på tjänster är beställning av hjälpmedel, hämtning av hjälpmedel samt tillgång till specificerade hjälpmedelsfakturor. 2.2 Förvaltningsorganisation 2.2.1 Förvaltningsorganisation för hjälpmedel LISA-gruppen fastställer uppdragshandlingen till Ledningsrådet för hjälpmedel. Ledningsrådet för hjälpmedel är styrgrupp för tre beredningsgrupper; Handbok och sortiment, IT-stöd samt Avtal och utveckling. Beredningsgrupperna bereder frågor och tar fram förslag, rekommendationer och beslutsunderlag till ledningsrådet. Hjälpmedelsforum är ett forum för dialog och informationsutbyte avseende förskrivning och försörjning av hjälpmedel. Deltagarna på Hjälpmedelsforum ansvarar för att sprida och förankra information från Hjälpmedelsforum ut till sina förvaltningar. Läs mer om Samarbetsorganisationen Samarbete och styrning inom ramen för samarbetsavtal för försörjning av personliga hjälpmedel i Västra Götaland i bilaga 1. 4

(5)11 2.2.2 Förvaltningsstruktur för websesam LISA-gruppen fastställer uppdragshandlingen till Ledningsrådet för hjälpmedel. Ledningsrådet är styrgrupp för beredningsgrupp IT-stöd. Samordningsfunktionen för hjälpmedel samt funktionskoordinator bildar en Regional förvaltargrupp som hanterar rutin och IT-stöd för hjälpmedelsfrågor i samarbete med tre beredningsgrupper. Samordningsfunktionen för hjälpmedel och funktionskoordinator leder beredningsgrupperna och har kontinuerliga möten för planering och avstämning. Funktionskoordinator är ordförande och sammankallande för beredningsgrupp IT-stöd samt deltar vid ledningsrådets möten. All utveckling i systemet prioriteras i beredningsgruppen, alla synpunkter tas upp för åtgärd samt hjälpmedelsfrågor som påverkar eller kan komma att påverka ITstödet diskuteras. WebSESAM är ett beställargränssnitt till affärssystemet SESAM 2 som Hjälpmedelscentralen förvaltar. Funktionskoordinator samarbetar med Hjälpmedelscentralen i gemensamma frågor. Hjälpmedelscentralen är även representerad i beredningsgrupp IT-stöd. Det finns en Nationell användarförening för WebSESAM som alla leverantörskunder betalar till. Användarföreningen bekostar anpassningar som överstiger 25 000 kr och som kan användas av flera kunder i Sverige. 5

(6)11 2.2.3 Beslutsform För att arbetet med WebSESAM ska kunna styras så effektivt som möjligt krävs följande beslutsform. Beslutsforum Arbetsuppgifter Deltagare Frekvens Kallar SITIV Se SITIV uppdragsbeskrivning, Bilaga 2 Relevanta representanter från såväl verksamhets- och IT-parter från VGR och VGK 4 ggr/år Ordförande växlar varje år mellan VGR/VGK LISA Se under rubrik 2.2.1 samt Bilaga 1 Relevanta tjänstemän från VGR/VGK 4 ggr/år Ordförande växlar varannan gång mellan Västkoms direktör och Regiondirektören Ledningsrådet för hjälpmedel Se under rubrik 2.2.1 samt Bilaga 1 Relevanta representanter från Hjälpmedelscentralen, VGR och VGK Minst 6 ggr/år VGK ordförande 2016 och 2017 2.2.4 Arbetsform För att arbetet med WebSESAM ska kunna hanteras så effektivt som möjligt krävs följande arbetsform. Arbetsfora Arbetsuppgifter Deltagare Frekvens Kallar Beredningsgrupp IT-stöd Se under rubrik 2.2.1 samt Bilaga 1 Relevanta representanter från VGR/VGK 6-8 ggr/år Funktionskoordinator för WebSESAM Hjälpmedelsforum Se under rubrik 2.2.1 samt Bilaga 1 Relevanta representanter från VGR/VGK 4-6 ggr/år Samordningsfunktionen för hjälpmedel 6

