Nyhetsbrev från Kanslistöd

Nyhetsbrev från Kanslistöd Oktober månad 2008 Innehållsförteckning Organisationsregistret... 2 Nya rapporter... 2 Trossamfundsregistret... 2 Västerås stift visar vägen.... 2 Fel om valsedlar i valhandboken... 2 Förnyelse av Software Assurance... 3 Nya Nyckeln till Svenska kyrkan... 3 Registrering av in- och utträden inför inkomståret 2009... 3 Sista dagen för att registrera rättelser/ändringar... 4 Kbok2003 version 4.0... 4 Driftstörningar... 4 Pålysningar... 5 Dags för avgiftsregistrering för 2009... 7 Se upp för mobilskojare... 7 Nytt helpdesksystem på kanslistöd... 7 Om Kanslistöd... 8 Kanslistöds ordinarie öppettider... 8 Vilka har fått detta brev... 8 Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 1

Organisationsregistret Nya rapporter Enklare med utskrifter. De nya rapporterna i Organisationsregistret är lanserade. Nu kan du ta ut etiketter, kontaktlistor och adressfiler i Excelformat direkt i systemet. Etiketter kan skrivas ut i samma format som i Kbok2003:s verksamhetsregister. Med Adressfil PDF kan du sätta samman kontaktlistor till exempelvis valnämnden eller kyrkorådet. Dessa adressfiler i PDF-format finns både på verksamhetssidan och på söksidorna och innehåller bland annat postdress, e-postadress och telefonnummer om det är registrerat. Vi har också gjort innehållet i de tidigare adressfilerna lättingängligare i Adressfil Excel. Det finns även ett Adressfil Total uttag som innehåller ytteligare lite mer informtion. Dessa rapporter finns tillgängliga på verksamhetssidan och på några av söksidorna. Möjligheten att ta ut adressfil i textformat förändras inte i och med lanseringen av de nya rapporterna. Trossamfundsregistret Västerås stift visar vägen. Enligt lagen om trossamfund och lagen om Svenska kyrkan har Svenska kyrkan en skyldighet att lämna uppgifter om samtliga organisatoriska delar till Kammarkollegiets trossamfundsregister. Uppgifterna skall styrkas dels genom att vidimerade protokollsutdrag skickas in och dels genom registrering i Organisationsregistret. Glädjande nog kan vi nu meddela att Västerås stifts alla församlingar och samfälligheter har registrerat och anmält samtliga uppgifter om dess behöriga företrädare. Västerås stift är det stift som är först med att bli klart någonsin. Bakom denna framgång ligger en medveten strategi och aktivt arbete med dessa frågor på Västerås stiftskansli. Tätt bakom följer ett flertal stift som slåss om andraplatsen. Grattis till Västerås stift ifrån oss på Kyrkokansliet! Fel om valsedlar i valhandboken Bilaga 2 i valhandboken innehåller Svenska kyrkans närmare bestämmelser för valet. I bilaga 2 c, SvkB 2008:2 angående valsedlar, saknas i bilagan sista stycket om signallinjer. En rätt version finns att skriva ut på www.svenskakyrkan.se/kyrkoval, välj Valnämnder, Valhandbok och nedladdningsbara filer Bilaga 2 c. Svenska kyrkans bestämmelser finns även på www.svenskakyrkan.se/kyrkoordningen. Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 2

