Verksamhetsuppföljning Hammenhögs Vård- och omsorgsdistrikt, Aleris 2014-03-31 2014-04-02 Malin Rehnstam Kvalitetscontroller Sofia Spetz Avdelningschef Handläggarenheten Elisabeth Rubin MAS 1
INFORMATION OM VERKSAMHETEN Hammenhögs vård och omsorgsdistrikt drivs sedan hösten 2013 av Aleris. Distriktet består av två särskilda boenden, Pilegården med tre enheter med nio platser på vardera, varav en är demensenhet. På Tulpanen finns tolv platser. Distriktet består även av hemtjänst och en dagcentral. Regiform Kommunal regi Extern regi SAMMANFATTNING AV RESULTAT Hammenhögs vård och omsorgsdistrikt drivs sedan hösten 2013 av Aleris Omsorg AB. Inför verksamhetsuppföljningen får undertecknade muntligen information och indikationer från olika håll om en oro som finns över hur bemanningen ser ut och hur det fungerar på boendena i Hammenhög. Det framkommer att man omfördelat personalen på de olika boendeenheterna utifrån att behoven varit större på viss enhet jämfört med annan enhet, men att antalet årsarbetare är det samma som vid övertagandet av verksamheten. På ett av boendena har det både enligt personal och verksamhetschef skett stora positiva förändringar sedan personal omfördelats. I samtal kring detta framgår det att det finns en oro och rädsla hos framförallt boendepersonalen vid Aleris övertagande. Verksamhetschefen anser att det nu känns mycket bättre i verksamheten och att personal sedan årsskiftet blivit mer trygga, att saker fallit på plats och att personalen mer och mer tar för sig och vågar och vill framföra idéer o.s.v. Personalen uppger att de trivs med sitt arbete och att en positiv förändring sedan Aleris övertagande är att driftsledarna tillkommit. Inom verksamheten finns ett digitalt övergripande kvalitetsledningssystem som personal ska ha tillgång till. Här finns bl.a. rutiner dokumenterade. Då all personal inte lärt sig använda det digitala kvalitetsledningssystemet, så har aktuella rutiner skrivits ut och satts i rutinpärmar. Det finns en osäkerhet hos personalen vilka rutiner som faktiskt gäller sedan övergången till Aleris. Risken med detta är att det kan medföra brister i verksamheten. Undertecknade finner inte alla efterfrågade rutiner i verksamheten och det är något som verksamheten behöver arbeta med, samt med att göra dessa kända hos personal så att de arbetar på ett likartat sätt och därmed undviker att brister uppstår. Samverkan bedrivs i stort sett enbart inom den egna verksamheten med sjuksköterskor, rehabpersonal i form av veckovisa frukostmöten. Regelbundna träffar sker även mellan verksamhetschef och driftledarna som finns på varje enhet. Ovan samverkan finns inte dokumenterad, vilket det bör göra. Hur verksamheten tar kontakt och initiera samverkan med andra verksamheter bör bli tydligare så att man säkrar upp så att brukaren får den hjälp och det stöd som denne har behov av. Arbetet med att systematiskt kartlägga förbättringsområden och vid behov utföra riskanalyser kan utvecklas inom verksamheten. Verksamheten genomför i dagsläget riskbedömningar i enskildes hem. I övrigt görs inga övriga riskanalyser. Detta behöver verksamheten börja arbeta med systematiskt, för att förbättra verksamhetens kvalité och för att förebygga avvikelser. Verksamheten använder sig av omsorgshandläggarnas kvalitetsuppföljning i sin egenkontroll för 2
att se om de uppnår socialnämndens mål. P.g.a. att en boendeenhet inte uppfyllde några av de kvalitetsområden som socialnämnden ställt upp har verksamheten uppmärksammats och påmints om att inkomma med en åtgärdsplan på hur de ska åtgärda bristerna. Verksamhetschef uppger även att de under våren ska genomföra en egen brukarenkät som sedan ska ske årligen som ska användas i förbättringsarbetet. Granskning av dokumentation, akter och journal genomförs bl.a. genom att driftsledarna som finns på varje enhet utför stickprov på dokumentationen samt att en kvalitetshandledare som finns inom verksamheten granskar dokumentation. Vid tidpunkten för verksamhetsuppföljningen är kvalitetshandledarens funktion inte igångsatt då den tilltänka kvalitetshandledaren ska utbildas inom området under sommaren. Det är undertecknades bedömning att verksamheten inte tillämpar rutinen för Lex Sarah vid behov eftersom verksamheten behöver uppmärksammas från undertecknade om att hantera händelser som avvikelser (SoL) i samband med verksamhetsuppföljningen. Detta behöver man arbeta med i verksamheten, då detta anses vara en brist som kan medföra att förbättrande åtgärder inte görs och att verksamheten inte utvecklas. Under dagarna för verksamhetsuppföljning inträffar en allvarlig händelse på en av boendeenheterna som föranleder att verksamheten inkommit med ett svar på hur de hanterat händelsen. Vidare görs en rapportering enligt Lex Sarah med anledning av att det i hemtjänstens genomförandeakter fattas beslut om beviljade insatser (fr.o.m.