(7)11 3 Förvaltningsaktiviteter 3.1.1 Förvaltningsstyrning Ledningsrådet för hjälpmedel är styrgrupp för beredningsgrupp IT-stöd. Ledningsrådet tar beslut gällande förvaltningsplan samt större utvecklingar. GITS har tillsammans med berörda parter arbetat fram ett förslag på gemensam förvaltningsstruktur som hanteras på SITIV 2015-11-25. 3.1.2 Användarstöd och support WebSESAM supporten är uppdelad i tre supportnivåer. Nivå 1: Verksamhetsnivå där användarna ges möjlighet till användarstöd via gemensamma verktyg såsom manualer och interaktiva utbildningar. Dessa finns på vårdgivarnas webbplats. Nivå 2: Support via e-post och telefon. GITS har fortsatt behov av att köpa 60 % supportfunktion under 2016. Nivå 3: Funktionskoordinator tar hand om supportfrågor som inte kan besvaras på nivå 2, motsvarande ca 5 % tjänst. Vid behov skickas ärendet till systemleverantörens support. Det finns i dagsläget ingen fysisk användarutbildning för websesam, men planering finns att starta det 2016 i samband med ny förskrivarutbildning. Det finns ett stort behov av uppdatering av webbaserat utbildningsmaterial. Under 2016 planeras förvaltaruppdraget att utökas från 50 % till 100 % där 5 % fortsatt består av användarsupport nivå 3. Investeringskostnaden för funktionskoordinator 50 % under 2016 kommer att används till att förbättra inaktuellt utbildningsmaterial, skapa rutiner och samverkanspunkter som saknas i dag samt förenkla ansökningsförfarandet för vårdgivarna. Genom dessa åtgärder är förhoppningen att underlätta för vårdgivarna samt minska framtida supportbehov. Uppföljning sker genom mätning av antal supportärenden. Behov av tjänstgöringsgrad för funktionskoordinator utvärderas igen inför år 2017. 3.1.3 Ändringshantering, utveckling Synpunkter och utvecklingsförslag från vårdgivarna inkommer till funktionskoordinator via support, webbplats, samordningsfunktionen samt från representanter i beredningsgrupp IT-stöd. Alla synpunkter och utvecklingsförslag hanteras i beredningsgruppen. Beredningsgruppen beslutar om kostnadsförslag önskas på en funktionalitetsförändring/anpassning. I dessa fall skriver funktionskoordinator offertförfrågan till systemleverantör. Anpassningsförslagen prioriteras av beredningsgruppen. Beslut om funktionalitetsförändringar tas i beredningsgruppen. Större anpassningar lyfts till Ledningsrådet för rekommendation/beslut. När en ny release är planerad tas de nya funktionaliteterna, som leverantören erbjuder, upp i beredningsgrupp IT-stöd. Vid önskemål om införande av funktionalitet stämmer funktionskoordinator av med Hjälpmedelscentralen och gör en beställning från systemleverantör. 7

(8)11 Inför uppgraderingar samarbetar funktionskoordinator och Hjälpmedelscentralen. Användare hos vårdgivarna utför tester i websesam testmiljö utifrån testinstruktion. Funktionskoordinator testar samt ansvarar och planerar tester för testpersonerna. Förberedelsetiden inför nya uppgraderingar är kort, vilket gör att det inte går att ha någon strukturerad testgrupp i dagsläget. VGR IT ansvarar för daglig drift och underhåll av systemet. Vid driftstopp ska websesam supporten eller funktionskoordinator kontakta VGR IT för hjälp med felsökning och åtgärd. Kontinuerlig dialog finns mellan funktionskoordinator och VGR objekt Ordination och hjälpmedel som hanterar drift av tjänsten. 3.2 Problem och behov Följande problem- och behovsbild har identifierats för förvaltningen av WebSESAM Behov/Aktivitet 2016 Orsak/Nytta Status Uppdatering av utbildningsmaterial för användarna Förenkla ansökningsförfarandet Utveckling av komponenthanering/tillbehörshantering i websesam Planering inför införande av SITHSkortinloggning samt loggning Utbildningsmaterialet är inaktuellt. Med bra utbildningar kan supportbehovet minska. I dag fylls ansökan i, skrivs ut för underskrift, scannas och skickas per mejl till websesam supporten. Se över möjlighet att ansöka och arkivera ansökningar elektroniskt. Stort antal felbeställningar vid komponenthantering. För att minska felbeställningar och öka möjligheten att kunna komponenthantera fler hjälpmedel. Behov av säker inloggning och loggning. Start hösten 2015 Start hösten 2015 Startat hösten 2015 Startat våren 2015. Planerat införande 2017. 8