Informationen i bestämmelsen berör i första hand de nomineringsgrupper som väljer att inte trycka sina valsedlar med hjälp av kyrkostyrelsen. Ytterligare information kommer att gå ut till dessa berörda. Förnyelse av Software Assurance Den sista oktober löper Svenska kyrkans Selectavtal med Microsoft ut. Detta innebär att alla Software Assurance-licenser slutar att gälla. Det går dock bra att förlänga giltighetstiden på dessa licenser. De enheter som köpt s.k. SA-licenser ska kontakta Svenska Kyrkans Kanslistöd för att beställa förlängning på dessa. Om man inte önskar förlänga behöver man inte göra någonting. Licenserna slutar då automatiskt att gälla. Nya Nyckeln till Svenska kyrkan I slutet av oktober utkommer nya Nyckeln till Svenska kyrkan - en skrift om organisation, verksamhet och ekonomi 2008. Skriften är en ny och utvidgad version av den tidigare Nyckeln. Tabeller som tidigare presenterats återfinns nu på statistikdatabasens webbplats (http://statistik.svenskakyrkan.se). Den nya Nyckeln presenterar perspektiv och analyser som kan vara av intresse för anställda, förtroendevalda och frivilliga inom Svenska kyrkan. Nya Nyckeln kommer att distribueras till de ekonomiska enheterna. Fler exemplar kommer att kunna beställas från Svenska kyrkans informationsservice, info@svenskakyrkan.se, tel 018-16 96 00. Registrering av in- och utträden inför inkomståret 2009 Onsdagen den 19 november är sista dag att registrera in- och utträden som gjorts under perioden 2 november 2007-1 november 2008. Trossamfundet Svenska kyrkan kommer därefter att lämna uppgift till Skatteverket om samtliga personer som är tillhöriga Svenska kyrkan den 1 november 2008. Skatteverket hanterar utifrån dessa uppgifter kyrkoavgiften för inkomståret 2009. Den som tillhör Svenska kyrkan den 1 november 2008 har att betala kyrkoavgift för inkomståret 2009. Den som vill utträda ur Svenska kyrkan och därmed inte betala kyrkoavgift påföljande år måste därför anmäla utträde senast den 1 november. Utträde kan antingen ske genom att man personligen besöker kyrkoherden i den församling man tillhör/är folkbokförd eller genom att man gör en skriftlig anmälan till kyrkoherden. En skriftlig anmälan ska vara egenhändigt undertecknad av den som anmäler utträdet. Utträdet gäller från och med den Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 3

dag anmälan inkommer till kyrkoherden. Har anmälan inkommit före kl. 24.00 lördagen den 1 november upphör kyrkotillhörigheten från och med den dagen. Fax eller liknande handling som följs av en undertecknad anmälan om utträde i original anses vanligen inkommen den dag faxet inkommer till församlingen. E- post anses vanligen inte som en egenhändigt undertecknad handling. Vid e-post bör personen därför omgående få information om hur anmälan om utträde skall göras. Sista dagen för att registrera rättelser/ändringar Onsdagen den 5 november är sista dag att registrera rättelser/ändring av utträden som avser tiden före den 2 november 2007. Rapportering av rättelser/ändringar av kyrkotillhörigheten meddelas till Skatteverket från trossamfundet Svenska kyrkan i en särskild rättelseavisering. Det kan här t.ex. vara ett utträde som av någon anledning inte har blivit registrerat tidigare eller en rättelse/ändring av datum för utträde enligt kyrkoherdens beslut. För att uppgiften skall finnas med vid nästa aviseringstillfälle måste uppgiften registreras i församlingen senast den 5 november. Skatteverket vidtar sedan de åtgärder som behövs för reglering av eventuell kyrkoavgift som felaktigt har betalats. Rättelseavisering görs närmast i mitten av november månad. Nästa rättelseavisering därefter görs till Skatteverket i mitten av februari månad. Kbok2003 version 4.0 Kbok2003 version 4.0 är nu lanserad. Installationsarbetet gick enligt plan. Tyvärr hade vi i nära anslutning till lanseringen problem med systemets tillgänglighet. Dessa problem fanns både före och efter lanseringen. Läs mer om detta under rubriken driftstörningar. Vår uppfattning är nu att installationerna har gått bra runt om i landet och att det endast är en begränsad mängd användare som har stött på problem som ännu inte är lösta. Driftstörningar Vi har tidigare informerat om de problem som inträffade under vecka 40, efter att en felaktig uppdatering av folkbokföringsinformation gjorts av leverantören. De problem som uppstod ledde till att vi tvingades hålla systemen stängda under delar av veckan. Fredag förmiddag, direkt efter genomförandet av lanseringen, var systemet stängt p.g.a. ett annat problem i systemets databas, som var av mer teknisk Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 4

