Allmänna bestämmelser till avtal avseende städtjänster Definitioner av begrepp: Objekt en eller flera byggnader Lokal rum i ett objekt Förord Dessa allmänna bestämmelser har som syfte att bidra till en sund inomhusmiljön för dem som vistas i de objekt som ingår i entreprenaden. Bestämmelserna ska också säkerställa att objekten underhålls vad gäller städning och rengöring kontinuerligt på ett korrekt och ändamålsenligt sätt. 1.0 KVALITETSMÅL MED ENTREPRENADEN Entreprenören ska bedriva entreprenaden så att uppställda krav i förfrågningsunderlaget uppfylls. Lokalerna ska vara och uppfattas som rena och välstädade. Entreprenören ska ansvara för att städningen i alla lokaler utförs med hänsyn till verksamhet, hygienkrav, gällande lagar, god innemiljö och god förvaltning av objekten inom entreprenaden. Entreprenören ska ha väl fungerande arbetssätt och kvalitetsledningssystem som resulterar i att överenskomna krav och tider uppfylls. Entreprenören ska alltid utföra entreprenaden i enlighet med ovan krav. 2.0 MILJÖMÅL MED ENTREPRENADEN I entreprenaden eftersträvas en miljöanpassad drift av objekten i fråga. Miljöanpassningen ska ge en inomhusmiljö, utan negativa hälsoeffekter, hushållning med resurser samt uppfylla allmänna hänsynsregler i Miljöbalken. Entreprenaden ska vidare utföras med arbetsmetoder med så låg negativ miljöpåverkan som möjligt samt att arbetsmetoderna utformas så att arbetsskador undviks för personal. Entreprenören ska utföra entreprenaden i enlighet med denna målsättning. 3.0 MATERIEL OCH VAROR Säkerhetsdatablad avseende de kemisktekniska produkterna som används ska finnas tillgängliga i objektspärmen, se även punkt 14.0. Säkerhetsdatabladen införskaffas, bekostas och distribueras av Entreprenören. 4.0 KEMISKTEKNISKA PRODUKTER OCH HJÄLPMEDEL De kemisktekniska produkter som behövs för de arbetsuppgifter som ingår i entreprenaden, t ex rengöringsmedel, anskaffas och bekostas av Entreprenören. De hjälpmedel (städvagnar, maskiner, moppar mm) som behövs för att utföra entreprenaden ska tillhandahållas av Entreprenören.
5.0 KVALITETSKRAV PÅ ENTREPRENADEN Arbetsmetoder och hjälpmedel ska väljas med hänsyn till objektens långsiktiga underhållsstatus och anpassas till verksamheten som bedrivs i lokalerna med beaktande av kvalitets- och miljöaspekter. Entreprenören ska under avtalsperioden ha giltigt certifikat för kvalitetsledningssystem SS- EN ISO 9001:2008 eller ett likvärdigt kvalitetsledningssystem. Ett likvärdigt kvalitetsledningssystem ska minst innehålla följande vad gäller koppling till nu aktuellt upphandlingsföremål: 1. Kvalitetspolicy som visar vilka åtgärder som vidtas för att förbättra företagets leveranser 2. Hur företagets kvalitetsledningssystem är en naturlig del av organisationen 3. Hur kvalitetsledningssystemet hålls känt för de anställda 4. Kvalitetsmål, och hur dessa följs upp 5. Hur internrevision utförs 6. Hur leveransavvikelser hanteras 6.0 MILJÖKRAV PÅ ENTREPRENADEN Kemisktekniska produkter som används i entreprenaden ska uppfylla kraven enligt Konkurrensverkets baskrav för kemisktekniska produkter (Teknisk specifikation). Entreprenören ska eftersträva att minimera kemikalieanvändningen. Entreprenören ska under avtalsperioden ha giltigt certifikat för miljöledningssystem SS-EN ISO 14001:2004 eller ett likvärdigt miljöledningssystem. Ett likvärdigt miljöledningssystem ska minst innehålla följande vad gäller koppling