(9)11 Behov/Aktivitet 2016 Orsak/Nytta Status Påbörja arbete i samverkansgrupp förvaltning av SESAM system Utreda möjlighet att kommunicera mellan vårdgivare vid byte av baskod/betalare Utreda möjligheten att samordna stödet till vårdgivarna gällande hjälpmedelsfrågor (rutiner och IT) i en samordningsfunktion Fysisk websesam utbildning Kända buggar och mindre utvecklingar planerade 2016 Skapa långsiktig lösning för användarsupport nivå 2 Strukturerat samarbete i förvaltningen kring exempelvis tester, uppgraderingar, anpassningar. I dag finns en reservlösning där en användare i varje kommun har dubbla inloggningsuppgifter och ändrar baskoder/betalare. I dag är frågor kring rutin och ITstöd uppdelat mellan Samordningsfunktionen för hjälpmedel samt Funktionskoordinator. Eventuellt ett avsnitt i förskrivarutbildning. Buggrättning samt planerade mindre anpassningar. Få en samlad supportpunkt för användarna med hög tillgänglighet. Start våren 2016 Start 2016 Start 2016 Start 2016 Våren 2016 Våren 2016 3.2.1 Projektpåverkan under perioden Följande projekt/kända ändringar kommer att påverka objektet under perioden. Projekt/känd ändring Regional hantering av Hjälpmedel vid medicinsk behandling Projektets förstudie från 2015-05-04 föreslår att websesam ska användas för gemensam hantering av hjälpmedel vid medicinsk behandling. Påverkan Om förslag verkställs innebär det fler användare i websesam, vilket medför ökad support samt fler behörigheter som ska hanteras av websesam supporten. Eventuellt kommer det även att finnas behov av anpassningar. 9

(10)11 3.3 Mål Målen är en följd av de problem/behov som presenteras i föregående avsnitt. 3.3.1 Övergripande mål för år 2016 - Ett aktuellt webbaserat utbildningsmaterial som är tillgängligt för användarna - Ett enkelt elektronisk ansökningsförfarande för att få behörighet till websesam - Minska antalet felaktiga beställningar av komponenthanterade/tillbehörshanterade hjälpmedel - Säker inloggning i enlighet med patientdatalagen - Effektiva gemensamma rutiner för uppgraderingar, tester och anpassningar - Utreda möjligheten att kommunicera mellan vårdgivare vid byte av baskod/betalare - Utreda möjligheten att samordna stödet till vårdgivarna gällande hjälpmedelsfrågor, både rutin och IT-stöd - Fysisk utbildningsdel om websesam i förskrivarutbildning - Införande av buggrättningar och mindre funktionalitetsförändringar - WebSESAM support där användarna ska få en(1) väg in till support med hög tillgänglighet. 3.4 Budget, websesam Benämning Budget VGR IT, Infrastruktur 92 151 VGR IT, licens/uh Amesto 1 018 530 VGR IT systemadmin/kontaktperson 375 000 delsumma VGR IT drift och leverantörskostnad 1 110 681 Oförutsedda kostnader, löpande leverantörskostnader 300 000 Support 60%, 450 kr/h, 100 tim/mån 540 000 Utveckling inkl uppgraderingar m.m från Amesto 300 000 Totalt websesam 2 250 681 Funktionskoordinator 100 % lön + OH kostnader 644 333 Total kostnad drift och förvaltning 2 895 014 Driftkostnader är indexuppräknade med 2 % från år 2015. Leverantörskostnader för 2016 från Amesto är fördelade mellan affärssystemet SESAM2 och websesam enligt samma modell som för 2015. I budget har också tagits höjd för VGR IT kontaktperson. GITS systemförvaltning för SVPL har en fast månadskostnad för 50 % tjänst för sådan resurs. Även websesam har behov av denna resurs, men det läggs inte som fast månadskostnad från VGR IT utan behov och nyttjande av resursen följs under året för att hitta lämplig tjänstgöringsgrad. Oförutsedda kostnader omfattar bl.a. kundspecifika ändringar som enligt beslut i Ledningsråd för hjälpmedel ska faktureras regional 10

(11)11 budget. Användarsupporten utökad med 10 % till 60 % tjänst. Budget för utveckling av IT stödet är minskat med 100 000 kr jämfört med år 2015. 3.5 Finansiering Förvaltningsplanen ligger till grund för beslut av finansieringsmodell för websesam som börjar gälla från 2016-01-01. Förslaget är att från den 1 januari 2016 finansiera IT-stödet (förvaltning, utveckling, support och funktionskoordinator) inom ramen för finansieringsmodellen i Samarbetsavtalet för försörjning av personliga hjälpmedel. På så vis upprätthålls flexibilitet, kvalitet och bemanning i relation till huvudmännens behov av tjänsten. Praktiskt innebär modellen att Hjälpmedelscentralen i Västra Götaland faktureras den budgeterade totalkostnaden för IT-stödet, som andel av den kostnad vårdgivarna har för personliga hjälpmedel. faktura till HMC från ansvar 92910 för websesam Totalt websesam 2 250 681 kostnader Funktionskoordinator 100 % lön + OH från GITS ansvar 92920 644 333 faktura till HMC från ansvar 92920 för Ericas tjänst Total faktura till HMC 2 895 014 11