KVALITETSSÄKRING AV EXAMENSPROCESSEN FÖR DEN ENSKILDA EXAMINANDEN I DET FRISTÅENDE EXAMENSSYSTEMET Modell på offertbegäran som garanterar en kvalitativ utvecklingsprocess OPTIMA August 29, 2013 Carin Hagman och Leena Svenlin
1
Innehållsförteckning sid 1. INLEDNING 3 1.1 Bakgrund 3 1.2 Syfte och mål 3 1.3 Problem 4 2. GENOMFÖRANDE AV UTVECKLINGSARBETET 4 2.1 Plan 4 2.1.1 Allmänt om innehållet i offertbegäran/anbudsbegäran 4 2.2 Beskrivning av processen 5 3. RESULTAT, DISKUSSION OCH AVSLUTNING 5 KÄLLOR BILAGA Modell på offertbegäran som garanterar en kvalitativ utvecklingsprocess 2
1. INLEDNING Som läroavtalsbyrå och anordnare av vuxenutbildning handhar vi många enskilda examinander som söker sig till utbildning via oss. I de flesta fall köper vi både förberedande utbildning och examen av utomstående läroanstalter och examensarrangörer. Resultaten av dessa varierar kraftigt. Många arrangörer har ett fungerande avtal med kommissionen och följer detta avtal. I dessa fall löper examensprocessen smidigt. I andra, väldigt många fall, så verkar examensprocessen vara väldigt ostrukturerad och det upptäcks ofta först i slutskedet av utbildningen. Det här betyder att vi får rycka ut akut och reda upp saker och ting och det är väldigt tidskrävande. För att eliminera dessa flaskhalsar vill vi utveckla ett system som redan från första början garanterar kvalitén på examensprocessen. 1.1 Bakgrund Tillsammans med förmannen och våra kollegor på avdelningen har vi funderat på hur vi kan garantera att examensprocessen för den enskilde examinanden löper felfritt inom det fristående examenssystemet. Vi kom fram till det att det krävs en tydlig offertbegäran så att parterna vet vad man kommit överens om. Offertbegäran är en modell som skall kunna leva efter behov och beroende på vilken examen som avläggs. Finns det en examinand som behöver särskilt stöd (ex. personer med invandrarbakgrund) ska det ingå i offerten. 1.2 Syfte och mål Målet är fokus på examinanden så att denne inte på något sätt skall kunna falla i genom, att hela examensprocessen skall förlöpa utan störningar. Syftet med offertbegäran är att den på sätt och vis skall fungera som en slags kvalitetskontroll, att alla delar i examensprocessen görs rätt d.v.s. ansökningsskedet, avläggande av examen och förvärvande av behövlig yrkesskicklighet. Offerten är upplagd så att varje steg i examensprocessen efterfrågas för att få fram det verkliga tillvägagångssättet. Extra vikt läggs på genomförande av examensprocessen eftersom det är där fel ofta uppstår. Som tidigare nämndes är det på utbildningsanordnarens ansvar att sköta om den personliga tillämpningen samt arkivera dokumenten. Dokumenten skall vara daterade och undertecknade. I offertförfrågan kommer det att ingå att vi kräver att få in dokumenten för alla tre skeden i den personliga tillämpningen. Ingen utbetalning sker innan vi fått in dokumenten för den personliga tillämpningen. Det är utbildningsanordnarens uppgift att sköta om den personliga tillämpningen och se till att examinanden får sakkunnig handledning. Utbildningsanordnaren skall samarbeta med examensarrangören, utbildnings- eller 3
examensanskaffaren, representanterna från arbetslivet och vid behov med andra sakkunniga. Den personliga tillämpningen skall alltid ske enligt examensgrunderna. 1.3 Problem Den här idén har sin grund i att det helt enkelt finns ett behov av en tydlig offertbegäran. Ofta skickas en offert per mejl, detta gäller speciellt då man har enskilda examinander som inte hör till någon grupp. Offerten kommer att vara ett verktyg för att säkerställa kvalitén på examensprocessen för varje examinand. 2. GENOMFÖRANDE AV UTVECKLINGSARBETET Utvecklingsarbetet görs enligt den modell och de anvisningar som arrangören för utbildningen, Yrkesakademin i Österbotten har gett. 2.1 Plan Planeringen av offertbegäran har gjorts tillsammans med förmannen och kollegorna på avdelningen. Där har vi diskuterat vad som bör ingå i offertbegäran som standard och om det finns behov ska man kunna komplettera offertbegäran. 2.1.1 Allmänt om innehåll i offertbegäran/anbudsbegäran En offertbegäran är det officiella startskottet till en upphandlingsprocess, där vårt syfte är att få in anbud som till sist kan leda fram till ett avtal. Det finns en mängd olika sätt att utforma en offertbegäran. Genom en detaljerad offertförfrågan blir det mycket lättare att jämföra priser, och andra krav som vi ställer i offerten. Nackdelen med en alltför detaljerad offertförfrågan är att priset kan bli högt, i värsta fall kan det hända att ingen offert kommer in eftersom som leverantören inte kan svara mot vår offertförfrågan. Ett sätt är att dela upp kraven i önskvärda krav och inte förhandlingsbara krav (läs: bör- och skall-krav). 2.2 Beskrivning av processen Vi började med att göra upp en tidsplan hur vi skulle genomföra vårt utvecklingsarbete. En del av arbetet gjordes i maj och i augusti har vi planerat att slutföra vårt arbete. 4
