Så strategisk är den svenska upphandlaren
Stockholm Göteborg Malmö Johan Lundvall Johan.lundvall@affarsconcept.se 072-540 57 43
Ett konsultföretag inom SKLkoncernen och verksamt inom offentlig upphandling Har verksamhet i hela Sverige med kontor i Stockholm, Göteborg och Malmö Är 28 konsulter med djup och bred kunskap inom upphandling Tar endast uppdrag som är till gagn för myndigheter, organisationer och företag som följer lagen om offentlig upphandling
Verksamheten består av Upphandling och rådgivning (LOU/LUF/LUFS/LOV) Utbildning Utredning (Uppföljning)
Exempel på upphandlingsområden Tjänster Kommunikationstjänster Omsorg och vård Måltider Verksamhetsdrift Intern service Konsulttjänster IT-konsulter och IT-drift Städentreprenader Byggentreprenader Arena Köpcentrum Vatten- och avlopp Järnvägsspår Bergrum Datahallar Anläggning Flerbostadshus Varor Livsmedel Medicinteknisk utrustning Fordon Förbrukningsmateriel Kablage IT-system Läkemedel
Utbildning Introduktion LOU Att ställa krav och skriva ffu Att använda ramavtal och förnyad konkurrensutsättn. Affärsjuridik Specialist Concept 1 Forts. LOU Förhandling Entreprenader Utvärderingsmodeller Livsmedel Tjänster Expert Concept 2
Utredning Organisation Juridik Granskning Analysera köpmönster Analysera leverantörsstruktur Föreslå organisationsförändringar för effektivare inköp Rättsutredningar Tekal När ska LOU/LUF tillämpas? Köp från samägda bolag Granskning på uppdrag av organisationens revisorer inkl. förslag till åtgärder
Så strategisk är den svenska upphandlaren Utdrag ur rapporten Strategiskt upphandlingsarbete för Upphandlingsutredningen 2012
Fallstudie Intervjuer med företrädare inom offentlig verksamhet Syfte Ge en bild över hur myndigheter och enheter arbetar med frågor som är av vikt för att bedriva ett strategiskt upphandlingsarbete
Organisation Hos ledande befattningshavare saknas i många fall tillräcklig kunskap om upphandlingens påverkan på verksamheten Det ges inte tillräckliga förutsättningar för att bedriva strategiskt upphandlingsarbete. Bristerna är särskilt stora hos mindre kommuner samt mindre statliga myndigheter. Inom de större organisationerna är bilden ofta mer positiv.
Organisation Fokus på att få upphandlingskontrakt tecknade i tid istället för att prioritera strategiska frågeställningar Agerar som en rent administrativ stödverksamhet istället för att agera strategiskt Upphandlingsarbetets faktiska inverkan på verksamheten i övrigt inte analyserats tillräckligt I de fall målbilder finns är dessa i huvudsak kopplade till specifika upphandlingar
Organisation En definierad ansvarsroll för upphandlingsfunktionen saknas Fattas ofta beslut om att konkurrensutsättning ska äga rum på andra grunder än affärsmässiga Det är inte en absolut förutsättning för att möjliggöra strategiskt att den ansvarige för upphandlingsfunktionen ingår i ledningsgruppen
Policy och styrdokument Enhetlig syn på vikten av förekomsten av tydliga styrdokument och att ansvarsrollerna är tydligt definierade Merparten har grundläggande styrdokument så som inköpspolicy och inköpsregler. Efterlevnaden är sämre. Saknas ofta dokumentation som reglerar frågor om affärsetik, miljö och sociala hänsyn
Utvärdering och uppföljning Utvärdering är på grund av resursbrist eller bristande prioritering eftersatt Samtliga organisationer uppvisar en medvetenhet i vikten av väl genomfört utvärderingsarbete Krävs större utsträckning av utvärdering och mätning av måluppfyllanden i upphandlingar för att uppnå tillräcklig grad av affärsmässighet i upphandlingsarbetet.
Utvärdering och uppföljning Endast i få undantagsfall har organisationer kunnat presentera upphandlingsrelaterade nyckeltal såsom avtalstrohet, besparingar och kostnader samt kvalitetsaspekter. Behovet av att utvärderings- och uppföljningsansvar inte endast åvilar upphandlingsfunktionen eller motsvarande blir särskilt tydligt i den genomförda undersökningen. Finns flera exempel på myndigheter och enheter som arbetar för förbättring och utveckling inom utvärdering och uppföljning.
Våra erfarenheter exempel på problem Upphandlingsarbetet betraktas sällan som en strategisk funktion Uppföljningsarbetet är mycket eftersatt Brister i kommunikation med marknaden Resurs och kompetensbrist Alltför ingående kravställning hämmar innovativa lösningar
Våra erfarenheter - framgångsfaktorer Ledningens stöd och representation på ledningsnivå Upphandlingsfunktionen är anpassad till den verksamhet som organisationen bedriver Upphandlingsfunktionen involveras tidigt i processen Fokus på affärsstrategisk analys och uppföljningsarbete
Våra erfarenheter - framgångsfaktorer Tydlig ansvarsfördelning Effektiva kommunikationsvägar mellan upphandlingsfunktion och övrig verksamhet Samverkan Användande av samordnade ramavtal Resurser; tillräckliga kompetenta engagerade
Strategiskt upphandlingsarbete för Upphandlingsutredningen 2012 http://upphandlingsutredningen.se/strategiskt-upphandlingsarbete