Kommunstyrelsen 60 16.02.2015 Upphandlingsbeslut gällande restaurangtjänster i Kyrkslätts kommunhus Kommunstyrelsen 60 Bakgrund Restaurangtjänsterna i Kyrkslätts kommunhus konkurrensutsattes år 2011. Kommunstyrelsen valde Lounasravintola Taikahetki till serviceproducent (19.12.2011 471). Avtalet ingicks 27.1.2012. Lounasravintola Taikahetki sade upp avtalet om restaurangtjänster 23.2.2014 och företagets verksamhet i kommunhusets restaurang upphörde vid midsommar 2014. Kommunstyrelsen beslutade vid sitt sammanträde 23.6.2014 ( 267) konkurrensutsätta restaurangtjänsterna på det sätt som man beslutade vid sammanträdet. I anbudsförfarandet lämnade bara en anbudsgivare anbud. Vid sammanträdet 8.9.2014 339 beslutade kommunstyrelsen utelämna anbudsgivaren ur anbudsförfarandet eftersom anbudsgivaren inte uppfyllde de lämplighetskrav som ställts på anbudsgivaren i anbudsförfrågan. Vid kommunstyrelsens sammanträde 27.10.2014 ( 421) behandlades fyra alternativ i fråga om skötseln av restaurangtjänsterna i kommunhuset (Dnr 545/02.08.00/2014): kommunens kosthållsenhet, kommunens sysselsättningsenhet Toimari, ett konkurrensutsatt företag och Omnian ammattiopistos/aikuisopistos undervisningsrestaurang. Kommunstyrelsen beslutade att restaurangen konkurrensutsätts på nytt med en längre avtalsperiod (avtalsperiod 3 år + option 2 år) och en lägre minimihyra (2 000 /månad + moms) jämfört med det föregående anbudsförfarandet Upphandlingens beräknade värde och befogenheter i upphandlingsärendet Upphandlingens värde beräknas vara totalt 290 000-365 000 under en högst 5-årig avtalsperiod beroende på antalet sammanträden som ordnas i kommunorganisationen och den eventuella trakteringen vid sammanträdena. Upphandlingens beräknade värde överskrider EU:s tröskelvärde, så beslutet om upphandlingen hör till kommunstyrelsen i enlighet med kommunfullmäktiges beslut 15.12.2014 ( 133) om upphandlingsbefogenheter år 2015. Föremål för upphandlingen Det egentliga föremålet för upphandlingen är de restaurangtjänster som kommunen beställer till sammanträden o.dyl. tillfällen som ordnas i kommunhuset. I kommunhuset ordnas även andra än av kommunen ordnade evenemang till vilka man vill beställa traktering. Serviceproducenten är skyldig att ta hand om de ovan nämnda trakteringarna, om sådana beställs till sammanträden och evenemang. Kommunens restaurang fungerar även som lunchrestaurang och syftet är att den är öppen för alla besökare. Till
upphandlingen hör uthyrning av kommunhusets restaurangutrymmen delvis i gemensam användning med kommunen. Upphandlingens avtalsperiod är tre år och den en två år lång optionsperiod. Grunden för val av anbud och jämförelsegrunder Grunden för valet av anbud är totalekonomisk fördelaktighet. Grunderna för jämförelse av anbuden är - jämförelsepris enligt prissättningen av produkter inom kommunens mötesservering (inkl. moms), vikt 70 % och - erbjuden hyra för restaurangutrymmena / månad (moms 0 %), vikt 30 %. Upphandlingsförfarande Det är fråga om en sekundär tjänsteupphandling i enlighet med bilaga B som överskrider EU:s tröskelvärde, vilken tillämpas med användning av öppet riksomfattande förfarande som avses i 24 i lagen om offentlig upphandling. En upphandlingsannons för infordran av anbudet publicerades 8.12.2014 i annonseringskanalen för offentlig upphandling, HILMA, där man kunde få anbudsbegäran 8.12.2014 dnr 947/02.08.00/2014 med bilagor. Anbudsförfrågan publicerades 9.12.2014 på Kyrkslätts kommuns webbplats. Dessutom skickades information om anbudsförfrågan 9.12.2014 per e-post till alla 12 företag/företagare som under sommaren och hösten 2014 anmält intresse för kommunhusets restaurang. För eventuella anbudsgivare ordnades under anbudsförfarandet två möjligheter att bekanta sig med restaurangens utrymmen, 17.12.2014 och 8.1.2015. Eventuella anbudsgivare hade möjlighet att ställa frågor om anbudsförfrågan före 8.1.2015. Svaret på alla frågor kunde läsas på kommunens webbplats 9.1.2015 i anslutning till anbudsförfrågan. Erhållna anbud Inom utsatt tid 16.1.2015 kl. 12.00 inkom tre anbud: Ruokaruukku Oy, Esbo Antell-Ravintolat Oy, Helsingfors O mat Ravintola Oy, Kyrkslätt Behandling av anbuden Enligt anbudsförfrågan utesluts sådana anbudsgivare från anbudsförfarandet som inte uppfyller de lämplighetskrav som ställs i anbudsförfrågan. Dessutom är upphandlingsenheten skyldig att avslå ett anbud som strider mot anbudsförfrågan och på så sätt inte är jämförbart. Ett av lämplighetskraven på anbudsgivaren var att anbudsgivaren i en bilaga till anbudet presenterar en affärsverksamhetsplan som