till nu aktuellt upphandlingsföremål: 1. Hur städsystem och städmetoder anpassas med hänsyn till ytskikt och rengöringskrav samt hur städsystem och städmetoder anpassas för att minska miljöpåverkan 2. Hur det periodiska underhållet gällande golvvård och storstädning hanteras och utförs för att minska miljöpåverkan 3. Hur medarbetarna har tillgång till doseringsinstruktioner samt doseringsanordningar eller måttbägare för att säkerställa korrekt dosering av kemiska produkter 4. Hur säker hantering säkerställs av kemiska produkter 5. Hur hantering av kemiska avfallsprodukter hanteras 7.0 UTRYMMEN/LOKALER SOM ENTREPRENADEN TILLHANDAHÅLLER Beställaren tillhandahåller Entreprenören erforderligt antal låsbara städrum med tillgång till varmt/kallt vatten samt uttömningsmöjligheter och, om så erfordras, låsbar lagerlokal för städmateriel. Det är Entreprenörens ansvar att det är ordning och rent i städutrymmet. Beställaren tillhandahåller om så erfordras förvaringsutrymme till städmaskin samt laddningsmöjligheter för denna. Entreprenören har rätt att lämna det avfall och återvinningsmaterial som uppkommer vid arbetet i avsedda kärl vid objektet. 8.0 KONTAKTPERSONER Parterna ska omgående meddela varandra om kontaktpersonen/er byts ut. 2(8)
9.0 PERSONAL Entreprenörens personal och i förekommande fall Underentreprenörens personal som ska utföra entreprenaden ska ha erforderlig utbildning, erfarenhet och behörighet för sina arbetsuppgifter. Personalen ska kunna se och bedöma behov av olika arbetsinsatser. Personalen ska med engagemang kunna ta initiativ, arbeta självständigt och flexibelt. Arbetet ska ledas och kontrolleras av särskild utbildad arbetsledare. Den ansvarige arbetsledaren ska ha erfarenhet och utbildning enligt nedan: - Städutbildning enligt SRY, PRYL eller likvärdigt - Utbildning inom ledarskap som minst innehåller områdena ledarskap, kommunikation, konflikthantering och grupputveckling - Minst tre (3) års erfarenhet av arbetsledning inom lokalvårdsverksamhet Minst 50 % av aktuell personal för den dagliga städningen ska vid avtalsstarten ha genomgått utbildning enligt Servicebranschens Yrkesnämnd, SRY-utbildning, PRYL eller likvärdig. Övrig andel personal ska vid avtalsstart minst genomgått grundutbildning inom städ. Sex (6) månader efter avtalsstarten ska 100 % av personalen vara utbildade enligt SRY, PRYL eller likvärdig utbildning. Golvvård ska planeras och genomföras av särskilt utbildad personal. Den ansvarige arbetsledaren ska ha utbildning och erfarenhet enligt nedan: - Städutbildning enligt SRY, PRYL eller likvärdigt - Golvvårdsutbildning som ska ha en omfattning på minst två (2) heldagar och ska minst innehålla områdena golvmaterials uppbyggnad, golvvård metodval och ekonomi, säkerhet och skydd, reparation och underhåll och kemisktekniska produkter. - Minst tre (3) års erfarenhet av arbetsledning inom golvvård. Den personal som genomför golvvård ska ha erfarenhet och utbildning inom golvvård De ska ha utbildning och erfarenhet enligt nedan: - Städutbildning enligt SRY, PRYL eller likvärdigt - Golvvårdsutbildning som ska ha en omfattning på minst en (1) heldag och ska minst innehålla områdena golvmaterials uppbyggnad, metodval, kemiska produkter och redskap och maskinell utrustning. - Minst två (2) års erfarenhet av utförande av golvvård. På de objekt där kökstjänst ingår ska aktuell personal ha genomgått grundutbildning i livsmedelshygien. Beställaren