Sammanträdesprotokoll sid 2 (12) Innehållsförteckning (klicka på paragrafen för att komma till den direkt) 286 Eventuell övergång till läsplattor. 287 Erbjudande om samverkan för konsumentrådgivning. 288 Anhållan om medfinansiering, asfaltering enskilda vägen 19596 Rälla. 289 Finansiering av nationell stödfunktion till stöd för utvecklingen av en mer kunskapsbaserad och jämlik socialtjänst 290 Förslag; ombyggnad av Köpings skolkök till tillagningskök. 291 Information från verksamheten. 292 Granskningsrapport materiella anläggningstillgångar och exploateringsfastigheter. 293 Diskussionsärende: Kommunförrådet. 294 Riktlinjer för bostadsförsörjning i Borgholms kommun 2016-2018. 295 Deltagande i konferens; Stadsbyggnadsdagen 2016. 286 Dnr 2016/90-006 KS Eventuell övergång till läsplattor. Vid kommunstyrelsens arbetstutskotts sammanträde 2016-04-05 lyfte kommunledningskontoret frågan om inköp av läsplattor till ledamöterna i kommunfullmäktige och kommunstyrelsen. I Borgholms kommun har kallelse skickats digitalt i ett antal år. Förutom digital kallelse kopieras pappersexemplar upp inför varje sammanträde och ledamöter och ersättare får första sidan av kallelsen skickad till sig som påminnelse om sammanträdet och en del ledamöter som så begär får pappersexemplar skickade via ordinarie post. Inköp av läsplattor skulle förutom utveckling av kompetens och effektivisering, även minska miljöpåverkan och på sikt minska porto- och papperskostnad. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslog 2016-04-05 122 kommunstyrelsen att gå över till läsplattor avseende kallelser och sammanträden i kommunstyrelsens arbetsutskott och kultur- och fritidsutskott, kommunstyrelsen samt kommunfullmäktige. att uppdra till IT-chef Niklas Palmqvist att upprätta kostnadsförslag på inköp av läsplattor till ledamöterna i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige samt ett antal extra läsplattor till tjänstgörande ersättare. Kommunstyrelsen beslutade 2016-04-26 90 att ställa sig positiv till att gå över till läsplattor avseende kallelser och sammanträden i kommunstyrelsens arbetsutskott och kultur- och fritidsut-
Sammanträdesprotokoll sid 3 (12) skott, kommunstyrelsen samt kommunfullmäktige, innan slutligt beslut fattas ska kostnadsutredning presenteras att uppdra till IT-chef Niklas Palmqvist att upprätta kostnadsförslag på inköp av läsplattor till ledamöterna i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige samt ett antal extra läsplattor till tjänstgörande ersättare samt utbildningskostnad. I tjänsteskrivelse 2016-08-17 redovisar IT-chef Niklas Palmqvist uppdraget. Av skrivelsen framkommer att förutom enhetskostnad tillkommer kostnader för: - Infrastruktur i Stadshuset - Support - Distribution / dokumenthanteringssystem Enligt tidigare diskussion ska inte hänsyn tas till om politiker har tillgång till WiFi-nätverk hemma. Enheterna utrustas inte med möjlighet till 3G/4G. Kostnaderna för ett system till distribution och dokumenthantering räknar vi inte med i ett första skede. Idag distribueras handlingarna via länk i mail. Detta kan vi fortsätta med. För att surfplattorna ska fungera i Tingsalen krävs två accesspunkter; - kostnad 20 000 kr inkl montering och nätverksdragning. Om täckning önskas i hela kommunhuset kan vi behöva komplettera med ytterligare accesspunkter; - kostnad 10 000 kr/st inkl montering och nätverksdragning. Support kommer behövas kring varje möte och kallelse. Uppskattningsvis krävs det 30 timmar/månad (120 000kr/år) till detta och då ingår utbildning. Om vi köper ett system för distribution och möteshantering kan utbildningen köpas av vald leverantör. Vi räknar med att behöva köpa in 40 enheter som kommer behöva bytas ut om 4 år. Enhet alternativ 1 Ipad Air 2 3 510kr Skydd/väska 300kr 40 x 3810 = 152 400kr Managering 500 kr/år 40 x 500 = 20 000 kr/år, 80 000kr på fyra år. Enhet alternativ 2 Lenovo Tab 2 2 159kr Skydd/väska 300kr 40 x 2459 = 98 360kr Managering 250 kr/enhet Till denna kostnad tillkommer kostnader för accesspunkter.