karaktär. Leverantören löste detta med stöd av databasprogramvarans leverantör. Systemen öppnades kl 11.30 på fredagen. Måndagen den 6 oktober konstaterades att det fanns problem med utskrift av rapporter i den nya versionen. Den logik som hanterar rapportkön fungerade inte tillfredsställande, vilket ledde till problem när många skrev ut rapporter samtidigt. Därför fick du som användare ibland ett felmeddelande. Leverantören hittade en lösning på problem under eftermiddagen och sedan dess har inte problemet uppstått. Därefter har ytterligare driftstörningar funnits i form av kortare systemstopp. Problemen har återigen konstaterats vara i systemets databas. Problemen är av annat slag än de problem som tidigare under året då och då resulterat i systemstopp. Leverantören utreder vad de nya stoppen beror på. Pålysningar I Kbok2003 version 3.3 (föregående version) och i version 4.0 (den nya versionen) finns ett fel som innebär att pålysningar där funktionen minnesgudstjänst används ibland sparas på fel år. Felet gäller endast endast pålysningar som skapats eller ändrats efter 6 december 2007. Förklaring till hur funktionen minnesgudstjänst ska fungera: Exempel: Att välja innevarande år/nästkommande år innebär att man väljer för vilket kalenderår minnesgudstjänsten ska gälla. Kbok2003 säkerställer att innevarande år är förvalt fram till 15 oktober. Därefter är nästkommande år förvalt. Minnesgudstjänsten vid Allhelgona kommer äga rum lördagen den 1 november 2008. 1. Sker registreringen i september 2008 är innevarande år redan förvalt. Personen listas för innevarande år 2008. 2. Sker registreringen den 20 oktober 2008 är nästkommande år förvalt. Ändra manuellt till innevarande år. Personen listas för innevarande år 2008. 3. Sker registreringen den 15 november 2008 är nästkommande år förvalt. Personen listas för nästkommande år 2009. 4. Sker registreringen den 21 januari 2009 är innevarande år förvalt. Personen listas för innevarande år 2009. Hur beter sig felet: De registreringar som görs hamnar/listas för innevarande år oavsett vad som markerats i funktionen minnesgudstjänst. Detta innebar som regel att användare Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 5

under perioden 6 december till 31 december 2007 via gränssnittet såg att registrering hamnade på nästkommande år (2008), vilket inte var fallet, de hamnade på 2007. Vad händer med de pålysningar som hamnade/listades fel 2007? Vi analyserar just nu hur vi ska hantera de felaktiga uppgifterna i registret. En möjlighet som utreds är att samtliga pålysningar som registrerats under perioden 6 december till 31 december flyttas via registervård till 2008. Detta skulle alltså innebära att registreringarna flyttas per automatik utan att användaren behöver göra en registrering. Detta skulle innebära att pålysningarna kommer att få år 2008 som minnesgudstjänst år istället för år 2007. Om vi beslutar att utföra den åtgärden är vår intention att också informera församlingarna om vilka minnesgudstjänstregistreringar som flyttats på detta sätt, så att det blir enkelt att kontrollera att det blivit korrekt. Oavsett vilken metod vi kommer använda behöver ni förbereda er på att manuellt gå igenom pålysningarna som registrerades sent förra året och säkerställa att det blir rätt pålysningar som läses upp vid minnesgudstjänsten. Vi återkommer med mer information om detta så snart vi tagit ställning till om detta är det bästa sättet att hantera den uppkomna situationen. Hur gör jag för att det inte ska bli fel igen? Eftersom felet fortfarande finns i klienten kommer felet uppstå även i kommande registreringar. Vi tittar för närvarande på olika alternativ till lösningar, t.ex. om användaren kan göra på något särskilt sätt i klienten för att undvika felet. Tills vidare rekommenderar vi att ni upprättar en pärm eller annan temporär lösning som gör att ni har korrekt information väl organiserad vid sidan av systemet. Detta kan t.ex. göras genom att ni sparar pålysningsrapporterna i en pärm sorterat per vilket år som minnesgudstjänst är aktuellt. Vi återkommer med ny information så snart vi vet mer om felet. Utskick inför Alla helgons dag? Vi rekommenderar att ni om möjligt väntar med att göra utskick inför alla helgons dag tills vi har kommit med mer information. Om ni inte kan vänta med ert utskick rekommenderar vi följande: Gör en särskild sökning på de datum under slutet på förra året då ni hade pålysningar i er församling. Om ni endast pålyst på söndagar gäller det: 9 december, 16 december, 23 december och 30 december och eventuellt 6 januari (om registreringar för även detta datum utfördes under 2007). Använd sökfunktionen i pålysningsboken. Från träfflistan i sökbilden kan du också skriva ut de rapporter du behöver inför alla helgons dag. Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 6