Vi strukturerade upp hur offertbegäran skall se ut, vilka rubriker vi skall ha och i vilken ordning rubrikerna skall vara. När vårt utkast till offertbegäran var klart sammankallade vi till möte med kollegerna på avdelningen och diskuterade tillsammans ifall korrigeringar och ändringar behövde göras. Som nämndes i föregående stycke är det mycket viktigt hur man formulerar en offertbegäran för att man skall få den produkt man vill ha, man bör vara tydlig att det inte finns rum för feltolkningar. 3. RESULTAT, DISKUSSION OCH AVSLUTNING Resultatet av vårt utvecklingsarbete är att vi arbetat fram en offertbegäran som skall vara ett verktyg som garanterar en kvalitativ utvecklingsprocess för den enskilda examinanden i det fristående examenssystemet. Spridning av resultatet är ganska snäv. Nyttan av vårt arbete gagnar främst vår avdelning och examinanderna. Ändå ser vi det här utvecklingsarbetet som en viktig process i rätt riktning när det gäller att säkerställa examensprocessen för examinanden. När det gäller självvärdering av vårt arbete är vi nöjda med resultatet, utvecklingsarbetet är väldigt konkret och offertbegäran har tagits i bruk redan. Men som vi tidigare skrivit kommer den här offerten att leva efter behov. Vi har behandlat processen steg för steg och i med det har vi lärt oss ännu mera hur det fristående examenssystemet fungerar. Efter ca sex till åtta månader kommer vi på vår avdelning att göra en utvärdering över hur vår offertbegäran fungerar och om den svarar mot de krav som vi ställer och även mot myndigheternas krav. Vi behov görs ändringar. Vårt mål med en tydlig offertbegäran är att garantera att examensprocessen i det fristående examenssystemet för den enskilda examinanden löper enligt planerna, vi är så att säga med från start till mål. 5
Källor Effso tools 2009. Anbudsbegäran, offertförfrågan. www. dokument http://tools.effso.se/artiklar/anbudsbegaran-offertforfragan/ Optima 2013. Internt material för Optima Utbildningsstyrelsen 2013. Handbok om fristående examina, för examensarrangörer och examenskommissioner. Edita Prima Oy 6
OFFERTFÖRFRÅGAN (datum) OFFERTBEGÄRAN PÅ FÖRBEREDANDE UTBILDNING OCH EXAMEN 1. Upphandling Optima ordnar yrkesutbildning för unga och vuxna, ansvarar för specialyrkesutbildningen i Svenskfinland samt erbjuder olika former av tjänster för arbetslivet. Vi ber er offerera enligt denna offertförfrågan och dess bilagor på Förberedande utbildning och examen inom.. 2. Köpare/upphandlingsenhet Optima, Vuxenutbildning och arbetslivstjänster, Trädgårdsgatan 30, 68600 Jakobstad Tfn (06) 7855 222, www.optimaedu.fi 3. Upphandlingsförfarande Upphandlingen understiger det nationella tröskelvärdet. Optima erlägger ingen ersättning för given offert eller andra kostnader i samband med offertgivning. 4. Offererade priser, betalnings- samt övriga villkor Priserna bör: - vara bindande - anges som nettopris i euro ( ) exklusive mervärdesskatt (mvs 0 %) Ur offerten bör det framgå antal betalningsrater Om utbildningen avbryts, faktureras endast genomförd utbildning Fakturan adresseras till Optima, Trädgårdsgatan 30, 68600 Jakobstad Faktureringsperiodens längd är 14 30 dagar Ur offerten bör framgå betalnings- och ev. övriga villkor Vi accepterar inte fakturerings-, leverans- eller övriga tillägg 5. Hur genomförs och dokumenteras den personliga tillämpningen? Ansökan Avläggande av examen Förvärvande av yrkesskicklighet Dokumentationen bör sändas till oss för arkivering www.optimaedu.fi Trädgårdsgatan 30 68600 Jakobstad / Puutarhakatu 30 68600 Pietarsaari
OFFERTFÖRFRÅGAN (datum) 6. Planering av närstudiedagar och dess omfattning 7. Hur genomförs examensprocessen? Vem handleder examinanden mot examen? Hur många handledningstillfällen är inplanerade? Var sker handledningen? Hur många bedömningsmöten hålls? Hur beaktas examinander med behov av särskilt stöd? 8. Bedömarutbildning Hur genomförs bedömarutbildning? Hur säkerställer man att alla får bedömarutbildning? 9. Prisspecifikation Förberedande utbildning Genomförande av examen Examenshandledning Examensavgiften Övrigt XXX XXXXX Optima, Vuxenutbildning och arbetslivstjänster Bilagor: 1. 2. www.optimaedu.fi Trädgårdsgatan 30 68600 Jakobstad / Puutarhakatu 30 68600 Pietarsaari