-t.o.m.) i flertalet av genomförandeakterna. Svar har inkommit på avvikelserapporten som beskriver hur verksamheten åtgärdat ovanstående. Vid verksamhetsuppföljningen har inte verksamhetsplan- eller berättelse inkommit till socialnämnden, vilket innebär att undertecknade inte kan göra en bedömning av om de gör en beskrivning av hur de arbetat med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra den enskilda verksamhetens kvalité. Enligt förfrågningsunderlaget som ligger till grund för LOUupphandlingen framgår det att verksamhetsplan ska vara inlämnad till socialnämnden senast första veckan i december och verksamhetsberättelse första veckan i mars. Verksamheten har inkommit med detta efter genomförd verksamhetsuppföljning. All personal dokumenterar i verksamhetssystemet, men verksamheten har haft stora problem med systemet, vilket inneburit att personalen haft svårigheter att dokumentera. Problemen uppstår dagligen. Med anledning av detta finns kontakt etablerad mellan Aleris IT-avdelning och kommunens IT-avdelning. När verksamhetssystemet ligger nere dokumenterar personalen på pappersjournal. När någon kommer in i systemet så hjälps de åt med att föra in de dokumenterade anteckningarna i pappersjournalen in i verksamhetssystemet. Det finns ingen dokumenterad handlingsplan/rutin ute i verksamheten för hur personalen ska dokumentera vid problem med verksamhetssystemet. Det är av vikt att ha en tydlig rutin/handlingsplan sådan så att personalen vet hur de ska dokumentera vid sådana situationer. Ett område som verksamheten tydligt behöver arbeta med och utveckla är dokumentation, då kvalitén på denna är varierande. Detta avser både genomförandeplaner, journal samt rapportböcker. Verksamheten behöver säkerställa att man uppfyller de krav på dokumentation som finns i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2006:5) om dokumentation vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser enligt SoL, LVU, LVM och LSS (se vidare i rapporten). 3
Verksamheten har ett kontrollsystem för att säkerställa rätt bemanningen, vilket utgörs av resursfördelningssystemet som finns både inom ordinärt boende och särskilt boende. Driftsledarna på respektive enhet upprättar även en daglig planering över samtliga brukares insatser och hjälp, vilket skapar en överblick av vad varje personal ska göra under dagen. Skulle det saknas personal är det driftsledarens ansvar att meddela verksamhetschefen detta. Driftsledarna är länken mellan verksamhetschef och personal i dessa frågor och de stämmer av behoven varannan vecka. Inom verksamheten finns igen rutin för att säkerställa att omsorgsgarantierna verkställs. Både personal och verksamhetschef anser att omsorgsgarantierna uppfylls, men utifrån den kvalitetsmätning som finns med i rapporten (se Resultat från brukarundersökningar ) går det att utläsa att brukarna på en enhet upplever att omsorgsgarantierna fullt ut uppfylls, men att samma upplevelse inte finns på övriga boendeenheter. Resultat per område 90% eller mer av maxpoäng Ingen eller mycket liten åtgärd krävs 50-89% av maxpoäng Vissa åtgärder krävs.. Mindre än 50% av maxpoäng Stora åtgärder krävs... Poäng per fråga fördelas enligt nedan: Ja Delvis Nej 5 p 3 p 0 p Om en fråga besvaras med ej aktuellt ges 5 p för att inte dra ner poängen. Särskilt boende Område Resultat Högsta möjliga resultat Processer och rutiner 11 30 67 Samverkan 3 10 30 Riskanalys 3 5 60 Egenkontroll 11 15 73 Klagomål och synpunkter 8 15 53 Lex Sarah 15 25 60 Annan avvikelse 6 10 60 Sammanställning och analys 11 15 73 Förbättrande åtgärder i 5 5 100 verksamheten Förbättring av processer och 5 5 100 rutiner Personalens medverkan i 6 10 60 kvalitetsarbetet Dokumentationsskyldighet 3 10 30 Poäng i % (avrundat) 4