Dags för avgiftsregistrering för 2009 Den 1 oktober öppnades, i Svenska kyrkans kollekt och betalsystem (KOB), registreringen för kyrkoavgiftssats, begravningsavgiftssats och budget för begravningsverksamheten för 2009. Närmaste deadline för detta arbete är fredagen den 31 oktober. Då ska preliminär begravningsavgiftssats och budget för begravnings-verksamheten för 2009 vara registrerad av alla begravningshuvudmän. Mer information finns på KOBs hemsida. För att uppgifter ska kunna registreras för enheter som nybildas 1 januari 2009 måste användaren ha behörigheten "KOB - Avgiftsreg för den nya enheten. Som vanligt är det behörighetsadministratören som tilldelar behörigheten. Se upp för mobilskojare Ett missat samtal på mobiltelefonen. Men när du ringer upp dras stora summor från abonnemanget. Det är ett av de sätt som mobilskojare använder och som nyligen drabbat mobilanvändare inom Svenska kyrkan men också tusen tals andra mobilanvändare. Så skyddar du dig mot mobilbluffen Var skeptisk mot nummer du inte känner igen. Ring aldrig upp okända utlandsnummer. Svara aldrig på sms om du är osäker på var de kommer ifrån. Är du tveksam om ett nummer kontakta din operatörs kundtjänst. Nytt helpdesksystem på kanslistöd Vi på kanslistöd arbetar kontinuerligt på att förbättra servicen. Sedan 2006 har vi t.ex. halverat kötiderna i telefon. Som ett led i vårt förbättringsarbete inför vi under vecka 43 ett nytt helpdesksystem. I helpdesksystemet håller vi koll på vilka ärenden som kommer in och följer upp att alla får svar/hjälp. Det nya systemet är snabbare och mer lättöverskådligt för oss som använder systemet. En stor förbättring är att den manuella hanteringen av e-post försvinner vilket innebär att vi kan ägna mer tid åt att svara på e-post. En annan förbättring är ökade möjligheter för handläggaren att se om det finns liknade ärenden registrerade och hur de har besvarats. Längre fram kommer vi att ge dig möjlighet att följa vad som händer med ditt ärende. Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 7

Helpdesksystemet hämtar namn och kontaktuppgifter från Organisationsregistret och behörighetssystemet. För att underlätta för oss är det bra om du kontrollerar att de kontaktuppgifter som finns i Organisationsregistret är riktiga. Om Kanslistöd På Kanslistöds telefonnummer 018-16 97 00 svarar just nu åtta medarbetare på frågor som rör Svenska kyrkans gemensamma administrativa system, t ex Kyrknätet, Kyrkobokföring, Organisationsregistret och Kyrkkontot. Vi svarar både på teknik- och regelverksfrågor: Elisabet Andersson, Ann-Cecile Björklund, Oscar Björnhag, Mikael Dahl, Stefan Kostet, Monica Jansson, Linnea Edlund och Helena Vilminko. Stefan Olsson Granmo är samordnare. Se även vår hemsida http://www.kyrknatet.se/support Kanslistöds ordinarie öppettider Mån-tors 9-12 samt 13-15 Fre 9-12 Dag före helgdag öppet 9-12 Lördag och helgdagar stängt Vilka har fått detta brev Vi har använt oss av organisationsregistret för att göra detta utskick. Utskicket går alltså till alla stift, samfälligheter och församlingar som har lagt in sin e- postadress i Organisationsregistret. Utskicket går även till sändlistorna för sakkunniga i kyrkobokföringsfrågor samt kontaktperson IT som registrerat sin e-postadress i Organisationsregistret. Ni hittar Nyhetsbreven på den här sidan http://www.kyrknatet.se/support under länken Nyhetsbrev. Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 8