förbehåller sig rätten att ta del av kursbevis eller liknade dokumentation som bevisar att berörd personal innehar den efterfrågade kompetensen. Entreprenören ska ha en förteckning över personalen för entreprenaden. I förteckningen ska minst följande framgå: - personalens namn - personalens tilldelade timtid per objekt - personalens utbildning, SRY, PRYL eller likvärdigt. Förteckningen ska skickas till kontaktperson på objektet. Förteckningen tillsammans med dokument som styrker genomgången utbildning ska skickas till Beställaren. Vid förändringar ska förteckningen omgående uppdateras och delges enligt ovan. Entreprenören ska se till att all berörd personal för entreprenörens genomförande erhåller vidareutbildning om nya städprodukter, ny städteknik och nya städmetoder. All personal som är aktuell för entreprenaden ska kunna läsa, förstå och kommunicera på svenska för att kunna tillgodogöra sig arbetsskyddsinformation, anvisningar, säkerhetsbestämmelser, produktbeskrivningar mm som ingår som en del i entreprenaden. All personal som arbetar i entreprenaden ska bära enhetlig arbetsklädsel med firmamärke samt fotoleg, t ex Service ID, väl synligt. 3(8)
10.0 REGISTERKONTROLL FÖR PERSONAL INOM FÖRSKOLA, GRUNDSKOLA OCH MOTSVARANDE SKOLFORMER SAMT FRITIDSHEM OCH ANNAN PEDAGOGISK VERKSAMHET Enligt 1 i den lagen ska den som erbjuds en anställning i staten, en kommun, ett landsting, ett företag eller en organisation, om arbetet innebär direkt och regelbunden kontakt med barn, på begäran av den som erbjuder anställningen visa upp ett utdrag ur det registret som förs enligt lagen (1998:620) om belastningsregistret. Entreprenören ska garantera att registerkontroll enligt lagen är genomförd/genomförs för den personal som anställs inom verksamheten. På begäran av Beställaren ska Entreprenören kunna styrka i efterhand att lagen följs. Det görs till exempel genom att ta en kopia på utdraget eller genom en tjänsteanteckning som sparas. Registerutdragen får vara högst ett (1) år gammalt. Om det framkommer att anställd hos Entreprenören är dömd för sexuella övergrepp mot barn, sexuell exploatering av barn och barnpornografi ska denne omedelbart tas ur tjänst. Lagar: Registerkontroll av personal: Skollagen 2 kap. 31-33 Registerkontroll av personer som ska arbeta med barn: Lagen (2013:852) 11.0 UPPMÄRKNING AV RUM/LOKALTYPER Varje objekts samtliga lokaler som ingår i uppdraget ska vara uppmärkta med städfrekvens och städdag. 12.0 GEMENSAMMA UPPFÖLJNINGSMÖTEN Uppföljning av objekten ska ske gemensamt mellan objektets utsedda kontaktperson och Entreprenören. Entreprenören ska ta initiativ till minst fyra (4) uppföljningsmöten per år. Mötena ska ha en fast dagordning där bland annat kvalitetsplanen, se punkt 13, och den gemensamma egenkontrollen, se punkt 16.0, ska vara några av punkterna. Protokoll förs av objektets utsedda kontaktperson. Protokollet ska undertecknas av parternas utsedda kontaktperson/representanter. 13.0 KVALITETSPLAN Entreprenören ska för entreprenaden upprätta en kvalitetsplan för detta uppdrag. Entreprenören ska i planen redovisa hur denne avser att säkra kvaliteten. Entreprenören ska följa denna plan vid utförandet av entreprenaden. Kvalitetsplanen ska minst innehålla: - organisationsskiss inklusive personalförteckning med kompetensprofil - rutiner för egenkontroll, ska omfatta minst enligt punkt 16.0. - rutiner för hantering av avvikelser/reklamationer - ersättarplanering - rutin för introduktion av nyanställda - utbildningsprogram för personal Kvalitetsplanen ska uppdateras och hållas aktuell under hela avtalstiden. Planen ska vara en av diskussionspunkterna på de gemensamma uppföljningsmötena, se punkt 12.0. 4(8)