Sammanträdesprotokoll sid 4 (12) Konsekvensanalys Att gå över till läsplattor är ingen besparing i sig. En läsplatta skulle dock ge andra möjligheter, bättre kartmaterial och annat material som är svårt att skriva ut. Två alternativ till läsplattor föreslås till nedanstående kostnad: Alt 1 IOS (Ipad) Inköp 172 400 kronor Årskostnad 140 000 kronor Alt 2 Android Inköp 138 360 kronor Årskostnad 120 000 kronor Kommunstyrelsens arbetsutskott överlämnar ärendet till kommunstyrelsen för ställningstagande utan förslag på beslut. 287 Dnr 2016/159-106 KS Erbjudande om samverkan för konsumentrådgivning. Kalmar kommun erbjuder kommunerna Borgholm, Mörbylånga, Mönsterås och Torsås att köpa del av servicetjänsten konsumentrådgivning. Erbjudandet innebär att Kalmars konsumentrådgivning tillsammans med kommunen inrättar en konsumenthörna för marknadsföring av vad konsumentrådgivningen har att erbjuda. Respektive kommun utser en kontaktperson till Kalmar kommuns konsumentvägledare som är med och utvecklar verksamheten i er kommun. Konsumentrådgivningen kommer att vara öppen och tillgänglig enligt följande: mejl samtliga dagar i veckan, svar senast inom 1 vardag telefon 4 dagar/vecka, tisdag fredag obokade drop in besökstider på Kalmar stadsbibliotek, 4 tim/dag, tisdag, torsdag och fredag. Var 4:e onsdag finns konsumentvägledaren på plats tillgänglig för att ge råd i konsumenträtt, föreläsa för föreningar, skolungdomar etc. kommunens hemsida har direktlänk till Kalmar kommuns hemsida om konsumentrådgivning Konsumentvägledaren ansvarar för att redogöra för vad er kommun har fått för tjänsten samt att föra statistik för verksamheten.
Sammanträdesprotokoll sid 5 (12) Avtalstid: Kalenderår, uppsägningstid 6 månader. I annat fall förlängning 1 år med 6 månaders uppsägningstid. Tjänsten kostar 4 kr/kommuninvånare/år baserat på 2015 års befolkningsunderlag, detta innebär för Borgholms kommun, 10 667 invånare x 4 kr = 42 668 kronor. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar a t t i dagsläget avvakta deltagande. 288 Dnr 2016/171-048 KS Anhållan om medfinansiering, asfaltering enskilda vägen 19596 Rälla. Rälla Tall Samfällighetsförening efterfrågar i skrivelse 2016-08-09 om kommunens medfinansiering för asfaltering av enskilda vägen 19596 delen vägen in mot kraftstationen och till idrottshallen. Vägen asfalterades i sin helhet 2011 då kommunen betalade delen kraftstationen till idrottshallen. Samfällighetsföreningen kommer att göra förseglingsåtgärden för sin del av vägen under 2017 men kommer att stanna vid kraftstationen om kommunen inte medfinanserar den delen. Kostnad för kommunen ca 40-50 000 kronor. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrar till servicechef Hans Johannesson a t t undersöka behov av asfaltering av den aktuella vägdelen i jämförelse med kommunens övriga vägar innan beslut i ärendet. Återrapportering 2016-10-04. 289 Dnr 2016/172-106 KS Finansiering av nationell stödfunktion till stöd för utvecklingen av en mer kunskapsbaserad och jämlik socialtjänst Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har via ett brev daterat 2016-06-10 till samtliga kommuner i landet aviserat en förändring av finansiering för det
Sammanträdesprotokoll sid 6 (12) nationella stödet till utveckling för en mer kunskapsbaserad och jämlik socialtjänst. Stimulansmedel från staten upphör vid årsskiftet. Kommunernas ställningstaganden ska meddelas senast 30 september 2016. Styrelsen för SKL beslutade vid sitt sammanträde 2016-06-10 att rekommendera kommunerna att tillsammans finansiera en nationell stödfunktion på SKL till stöd för utvecklingen av en mer kunskapsbaserad och jämlik socialtjänst. att under 2017-2018 utreda vidare och förankra i kommuner och landsting framtida finansiering av nationell stödfunktion. Av skrivningen framgår att den statliga finansieringen av aktiviteter bedrivna av SKL på nationell nivå som syftar till att stötta utvecklingen av en mer