Sida 1 av 14 Maskinteknologsektionens instruktionssamling
Sida 2 av 14 Innehållsförteckning Instruktioner för Maskinteknologsektionens styrelse... 3 Inledning... 3 Allmänt... 3 Specifik arbetsbeskrivning för de olika arbetsområdena... 4 Instruktioner för arbetsmarknadsutskottet... 6 Arbetsmarknadsutskottets ordförande skall:... 6 Arbetsmarknadsutskottets ledamöter skall:... 6 Instruktioner för M-JETs projektgrupp... 7 Projektledare har till uppgift att:... 7 Styrgruppen har till uppgift att:... 7 Operativ grupp har till uppgift att:... 7 Instruktioner för utbildningsutskottet... 8 Utbildningsutskottets ordförande skall:... 8 Utbildningsutskottets vice ordförande skall:... 8 Programrådsrepresentanter skall:... 8 Instruktioner för aktivitetsutskottet, MAkt... 9 Aktivitetsutskottets ordförande skall:... 9 Aktivitetsutskottets ledamöter skall:... 9 Instruktioner för Maskinenutskottet... 10 Maskinenutskottets ordförande skall:... 10 Maskinenutskottets ledamöter skall:... 10 Instruktioner för utlåning av Maskinen... 11 Regler för utlåning av Maskinen 2012-04-22 (Maskinteknologsektionens sektionsbil)... 11 Instruktioner för utlåning av verktygslådan... 13
Sida 3 av 14 Instruktioner för Maskinteknologsektionens styrelse Inledning Sektionsstyrelsen bör bestå av: Ordförande Vice ordförande Utbildningsbevakningssamordnare (UBS) Kassör Arbetsmarknadskontakt PR/Info Sekreterare Alumnansvarig Arbetsmiljökvalitetsansvarig (AMKA) Utlåningsansvarig Minst fem av posterna skall vara tillsatta, varav fyra skall vara ordförande, kassör och UBS, AMKA, för att en styrelse ska kunna bildas. Allmänt Styrelsen skall: Bevaka medlemmarnas intresse Ansvara för sektionens verksamhet och ekonomi Verkställa av sektionsmötet fattade beslut Närvara vid sektionsmöten och styrelsemöten Hålla god kontakt med samtliga styrelsemedlemmar Arbeta för en god kontakt mellan medlemmar och sektionsstyrelse Samordna och delegera arbetsuppgifter Bereda ärenden för behandling på sektionsmöten Styrelsemedlemmar skall: Känna till stadgar och styrdokument som ligger till grund för sektionens arbete Känna till sektionens verksamhet i stort för att kunna hänvisa frågande till rätt person Känna till var man kan finna information Styrelsen ansvarar för att sektionens expedition är tillgänglig för medlemmarna på bestämda tider under läsperioden. Styrelsen skall tillhandahålla följande varor till försäljning: Spegater och mössmärken Diverse pins, tygmärken etc.
Sida 4 av 14 Specifik arbetsbeskrivning för de olika arbetsområdena Ordförande skall: Leda sektionens verksamhet Vara ytterst ansvarig för hela sektionens arbete Planera, samordna och utveckla Maskinteknologsektionens verksamhet Planera, kalla, skriva föredragningslista och genomföra sektionsmöten och styrelsemöten Teckna sektionens firma Vara insatt i sektionens ekonomi Representera sektionen utåt och föra dess talan Skapa god kontakt med medlemmar och styrelse Skapa god kontakt mellan sektion och institution Skapa god kontakt mellan sektionsstyrelsen och Kårstyrelsen Samarbeta med andra sektionsordföranden Vara sektionens representant i Teknologkårens ordföranderåd Vid verksamhetsårets slut skriva en verksamhetsberättelse Tillse att sektionens stadgar och styrdokument är aktuella Vara ansvarig för att stadgeändringar blir inskrivna Vice ordförande skall: Vara ordförandens ställföreträdare och vara ordförande behjälplig i sektionens arbete Ta över efter ordförande om denne avgår Ansvara för information om sektionens verksamhet till Kårfullmäktige Fungera som samordnare av sektionens kårfullmäktigeledamöter Hjälpa de andra styrelseledamöterna vid behov. Eventuellt vara sektionens representant i Teknologkårens ordföranderåd Hålla god kontakt