2013-04-12 BESLUT Dnr LiU-2011-02040 1(2) Uppföljning av interrevisionens revisionsrapport: upphandling Universitetsstyrelsen har i sitt ställningstagande den 17 februari 2012 till internrevisionens upphandlingsrapport övervägande gjort en positiv bedömning av de förbättringar som skett av upphandlingsverksamheten vid universitetet under de senaste åren. I den uppföljande promemoria som universitetsledningen nu redovisar (uppföljningsrapporten enligt bilaga) påvisas resultatet av det fortsatta arbetet med att utveckla upphandlingsverksamheten. Sammanfattningsvis framhålls att de åtgärder som utlovats också har påbörjats och i flertalet fall också genomförts. Vidare poängteras att upphandlingsverksamhet är dynamisk varför utvecklingsarbetet måste fortgå. När basen i form av betryggande åtgärder för att uppfylla de lagkrav som åligger universitetet är utförda måste nästa steg tas, att säkerställa att även affärsmässighet uppnås i hanteringen. Universitetsstyrelsen delar denna bedömning. Det måste dock konstateras att den återkommande uppmärksamhet som riktats mot upphandlingsverksamheten under gångna år i kanske alltför hög grad koncentrerats på lagrelaterade fråge- och problemställningar. Det har måhända varit oundvikligt, mot bakgrund av den snabbt pågående rättsutvecklingen på området, men har också bidragit till att väsentliga frågor rörande motiv och genomförande av upphandlingar lämnats obeaktade. Vid universitetsstyrelsens februarisammanträde har inom ramen för universitetets arbete med intern styrning och kontroll (FISK) en riskbedömning varit att universitetet inte utnyttjat lagens möjligheter att långsiktigt utveckla effektivare modeller för verksamhetsstyrning med hjälp av lagen om offentlig upphandling. Uppföljningsrapporten avslutar också med att understryka vikten av att universitet fortsätter med sitt utvecklingsarbete inom området för att ta vara på de strategiska och affärsmässiga möjligheter som bra upphandlingsarbete ger. Nämnda konstateranden knyter väl an till några av de huvudpunkter som redovisas i Upphandlingsutredningens slutbetänkande Goda affärer en strategi för hållbar offentlig upphandling (SOU 2013:12), presenterad i början av mars 2013. Utredningen konstaterar bl a att den offentliga upphandlingen har en tydlig slagsida mot lagtillämpning och att andra viktiga aspekter av den goda affären har kommit i skymundan. Enligt utredningen lider vidare den offentliga upphandlingen av brist på ledarskap och strategiskt perspektiv. Riksdag och regering synes sakna ett samlat grepp om den offentliga upphandlingens betydelse för viktiga delar av samhällets service. De har inte utnyttjat upp- Universitetsstyrelsen
2(2) handlingens fulla potential som politiskt styrmedel eller för att hushålla med gemensamma medel. Utredningen erinrar vidare bl a om att upphandlingen alltför sällan får myndighetsledningarnas uppmärksamhet och att många myndigheter saknar eller har en otydlig strategi för sin offentliga upphandling. Universitetsstyrelsen vill för sin del särskilt understryka vikten av ett fortsatt utvecklingsarbete beträffande upphandlingsverksamheten vid universitetet såsom redovisas i uppföljningsrapporten och uppdrar till rektor att under 2014 återkommer med en rapport till styrelsen om hur detta arbete fortskrider. Beslut i detta ärende har fattats av universitetsstyrelsen vid dess sammanträde denna dag. I beslutet har deltagit ordföranden Bengt Westerberg, universitetets rektor Helen Dannetun och övriga ledamöterna, Jenny Andersson, Carin Franzén, Magnus Hall, Oskar Lyding, Christer Mård, Helena Persson, Niclas Söör, Agneta Westerdahl, Anders Ynnerman, Maria Ågren, Jan-Erik Ögren och Karin Öllinger. Vidare har närvarit prorektor Karin Fälth- Magnusson, suppleanten Daniel B. Wilhelms, personalföreträdarna Krzysztof Marciniak och Annika Stenberg, styrelsens sekreterare Maria Hoffstedt, tillträdande styrelsesekreterare Jenny Ljung, universitetsdirektören Kent Waltersson samt chefsjuristen Göran Hessling och upphandlingschefen Catarina Wireklint, de sistnämnda föredragande. Bengt Westerberg Göran Hessling