kunskapsbaserad och jämlik socialtjänst upphör efter 2016. Detta gäller bland annat stödet till utvecklingen av de regionala samverkans- och stödstrukturerna, regionala utvecklingsledare, utvecklingen av gemensamma programråd tillsammans med hälso- och sjukvården och utvecklingsstöd till den Nationella samverkansgruppen för kunskapsstyrning inom socialtjänsten (NSK-S). För fortsatt utvecklingsstöd på nationell nivå behöver finansieringen av en stödfunktion på SKL säkras efter 2016. Genom fortsatt samarbete på nationell nivå underlättas det kommunala arbetet för utveckling av en evidensbaserad praktik. Programråden underlättar bland annat utveckling av kunskap och spridning och implementering av nationella kunskapsstöd. Kommunernas medverkan i NSK-S bidrar till att lokala behov på ett systematiskt sätt når de statliga myndigheterna. I tjänsteskrivelse 2016-08-15 föreslår socialchef Ewa Ekman att kommunen ställer sig bakom SKL:s rekommendation Bedömning I brevet rekommenderas samtliga kommuner att from 2017 tillsammans finansiera en nationell stödfunktion samt att 2017-2018 utreda och förankra en framtida finansiering. Bifogat brevet finns en finansieringstabell, där det framgår att det är 3 000 kr som Borgholms kommun förväntas bidra med 2017. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen a t t ingå som medfinansiär i den nationella stödfunktionen om 3 000 kronor. Medel anvisas inom socialnämndens budgetram.
Sammanträdesprotokoll sid 7 (12) 290 Dnr 2016/24-043 KS Förslag; ombyggnad av Köpings skolkök till tillagningskök. Borgholm Energi AB föreslår 2016-01-14 11 kommunstyrelsen besluta att Köpings skolkök byggs om till tillagningskök, i samband med att arbetsmiljöproblemet med mikrobiell och kemisk doft åtgärdas. Av beslutet framgår att elevantalet på Köpings skola har ökat kraftigt och att skolan varje dag tar emot 220 portioner varm mat till lunch. Dessa portioner hade med fördel kunnat tillagas på Köpings skola, men det innebär att ett tilllagningskök måste etableras där i befintliga lokaler. Köpings skola är idag en så stor enhet att det finns underlag för ett tillagningskök i mindre skala. Maxkapaciteten på Viktoriaskolans kök är nådd och det finns behov att i kommunen möjliggöra tillagning av fler portioner. Det kan gå att bygga om/till på Viktoriaskolans kök, men genom att bygga om Köpings skolkök till ett tilllagningskök och ha fler produktionsenheter minskar sårbarheten i kostverksamheten. Genom att fördela ut produktionen på de enheter som har tillräckligt stort eget underlag skapas möjlighet till hjälp vid eventuella driftstopp. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2016-03-08 96 att efterfråga utbildningsnämnden om eventuell renovering/ombyggnad till tillagningskök kan innefattas i de 9,1 mkr som kommunstyrelsen 2016-02-23 uppdrog till nämnden att ta fram prioritering för. att uppmana Borgholm Energi AB att inkomma med kostnadsredovisning för åtgärderna för ombyggnation. Ärendet behandlas slutligt efter det att utbildningsnämnden och Borgholm Energi AB återkommit till arbetsutskottet med svar och redovisning. Borgholm Energi AB har i e-post 2016-04-01, då det måste göras en förprojektering innan det går att få fram ett rättvisande pris, lämnat en grov uppskattning som säger att 5 miljoner är cirka kostnad för detta projekt. Utbildningsnämnden beslutade 2016-04-27 39 att avslå kommunstyrelsens arbetsutskotts förfrågan med hänvisning till att nämnds prioriteringar redan är beslutade. Vid avstämningsmöte 2016-05-10 med Borgholm Energi AB diskuterades ärendet. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2016-05-10 195 i samband med avstämningsmötet att ställa sig positiva till projektet att genomföras tidigast under år 2017. att uppdra till kommunledningskontoret att utreda behov av antal portioner innan förslag om tillbyggnad slutligt beslutas. Ärendet om eventuellt investeringsprojekt tas upp efter att utredning genomförts.
