Kvalitetssäkrade verktyg

Kvalitetssäkrade verktyg Manual för handläggare på Jobbtorg Stockholm och - på väg mot ett Stockholm i världsklass ArbetsförmedlingenP

Manualen är framtagen ur de erfarenheter som projektet Etablering Stockholm vill förmedla. Genom att arbeta med kvalitetssäkrade verktyg undviker vi dubbelarbete och reprisaktiviteter inom och mellan organisationer. Verktygen tydliggör effekten av våra insatser vilket leder till att handläggare kan korta ledtiderna så att målet egen försörjning nås snabbare. Verktygen möjliggör uppföljning av lärande och kompetens efter en avslutad aktivitet eller insats, såväl hos externa leverantörer som inom organisationen. Verktygen synliggör deltagarnas kompetenser, både formella och informella. Detta möjliggör matchning före andra insatser samt tydliggör vilken typ av aktivitet den sökande är i behov av.

är ett samverkansprojekt mellan Stockholms stad, Arbetsförmedlingen i Stockholm och Röda korset. Projektet är delfinansierat av Europeiska socialfonden och pågår mellan 1 augusti 2009 till 31 augusti 2012.

I N N E H Å L L Vad är kvalitetssäkring? sid 4-5 Kunskap om den egna kompetensen och personliga mål sid 6-7 Söka jobb sid 8-9 Grundläggande datorkunskaper sid 10-11 Arbetslivserfarenhet genom praktik sid 12-13 Kommunikativ svenska sid 14-15

??? Vad kan verktygen innebära för mig och mitt arbetslag?! Vägledning, struktur och effektivitet! Vad är kvalitetssäkring? Vad är kvalitetssäkring? Med kvalitetssäkring menas att ett företag eller en organisation har tagit fram verktyg för att dokumentera och följa processer som stöd för sitt arbete. VÅRA KVALITETSSÄKRADE VERKTYG: Är uppbyggda av läranderesultat eller påstående och kompetens inom ett specifikt formulerat område. Vad är RBS? Resultatbaserad styrning (Performance Management) är ett förhållningssätt till styrning av offentlig verksamhet. Det innebär att fokus flyttas från de aktiviteter och insatser som genomförs till vilka resultat dessa har för brukarna, klienterna eller medborgarna. Ramböll. Tydliggör vilket lärande eller kompetens som finns. Används som underlag för matchning och för individuell planering. Utgör grunden i vår dokumentation. Stödjer handläggares arbete med att bygga kedjor och undvika dubbelarbete. Minskar risken för reprisaktiviteter, som riskerar att sänka motivation och ambition för aspiranter och sökande. 4

KVALITETSSÄKRADE VERKTYG Vi har tagit fram fem verktyg som vi presenterar här. Till presentationen har vi också beskrivningar över hur ni kan dokumentera, testa och säkerställa färdigheter, kompetens och lärande. Här finns också en sammanställning av underlag för bedömningen av en sökandes kompetens. Innan vi planerar en insats eller en aktivitetet behöver vi först checka av och dokumentera den kompetens och det lärande som individen redan har. Detta för att undvika reprisaktiviteter och korta den tid det tar för den arbetssökande att nå egen försörjning. De fem verktygen bör därför utgöra grunden under introduktionstid på till exempel Jobbtorg. Bygger vi kedjor? Aktiviteterna i Handlingsplaner och Jobbplaner ska leda till kompetenshöjning och effekten ska vara att den sökande har kommit ett steg närmare målet. Verktygen ska fungera som stöd i detta arbete. Därutöver kan de användas som underlag i dokumentationen och självklart som ett utvärderingsredskap. Det är viktigt att handläggare följer upp lärandet med stöd av checklistorna och dokumenterar kontinuerligt. FEM VERKTYG Kunskap om den egna kompetensen och personliga mål Söka jobb Grundläggande datorkunskap Arbetslivserfarenhet genom praktik Kommunikativ svenska SÄKERSTÄLL KOMPETENS GENOM Dialog mellan handläggare och arbetssökande Kartläggning/inventering Handlingsplan/Jobbplan Observerande av lärande Uppföljnings- och slutrapporter från leverantörer, externa aktörer och arbetsgivare Ansökningshandlingar E-post VAD ÄR KVALITETSSÄKRING? 5