med subgruppsordföranden. Sammankalla till subgruppernas ordförandeting, SOT, minst en gång per läsperiod. Utbildningsbevakningssamordnare, UBS skall: Övervaka att utbildningsbevakningen sker på ett tillfredställande sätt vid de instanser som sektionen ansvarar för Tillsätta studenter till programråden Vara sektionens representant i Teknologkårens ubsråd Vara ordförande i sektionens utbildningsutskott Kassör skall: Vara ansvarig för sektionens ekonomi Teckna sektionens firma Sköta sektionens bokföring Hålla reda på hur mycket pengar som finns på postgiro/banken och i kassan på expen Betala räkningar, sätta in pengar, skriva fakturor och kräva in skulder
Sida 5 av 14 Beställa märken, spegater etc. när det behövs och ansvara för expeditionens försäljningslistor. Vid räkenskapsårets slut inventera lagret och göra bokslut Upprätta ett förslag till en budget för nästkommande verksamhetsår. Avlägga ekonomisk rapport till Kanslichefen för Teknologkåren i slutet av varje läsperiod Vara sektionens representant i Teknologkårens kassörsråd Arbetsmarknadskontakt skall: Upprätthålla kontakt med företag i näringslivet Informera studenter om möjligheten att komma i kontakt med företag Anordna företagsevent och andra arbetsmarknadsinriktade evenemang Tillmötesgå medlemmarnas idéer om aktiviteter tillsammans med företag Söka sponsring till olika arrangemang Vara sektionens representant i Teknologkårens arbetsmarknadsråd Vara ordförande i sektionens arbetsmarknadsutskott PR/Info skall: Ansvara för sektionens nyhetsbrev samt att information och kallelser från styrelsen når ut till medlemmar och övriga berörda Vara sektionens representant i Teknologkårens inforåd Marknadsföra sektionen mot medlemmarna Ansvara för sektionens hemsida Ansvara för sektionens affischer och trycksaker Sekreterare skall: Föra protokoll vid styrelsemöten och sektionsmöten Vara ansvarig för att protokoll anslås Vid behov avlasta övriga styrelsemedlemmar i dess arbete Alumnansvarig skall: Hålla god kontakt med sektionens alumner Skapa kontakt mellan alumner, studenter och näringsliv Anordna alumnföreläsningar Arbetsmiljökvalitetsansvarig skall: Vara tillgänglig för sektionens medlemmar i frågor gällande arbetsmiljö Vara sektionens representant i studiemiljökommittén Utlåningsansvarig skall: Administrera utlåning av Maskinen samt verktygslådan Göra lättare reparationer och underhåll på Maskinen Hålla kontakt med XP-M Bistå med hjälp till de som lånar Maskinen
Sida 6 av 14 Instruktioner för arbetsmarknadsutskottet Arbetsmarknadsutskottets ordförande skall: Leda utskottets arbete. Som ledamot i Maskinteknologsektionens styrelse föra utskottets talan uppåt i hierarkin på LTU. Hålla god kontakt med kårens arbetsmarknadsenhets ordförande (AO). Tillse att kårens styrdokument kring företagsevenemang efterföljs. Informera utskottet om kommande händelser, ändringar mm. inom sektionen och LTU. Sträva mot att det regelbundet hålls företagsrelaterade evenemang för studenter på Maskinteknologsektionen under studieåret. Se till att det hålls regelbundna möten, helst varje eller varannan vecka, inom utskottet och se till att arbetet fortskrider utan förhinder. Ansvara för att utskottets reglemente är uppdaterat och efterföljs Tillsätta ledamöter till arbetsmarknadsutskottet Arbetsmarknadsutskottets ledamöter skall: Närvara vid utskottets möten. Hjälpa utskottets ordförande och se till att arbetet fortskrider smidigt. Så långt som möjligt ta egna initiativ angående kontakt med företag i Maskinteknologsektionens intressen. Hålla sig underrättade om arbetsmarknadsrelaterade event som händer på LTU Delta på flera företagsrelaterade evenemang för att därmed kunna utveckla och förbättra utskottets arbete.