14.0 OBJEKTSPÄRM Objektspärmen ska upprättas i två (2) exemplar. En objektspärm ska finnas i respektive objekts städutrymme och en hos respektive objekts kontaktperson. Syftet med objektspärmen är att samla viktiga handlingar gällande drift, samverkan, uppföljning och kvalitetskontroller för entreprenaden. Objektspärmen ska minst innehålla: - Städschema/instruktioner som beskriver städfrekvens och arbetsmoment - Kontaktuppgifter till Entreprenören och Beställaren och dess kontaktpersoner - Kemikalieförteckning samt tillhörande säkerhetsdatablad - Kvalitetsplan, enligt punkt 13.0. - Underhållsplan, enligt punkt 15.0. Pärmarna ska hållas uppdaterad under hela avtalstiden. 15.0 UNDERHÅLLSPLAN 15.1 UNDERHÅLLSPLAN Entreprenören ska upprätta en underhållsplan för samtliga objekt i avtalet för periodiskt golvunderhåll, storstädning och fönsterputs. Underhållsplanen ska upprättas och beslutas i samråd med respektive objekts kontaktperson. Underhållsplanen ska innehålla en tidsplan för det periodiska underhållet med start-, slut- samt besiktningsdatum. Under avtalstiden ska det löpande noteras, överenskommet periodiskt underhåll, kemisktekniskt medel samt städmetod. Underhållsplanen ska vara tillgänglig i objektspärmen, se punkt 14. Underhållsplanen ska upprättas inom tre (3) månader efter avtalsstart och lämnas till objektets kontaktperson. Underhållsplanen för respektive objekt ska revideras varje avtalsår och det ska ske senast den 31 maj. Revideringen ska ske i samråd med respektive objekts kontaktperson. 15.2 REDOVISNING AV UNDERHÅLLSPLAN En (1) gång om året ska Entreprenören lämna en skriftlig redovisning till objektets kontaktperson över vilket periodiskt underhåll som har skett under avtalsåret på de objekt som ingår i avtalet. Redovisningen ska innehålla när de olika tjänsterna har utförts. Vid redovisning av golvvård ska även det framgå vilka kemisktekniska medel som har används på respektive golvtyp. Vid avtalsperiodens slut ska underhållsplanen överlämnas till objektets kontaktperson. 16.0 EGENKONTROLLER Entreprenören ska utföra egenkontroll minst en (1) gång i månaden på samtliga objekt i avtalet. Objektets utsedda kontaktperson för städuppdrag ska erbjudas att delta. En (1) kontroll ska utföras gemensamt inför de gemensamma uppföljningsmötena, se punkt 12.0. Egenkontrollen ska minst omfatta: - städkvalitet, enligt kravspecifikation - att det städmaterial som används är rena - att objektspärmen är komplett enligt punkt 14.0 - att städschema/instruktioner är aktuella samt väl kända av Entreprenörens personal. - att samtliga rum är korrekt uppmärkta - att personal har enhetlig arbetsklädsel med firmamärke samt fotoleg väl synligt 5(8)