??? Varför ska vi checka av vilken kompetens som finns?! Möjliggöra för matchning innan andra insatser! Kunskap om den egna kompetensen och personliga mål Verktyget utgör underlag för matchning och den individuella planeringen i Jobbplaner och Handlingsplaner. Det kan användas vid ett första kartläggningssamtal, men vi rekommenderar att man även använder det som ett underlag vid uppföljning av en insats. Detta för att kvalitetssäkra lärandet och kompetenshöjningen som insatsen gett. Det finns inget hinder för att handläggare upprepar vissa delar i checklistan. Till exempel efter ett avrop eller en praktik då en kompetenshöjning eller lärande har skett. Vid gruppkartläggningen eller inventering inför matchning är det nödvändigt att minst två handläggare deltar. En som leder seminariet och ställer frågorna och en som dokumenterar utifrån checklistan. Lämpligt antal sökande är mellan fyra och sex personer. (Se även Matchning från dag ett Metod-beskrivning för handläggare på Jobbtorg Stockholm och Arbetsförmedlingen.) Underlag för bedömning av vilket lärande som har skett utgörs av dokumentationen vid gruppkartläggning/inventering, ansökningshandlingar, personlig kartläggning/inventering och nulägesbeskrivning eller daganteckning. 6

Färdighet/kompetens 1. Egen historik i arbetslivet. 2. Egen utbildningsbakgrund. 3. Informella kompetenser. 4. Egenskaper. 5. Lyfta fram egna intressen. 6. Identifierat nätverk. 7. Mål. Checklista underlag för dokumentation 1.1 Lista de yrken/arbeten som han/hon haft. 1.2 Ge exempel på arbetsuppgifter som ingår i respektive yrke/arbete. 2.1 Beskriva sin egen utbildningsbakgrund. 3.1 Beskriva sin informella kompetens och färdigheter. 4.1 Ge exempel på vad han/hon är bra på att göra. 4.2 Ge exempel på hur dessa färdigheter kan användas i ett specifikt arbete/yrke. 5.1 Ge exempel på några yrken och branscher som han/hon visar störst intresse för när det gäller arbete. 5.2 Lista arbeten man önskar bli matchad mot. 6.1 Beskriva sitt nätverk kopplat till arbete. 7.1 Beskriva sitt mål och sina delmål för att nå önskat arbete. KOMPETENS OCH MÅL Belägg underlag för bedömning 1. CV, personlig kartläggning, handlingsplan, nulägesbeskrivning. 2. CV, personlig kartläggning, handlingsplan, nulägesbeskrivning. 3. CV, personlig kartläggning, handlingsplan, nulägesbeskrivning. 4. CV, personlig kartläggning, handlingsplan, nulägesbeskrivning. 5. CV, personlig kartläggning, handlingsplan, nulägesbeskrivning. 6. CV, personlig kartläggning, handlingsplan, nulägesbeskrivning. 7. CV, personlig kartläggning, handlingsplan, nulägesbeskrivning. 7

??? Varför ska vi fokusera på lärandet? Söka jobb Innehållet i checklistan för Söka jobb utgör grundstommen i de jobbsökaraktiviteter som sker på Jobbtorgen, Arbetsförmedlingen och hos de upphandlade leverantörerna och externa aktörer. Med hjälp av checklistan kan vi kvalitetssäkra det vi förmedlar och lär ut på våra aktiviteter såsom introduktionspass, work shops, seminarier med mera. Underlag för bedömning utgörs av dokumentation från dialoger mellan sökande och handläggare, handläggares observationer samt sökandes ansökningshandlingar. FALLGROPAR Aktiviteter utan tydliggjort syfte. Insatser utan uppföljning. Inget fokus på vad aspiranten/sökande ska kunna efter avslutad aktivitet eller insats. Ingen hänsyn har tagits till vilket lärande och vilken kompetens som redan finns.! För att tydliggöra vilken insats den sökande kan behöva! 8