Sida 7 av 14 Instruktioner för M-JETs projektgrupp Projektledare har till uppgift att: Bereda styrgrupp. Tillsätta operativ grupp. Fördela ansvarsposter inom projektgruppen. Tillse att alla ekonomiska beslut över den av sektionsstyrelsen godkända vetogränsen tas i samråd med sektionsstyrelsens kassör. Senast den 1 mars ta fram budget och projektplan för sektionsstyrelsen att godkänna. Aktivt arbeta för en utveckling av M-JET som projekt inom ramarna för M-JETs syfte och vision. Efter avslutat projekt ge sektionsstyrelsen en utvärdering av projektets genomförande samt vid behov föreslå nödvändiga ändringar i styrdokument för utveckling av M-JET. Styrgruppen har till uppgift att: Säkerställa kontinuiteten genom väl genomarbetade överlämningar. Allt producerat och använt material skall sparas och överlämnas. Värna om M-JETs vision och syfte. Följa policy för grafisk form. Lämna en statusrapport till projektledare enligt projektledares önskemål. Tillse att alla ekonomiska beslut tas i samråd med projektledare Verka för att projektet genomförs inom ramarna för lagd budget. Fördela uppgifter inom den operativa gruppen. Operativ grupp har till uppgift att: Genomföra de från styrgruppen erhållna uppdrag. Vid förfrågan lämna en statusrapport till sin ansvariga i styrgruppen. Utvärdera och rapportera eventuella svårigheter till projektledare efter avslutat projekt.
Sida 8 av 14 Instruktioner för utbildningsutskottet Utbildningsutskottets ordförande skall: Leda utskottets arbete. Som ledamot i Maskinteknologsektionens styrelse föra utskottets talan uppåt i hierarkin på LTU. Hålla god kontakt med kårens utbildningsutskotts ordförande (UO). Leda sektionens utbildningsutskottsmöten (UU). Dela upp ansvaret för att närvara på institutionens programrådsmöten mellan sig själv och vice ordförande. Ansvara för att utskottets reglemente är uppdaterat och efterföljs. Tillsätta programrådsrepresentanter. Tillsätta en vice ordförande till utskottet, om det anses behövas. Utbildningsutskottets vice ordförande skall: Närvara och föra anteckningar på utbildningsutskottsmöten (UU). Närvara vid de programrådsmöten som hen ansvarar för. Vara utbildningsutskottets ordförandes högra hand och diskussionspartner. Avlasta utbildningsutskottets ordförande för att ge denne större möjlighet att utvidga arbetet med utbildningsbevakning. Tillsammans med utskottets ordförande planera och genomföra sociala aktiviteter som har till syfte att öka samhörigheten mellan programrådsrepresentanter. Programrådsrepresentanter skall: Genomföra fyra klassråd och medverka vid samtliga av läsårets utbildningsutskottsmöten och programråd. Medföra ifylld klassrådsblankett till programråd samt uppdatera kurswiki med denna och tillkommen information från programråd. Till studenter tillhandahålla studentärende-blanketter och bifoga ifyllda sådana till sektionens utbildningsbevakningssamordnare
Sida 9 av 14 Instruktioner för aktivitetsutskottet, MAkt Aktivitetsutskottets ordförande skall: Leda utskottets arbete. Kontinuerligt rapportera till styrelsen om utskottets arbete. Rapportera till sektionsmötet om utskottets arbete. Informera utskottet om kommande händelser, ändringar mm. inom sektionen och LTU. Arbeta för att anordna aktiviteter för sektionens medlemmar. Ansvara för att utskottets styrdokument är uppdaterade och efterföljs. Kalla till utskottets möten. Aktivitetsutskottets ledamöter skall: Närvara vid utskottets möten. Hjälpa utskottets ordförande och se till att arbetet fortskrider smidigt. Arbeta för att anordna aktiviteter för sektionens medlemmar. Hålla sig underrättade om vad som händer på LTU
Sida 10 av 14 Instruktioner för Maskinenutskottet Maskinenutskottets ordförande skall: Dokumentera lagningsarbetet med Maskinen samt tillse att sektionsstyrelsen kan ta del av denna information löpande. Leda utskottets arbete. Ansvara för att Maskinen fungerar i bästa möjliga mån. Ansvara för innehållet i verktygslådan. Rapportera till sektionsmötet om utskottets arbete. Ansvara för att utskottets styrdokument är uppdaterade och efterföljs. Kalla till utskottets möten. Maskinenutskottets ledamöter skall: Närvara vid utskottets möten. Hjälpa utskottets ordförande och se till att arbetet fortskrider smidigt.
