Plats och tid Prästgatan 50, kl 13:15-15:30 Beslutande Patrik Sundin (S), ordförande Mia Bergkvist (S) Sten-Åke Mörk (S), ersättare för Tord Birgersson (V) Johan Thomasson (M) Mikael Karlsson (KL) Övriga deltagande Erik Nordén, VD Oskar Gustavsson, Vision Örjan Lindström, Kommunal Gunnar Månsson(MP) Lennart Hammargren, kommunrevisionen Åsa Mosell Lindstedt, sekreterare Utses att justera Johan Thomasson (M), med Mikael Karlsson (KL) som ersättare Justeringens plats och tid Prästgatan 50, måndag 14 december, kl 12:00 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 37-46 Ordförande Justerande Sammanträde ANSLAG Datum Anslag sätts upp 2015-12-14 Anslag tas ner 2016-01-05 Protokollets förvaring
Sida 2 ÄRENDELISTA 37 Information 3 38 Joel Lindgrens medborgarförslag angående insamlingskärl för alla sorters ljusarmaturer 4 39 Månadsrapport november 2016 6 40 Budget 2016 7 41 Fastställande av arbetsordning för styrelsen 8 42 Fastställande av VD-instruktion 9 43 Tidplan för styreslens sammanträden 2016 10 44 Budgetmedel till lekmannarevisionen 11 45 Utredning samlokalisering av verksamheten i och samordningsvinster med Teknisk service 12 46 Delgivningar 15
Sida 3 37 Information Verksamhetsinformation Aktuella bolagsfrågor Pågående kommande investeringar Projektavstämning VD informerar Rekryteringsläget Driftsansvarig VA-verken rekrytering pågår VA-ingenjör rekrytering pågår Sluttäckningsansvarig rekrytering pågår VD redovisar skatter och avgifter Remiss Ulf Bergs (M) och Johan Thomassons (M) motion om översyn av kommunens avfallshantering. Diskussioner kring remissen. Remissen tas upp som ett beslutsärende på nästa styrelsemöte. Information från styrelsen VD och ordförande har varit på en utbildningsdag i juridik för kommunägda företag.
Sida 4 38 Joel Lindgrens medborgarförslag angående insamlingskärl för alla sorters ljusarmaturer Dnr VA 15/0040 912 Joel Lundgren har lämnat in ett medborgarförslag och anför följande: Medborgarförslagsställaren vill att lämpliga insamlingskär för alla sorters lysarmaturer ställs upp vid alla miljöstationer, stora som små. Det system som är nu är allt för tungrott och medborgarförslagställaren tror att många kastar trasiga lampor direkt i soporna. Joel Lundgrens förslag: - Insamlingskärl för alla sorters lysarmaturer ställs upp vid alla miljöstationer. Kommunsstyrelsen arbetsutskott beslutade den 10 oktober att remittera medborgarförslaget till för yttrande. s yttrande: Det är lite oklart vad förslagsställaren menar om det är ljusarmaturer eller om det är ljuskällor (glödlampor och lysrör). Oavsett vad som avses så innebär bestämmelserna att det är producentansvar på båda typerna. Producentansvaret betyder att företag som producerar denna typ av produkter är ansvariga för att samla in och ta hand om dessa. I Sverige hanteras detta producentansvar av Elkretsen. Elkretsen har skrivit avtal med Avesta Vatten och Avfall om insamling av uttjänt elektronik från hushållen. Enligt avtalet tar Avesta Vatten emot elektronikavfall på återvinningscentralerna. Därutöver finns möjlighet att lämna elavfall vid de tre miljöstationer för farligt avfall som finns i Karlbo, By och Horndal. Elavfall kan även lämnas vid de mobila grovavfallsinsamlingar som genomförs årligen i kommunen. Lysrör och andra ljuskällor kan också lämnas vid Avesta Vattens kontor på Prästgatan 50 i Avesta. Då förslagsställaren talar om miljöstationer tror vi att han syftar på de återvinningsstationer för förpackningar och tidningar som finns i kommunen. Återvinningsstationerna drivs av FTI AB, Förpacknings- och tidningsindustrierna, och har inget med Avesta Vattens eller kommunens verksamhet att göra. Även om vi eller Elkretsen genom en avtalslösning skulle samla in ljuskällor på återvinningsstationerna finns i dag inga bra system för insamling av ljusarmaturer utomhus där bemanning saknas. Ett liknande insamlingssystem som det för förpackningar och tidningar innebär för stora miljörisker då ljuskällor är farligt avfall som bland annat innehåller kvicksilver. Kommunstyrelsen
Sida 5 38 (forts) Avesta Vatten ser dock positivt på att utöka möjligheterna att samla in ljuskällor och småelektronik och har sedan tidigare för avsikt att titta på något system för insamling i samarbete med Elkretsen och butiker som säljer dessa produkter. - Joel Lundgrens medborgarförslag 8 september 2015. - Kommunfullmäktige 2015-09-28 122 - Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-10-27 94 - :s skrivelse nr 74.15 beslutar - Att överlämna ovanstående remissyttrande till kommunstyrelsen för vidare beredning. Kommunstyrelsen
Sida 6 39 Månadsrapport november 2016 Dnr VA 2015/0020 043 Rapporten delas ut vid sammanträdet. VD Erik Nordén föredrar den ekonomiska rapporten efter november 2015 för Avesta Vatten och Avfall AB. Ledamöterna ges möjlighet att ställa frågor. - :s månadsrapport november 2015. beslutar - Månadsrapporten för november 2015 godkänns.