Färdighet/kompetens 1. Olika sätt att söka arbete. 2. Jobbansökan. 3. Anställningsintervju. Checklista underlag för dokumentation 1.1 Orientera sig i Arbetsformedlingen.se. 1.2 Hitta och registrera sig på jobbsökarsidor via Internet. 1.3 Kontakta arbetgivare på ett lämpligt sätt, via telefon och/eller personligt besök, e-post, hemsida. 1.4 Skicka intresseanmälan till arbetsgivare. 2.1 Upprätta cv/meritförteckning och personligt brev. 2.2 Skicka ansökan till arbetsgivare. 2.3 Förklara syftet med referenser. 3.1 Ge exempel på vanliga intervjufrågor. 3.2 Berätta varför han/hon är intresserad av tjänsten/arbetet. 3.3 Veta att intrevjuer kan se olika ut, exempelvis rekryteringsträff, gruppintervju etc. SÖKA JOBB Belägg underlag för bedömning 1. Utskrift, observation, ansökningshandling. 2. Ansökningshandlingar, observation. 3. Observation, dialog. 9

??? Kortar verktygen vägen till egen försörjning? Grundläggande datorkunskap Testning av grundläggande datorkunskap kan genomföras individuellt eller i grupp. Vi rekommenderar tester så tidigt som möjligt efter inskrivning. Gör datatestet med checklistan som underlag så att Handlingsplanen och Jobbplanen blir individuellt anpassade. Till exempel kan personer som saknar datakunskap bli erbjudna en kurs. Lämpligt antal testpersoner är sex till åtta per handläggare och tillfälle. Är ni två handläggare så kan antalet ökas upp till 12 personer. Använd checklistan för att snabbt bocka av färdigheter. På så sätt blir det också tydligt vilka kompetensområden som eventuellt fattas och kan behöva kompletteras. Underlag för bedömning utgörs av handläggarens observerande, utskrifter, e-post, ansökningshandlingar, externa leverantörer och aktörers uppföljningsrapporter.! Ja, vi undviker reprisaktiviteter och dubbelarbete! 10

Färdighet/kompetens 1. Använda en dator. 2. Ordbehandlingsprogram. 3. Läsa och skicka e-post. 4. Internet. Checklista underlag för dokumentation 1.1 Starta och stänga av en dator. 1.2 Använda mus för att vänsterklicka, dubbelklicka och högerklicka. 1.3 Använda tangentbordets skriv- och funktionstangenter. 1.4 Använda USB, och cd. 2.1 Öppna, skriva i och spara ett nytt dokument. 2.2 Öppna och ändra i ett befintligt dokument. 2.3 Öppna och skriva ut ett dokument. 3.1 Ha ett eget seriöst e-postkonto. 3.2 Ta emot och öppna e-post. 3.3 Skriva och skicka e-post. 3.4 Bifoga dokument. 4.1 Söka information om företag, arbete på internet. 4.2 Använda ett enklare översättningsprogram på internet. GRUNDLÄGGANDE DATORKUNSKAP Belägg underlag för bedömning 1. Utskrift, observation, uppföljnings- och slutrapporter från leverantörer och externa aktörer. 2. Utskrift, observation, uppföljnings- och slutrapporter från leverantörer och externa aktörer. 11Modul 4 3. Utskrift, observation, uppföljnings- och slutrapporter från leverantörer och externa aktörer. 4. Utskrift, observation, uppföljnings- och slutrapporter från leverantörer och externa aktörer.

??? Varför ska vi arbeta med verktygen?! De skapar tydlighet för arbetssökande om vad som förväntas! Arbetslivserfarenhet genom praktik Den första delen ska genomföras inför praktikplacering så att den arbetssökande har samma förväntningar och förförståelse som handledaren och arbetsgivaren. Detta kan ske i grupp eller individuellt. Därefter säkerställer ni lärandet under och efter praktikperioden med den sista delen av modulen. Med hjälp av checklistan utvärderas praktiken tillsammans med arbetsgivare och praktikant. Underlag för bedömning av kompetens och lärande utgörs av observation, dialog och ansökningshandlingar, återkoppling från arbetsgivare, handledare och eventuell leverantör. FRAMGÅNGSRIKA FRÅGOR KORTAR LEDTIDERNA Hur följer vi upp aktiviter/insatser? Hur vet vi att det är rätt aktivitet/insats vi planerar? Ny kompetens som tillkommer hur tar vi hänsyn till det vid matchning? Behövs ytterligare insats? Hur dokumenterar vi resultatet? 12