verksamheten i restaurangen som planerats i kommunhuset och att planen är realistisk och fungerar i praktiken. I anbudsförfrågan sades att om anbudsgivarens anbud stämmer överens med anbudsförfrågan, går man igenom affärsverksamhetsplanen vid en intervju med anbudsgivaren. Intervjun görs av en expert inom restaurangrörelsen tillsammans med representanter för upphandlingsenheten. Anbudet godkänns inte för jämförande om anbudsgivaren inte uppfyller lämplighetskraven eller om anbudsgivarens anbud inte stämmer överens med anbudsförfrågan. Anbudsgivarnas lämplighet Alla anbudsgivare konstaterades uppfylla de med beställaransvarslagen förenliga kraven på anbudsgivarnas lämplighet, kraven i fråga om ekonomisk situation och kredituppgifter samt kraven på erfarenhet och yrkeskompetens (kraven 1-7). Kontrollen av anbudsgivarnas lämplighet har beskrivits i bilaga 1 till upphandlingsbeslutet (Tarjoajien soveltuvuus) där man granskar särskilt anbudsgivarens affärsverksamhetsplan, krav nr 8. Antell-Ravintolat Oy:s affärsverksamhetsplan granskades inte närmare och översågs inte vid anbudsgivarens intervju, eftersom anbudet inte stämde överens med anbudsförfrågan. Se bilaga 2 (Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus) till upphandlingsbeslutet. Ruokaruukku Oy:s affärsverksamhetsplan och framför allt dess lönsamhetskalkyl kan inte anses vara realistisk eller fungerande i praktiken. Ruokaruukku Oy utesluts ur anbudsförfarandet eftersom de inte uppfyller alla krav på anbudsgivarens lämplighet. O mat Ravintola Oy:s utgifter är i relation till deras realistiska uppskattning av den totala försäljningen, så företagets affärsverksamhetsplan kan anses vara realistisk och deras verksamhetsförutsättningar i kommunhusets restaurang goda. O mat Ravintola Oy uppfyller alla krav på anbudgivarens lämplighet. Granskning av anbudens överensstämmelse med anbudsförfrågan Antell-Ravintolat Oy:s anbud förkastas eftersom det strider mot anbudsförfrågan. Se bilaga 2 (Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus) till upphandlingsbeslutet. Övriga inkomna anbud, Ruokaruukku Oy:s anbud och O mat Ravintola Oy:s anbud, stämde överens med anbudsförfrågan. Anbudsjämförelse I anbudsförfarandet inkom endast ett anbud, dvs. O mat Ravintola Oy:s anbud, vars anbudsgivare uppfyller alla lämplighetskrav på anbudsgivaren och vars anbud stämmer överens med anbudsförfrågan. Till anbudsjämförelsen godkändes inga andra anbud än O mat Ravintola Oy:s anbud, så man kan inte göra någon jämförelse av anbuden.
Beredning: Upphandlingschef Oili Toivanen, fornamn.efternamn@kirkkonummi.fi, tfn 050 413 7406 Bilagor till föredragningslistan: - bilaga 1 till upphandlingsbeslutet, Tarjoajien soveltuvuus - bilaga 2 till upphandlingsbeslutet, Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus Förslag Kommundirektören: Kommunstyrelsen beslutar att 1 Antell-Ravintolat Oy:s anbud avslås eftersom det strider mot anbudsförfrågan 2 Ruokaruukku Oy utesluts ur anbudsförfarandet eftersom de inte uppfyller alla krav på anbudsgivarens lämplighet 3 avtalet om produktion av restaurangtjänster i Kyrkslätts kommunhus i enlighet med anbudsförfrågan ingås med O mat Ravintola Oy som uppfyller alla krav på anbudsgivarens lämplighet och vars anbud stämde överens med anbudsförfrågan. Behandling Upphandlingschef Oili Toivanen var närvarande vid sammanträdet för att presentera beslutsförslaget och besvara kommunstyrelsens frågor. Beslut Kommunstyrelsen: Kommunstyrelsen beslutade enligt förslaget. Bilagor till protokollet: Kst 3 / 16.2.2015, hankintapäätöksen liite1, Tarjoajien soveltuvuus Kst 4 / 16.2.2015, hankintapäätöksen liite 2, Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus Bilagorna offentliggörs först då upphandlingsavtalet ingåtts. Bilagorna är inte heller offentliga i kommunens ärendehanteringssystem innan upphandlingsavtalet ingåtts. (Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 6, 1 mom. punkt 3)
Förkännedom Ruokaruukku Oy, Espoo Antell-Ravintolat Oy, Helsingfors O mat Ravintola Oy, Kyrkslätt Besvärsanvisning Anvisning om upphandlingsrättelse Anvisning om besvär hos marknadsdomstolen