Entreprenören ska dokumentera samtliga egenkontroller. Samtliga avvikelser gällande ovan kontrollpunkter ska medföra omedelbar åtgärd för att säkerställa att avtalsenliga kvalitetskrav uppnås. Entreprenören ska redovisa rapporter från sin egenkontroll för objektets utsedda kontaktperson (Linköpings kommun) eller Beställarens ombud i kvalitetsfrågor (Norrköpings kommun) genom att lämna en kopia av protokollet senast tre (3) dagar efter varje genomförd kontroll. I rapporten för egenkontroll ska eventuella avvikelser vara tydligt beskrivna och vilka åtgärder som vidtagits samt tidpunkt när det åtgärdas. 17.0 FELRAPPORTERING Iakttagelser av Entreprenören avseende felaktigheter eller skador på eller i entreprenadens objekt ska av Entreprenören omgående och skriftligen rapporteras till objektets utsedda kontaktperson. 18.0 ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG På grund av organisatoriska förändringar kan befintlig verksamhet som omfattas av avtalet komma att ha tillkommande och avgående objekt. För dessa objekt ska ersättningsnivån justeras i motsvarande grad. Dessa objekts omfattning får inte överstiga 10 % av det totala kontraktsvärdet. Ersättningsnivån för tillkommande objekt ska vara baserade på grundofferten. Vid tillfälliga förändringar, till exempel vid renoveringar och ombyggnader, ska ersättningsnivån justeras i motsvarande grad. Den tillfälliga förändringen ska aviseras till Entreprenören minst en (1) månad i förväg. De varaktiga förändringarna ska aviseras minst tre (3) månader före ikraftträdande såvida förändringen inte kan betraktas som en mindre justering (se nedan) eller annan överenskommelse nås. Om överenskommelse inte kan nås i samband med förändring av omfattningen äger Beställaren rätt att säga upp avtalet med tre (3) månaders varsel. Mindre justeringar gällande städfrekvens och tillkommande/avgående lokalytor ska regleras vid de gemensamma uppföljningsmötena. Ändringar eller tillägg till avtalet ska bekräftas skriftligt mellan parterna för att bli gällande. 19.0 SLUTBESIKTNING Avgående och tillträdande entreprenören ska senast tre (3) veckor innan avtalsslut genomföra en slutbesiktning på samtliga objekt tillsammans med objektets utsedda kontaktperson/beställarens ombud i kvalitetsfrågor. Påtalade brister ska vara åtgärdade innan avtalstidens utgång. Brister som inte är åtgärdade innan avtalstidens utgång kommer den efterträdande entreprenören att åtgärda. Kostnaderna för dessa åtgärder kommer att debiteras den avgående entreprenören om ingen annan överenskommelse har träffats. 6(8)
20.0 AVVIKELSEHANTERING OCH VITE 20.1 RUTIN FÖR KVALITETSKONTROLLER OCH AVVIKELSEHANTERING Beställaren eller beställarens ombud kommer att genomföra kvalitetsuppföljningar på entreprenaden för att följa upp och säkerställa att upphandlad städkvalitet utförs i enlighet med de avtalsvillkor som överenskommits i detta avtal. Kvalitetsuppföljningarna protokollförs och avvikelser kan komma att dokumenteras med foton. Protokoll upprättas efter varje uppföljning och Entreprenören kommer att få ta del av dessa. Vid omfattande brister som framkommer vid kvalitetsuppföljningen ska en åtgärdsplan upprättas av Entreprenören, enligt punkt 20.2. Åtgärderna i åtgärdsplanen ska vara utförda inom en (1) vecka efter att åtgärdsplanen har överlämnats till objektets utsedda kontaktperson/beställarens ombud i kvalitetsfrågor. Avräkning från ersättning för ej fullgod daglig städning gällande kvalité och/eller frekvens ska ske enligt punkt 20.3. Beställaren eller beställarens ombud kommer att följa upp att avvikelserna i åtgärdsplanen är åtgärdade kort efter att ovan tidsfrist löpt ut. Om det framkommer att avvikelserna inte är åtgärdade utfaller vite och fortsatt avräkning från ersättning för ej fullgod daglig städning gällande kvalité och/eller frekvens ska ske enligt punkt 20.3. De