Dokumentation SOSFS 2 006:5 82 125 66 Tillgänglighet 13 15 87 Personal och 30 30 100 kompetensförsörjning Omsorgs-/tjänstegarantier 3 10 30 215 335 Helhetsomdöme: 64% Hemtjänst Område Resultat Högsta möjliga resultat Processer och rutiner 23 30 77 Samverkan 3 10 30 Riskanalys 3 5 60 Egenkontroll 11 15 73 Klagomål och synpunkter 8 15 53 Lex Sarah 20 25 80 Annan avvikelse 8 10 80 Sammanställning och analys 11 15 73 Förbättrande åtgärder i 5 5 100 verksamheten Förbättring av processer och 5 5 100 rutiner Personalens medverkan i 6 10 60 kvalitetsarbetet Dokumentationsskyldighet 3 10 30 Dokumentation SOSFS 2 006:5 60 125 48 Tillgänglighet 15 15 100 Personal och kompetensförsörjning 30 30 100 211 325 Poäng i % (avrundat) Helhetsomdöme: 65% Resultat från brukarundersökningar Röd färg innebär ej uppnått mål. Gul färg innebär att socialnämndens mål är uppnått. Resultat från individuell kvalitetsuppföljning på uppföljningar skett mellan 2013-01-01 och 2013-12-16. Hemtjänst Fråga Bemötande Kvalitet Kontinuitet Mat Delaktighet Summa Antal svar Nämndsmål 2,8 2,8 2,0 2,5 2,6 517 Område Hammenhög 3 3 2,84 2,89 3 14,73 42 5
Särskilt boende Fråga Bemötande Kvalitet Kontinuitet Mat Delaktighet Omsorgsgarantier Nämndsmål 2,8 2,8 2,0 2,5 2,6 Inget nämndsmål finns i poäng Hammenhög Tulpanen 2,58 2,67 1,9 2,44 2,43 2,42 Pilegården Söder (gruppboende) Pilegården Väster 3 2,83 2,83 2,6 2,83 2,67 2,86 3 2,71 2 3 2,71 Pilegården Öster 2,89 2,89 3 2,5 3 3 Valt att inte ta med antal svar då det enkelt kan härledas till vilka personer som lämnat svar. I den genomförda kvalitetsmätningen som är uttagen i december 2013, men genomförd under tid då kommunen fortfarande ansvarade för driften. Det framgår (se ovan) att en av boendeenheterna inte uppfyller några av de kvalitetsområden som socialnämnden ställt upp. På de andra boendeenheterna så uppfylls inte kvalitén avseende mat på en av enheterna. De negativa resultaten innebär att utföraren måste upprätta och ge kommunen en skriftlig åtgärdsplan enligt avtalet mellan och Aleris samt det förfrågningsunderlag som ligger till grund för LOU-upphandlingen. Vid tidpunkten för verksamhetsuppföljningen så hade inte detta inkommit och påtalades under uppföljningsdagarna. Åtgärdsförslag Upprätta rutin för hantering och förvaring av nycklar till den enskildes bostad. Upprätta rutin för hantering av privata/egna medel. Upprätta rutin för hur personal ska gå tillväga då den enskilde inte är anträffbar (avser särskilt boende). Arbeta med att göra alla skriftliga processer och rutiner kända i verksamheten och genomför regelbunden uppföljning av processer och rutiner. Identifiera, beskriva/dokumentera och fastställa processer för samverkan internt och med externa aktörer. Arbeta systematiskt med och dokumentera kartläggning av risker i verksamheten, planera och utföra riskanalyser. Informera personal, brukare och anhöriga regelbundet om möjligheten att lämna klagomål och synpunkter. 6
Tillse så att rutin för Lex Sarah och annan avvikelsehantering (SoL) tillämpas vid behov. Förtydliga/tydliggöra en beskrivning av den enskilda verksamhetens arbete enligt SOSFS 2011:9. Tillse så att man följer det som framgår av förfrågningsunderlag gällande verksamhetsplan och berättelse. Upprätta rutin för hur dokumentation under genomförandet ska ske. Vad, när, vem, hur, så att de uppfyller kraven enligt SOSFS 2006:5. Skapa struktur i genomförandeakterna. Säkerställa att all dokumentation sker enligt gällande föreskrifter, se SOSFS 2 006:5. Tillse att rapportböckerna används på ett ändamålsenligt sätt enligt SOSFS 2006:5. Upprätta rutin för att kunna säkerställa att omsorgsgarantierna uppfylls i sin helhet. HSL: Upprätta skriftlig rutin för att med systematik kontrollera nattfastan. Säkerställa att det finns Signaturförtydligande ute på enheterna. Säkerställa att arbetsterapeut och sjukgymnast ska kunna medverka i vad gäller förebyggande åtgärder Se till att Anslagstavlan som hänget öppet och kan läsas av besökare på enheten inte innehåller olämpliga uppgifter som kan vara av integritetskänsliga. Upprätta skriftlig rutin för hur och på vilket sätt samverkan sker med 4 arbetsterapeuter och 4 sjukgymnaster i. Upprätta skriftlig information om namn och telefon till aktuell distriktssköterska och sjukgymnast som ska vara tillgängligt på enheterna. Åtgärdsplan Verksamheten ska inkomma med en åtgärdsplan på ovanstående förslag på förbättringsåtgärder senast 2014-10-13. Planen skickas till undertecknade. Åtgärdsplan ska också inkomma på hur verksamheten ska arbeta med det eller de nämndsmål som inte uppnåtts vid den individuella kvalitetsuppföljningen. I detta fall avser det socialnämndens samtliga mål för Tulpanen samt socialnämnden mål med mat för Pilegården väster. Malin Rehnstam Kvalitetscontroller Datum 2014-09-08 Sofia Spetz Avdelningschef Handläggarenheten Datum 2014-09-08 Elisabeth Rubin MAS Datum 2014-09-08 7