Sida 11 av 14 Instruktioner för utlåning av Maskinen Låneavtal och regler för sektionens bil, Maskinen, återfinns nedan. Regler för utlåning av Maskinen 2012-04-22 (Maskinteknologsektionens sektionsbil) Genom att nyttja Maskinen förpliktigar jag mig att; Jag innehar giltigt B-körkort som gäller i Sverige. Den som framför Maskinen innehar ett giltigt körkort för att få framföra fordonsekipaget. Betala avgiften i förskott vid utkvittering av nyckel; 50kr/påbörjat dygn för Maskinteknologsektionens medlemmar, för icke medlem 100kr/påbörjat dygn (måndagfredag) respektive 200kr/ påbörjat dygn (lördag-söndag). Framföra fordonet på ett trafiksäkert och regelmässigt korrekt sätt. Rapportera eventuella brister/skador vid återlämning av nyckeln. Betala eventuella böter och extra kostnader jag orsakat. Jag återlämnar Maskinen i det skick jag fick den, d.v.s. fulltankad och städad. Följs inte detta så debiteras kostnad för bensinen och för städning. Vid behov ta ur och ruska mattorna. Töm bilen på skräp, kom ihåg baksätet och bagageutrymmet. Vid behov dammsuga bilen. Tvätta rutor och lysen vid behov Lämna tillbaka bilen enligt avtalad tid. Görs inte detta debiteras en straffavgift på 200kr/påbörjat dygn. Jag är medveten om att maskinen endast är trafikförsäkrad och att om jag skulle orsaka skador på bilen så kan ett maximalt belopp på 5000 kr tas ut för att ersätta maskinen eller för att reparera de skador som uppstått. Maskinteknologsektionens styrelse är de som tar det slutgiltiga beslutet om vilket belopp som anses lämpligt.
Sida 12 av 14 Låneavtal för Maskinteknologsektionens bil (Maskinen). Här med godkänner jag att: Jag har läst igenom, förstått och accepterar Maskinteknologsektionens Regler för utlåning av Maskinen 2012-04-22 Jag lämnar tillbaka Maskinen på dess parkeringsplats fulltankad samt med allt eventuellt skräp urplockat. Maskinen står på carportplats nummer 081 0338 i mittentaket på parkeringen vid höghusen på Professorsvägen. Jag lämnar tillbaka nyckeln på avtalad tid innan utlåningstiden gått ut. Underskrift nyttjande part Namnförtydligande nyttjande part Telefon nummer man kan nå nyttjande part på under hyrestiden Denna som lånar maskinen har erlagt en avgift på Kr För att låna maskinen från 2012- - kl : Till och med 2012- - kl : Den som lånar Maskinen är medlem i Maskinteknologsektionen. Underskrift representant ur Maskinteknologsektionen Namnförtydligande representant ur Maskinteknologsektionen. Vid problem eller frågor om Maskinen under tiden du lånar den är du varmt välkommen att ringa utlåningsansvarig som kan svara på frågor.
Sida 13 av 14 Instruktioner för utlåning av verktygslådan Fastslagen vid styrelsemöte 2012-04-23 Låneavtal för sektionens verktygslåda återfinns nedan.
Låneavtal för Maskinteknologsektionen Sida 14 av 14 Maskinteknologsektionens verktyg. Maskinteknologsektionen ansvarar ej för att personen som lånar verktygen inte skadar sig på dessa. Den som lånar verktygen av Maskinteknologsektionen skall använda dessa med sunt förnuft så att onormalt slitage eller personskador ej uppstår. Den som använder verktygen skall även meddela om denne orsakar skador på verktygen mer än vanligt slitage, samt om något är/går sönder eller av någon anledning ej går att bruka. Om verktyg saknas eller tappas bort skall dessa ersättas. Den som lånar verktygen skall återlämna verktygen innan sista återlämnings tid, annars tas en avgift på 20 kr/dygn ut. Lånet kan maximalt sträcka sig över tre dygn. Underskrift nyttjande part Namnförtydligande nyttjande part Telefonnummer man kan nå nyttjande part på under lånetiden Verktygen skall återlämnas senast 2012- - kl : Den som lånar verktygslådan är medlem i Maskinteknologsektionen En summa på 20 kr har erlagts för utlåning Underskrift representant ur Maskinteknologsektionen Namnförtydligande representant ur Maskinteknologsektionen. Vid problem eller frågor om verktygslådan under tiden du lånar den är du varmt välkommen att ringa utlåningsansvarig som kan svara på frågor.