2013-04-12 PM Dnr LiU-2011-02040 1(3) Uppföljning av åtgärder med anledning av revisionsrapport Upphandling Under 2011 utförde internrevisionen en granskning av upphandlingsverksamheten vid universitetet. Resultatet av denna granskning presenterades för styrelsen i februari 2012. Styrelsen beslutade då att rektor skulle återkomma med en redovisning av genomförda åtgärder. Denna redovisning kommer här: Universitetsledningen ska ta initiativ till överläggning med institutionerna (motsv) och centrala upphandlingsenheten om samtliga förenklade upphandlingar bör handläggas centralt; Någon sådan överläggning har ännu inte skett, men den centrala enheten är på väg att förstärkas, personellt, för att kunna hantera ett sådant utökat arbete. Institutioner etc kommer att ges i uppdrag att säkerställa att de har lokala rutiner som överensstämmer med universitetets bestämmelser och att rutiner för uppföljning införs; Lokala rutiner finns på institutioner och enheter. Uppföljning sker på stickprovsbasis. Problemet som återstår är att få acceptans för och efterlevnad av rutinerna. Inköparna kommer att stimuleras att använda det elektroniska beställningssystemet; Sedan beställningssystemet togs i drift har utbildningar genomförts på alla institutioner och enheter. Vidare har ett flertal sk beställarkurser genomförts och institutioner som har önskat det har fått ytterligare utbildningsstöd. Vidare informeras universitetets inköpshandläggare om systemet och lokala administratörer har återkommande möten med de centrala e-handelssamordnarna. Allt för att underlätta användning av systemet. Resultat av arbetet syns dels i form av stadigt ökande antal beställning som görs i systemet och också i form av ökad avtalstrohet. Universitetsstyrelsen
2(3) Antal ordrar i LiU-Inköp 2011 Antal ordrar i LiU-Inköp 2012 Flest antal ordrar i oktober 2012: 2 034 st. Avtalstroheten har undersökts för några avtalsområden där jämförelse har gjorts mellan 2010 och 2012. Avtalstroheten varierar starkt mellan olika avtalsområden men ökning har skett för alla. Det kan vara flera aspekter som ligger bakom ökningen, men ökad kunskap, systemstöd och ökad fokus på området samt bättre avtal genom större engagemang av beställare i upphandlingsarbetet bör vara aktuella i olika grad.
3(3) Vid upphandling av lokala ramavtal ska kravställande göras så att dessa kan tillföras beställningssystemet; Alla universitetets lokala ramavtal finns beställningsbara i beställningssystemet antingen via katalog, web shop, formulär eller via fritextbeställning. Därutöver finns beställningsrutiner för flera frekvent använda statliga ramavtal i systemet. Utökade integration mellan LiU-inköp och fakturahanteringssystemet Baltzar; Det pågår ett utvecklingsprojekt för att nå en så fullständig integration som möjligt under de förutsättningar som en lösning med två system för processen ger. Projektet planeras att vara färdigt under första halvåret 2013. Sammanfattningsvis kan sägas att alla de åtgärder som utlovades har påbörjats och de flesta också genomförts. Upphandlingsverksamhet är dynamisk varför utvecklingsarbetet måste fortgå. När basen i form av betryggande åtgärder för att uppfylla de lagkrav som åligger universitetet är utförda måste nästa steg tas, att säkerställa att även affärsmässighet uppnås i hanteringen. Det nyligen framlagda slutbetänkandet av Upphandlingsutredningen kan här tillsammans med EU-kommissionens översyn av upphandlingsdirektivet med sitt slutbetänkande i mars i år (2013) och EU-kommissionen fortsatta arbete med översynen av upphandlingsdirektivet utgör här betydelsefulla underlag. Det är därför viktigt att universitet fortsätter med sitt utvecklingsarbete inom området för att ta vara på de strategiska och affärsmässiga möjligheter som bra upphandlingsarbete ger. Catarina Wireklint Upphandlingschef