Sida 7 40 Budget 2016 Dnr VA 15/0041 041 Budgeterade VA-intäkter beräknas öka med 0,9 mkr jämfört med prognos, varav 0,45 mkr kommer från höjning av taxa och 0,45 mkr från ökad försäljning. Budgeterade intäkter för avfallsidan beräknas öka med 1,7 mkr jämfört med prognos och är i sin helhet hänförligt till höjning av hushållsavfallstaxan. Kostnaderna för investeringar och drift p.g.a. införandet av matavfallsinsamling motsvarar taxehöjningen. Intäkterna för Karlslunds ÅVC är oförändrade jämfört med prognos. Investeringsbudget för 2016 visar ett beräknat investeringsbehov på 21,8 mkr varav VAverksamheten 20,8 och avfallsverksamheten 1 mkr. Förslag till budget för 2016 ger ett överskott med totalt 2 tkr. - :s skrivelse nr 76.15. beslutar - Budget 2016 antas.
Sida 8 41 Fastställande av arbetsordning för styrelsen Dnr VA 15/0042 107 Styreslen för ska årligen se över styrelsens arbetsordning. Förslag till arbetsordning för styrelsen för 2016 har tagits fram för fastställande av styrelsen. - :s skrivelse nr 73.15 beslutar - Arbetsordning för :s styrelse fastställs.
Sida 9 42 Fastställande av VD-instruktion Dnr VA 15/0043 022 Styrelsen för ska årligen se över VD-instruktionen. Förslag till VD-instruktion för 2016 har tagits fram för fastställande av styrelsen. - :s skrivelse nr 72.15. beslutar - VD-instruktion fastställs.
Sida 10 43 Tidplan för styrelsens sammanträden 2016 Drnr VA 15/0044 006 VD Erik Nordén redovisar tidplan för 2016 för :s styrelses verksamheter. Den bygger på kommunfullmäktiges sammanträden för 2016. Handlingar Sammanträde, onsdag kl 13:15 2016-02-12 2016-02-24 2016-04-01 2016-04-13 2016-05-27 2016-06-08 2016-09-02 2016-09-14 2016-09-30 2016-10-12 2016-11-25 2016-12-07 - :s skrivelse nr 71.15. beslutar - Tidplan för :s styrelses verksamheter 2016 fastställes.
Sida 11 44 Budgetmedel till lekmannarevisionen Dnr VA 15/0045 007 Från lekmannarevisonen har inkommit en begäran om att det ska anslås 75 000 kr av bolagets medel till lekmannarevisionen. Av skrivelsen framgår att ansvaret för finansieringen åvilar bolaget. Arvoden till revisorer ska enligt bolagsordningen beslutas av årsstämman och avser tiden från den stämma som beslutet fattas på till nästa ordinarie årsstämma. Vid senaste ordinarie årsstämman 2015-05-26 fattades beslut om att arvode till auktoriserad revisor ska utgå enligt löpande räkning, att lekmannarevisorerna ska erhålla ett månadsarvode samt att arvode till biträde till lekmannarevisorerna med suppleanter ska utgå med maximalt 60 000 kr efter avrop från lekmannarevisorerna. Det nu begärda anslaget till lekmannarevisionen ryms inte i detta beslut. Styrelsen bör därför föreslå ordinarie årsstämma 2016 att besluta om att det nu begärda anslaget ska ingå i det förslag till arvodesbeslut som stämman har att fatta. - :s skrivelse nr 75.15 beslutar - Att föreslå årsstämman 2016 att besluta att i beslutet om arvode till revisorer ska ingå 75 000 kr att användas av bolagets lekmannarevisorer efter eget gottfinnande.