avvikelser som kvarstår vid åtgärdsuppföljning ska åtgärdas av Entreprenören inom en (1) vecka efter åtgärdsuppföljning. Beställaren eller beställarens ombud kommer att följa upp att avvikelserna är åtgärdade vid en andra åtgärdsuppföljning. Om det framkommer att avvikelserna fortfarande kvarstår höjs vitet och fortsatt avräkning från ersättning för ej fullgod daglig städning gällande kvalité och/eller frekvens ska ske enligt punkt 20.3. Avtalet kan komma att hävas om det vid den andra åtgärdsuppföljningen framkommer att avvikelserna kvarstår. Avtalet kan även komma att hävas om viten har löpt sammantaget under fyra (4) veckor. Hävning beslutas och meddelas av Beställaren/Upphandlingscenter. Vid upprepande påtalande brister och vid oenighet i städkvalitén äger Beställaren rätt att på Entreprenörens bekostnad anlita städexpertis. Städexpertisen ska utföra opartisk kontroll gällande städkvalitén. 20.2 ÅTGÄRDSPLAN Åtgärder efter påtalade brister ska utföras omgående, dock senast under nästföljande arbetsdag. Om mer omfattande åtgärder krävs ska Entreprenören upprätta en åtgärdsplan. Åtgärdsplanen ska överlämnas inom två (2) arbetsdagar till objektets utsedda kontaktperson/beställarens ombud i kvalitetsfrågor. Åtgärdsplanen ska minst innehålla: - Lokaltyp för avvikelsen - Typ av avvikelse - Åtgärd - Datum när avvikelsen ska vara åtgärdad - Namn på den person som är ansvarig att avvikelserna blir åtgärdade 7(8)
20.3 AVVIKELSER OCH VITESBELOPP Avvikelser Personal som inte är utbildade enligt punkt 9. Daglig städning ej utförd Ej fullgod daglig städning gällande kvalité och/eller frekvens. Golvvård, storstädning eller fönsterputs som slutförs senare än avtalad överenskommelse. Se punkt 15. Felaktig/ej godkänd utförd golvvård, storstädning eller fönsterputs enligt avtalad kvalité. Ej upprättad underhållsplan enligt punkt 15.1 och 15.2. Ej uppvisade protokoll från entreprenörens egenkontroller/kvalitetskontroller enligt punkt 16. Försent inkommen åtgärdsplan, se punkt 20.1. Ej utförda eller ej godkända åtgärder enligt upprättad åtgärdsplan, efter första (1) åtgärdsuppföljningen, se punkt 20.1. Ej utförda eller ej godkända åtgärder enligt upprättad åtgärdsplan, efter andra (2) åtgärdsuppföljningen, se punkt 20.1. Avräkning och vitesbelopp 10 % av den sammanlagda månadskostnaden för avtalet gällande daglig städning per påbörjad månad som förseningen varar. Eventuell övervägande att häva avtalet beslutas och meddelas av beställaren/upphandlingscenter. 100 % avdrag för den/de dagar som städning uteblivit. 5 % av månadskostnaden för den dagliga städningen per aktuellt objekt, dock lägst 1 500 SEK. Såsom ej fullgjord utförd städning enligt städinstruktion avses, exempelvis missad städning av vissa utrymmen, grus på golv, överfulla papperskorgar, ej utförd damning etc. 10 % av kostnaden för den aktuella tjänsten per påbörjad vecka som förseningen varar. Entreprenören ska på egen bekostnad omgående åtgärda felet och stå för eventuella merkostnader som drabbar Beställaren. Merkostnad kan vara ökad arbetstid för Beställaren eller skador på inventarier och golv. 10 000 SEK/objekt och månad. 5 000 SEK/objekt och månad. 5 000 SEK/objekt per påbörjad dag. 5 000 SEK/objekt per påbörjad dag. 15 000 SEK/objekt per påbörjad dag. Eventuell övervägande att häva avtalet beslutas och meddelas av Beställaren. 20.4 VITESBELOPP Samtliga vitesbelopp faktureras av Beställaren. 8(8)