Sammanträdesprotokoll sid 8 (12) I tjänsteskrivelse 2016-08-08 och vid dagens sammanträde återrapporterar t f ekonomichef Linda Kjellin utredningsuppdrag varvid framgår antal: Köping skola Antal elever 2012 ht 135 2013 vt 135 (+ 30 barn från Hasselbacken) 2013 ht 119 (+ 29 barn från Hasselbacken) 2014 vt 123 (+ 33 barn från Hasselbacken) 2014 ht 119 (+ 30 barn från Hasselbacken) 2015 vt 161 (+ 31 från Hasselbacken) 2015 ht 159 (+ 31 från Hasselbacken) 2016 vt 118 (+ 36 från Hasselbacken) 2016 ht 116 (+ ca 36 från Hasselbacken) Under vårterminen 2016 levererades totalt 7 854 portioner för asylsökande utöver ordinarie portioner. I och med att Köping räknas in i område Centrum så är det inte möjligt att avgöra hur många portioner exakt som leverades till Köping och hur många som gick till de elever som går på Viktoriaskolan. Slottsskolan särredovisas och påverkar inte statistiken, inte heller Ölands Gymnasium påverkar. De pedagogiska måltiderna är inte medräknade. Enligt utbildningsförvaltningen beräknas det bli en märkbar minskning av asylsökande under hösten 2016 och vårterminen 2017. Ekonomiavdelningen föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott att ärendet hanteras i budgetberedningen inför budget 2017 och se hur Migrationsverkets nedskrivna prognos påverkar Borgholms kommun i förhållande till kapacitet i lokaler. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar a t t överlämna ärendet till budgetberedningen inför 2017 och avvakta hur Migrationsverkets nya prognos påverkar kommunen i förhållande till kapacitet i lokaler. 291 Information från verksamheten. T f kommunchef Lars-Gunnar Fagerberg och ordförande Ilko Corkovic (S) informerar om pågående lokallösningar bland annat avseende kulturskolan och kronomagasinet. Uppdrag till t f kommunchef att titta på lösning för lokaler till kulturskolan.
Sammanträdesprotokoll sid 9 (12) 292 Dnr 2016/81-007 KS Granskningsrapport materiella anläggningstillgångar och exploateringsfastigheter. PwC har på uppdrag av Borgholms kommuns revisorer genomfört en granskning av materiella anläggningstillgångar och exploateringsfastigheter. Revisorerna önskar få svar senast 30 augusti där styrelsen redogör för vad de avser att göra för att åtgärder de påpekanden som görs i den revisionella bedömningen. PwC har bland annat identifierat följande förbättringsområden: Komponentavskrivning bör införas för återstående anläggningstyper som innehåller väsentliga komponenter. Det bör finnas en strategi för hur övergången ska ske. Identifieringen av maskiner och inventarier bör förtydligas i anläggningsregistret. Leverantörsfakturor som avser investeringar bör så långt det är möjligt ställas till Borgholms kommun. Vi bedömer att detta bör effektivisera hanteringen kring investeringsprojekten. Det bör införas systematiska kontroller för att säkerställa att avyttrade och utrangerade tillgångar tas bort ur anläggningsregistret. I tjänsteskrivelse 2016-08-01 och vid dagens sammanträde redogör t f ekonomichef Linda Kjellin och controller Mattias Sundman för föreslagna åtgärder. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen a t t som svar till revisorerna överlämna följande redogörelse av föreslagna åtgärder: Kontrollmålet Anläggningsregistret uppfyller kraven enligt god redovisningssed. är enligt rapporten delvist uppfyllt. Bedömningen är att strukturen på maskiner och inventarier bör förtydligas. Föreslagna åtgärder: Efter att granskningsrapporten gjordes är numera maskiner och inventarier strukturerade under en fastighetsbeteckning eller ett verksamhetsområde. Projektet 200-årsjubileum delas upp i de anläggningstyper som projektet består av. Anskaffningsvärden som ligger i fältet för värdeförändring omklassificeras när noten för materiella anläggningstillgångar sammanställs i årsredovisningen. Gatubelysning om klassificeras från inventarier till markanläggning.
