En hållbar väg från pärm till skärm? - om vårt förändringsprojekt inom dokument- & ärendehantering Johanna Fransson, projektledare Åsa Jarlstam, systemförvaltare Stadskontoret Malmö stad
18 förvaltningar varav 5 stadsområden stor omorganisation nyligen genomförd 20 000 st anställda varav ca 5 000 st är direkt berörda av ärendeprocessen och ca 500 st är registratorer Mer än halva befolkningen är under 35 år - 30% är födda utomlands
Vad handlade projektet om?
SPRIDA information till både Malmöbor och anställa på ett säkert sätt, men också sprida kunskaperna så vi lär oss att bli bättre. SÖKA och finna rätt information när jag behöver den. Både idag och om 100 år. SYNKA arbetssätten så att alla i Malmö jobbar lika och på smartast sätt. TRYGGA rättsäkerheten och kvalitet i våra processer. Lättare att följa lagen!
Budskapsmodell Dokument- & ärendehantering Vi ska kunna: Söka och finna information Samarbeta enkelt Sprida information på ett tryggt och säkert sätt Enkelt följa lagen Få överblick & förstå våra processer Skippa så många papper som möjligt Varför? Vad? Konsekvenser E samhället nya krav Alla gör olika Låg kvalitet i diariet Låga kunskapsnivåer Lagen följs inte Omoderna arbetssätt Omoderna verktyg Krav på digitalisering Frustrerade medarbetare En effektiv ärendeprocess En gemensam informationsstruktur En organisation med förutsättningar för kontinuerlig utveckling Men då måste vi: Utveckla ett tydligt ägarskap Utöka finansieringen för att kunna förvalta kvalitativt Organisera ändamålsenligt med stödfunktioner lokalt i förvaltningarna Fortsätta kvalitetsarbetet i linjeorganisationen Förbättra IT infrastrukturerna och förutsättningarna för att hantera känslig information digitalt
Systeminförande Processförändringar Centrala resurser Lokala resurser Fokus på projekt Fokus på förvaltning
Vår införandemetod
Införandeprojekt i varje förvaltning Egna projekt med egna resurser för ett hållbart resultat En gemensam och användbar informationsstruktur för hela Malmö stads organisation En effektiv ärendeprocess (standardiserad, digital, rättssäker, tids- och resurseffektiv) Etablera/säkerställa en organisation och arbetssätt som gynnar en kontinuerlig utveckling av området
Förberedelser Projektplanering Processöversyn Konfiguration Utbildning Stöd vid driftstart Projektavslut Inventering av verksamhetens förutsättningar och behov Projektplan med fastställda projektmål, aktiviteter, resurser och tidplan Handlingsplan för att arbeta enligt den kommungemensamma ärendeprocessen Underlag för att skräddarsy systemstöden Kompetensförstärkning inom offentlighet & sekretess, ärendeprocessen och systemstöden Dialog och samordning inom verksamheterna/rollerna Projektrapport och restlista handlingsplan framåt
Gemensam ärendeprocess
Effektivt gemensamt IT-stöd
Systembehov finns det innan ett införande? Verksamheten tror att de har ett behov Förväntningar från användare Vad tror projektet? Vad tror förvaltningsorganisationen? = Hur tar vi reda på detta? Teknisk behovsanalys
Teknisk behovsanalys - funktionella och icke funktionella krav Funktionella krav - Ny flik i Platina - Objekt med nya fält för metainformation - Fält med automatgenererade nummer - Ändring i befintliga mallar med ny information - Mallbibliotek (40 st mallar) Icke funktionella krav - Sökfunktion - snabbt kunna söka fram alla ärenden med viss fastighetsbeteckning tidsvinst för flera roller - Insyn för användare - behörighetsfunktion i andra diariums ärenden. Tidsvinster för handläggare
Vår lärdom Låt användare köra systemet ett tag innan behovsanalys genomförs Icke funktionella krav kommer när användare har använt systemet ett tag. De är inte medvetna om sina behov innan. Ta ner användares förväntningar vissa användare vill ha ALLT! Och får de inte allt så vill de inte vara med. Projekt kontra förvaltning olika drivkrafter
Förvaltning med starkt fokus på hållbart arbetssätt
Förvaltningsorganisation Dokument & ärendehantering Styrgrupp PM3 Kanslidirektör Kanslichef IT-strateg I objektet ingår den gemensamma ärendeprocessen och IT-stöden för dokument- och ärendehantering, digitala sammanträden och register över förtroendevalda Förvaltning 1,5 systemförvaltare 1 processförvaltare 1 systemadministratör Styrgruppen beslutar om årliga förvaltningsplaner som styr förvaltnings- & utvecklingsarbetet Verksamheterna Processansvarig Stödfunktioner för ärendeprocessen och IT-systemen Process- och referensgrupper Förvaltningarna deltar i planeringsarbetet Utveckling sker i faser med 1-3 uppgraderingar/år
Förvaltningsmodell PM3 Styrkor - Fri inom förvaltningsplanen dvs frihet under ansvar - Skapar struktur och sätter fokus på rätt saker - Prioritera utvecklingsbehov i tid - Styrgrupp som prioriterar vid behov - Budget - Tydligt ansvar för förvaltningsledare och andra roller inom förvaltningsorganisationen Svagheter - Styrgrupp som inte fattar beslut - Styrgrupp är inte tillräckligt insatta i ämnen - Svårt med perspektivet Malmö stad hatten kontra egen agenda - Budget tex fördelningsnyckel
Fortsatta utmaningar för förvaltningsorganisationen Utmaningar? Hur styr vi utan projekt? Systemförvaltare och processförvaltare rätt mix? Stramare budget Behåll vårt perspektiv ha rätt hatt på! Inget är nytt! Vad vill förvaltningsorganisationen? Fortsätta med att skapa hållbar utveckling i systemen Verksamhetens behov ska främst styra Vi ska arbeta för öppna upp för mer insyn på ett säkert sätt Vår kommuncentrala ärendeprocess måste aktivt lyftas upp på Malmö stads agenda Vi blir ALDRIG klara och vi vill alltid mer
Framgångsfaktorer?
Från vår utvärdering: Helhet går före delar låt projektet vägledas av en stark vision Håll blicken på horisonten skapa förutsättningar att generera effekt snarare än leveranser Gör inte projektet till en egen ö integrera förvaltning i projektet Våga (orka) blanda gasa/bromsa, linjärt/agilt, system/process, projekt/förvaltning, egna och andras resurser och kompetenser Fostra ägarskap genom transparens och medskapande men behåll systematik och strukturer
Frågor?
Tack! johanna.fransson@malmo.se 0709-34 40 52 asa.jarlstam@malmo.se 0768-75 62 91 www.malmo.se/medverka www.malmo.se/quiz