Färdighet/kompetens 1. Syftet med praktik. 2. Skillnad mellan praktik och reguljärt arbete. 3. Personal- och arbetspolicy. Checklista underlag för dokumentation 1.1 Förklara hur praktik kan vara ett sätt för arbetsgivaren att pröva en individ inför en anställning. 1.2 Förklara hur praktik kan vara en möjlighet att visahur jag fungerar i yrket och på arbetsplatsen. 1.3 Förklara hur praktiken kan ge nya kunskaper. 1.4 Förklara värdet av nya erfarenheter. 1.5 Förklara hur jag kan använda referenser. 1.6 Beskriva hur en praktikplats kan påverka språkinlärningen. 2.1 Förklara skillnaden mellan praktik och anställning. 2.2 Förklara varför han/hon som praktikant inte får utföra vissa uppgifter på praktikplatsen. 3.1 Passa tider. 3.2 Anmäla frånvaro enligt företagets rutiner. 3.3 Anpassa kläder och andra attribut till arbetet. 3.4 Visa initiativ och ta eget ansvar. 3.5 Visa gott samarbete och kamratskap på arbetsplatsen. 3.6 Följa arbetsplatsens regler. 3.7 Beskriva sina arbetsuppgifter. ARBETSLIVSERFARENHET GENOM PRAKTIK Belägg underlag för bedömning 1. Observation, dialog, uppföljningsoch slutrapporter från leverantörer och externa aktörer. 2. Observation, dialog, uppföljningsoch slutrapporter från leverantörer och externa aktörer. 3. Observation, dialog, uppföljningsoch slutrapporter från leverantörer och externa aktörer samt arbetsgivare. 13

???!Bättrte Varför ska vi arbeta med kvalitetssäkring? Kommunikativ svenska Verktyget är en bedömning av nivån på den sökandes kompetens inom svenska språket. Ni kan använda checklistan som underlag för bedömning av eventuell kommunikationsinsats eller som underlag i samsynen mellan coach och matchare och mellan Jobbtorgets olika delar som exempelvis JT Matchning och Jobbtorgen. När samförstånd om verktyget råder mellan Arbetsförmedlingen och Jobbtorg möjliggörs effektiva arbetsmarknadsinsatser. Hur upprätthåller vi kvaliteten i våra aktiviteter över tid? Hur säkerställer vi att kvaliteten på våra aktiviteter är de samma oavsett Vem? Vilka? När? Hur? Är våra underlag för bedömning relevanta? Underlag för bedömning av lärandet kan vara observation, dialog, återkoppling och uppföljning från leverantör och extern aktör. resultat, snabbare! 14

Färdighet/kompetens 1. Muntlig presentation. 2. Telefonkontakt. 3. Muntlig interaktion. 4. Planera inför uppföljningssamtal. Checklista underlag för dokumentation 1.1 Utifrån situation berätta relevanta fakta om sig själv. 1.2 Berätta kort om sin bakgrund gällande utbildning och yrkes-/arbetsrelaterade erfarenheter. 1.3 Presentera sitt önskemål/budskap/fråga/ inlägg/ärende. 2.1 Använda grundläggande hälsnings- och avskedsfraser. 2.2 Börja samtalet med tydlig presentation av sig själv och sitt ärende. 2.3 Ta emot enkel information per telefon och kunna upprepa den. 3.1 Genom följdfrågor säkerställa att han/hon har uppfattat saker rätt. 3.2 Tala om när han/hon inte förstår. 4.1 Ta med sig efterfrågade dokument/handlingar till ett målinriktat uppföljningssamtal. 4.2 Presentera sina dokument/handlingar muntligt. 4.3 Presentera sina egna förslag/önskemål/ frågor. KOMMUNIKATIV SVENSKA Belägg underlag för bedömning 1. Observation, dialog, uppföljningsoch slutrapporter från leverantörer och externa aktörer. 2. Observation, dialog, uppföljningsoch slutrapporter från leverantörer och externa aktörer. 3. Observation, dialog, uppföljningsoch slutrapporter från leverantörer och externa aktörer. 4. Observation, dialog, uppföljningsoch slutrapporter från leverantörer och externa aktörer. 15

FÖR MER INFORMATION KONTAKTA: Carina Myrvang, projektledare e-post: carina.myrvang@stockholm.se tel: 08-508 35 870 16 Ulrica Aleite, processtödjare e-post: ulrica.aleite@stockholm.se tel: 08-508 355 95

Produktion: Stockholms stad, Arbetsmarknadsförvaltningen Tryck: EO Grafiska, maj 2012.

www.stockholm.se