Sammanträdesprotokoll sid 10 (12) Kontrollmålet Det finns tillfredsställande underlag för aktivering av investeringar och värdehöjande förbättringar är delvis uppfyllt. Bedömningen är att fakturorna från Borgholm Energi AB inte skapar ett tillräckligt underlag för att avgöra om utgifterna i entreprenadfakturan är aktiverbara. Därför anser PwC att leverantörsfakturor i större utsträckning bör ställas direkt till kommunen. Detta för att det även bör förenkla och effektivisera administrationen kring investeringsprojekten. Förslag till åtgärder: Fakturor som avser kommunens investeringar går direkt till kommunen i de fall det är möjligt, för att skapa ett tillräckligt underlag för att avgöra om utgifterna i entreprenadfakturan är aktiverbara. Kontrollmålet Kommunstyrelsen följer god redovisningssed avseende avskrivning av materiella anläggningstillgångar är delvis uppfyllt. Bedömningen är att övriga tillgångstyper som innehåller väsentliga komponenter bör komponent indelas, till exempel gator och vägar. Det bör finnas en strategi för hur övergången ska ske. Förslag till åtgärder: Från och med bokslutet 2015 komponentindelades nya investeringar rörande gator och vägar och följer numera SKLs rekommendationer. Äldre investeringar utreds under hösten och komponent indelas efter tillgångsslag och enligt rådande rekommendationer. Kontrollmålet Kommunstyrelsen följer god redovisningssed avseende redovisning av markreserv och exploateringsmark är delvis uppfyllt. Bedömningen är att redovisningen stämmer med god redovisningssed men att i de fall kommunen exploaterar egen mark till exempel för villatomter, bör utgifter för iordningsställande av tomtmarken klassificeras som omsättningstillgång och matchas mot försäljningsintäkten. Föreslagen åtgärd: Markexploatering ska redovisas enligt rådet för kommunal redovisning RKR. Kontrollmålet Det görs kontroller för att säkerställa att avyttrade eller utrangerade tillgångar tas bort ur registret är delvis uppfyllt. Bedömningen är att det sker vissa kontroller för att säkerställa att avyttrade eller utrangerade tillgångar tas bort ur anläggningsregistret, men att kontrollerna borde utökas och ske mer systematiskt. Föreslagen åtgärd: Att avyttrade eller utrangerade tillgångar tas bort ur registret ingår i kommunens process kring tertialbokslut och bokslut.
Sammanträdesprotokoll sid 11 (12) 293 Dnr 2014/143-296 KS Diskussionsärende: Kommunförrådet. Ordförande Ilko Corkovic (S) informerar om den fortsatta förhandlingen avseende kommunförrådet. 294 Dnr 2016/170-218 KS Riktlinjer för bostadsförsörjning i Borgholms kommun 2016-2018. I tjänsteskrivelse 2016-08-05 och vid dagens sammanträde redogör markoch exploateringsstrateg Anders Heidenfors Enquist för framtaget förslag till Riktlinjer för bostadsförsörjning i Borgholms kommun 2016-2018. Enligt lag (2000:1383) om kommunernas bostadsförsörjningsansvar ska varje kommun planera för bostadsförsörjningen i kommunen. Planeringen ska även omfatta riktlinjer för bostadsförsörjningen vilka ska antas av kommunfullmäktige under varje mandatperiod. Riktlinjerna ska redovisas i ett separat dokument som beslutas av kommunfullmäktige och ska vara vägledande när kommunen i översiktsplaneringen tillämpar och bedömer det allmänna intresset i 2 kap 3 5 PBL, det vill säga bostadsbyggande och utveckling av bostadsbeståndet. Antagna riktlinjer är även ett krav för att kommunen ska kunna söka bidrag. Uppgifterna ska särskilt grundas på en analys av den demografiska utvecklingen, av efterfrågan på bostäder, bostadsbehovet för särskilda grupper och marknadsförutsättningar. Riktlinjerna anger inriktning för den fysiska planeringen och utgör underlag för detaljplanering samt redovisar planeringsberedskapen för nya bostäder i kommunen. Riktlinjerna är ett gemensamt underlag för kommunen och byggoch bostadsbranschens parter där kommunen skapar förutsättningarna och marknaden svarar för bostadsbyggandet; det är ett styrdokument för kommunens verksamheter; det utgör underlag för markköp, planläggning, infrastrukturfrågor och planering av trafik, kommunikationer, parker och grönområden där de bostadspolitiska riktlinjerna kopplas till översiktsplanen. Riktlinjerna kommer att diskuteras vid samhällsbyggnadsnämndens och kommunstyrelsens gemensamma möte i plansam 2016-08-24. Eventuellt yttrande överlämnas till kommunstyrelsens beredning. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige
Sammanträdesprotokoll sid 12 (12) a t t anta framtagna Riktlinjer för bostadsförsörjning i Borgholms kommun 2016-2018. 295 Deltagande i konferens; Stadsbyggnadsdagen 2016. Vid dagens sammanträde lyfter ordförande Ilko Corkovic (S) frågan om deltagande i konferens Stadsbyggnadsdagen 31 augusti 2016 i Upplands Väsby. Kommunstyrelsens arbetsutskott utser Ilko Corkovic (S) att delta i konferensen.