Sida 12 45 Utredning samlokalisering av verksamheten i och samordningsvinster med Teknisk service Dnr VA 15/0046 001 Vid styrelsemötet 2015-10-07 återremitterades frågan om samlokalisering av verksamheten i Avesta Vatten till VD Erik Nordén. I uppdraget ingick bland annat att koncernnyttan och samarbetsvinster med teknisk service skulle beaktas. Koncernnyttan i Avesta kommunkoncernen innebär primärt att kommunens verksamheter ska utnyttja kommunägda lokaler om det finns lämpliga lokaler att tillgå. Koncernnyttan kan också innebära att samordningsvinster kan uppnås om verksamheter som har täta samarbeten är samlokaliserade. Det är dock viktigt att beakta att koncernnyttan aldrig får innebära att medel indirekt förs över från de avgiftsfinansierade verksamheterna till de skattefinansierade verksamheterna. VA- och avfallskollektivet får inte belastas med högre kostnader på grund av att en koncernintern lösning väljs före ett billigare alternativ. Sweco har på uppdrag av Avesta Vatten utrett frågan i vilken utsträckning Avesta Vattens samverkan med Teknisk service kräver att man sitter i samma lokaler och vilka konsekvenser en flytt av Avesta Vatten från nuvarande lokaler skulle få. Slutsatserna av utredningen framgår nedan Slutsatser Utredningen sammanfattas i följande punkter: Det finns ett stor behov för Avesta Vatten och Avfall att samordna och samlokalisera sin verksamhet. I stor sett har inget framkommit som innebär att Teknisk service och Avesta Vatten och Avfall ur ett verksamhetsperspektiv behöver vara samlokaliserade. För kommunkoncernen är det viktigt att möjligheterna till samverkan utvecklas och att olika typer av avtal upprättas som reglerar uppgifter, ansvar, samordning, ekonomi m.m. Det finns behov av att tydliggöra och reglera visst ansvar och arbetsuppgifter mellan Teknisk service och Avesta Vatten och Avfall, exempelvis via ett avtal. Det finns frågeställningar som på gamla Tekniska kontoret hanterades på ett visst sätt men som nu behöver fastslås eller brytas.
Sida 13 45 (forts) Det finns behov av att tydliggöra och reglera vissa ansvar och arbetsuppgifter mellan Västmanland-Dalarna miljö- och byggförvaltning och Avesta Vatten och Avfall (bl. a uppgifter som idag inte blir gjorda). Vid styrelsemötet i oktober presenterades olika alternativ för lokalisering av Avesta Vattens verksamhet med följande beslutsförslag. Kostnadsjämförelse Nuläge Alt 3 Alt 4 Kontorslokaler och 534 000 560 000 1 400 000 gemensamhets- utrymmen 157 000 Förråd Industrigatan 180 000-180 000 Förråd Koppardalsvägen 54 84 000 84 000 Industriolkaler och förråd 300 000 Modellvägen 2 Totalt 955 000 860 000 1 664 000 Fördelarna med alternativ 3 är störst både vad gäller hur stor del av verksamheten som kan samlokaliseras och att det kan ske relativt snabbt, samt att det innebär en lägre kostnad än alternativ 4. Det har inte framkommit något i Swecos utredning som visar att det finns samordningsvinster om Avesta Vatten är samlokaliserade med Teknisk service och kostnadsskillnaden mellan alternativ 3 och 4 innebär en väsentlig belastning för VA- och avfallskollektivet. VD:s förslag - att styrelsen ger VD i uppdrag att arbeta vidare med alternativ 3 och hitta en ekonomisk uppgörelse med Gamla Byn, Avesta Industristad och Teknisk service som är så gynnsam som möjligt för bolaget. - Swecos utredning - :s skrivesle nr 71.15
Sida 14 45 (forts) Mia Bergkvist (S), Sten-Åke Mörk (S) och Mikael Karlsson (KL) yrkar på bifall till alternativ 3. Johan Thomasson yrkar på att frågan ska bordläggas. Efter fastställd proposition beslutar styrelsen enligt VD:s förslag. beslutar - att styrelsen ger VD i uppdrag att arbeta vidare med alternativ 3 och hitta en ekonomisk uppgörelse med Gamla Byn, Avesta Industristad och Teknisk service som är så gynnsam som möjligt för bolaget.
Sida 15 46 Delgivningar www.avesta.se/kommunen & politiken/offentliga handlingar samt i pärm vid sammanträdet 1. :s protokoll 2015-10-07 www.avesta.se/kommunen & politiken/kommande samanträden samt i pärm vid sammanträdet 2. Kommunfullmäktige 2015-09-28 99 Bildande av verksamhetsområden för Avesta kommuns allmänna vattentjänster, vatten och spillvatten 3. Kommunstyrelsen 2015-10-12 108 Riktlinjer sociala medier för Avesta kommunkoncern 4. Kommunstyrelsen 2015-10-12 112 Fördjupningsstudie samverkan mellan Avesta Vatten och Avfall AB och Hedemora Energi 5. Kommunfullmäktige 2015-10-26 126 Månadsrapport september, inkl. årsprognos för Avesta kommun 6. Kommunfullmäktige 2015-10-26 130 Delårsbokslut 2015-08-31 inkl. årsprognos för Avesta kommun 7. Kommunfullmäktige 2015-10-26 138 Fyllnadsval efter Fredrik Mattson (M) t o m 2019 05-31 8. Kommunfullmäktige 2015-10-26 141 Redovisning av remitterade motioner och medborgarförslag vars beredning inte slutförts 9. Kommunfullmäktige 2015-11-23 154 Revidering av mål och budget 2016-2018 inklusive taxor för perioden